Рабочие папки электронной почты. Ящик электронной почты изнутри

После того, как ящик создан, вы можете в него зайти с любого компьютера, подключенного к сети Интернет. Для входа в ящик электронной почты вам нужно перейти на тот сервис, на котором вы его зарегистрировали и ввести ваш логин и пароль в форму входа.

Мы с вами завели ящик на Яндексе, поэтому заходим на сайт yandex.ru и вводим свои данные в соответствующую форму (рис.249).

Практически на всех сервисах, предоставляющих возможность регистрации электронной почты, почтовые ящики «изнутри» выглядит очень похоже (рис.253).

Почтовый ящик обычно разделен на две области. В первой отображаются основные папки, в которых размещаются письма (цифра 1, рис.253). Вторая область является рабочей и в ней отображается содержимое папок, выбранных в первой области, или текст открытого письма (как нового, так и полученного, цифра 2, рис.253). Т.е. в чем-то есть схожесть с программойПроводник .

После того, как мы создали ящик на сервисе Яндекс и вошли в него, мы увидим два новых письма. Эти письма от Яндекса с рекомендациями и новостями сервиса. Обратите внимание, что все пришедшие нам письма помещаются в папку Входящие (область, обозначенная цифрой 1, рис.253). Соответственно напротив названия папку выводится число писем, которые в ней сейчас есть. Если в папке есть ранее нами непрочитанные письма, то они помечаются более жирным шрифтом.

Также вы видите, что папка Входящие выделена синим фоном. Это своеобразный курсор, указывающий нам ту папку в области 1 (рис.253), содержимое которой отображается в области 2. Мы видим два письма в области 2, а над ними есть название папки, в которой они находятся. В нашем случае – это папка Входящие (рис. 253).

Итак, разберемся с первой областью почтового ящика.

• В папку Входящие , как мы уже знаем, помещаются все письма, пришедшие на наш адрес.
• В папке Отправленные будут храниться копии писем, которые вы кому-либо отправляли с данного ящика.
• После удаления писем из любой папки области 1 (рис.253), они перемещаются в папкуУдаленные . Эта папка является Корзиной нашего почтового ящика и эту папку можно периодически чистить, безвозвратно удаляя письма из нее.
• В папку Спам помещаются некоторые входящие письма. Тему спама мы уже поднимали и о ней подробно поговорим позже. Сейчас лишь скажу, что спам – это письма, которые, как правило, носят рекламный характер или могут содержать вирусы. Практически все почтовые сервисы пытаются бороться с этим явлением и вводят специальные алгоритмы обработки входящей почты, чтобы выявлять и автоматически удалять такие сообщения. К сожалению, эти алгоритмы еще совсем не совершенны и часто принимают за спам нужную нам почту. По этой причине была создана папка Спам . В нее помещаются пришедшие письма, которые Яндекс посчитал спамом. Проверяйте иногда эту папку. В ней могут оказаться письма, спамом не являющиеся. После проверки этой папки вы можете удалить все спам-письма, которые в ней есть.
• Папка Черновики предназначена для хранения неотправленных писем. Если вы написали электронное письмо и не отправили его, то оно будет автоматически помещено в папку Черновики. В дальнейшем вы сможете вернуться к этому письму, откорректировать его, указать адрес электронной почты получателя и отправить письмо.

Мы с вами рассмотрели стандартные папки, которые есть практически в любом ящике электронной почты. Но на большинстве почтовых сервисов есть возможность создавать свои папки. Используя эту возможность, вы можете создать папки для разных писем, т.е. сортировать вашу входящую почту. К тому же многие почтовые сервисы предоставляют возможность по автоматической сортировке писем. Это означает, что вы можете указать в какую папку нужно помещать письмо от конкретного адресата, и при получении письма в автоматическом режиме ваша входящая почта будет сортироваться по папкам вами созданным. Вскоре мы это научимся делать.

Теперь давайте рассмотрим вторую область ящика (цифра 2, рис.253).

В этой области выводится список писем, находящихся в какой-либо папке ящика. В этом списке отображается имя отправителя, тема письма и первые несколько слов самого письма. Для того чтобы открыть пришедшее письмо, нужно просто кликнуть по имени отправителя или по теме письма. Письмо откроется и вы получите доступ к его содержимому (рис.254).

Обратите внимание на то, что в первой области напротив папки Входящие изменилась цифра (рис.254). Поскольку мы получили два новых письма и одно открыли, то непрочитанным осталось одно, о чем и свидетельствует цифра «1».

Давайте рассмотрим инструменты, которые доступны нам при работе с почтой. Соответствующие кнопки расположены над открытым электронным письмом (рис.254):

Если мы снова перейдем в папку Входящие , то увидим, что с открытое нами письмо было отмечено системой как прочитанное, т.е. шрифт стал обычным, не жирным (рис.255).

Рис. 255. Список писем в папке Входящие

Если мы захотим проделать какое-то действие с несколькими письмами, то необходимо выбрать их. Для этого напротив каждого письма необходимо установить галочку в соответствующем чек-боксе (рис.255), далее нужно выбрать необходимое действие (Переслать , Удалить , Это спам! ,Прочитано ). Для выделения можно использовать готовые инструменты. Так под панелью инструментов есть две функции – Снять выделение и Выбрать все письма в этой папке . Думаю, что действие этих функций понятно из их названия.

Урок № 87

Создаем новое письмо

Давайте создадим новое письмо и познакомимся с основными полями и
элементами, доступными нам при создании письма. Для этого нажимаем на кнопку Написать , на панели инструментов (рис.255). Появится стандартная форма создания нового электронного письма (рис.256). Давайте разберемся с ее элементами.

Форма, которую вы видите на рисунке 256, стандартна для всех почтовых сервисов и почтовых программ, и с некоторыми незначительными отличиями вы ее найдете в своем ящике и на сервисе mail.ru, и на rambler.ru, и на google.ru и т.д. Поэтому все то, что мы с вами сейчас разберем, вы сможете использовать не только на почтовом сервисе Яндекса .

Итак, для создания электронного письма нам необходимо заполнить основные поля этой формы. Некоторые поля обязательные, а некоторые нет. В общем-то, обязательным является только полеКому , так как не указав получателя, мы не сможем отправить письмо. Наш обратный адрес автоматически подставляется, и вы его видите в самом верху (рис.256).

Вы можете указать не одного получателя, а сразу несколько адресов, разделяя их между собой знаком «;». В этом случае ваше письмо будет отправлено одновременно сразу на все указанные вами ящики электронной почты.

Есть еще два необязательных поля, которые вы можете использовать. Если вы нажмете на слово «Копия » или «Скрытая копия » (3 и 4, рис.256), то под полем Кому появятся два соответствующих поля. Эти поля очень удобны при служебной переписки, или когда вы отправляете письма своим партнерам по бизнесу. Так вы можете написать какое-то сообщение своему коллеге по работе, но чтобы другие коллеги, участвующие в этом проекте, были в курсе дела, вы можете добавить адреса их электронной почты в поле Копия . Ваш коллега, получив письмо и увидев свой адрес в разделе Копия , поймет, что письмо адресовано не ему, и он получил его только для информации.

Все адреса, указанные в полях Кому и Копия будут видны получателям данного письма. Это значит, что все, кто получит ваше сообщение напрямую или в копии, будут знать, кому оно адресовалось, и кто получил его для информации (в копии). Если вы укажете адрес в полеСкрытая копия , то получатели, электронные адреса которых были указаны в полях Кому иКопия , не будут видеть этот адрес.

Чтобы разъяснить ситуацию приведу пример. Я хочу отправить письмо своему партнеру А , но в нашем бизнесе также участвуют партнеры B и C и они должны быть в курсе того вопроса, который мы обсуждаем сА . Я пишу письмо и в разделе Кому указываю электронный ящик партнера А . Далее в поле Копия я указываю адреса электронных ящиков партнеров B и C . Но у меня есть помощник D , который также должен быть в курсе этой переписки, но по каким-то причинам я не хочу, чтобы об этом знали мои партнеры. Я вношу адрес электронной почты D в поле Скрытая копия и отправляю мое сообщение. Партнер А получает сообщение и видит, что оно адресовано ему (поле Кому ). Также он понимает, что данное сообщение отправлено партнерам B и C (поле Копия ), но о помощнике D он не знает, так как в полученном им письме полеСкрытая копия не отображается. Точно такое же письмо получат партнерыB иC .

Следующее поле – Тема (2, рис.256). Это своеобразный заголовок письма. В этом поле обычно указывается тема письма, т.е. короткое предложение, дающее представление о содержимом электронного письма. Я достаточно часто получаю письма от начинающих пользователей, которые используют это поле для написания основного текста письма. У меня есть предположение, почему они так делают, и об этом я расскажу чуть позже. Сейчас же я хочу обратить ваше внимание на то, что это поле НЕ ПРЕДНАЗНАЧЕНО для написания основного текста письма и вы рискуете не получить ответ от получателя данного письма, так как мало кто обращает внимание на текст, находящийся в поле Тема . Основное внимание уделяется именно содержимому письма и если человек, открыв письмо ничего внутри не обнаружит, то с большей долей вероятности он просто удалит ваше сообщение, даже не взглянув на тему.

Для написания основного текста письма предназначено текстовое поле, которое находится ниже поля Тема (5, рис.256). Именно здесь мы будем писать наше сообщение.

Урок № 88

Пишем электронное письмо

Написание текста нашего сообщения ничем не отличается от набора текста в любом текстовом редакторе. Обычно почтовые сервисы предоставляют возможность создать письмо с простым текстом (как в программе Блокнот ) или использовать расширенный режим, в котором мы можем использовать разнообразные инструменты форматирования текста (как в программе WordPad ).

По умолчанию на Яндексе нам предлагается создать письмо без форматирования, т.е. простой текст. Но мы можем нажать на опцию Оформить письмо (рис.257) и появятся уже хорошо знакомые нам по программе WordPad инструменты форматирования, а данная опция изменится наОтключить форматирование (рис.258).

Мы не будем подробно останавливаться на инструментах форматирования, так как они стандартны и работу с ними мы освоили при изучении программы WordPad .

При создании письма мы не сможем использовать абсолютно все инструменты форматирования, доступные в текстовых редакторах, но в нашем арсенале будут такие простые инструменты, как изменение начертания (курсив, полужирный, подчеркнутый), изменение параметров шрифта (сам шрифт, его размер, цвет текста и цвет фона), нумерованные и маркированные списки и выравнивание.

Текст письма создается по тому же принципу, что и текст любого текстового документа – сначала пишется сам текст, затем производятся операции форматирования.

После того, как текст готов, вы можете проверить его на наличие ошибок. Для этого выберите опцию Проверить орфографию , находящуюся под опцией Оформить письмо/Отключить оформление (рис.257 и 258). Слова с ошибками будут подчеркнуты красной волнистой линией.

Вы можете приложить к своему письму дополнительные файлы. Это могут быть абсолютно любые файлы – текстовые, аудио или фотографии. Для этого нужно нажать на кнопку Прикрепить файлы , которая находится ниже поля для ввода текста письма (рис.259). Откроется стандартное окно для выбора файлов. Вам нужно найти на диске вашего компьютера необходимый файл или файлы и открыть их. Начнется процесс загрузки. На рисунке 259 показано прикрепление к письму двух файлов – видеофайла и файла в формате PDF.

Около каждого прикрепленного файла выводится информация о его размере, а также есть возможность удалить файлу из вложений, нажав на соответствующую кнопку.

Имейте в виду, что часто размер входящих писем ограничивается почтовыми серверами и письма, содержащие большие вложения, могут быть не доставлены адресату. Поэтому, если вы хотите отправить действительно большой по размеру файл, то затем поинтересуйтесь у получателя дошло ваше сообщение с вложением или нет.

После того, как мы создали текст нашего письма, отформатировали его и прикрепили необходимые файлы, мы можем отправить сообщение адресату или поместить письмо в папкуЧерновики .

Для отправки нажимаем кнопку Отправить . Письмо будет отправлено всем адресатам, указанным в поле Кому .

Если мы пока не хотим отправлять письмо и хотим вернуться к его редактированию позже, то стоит его сохранить в папке Черновики , нажав соответствующую кнопку.

Еще у почтового сервиса Яндекс есть несколько интересных возможностей. Вы можете установить галочку в чек-боксе Напомнить, если в течение 5 дней не будет получен ответ на письмо . В этом случае если на ваше письмо не ответят, то через пять дней на ваш ящик электронной почты придет напоминание с предложением написать ещё раз.

Если вы установите опцию Уведомлять о получении письма , то при открытии данного письма получателю будет предложено уведомить вас об этом.

Также вы можете отправить адресату SMS-уведомление об отправке письма или отложить отправку письма на определенное время. Письмо будет отправлено автоматически в заданное время.

Урок № 89

Отвечаем на письма

Если вы получили письмо и хотите на него ответить, то стоит воспользоваться соответствующей кнопкой на панели инструментов. Вы конечно же можете создать новое письмо и проделать все те действия, о которых мы говорили, но намного проще и быстрее воспользоваться именно кнопкойОтветить .

Давайте разберемся, как работать с этим инструментом.

Итак, вы получили письмо и оно у вас появилось в папке Входящие (рис.260). Вам нужно открыть это письмо, кликнув на имени адресата или на теме письма (рис.261).

Рис. 260. Новое письмо

Рис. 261. Ответ на письмо

Ответить на это письмо можно двумя способами. Первый наиболее простой способ – ввести текст ответа в текстовое поле, которое находится ниже полученного письма (рис.261). В этом поле мы можем ввести простой текст без форматирования. Такой вариант идеально подходит для обмена короткими сообщениями.

Если же вы хотите дать обстоятельный ответ и применить к вашему тексту форматирование, то нажимаем кнопку Ответить на панели инструментов (рис.261).

Появится точно такая же форма для отправки письма, что и при создании нового письма (сравните рис.257 и 262), но некоторые поля этой формы уже будут заполнены, что здорово нам сократит время на ответ.

Во-первых, в поле Кому уже подставлен адресат и нам его не нужно вписывать в ручную.

Во-вторых, поле Тема уже заполнено – в нем осталась тема полученного нами письма с той лишь разницей, что перед ней появились две буквы «Re ». Буквы «Re » означают, что данное письмо является ответом на посланное вам ранее письмо. Эти буквы взяты из английского слова reply (ответ). Не стоит удалять эти буквы или переименовывать тему, так как она позволит понять адресату, что это письмо является ответом на посланное им ранее.

В-третьих, текст полученного вами письма автоматически подставился в текст нового письма (рис. 262). Также указываются время и дата получения вами письма. Эта информация очень важна и я не рекомендую ее удалять. Сохранение полученного сообщения в теле письма позволит быстро восстановить в памяти всю картину переписки. Это действительно очень важный момент, так как теряется очень много времени на поиск первого письма и всех последующих ответов.

Я часто сталкиваюсь с письмами от начинающих пользователей, которые отвечая на мои письма, пишут свои сообщения в теме письма. Предполагаю, что их смущает наличие текста в основном текстовом поле, так как мы знаем, что при нажатии на кнопку Ответить полученное письмо автоматически туда подставляется. Не допускайте эту ошибку и пишите свое сообщение только в текстовом поле. Часто люди не смотрят на тему письма, а открыв письмо и увидев только свое первоначальное сообщение, они скорее всего посчитают, что ответ был отправлен случайно и просто удалят ваше сообщение.

Если вы теперь перейдете в папку Входящие и нажмете снова эта это письмо, то письмо не откроется, а появится выпадающий список писем, связанных с этим сообщением (рис.264). Из этого списка вы сможете получить доступ как к полученному письму, так и к вашему ответу на данное письмо.

Форма письма будет частично заполнена. Вам нужно указать адрес электронной почты, на который вы хотите переслать письмо (в поле Кому ), а также при необходимости дополнить текст. Также как и при ответе на письмо вы можете в текстовом поле написать свое сообщение.

Обратите внимание на поле Тема . Перед первоначальной темой появились буквы «Fwd». Эти буквы являются сокращением от английского глагола forward – пересылать.

Если к первоначальному письму были приложены какие-нибудь файлы, то они также сохранятся в теле пересылаемого письма.

Электронная почта (email) на протяжении многих лет остается незаменимым и одним из самых эффективных инструментов для личного общения и работы. В формате email удобно хранить и пересылать не только текстовые сообщение, но и разнотипные документы, напоминания о событиях. К тому же многие почтовые сервисы и почтовые программы (например, Outlook) позволяют легко превращать электронные письма в задачи или события, превращая ваш email в самый настоящий мобильный офис, который всегда с вами.

Проблема лишь в том, что уже через месяц-другой интенсивного использования электронной почты, среднестатистический почтовый ящик превращается в подобие чулана — вы точно знаете, что в нем есть всё, но вот найти не можете ничего. Во всяком случае в приемлемые сроки.

Для вас я приготовил несколько отличных советов для очистки почтового ящика, а также организации электронной корреспонденции. Сразу предупреждаю — некоторые вещи о которых я скажу, требуют сперва немного повозиться с настройками почтового клиента или электронного ящика. Впрочем, это совсем небольшая плата за ту кучу времени, которую вы сэкономите в итоге.

Настройка правила сортировки почты в Outlook — разберется даже новичок

Используйте фильтры и правила для email

В настоящее время, пожалуй не осталось ни одного почтового сервиса или почтовой программы, где отсутствовала бы возможность настроить правила фильтрации входящих сообщений. Использование правил для email — первейшая вещь в вопросе удобной организации электронной почты. Уделив от силы минут пятнадцать времени, вы сможете создать основу, которая на годы вперед избавит вас от хаоса который твориться в стандартной папке «Входящие».

Вот лишь несколько идей относительно того, что я бы посоветовал вам сделать в первую очередь:

• Создайте в почтовом ящике папки для типовой корреспонденции, например: «выписки из банка», «письма от интернет-магазинов», «семья», «рассылки» и настройте простейшее правило — чтобы письма от определенных адресатов падали строго в свои папки. Так вы всегда будете знать насколько важное сообщение вам прислали — главное, не забывать обновлять списки адресов.
• Установите приоритет для различных адресов, например «высокий» для писем от начальства и «низкий» для уведомлений от социальных сетей. Это позволит вам едва открыв почтовый ящик отметить для себя главные задачи и не размениваться на мелочи.
• Используйте спам-фильтры. В некоторых программа и почтовых сервисах есть настройки «уровня спама», в некоторых есть список «стоп-слов» (например исключить письма со словом «знакомства») — в принципе, достаточно раз настроить всё это и поток спама на ваш email сократится в разы.

Не бойтесь удалять ненужные сообщения

В идеале, сообщения электронной почты вообще не должны хранится в почтовом ящике — сохраните нужные вложения из письма, добавьте отправителя в адресную книгу, не поленитесь обработать новое письмо (совет в совете: не стоит отвечать на письмо как только оно пришло на email — лучше уделите время в конце или начале рабочего дня, чтобы просмотреть все пришедшие письма сразу и тут же дать ответ по каждому из них), отметьте новую задачу в календаре и всё — после этого письмо можно смело удалять.

Вспомните, когда в последний раз вам приходилось рыться в почтовом ящике в поисках одного из старых email, что вы искали? Адрес электронной почты который не сохранили в свое время? Не сохраненный вложенный документ? Ещё что-то в этом духе? Да-да, как правило, email старше 3-х дней полностью теряет актуальность поэтому хранить всю «подшивку» электронных писем за последние годы нет никакого смысла.

Email автоответчик и шаблоны ответных писем

Есть довольно внушительный «пласт» электронных писем, которые нам приходится отправлять снова и снова — коммерческие предложения, запросы цен, отчеты. Для всех этих типовых операций нужно создать шаблоны, в которые вам нужно будет вписать только адрес отправителя и другие «оперативные» данные. Да, сначала придется потратить полчаса драгоценного времени на их создание. Но каждое из таких шаблонов по вопросам экономии времени окупиться, скорее всего в тот же рабочий день. Цените свое время!

Кстати говоря, не мешало бы настроить и ваш личный автоответчик. Полагаю, что если человек написавший вам сообщение получит в ответ краткое письмо с правилами вашей работы и парой телефонных номеров по которым с вами удобно связаться, ничего страшного не произойдет.

Чем проще — тем лучше

Обходится одной папкой «Входящие» в почтовой программе, как правило, не рационально. Но создавать кучу папок (а в некоторых из них ещё кучу папок!) тоже не стоит — помните, вы желаете облегчить себе обработку электронной почты, а не создаете хранилище прочитанных сообщений к которым больше никогда не вернетесь.

Обычно десятка папок должно хватит всем. Если вы создаете одиннадцатую, задайте себе вопрос: действительно ли это лучший способ организации входящих писем?

Электронная почта должна быть быстрой

Плюс электронной почты — быстрота и оперативность, поэтому когда пишите ответ будьте оперативным и быстрым — email не должен превращаться для вас в проект. Цените свое время и время получателя сообщения — никаких двух-трех страничных текстов на написание которых уходит по два часа. Иначе, отправив это письмо, вы рискуете увидеть во «входящих» ещё пару сообщений от того же отправителя 🙂

Если есть дополнительная информация которую надо сообщить — используйте вложения, если нужно больше информации для ответа — так и пишите. Составление идеального электронного письма по времени занимает не больше 5 минут, а его содержимое не должно быть больше 3-х пунктов.

Электронная почта — не список дел и не календарь событий

Я повторю ещё раз, потому что это действительно важно — задача электронного сообщения, снабдить вас оперативной информацией, а задача почтового ящика или почтовой программы — обеспечить удобный доступ к новым электронным сообщениям. И на этом всё!

Проще говоря, Email для вас — источник идей и событий для планирования задач и назначения встреч, а не хранилище всего и вся (в том числе задач, встреч, картинок и коллекций свежих анекдотов… (за февраль прошлого года, конечно же)). Планируйте, действуйте и сразу же избавляйтесь от хлама — вот залог успеха.

Забейте на рассылки и отключите уведомления

Нет, мне правда пару раз попадались стоящие новостные рассылки, которые несли полезную информацию. Но в 99% случаев все эти бесчисленные входящие сообщения просто отнимали мое время и сразу же летели в папку «корзина»… чтобы на следующий день снова прилететь во «входящие». Люди так устроены (в смысле ленивы), что им проще нажать кнопку «delete», чем найти способ отписаться от надоедливой рассылки раз и навсегда (хотя бы поместив её в спам-лист). Но именно это вам и нужно сделать — выделить 15 минут, найти все ненужные источники входящей информации (Вася Иванов (а кто это?) опубликовал на Facebook новую фотографию…) и просто наглухо заколотить от них ваш email.

Если вы пользуетесь социальными сетями — сразу же отключите в настройках уведомления на email о новых друзьях, сообщениях, комментариях и т.п. хламе. Вам все равно это не понадобиться, а ваши бесконечные секундные нажатия на «delete» тут же прекратят сливаться в бесконечные часы и дни.

Вечный бой со спамом… и с ленью

Итак ваша «система безопасности» email настроена и работает как часы. И вдруг, спустя пару месяцев, во «входящих» вдруг появляется новое спам-письмо. Ваша рука автоматически тянется к кнопке «Delete»… и тут вы волевым движением останавливаетесь, открываете свой спам-лист и добавляете туда нового «счастливчика».

Соблазн сразу же удалить нарушителя велик, да, но помните — просочившись один раз, злодей сделает это снова и снова. Поэтому проще и дешевле потратить минуту времени и раз и навсегда перекрыть новому ручейку спама кислород.

Кстати, не забывайте также точно обновлять «базы» электронных адресов, фильтров, папок и правил вашего почтового ящика. Конечно никому не хочется этим заниматься (лень, лень…), но для эффективной организации обработки электронной почты необходимо вносить в свою работу элементы… организованности 🙂

Всему свое время — особенно email

Проверка электронной почты — как наркотик. Вы знаете, что при появлении нового письма программа вам об этом сообщает, но все равно нажимаете кнопку «проверить email» каждые пять минут — а вот вдруг программа ошиблась и не заметила самого важного письма? Сейчас я скажу вам страшную истину — мы склонны переоценивать свою незаменимость.

По этой самой причине, чтобы не произошло, от того как часто вы проверяете свою электронную почту, ничего не изменится (кроме разве вашего психологического состояния). На самом деле все эти уведомления об новых сообщениях и т.п. — мощнейший отвлекающий фактор. Просто невозможно сосредоточится на работе, когда в углу монитора горит сообщение «получено 1 новое письмо».

Самый лучший способ разобраться с проблемой — обрубить её под корень. Отключите (нафиг!) все уведомления о новых входящих письмах (поверьте мне на слово — ничего страшного не произойдет), а затем установите себе простое правило — проверять и обрабатывать сразу ВСЮ электронную почту 1 раз в день — утром или вечером. В назначенное время вы просто отодвигаете все дела и открываете свой «почтовик», получаете все входящие, пишите все нужные ответы, отмечаете все нужные задачи и с чистой совестью работаете дальше.

И не сомневайтесь — совесть и права будет чище. Во-первых вы не будете отвлекаться по пустякам (о, ещё одно новое сообщение, интересно что там?!), а во-вторых, у вас будет готовый план работы. Возможно впервые!

Да начинайте уже!

Ну и самое главное — вы прочли список из 9 пунктов о том как повысить свою эффективность работы с электронной почтой. Вы все поняли, усвоили и решили, что теперь вам сам черт не брат, потому что все просто и ясно как день. И вот тут в действие вступает самый главный — десятый пункт, самый сложный.

Просто возьмите и сделайте то, о чем прочитали выше.

Да, вы поняли.

Да, завтра обязательно.

Но начать нужно прямо сейчас. Не нужно сложностей, найдите в своем электронном ящике десяток сообщений срок ответа на которые истек «позавчера» и просто удалите их. Отвечать на них сейчас уже бесполезно, про них скорее всего забыл даже отправитель. А вам сразу станет немного легче. Стало? Значит советы работают. А теперь пройдемся по списку с самого начала.

Создание локальных папок писем для уменьшения размера, занимаемого почтовым ящиком

При достижении большого размера почтового ящика входящая почта начинает работать со сбоями. В связи с этим, если входящая почта перестала приходить или приходит с большими задержками, необходимо проверить размер, занимаемый вашим почтовым ящиком.

Проверить размер почтового ящика можно двумя способами.

1 способ. Проверка размера ящика через веб интерфейс почты.

2. Кликнуть на заначёк настроек в правом верхнем углу и выбрать «Параметры»

3. В отрывшемся окне будет указан размер, занимаемый почтовым ящиком.

2 способ. Проверка размера ящика через почтовый клиент MirosoftOutlook.

1. Запустить почтовый клиент и в закладке «Файл»-«Сведения»-«Средства очистки» выбрать «Очистка почтового ящика»

2. В открывшемся окне нажать на кнопку «Размер почтового ящика».

3. В новом окне «Размер папки» на закладке «Данные на сервере» будут отображены общий размер почтового ящика и его папок по отдельности.

При размере почтового ящика, приближающемся к 1000Мб (1ГБ) (или превышающем указанное значение), необходимо перенести письма для хранения на локальном компьютере, а не на сервере.

Создание локальных папок писем

1. Запустить Outlook 2010 и в закладке «Файл» выбрать «Настройка учётных записей»

Войти в настройку почты: «Пуск» -> «Панель управления» -> «Почта»

2. На вкладке «Файлы данных» выбрать «Добавить».

3. В открывшемся диалоговом окне указать расположение и наименование файла, в котором будут храниться письма.

Внимание!

• При установке галочки «Добавить дополнительно пароль» все письма будут зашифрованы и при утрате пароля никто (ни сотрудники Департамента по информационным технологиям, ни сотрудники компании Microsoft) не сможет открыть вашу почту и все письма будут навсегда утеряны.
• При проведении ремонтных работ с вашим АРМ необходимо указать наименование и расположение локального архива почты.

4. Указанный вами файл будет отображен в окне «Файлы данных».

5. В почтовой программе появится новый раздел, соответствующий имени созданного вами файла.

6. В новом разделе необходимо создать папки и перенести туда письма из вашего почтового ящика.