Создать диаграмму на основе сводной таблицы очень просто. Переключитесь в режим Сводная диаграмма (PivotChart View), и на экране появится сводная диаграмма, примерно такая, как на рис. 8.50.

Как и сводная таблица, она имеет поле фильтра - "Страна" (Country), которое отображается в левом верхнем углу экрана, поля строк и столбцов, которые здесь отображаются справа и снизу. Эта сводная диаграмма тесно связана с таблицей. Если вы переключитесь в режим сводной таблицы и измените ее структуру, это изменение будет отображено и на сводной диаграмме, и наоборот, если сейчас изменить структуру сводной диаграммы, то это изменение появится и на сводной таблице, когда вы вновь переключитесь в тот режим.

Рис. 8.50.

Но можно создать диаграмму и непосредственно на базе запроса или таблицы. При этом одновременно будет создаваться и сводная таблица. Сводная таблица и сводная диаграмма - это две формы представления одних и тех же данных.

В качестве примера предлагается построить сводную диаграмму для запроса "Продажи по сотрудникам и странам" (Employee Sales by Country).

1. Откройте этот запрос в режиме Конструктора.
2. Запрос имеет два параметра: [Начальная дата] и [Конечная дата], которые используются для фильтрации данных. Для сводной диаграммы эти параметры не нужны, поэтому сначала удалите выражение из строки Условие отбора (Criteria), затем откройте диалоговое окно Параметры (Query Parameters) (см. разд. "Запросы с параметрами" гл. 4) и удалите оба параметра.
3. Щелкните по стрелке на кнопке Вид (View) панели инструментов и выберите из меню пункт Сводная диаграмма (PivotChart View). Появится окно, основную часть которого занимает область отображения диаграммы (рис. 8.51), ограниченная осями координат и размеченная линиями сетки. Кроме этого, видны область фильтра, которая играет ту же роль и расположена так же, как и в сводной таблице, область категорий и область рядов, которые соответствуют строкам и столбцам сводной таблицы. В область категорий переносятся поля, значения которых должны откладываться по оси X (горизонтальной), а в область рядов - поля, каждое значение которых соответствует одной серии точек или столбцов на диаграмме (в зависимости от типа диаграммы). Эти поля соответствуют полям столбцов на сводной диаграмме. В область данных помещаются поля, значения которых будут отображаться по оси Y (вертикальной) диаграммы.

Рис. 8.51.

1. Перетащите из списка полей в область фильтра поле "Страна" (Country), в область категорий - поля "Фамилия" (Last Name) и "Имя" (First Name), в область рядов - поле "Дата исполнения по месяцам" (Shipped Date By Month). Следите, как будет меняться область диаграммы.[ Если вы не видите диалоговое окно со списком полей, щелкните по кнопке Список полей (Fields List) панели инструментов. ]
2. Перенесите поле "СуммаПродаж" (Sale Amount) в область данных - и диаграмма готова. Нажмите кнопку Добавить легенду (Show Legend), чтобы отобразить легенду, после чего вы получите диаграмму, представленную на рис. 8.52.
3. Можно еще ввести надписи у осей диаграммы. Щелкните по надписи Название оси (Axis Title) под осью X. Выведите на экран окно Свойства (Properties) и раскройте вкладку Формат (Format). Введите в поле Заголовок (Caption): Сотрудники. Аналогично введите надпись Объем продаж для оси Y.

Практическая работа №11

Тема занятия: Сводные таблицы и диаграммы.

Цель занятия : Получить практические навыки создания сводных таблиц и диаграмм.

План занятия :

Создание сводной таблицы. Настройка макета сводной таблицы. Обновление данных в сводной таблице. Изменение формата полей в сводной таблице. Создание сводных диаграмм. Создание сводной таблицы.

Создайте новую рабочую книгу.

Переименуйте лист1 в Продажи.

На листе Продажи Создайте таблицу следующего вида:

Подсчитайте чему равна сумма продаж. Сумма продаж = Цена*Количество.

Выделите любую ячейку входящую в диапазон исходной таблицы.

Выполните Данные→Сводная таблица.

В первом окне Мастер сводных таблиц Нажмите Далее.

В следующем окне необходимо указать диапазон исходной таблицы. Если программа это не сделала укажите диапазон самостоятельно. Нажмите Далее.

В следующем окне укажите поместить таблицу на новый лист и нажмите Готово.

Макет сводной таблицы был помещен на новый лист. Переименуйте этот лист в Анализ.

Настройка макета сводной таблицы.

Перейдите на лист Анализ. И выделите одну из ячеек макета сводной таблицы.

После выделения ячейки макета сводной таблицы должны появиться панель инструментов Сводные таблицы И окно Список полей сводной таблицы.

С помощью мышки перетащите в область Строк Поле Наименование, В область столбцов поле Месяц, В область Элементы данных Перетащите поле Сумма продаж.

После выполнения вышеуказанных действий таблица должна выглядеть так:

Обновление данных в сводной таблице.

При обновлении данных в исходной таблице, данные в сводной таблице автоматически не обновляются.

Перейдите на лист Продажи И измените значение ячейки с какой либо ценой на 55555.

Перейдите на лист Анализ.

Выделите ячейку внутри макета сводной таблицы.

На панели инструментов Сводные таблицы Нажмите кнопку обновить поле

Проверьте обновились ли данные.

Примечание: Для изменения формата отчета сводной таблицы нажмите на кнопку находящуюся на панели инструментов Сводные таблицы.

Изменение формата полей в сводной таблице.

Выделите одну из ячеек сводной таблицы.

Щелкните по ней правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите Параметры поля.

В окне В поле Операция Выберите Среднее.

Нажмите кнопку Формат.

В окне Формат ячеек Укажите денежный формат. Нажмите ОК.

Вернувшись в окно Вычисление поля сводной таблицы нажмите ОК.

Задание: В область строк добавьте поле Цена И установите Операция - Сумма;

Формат – денежный.

Создание сводных диаграмм.

Сводные диаграммы это графическое отображение изменения показателей полей сводных таблиц.

На панели инструментов Сводные таблицы Нажмите значок Мастер диаграмм.

Excel автоматически создает новый лист с уже готовой сводной диаграммой.

Перейдите на лист с сводной диаграммой.

На панели инструментов Диаграммы Нажмите кнопку Тип диаграммы.

В списке диаграмм укажите Гистограмма.

Контрольные вопросы:

Как создать отчет сводной таблицы? Как установить автоформат на структуру отчета сводной таблицы? Как изменить параметры поля в сводной таблице? Как обновить поля сводной таблицы? Как создать сводную диаграмму? Как изменить тип сводной диаграммы?

Вывод: В данной работе мы изучали способы создания сводных таблиц и диаграмм. Выполнив данную работу можно сказать о том что, отчет сводной таблицы позволяет быстро обобщать большие объемы данных, менять местами строки и столбцы для получения различных сводок по исходным данным, фильтровать данные, отображая различные страницы, либо отображать подробности по нужным областям.

Дата: 16 марта 2017 Категория:

Здравствуйте, друзья. Этот короткий пост я хочу посвятить сводным диаграммам Excel. Этот инструмент незаслуженно игнорируют многие пользователи программы. Тем не менее, в связке со сводными таблицами, с применением расширенного функционала (например, срезов), сводные диаграммы могут формировать отличный пользовательский интерфейс. И тогда, для получения отчета в нужном виде, пользователю понадобится лишь пару минут, даже когда таблица с исходными данными содержит тысячи записей.

А вот и пример. К сводной таблице с продажами менеджеров по регионам я на скорую руку добавил сводную диаграмму. Весь процесс построения таблицы и диаграммы занял не более минуты:

Диаграмма динамична, она будет изменяться вместе с изменением сводной таблицы.

Как построить сводную диаграмму

Чтобы построить сводную диаграмму, нужно выполнить следующую последовательность действий:

1. Строим сводную таблицу, которая будет источником данных для диаграммы
2. Выделяем любую ячейку таблицы и жмем на ленте: Работа со сводными таблицами – Анализ – Сервис – Сводная диаграмма
3. В открывшемся окне выбираем и нажимаем Ок
4. При необходимости,

Кстати, если у Вас версия Microsoft Office 2013 и выше, первый пункт можно пропустить. Просто нажмите на ленте Вставка – Диаграммы – Сводная диаграмма . Процесс создания будет напоминать компоновку сводной таблицы, однако, таблица не будет отображена. В более ранних версиях, все же, придется предварительно строить сводную таблицу.

Вот и все дела, мы с Вами сделали сводную диаграмму и теперь наши отчеты приобрели законченный вид, а расчеты стали быстрыми и непринужденными!

В следующей статье ждите очень важную тему – . Если Вы с ним еще не знакомы – прочтите, не пожалеете. Я, например, пользуюсь им почти каждый день.

Как всегда, жду Ваших вопросов и комментариев!

Для облегчения чтения отчетности, особенно ее анализа, данные лучше визуализировать. Согласитесь, что проще оценить динамику какого-либо процесса по графику, чем просматривать числа в таблице.

В данной статье будет рассказано о применении диаграмм в приложении Excel, рассмотрены некоторые их особенности и ситуации для лучшего их применения.

Вставка и построение

Для примера используем таблицу выручки и затрат за год, на основании которой построим простой график:

янв.13

фев.13

мар.13

апр.13

май.13

июн.13

июл.13

авг.13

сен.13

окт.13

ноя.13

дек.13

Выручка

150 598р.

140 232р.

158 983р.

170 339р.

190 168р.

210 203р.

208 902р.

219 266р.

225 474р.

230 926р.

245 388р.

260 350р.

Затраты

45 179р.

46 276р.

54 054р.

59 618р.

68 460р.

77 775р.

79 382р.

85 513р.

89 062р.

92 370р.

110 424р.

130 175р.

Вне зависимости от используемого типа, будь это гистограмма, поверхность и т.п., принцип создания в основе не меняется. На вкладке «Вставка» в приложении Excel необходимо выбрать раздел «Диаграммы» и кликнуть по требуемой пиктограмме.

Выделите созданную пустую область, чтобы появились дополнительные вкладки лент. Одна из них называется «Конструктор» и содержит область «Данные», на которой расположен пункт «Выбрать данные». Клик по нему вызовет окно выбора источника:

Обратите внимание на самое первое поле «Диапазон данных для диаграммы:». С его помощью можно быстро создать график, но приложение не всегда может понять, как именно хочет видеть это пользователь. Поэтому рассмотрим простой способ добавления рядов и осей.

На упомянутом выше окне нажмите кнопку «Добавить» в поле «Элементы легенды». Появится форма «Изменение ряда», где нужно задать ссылку на имя ряда (не является обязательным) и значения. Можно указать все показатели вручную.

После занесения требуемой информации и нажатия кнопки «OK», новый ряд отобразиться на диаграмме. Таким же образом добавим еще один элемент легенды из нашей таблицы.

Теперь заменим автоматически добавленные подписи по горизонтальной оси. В окне выбора данных имеется область категорий, а в ней кнопка «Изменить». Кликните по ней и в форме добавьте ссылку на диапазон этих подписей:

Посмотрите, что должно получиться:

Элементы диаграммы

По умолчанию диаграмма состоит из следующих элементов:

• Ряды данных – представляют главную ценность, т.к. визуализируют данные;
• Легенда – содержит названия рядов и пример их оформления;
• Оси – шкала с определенной ценой промежуточных делений;
• Область построения – является фоном для рядов данных;
• Линии сетки.

Помимо упомянутых выше объектов, могут быть добавлены такие как:

• Названия диаграммы;
• Линий проекции – нисходящие от рядов данных на горизонтальную ось линии;
• Линия тренда;
• Подписи данных – числовое значение для точки данных ряда;
• И другие нечасто используемые элементы.

Изменение стиля

Для изменения внешнего вида диаграммы можно воспользоваться предоставленными по умолчанию стилями. Для этого выделите ее и выберите появившуюся вкладку «Конструктор», на которой расположена область «Стили диаграмм».

Часто имеющихся шаблонов достаточно, но если Вы хотите большего, то придется задать собственный стиль. Сделать это можно кликнув по изменяемому объекту диаграммы правой кнопкой мыши, в меню выбрать пункт «формат Имя_Элемента» и через диалоговое окно изменить его параметры.

Обращаем внимание на то, что смена стиля не меняет самой структуры, т.е. элементы диаграммы остаются прежними.

Приложение позволяет быстро перестроить структуру через экспресс макеты, которые располагаются в той же вкладке.

Как и со стилями, каждый элемент можно добавить либо удалить по-отдельности. В версии Excel 2007 для этого предусмотрена дополнительная вкладка «Макет», а в версии Excel 2013 данный функционал перенесен на ленту вкладки «Конструктор», в область «Макеты диаграмм».

Типы диаграмм

График

Идеально подходить для отображения изменения объекта во времени и определения тенденций.
Пример отображения динамики затрат и общей выручки компании за год:

Гистограмма

Хорошо подходит для сравнения нескольких объектов и изменения их отношения со временем.
Пример сравнения показателя эффективности двух отделов поквартально:

Круговая

Предназначения для сравнения пропорций объектов. Не может отображать динамику.
Пример доли продаж каждой категории товаров от общей реализации:

Диаграмма с областями

Подходит для отображения динамики различий между объектами во времени. При использовании данного типа важно соблюдать порядок рядов, т.к. они перекрывают друг друга.

Допустим, существует необходимость отобразить загрузку отдела продаж и ее покрытие персоналом. Для этого показатели потенциала сотрудников и загрузки были приведены к общей шкале.

Так как для нас первостепенно видеть именно потенциал, то данный ряд отображается первым. Из ниже приведенной диаграммы видно, что с 11 часов до 16 часов отдел не справляет с потоком клиентов.

Точечная

Представляет собой систему координат, где положение каждой точки задается значениями по горизонтальной (X) и вертикальной (Y) осям. Хорошо подходить, когда значение (Y) объекта зависит от определенного параметра (X).

Пример отображения тригонометрических функций:

Поверхность

Данный тип диаграмм представляет собой трехмерные данные. Ее можно было бы заменить несколькими рядами гистограммы либо графика, если бы ни одна особенность – она не подходит для сравнения значений рядов, она предоставляет возможность сравнения между собой значений в определенном состоянии. Весь диапазон значений разделен на поддиапазоны, каждый из которых имеет свой оттенок.

Биржевая

Из названия понятно, что подобный тип диаграмм идеально подходит для отображения динамики торгов на биржах, но может быть также использован для других целей.

Обычно подобные диаграммы отображают коридор колебания (максимальное и минимальное значение) и конечное значение в определенных период.

Лепестковая

Особенность этого типа диаграмм заключается в том, что горизонтальная ось значений расположена по кругу. Таким образом, она позволяет более наглядно отобразить различия между объектами по нескольких категория.

На ниже приведенной диаграмме представлено сравнение 3-х организаций по 4-ем направлениям: Доступность; Ценовая политика; Качество продукции; Клиентоориентированность. Видно, что компания X лидирует по первому и последнему направлению, компания Y по качеству продукции, а компания Z предоставляет лучшие цены.

Также можно сказать, что компания Х является лидером, т.к. площадь ее фигуры на диаграмме является самой большой.

Смешанный тип диаграмм

Приложение Excel позволяет совмещать в одной диаграмме несколько типов. В качестве примера совместим тип графика и гистограммы.

Для начала все ряды строятся с применением одного вида, затем он меняется для каждого ряда отдельно. Кликнув по требуемому ряду правой кнопкой мыши, из списка выберите пункт «Изменить тип диаграммы для ряда…», затем «Гистограмма».

Иногда, из-за сильных различий значений рядов диаграммы, использование единой шкалы невозможно. Но можно добавить альтернативную шкалу. Перейдите в меню «Формат ряда данных…» и в разделе «Параметры ряда» переместите флажок на пункт «По вспомогательной оси».

Теперь диаграмма приобрела такой вид:

Тренд Excel

Каждому ряду диаграммы можно установить свой тренд. Они необходимы для определения основной направленности (тенденции). Но для каждого отдельного случая необходимо применять свою модель.

Выделите ряд данных, для которого хотите построить тренд, и кликнете по нему правой кнопкой мыши. В появившемся меню выберите пункт «Добавить линию тренда…».

Для определения подходящей модели используют различные математические методы. Мы вкратце рассмотрим ситуации, когда лучше применять определенный тип тренда:

• Экспоненциальный тренд. Если значения по вертикальной оси (Y) возрастают с каждым изменением по горизонтальной оси (X).
• Линейный тренд используется, если значения по Y имеют приблизительно одинаковые изменения для каждого значения по X.
• Логарифмический. Если изменение по оси Y замедляется с каждым изменениям по оси X.
• Полиномиальный тренд применяется, если изменения по Y происходят как в сторону увеличения, так в уменьшения. Т.е. данные описывают цикл. Хорошо подходит для анализа большого набора данных. Степень тренда выбирается в зависимости от количества пиков циклов:
  • Степень 2 – один пик, т.е. половина цикла;
  • Степень 3 – один полный цикл;
  • Степень 4 – полтора цикла;
  • и т.д.
• Степенной тренд. Если изменение по Y растет с примерно одинаковой скоростью при каждом изменением X.

Линейная фильтрация. Не применим для прогноза. Используется для сглаживания изменений Y. Усредняет изменение между точками. Если в настройках тренда параметру точки задать 2, то усреднение производится между соседними значениями оси X, если 3, то через одну, 4 через – две и т.д.

Сводная диаграмма

Обладает всеми преимуществами обычных диаграмм и сводных таблиц, при этом не обязательно создавать последнюю.

Принцип построения сводных диаграмм мало чем отличается от создания сводных таблиц. Поэтому здесь не будет описываться данный процесс, просто прочтите статью про сводные таблицы на нашем сайте. К тоже же построить диаграмму от уже построенной таблицы можно в 3 клика:

• Выделите сводную таблицу;
• Пройдите на вкладку «Анализ» (в Excel 2007 вкладка «Параметры»);
• В группе «Сервис» щелкните по пиктограмме «Сводная диаграмма».

Для построения сводной диаграммы с нуля необходимо на вкладке «Вставка» выбрать соответствующий значок. Для приложения 2013 года он находиться в группе «Диаграммы», для приложения 2007 года в группе таблицы, пункт раскрывающегося списка «Сводная таблица».

• < Назад
• Вперёд >

Если материалы сайт Вам помогли, то поддержите, пожалуйста, проект, чтобы мы могли развивать его дальше.

У Вас недостаточно прав для комментирования.

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 28

ТЕМА ЗАНЯТИЯ: Использование сводных таблиц Excel

УЧЕБНЫЕ ВОПРОСЫ:

1. Создание сводных таблиц и диаграмм

Редактирование структуры сводной таблицы и диаграммы.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ:

1. В каких случаях используют макрос?

2. Какие существуют способы запуска макросов?

3. Какой объект в Excel называется связанным?

Основные действия и приемы работы при выполнении лабораторной работы

Создание сводных таблиц и диаграмм

Очень часто перед бухгалтером и экономистом ставятся задачи, для решения которых требуется группировать данные по различным критериям и отслеживать итоговые суммы по тем или иным параметрам. В Microsoft Excel решать подобные задачи можно при помощи сводных таблиц. Различных настроек и функций по работе со сводными таблицами достаточно много, поэтому мы рассмотрим только базовые приемы по построению сводных таблиц. Отчет сводной таблицы используется в случаях, когда требуется сравнить связанные итоги, особенно для сравнения нескольких фактов по каждому числу из длинного списка обобщаемых данных.

Отчет сводной таблицы представляет собой интерактивную таблицу, с помощью которой можно быстро обобщать большие объемы данных. Можно менять местами строки и столбцы для получения различных сводок по исходным данным, фильтровать данные, отображая различные страницы, либо отображать подробности по нужным областям.

Пример простого отчета сводной таблицы показан на Рис. 28.1, где исходные данные отображаются в списке слева.

В приведенном примере можно легко сравнить объем продаж клюшек для гольфа за третий квартал в ячейке F5 с продажами цифрами продаж по другому товару или за другой квартал, либо вычислить общий итог продаж. Благодаря интерактивности отчета сводной таблицы, пользователи могут изменять представление данных для просмотра дополнительных подробностей или вычисления других итогов.

Сводная таблица - особый объект. Для него нельзя обычным способом:

· вставлять и удалять строки, столбцы, ячейки,

· изменять или перемещать ячейки.

Если встать в любую ячейку сводной таблицы, то на экране отображается панель инструментов «Сводные таблицы», дающая быстрый доступ к командам работы со сводной таблицей.

Отчет сводной таблицы можно также отобразить в структурированном формате, чтобы просмотреть все итоговые значения одного типа в одном столбце. Для графического представления данных можно создать отчет сводной диаграммы. Кроме того, можно сделать отчет сводной таблицы доступным через Интернет.

Отчет сводной таблицы можно создать на основе списка Microsoft Excel, внешней базы данных, нескольких листов Excel или другого отчета сводной таблицы.

Исходные данные в списках Excel и большинстве баз данных организованы в строки и столбцы (рис. 28.2.). Используемые исходные данные должны содержать в каждом столбце информацию одного типа. В приведенном примере регион продаж всегда отображается в столбце E, объем продаж - в столбце D и так далее.

Отчет сводной диаграммы - это интерактивная диаграмма, которую можно использовать для просмотра в графическом виде и организации данных подобно отчету сводной таблицы.

Отчет сводной диаграммы всегда связан с отчетом сводной таблицы. Оба типа отчетов имеют соответствующие друг другу поля. Изменение положения поля в одном отчете вызывает изменение соответствующего поля в другом отчете. Поля строк в таблицах соответствуют полям категорий в диаграммах; поля столбцов в таблицах соответствуют полям рядов в диаграммах. Поля страниц и поля данных в таблицах соответствуют полям страниц и полям данных в диаграммах.

Приведенный пример (рис. 28.3) показывает соответствие между полями в каждом типе отчета.

Макет отчета сводной диаграммы - то есть положение его полей- при создании диаграммы из отчета сводной таблицы первоначально определяется макетом отчета сводной таблицы. Если отчет сводной диаграммы создается первым, макет диаграммы формируется перетаскиванием полей из группы кнопок на панели инструментов Сводная таблица в соответствующие области размещения на листе диаграммы. Microsoft Excel автоматически создает связанный отчет сводной таблицы, который использует соответствующий макет.