Тема 2.4. Системы управления базами данных и экспертные системы

2.4.11. Учебная база данных с главной кнопочной формой "Training_students" - Скачать

Microsoft Word - текстовый процессор

2.1. Обработка текстовой информации. Текстовые процессоры

2.1.3. Форматирование текстового документа и стили в Word

Форматирование текстового документа

Форматирование документа – это изменение его внешнего вида. WORD обеспечивает форматирование документов на пяти различных уровнях:

• на уровне символов (изменение гарнитуры, начертания, размера и цвета шрифта, межбуквенного интервала в слове, анимации и т.д.);
• на уровне абзацев (выравнивание по левому краю, по правому краю, по центру и по ширине; отступы справа и слева; отступ первой строки; отступы до и после абзаца; межстрочный интервал, управление разбивкой на страницы и т.д.);
• на уровне страниц (параметры страниц, ориентация страниц, рамка, колонтитулы первой страницы, четных и нечетных страниц и т.д.);
• на уровне разделов (формирование разделов со следующей страницы или на текущей странице, разбиение текста на колонки и т.д.);
• на уровне документа (номера страниц, оглавление и т.д.).

Абзац – это фрагмент текста, который заканчивается непечатаемым символом или фрагмент текста, процесс ввода которого заканчивается нажатием на клавишу ввода Enter. К абзацу относятся: абзац основного текста, заголовки, оглавление, списки (нумерованные и маркированные) и т.д.

Для форматирования символов применяется диалоговое окно Шрифт (Формат / Шрифт) или команды на панели инструментов форматирования. Форматирование абзацев осуществляется с помощью окна диалога Абзац, которое открывается командой Формат / Абзац.

Посмотреть форматирование выделенного текста можно в области задач, выполнив команду Формат / Показать форматирование.

Стили

Стили предназначены для внешнего оформления документа и его абзацев, т.е. стили используются для форматирования документа. Стиль - это набор форматирующих команд, сохраняемый под уникальным именем для многократного использования. Форматирование текста с помощью стиля значительно быстрее, чем форматировать вручную каждый элемент текста, так как одна команда (стиль) автоматически форматирует группу параметров текста.

Существует три основных типа стилей:

1. Стиль символа содержит параметры форматирования символов, включая шрифт, размер, начертание, положение и интервалы.
2. Стиль абзаца содержит параметры форматирования абзацев, такие как междустрочные интервалы, отступы, выравнивание и позиции табуляции. Стили абзацев также могут содержать стили или параметры форматирования символов. Большинство стилей, используемых в Word, являются стилями абзацев.
3. Стиль таблицы содержит параметры форматирования таблиц (при вставке таблицы, ей по умолчанию назначается стиль – сетка таблицы).

При создании нового документа на базе шаблона Обычный, он получает копию набора стилей из базового набор стилей общего назначения (из встроенных стилей): Обычный, Заголовки 1, 2, 3.

После того как ввод текста в документ завершен, и текст отредактирован, целесообразно воспользоваться командой Автоформат для изменения внешнего вида всего документа.

При автоматическом форматировании документа каждому абзацу назначается один из стилей Word. Например, заголовку может быть назначен стиль Заголовок 1 или Заголовок 2 , абзацу основного текста – стиль Основной текст, а абзацу, входящему в список - стиль Список. Примечаниям назначается стиль Текст Примечание, верхним колонтитулам – стиль Верхний колонтитул, а номерам страниц – стиль Номер страницы и т.д.

Назначение абзацам документа стандартных стилей Word обеспечивает быстрое изменение внешнего вида созданного документа за счет применения стилей из библиотеки стилей. Встроенные стили обеспечивают форматирование заголовков различных уровней и позволяют просматривать иерархическую структуру документа в режиме структура, а также быстро строить оглавление.

Кроме того, если для большинства абзацев документа используется стиль Основной текст, а не Обычный, вы сможете легко переформатировать только стиль основного текста, не затрагивая при этом стиль остального текста.

Операции со стилями в области задач Стили и форматирование

Стили можно изменять и создавать новые. Кроме того, можно применить другой стиль (наложить стиль) к уже отформатированному тексту, т.е. переформатировать его.

Для этого необходимо выбрать команду Формат / Стили и форматирование, появится область задач в режиме «Стили и форматирование». Установите курсор в текст, который необходимо переформатировать, и в области задач в разделе «Выберите форматирование для применения» щелкните на требуемый стиль, абзац под курсором переформатируется на выбранный стиль.

Если необходимо изменить стиль или создать новый стиль, то установите курсор в текст, стиль который необходимо изменить, в области задач в разделе «Форматирование выделенного текста» будет отображаться стиль текста под курсором. Далее необходимо подвести указатель мыши к названию стиля и щелкнуть на появившейся справа стрелке, откроется список команд: Очистить формат, Изменить стиль, Создать стиль. Выберите требуемую команду (изменить или создать стиль), появится соответствующее окно диалога, в котором можно осуществить изменение или создание стиля.

Стиль Обычный является основой для большинства других стилей абзаца, поэтому при изменении стиля Обычный изменятся все основанные на нем стили. Стиль Обычный не основан ни на одном из стилей.

Рис. 1.

Рис. 2.

Элементы текстовых документов, которые вводятся в документ в процессе его редактирования и форматирования:

• Колонтитулы (Вид / Колонтитулы).
• Символ (Вставка / Символ).
• Ссылка (сноски; названия рисунков, таблиц, формул; перекрестные ссылки; оглавление и указатели). Вызывается командой Вставка / Ссылка.
• Примечание (Вставка / Примечание).
• Гиперссылка (Вставка / Гиперссылка).
• Закладка (Вставка / Закладка).
• Фоны, подложки и темы (Формат / Фон, Формат / Тема).

Колонтитул - это текст или рисунок (номер страницы, дата печати документа, название документа, фамилия автора, рисунок и т. д.), который печатается внизу или вверху каждой страницы документа. В зависимости от места расположения (на верхнем или на нижнем поле страницы) колонтитулы бывают верхними и нижними.

Для создания колонтитула необходимо выполнить команду Вид / Колонтитулы. Колонтитулы, как и фон документа, а также поля, размер и ориентация страниц, номера страниц, разрывы страниц и разделов относятся к изменению внешнего вида страниц и документа.

Проверка правописания (орфографии и грамматики) в Word

Проверка орфографии (правописание) – это средство редактора, позволяющее проверить и исправить написание слов в документе. Редактор сравнивает слова в проверяемом документе со словарем, причем неизвестные слова при этом выделяются. После этого можно пропустить слово, откорректировать его или занести в словарь.

Проверка грамматики – это проверка грамматических и стилистических правил письма (несогласованность подлежащего и сказуемого, неверные предложные сочетания).

Существуют несколько способов проверки правописания:

1. Проверка правописания и грамматики при вводе текста.
2. Ручная проверка орфографии и грамматики.

Чтобы установить автоматическую проверку правописания и грамматики, выполните следующее: Выберите команду Сервис/параметры и в появившемся окне щелкните на вкладке Правописание. Установите флажок автоматически проверить орфографию и автоматически проверить грамматику.

Для ручной проверки орфографии и грамматики необходимо выбрать команду Сервис/Правописание, появится окно диалога Правописание, с помощью которого можно выполнить требуемую проверку.

Рис. 3.

Просмотр и печать документа

В зависимости от выполняемых задач в Microsoft Word 2003 можно выбирать различные режимы просмотра документов:

1. Режим макетов.
2. Режим просмотра.
3. Просмотр.

Режимы макетов используются при работе над документом, к этому режиму относятся: Разметка страницы, Веб–документ, Обычный, Структура.

Режимы просмотра используются для чтения документа и перемещения в нем, к этому режиму относятся: Режим чтения, Эскизы, Схема документа.

Просмотр используется для отображения внешнего вида документа в форме публикации, к этому режиму относятся: Предварительный просмотр веб-страницы, Предварительный просмотр.

Режим предварительного просмотра удобно использовать для просмотра нескольких страниц документа в уменьшенном виде. В этом режиме можно просматривать разрывы страниц и подложку, а также изменять содержимое или форматирование документа до его вывода на печать

Перед печатью документа следует проверить его внешний вид, выдав команду Файл – Предварительный просмотр или щелкнув кнопку Предварительный просмотр на панели инструментов. Чтобы выйти из режима предварительного просмотра нажмите кнопу «Закрыть».

Чтобы напечатать документ с использованием принятых по умолчанию параметров принтера и настроек печати, нажмите кнопку Печать в окне предварительного просмотра или на стандартной панели инструментов.

Для выбора принтера и настроек параметров печати выполните команду Печать из меню Файл, появится диалоговое окно Печать.

Рис. 4.

В области принтер следует выбрать требуемый принтер из предлагаемого списка.

В области Страница, следует задать какую часть документа печатать: весь документ; текущую страницу; выделенный фрагмент или несколько страниц с указанными номерами.

Количество копий задается в поле Число копий.

Выбрать опцию Включить: все страницы диапазона или сначала печатаются все страницы с нечетными номерами, а затем - с четными.

Группа опций масштаб позволяет задать печать нескольких страниц текста на одном листе бумаги.

Ряд дополнительных параметров печати можно указать, нажав кнопку Параметры.

| Автоматизация форматирования

Урок 29
Автоматизация форматирования

Изучив эту тему, вы узнаете:

Возможности среды Word по автоматизации операций форматирования документа;
- что такое стилевое форматирование;
- как создавать и применять стили при форматировании многостраничного документа;
- как создавать оглавление в документе;
- какие существуют способы автоматической нумерации рисунков и таблиц;
- что такое перекрестная ссылка и зачем она используется.

Автоперенос

Ранее уже говорилось, что при установке для текста выравнивания по ширине может получиться так, что между словами появятся очень большие расстояния. Чтобы можно было более плотно расположить текст в строке, в среде Word имеется инструмент расстановки переносов.

Задание 3.5. Расстановка переносов в документе

Установите автоматическую расстановку переносов в тексте.

Технология работы

1. Откройте текстовый документ.

2. Выберите команду Сервис Язык Расстановка.

3. В диалоговом окне включите флажок Автоматическая расстановка переносов. Можно также включить флажок Переносы в словах из прописных букв.

4. Объясните назначение других настроек в этом окне.

5. Для установки принудительного переноса в слове щелкните внутри него и выполните команду Вставка Символ вкладка Специальный.

6. Вставьте символ «мягкий перенос».

Вставка символа «мягкий перенос» используется в таблицах с узкими столбцами или в тексте с узкими колонками.

Нумерация страниц

В любом документе, содержащем более двух страниц, необходимо указывать номера страниц. Для этого в среде Word используется инструмент автоматической нумерации страниц.

Задание 3.6. Вставка номеров страниц

Установите автоматическую нумерацию страниц в документе.

Технология работы

1. Откройте документ Макет 1.

2. Выполните команду Вставка Номера страниц.

3. В открывшемся диалоговом окне (рис. 3.7) установите положение номера на странице (внизу) и выравнивание (справа).

Рис. 3.7. Нумерация страниц

4. Отключите флажок Номер на первой странице. Как правило, номер на первой странице не ставится. 

5. Просмотрите документ. Номера страниц располагаются в области колонтитула. Как расположение номера согласуется с другими элементами колонтитула в документе?

Задание 3.7. Отключение нумерации на отдельных страницах

Отключите расстановку номеров страниц на страницах с альбомной ориентацией:

1. Выполните команду Вид Колонтитулы.

2. В области нижнего колонтитула четных и нечетных страниц во втором и третьем разделах документа отключите режим Как в предыдущем.

3. В области нижнего колонтитула четных и нечетных страниц во втором разделе (с альбомной ориентацией текста) выделите и удалите поле номера страницы.

4. Закройте панель Колонтитулы и посмотрите документ.

Очень важно перед удалением номеров страниц из отдельных разделов отключить режим оформления колонтитулов Как в предыдущем для этого ч следующего разделов.

Стилевое форматирование

При работе над документом форматирование можно выполнять вручную, а можно использовать стили.

При форматировании вручную пользователь использует прием «выдели текст и измени параметры». Если изменения его не устраивают, приходится снова изменять форматирование. Иногда приходится потратить достаточное количество времени, чтобы найти приемлемое (с точки зрения пользователя) сочетание параметров текста.

Использование стилей позволяет автоматизировать процесс подбора оптимальных значений параметров.

Надо сказать, что термин «стиль» в среде Word имеет значение, отличное от общеупотребительного. В толковом словаре русского языка С. И. Ожегова дано такое толкование: «Стиль - характерный вид, разновидность чего-нибудь, выражающаяся в особенных признаках, свойствах художественного оформления». Так, например, говоря о стиле одежды, мы подразумеваем особый покрой, разработанный дизайнером, особую ткань, а также использование гармонично подобранных аксессуаров. Стиль в живописи подразумевает определенный способ наложения мазков, использование цветовой гаммы, способы художественной передачи образа.

Стиль в текстовом документе - понятие более утилитарное.

Стиль - это заранее определенный и сохраненный с некоторым именем набор значений параметров текста.

Когда к тексту применяется стиль, все описанные в нем значения параметров применяются одновременно. Таким образом, применение стиля заменяет ручную операцию по установке значений параметров с помощью диалоговых окон и значительно сокращает время работы.

Стилевое форматирование - это процесс создания и применения стилей к объектам текстового документа. Смысл этой операции заключается в следующем. Определенным объектам текста назначается стиль, который должен быть создан заранее. В случае необходимости изменения значений параметров объектов, достаточно изменить стиль, и все объекты, которым назначен этот стиль, автоматически переформатируются.

В среде Word 2003 существуют четыре вида стилей.

♦ Стиль абзаца полностью определяет внешний вид абзаца, то есть выравнивание текста, позиции табуляции, междустрочный интервал и границы. Он может также включать форматирование знаков.
♦ Стиль знака задает форматирование выделенного фрагмента текста внутри абзаца, определяя только параметры шрифта, такие как тип шрифта, его размер и начертание, и т. п.
♦ Стиль списка применяет к выделенным абзацам одинаковые параметры списка, такие как знаки нумерации или маркеры, отступы, а также параметры абзацев и символов. Этот стиль создается и используется, в основном, только для многоуровневых списков.
♦ Стиль таблицы устанавливает значения параметров таблицы: вид границ, тип заливки, выравнивание текста и шрифты для всей таблицы, а также для отдельных столбцов, строк, ячеек.

При форматировании многостраничного документа применяют стили для форматирования абзацев основного текста, для заголовков, для выделения отдельных слов, определений, списков, таблиц. Обычно для форматирования пользователь применяет ограниченный набор стилей.

В среду Word встроен достаточно большой список стандартных стилей разного назначения. Кроме этого можно создавать свои стили. Стандартный или созданный пользователем стиль можно включить в шаблон документа, тогда он будет доступен для использования в любом документе. Если стиль не включать в шаблон, то он будет храниться только в данном документе.

Для работы со стилями предусмотрена панель задач Стили и форматирование (рис. 3.8). Ее можно открыть щелчком на кнопке на панели инструментов Форматирование или с помощью команды Формат Стили и форматирование. Данная панель задач отображает не только стилевое, но и обычное ручное форматирование. В верхней части панели задач отображается форматирование выделенного фрагмента.

Если никакой фрагмент не выделен, то на панели задач будет указан стиль текущего абзаца. Кроме этого, на панели отображается список стилей и вариантов ручного форматирования, примененных в тексте. В поле Показать можно выбрать следующие варианты отображения видов форматирования:

♦ Доступные стили - стили, которые используются или ко- гда-либо использовались в данном документе. Можно добавлять и удалять стили из этого списка.

Рис. 3.8. Панель задач Стили и форматирование

♦ Все - список всех стилей, которые можно использовать для форматирования.
♦ Используемое - стили и ручное форматирование, используемые в данном документе хотя бы один раз.
♦ Доступное - стили и ручное форматирование, которые используются или когда-либо использовались в данном документе. Можно добавлять и удалять стили из этого списка.
♦ Специальное - открывает окно Настройки формата.

Используемое форматирование можно посмотреть и применить, используя раскрывающийся список Стиль на панели Форматирование.

Стили определенного вида помечаются специальным значком. Он указывается рядом с названием стиля. В строке, обозначающей применение ручного форматирования, указываются измененные параметры текста по сравнению со стилем данного абзаца или шрифта. Это описание считается названием данного форматирования. При наведении курсора на строку появляется контекстная подсказка с полным описанием форматирования.

В табл. 3.1 приведены примеры отображения форматирования в списке Используемое.

Таблица 3.1. Описание форматирования в списке Используемое

В списке стилей абзаца только у стиля Обычный полностью описаны применяемые параметры шрифта и абзаца (см. табл. 3.4). Другие стили абзаца основаны на стиле Обычный и их описание имеет вид Обычный + <измененные параметры>. Это означает, что в данных абзацах сохраняются все установки стиля Обычный, а изменяются только указанные параметры. При изменении некоторого параметра в стиле Обычный он будет автоматически изменен во всех стилях, основанных на нем. Это дает дополнительное удобство при переформатировании текста. Например, если изменить размер шрифта в стиле Обычный, то он изменится и в стиле Маркированный список, и в стиле Подзаголовок, и во многих других стилях. Но в то же время размер шрифта не изменится в стилях Заголовок 1, Заголовок 2 и др., так как в них явно установлен другой размер шрифта.

Для стилей знака базовым является стиль Основной шрифт абзаца, для стилей таблицы - Обычная таблица.

Некоторые стили, хотя и существуют, не отображаются в списке всех стилей, например, Знак сноски, Основной шрифт абзаца, стили оглавления и некоторые другие. Чтобы увидеть полный список стилей, надо в поле Показать выбрать Специальное и в открывшемся диалоговом окне щелкнуть на кнопке Стиль.

При создании нового документа в список доступных стилей включены стиль Обычный - для обычного текста, и стили заголовков первого, второго и третьего уровней. По мере использования стилей в документе этот список пополняется.

Стилевое форматирование включает следующие операции:

♦ применение готового стиля;
♦ изменение готового стиля;
♦ создание нового стиля;
♦ создание стиля на основе выделенного фрагмента.

Стилевое форматирование

· Стиль символа

· Стиль абзаца

· Стиль таблицы

· Еще есть стиль списка.

Для чего предназначены стили Заголовок 1, Заголовок 2 и т.д. в MS Word?

Эти стили предназначены для создания многоуровневых заголовков, а в последующем - для формирования содержания (оглавления), создания разделов, быстрой навигации между частями документа.

3 .Как расположить в документе, имеющем книжную ориентацию страниц, одну (несколько) страниц, альбомной ориентации?

1. Перейдите на лист, который вы хотите сделать альбомным (или наоборот книжным).

2. Откройте параметры страницы.

3. Выберите ту ориентацию страницы, которая вам необходима, задайте применение «до конца документа» и нажмите "Ok".

Как осуществляется обновление полей MS Word и почему это необходимо?

Выполните одно из следующих действий.

Чтобы обновить отдельное поле, выделите поле или значение поля, а затем нажмите клавишу F9.

Чтобы обновить все поля в документе, выберите команду Выделить все в меню Правка, а затем нажмите клавишу F9.

Какие элементы обязательно должны быть созданы для реализации технологии слияния в MS Word?

При слиянии используются следующие элементы:

Основной документ - документ, содержащий данные, которые остаются при слиянии неизменными во всех производных документах, например обратный адрес или текст письма.

Источник данных - файл, содержащий сведения, предназначенные для объединения с документом. Например, список имен и адресов, которые требуется использовать при слиянии. Для использования сведений из источника данных необходимо сначала подключиться к этому источнику данных.

Поле слияния - поле, вставляемое в том месте основного документа, куда следует поместить фактические данные из источника данных. Например, вставка поля слияния Фамилия позволяет вставить в документ значение Иванов, которое хранится в поле данных Фамилия.

Составной документ - документ, полученный слиянием основного документа и данных из источника данных.

Как осуществляется вставка «вычисляемых» полей MS Word?

Создание вычисляемых полей в таблицах

В таблицах Word могут быть созданы вычисляемые поля (ячейки таблицы).

Для создания вычисляемого поля:

а) создаем таблицу, заполняем ее, выделяем ячейку, в которой н-р должна быть итоговая сумма;

б) в меню выбираем Таблица - Формула;

в) в окне ввода можно оставить предлагаемую формулу =SUM(ABOVE), ввести свою формулу или выбрать нужные для формулы функции в поле «вставить Функцию»

Для решения каких задач используется технология слияния?

для создания и печати писем и других документов

позволяет автоматизировать трудоемкий процесс создания большого количества однотипных документов, которые отличаются друг от друга лишь несколькими изменяющимися фразами.

можно эффективно использовать для создания почтовых наклеек и конвертов, при массовой рассылке сообщений по факсу или по электронной почте.

Что такое колонтитул? Как его создать? Как сделать разные колонтитулы для разных разделов?

Колонти́тул - заголовочные данные (название произведения, части, главы, параграфа и т. п.), помещаемые над или под текстом на нескольких или на всех страницах книги, газеты, журнала или другого многостраничного издания. Различаются верхний и нижний колонтитулы.

Создание колонтитула для всего документа

Создание разных колонтитулов для нескольких разделов документа

Щелкните раздел, для которого необходимо создать другой колонтитул.

На вкладке Вставка в группе Колонтитулы выберите команду Верхний колонтитул или Нижний колонтитул.

Выберите команду Изменить верхний колонтитул или Изменить нижний колонтитул.

На вкладке Колонтитулы в группе Переходы нажмите кнопку Связать с предыдущим для разрыва связи между колонтитулами текущего и предыдущего разделов.

В Microsoft Office Word 2007 надпись Как в предыдущем в правом верхнем углу колонтитула не отображается.

Измените существующий колонтитул или создайте новый колонтитул для данного раздела.

В чем заключаются преимущества стилевого форматирования? Как создать новый стиль абзаца и какие параметры он содержит?

Стилевое форматирование имеет ряд преимуществ перед ручным:

экономит время. Применить стиль как набор элементов форматирования значительно быстрее, чем применять их один за другим.

способствует единообразию оформления документа . При ручном форматировании одинаковые по смыслу форматирования разделы могут отличаться своими форматами, применение стиля же вносит строгость в оформление документа.

позволяет быстро изменить вид отдельных элементов во всем документе . В этом случае достаточно внести изменения в стиль, и оформление вступит в силу во всем документе.

Создание нового стиля

нажмите кнопку Стили и форматирование на панели инструментов Форматирование.

В области задач Стили и форматирование нажмите кнопку Создание стиля.

В поле Имя введите имя стиля.

Укажите тип создаваемого стиля путем выбора в списке Тип стиля одного из следующих пунктов: Абзац, Знак, Таблица или Список.

Выберите нужные параметры или нажмите кнопку Формат для просмотра дополнительных параметров.

Какова роль ключей в таблице базы данных?

Ключи и индексы

Как было отмечено выше при описании отношений между таблицами, в реляционных базах данных таблицы связываются друг с другом посредством совпадающих значений ключевых полей. Ключевым полем может быть практически любое поле в таблице. Ключ может быть первичным (primary) или внешним (foreign).

Первичный ключ однозначно определяет запись в таблице. В примере с базой данных BIBLIO.MDB таблицы PUBLISHERS, AUTHORS и TITLES имеют первичные ключи PubID, Au_ID и ISBN соответственно. Таблица TITLES также имеет два внешних ключа PubID и Au_ID для связи с таблицами PUBLISHERS и AUTHORS. Таким образом, первичный ключ однозначно определяет запись в таблице, в то время как внешний ключ используется для связи с первичным ключом другой таблицы.

Ключевой поле может иметь определенный смысл, как например ключ ISBN в таблице TITLES. Однако, очень часто ключевое поле не несет никакой смысловой нагрузки и является просто идентификатором объекта в таблице. Во многих случаях удобно использовать в качестве ключа поле счетчика (Counter field). При этом вся ответственность по поддержанию уникальности ключевого поля снимается с пользователя и перекладывается на процессор баз данных. Поле счетчика представляет собой четырехбайтовое целое число (Long) и автоматически увеличивается на единицу при добавлении пользователем новой записи в таблицу.

Данные запоминаются в таблице в том порядке, в котором они вводятся пользователем. Это, так называемый, физический порядок следования записей. Однако, часто требуется представить данные в другом, отличном от физического, порядке. Например может потребоваться просмотреть данные об авторах книг, упорядоченные по алфавиту. Кроме того, часто необходимо найти в большом объеме информации запись, удовлетворяющую определенному критерию. Простой перебор записей при поиске в большой таблице может потребовать достаточно много времени и поэтому будет неэффективным.

Что такое файловая система?

Фа́йловая систе́ма - порядок, определяющий способ организации, хранения и именования данных на носителях информации в компьютерах, а также в другом электронном оборудовании: цифровых фотоаппаратах, мобильных телефонах и т. п. Файловая система определяет формат содержимого и способ физического хранения информации, которую принято группировать в виде файлов. Конкретная файловая система определяет размер имени файла (папки), максимальный возможный размер файла и раздела, набор атрибутов файла. Некоторые файловые системы предоставляют сервисные возможности, например, разграничение доступа или шифрование файлов.

Подготовка источника данных

Источники данных могут быть практически любого типа, включая:

• таблицу Word,
• список контактов Microsoft Outlook,
• электронную таблицу Excel,
• базу данных Microsoft Access,
• текстовый файл ASCII.

Если необходимые данные не были сохранены в каком-либо источнике данных, Word поможет шаг за шагом выполнить настройку таблицы Word, содержащей имена, адреса и другие данные.

Некоторые особенности источников данных:

• таблицы должны содержать строку заголовков;
• в электронной таблице первая строка должна содержать строку заголовков;
• в текстовом файле следует ввести разделители полей и записей.

Подготовка основного документа

При подготовке основного документа можно выбрать в меню:

• MS OfficeXP
  Сервис --> Письма и рассылки --> Показать панель инструментов слияния
• MS Office2000
  Сервис --> Слияние

На появившейся панели инструментов следует указать источник данных, поля и записи для заполнения подготовленного шаблона. Следует вставить в основной документ поля слияния. Эти поля указывают Microsoft Word, куда следует вставлять сведения из источника данных.

Слияние в новый документ

Выполните слияние источника данных и основного документа. При этом каждая строка (или запись) источника данных порождает отдельный документ на бланке, почтовую наклейку, конверт или элемент каталога. Составные документы можно напечатать или разослать по адресам электронной почты или отправить по номерам факсов. Кроме того, составные документы могут быть объединены в новом документе для последующего просмотра и печати.

Более подробную информацию можно найти в справке MS Word.

Что такое стилевое форматирование? Стили каких элементов можно задавать в MS Word?

Стилевое форматирование - это задание параметров введенных символов и абзацев.

Существует три основных типа стилей:

· Стиль символа содержит параметры форматирования символов, включая шрифт, размер, начертание, положение и интервалы

· Стиль абзаца содержит параметры форматирования абзацев, такие как междустрочные интервалы, отступы, выравнивание и позиции табуляции. Стили абзацев также могут содержать стили или параметры форматирования символов. Большинство стилей, используемых в Word, являются стилями абзацев

· Стиль таблицы содержит параметры форматирования таблиц (при вставке таблицы, ей по умолчанию назначается стиль – сетка таблицы).

· Еще есть стиль списка. Онприменяет к выделенным абзацам одинаковые параметры списка, такие как знаки нумерации или маркеры, отступы, а также параметры абзацев и символов. Этот стиль создается и используется, в основном, только для многоуровневых списков.

Что такое «стилевое форматирование»?

Стилевое форматирование - это форматирование текста с использованием стилей. Если задать для абзаца нужный стиль, то редактор автоматически его отформатирует, задав определенный шрифт, характеристики абзаца, язык, обрамление, нумерацию и т.д. Во-вторых, если в дальнейшем изменить характеристики стиля, то также автоматически поменяются соответствующие характеристики у всех абзацев с данным стилем. Т.о. сильно упрощается процесс изменения внешнего вида многостраничного документа в соответствие с заданным стандартом (например, диссертации или научной статьи).

В текстовом редакторе Word существует большое количество стилей, но в основном используются стили:

Þ Заголовок 1 - для названия глав.

Þ Заголовок 2 - для названия параграфов

Þ Обычный - для обычного текста

Þ Текст сноски - для определения сносок.

Как задать нужный стиль?

Для задания нужного стиля существует два способа. Во-первых, необходимо установить курсор на нужном абзаце. Во-вторых, можно задать нужный стиль из раскрывающего списка в панели инструментов или в подменю «Формат» выбрать команду «Стиль», и в диалоговом окне указать требуемый стиль.

Зачем нужны шаблоны?

Шаблоном называется библиотека стилей. Существует большое количество шаблонов. Например, Normal (применяется по умолчанию для всех вновь создаваемых шаблонов), Диссертация, Брошюра и т.д.

Шаблоны позволяют использовать один и тот же стиль в разных текстовых документах. Если создать новый документ командой «Создать» из подменю «Файл», то редактор предложит выбрать шаблон для вашего документа. Обычно выбирают стандартный шаблон Normal.

Для создания нового шаблона выбирают команду «Создать» из подменю «Файл» и ставят переключатель в позицию «Шаблон». Также можно сохранить текстовый документ в виде шаблона командой «Сохранить как» из подменю «Файл», изменив тип файла на «Шаблон документа» (расширение dot).

Как создать или изменить стиль?

Во-первых, необходимо в подменю «Формат» выбрать команду «Стиль». Во-вторых, на экране появится соответствующее диалоговое окно. В-третьих, для создания нового стиля необходимо нажать на кнопку «Создать» и ввести новое название стиля. Далее, нажав на кнопку «Формат», можно определить требуемые характеристики стиля.

Для изменения ранее существующего стиля, необходимо выбрать его название из списка стилей, и нажать на кнопку «Изменить». Далее, используя кнопку «Формат», модифицируются нужные характеристики.

В диалоговых окнах «Создать стиль» и «Изменить стиль» есть флажок «Добавить в шаблон». При включении флажка сделанные изменения в стиле будут также записаны в текущий шаблон, что позволит использовать данный стиль и в других текстовых документах. Если флажок не включать, то изменения стиля будут использоваться только в текущем документе.

Примечание. Если с текстовым редактором работают и другие пользователи, кроме вас, то лучше не записывать изменения в шаблон Normal. Т.к. в этом случае «чужие» документы также будут изменены.

Примечание. Окончательная запись изменения стиля в шаблон будет произведена только после очередного сохранения документа в файле и положительного ответа на соответствующий запрос.

Как создать оглавление документа?

Используя стили «Заголовок 1», «Заголовок 2» и т.д. довольно просто составить данное оглавление в автоматическом режиме. Во-первых, нужно задать данные стили соответствующим абзацам. Во-вторых, установить текстовый курсор в нужное место документа. В-третьих, выбрать команду «Оглавление и указатели» из подменю «Вставка». В-четвертых, в появившемся диалоговом окне перейти на вкладку «Оглавление», задать нужные параметры и нажать на кнопку «OK».

Как отменить выполненную операцию в Word?

Для отмены неверных операций можно использовать подменю «Правка» с командами отмены или кнопки панели инструментов. Панель инструментов применять удобнее. С ней можно отменить или восстановить одну последнюю операцию или сразу несколько операций по списку. Для вывода на экран списка операций следует щелкнуть мышкой на кнопке с треугольником рядом с кнопкой отмены/ восстановления.

Как найти нужное слово в набранном тексте?

Текстовый редактор Word позволяет работать с документами, содержащими сотни и тысячи слов. Что делать, если появилась необходимость найти в документе нужный участок? Для этого в подменю «Правка» есть команда «Найти». Выполнение этой команды приведет к появлению на экране диалогового окна «Найти». Следует ввести слово или ñëîâîсо÷еòàíèå для поиска. Указать направление поиска: везде, вперед от курсора или назад от курсора. Также можно задать дополнительные характеристики поиска. Далее следует нажать на кнопку «Найти далее». Для последующего поиска снова нажимают на данную кнопку. Для прекращения поиска нажимают на кнопку «Отмена».

Как найти и заменить набранное слово в тексте на другое?

Иногда в готовом документе необходимо заменить одно слово другим. Чтобы не делать это самому, можно использовать команду «Заменить» из подменю «Правка». Или нажать на кнопку «Заменить» в диалоговом окне «Найти». В результате на экране появится диалоговое окно «Замена». Оно похоже на предыдущее диалоговое окно. Просто в нем появиться поле ввода для заменяемого текста. Для однократной замены следует нажать на кнопку «Заменить» в диалоговом окне. Если требуется выполнить несколько операций замены во всем тексте, то выбирают кнопку «Заменить все».

Что такое «обрамление и заливка» в Word?

Для выполнения операции «Обрамление и заливка» используется подменю «Формат» и одноименная команда. На экране появится диалоговое окно с двумя вкладками. Первая вкладка «Обрамление» создает рамку для абзаца. Можно выбрать тип рамки и тип линии, цвет линии. Вкладка «Заливка» позволяет задать тип заливки фона абзаца. В этой вкладке можно настроить узор с количеством точек от 5% до 100%, цвет фона и цвет узора.

Также для работы с обрамлением и заливкой можно использовать панель инструментов, но возможностей ее кнопок меньше, чем у меню. Поэтому рекомендуется для работы все же применять команды меню.

Примечание. В Word 97 данная команда называется «Граница и заливка». Диалоговое окно предлагает больше возможностей для оформления текста.

Как проверить орфографию в Word?

Проверка орфографии заключается в выявлении и исправлении ошибок в тексте документа. Кроме неверно написанных слов, обнаруживаются ошибочные словосочетания, повторы и ошибки в использовании прописных букв. При проверке орфографии компьютер проверяет правописание слов, используя специальный словарь. Существует две возможности проверки орфографии в Word - автоматическая во время ввода текста и периодическая по команде пользователя.

Практическое занятие №3. Стилевое форматирование средствами текстового редактора Microsoft Word

Цель: получение практических навыков создания и использование стилей при разработке текстовых документов.

Стилевое форматирование

Понятие стиля в текстовом документе

Чтобы заострить внимание читателя на определенных частях текста (словах, предложениях, абзацах), для придания тексту выразительности и удобочитаемости используется форматирование – выделение объектов текста путем изменения некоторых их параметров.

При работе над документом форматирование можно выполнять вручную, а можно использовать стили.

При форматировании вручную пользователь использует основной прием «выдели текст и измени параметры». Если изменения не устраивают, надо снова повторить прием. Иногда приходится потратить достаточное количество времени, чтобы найти приемлемое (с точки зрения пользователя) сочетание параметров текста.

Использование стилей позволяет автоматизировать процесс подбора оптимальных значений параметров.

Надо сказать, что термин «стиль» в среде Word имеет несколько отличное значение, чем общеупотребительное. В толковом словаре русского языка С.И. Ожегова дано такое толкование: «Стиль – характерный вид, разновидность чего-нибудь, выражающаяся в особенных признаках, свойствах художественного оформления». Так, например, говоря о стиле одежды, мы подразумеваем особый покрой, разработанный дизайнером, особую ткань, а также использование гармонично подобранных аксессуаров. Стиль в живописи подразумевает определенный способ наложения мазков, использование цветовой гаммы, способы художественной передачи образа.

Стиль в текстовом документе понятие более утилитарное.

Стиль – заранее определенный и сохраненный с некоторым именем набор значений параметров текста.

Когда к тексту применяется стиль, все описанные в нем значения параметров применяются одновременно. Таким образом, применение стиля заменяет ручную операцию по установке значений параметров с помощью кнопок, меню и диалоговых окон и значительно сокращает время работы.

Стилевое форматирование – создание и применение стилей к объектам текстового документа. Смысл этой операции заключается в следующем. Сначала для определенных объектов создается стиль, который затем применяется для форматирования объектов текстового документа. Если необходимо изменить значения параметров объектов, достаточно изменить стиль. При этом все объекты, которым назначен один и тот же стиль, автоматически переформатируются.

При форматировании многостраничного документа применяют стили для форматирования абзацев основного текста, для заголовков, для выделения отдельных слов, определений, списков, таблиц. Обычно для форматирования пользователь применяет некоторый ограниченный набор стилей.

Стили можно создавать самому, а можно воспользоваться готовыми стилями, имеющимися в среде Word. В среде Word встроен достаточно большой список стилей разного назначения. Созданный или измененный стиль можно включить в шаблон документа, тогда он будет доступен для использования в любом документе. Если стиль не включать в шаблон, то он будет храниться только в данном документе.

На первых порах освоения технологии стилевого форматирования достаточно применять готовые стили и изменять их настройки по своему усмотрению.

Просмотреть список имеющихся в среде Word стилей можно в помощью группы Стили на вкладке Главная (рис. 1).

Рис. 1. Группа Стили на вкладке Главная

В группе отображаются кнопки так называемых экспресс-стилей, которые, по мнению разработчиков, наиболее часто применяются в документах. Понятие экспресс-стиля (как и понятие экспресс-блока введено разработчиками, начиная с версии Word 2007).

Кнопка Изменить стили позволяет полностью переформатировать документ при помощи специально разработанного набора стилей. В списке приведено несколько наборов стилей, предлагаемых разработчиками. Однако они не подходят для российской практики подготовки документов.

Для просмотра списка всех стилей используется кнопка Стили в правом нижнем углу, которая открывает окно Стили. В окне можно открыть список стилей и элементов форматирования документа.

Виды стилей

Во время форматирования документа среда запоминает все виды форматирования, как стилевого, так и ручного, которые применил пользователь.

Для просмотра списка всех стилей, а также ручного форматирования в документе на вкладке Главная в группе Стили надо щелкнуть по кнопке Стили. Справа откроется диалоговое окно (рис. 2). Это окно содержит список стилей, которые можно применить в документе. Если установить флажок Предварительный просмотр, то названия в списке будут записаны в соответствующем форматировании (рис. 2), потому что сразу видно, как будет выглядеть отформатированный текст. Именно так отображался список стилей в предыдущих версиях Word. Справа рядом с названием стиля вы видите значок, который указывает на тип стиля.

Рис. 2. Диалоговое окно Стили в двух вариантах отображения

В среде Word 2007 существуют три типа стилей :

Стиль абзаца (). Применяется только к целому абзацу и полностью определяет его внешний вид, а именно настройки параметров символов (тип шрифта, начертание, размер, цвет и пр.) и абзаца (выравнивание текста, позиции табуляции, междустрочный интервал и границы и пр.). Чтобы применить стиль абзац выделять не обязательно, достаточно, чтобы курсор находился внутри абзаца. Примеры стилей абзаца – Обычный, Заголовок 1, Заголовок 2 (всего 9 стилей заголовков), Маркированный список (5 стилей), Нумерованный список (5 стилей).

Стиль знака () . Применяется к выделенному фрагменту текста. Задает форматирование выделенного фрагмента текста внутри абзаца, определяя только параметры символов, такие как тип шрифта и размер, начертание и пр. Пример стиля знака – Выделение, Определение HTML.

Стиль связанный (знак и абзац) () . Применяется либо к фрагменту текста, либо к целому абзацу, если фрагмент не выделен. В стиле описываются параметры символов и абзацев. К выделенному фрагменту применяется только описанные параметры символов, а к целому абзацу весь набор параметров. Примеры связанного стиля – Дата, Основной текст, Приветствие.

Кроме этого в среде Word существуют встроенные стили списков и стили таблиц. Их можно применить при создании соответствующих объектов документа. Можно также создать стили списков и стили таблиц. Стили списков и таблиц не отображаются в окне Стили.

Окно Стили удобно еще и тем, что кроме стилей позволяет отображать используемое в документе обычное ручное форматирование. Чтобы настроить область стилей щелкните на гиперссылку Параметры (рис. 2). Откроется окно Параметры области стилей (рис. 3).

Рис. 3

В поле Отображаемые стили установите один из вариантов: Рекомендованные, Используемые, В текущем документе, Все. Можно установить порядок сортировки списка стилей.

Чтобы в области стилей отображалось также ручное форматирование, надо включить флажки Форматирование абзацев, Форматирование текста, Форматирование списков.

Как уже было сказано, стили определенного вида помечаются специальным значком. Он указывается рядом с названием стиля. Если применено ручное форматирование, то в строке будут описаны элементы форматирования и никакого значка не будет. При наведении курсора на строку появляется контекстная подсказка с полным описанием форматирования. В таблице (таблица 2) приведены примеры отображения форматирования в области стилей.

Таблица 2. Описание форматирования в списке Используемое

Большинство стилей абзаца основаны на стиле Обычный, который называется базовым стилем.

Некоторые стили, хотя и существуют в документе, в списке не отображаются. В основном это касается стилей автоматически создаваемых объектов, например, знак сноски, основной шрифт абзаца, стили оглавления и некоторые другие.

Чтобы просмотреть полный список стилей, надо в поле Отображаемые стили (рис. 3) выбрать Все.

По умолчанию текст в новом документе вводится стилем Обычный.

Стилевое форматирование включает следующие операции

Применение встроенного стиля.

Изменение встроенного стиля.

Создание стиля на основе выделенного фрагмента.

Создание нового стиля.

Добавление стилей в список экспресс-стилей и удаление из него.

Технология стилевого форматирования