Редактирование содержимого ячейки. Возможности редактирования и форматирования в Ворде (Word) Редактирование содержимого ячеек в excel

Практически каждый текст, который Вы набираете в документе MS Word, должен быть отредактирован и отформатирован должным образом. Исключение может быть только в тех случаях, если Вы печатаете что-либо для себя. Да и то, приятнее смотреть на грамотно написанный текст, в котором выделены важные части.

Редактирование документа, напечатанного в Ворде – это изменение слов, фрагментов текста, исправление ошибок, то есть изменение содержимого. Форматирование поможет разделить текст на абзацы, выровнять его на листе, задать нужный вид и размер для букв, сделать списки в тексте, таблицы и прочее, то есть сделать его легким для восприятия.

Для различных документов, в различных организациях правильно оформленный текст – это обязательное требование. Это могут быть и юридические бумаги, и отчеты фирм, рефераты или лабораторные, курсовые или диплом.

Именно о редактировании и форматировании пойдет речь в данной статье.

Редактирование документов в Ворде

Редактирование текста включает в себя несколько этапов. Начнем мы с редактирования символов . Для этого используются клавиши «Backspace» или «Delete» . «Backspace» удаляет символ, расположенный слева от курсора, «Delete» – справа. Выделить слово, символ или цифру можно кликнув по нему два раза мышкой. Дальше или наберите другое слово, или нажмите одну из указанных кнопок, чтобы его удалить.

Теперь отредактируем абзацы . Если нужно, чтобы предложение в тексте начиналось с нового абзаца, поставьте курсор перед первым словом в этом предложении и нажмите «Enter» . Чтобы объединить два абзаца, поставьте курсор после последнего слова первого предложения и нажмите «Delete» .

Чтобы отредактировать фрагменты текста , выделите его мышкой: установите курсор в начале фрагмента, нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская ее, переместите курсор в конец фрагмента. Выделите текст можно и другим способом: установите курсор в начале нужного текста, зажмите клавишу «Shift» и поставьте курсор в конец текста, который нужно выделить.

Выделенный фрагмент можно удалить, нажав клавишу «Backspace» или «Delete» . Также можно кликнуть по нему левой кнопкой мыши и, не отпуская ее, переместить фрагмент в нужную часть документа.

Если нужно перетащить фрагмент в другой документ Word, откройте два документа так, чтобы оба они были видны на экране. Затем, с помощью мыши, перетащите текст во второй документ.

Для работы с фрагментом текста, можно использовать и горячие клавиши. Выделите текст, нажмите «Ctrl+C» – скопировать, или «Ctrl+X» – вырезать. Затем установите курсор в другую часть документа и нажмите «Ctrl+V» – вставить.

Если Вам нужно отменить последнее действие , нажмите на кнопочку «Отменить ввод» на панели быстрого доступа. Там же есть кнопка в виде дискеты, нажмите на нее, чтобы сохранить документ. Выполнить отмену можно нажав комбинацию клавиш «Ctrl+Z» .

Если Вам нужно вставить специальные символы в текст документа, перейдите на вкладку «Вставка» и нажмите по кнопочке «Символ» , выберите пункт «Другие символы» .

В следующем окне в поле «Шрифт» выберите «(специальные знаки)» , ищите тот, который нужно вставить в документ, выделяйте его мышкой и нажимайте «Вставить» . Знак будет добавлен в то место документа, где был установлен курсор. Можете также перейти на вкладку «Специальные знаки» . Затем закройте окно.

Например, в документе часто повторяется слово «компьютер», а Вам нужно, чтобы вместо него было слово «ноутбук». Чтобы не удалять сто раз, и не писать одно и то же, воспользуемся функцией замены в документе. Как сделать замену в Ворде , Вы можете прочесть, перейдя по ссылке. Окно «Найти и заменить» вызывается комбинацией клавиш «Ctrl+H» .

Важным моментом также является проверка правописания в документе. Орфографические ошибки подчеркнуты в тексте красной волнистой линией, грамматические – зеленой.

Перейдите на вкладку «Рецензирование» и кликните по кнопочке «Правописание» .

Для грамматических ошибок Word предложит возможные слова для замены, для орфографических, в окошке будет написано пояснение ошибки.

Когда проверка правописания в документе будет закончена, появится соответствующее диалоговое окно, кликните в нем по кнопочке «ОК» .

Выполнять редактирование удобнее с включенными непечатаемыми знаками. Они показывают конец абзаца, знаки табуляции, разрывы страниц и прочее. Включить их можно нажав на кнопочку «Отобразить все знаки» на вкладке «Главная» . Поначалу будет непривычно, но со временем, это значительно упростит работу с документами.

Форматирование документов в Ворде

Теперь давайте сделаем отредактированный текст удобным для чтения. Чтобы другой человек, глядя на него, мог уловить важные слова, данные и прочую информацию.

Перейдите на вкладку «Главная» . Здесь Вы найдете большое количество различных инструментов. В группе «Шрифт» можно выбрать необходимый шрифт и размер букв, выделить текст жирным или курсивом, подчеркнуть или зачеркнуть, вставить подстрочный, надстрочный знак. Можно настроить различные параметры анимации для текста, выбрать для него фон или цвет букв.

В группе «Абзац» есть кнопочки для создания различных видов списка и для выравнивания текста на листе. Здесь же можно выбрать фон для абзаца, настроить межстрочный интервал и интервал между абзацами. Про то, как настроить интервалы в Word , прочтите, перейдя по ссылке.

На вкладке «Вставка» можно сделать таблицу в Word и сделать гиперссылку в Word . В группе «Колонтитулы» , кликнув по кнопочке «Номер страницы» , можно пронумеровать страницы в документе Ворд .

На вкладке «Разметка страницы» можно изменить ориентацию страниц документа, разбить текст на колонки или расставить переносы .

В некоторых группах, справа внизу есть маленькая стрелочка, нажав на нее, откроется диалоговое окно с дополнительными параметрами.

Можно настроить его внешний вид. При настройке оглавления параметры применяются к существующей таблице. Если вас устраивает оформление, нажмите кнопку ОК . В противном случае нажмите кнопку Отмена и все изменения будут сброшены. Оглавление останется на своем месте.

Выберите пункт Настраиваемое оглавление .

Настраиваемое оглавление .

Настройка существующего оглавления:

Выберите пункт Настраиваемое оглавление .

Используйте параметры для отображения, скрытия и выравнивания номеров страниц, добавления или изменения заполнителя, настройки форматирования и указания количества уровней отображаемых заголовков.

Форматирование текста в оглавлении

Нажмите кнопку Изменить . Если кнопка Изменить Форматы значение Из шаблона .

В списке Стили Изменить .

Внесите изменения в области Изменение стиля .

Настройка существующего или создание новой таблицы:

Настройки будут применены, если у вас уже есть оглавление. В противном случае будет добавлена новая настраиваемая таблица.

Форматирование текста в оглавлении

Нажмите кнопку Изменить . Если кнопка Изменить неактивна, установите в поле Форматы значение Из шаблона .

В списке Стили выберите уровень, который требуется изменить, и нажмите кнопку Изменить .

Внесите изменения в области Изменение стиля .

Основы работы в Microsoft Excel

Для практического освоения приемов работы в среде Excel предлагается произвести расчеты по продаже товаров видео- и аудиотехники фирмой «Техносервис» через сеть магазинов «Техносила» и «Техношок», для чего потребуется создание нескольких таблиц.

Любая таблица по своей структуре состоит из 3 частей:

ü Заголовок таблицы.

ü Шапка таблицы (названия граф таблицы).

ü Информационная часть (исходные и выходные данные, расположенные в соответствующих графах).

Ввод заголовка, шапки и исходных данных таблицы

После загрузки Excel на экран выводится стандартный шаблон таблицы, имеющий определенную ширину столбцов и высоту строк.

Ввод данных осуществляется в активную ячейку, т.е. в ту ячейку, в которую предварительно установлен табличный курсор и которая отличается от остальных контрастной рамкой вокруг нее.

Ввод исходных данных в ячейку будет завершен в результате выполнения одного из следующих действий:

v нажатия клавиши Enter;

v нажатия соответствующих клавиш управления курсором на клавиатуре;

v щелчка кнопкой мыши по следующей ячейке для ввода данных;

v нажатия клавиши табуляции.

При вводе данных в таблицу названия некоторых граф могут быть расположены в ячейке в несколько строк. Подобный ввод данных может быть осуществлен следующими способами:

1. Нажать клавишу Alt (левую или правую) и, удерживая ее, нажать коротко клавишуEnter после любого введенного в ячейку слова или словосочетания. Одновременное нажатие клавиш принято обозначать символом “+”, например Alt +Enter.

2. Использовать вкладку Главная , где в группеЯчейки нажать кнопку Формат , в раскрывшемся окне выбрать команду Формат ячеек , а затем в окне Формат ячеек , на вкладке Выравнивание установить переключатель Переносить по словам в области Отображение.

3. Нажать кнопку Перенос текста в группе Выравнивание на вкладке Главная .

Ввода заголовка, шапки и исходных данных контрольного примера

Упражнение . Осуществить ввод заголовка, шапки и исходных данных контрольного примера в соответствии с рисунком 1, для чего:

· В ячейку А1 на Листе 1 ввести “Прайс-лист ООО «Техносервис»” и нажать клавишу Enter .

· В ячейку А2 ввести “Наименование”, нажать одновременно клавишиAlt иEnter, ввести “товара” и нажать Enter .

· В ячейку В2 ввести “Цена”, нажать одновременно Alt иEnter , ввести “в у.е.” и нажать Enter .

Если введенные данные не соответствуют по расположению в ячейках примеру, приведенному на рис. 1, то следует изменить ширину столбцов, для этого необходимо:

· Установить указатель мыши на границу обозначений столбцов так, чтобы он принял вид черной двунаправленной стрелки.

· Удерживая нажатой левую кнопку мыши, расширить (уменьшить) столбец на необходимую величину.

Внимание! Введенный текст заголовка таблицы занял несколько соседних с ячейкой А1 ячеек. Однако если перевести курсор, например в ячейку В1, то в строке состояния, где обязательно отражается содержимое ячейки, в которой находится курсор, ничего не будет отражено. Это объясняется тем, что введенный текст, ширина которого превышает ширину ячейки А1, расположился в соседних ячейках справа лишь на экране дисплея. Если бы в дальнейшем потребовалось ввести в ячейку В1 какие-либо данные, произошло бы усечение текста до размеров ячейки А1, хотя на самом деле в ячейке А1 сам текст остался полностью.

Дальнейшая работа по вводу исходных данных в контрольном примере осуществляется в соответствии с рис 2.

Расширить столбец А ,установив курсор мыши на границу столбцов А и В и растянуть столбец А . до нужной величины.

Редактирование содержимого ячейки

Если при просмотре таблицы были обнаружены ошибки, их необходимо отредактировать.

Excel позволяет редактировать содержимое ячеек несколькими способами:

Ø набором в активной ячейке новой информации поверх ошибочной (используется, как правило, при полной замене информации);

Ø активизацией строки формул щелчком мыши для перехода в режим редактирования;

Ø нажатием функциональной клавиши F2 в активной ячейке.

Удаление ошибочной информации осуществляется нажатием клавиши Delete в активной ячейке.

Упражнение . Для удобства ориентации среди электронных документов рекомендуется давать листам рабочей книги соответствующие названия. Предлагается назвать первый лист рабочей книги «Прайс-лист». Для этого необходимо:

· Установить указатель мыши на название Лист1 .

· Щелкнуть правой кнопкой мыши.

· В контекстном меню выбрать пункт Переименовать .

· С клавиатуры набрать новое название листа.

· Нажать Enter .

Примечание . Переименовать рабочий лист можно также путем двойного щелчка по левой кнопке мыши, предварительно установив курсор на его название, после чего ввести новое название.

Если при просмотре таблицы были обнаружены ошибки, их необходимо отредактировать.

Excel позволяет редактировать содержимое ячеек несколькими способами:

набором в активной ячейке новой информации поверх ошибочной (используется, как правило, при полной замене информации);

активизацией строки формул щелчком мыши для перехода в режим редактирования;

нажатием функциональной клавиши F2 в активной ячейке.

Удаление ошибочной информации осуществляется нажатием клавиши Delete в активной ячейке.

Установить указатель мыши на название Лист1 .

Щелкнуть правой кнопкой мыши.

В контекстном меню выбрать пункт Переименовать .

С клавиатуры набрать новое название листа.

Нажать Enter .

Оформление электронной таблицы

Каждая электронная таблица требует своего оформления, то есть придания ей определенного эстетического вида.

Как правило, заголовки таблиц, названия их граф, итоговая строка могут быть выделены отличающимся от общего текста размером шрифта, его цветом, фоном. Кроме того, в таблицах принято использовать разделители столбцов и строк (границы) и прочие графические эффекты.

Большинство операций по оформлению таблиц сосредоточено на вкладке Главная. Наиболее употребляемые операции (цвет заливки, цвет шрифта, выравнивание по различным признакам, границы, разрядность и т.п.) выведены в качестве кнопок в группах Шрифт , Выравнивание , Число .

Упражнение . На данном этапе необходимо оформить таблицу в соответствии с рисунком 3, для чего:

Выделить блок ячеек А1:В2.

На вкладке Главная в группе Шрифт нажать кнопкусострелкой(справа от названия группы).

В раскрывшемся окне Формат ячеек на вкладке Шрифт в опции Начертание выбрать Полужирный , в опции Размер установить 12 и нажать ОК.

Примечание : те же действия могут быть выполнены с помощью кнопки Формат в группе Ячейки на вкладке Главная , после нажатия которой нужно выбрать команду Формат ячеек , а так же при помощи команды Формат ячеек в контекстном меню, вызываемым нажатием правой кнопки мыши после выделения соответствующего блока ячеек, или соответствующей мини-панели.

Выделить всю таблицу (блок ячеек А2:В10 ).

На вкладке Главная в группе Шрифт нажать кнопку Границы и щелкнуть левой кнопкой мыши по стрелке справа от нее.

Из списка вариантов выбрать Внешние границы (граница вокруг всей таблицы).

Щелкнуть левой кнопкой мыши в любой свободной ячейке листа, чтобы снять выделение с блока.

Путем выделения отдельных частей таблицы (шапки, колонок), закончить оформление таблицы в соответствии рис. 3, используя кнопку Границы группе Шрифт на вкладке Главная.

Сохранение таблиц на диске

Для многократного использования электронной таблицы в дальнейшем необходимо сохранить ее на диске.

При сохранении файла сохраняются и установки, сделанные для данной книги, включая конфигурацию окна и характеристики дисплея, формулы, функции, шрифты и стили.

Активизировав Кнопку «Office» в верхнем левом углу окна, вы увидите несколько команд, позволяющих сохранить файл EXCEL: Сохранить , Сохранить как , Закрыть. Каждая из этих команд имеет свою специфику. Команда Сохранить как, обычно, используется при первом сохранении документа или для выбора способа его сохранения. Команда Сохранить применяется для сохранения изменений, сделанных в существующем документе. Сохранить как Web - страницу сохраняет документ на Web-странице. При выборе команды Закрыть , во избежание случайной потери выполненной работы, Excel всегда запрашивает, не хотите ли вы сохранить свои изменения. Кроме того, нажав кнопку Сохранить на панели инструментов, вы можете быстро сохранить текущий документ точно так же, как с помощью команды Сохранить из меню Office . После сохранения файла книги, с помощью одной из перечисленных выше команд сохранения, книга остается открытой. Файл удаляется с экрана только при закрытии книги.

Упражнение . Необходимо сохранить рабочую книгу, где находится таблица Прайс-лист ООО «Техносервис» как файл с именем «Продажи» (данное имя вводится с учетом того, что в этой же книге будут сформированы новые таблицы с данными о продажах товаров). Необходимо сохранить файл в сетевом каталоге, на дискете или в папке, которую укажет преподаватель. Для этого:

Активизировать Кнопку «Office» .

Основные правила набора текста:

Пробел нажимаем только один раз для разделения слов;
После знаков препинания ВСЕГДА ставится ПРОБЕЛ.

Выделение текста:

Установить указатель «мыши» на начало фразы, нажать левую кнопку «мыши» и, не отпуская её, выделить нужный текст.
В левом поле документа щелкнуть левой кнопкой «мыши» один раз – выделится строка, два – абзац, три – весь текст.
Установить курсор на начало фразы, нажать клавишу «Shift » и, не отпуская её, с помощью курсорных стрелок выделить нужный текст.
Пункт меню ПРАВКА – ВЫДЕЛИТЬ ВСЁ.
Вытелить части текста не стоящие рядом можно нажав клавишу "CTRL" .

Редактирование текста – изменение содержимого текста.

Копирование текста:

Выделить текст;
Пункт меню ПРАВКА – КОПИРОВАТЬ;
Пункт меню ПРАВКА – ВСТАВИТЬ.

Перемещение текста:

Выделить текст;
Вкладка ГЛАВНАЯ – ВЫРЕЗАТЬ;
Установить курсор в нужную позицию;
Вкладка ГЛАВНАЯ – ВСТАВИТЬ.

Удаление текста:

BackSpace (!) – удаляет символ слева от курсора.
Delete - удаляет символ справа от курсора.
Удаление части текста: выделить текст – Delete.

Форматирование текста – изменение внешнего вида текста.

Выделить текст.
Вкладка ГЛАВНАЯ – ШРИФТ: задаются шрифт, размер букв, стиль начертания (полужирный, курсив), цвет букв, подчёркивание и др.
Вкладка ГЛАВНАЯ – АБЗАЦ: задаются выравнивание текста, интервалы до и после абзаца, красная строка, межстрочный интервал.
Вкладка РАЗМЕТКА СТРАНИЦЫ - ПОЛЯ

В текстовом процессоре MS Word существуют два способа форматирования текста: прямое форматирование выделенных фрагментов и стилевое форматирование, с помощью которого можно переформатировать сразу несколько абзацев без предварительного их выделения.

ФОРМАТ ШРИФТА

Основная графическая единица текста - это символ. Последовательность символов образует текст. СИМВОЛ имеет следующие параметры:

гарнитура - вид шрифта;

кегль (размер);

цвет.

Word позволяет быстро и просто вводить и менять шрифт. Форматирование шрифта выполняется с помощью Панели форматирования или в диалоговом окне Шрифт. Быстро попасть в это окно можно через контекстное меню. Для этого надо щелкнуть правой клавишей мыши на нужном слове или выделенном фрагменте.

В открывшемся диалоговом окне можно задать вид шрифта (название гарнитуры), размер, начертание (прямое, полужирное, курсив), один из видов подчеркивания, специальные эффекты. Кроме этого, можно выбрать один из 16 цветов шрифта.

Если изменить формат шрифта во время ввода текста, то эта команда будет действовать до ее отмены. Если нужно переформатировать символ после ввода, то его надо выделить. Если же нужно переформатировать целое слово после ввода, то достаточно вместо его выделения зафиксировать курсор на любой букве этого слова.

рис. 9. Контекстное меню рис.

Диалоговое окно Шрифт

Панель форматирования

ФОРМАТИРОВАНИЕ АБЗАЦЕВ

Абзац, как и любой объект, имеет свои параметры:

ширина;

способ выравнивания строк (по левому краю, по правому краю,по центру, по ширине);

положение на странице;

отступ в первой строке;

межстрочное расстояние;

интервал между абзацами.

Форматировать абзацы можно непосредственно при наборе текста или после его окончания. Форматирование может производиться с помощью диалогового окна Абзац, а также с помощью Панели форматирования.

Диалоговое окно Абзац можно вызвать с помощью контекстного меню. В поле Отступ счетчиками задаются отступы абзаца относительно правой и левой границ текста. Раскрывающийся список Первая строка позволяет установить начало первой стр оки на уровне левой границы абзаца, сформировать красную строку в виде отступа или выступа. В поле Интервал можно установить расстояние между форматируемым абзацем и соседними с ним. Для этого используются счетчики Перед и После. Раскрывающийся список Межстрочный (междустрочный) позволяет изменить расстояние между строчками абзаца (интерлиньяж). В раскрывающемся списке Выравнивание можно выбрать один из четырех вариантов: по левому или правому краям, по ширине (по обоим краям) или по центру.

Диалоговое окно Абзац

При работе с Панелью форматирования выравнивание осуществляется с помощью расположенных на ней кнопок. Одинарный, полуторный и двойной межстрочные интервалы также можно установить с помощью кнопок, предварительно настроив Панельформатирования.

Чтобы форматирование абзаца происходило в процессе его ввода, следует задать необходимые параметры, а уже затем вводить текст.

Для форматирования нескольких расположенных друг за другом абзацев их необходимо предварительно выделить. При форматировании одного абзаца достаточно установить курсор в любом месте этого абзаца.

рис. 14. Горизонтальная координатная линейка

Обрамление и заливка абзаца

Кроме описанных способов форматирования абзаца в некоторых случаях абзацы, на которые хотят обратить особое внимание, выделяют рамкой или затенением. Для этого используют диалоговое окно Обрамление и заливка абзаца, которое вызывается командой Обрамление и заливка меню Формат.

Скачать:

Предварительный просмотр:

Город Березовск находится на высоком берегу реки Чучеры. Березовск со всех сторон окружен лесами. Поэтому березовцы часто ходят за грибами и ягодами.

Шоссейные дороги связывают Березовск с другими городами Березовского района и областным центром, а до Москвы можно добраться из Березовска по железной дороге.

В Березовске много компьютеров: один компьютер приходится на 50 березовцев. Поэтому во всех березовских школах дети изучают информатику. Недавно команда юных березовцев одержала победу на областной олимпиаде школьников по информатике.

Задания.

Используя команду ЗАМЕНА из пункта меню ПРАВКА, замените Березовск на Сосновск, а березовцев на сосновцев.

Придумайте заголовок к тексту и оформите его красиво.

Стоит кровье копытце полно вадицы.

Сестрица Аленушка, хлибну я из копыца!

Не пей, брат, тиленком станешь!

Задания к тексту.

Проверить орфографию, исправить ошибки (щелчок правой кнопкой мышки по подчеркнутому слову)
Для заголовка задать шрифт Monotype Corsiva , размер 20, полужирный, цвет букв зелёный, пунктирное подчёркивание синего цвета. Поместить заголовок по центру.
Для основного текста шрифт Times New Roman, размер 18.
Выровнять текст по ширине.
Взять готовый текст в рамку (Выделить – ФОРМАТ – Граница и Заливка…)
Поместить рисунок справа от сказки (щелчок правой кнопкой мышки по рисунку - Формат рисунка – Положение – Вокруг рамки)