Экспорт и резервное копирование электронной почты, контактов и календаря в PST-файл Outlook. Управление контактами в Outlook
В комплект Microsoft Office по умолчанию входит программа Outlook, предназначенная для работы с несколькими электронными почтами одновременно, создания календарей и заметок, а также ведения адресной книги. Функционал адресной книги позволяет добавлять, удалять, импортировать, группировать и редактировать находящиеся в ней контакты.
Экспорт и импорт контактов
Если вы уже пользовались адресной книгой в Outlook и имеете в ней контакты, то вы можете выгрузить их в отдельный файл, чтобы перенести на другой носитель и не потерять в случае поломки компьютера. Если же у вас имеется список контактов в одном из поддерживаемых программой форматов, то можно быстро добавить их в Outlook при помощи «Импорта контактов». Учтите, что одни и те же задачи в разных версиях приложения выполняются немного по-разному, поэтому инструкции для Outlook 2007, 2010, 2013 и 2016 представлены в отдельном порядке.
Экспорт контактов
Экспорт контактов - выделение уже добавленных в программу контактов в отдельный файл с дальнейшей возможностью переноса и редактирования этого файла.
Outlook 2013, 2016
- Перейдите к вкладке «Файл».
Открываем вкладку «Файл»
- Выберите блок «Открыть и экспортировать».
Выбираем блок «Открыть и экспортировать» - Запустите команду «Импорт и экспорт».
Запускаем команду «Импорт и экспорт» - Выберите один из вариантов: экспорт в файл - создание файла в формате, который поддерживает Excel, или экспорт RSS-каналов в OPML-файл, поддерживаемый самой программой Outlook. Из файла, поддерживаемого Excel, вы также сможете загрузить контакты в Outlook.
Выбираем тип экспорта - Нажмите на «Значение, разделённое запятыми».
Выбираем формат «Значение, разделённое запятыми» - Укажите путь до папки, в которой будет сохранён создаваемый файл.
Указываем путь для сохраняемого файла - Укажите название файла, а его тип оставьте неизменным.
Называем файл с контактами - Дождитесь, пока программа автоматически экспортирует контакты в файл.
Дожидаемся окончания экспорта контактов - Запустите созданный файл, чтобы убедиться в том, что все контакты были сохранены успешно.
Открываем файл с экспортированными контактами
Outlook 2010
Outlook 2007
Импорт контактов
Если у вас есть список контактов в отдельном файле, электронной почте или программе, то вы сможете быстро перенести их в Outlook. Этим же способом можно импортировать из электронной почты адреса и письма.
Эта программа позволяет быстро и просто импортировать файлы сообщений электронной почты формата EML в любые почтовые ящики и хранилища Outlook и Exchange. Поддерживаются все основные типы учетных записей Outlook: POP3, IMAP, Exchange, Hotmail/Outlook.com (EAS), файлы данных PST, а также общие папки Exchange Server.
Формат EML является популярным способом резервного копирования электронной почты, а также переноса сообщений между различными почтовыми клиентами и системами. Например, файлы EML могут быть получены в Windows Live Mail, Mozilla Thunderbird, Mac Mail, Entourage, Eudora и в большинстве других почтовых программ. Поскольку эти программы не поддерживают прямой экспорт сообщений электронной почты в Outlook, формат EML является отличным решением для переноса ваших данных.
Наша утилита не просто импортирует файлы EML в Outlook - она делает это правильно в отличие от других программ. При импорте сохраняются все служебные заголовки писем, включая «скрытую копию» (BCC). Более того, утилита позволяет создать в Outlook существующую структуру папок с файлами EML на вашем диске. Это позволит вам быстро и безболезненно перенести всю почту из другого почтового клиента или из резервной копии с сохранением всей структуры папок.
Дополнительные настройки позволят импортировать файлы EML выборочно. Например, только содержащие (или не содержащие) вложения или ограничить размер импортируемых файлов.
Для сохранения (экспорта) сообщений в формат EML воспользуйтесь другой нашей утилитой . Также у нас есть утилиты для импорта и экспорта сообщений с использованием формата MSG (родного для Outlook). Если вашей задачей является перенос сообщений между несколькими экземплярами Outlook, приоритетным является формат MSG или использование утилиты Экспорт папок Outlook в формат PST .
* Эта утилита предназначена только для некоммерческого домашнего использования. Она не работает в доменном окружении. Часть описываемых функций и поддержка доменного окружения доступны только в расширенной версии утилиты .
|
Обсудить эту утилиту на форуме
Мы с радостью поможем вам разобраться с работой наших утилит и ответим на любые относящиеся к ним вопросы. |
|
|
Как импортировать сообщения из EML в Outlook? |
|
За последние пару лет уже стали забывать, что такое Outlook Express. Но после Нового года, в рамках проекта по объединению компаний, под наше обслуживание перешло еще 19 филиалов («счастье то какое привалило»). В процессе интеграции стало понятно, что у людей стоит все, что душе угодно, не существует никаких политик, регламентов и прочих инструкций. Одной из таких программ стал Outlook Express (само собой, есть еще тандерболты, и прочие почтовые клиенты, но пока мы еще до этого не дошли). Соответственно появилась проблема, переноса почты в Outlook 2010.
Алгоритм, который решили использовать мы, он не самый быстрый, но без заморочек:
Ставим Outlook 2010 на тот же комп, где стоит Outlook Express.
В приложении Outlook 2010 откройте вкладку Файл , нажмите кнопку Открыть , а затем - Импорт .
Откроется мастер импорта и экспорта .
Выберите пункт Импорт из другой программы или файла и нажмите кнопку Далее .
Появится список Выберите тип файла для импорта: . Какой вариант следует выбрать?
Если используются приложения Outlook Express или Почта Windows, выберите пункт Outlook Express 4.x 、 5.x 、 6.x или почта Windows и нажмите кнопку Далее .
В открывшемся окне предлагается выбрать почтовый клиент, из которого будет выполняться импорт. Приложение уже было выбрано ранее. Значит ли это, что нужно нажать кнопку Далее ?
Да. В окне может быть указано иное программное обеспечение, однако сначала необходимо выбрать Microsoft Outlook Express или Почта Microsoft Windows , а уже затем нажать кнопку Далее .
С этого момента потребуется проверять правильность указания в мастере сведений, импортируемых из учетной записи. В этом случае необходимо подтвердить имя, которое используется в качестве имени отправителя. Оно указано в поле отображаемое имя . Если оно правильное, можно нажать кнопку Далее . Если требуется изменить имя, сделайте это и нажмите кнопку Далее .
После этого проверьте свой адрес электронной почты.
Проверьте данные почтового сервера.
Проверьте сведения о входе.
Проверьте способ подключения учетной записи.
На этом проверка настроек завершена.
После нажатия кнопки Готово открывается еще одно диалоговое окно.
Это означает, что импорт настроек учетной записи завершен. После этого выполняется импорт сообщений электронной почты и контактов. Если нажать кнопку Да , начнется их импорт.
На этом собственно настройка закончена.
Всем хорошей работы!!!
Со временем, при частом использовании электронной почты, у большинства пользователей формируется список контактов, с которыми ведется переписка. И пока пользователь работает с одним почтовым клиентом, он свободно может пользоваться этим самым списком контактов. Однако, что делать, если возникла необходимость перейти на другой почтовый клиент – Outlook 2010?
Чтобы заново не создавать список контактов, в Outlook есть полезная функция, которая называется «Импорт». А как пользоваться этой функцией мы рассмотрим в этой инструкции.
Итак, если у ваз возникла необходимость перенести контакты в Outlook 2010, то следует воспользоваться мастером импорта/экспорта контактов. Для этого необходимо перейти в меню «Файл» и кликнуть по пункту «Открыть». Далее, в правой части находим кнопку «Импорт» и нажимаем ее.
Далее, перед нами открывает окно мастера импорта/экспорта, в котором перечислен список возможных действий. Поскольку нас интересует импорт контактов, то здесь можно выбрать как пункт «Импорт адресов и почты интернета», так и «Импорт из другой программы или файла».
Если вы выбрали пункт «Импорт адресов и почты интернета», то в этом случае мастер импорта/экспорта предложит вам два варианта – это импорт из файла контактов приложения Eudora, и импорт из Outlook 4, 5 или 6 версии, а также почты Windows.
Выбираем нужный источник и отмечаем флажки на против нужных данных. Если вы собираетесь импортировать только контактные данные, то для этого достаточно отметить только пункт «Импортировать адресную книгу» (как показано на скриншоте выше).
Как только выбрали подходящее действие, нажимаем кнопку «Готово» и ждем окончания процесса.
Как только все данные буду импортированы, появится «Итоги импорта» (смотрите скришот выше), где будет отображена статистика. Также, здесь нужно нажать кнопку «Сохранить в папке Входящие» или же просто «Ок».
Импорт из другой программы или файла
В случае, если вы выбрали пункт «Импорт из другой программы или файла», вы сможете загрузить контакты как из почтового клиента Lotus Organizer, так и данные из Access, Excel или обычного текстового файла. Также здесь доступен импорт из предыдущих версий Outlook и системы управления контактами ACT!.
Выбрав нужный способ импорта, кликаем по кнопке «Далее» и здесь мастер предлагает выбрать файл с данными (в случае, если вы импортируете из предыдущих версий Outlook, то мастер попытается найти данные самостоятельно). Также, здесь необходимо выбрать одно из трех действия для дубликатов.
Следующим шагом будет указание места для хранения импортируемых данных. Как только вы укажите место, куда будут загружены данные, можно переходить к следующему шагу.
Здесь мастер импорта/экспорта просит подтвердить действия.
На этом этапе можно отметить галочками те действия, которые требуется выполнить. Если вы передумали что-то импортировать, то достаточно лишь снять флажок с нужно действия.
Также в на этом этапе можно настроить соответствие полей файла с полями Outlook. Для этого достаточно лишь перетащить название полей файла (левый список) на соответствующее поле в Outlook (правый список). Как только все сделаете, нажмите «Ок».
Когда все настройки будут сделаны, нажимаем «Готово» и outlook начнет импорт данных.
Итак, мы с вами рассмотрели, как импортировать контакты в Outlook 2010. Благодаря встроенному мастеру сделать это достаточно просто. Благодаря этому мастеру можно импортировать контакты как из специально подготовленного файла, так и из предыдущих версий Outlook.
Outlook - программа, входящая в состав Microsoft Office, предназначенная для работы с электронными почтами и письмами. Чтобы не потерять или перенести письма из программы на другой компьютер или сторонний носитель, их можно сохранить в отдельный файл, экспортировать или заархивировать.
Сохранение письма в Outlook 2010 и 2013
Где Outlook хранит письма
По умолчанию программа сохраняет все письма через каждый определённый промежуток времени в отдельный файл outlook.pst автоматически. Располагается этот файл в папке Основной_диск:\Documents and Settings\название_учетной_записи\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook. Вы можете скопировать и использовать для своих целей этот архив, но учтите, что последние поступившие на почту письма могли не успеть попасть в него. Поэтому лучше воспользоваться ручным экспортом или архивированием, чтобы быть уверенным в том, что все письма окажутся в файле.
Файл Outlook.pst, в котором находятся все письма
Как заархивировать письма
Архивация в Outlook - это функция, перемещающая некоторые письма в отдельный сжимаемый архив для уменьшения объёма памяти, занимаемой ими на жёстком диске. В отличие от традиционного резервного копирования, при котором создаётся копия элементов Outlook, архивированные элементы перемещаются в отдельный файл данных Outlook (PST-файл). Доступ к архивированным элементам можно получить в любой момент, открыв этот файл.
Автоматическая архивация
По умолчанию функция активирована и выполняет свои обязанности через 2, 3 или 6 месяцев в зависимости от типа писем. Подробнее об этом смотрите в таблице ниже.
Таблица: срок хранения различных данных в Outlook
После первого сеанса автоматической архивации программа создаёт файл и отдельную папку для него. В будущем вы сможете самостоятельно добавить письма к архиву или изъять их из него. Архив, созданный средствами Outlook, по умолчанию расположен в разделе Основной_диск:\User\Название_учетной_записи\Documents\Outlook Files\archive.pst.
Чтобы настроить параметры автоматической архивации под себя, выполните следующие действия:
Ручная архивация
При ручной архивации папка «Архив» создастся автоматически, если она не была создана ранее при автоматической архивации.
Видео: архивация в Outlook
Загрузка и восстановление писем из архива и файла в формате pst
Если у вас есть архив или другой файл с письмами в формате pst, то вы можете быстро выгрузить все данные из него в программу. То есть с помощью PST файла вы можете восстановить утерянные данные или добавить новые, взятые с другого компьютера:
Видео: перенос базы Microsoft Outlook 2010
Экспорт писем
Экспорт позволяет сохранить как письма, так и остальные элементы, находящиеся в Outlook, в отдельный несжатый файл в формате pst. Полученный файл можно использовать так же, как архив, но при этом его не нужно будет разархивировать.
- Находясь во вкладке «Файл», перейдите к подразделу «Открыть».
Открываем раздел «Открыть» - Выберите функцию «Импорт» или «Импорт и экспорт», зависимо от версии программы.
Нажимаем кнопку «Импорт» - Отметьте вариант «Экспорт файлов».
Выбираем действие «Экспорт файлов» - Укажите, что хотите создать файл в формате pst.
Указываем формат pst - Выберите отдельные папки, подлежащие экспорту, или отметьте самый верхний раздел и поставьте галочку напротив слов «Включить вложенные папки».
Указываем, какие папки нужно экспортировать - Укажите путь, по которому будет определено место для хранения файла с экспортируемыми письмами.
Указываем, куда сохранить файл с экспортируемыми файлами - Если хотите, то установите пароль на файл, но это необязательно.
Устанавливаем пароль на файл - В итоге вы получите файл, с помощью которого можно перенести письма на любой компьютер, имеющий программу Outlook.
Экспортируемый файл получен
Как выделить письма
Для того чтобы отметить несколько писем сразу для дальнейшего удаления или перевода их в раздел «Прочитанные», зажмите клавишу Ctrl на клавиатуре и начните отмечать письма с помощью мышки, не отпуская клавишу.
Если вам нужно выделить большое количество писем сразу, то выделите первое письмо, а потом зажмите на клавиатуре клавишу Shift и выделите последнее письмо, не отпуска клавишу. Все письма, находящиеся между первым и последним письмом, окажутся выделенными.
Выделяем несколько писем сразу
Чтобы выделить все письма сразу, отметьте одно письмо и зажмите комбинацию клавиш Ctrl+A, тогда все письма, находящиеся в той же папке, что и выделенное письмо, окажутся выделенными.
Сохранение вложений из нескольких писем
Некоторые полученные письма могут содержать в себе вложения: файлы, картинки, видеоролики и т. п. Можно сохранять вложения каждого письма по очереди, но есть другой вариант:
Некоторые проблемы с письмами Outlook и их решение
В процессе работы с письмами могут возникать те или иные ошибки или проблемы. Для их устранения требуется выполнить определённые действия.
Непрочитанные письма прочитываются самостоятельно
Если пришедшие вам на почту письма автоматически отмечаются как «Прочитанные», хотя вы их не открывали, то дело в том, что у вас включена функцию, которая показывает, что вы прочитали письмо, если у вас открыта вкладка с ним в течение нескольких секунд. Чтобы отключить эту функцию, необходимо выполнить следующие действия:
Не отображаются старые письма
Письма, прочитанные некоторое время назад, могут перестать отображаться в программе. Чтобы это исправить, выполните следующие действия:
Письма из Outlook можно экспортировать или архивировать, чтобы получить файл, который можно перенести на другой компьютер или передать кому-либо. Из созданного файла можно будет получить данные с помощью любой версии Outlook, используя импорт или создание элемента.