• Главная
  •  > 
  • Системные программы
  •  > 
  • Создание раскрывающегося списка. Создаем связанные выпадающие списки в Excel – самый простой способ! Значение в ячейке из выпадающего списка

Создание раскрывающегося списка. Создаем связанные выпадающие списки в Excel – самый простой способ! Значение в ячейке из выпадающего списка

Под выпадающим списком понимается содержание в одной ячейке нескольких значений. Когда пользователь щелкает по стрелочке справа, появляется определенный перечень. Можно выбрать конкретное.

Очень удобный инструмент Excel для проверки введенных данных. Повысить комфорт работы с данными позволяют возможности выпадающих списков: подстановка данных, отображение данных другого листа или файла, наличие функции поиска и зависимости.

Создание раскрывающегося списка

Путь: меню «Данные» - инструмент «Проверка данных» - вкладка «Параметры». Тип данных – «Список».

Ввести значения, из которых будет складываться выпадающий список, можно разными способами:

Любой из вариантов даст такой результат.



Выпадающий список в Excel с подстановкой данных

Необходимо сделать раскрывающийся список со значениями из динамического диапазона. Если вносятся изменения в имеющийся диапазон (добавляются или удаляются данные), они автоматически отражаются в раскрывающемся списке.


Протестируем. Вот наша таблица со списком на одном листе:

Добавим в таблицу новое значение «елка».

Теперь удалим значение «береза».

Осуществить задуманное нам помогла «умная таблица», которая легка «расширяется», меняется.

Теперь сделаем так, чтобы можно было вводить новые значения прямо в ячейку с этим списком. И данные автоматически добавлялись в диапазон.


Когда мы введем в пустую ячейку выпадающего списка новое наименование, появится сообщение: «Добавить введенное имя баобаб в выпадающий список?».

Нажмем «Да» и добавиться еще одна строка со значением «баобаб».

Выпадающий список в Excel с данными с другого листа/файла

Когда значения для выпадающего списка расположены на другом листе или в другой книге, стандартный способ не работает. Решить задачу можно с помощью функции ДВССЫЛ: она сформирует правильную ссылку на внешний источник информации.

  1. Делаем активной ячейку, куда хотим поместить раскрывающийся список.
  2. Открываем параметры проверки данных. В поле «Источник» вводим формулу: =ДВССЫЛ(“[Список1.xlsx]Лист1!$A$1:$A$9”).

Имя файла, из которого берется информация для списка, заключено в квадратные скобки. Этот файл должен быть открыт. Если книга с нужными значениями находится в другой папке, нужно указывать путь полностью.

Как сделать зависимые выпадающие списки

Возьмем три именованных диапазона:

Это обязательное условие. Выше описано, как сделать обычный список именованным диапазоном (с помощью «Диспетчера имен»). Помним, что имя не может содержать пробелов и знаков препинания.

  1. Создадим первый выпадающий список, куда войдут названия диапазонов.
  2. Когда поставили курсор в поле «Источник», переходим на лист и выделяем попеременно нужные ячейки.

  3. Теперь создадим второй раскрывающийся список. В нем должны отражаться те слова, которые соответствуют выбранному в первом списке названию. Если «Деревья», то «граб», «дуб» и т.д. Вводим в поле «Источник» функцию вида =ДВССЫЛ(E3). E3 – ячейка с именем первого диапазона.

    4. Выбор нескольких значений из выпадающего списка Excel

    Бывает, когда из раскрывающегося списка необходимо выбрать сразу несколько элементов. Рассмотрим пути реализации задачи.

    1. Создаем стандартный список с помощью инструмента «Проверка данных». Добавляем в исходный код листа готовый макрос. Как это делать, описано выше. С его помощью справа от выпадающего списка будут добавляться выбранные значения.
      2. Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) On Error Resume Next If Not Intersect(Target, Range("Е2:Е9" )) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then Application.EnableEvents = False If Len(Target.Offset(0, 1)) = 0 Then Target.Offset(0, 1) = Target Else Target.End (xlToRight).Offset(0, 1) = Target End If Target.ClearContents Application.EnableEvents = True End If End Sub
    2. Чтобы выбранные значения показывались снизу, вставляем другой код обработчика.
      3. Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) On Error Resume Next If Not Intersect(Target, Range("Н2:К2" )) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then Application.EnableEvents = False If Len(Target.Offset(1, 0)) = 0 Then Target.Offset(1, 0) = Target Else Target.End (xlDown).Offset(1, 0) = Target End If Target.ClearContents Application.EnableEvents = True End If End Sub
    3. Чтобы выбираемые значения отображались в одной ячейке, разделенные любым знаком препинания, применим такой модуль.

      4. Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
      On Error Resume Next
      If Not Intersect(Target, Range("C2:C5" )) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then
      Application.EnableEvents = False
      newVal = Target
      Application.Undo
      oldval = Target
      If Len(oldval) <> 0 And oldval <> newVal Then
      Target = Target & "," & newVal
      Else
      Target = newVal
      End If
      If Len(newVal) = 0 Then Target.ClearContents
      Application.EnableEvents = True
      End If
      End Sub

    Не забываем менять диапазоны на «свои». Списки создаем классическим способом. А всю остальную работу будут делать макросы.

    Выпадающий список с поиском

    При вводе первых букв с клавиатуры высвечиваются подходящие элементы. И это далеко не все приятные моменты данного инструмента. Здесь можно настраивать визуальное представление информации, указывать в качестве источника сразу два столбца.

При работе в программе Microsoft Excel в таблицах с повторяющимися данными, очень удобно использовать выпадающий список. С его помощью можно просто выбирать нужные параметры из сформированного меню. Давайте выясним, как сделать раскрывающийся список различными способами.

Самым удобным, и одновременно наиболее функциональным способом создания выпадающего списка, является метод, основанный на построении отдельного списка данных.

Прежде всего, делаем таблицу-заготовку, где собираемся использовать выпадающее меню, а также делаем отдельным списком данные, которые в будущем включим в это меню. Эти данные можно размещать как на этом же листе документа, так и на другом, если вы не хотите, чтобы обе таблице располагались визуально вместе.

Выделяем данные, которые планируем занести в раскрывающийся список. Кликаем правой кнопкой мыши, и в контекстном меню выбираем пункт «Присвоить имя…».

Открывается форма создания имени. В поле «Имя» вписываем любое удобное наименование, по которому будем узнавать данный список. Но, это наименование должно начинаться обязательно с буквы. Можно также вписать примечание, но это не обязательно. Жмем на кнопку «OK».

Переходим во вкладку «Данные» программы Microsoft Excel. Выделяем область таблицы, где собираемся применять выпадающий список. Жмем на кнопку «Проверка данных», расположенную на Ленте.

Открывается окно проверки вводимых значений. Во вкладке «Параметры» в поле «Тип данных» выбираем параметр «Список». В поле «Источник» ставим знак равно, и сразу без пробелов пишем имя списка, которое присвоили ему выше. Жмем на кнопку «OK».

Выпадающий список готов. Теперь, при нажатии на кнопку у каждой ячейки указанного диапазона будет появляться список параметров, среди которых можно выбрать любой для добавления в ячейку.

Создание выпадающего списка с помощью инструментов разработчика

Второй способ предполагает создание выпадающего списка с помощью инструментов разработчика, а именно с использованием ActiveX. По умолчанию, функции инструментов разработчика отсутствуют, поэтому нам, прежде всего, нужно будет их включить. Для этого, переходим во вкладку «Файл» программы Excel, а затем кликаем по надписи «Параметры».

В открывшемся окне переходим в подраздел «Настройка ленты», и ставим флажок напротив значения «Разработчик». Жмем на кнопку «OK».

После этого, на ленте появляется вкладка с названием «Разработчик», куда мы и перемещаемся. Чертим в Microsoft Excel список, который должен стать выпадающим меню. Затем, кликаем на Ленте на значок «Вставить», и среди появившихся элементов в группе «Элемент ActiveX» выбираем «Поле со списком».

Кликаем по месту, где должна быть ячейка со списком. Как видите, форма списка появилась.

Затем мы перемещаемся в «Режим конструктора». Жмем на кнопку «Свойства элемента управления».

Открывается окно свойств элемента управления. В графе «ListFillRange» вручную через двоеточие прописываем диапазон ячеек таблицы, данные которой будут формировать пункты выпадающего списка.

Выпадающий список в Microsoft Excel готов.

Чтобы сделать и другие ячейки с выпадающим списком, просто становимся на нижний правый край готовой ячейки, нажимаем кнопку мыши, и протягиваем вниз.

Связанные списки

Также, в программе Excel можно создавать связанные выпадающие списки. Это такие списки, когда при выборе одного значения из списка, в другой графе предлагается выбрать соответствующие ему параметры. Например, при выборе в списке продуктов картофеля, предлагается выбрать как меры измерения килограммы и граммы, а при выборе масла растительного – литры и миллилитры.

Прежде всего, подготовим таблицу, где будут располагаться выпадающие списки, и отдельно сделаем списки с наименованием продуктов и мер измерения.

Присваиваем каждому из списков именованный диапазон, как это мы уже делали ранее с обычными выпадающими списками.

В первой ячейке создаём список точно таким же образом, как делали это ранее, через проверку данных.

Во второй ячейке тоже запускаем окно проверки данных, но в графе «Источник» вводим функцию «=ДВССЫЛ» и адрес первой ячейки. Например, =ДВССЫЛ($B3).

Как видим, список создан.

Теперь, чтобы и нижние ячейки приобрели те же свойства, как и в предыдущий раз, выделяем верхние ячейки, и при нажатой клавише мышки «протаскиваем» вниз.

Всё, таблица создана.

Мы разобрались, как сделать выпадающий список в Экселе. В программе можно создавать, как простые выпадающие списки, так и зависимые. При этом, можно использовать различные методы создания. Выбор зависит от конкретного предназначения списка, целей его создания, области применения, и т.д.

Как создать в Экселе выпадающий список? Все давно знают о том, как хорошо Excel работает с таблицами и разного рода формулами, но мало кто знает, что здесь можно делать выпадающие списки. И сегодня речь пойдет о них.

И так есть несколько вариантов, как сделать выпадающие списки для работы в Microsoft Office Excel.

Вариант первый очень прост. Если вы вводите схожие данные в одном столбце сверху в низ, то вам достаточно всего лишь встать на ячейку под данными и нажать комбинацию клавиш «Alt + стрелка вниз». Перед вами появится выпадающий список, с которого одним кликом можно выбрать нужные Вам данные.

Недостатком данного метода является то, что он рассчитан на последовательный способ ввода данных и если вы станете на любую другую ячейку в столбце то выпадающий список будет пустым.

Вариант второй дает больше возможностей, его еще считают стандартным. Сделать можно это через проверку данных. В первую очередь нам нужно выделить диапазон данных, которые попадут в наш список, и присвоить ему имя.


Отредактировать данный диапазон можно через вкладку меню «Формулы» выбрав пиктограмму «Диспетчер имен». В нем вы можете создать новый выпадающий список, редактировать действующий или просто удалить не нужный.

Следующим шагом выбираем ячейку, где будет размещен наш выпадающий список и переходим на вкладку меню «Данные», нажимаем на иконку «Проверка данных». В открывшемся окне нам нужно выбрать тип данных, которые будут вводиться в нашей ячейке. В нашем случае мы выбираем «Списки» и ниже через знак равенства прописываем имя нашего диапазона, и нажать ОК. Для того чтобы применить список ко всем ячейкам достаточно перед включением проверки данных просто выделить весь столбец или нужную вам область.


Есть и другие варианты более сложные для создания выпадающего списка, такие как: вставка через вкладку меню «Разработчик», где можно вставить выпадающие списки как часть элемента формы или часть элемента ActiveX. Или написать соответствующие макросы для создания и работы выпадающих списков.

Введите данные в ячейки A1:A10, которые будут выступать в качестве источника для списка. В нашем примере мы ввели цифры, они появятся в выпадающем списке. Выделите ячейку (Например, E5), которая будет содержать в раскрывающийся список. Выберите меню «Данные» -> «Проверка данных», чтобы открыть диалоговое окно «Проверка вводимых значений».

3. На вкладке «Параметры» выберите параметр «Список» в раскрывающемся меню. Убедитесь, что установлены нужные флажки.

4. Затем, нажмите на кнопку. Появится следующее диалоговое окно.

5. Выберите элементы, которые появятся в выпадающем списке на листе с помощью мыши, кликните на кнопку и вернитесь обратно к окну «Проверка вводимых значений», затем нажмите кнопку «ОК».

6. Выпадающий список в Excel будет создан.

Если ваш список короткий, вы можете ввести элементы непосредственно в «Источник» на вкладке «Настройка» в диалоговом окне «Проверка вводимых значений». Отделите каждый пункт списка разделителями, указанными в региональных настройках.
Если список должен располагаться на другом листе, вы можете воспользоваться параметром «= List» перед указанием диапазона данных.
Как создать выпадающий список в Экселе на основе данных из перечня

Представим, что у нас есть перечень фруктов:
Как сделать выпадающий список в Excel

Для создания выпадающего списка нам потребуется сделать следующие шаги:

Перейти на вкладку “Данные” => раздел “Работа с данными” на панели инструментов => выбираем пункт “Проверка данных”.

В поле “Источник” ввести диапазон названий фруктов =$A$2:$A$6 или просто поставить курсор мыши в поле ввода значений “Источник” и затем мышкой выбрать диапазон данных:

Если вы хотите создать выпадающие списки в нескольких ячейках за раз, то выберите все ячейки, в которых вы хотите их создать, а затем выполните указанные выше действия. Важно убедиться, что ссылки на ячейки являются абсолютными (например, $A$2), а не относительными (например, A2 или A$2 или $A2).

Как сделать выпадающий список в Excel используя ручной ввод данных

На примере выше, мы вводили список данных для выпадающего списка путем выделения диапазона ячеек. Помимо этого способа, вы можете вводить данные для создания выпадающего списка вручную (необязательно их хранить в каких-либо ячейках).
Например, представим что в выпадающем меню мы хотим отразить два слова “Да” и “Нет”.

Для этого нам потребуется:
Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать выпадающий список;
Перейти на вкладку “Данные” => раздел “Работа с данными” на панели инструментов =>
Проверка данных в Excel

Во всплывающем окне “Проверка вводимых значений” на вкладке “Параметры” в типе данных выбрать “Список”:
Проверка вводимых значений в Excel

В поле “Источник” ввести значение “Да; Нет”.
Нажимаем “ОК”
Да - Нет

После этого система создаст раскрывающийся список в выбранной ячейке. Все элементы, перечисленные в поле “Источник”, разделенные точкой с запятой будут отражены в разных строчках выпадающего меню.

Если вы хотите одновременно создать выпадающий список в нескольких ячейках – выделите нужные ячейки и следуйте инструкциям выше.
Как создать раскрывающийся список в Эксель с помощью функции СМЕЩ

Наряду со способами описанными выше, вы также можете использовать формулу СМЕЩ для создания выпадающих списков.

Например, у нас есть список с перечнем фруктов:

Для того чтобы сделать выпадающий список с помощью формулы СМЕЩ необходимо сделать следующее:
Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать выпадающий список;
Перейти на вкладку “Данные” => раздел “Работа с данными” на панели инструментов => выбрать пункт “Проверка данных”:
Проверка данных в Excel

Во всплывающем окне “Проверка вводимых значений” на вкладке “Параметры” в типе данных выбрать “Список”:
Проверка вводимых значений в Excel

В поле “Источник” ввести формулу: =СМЕЩ(A$2$;0;0;5)
Нажать “ОК”

Система создаст выпадающий список с перечнем фруктов.
Как эта формула работает?

На примере выше мы использовали формулу =СМЕЩ(ссылка;смещ_по_строкам;смещ_по_столбцам;[высота];[ширина]).
Эта функция содержит в себе пять аргументов. В аргументе “ссылка” (в примере $A$2) указывается с какой ячейки начинать смещение. В аргументах “смещ_по_строкам” и “смещ_по_столбцам” (в примере указано значение “0”) – на какое количество строк/столбцов нужно смещаться для отображения данных.

В аргументе “[высота]” указано значение “5”, которое обозначает высоту диапазона ячеек. Аргумент “[ширина]” мы не указываем, так как в нашем примере диапазон состоит из одной колонки.
Используя эту формулу, система возвращает вам в качестве данных для выпадающего списка диапазон ячеек, начинающийся с ячейки $A$2, состоящий из 5 ячеек.

Как сделать выпадающий список в Excel с подстановкой данных (с использованием функции СМЕЩ)

Если вы используете для создания списка формулу СМЕЩ на примере выше, то вы создаете список данных, зафиксированный в определенном диапазоне ячеек. Если вы захотите добавить какое-либо значение в качестве элемента списка, вам придется корректировать формулу вручную.

Ниже вы узнаете, как делать динамический выпадающий список, в который будут автоматически загружаться новые данные для отображения.
Для создания списка потребуется:
Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать выпадающий список;

Перейти на вкладку “Данные” => раздел “Работа с данными” на панели инструментов => выбрать пункт “Проверка данных”;
Во всплывающем окне “Проверка вводимых значений” на вкладке “Параметры” в типе данных выбрать “Список”;
В поле “Источник” ввести формулу: =СМЕЩ(A$2$;0;0;СЧЕТЕСЛИ($A$2:$A$100;”<>”))
Нажать “ОК”

В этой формуле, в аргументе “[высота]” мы указываем в качестве аргумента, обозначающего высоту списка с данными – формулу СЧЕТЕСЛИ, которая рассчитывает в заданном диапазоне A2:A100 количество не пустых ячеек.

Примечание: для корректной работы формулы, важно, чтобы в списке данных для отображения в выпадающем меню не было пустых строк.

Как создать выпадающий список в Excel с автоматической подстановкой данных

Для того чтобы в созданный вами выпадающий список автоматически подгружались новые данные, нужно проделать следующие действия:
Создаем список данных для отображения в выпадающем списке. В нашем случае это список цветов. Выделяем перечень левой кнопкой мыши:
выпадающий список с автоматиеской подстановкой в эксель

На панели инструментов нажимаем пункт “Форматировать как таблицу”:

Из раскрывающегося меню выбираем стиль оформления таблицы

Нажав клавишу “ОК” во всплывающем окне, подтверждаем выбранный диапазон ячеек:

Присваиваем имя таблице в правой верхней ячейке над колонкой “А”:

Таблица с данными готова, теперь можем создавать выпадающий список. Для этого необходимо:
Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать список;

Перейти на вкладку “Данные” => раздел “Работа с данными” на панели инструментов => выбрать пункт “Проверка данных”:

Во всплывающем окне “Проверка вводимых значений” на вкладке “Параметры” в типе данных выбрать “Список”:

В поле источник указываем =”название вашей таблицы”. В нашем случае мы ее назвали “Список”:
Поле источник автоматическая подстановка данных в выпадающий список Эксель

Готово! Выпадающий список создан, в нем отображаются все данные из указанной таблицы:

Для того чтобы добавить новое значение в выпадающий список – просто добавьте в следующую после таблицы с данными ячейку информацию:

Таблица автоматически расширит свой диапазон данных. Выпадающий список соответственно пополнится новым значением из таблицы:
Автоматическая подстановка данных в выпадающий список эксель

Как скопировать выпадающий список в Excel

В Excel есть возможность копировать созданные выпадающие списки. Например, в ячейке А1 у нас есть выпадающий список, который мы хотим скопировать в диапазон ячеек А2:А6.

Для того чтобы скопировать выпадающий список с текущим форматированием:
нажмите левой клавишей мыши на ячейку с выпадающим списком, которую вы хотите скопировать;

выделите ячейки в диапазоне А2:А6, в которые вы хотите вставить выпадающий список;

нажмите сочетание клавиш на клавиатуре CTRL+V.
Так, вы скопируете выпадающий список, сохранив исходный формат списка (цвет, шрифт и.т.д). Если вы хотите скопировать/вставить выпадающий список без сохранения формата, то:
нажмите левой клавишей мыши на ячейку с выпадающим списком, который вы хотите скопировать;

нажмите сочетание клавиш на клавиатуре CTRL+C;
выберите ячейку, в которую вы хотите вставить выпадающий список;
нажмите правую кнопку мыши => вызовите выпадающее меню и нажмите “Специальная вставка”;
выпадающий список в excel

В появившемся окне в разделе “Вставить” выберите пункт “условия на значения”:

Нажмите “ОК”
После этого, Эксель скопирует только данные выпадающего списка, не сохраняя форматирование исходной ячейки.
Как выделить все ячейки, содержащие выпадающий список в Экселе

Иногда, сложно понять, какое количество ячеек в файле Excel содержат выпадающие списки. Есть простой способ отобразить их. Для этого:

Нажмите на вкладку “Главная” на Панели инструментов;
Нажмите “Найти и выделить” и выберите пункт “Выделить группу ячеек”:

В диалоговом окне выберите пункт “Проверка данных”. В этом поле есть возможность выбрать пункты “Всех” и “Этих же”. “Всех” позволит выделить все выпадающие списки на листе. Пункт “этих же” покажет выпадающие списки схожие по содержанию данных в выпадающем меню. В нашем случае мы выбираем “всех”:
Выпадающий список в Excel. Как найти все списки

Нажмите “ОК”
Нажав “ОК”, Excel выделит на листе все ячейки с выпадающим списком. Так вы сможете привести за раз все списки к общему формату, выделить границы и.т.д.

Как сделать зависимые выпадающие списки в Excel

Иногда нам требуется создать несколько выпадающих списков, причем, таким образом, чтобы, выбирая значения из первого списка, Excel определял какие данные отобразить во втором выпадающем списке.
Предположим, что у нас есть списки городов двух стран Россия и США:

Для создания зависимого выпадающего списка нам потребуется:
Создать два именованных диапазона для ячеек “A2:A5” с именем “Россия” и для ячеек “B2:B5” с названием “США”. Для этого нам нужно выделить весь диапазон данных для выпадающих списков:
зависимый выпадающий список в Excel

Перейти на вкладку “Формулы” => кликнуть в разделе “Определенные имена” на пункт “Создать из выделенного”:
Зависимые выпадающие списки в Excel

Во всплывающем окне “Создание имен из выделенного диапазона” поставьте галочку в пункт “в строке выше”. Сделав это, Excel создаст два именованных диапазона “Россия” и “США” со списками городов:
зависимый-выпадающий-список-в-excel

Нажмите “ОК”
В ячейке “D2” создайте выпадающий список для выбора стран “Россия” или “США”. Так, мы создадим первый выпадающий список, в котором пользователь сможет выбрать одну из двух стран.

Теперь, для создания зависимого выпадающего списка:
Выделите ячейку E2 (или любую другую ячейку, в которой вы хотите сделать зависимый выпадающий список);
Кликните по вкладке “Данные” => “Проверка данных”;
Во всплывающем окне “Проверка вводимых значений” на вкладке “Параметры” в типе данных выберите “Список”:
Проверка вводимых значений в Excel

Нажмите “ОК”

Теперь, если вы выберите в первом выпадающем списке страну “Россия”, то во втором выпадающем списке появятся только те города, которые относятся к этой стране. Также и в случае, когда выбираете “США” из первого выпадающего списка.

Выпадающие списки – очень удобный объект, который используется практически во всех приложениях. Кроме этого, они очень популярны на веб-страницах, поскольку намного проще данные выбирать, чем вносить их вручную. Особенно подобные формы востребованы при регистрации. Но их также часто используют и в Экселе. В данной статье мы рассмотрим, как сделать выпадающий список в редакторе Excel.

Для этой цели существует несколько способов. Рассмотрим их более внимательно. Первым делом необходимо создать таблицу с небольшим перечнем.

Для того чтобы произошла подстановка данных из таблицы, достаточно выполнить следующее.

  1. Перейдите на первую пустую клетку после вашего списка.
  1. Сделайте правый клик. Затем выберите указанный пункт.
  1. В результате этого появится следующий список.
  1. Для перехода по нему достаточно нажать на горячие клавиши Alt +↓ .

Эту комбинацию можно будет использовать всегда. В дальнейшем необязательно вызывать контекстное меню.

  1. Затем для выбора можно использовать только стрелочки (↓ и ). Для того чтобы вставить нужный продукт (в нашем случае), достаточно нажать на клавишу Enter .

Данный способ отлично работает и тогда, когда в таблице содержатся повторяющиеся значения. При этом в выпадающем списке будут только уникальные записи.

Обратите внимание на то, что этот метод не работает, если вы выберите клетку, выше которой нет никакой информации.

Стандартный

В этом случае необходимо:

  1. Выделить нужные ячейки. Перейти на вкладку «Формулы». Нажать на кнопку «Определенные имена». Выбрать пункт «Диспетчер имён».
  1. Затем кликнуть на «Создать».
  1. Далее нужно будет указать желаемое имя (нельзя использовать символ тире или пробел). В графе диапазон произойдет автозаполнение, поскольку нужные ячейки были выделены в самом начале. Для сохранения нажмите на «OK».
  1. Затем закройте это окно.
  1. Выберите ячейку, в которой будет раскрываться будущий список. Откройте вкладку «Данные». Кликните на указанную иконку (на треугольник). Нажмите на пункт «Проверка данных».
  1. Нажмите на «Тип данных». Необходимо задать значение «Список».
  1. Вследствие этого появится поле «Источник». Кликните туда.
  1. Затем выделите нужные ячейки. Ранее созданное имя автоматически подставится. Для продолжения нажимаем на «OK».
  1. Благодаря этим действиям вы увидите вот такой элемент.

Если вы сделаете активной другую ячейку, то иконка выпадающего списка исчезнет. Она отображается только тогда, когда эта клетка становится активной. Поэтому не стоит пугаться и думать, что у вас всё исчезло.

Как включить режим разработчика

Для того чтобы использовать более продвинутые объекты, нужно использовать вкладку «Разработчик». По умолчанию она отключена. Для того чтобы её активировать, необходимо следовать следующей инструкции.

  1. Нажмите на меню «Файл».
  1. Перейдите в раздел «Параметры».
  1. Откройте категорию «Настроить ленту». Затем поставьте галочку напротив пункта «Разработчик». Для сохранения информации кликните на «OK».

Элементы управления

Для создания списков при помощи этого инструмента, необходимо сделать следующее:

  1. Выделите свою таблицу данных. Перейдите на вкладку «Разработчик». Кликните на иконку «Вставить». Нажмите на указанный элемент.
  1. Также изменится иконка указателя.
  1. Выделите какой-нибудь прямоугольник. Именно таких размеров и будет ваша будущая кнопка. Её необязательно делать слишком большой. В нашем случае это только пример.
  1. После этого сделайте правый клик мышкой по этому элементу. Затем выберите пункт «Формат объекта».
  1. В окне «Форматирование объекта» необходимо:
    • Указать диапазон значений для формирования списка.
    • Выбрать ячейку, в которую будет выводиться результат.
    • Указать количество строк будущего списка.
    • Нажать на «OK» для сохранения.
  1. Кликните на этот элемент. После этого вы увидите варианты для выбора.
  1. Вследствие этого вы увидите какое-нибудь число. 1 – соответствует первому слову, а 2 – второму. То есть в этой ячейке выводится лишь порядковый номер выбранного слова.

ActiveX

Для того чтобы воспользоваться этим элементом, необходимо выполнить следующие операции.

  1. Перейдите на вкладку «Разработчик». Нажмите на иконку «Вставить». На этот раз выберите другой инструмент. Он выглядит точно так же, но находится в другой группе.
  1. Обратите внимание на то, что у вас включится режим конструктора. Кроме этого, изменится внешний вид указателя.
  1. Нажмите куда-нибудь. В этом месте появится выпадающий список. Если вы хотите его увеличить, то для этого достаточно потянуть за его края.
  1. Кликните на указанную иконку.
  1. Благодаря этому в правой части экрана появится окно «Properties», в котором вы сможете изменить различные настройки для выбранного элемента.

При этом значения и свойства будут меняться в зависимости от того, какой элемент будет активен в данный момент. Здесь вы сможете изменить всё, даже шрифт.

  1. В поле «ListFilRange» укажите диапазон ячеек, в котором находятся ваши данные для будущего списка. Заполнение данных должно быть очень аккуратным. Достаточно указать одну неправильную букву, и вы увидите ошибку.
  1. Далее необходимо кликнуть правой кнопкой мыши по созданному элементу. Выберите «Объект Combobox». Затем – «Edit».
  1. Благодаря этим действиям вы увидите, что внешний вид объекта стал другим. Исчезнет возможность изменения размера.
  1. Теперь вы можете спокойно выбрать что-нибудь из этого списка.
  1. Для завершения необходимо отключить «Режим конструктора». После этого книга примет стандартный внешний вид.
  1. Также необходимо закрыть окно свойств.

Убрать объекты ActiveX довольно просто.

  1. Перейдите на вкладку «Разработчик».
  2. Активируйте «Режим конструктора».
  1. Кликните на этот объект.
  1. Нажмите на горячую клавишу Delete .
  2. И всё сразу же исчезнет.

Связанные списки

Для того чтобы создать двухуровневые списки, нужно выполнить несколько простых операций:

  1. Создайте какую-нибудь похожую таблицу. Главное условие – нужно добавить для каждого пункта несколько дополнительных вариантов выбора.
  1. Затем выделите первую строку. Не целиком, а только возможные варианты. Вызовите контекстное меню при помощи правого клика. Выберите пункт «Присвоить имя…».
  1. Укажите желаемое имя и сохраните настройку. Вставка диапазона ячеек произойдет автоматически, поскольку вы предварительно выбрали нужные клетки.
  1. Повторяем те же самые действия и для остальных строчек. Выберите любую клетку, в которой будет расположен будущий список товаров. Откройте вкладку «Данные» и нажмите на инструмент «Проверка данных».
  1. В этом окне необходимо выбрать пункт «Список».
  1. Затем кликнуть на поле «Источник» и выбрать нужный диапазон ячеек.
  1. Для сохранения используйте кнопку «OK».
  1. Выберите вторую ячейку, в которой будет создан динамический список. Перейдите на вкладку «Данные» и повторите те же самые действия.

В графе «Тип данных» снова указываем «Список». В поле источник укажите следующую формулу.

=ДВССЫЛ(B11)

В качестве аргумента указываем ссылку на ту ячейку, в которой у нас подгружается ассортимент товаров. Более подробно о ней можно прочитать на сайте Microsoft.

  1. Обязательно сохраните все внесенные изменения.

После нажатия на «OK» вы увидите ошибку источника данных. Ничего страшного тут нет. Кликните на «Да».

Дело в том, что в данный момент в клетке «Товар» у нас ничего не выбрано. Как только там будет какое-нибудь слово, нужный список автоматически загрузится.

  1. Выберите что-нибудь из предлагаемых товаров.
  1. Только после этого вы увидите, что во второй ячейке появились варианты выбора для соответствующего пункта.
  1. Попробуйте указать что-то другое из вашего ассортимента. И вы увидите, что список сразу же изменится. Это очень удобно, поскольку ситуации, когда второе «меню» зависит от первого, бывают очень часто.

Связанные с поиском списки

В вышеописанном методе нужно было создавать дополнительные «имена» для каждого пункта. Но можно сделать и иначе. Представьте, что у вас на листе расположено огромное количество данных. Кроме этого, эта информация может меняться, дополняться или удаляться. Как быть в этом случае? Вручную каждый раз всё настраивать заново – очень плохая затея.

В подобных ситуациях нужно использовать динамическое построение выпадающих списков. Это делается следующим образом.

  1. Создайте какую-нибудь таблицу, которая будет выглядеть следующим образом. В правой части мы указали уникальные записи в первом столбце. В нашем случае – это города.

Одной из наиболее полезных функций при вводе данных является возможность использовать выпадающий список. Он позволяет выбирать значение из предварительно определенного перечня и разрешает вводить только те данные, которые соответствуют вашим требованиям. Мы предложим вам несколько простых способов, как создавать выпадающие списки в Excel . Более сложные способы, основанные на динамических диапазонах и использовании данных из других таблиц, мы также рассмотрим.

Как нам это может пригодиться?

Часто случается так, что в какой-то из колонок вашей таблицы нужно вводить одинаковые повторяющиеся значения. К примеру, фамилии сотрудников, названия товаров. Что может случиться? Конечно, в первую очередь будут ошибки при вводе. Человеческий фактор ведь никто не отменял. Чем нам сие грозит? К примеру, когда мы решим подсчитать, сколько заказов выполнил каждый из менеджеров, то окажется, что фамилий больше, чем сотрудников. Далее придётся искать ошибки, исправлять их и вновь повторять расчет.

Ну и конечно же, все время руками вводить одни и те же слова – просто бессмысленная работа и потеря времени. Вот здесь-то выпадающие списки нам и пригодятся. При нажатии выпадает перечень заранее определённых значений, из которых необходимо указать только одно.

Важно то, что вы теперь будете не вводить, а выбирать их с помощью мыши или клавиатуры. Это значительно ускоряет работу, а также гарантирует защиту от случайных ошибок. Проверка того, что мы вписали в таблицу, теперь уже не нужна.

1 - Самый быстрый способ.

Как проще всего добавить выпадающий список? Всего один щелчок правой кнопкой мыши по пустой клетке под столбцом с данными, затем команда контекстного меню "Выберите из раскрывающегося списка" (Choose from drop-down list). А можно просто стать в нужное место и нажать сочетание клавиш Alt+стрелка вниз . Появится отсортированный перечень уникальных ранее введенных значений.
Способ не работает, если нашу ячейку и столбец с записями отделяет хотя бы одна пустая строка или вы хотите ввести то, что еще не вводилось выше. На нашем примере это хорошо видно.

2 - Используем меню.

Давайте рассмотрим небольшой пример, в котором нам нужно постоянно вводить в таблицу одни и те же наименования товаров. Выпишите в столбик данные, которые мы будем использовать (например, названия товаров). В нашем примере - в диапазон G2:G7.

Выделите ячейку таблицы (можно сразу несколько), в которых хотите использовать ввод из заранее определенного перечня. Далее в главном меню выберите на вкладке Данные – Проверка... (Data – Validation). Далее нажмите пункт Тип данных (Allow) и выберите вариант Список (List). Поставьте курсор в поле Источник (Source) и впишите в него адреса с эталонными значениями элементов - в нашем случае G2:G7. Рекомендуется также использовать здесь абсолютные ссылки (для их установки нажмите клавишу F4).

Бонусом здесь идет возможность задать подсказку и сообщение об ошибке, если автоматически вставленное значение вы захотите изменить вручную. Для этого существуют вкладки Подсказка по вводу (Input Message) и Сообщение об ошибке (Error Alert).

В качестве источника можно использовать также и именованный диапазон.


К примеру, диапазону I2:I13, содержащему названия месяцев, можно присвоить наименование "месяцы". Затем имя можно ввести в поле "Источник".


Кроме того, и источник и в виде обычного диапазона ячеек, и именованный диапазон могут находиться на других листах вашей рабочей книги.

Но вы можете и не использовать диапазоны или ссылки, а просто определить возможные варианты прямо в поле "Источник". К примеру, написать там -

Используйте для разделения значений точку с запятой, запятую, либо другой символ, установленный у вас в качестве разделителя элементов. (Смотрите Панель управления - Часы и регион - Форматы - Дополнительно - Числа .)

3 - Создаем элемент управления.

Вставим на лист новый объект – элемент управления "Поле со списком" с последующей привязкой его к данным на листе Excel. Делаем:

  1. Откройте вкладку Разработчик (Developer). Если её не видно, то в Excel 2007 нужно нажать кнопку Офис – Параметры – флажок Отображать вкладку Разработчик на ленте (Office Button – Options – Show Developer Tab in the Ribbon) или в версии 2010–2013 щелкните правой кнопкой мыши по ленте, выберите команду Настройка ленты (Customize Ribbon) и включите отображение вкладки Разработчик (Developer) с помощью флажка.
  2. Найдите нужный значок среди элементов управления (см.рисунок ниже).

Вставив элемент управления на рабочий лист, щелкните по нему правой кнопкой мышки и выберите в появившемся меню пункт "Формат объекта". Далее указываем диапазон ячеек, в котором записаны допустимые значения для ввода. В поле "Связь с ячейкой" укажем, куда именно поместить результат. Важно учитывать, что этим результатом будет не само значение из указанного нами диапазона, а только его порядковый номер.


Но нам ведь нужен не этот номер, а соответствующее ему слово. Используем функцию ИНДЕКС (INDEX в английском варианте). Она позволяет найти в списке значений одно из них соответственно его порядковому номеру. В качестве аргументов ИНДЕКС укажите диапазон ячеек (F5:F11) и адрес с полученным порядковым номером (F2).

Формулу в F3 запишем, как показано на рисунке:

ИНДЕКС(F5:F11;F2)

Как и в предыдущем способе, здесь возможны ссылки на другие листы, на именованные диапазоны.

Обратите также внимание, что здесь мы не привязаны ни к какой конкретному месту таблицы. Таким списком удобно пользоваться, поскольку его можно свободно "перетаскивать" мышкой в любое удобное место. Для этого на вкладке "Разработчик" нужно активизировать режим конструктора.

4 - Элемент ActiveX

Действуем аналогично предыдущему способу, но выбираем иконку чуть ниже - из раздела "Элементы ActiveX".


Определяем перечень допустимых значений (1). Обратите внимание, что здесь для показа можно выбирать сразу несколько колонок. Затем выбираем адрес, по которому будет вставлена нужная позиция из перечня (2).Указываем количество столбцов, которые будут использованы как исходные данные (3), и номер столбца, из которого будет происходить выбор для вставки на лист (4). Если укажете номер столбца 2, то в А5 будет вставлена не фамилия, а должность. Можно также указать количество строк, которое будет выведено в перечне. По умолчанию - 8. Остальные можно прокручивать мышкой (5).

Этот способ сложнее предыдущего, но зато возвращает сразу значение, а не его номер. Поэтому необходимость в промежуточной ячейке и обработке ее при помощи ИНДЕКС - отпадает. Думаю, таким списком пользоваться гораздо удобнее.

5 - Список с автозаполнением

Задача: Создать перечень, в который будут автоматически добавляться значения из заданного динамического диапазона. Если в диапазон будут внесены изменения, то сразу же изменится и набор предлагаемых значений. Никакие формулы и настройки здесь корректировать не нужно.

Вот как автозаполнение может выглядеть на простом примере:

Способ 1. Укажите заведомо большой источник.

Самая простая и несложная хитрость. В начале действуем по обычному алгоритму действий: в меню выбираем на вкладке Данные – Проверка... (Data – Validation). Из перечня Тип данных (Allow) выберите вариант Список (List). Поставьте курсор в поле Источник (Source). Зарезервируем в списке набор с большим запасом: например, до 55-й строки, хотя занято у нас только 7. Обязательно не забудьте поставить галочку в чекбоксе "Игнорировать пустые...". Тогда ваш "резерв" из пустых значений не будет вам мешать.


Действительно самый простой способ, но не слишком удобный. Ведь зарезервированное место может и закончиться...

Конечно, в качестве источника можно указать и весь столбец:

Но обработка такого большого количества ячеек может несколько замедлить вычисления.

Способ 2. Применяем именованный диапазон.

Именованный диапазон отличается от обычного тем, что ему присвоено определенное наименование. С ним гораздо проще работать, так как не нужно вводить ссылку, а достаточно просто указать его имя. Давайте рассмотрим небольшой пример.

В столбце А находятся имена сотрудников, которые мы будем вводить. Перечень может быть сколь угодно длинным. Нам необходимо, чтобы каждая новая запись включалась в раскрывающийся список без всяких дополнительных действий с нашей стороны.

Выделим имеющийся в нашем распоряжении перечень имен A2:A10. Затем присвоим ему название, заполнив поле "Имя", находящееся левее строки формул. Создадим в С2 перечень значений. В качестве источника для него укажем выражение

Недостатком работы с таким списком является то, что новые значения нельзя просто дописывать в конец используемого перечня - они останутся за пределами именованного диапазона. Их придется вставлять внутрь его, использовав вставку пустой строки.

Перечень ещё можно отсортировать, чтобы удобно было пользоваться.


Главное неудобство пользования таким списком заключается в том, что используемый нами диапазон - статический. Автоматически его размеры измениться не могут. Согласитесь, не слишком удобный и технологичный способ. Слишком много ручных операций.

Способ 3. "Умная" таблица нам в помощь.

Начиная с 2007 года таблица для Excel - уже не просто набор строк и столбцов. Если вы просто расположите показатели с привычном для нас табличном виде, то он не будет считать их таблицей. Существует специальное форматирование, после чего диапазон начинает вести себя как единое целое, приобретая целый ряд интересных свойств. В частности, он начинает сам отслеживать свои размеры, динамически изменяясь при корректировке данных.

Любой набор значений в таблице может быть таким образом преобразован. Например, A1:A8. Выделите их мышкой. Затем преобразуйте в таблицу, используя меню Главная - Форматировать как таблицу (Home - Format as Table) . Укажите, что в первой строке у вас находится название столбца. Это будет "шапка" вашей таблицы. Внешний вид может быть любым: это не более чем внешнее оформление и ни на что больше оно не влияет.

Как уже было сказано выше, "умная" таблица хороша для нас тем, что динамически меняет свои размеры при добавлении в нее информации. Если в строку ниже нее вписать что-либо, то она тут же присоединит к себе её. Таким образом, новые значения можно просто дописывать. К примеру, впишите в A9 слово "кокос", и таблица тут же расширится до 9 строк.

Следовательно, автоматическое обновление набора используемой информации в списке можно организовать, если использовать содержимое какого-либо столбца "умной" таблицы.

Осталось только обозначить ее как источник. Проблема заключается в том, что программа в качестве источника в списке не понимает выражение вида

Таблица1[Столбец1]

и не считает его формулой. Хотя в обычных выражениях на листе вашей рабочей книги это вполне будет работать. Эта конструкция обозначает ссылку на первый столбец. Но в поле "Источник" она почему-то игнорируется.

Чтобы использовать "умную таблицу" как источник, нам придется пойти на небольшую хитрость и воспользоваться функцией ДВССЫЛ (INDIRECT в английском варианте). Эта функция преобразует текстовую переменную в обычную ссылку.


Формула теперь будет выглядеть следующим образом:

ДВССЫЛ("Таблица5[Продукт]")

Таблица5 - имя, автоматически присвоенное "умной таблице". У вас оно может быть другим. На вкладке меню Конструктор (Design) можно изменить стандартное имя на свое (но без пробелов!). По нему мы сможем потом адресоваться к нашей таблице на любом листе книги.

"Продукт" - название нашего первого и единственного столбца, присвоено по его заголовку.

Не забудьте также заключить все выражение в кавычки, чтобы обозначить его как текстовую переменную.

Теперь если в A9 вы допишете еще один фрукт (например, кокос), то он тут же автоматически появится и в нашем перечне. Аналогично будет, если мы что-то удалим. Задача автоматического увеличения выпадающего списка значений решена.

Надеемся, вы сможете теперь с помощью списков без ошибок вводить часто повторяющиеся данные в таблицу.

А вот еще полезная для вас информация:

- Одной из наиболее полезных функций проверки данных является возможность создания выпадающего списка, который позволяет выбирать значение из предварительно определенного перечня. Но как только вы начнете применять это в своих таблицах,…