Инструкция по переносу табличных данных эксель в ворд.

Сегодня каждый знает, что Microsoft Excel – это самая лучшая и удобная многофункциональная программа для работы с таблицами. Очень сложно будет повторить те же самые действия в текстовом редакторе. Но как совместить работу этих двух приложений? В данной инструкции мы расскажем, как из Excel перенести таблицу в Word и рассмотрим несколько основных методов сделать это.

Итак, приступаем к делу.

  1. Для начала создадим какую-нибудь таблицу в Экселе.

  1. Теперь необходимо выделить всю таблицу целиком.

Копирование таблицей

После этого у нас есть три варианта:

  1. Нажимаете на горячие клавиши Ctrl +C или делаете правый клик мыши и в контекстном меню выбираете пункт «Копировать».

  1. Кликаете на иконку «Копировать» на главной панели инструментов.

Во всех описанных выше методах мы скопируем объект с сохранением свойств таблицы. То есть, мы сможем в дальнейшем редактировать данную таблицу, после того как вставим в вордовский документ.

Копировать как рисунок

Но если в третьем способе нажать не на кнопку, а на «треугольник» рядом, то можно увидеть дополнительное меню. В нем нужно выбрать второй пункт.

Вставка в Word

Не важно в каком формате вы скопировали содержимое таблицы – перенести всё это в документ можно следующими способами:

  1. Нажмите на горячие клавиши Ctrl +V . В результате этого вы увидите следующее.

При этом будут доступны все функции для изменения содержимого и формата данных.

  1. Откройте редактор Word и кликните на кнопку «Вставить» на главной панели инструментов.

В результате этого таблица вставится автоматически.

Но если нажать не на кнопку, а не «треугольник» под ней, то вы увидите несколько различных вариантов.

Рассмотрим их более внимательно (при наведении на каждую иконку у вас появится возможность предварительного просмотра):

  • с сохранением исходного форматирования;

  • использовать стили конечного фрагмента;

  • связать и сохранить исходное форматирование;

  • связать и использовать конечные стили;

  • рисунок;

  • сохранить только текст.

После того как вы скопируете таблицу (не в виде изображения), перейдите в Ворде на вкладку «Главная», затем кликните на «треугольник» под кнопкой «Вставить» и выберите пункт «Специальная вставка».

После этого вам предложат следующие варианты:

  • лист Microsoft Excel (вставка произойдет в виде рисунка, то есть редактировать таблицу вы больше не сможете);

  • текст в формате RTF (всё вставится в неизменном виде);

  • неформатированный текст (от таблицы ничего не останется);

  • точечный рисунок (вы получите изображение, как и в первом пункте, но его внешний вид будет намного красивее и аккуратнее);

  • метафайл Windows (практически такая же картинка, как и в первом случае, но с более аккуратными границами);

  • формат HTML (обычная таблица, которую можно создать языком гипертекстовой разметки, то есть различные визуальные эффекты от Microsoft Excel пропадут);

  • текст в кодировке Юникод.

Вставка из файла

В программе Microsoft Word существует возможность импорта различных файлов. Для этого переходим на вкладку «Вставка», нажимаем на кнопку «Текст» и выбираем пункт «Объект».

В появившемся окне переходим на вкладку «Создание из файла» и кликаем на кнопку «Обзор».

После этого указываем файл и нажимаем на кнопку «Вставить».

Путь подставится автоматически, нажимаем на «OK».

В результате этого вы увидите следующий результат.

Обратите внимание на то, что таблица вставилась в виде картинки. Более того, всё то что было выше и левее нее так же попало в наш документ. То есть вставка происходит от 1 ячейки и до последней, где есть хоть какая-то информация.

Экспорт таблицы из Excel

Для того чтобы использовать этот вариант, нужно сделать следующие шаги.

  1. Откройте Эксель и нажмите на вкладку «Файл».

  1. В появившемся меню перейдите в раздел «Экспорт».

  1. Здесь вы сможете:
    • создать файл PDF;
    • создать документ PDF/XPS;
    • изменить тип файла.

  1. Если выбрать последний пункт, то увидите следующее (вам будут предложены различные форматы документов).

  1. При нажатии на кнопку «Сохранить как», вы можете выбрать еще большее количество форматов.

Возможные проблемы

Иногда бывает так, что пользователь пытается вставить таблицу, размерами намного шире, чем страница документа. В этом случае вы увидите искажение данных и всё оформление принимает нечитабельный вид. Либо правая часть информации исчезает из поля видимости.

В этом случае у вас есть несколько вариантов:

  1. Никогда так не делать.
  2. Уменьшить поля документа.

Для этого нужно перейти на вкладку «Главная», кликнуть на кнопку «Поля» и выбрать пункт «Узкие».

Если и этого будет недостаточно, то попробуйте выбрать пункт «Настраиваемые поля».

Уменьшите эти значения до 0,5 сантиметров.

После нажатия на кнопку «OK» вы увидите ошибку о том, что поля лежат вне области печати. Кликните на «Исправить».

После этого редактор Word автоматически подставит нужный минимальный размер. Для завершения нажмите на кнопку «OK».

  1. Но если и этого будет недостаточно, остается только один вариант. Для того чтобы изменить ориентацию документа, необходимо перейти на вкладку «Макет», кликнуть на кнопку «Ориентация» и выбрать пункт «Альбомная».

Теперь всё идеально умещается.

Заключение

В данной статье были рассмотрены различные варианты переноса таблиц из программы Excel в редактор Word. Обратите внимание на то, что для каждой конкретной цели существует свой готовый способ, то есть обычное сочетание клавиш Ctrl +C и Ctrl +V не всегда будет являться самым оптимальным методом.

Кроме того, некоторые пункты меню могут меняться в зависимости от того, что находится в буфере обмена.

Видеоинструкция

Для тех, у кого остались какие-нибудь вопросы, ниже приводится видеоролик с дополнительными комментариями к описанным выше инструкциям.

Работать с числовыми данными, делать расчеты, составлять таблицы удобнее в Excel. По сути, сама программа – это таблица. Word для подобной работы не совсем приспособлен.

Но иногда приходится переносить таблицы из Excel в Word. Либо преобразовывать готовую таблицу. «Перебивать» данные из одного формата в другой непродуктивно, долго. Должен быть другой способ.

Как перенести таблицу из Excel в Word?

Первый способ.

Результат нашей работы:

Этот способ имеет некоторые недостатки:

  • таблица вставляется как графический объект, то есть редактировать ее невозможно.
  • границы широкоформатных таблиц могут выходить за пределы листа.

Второй метод.

  1. Выделяем таблицу в MS Excel. Копируем ее в буфер обмена.
  2. Открываем MS Word. Нажимаем «Вставить». Или сочетание клавиш Shift + Ins. Результат:

Мы можем редактировать данные, менять границы таблицы, шрифт значений, форматировать.

Существенный недостаток такого вариант вставки – таблицы с большим объемом данных выходят за пределы листа.

Третий способ.

Вставленная таблица представляет собой графический объект. Отредактировать значения в ячейках нельзя.

Чтобы вставить диапазон данных без границ, следует предварительно убрать границы таблицы.

В Excel:

Или комбинация клавиш CTRL+SHIFT+(минус).

В Word:


Чтобы манипулировать с границами, таблица должна быть вставлена по второму методу.



Как преобразовать таблицу из Word в Excel?

Произведем обратный перенос.

Ваиант 1.

У нас «чистенькая» таблица. Поэтому вставилась она ровно и аккуратно. Если данные вносились коряво, много лишних символов (непечатаемых), то границы строк и столбцов могут сместиться. Из подобной ситуации 2 выхода:

  1. Чистим таблицу вручную. Если много повторяющихся символов, можно использовать параметры автозамены.
  2. Сохраняем таблицу как текст (в формате txt). В этом случае уберутся все лишние символы. А в Excel вставить данные из txt.

Ваиант 2.

Можно редактировать данные, рисовать границы и т.д. Такой способ вставки убирает лишний символы, предупреждает смещение ячеек.

Самым удобным редактором для создания и редактирования таблиц является Excel. Кроме того, данная программа позволяет вставлять данные, которые высчитываются по определённой формуле. Это формулу можно задавать прямо в редакторе. Создав таблицу и наполнив её данными, часто возникает необходимость перенести её в документ Ворд. Однако, некоторые юзеры создают такую же таблицу в Ворде и перекопируют значения. Это очень трудоёмкий процесс. Поэтому ниже рассмотрим, как вставить таблицу из Excel в Word.

Вся демонстрация будет показана в версиях редактора Word 2013. В остальных версиях последовательность действий будет точно такой же (различия могут быть незначительные).

Перед началом работы запустим программы Эксель и Ворд. Пусть в табличном редакторе Excel имеется некоторая таблица с данными, которую мы будем вставлять в вордовский документ:

Далее наводим курсор мыши на левый верхний угол копируемой таблицы, нажимаем левой кнопкой мыши и протягиваем область выделения до нижнего правого угла таблицы и затем отпускаем зажатую кнопку. В результате должно получится следующее:

Таким образом, копируемая таблица попала в буфер обмена данными. Далее переходим в программу Word. Ставим курсор в нужное место, а затем нажимаем сочетание клавиш Ctrl+V . По нажатию будет произведена простая вставка, но в нижнем правом углу таблицы появится значок, который позволит определить тип вставки:

А можно сделать также, как Экселе. Переходим на вкладку «Главная» верхнем функциональном меню и нажимаем кнопку «Вставить» в секции «Буфер обмена», выбрав тип вставки:

Примечание! Очень часто при создании таблиц в Excel они содержат много постоянно обновляемых данных, которые приходится каждый раз вставлять в Word. Актуализировать данные в таком случае становится рутинным занятием. Однако, можно вставить таблицу из Эксель в Ворд, сохранив при этом между программами связь. Для этого используется специальная вставка. Скопируйте вашу таблицу из Exel:

При вставке в вордовский документ перейдите на вкладку «Главная», в секции «Буфер обмена» нажмите кнопку «Вставить». У Вас появится вот такое выпадающее меню:

В поле «Как:» необходимо выбрать опцию «Лист Microsoft Excel (объект)», а затем нажать на кнопку «ОК». После этих действий вставленная таблица примет следующий вид:

Двойной щелчок левой кнопкой мыши по этой таблице позволит редактировать её в интерфейсе Эксела, но прямо в Ворде:

При копировании таблиц из Excel в Word, а также при переносе значений ячеек из таблиц Excel в таблицы Word могут возникать различные неприятности в виде несовпадения форматов, размеров и просто некорректной вставки скопированных данных. Для качественного переноса данных из Excel в Word необходимо знать несколько моментов.

Как перенести лист из книги Excel в документ Word?

Для переноса в документ Word данных всего рабочего листа рабочей книги Excel, необходимо перейти на вкладку «Вставка» и в группе кнопок «Текст» нажать кнопку «Объект». На вкладке "Создание из файла" диалогового окна «Вставка объекта»,

при помощи кнопки «Обзор» необходимо найти рабочую книгу с данными для переноса. Стоит отметить, что в рабочей книге активным должен быть тот лист, на котором содержатся данные для переноса в документ Word. При этом вставка данных файла в документ осуществляется так, что их можно редактировать, используя приложение, в котором они были созданы. Другими словами в документе Word появляется область приложения Excel, которая активируется двойным кликом левой кнопки мыши. При этом лента Word заменяется лентой Excel и в этой области документа Word можно внести изменения, используя средства приложения Excel.

Если в диалоговом окне «Вставка объекта» установить флажок в поле «Связь с файлом», то в документе Word будут отображаться в автоматическом режиме изменения, внесенные в исходный файл.

Как перенести таблицу или диапазон ячеек из Excel в Word?

Чтобы перенести таблицу или любой произвольный диапазон ячеек с данными из рабочей книги Excel в документ Word, необходимо в приложении Excel скопировать диапазон ячеек, перейти в приложение Word и на вкладке "Главная" в группе кнопок «Буфер обмена» раскрыть меню кнопки «Вставить» и выбрать один из доступных вариантов вставки, такие как, сохранять исходное форматирование, использовать стили конечного фрагмента, сохранить как рисунок, сохранить только текст и некоторые другие.

Кроме перечисленных вариантов доступен пункт «Специальная вставка», при помощи которого можно вставить скопированную таблицу или диапазон, как объект, а также выбрать другие варианты вставки.

Как выборочно перенести данные из Excel в Word (автоматически)?

В отдельных случаях, когда возникает необходимость заполнить отдельные строки/столбцы таблицы в документе Word данными из Excel, от исполнения многократного действия «Скопировать/Вставить» поможет уйти надстройка для Word по автоматическому заполнению таблиц Word данными из Excel.

Например, при заполнении спецификаций к проектной документации, необходимо выборочно перенести информацию из базы данных рабочей книги Excel в документ Word. При этом нужно перенести не всю таблицу Excel, а только некоторые её строки, при том, что они не расположены в одном диапазоне, который можно было бы скопировать и вставить за одно действие. Надстройка позволяет автоматизировать процесс выборочного переноса данных из таблицы Excel в таблицу Word.

После выбора книги Excel (базы данных) и рабочего листа, содержащего данные для переноса в таблицу документа Word, в диалоговом окне отображаются значения ячеек из первых двух столбцов листа базы данных. Количество отображаемых столбцов пользователь может регулировать самостоятельно, изменяя номера первого и последнего столбца. В зависимости от этого изменяется и содержимое диалогового окна. Первая строка рабочего листа файла базы данных служит заголовками для столбцов в диалоговом окне. Для того, чтобы перенести данные из диалогового окна, необходимо выделить нужные строки, используя левую кнопку мыши и клавиши Ctrl и/или Shift на клавиатуре.

После пуска программы значения всех выделенных в диалоговом окне строк переносятся в ячейки таблицы документа Word, начиная с той ячейки, в которой находится курсор мыши. Надстройка дает возможность выборочного заполнения таблиц в редакторе Word данными из Excel. Примером использования этой надстройки может служить заполнение спецификаций оборудования и материалов к проектной документации, когда для заполнения документов по разделам необходимо выборочно перенести данные из баз данных, созданных на базе рабочих книг Excel в таблицу документа Word.

Для пользователей, использующих широкоформатные мониторы, предусмотрена возможность изменения размеров диалогового окна под ширину окна приложения Word.

Как перенести отдельные значения из Excel в Word?

Для автозаполнения документов Word данными из Excel можно использовать готовые решения (надстройки) как для Word, так и для Excel. Эти решения позволяют автоматически генерировать документы Word на основе данных, содержащихся на листе рабочей книги Excel. В этих решениях предусмотрена возможность пакетного заполнения документов (для случаев, когда на основе одного набора исходных данных нужно заполнять несколько различных документов, например, договор, доп. соглашение, доверенность и так далее).

Часто у пользователей приложений Microsoft Office возникает необходимость переноса широкоформатной таблицы с числовыми данными, созданной в электронной таблице MS Excel, в документ редактора текстовых файлов MS Word. Например, вы готовите в ворде документ отчета о проделанной работе, а цифровые показания формируете в экселе в виде таблицы, и нужно эту таблицу вставить в текст отчета в ворде. Часто многие пытаются вручную создавать таблицу в текстовом документе (ворд дает такую возможность) и данные из ячеек экселя также переносить в таблицу в ворде вручную. Но более правильно все же будет перенести уже готовую в экселе таблицу в текст в ворде. При этом у многих не слишком опытных пользователей возникает вопрос о том, как таблицу перенести из экселя в ворд. Рассмотрим возможные варианты ответов на этот вопрос более детально.

Способ простого копирования

Казалось бы, решение вопроса о том, как вставить эксель в ворд, лежит на поверхности. Достаточно в экселе выделить нужную для вставки область таблицы, выбрать на панели инструментов команду "Копировать", таблица будет сохранена в буфере обмена, далее перейти в документ в ворде, поставить курсор на то место, куда должна быть вставлена таблица, и нажать "Вставить". В документе ворда из появится таблица, и все данные, которые были в ячейках в экселе, также будут скопированы и вставлены, дело сделано. Однако на деле, как правило, все происходит несколько сложнее. Ведь в результате обычных действий "Копировать/Вставить" таблицы из экселя вставляются в ворд попросту "некрасиво": размеры широкоформатной таблицы могут существенно выходить за границы текстовой страницы ворда, и формат данных в ячейках в итоге отличается от формата текста в ворде. Поэтому задача - как таблицу перенести из экселя в ворд - должна выполняться несколько иначе.


Вставка таблицы в текстовый документ как графический объект

Рассмотрим вариант копирования таблицы в ворд как графического объекта. При этом нужно учесть, что таблица эксель в ворд будет вставлена как рисунок, т. е. при редактировании данных в ячейках исходной таблицы в экселе вставленная в виде рисунка таблица в ворде не изменится. Преимуществом этого способа является то, что такую таблицу-рисунок можно будет перемещать в пределах документа, свободно копировать и вставлять в том же виде в другое место текста, менять размеры рисунка, если это будет нужно. Есть некоторые нюансы такого способа, различающиеся в зависимости от того, какая версия MS Word у вас установлена.

Как таблицу перенести из экселя в ворд версии MS Word 2003

Наводим курсор на то место текста, куда нужно будет вставить таблицу. На панели инструментов в выпадающем меню "Вставка" необходимо выбрать команду "Объект". В диалоговом окне нужно нажать "Создание из файла" и через нажатие кнопки "Обзор" выбрать файл эксель, в котором размещена исходная, подготовленная к переносу таблица. Далее нажимаем "Ok". В результате таблица из файла будет вставлена в ваш текстовый документ как графический объект.

MS Word 2007

Далее мы расскажем, как таблицу перенести из экселя в ворд, если вы используете версию офисного пакета 2007. Также ставим курсор в тексте в нужное место. На верхней панели инструментов выбираем вкладку "Вставка", находим в подразделе "Текст" кнопку "Вставить объект" и в диалоговом окне выбираем закладку "Создание из файла". Далее также через "Обзор" открываем нужную таблицу экселя и нажимаем "Ok".

Связывание таблицы в экселе и ворде

Как перенести эксель в ворд, чтобы данные в ячейках вставленной в документ в ворде таблицы автоматически изменялись, в случае если планируется часто обновлять данные в ячейках исходной таблицы в экселе. Можно воспользоваться способом связывания таблиц при вставке из экселя в текст в ворде. Для этого сначала необходимо скопировать нужную таблицу в Далее в ворде, находясь курсором на нужном для вставки месте, на панели инструментов в закладе "Главная" выбираем команду "Специальная вставка", переключаемся на пункт "Связать", в окне "Как" нужно выбрать "Лист Microsoft Excel (объект)". В результате произойдет связанная вставка таблицы. При двойном клике мышью по таблице в ворде будет автоматический переход на эту таблицу в экселе, появится возможность редактирования. Также при необходимости можно будет принудительно обновлять данные в ячейках, для этого нужно на таблице в ворде нажать правой кнопкой мыши и выбрать команду "Обновить связь".

При выборе этого способа нужно учесть один важный момент. В том случае, если структура связанной таблицы впоследствии будет меняться (например, будет изменено количество строк, удалены столбцы и т. д.), то в перенесенной таблице в ворде ее целостность будет нарушена, она попросту "поплывет". Поэтому важно, чтобы исходная таблица в экселе была еще до копирования и связывания составлена с четко установленными размерами - с конкретным количеством ячеек (столбцов и строк), и только после приведения таблицы в необходимый вид можно приступать к копированию и вставке путем связывания. Теперь вы знаете, как перенести эксель в ворд.