Инструкция по переносу табличных данных эксель в ворд.
Сегодня каждый знает, что Microsoft Excel – это самая лучшая и удобная многофункциональная программа для работы с таблицами. Очень сложно будет повторить те же самые действия в текстовом редакторе. Но как совместить работу этих двух приложений? В данной инструкции мы расскажем, как из Excel перенести таблицу в Word и рассмотрим несколько основных методов сделать это.
Итак, приступаем к делу.
- Для начала создадим какую-нибудь таблицу в Экселе.
- Теперь необходимо выделить всю таблицу целиком.
Копирование таблицей
После этого у нас есть три варианта:
- Нажимаете на горячие клавиши Ctrl +C или делаете правый клик мыши и в контекстном меню выбираете пункт «Копировать».
- Кликаете на иконку «Копировать» на главной панели инструментов.
Во всех описанных выше методах мы скопируем объект с сохранением свойств таблицы. То есть, мы сможем в дальнейшем редактировать данную таблицу, после того как вставим в вордовский документ.
Копировать как рисунок
Но если в третьем способе нажать не на кнопку, а на «треугольник» рядом, то можно увидеть дополнительное меню. В нем нужно выбрать второй пункт.
Вставка в Word
Не важно в каком формате вы скопировали содержимое таблицы – перенести всё это в документ можно следующими способами:
- Нажмите на горячие клавиши Ctrl +V . В результате этого вы увидите следующее.
При этом будут доступны все функции для изменения содержимого и формата данных.
- Откройте редактор Word и кликните на кнопку «Вставить» на главной панели инструментов.
В результате этого таблица вставится автоматически.
Но если нажать не на кнопку, а не «треугольник» под ней, то вы увидите несколько различных вариантов.
Рассмотрим их более внимательно (при наведении на каждую иконку у вас появится возможность предварительного просмотра):
- с сохранением исходного форматирования;
- использовать стили конечного фрагмента;
- связать и сохранить исходное форматирование;
- связать и использовать конечные стили;
- рисунок;
- сохранить только текст.
После того как вы скопируете таблицу (не в виде изображения), перейдите в Ворде на вкладку «Главная», затем кликните на «треугольник» под кнопкой «Вставить» и выберите пункт «Специальная вставка».
После этого вам предложат следующие варианты:
- лист Microsoft Excel (вставка произойдет в виде рисунка, то есть редактировать таблицу вы больше не сможете);
- текст в формате RTF (всё вставится в неизменном виде);
- неформатированный текст (от таблицы ничего не останется);
- точечный рисунок (вы получите изображение, как и в первом пункте, но его внешний вид будет намного красивее и аккуратнее);
- метафайл Windows (практически такая же картинка, как и в первом случае, но с более аккуратными границами);
- формат HTML (обычная таблица, которую можно создать языком гипертекстовой разметки, то есть различные визуальные эффекты от Microsoft Excel пропадут);
- текст в кодировке Юникод.
Вставка из файла
В программе Microsoft Word существует возможность импорта различных файлов. Для этого переходим на вкладку «Вставка», нажимаем на кнопку «Текст» и выбираем пункт «Объект».
В появившемся окне переходим на вкладку «Создание из файла» и кликаем на кнопку «Обзор».
После этого указываем файл и нажимаем на кнопку «Вставить».
Путь подставится автоматически, нажимаем на «OK».
В результате этого вы увидите следующий результат.
Обратите внимание на то, что таблица вставилась в виде картинки. Более того, всё то что было выше и левее нее так же попало в наш документ. То есть вставка происходит от 1 ячейки и до последней, где есть хоть какая-то информация.
Экспорт таблицы из Excel
Для того чтобы использовать этот вариант, нужно сделать следующие шаги.
- Откройте Эксель и нажмите на вкладку «Файл».
- В появившемся меню перейдите в раздел «Экспорт».
- Здесь вы сможете:
- создать файл PDF;
- создать документ PDF/XPS;
- изменить тип файла.
- Если выбрать последний пункт, то увидите следующее (вам будут предложены различные форматы документов).
- При нажатии на кнопку «Сохранить как», вы можете выбрать еще большее количество форматов.
Возможные проблемы
Иногда бывает так, что пользователь пытается вставить таблицу, размерами намного шире, чем страница документа. В этом случае вы увидите искажение данных и всё оформление принимает нечитабельный вид. Либо правая часть информации исчезает из поля видимости.
В этом случае у вас есть несколько вариантов:
- Никогда так не делать.
- Уменьшить поля документа.
Для этого нужно перейти на вкладку «Главная», кликнуть на кнопку «Поля» и выбрать пункт «Узкие».
Если и этого будет недостаточно, то попробуйте выбрать пункт «Настраиваемые поля».
Уменьшите эти значения до 0,5 сантиметров.
После нажатия на кнопку «OK» вы увидите ошибку о том, что поля лежат вне области печати. Кликните на «Исправить».
После этого редактор Word автоматически подставит нужный минимальный размер. Для завершения нажмите на кнопку «OK».
- Но если и этого будет недостаточно, остается только один вариант. Для того чтобы изменить ориентацию документа, необходимо перейти на вкладку «Макет», кликнуть на кнопку «Ориентация» и выбрать пункт «Альбомная».
Теперь всё идеально умещается.
Заключение
В данной статье были рассмотрены различные варианты переноса таблиц из программы Excel в редактор Word. Обратите внимание на то, что для каждой конкретной цели существует свой готовый способ, то есть обычное сочетание клавиш Ctrl +C и Ctrl +V не всегда будет являться самым оптимальным методом.
Кроме того, некоторые пункты меню могут меняться в зависимости от того, что находится в буфере обмена.
Видеоинструкция
Для тех, у кого остались какие-нибудь вопросы, ниже приводится видеоролик с дополнительными комментариями к описанным выше инструкциям.
Работать с числовыми данными, делать расчеты, составлять таблицы удобнее в Excel. По сути, сама программа – это таблица. Word для подобной работы не совсем приспособлен.
Но иногда приходится переносить таблицы из Excel в Word. Либо преобразовывать готовую таблицу. «Перебивать» данные из одного формата в другой непродуктивно, долго. Должен быть другой способ.
Как перенести таблицу из Excel в Word?
Первый способ.
Результат нашей работы:
Этот способ имеет некоторые недостатки:
- таблица вставляется как графический объект, то есть редактировать ее невозможно.
- границы широкоформатных таблиц могут выходить за пределы листа.
Второй метод.
- Выделяем таблицу в MS Excel. Копируем ее в буфер обмена.
- Открываем MS Word. Нажимаем «Вставить». Или сочетание клавиш Shift + Ins. Результат:
Мы можем редактировать данные, менять границы таблицы, шрифт значений, форматировать.
Существенный недостаток такого вариант вставки – таблицы с большим объемом данных выходят за пределы листа.
Третий способ.
Вставленная таблица представляет собой графический объект. Отредактировать значения в ячейках нельзя.
Чтобы вставить диапазон данных без границ, следует предварительно убрать границы таблицы.
В Excel:
Или комбинация клавиш CTRL+SHIFT+(минус).
В Word:
Чтобы манипулировать с границами, таблица должна быть вставлена по второму методу.
Как преобразовать таблицу из Word в Excel?
Произведем обратный перенос.
Ваиант 1.
У нас «чистенькая» таблица. Поэтому вставилась она ровно и аккуратно. Если данные вносились коряво, много лишних символов (непечатаемых), то границы строк и столбцов могут сместиться. Из подобной ситуации 2 выхода:
- Чистим таблицу вручную. Если много повторяющихся символов, можно использовать параметры автозамены.
- Сохраняем таблицу как текст (в формате txt). В этом случае уберутся все лишние символы. А в Excel вставить данные из txt.
Ваиант 2.
Можно редактировать данные, рисовать границы и т.д. Такой способ вставки убирает лишний символы, предупреждает смещение ячеек.
Самым удобным редактором для создания и редактирования таблиц является Excel. Кроме того, данная программа позволяет вставлять данные, которые высчитываются по определённой формуле. Это формулу можно задавать прямо в редакторе. Создав таблицу и наполнив её данными, часто возникает необходимость перенести её в документ Ворд. Однако, некоторые юзеры создают такую же таблицу в Ворде и перекопируют значения. Это очень трудоёмкий процесс. Поэтому ниже рассмотрим, как вставить таблицу из Excel в Word.
Вся демонстрация будет показана в версиях редактора Word 2013. В остальных версиях последовательность действий будет точно такой же (различия могут быть незначительные).
Перед началом работы запустим программы Эксель и Ворд. Пусть в табличном редакторе Excel имеется некоторая таблица с данными, которую мы будем вставлять в вордовский документ:
Далее наводим курсор мыши на левый верхний угол копируемой таблицы, нажимаем левой кнопкой мыши и протягиваем область выделения до нижнего правого угла таблицы и затем отпускаем зажатую кнопку. В результате должно получится следующее:
Таким образом, копируемая таблица попала в буфер обмена данными. Далее переходим в программу Word. Ставим курсор в нужное место, а затем нажимаем сочетание клавиш Ctrl+V . По нажатию будет произведена простая вставка, но в нижнем правом углу таблицы появится значок, который позволит определить тип вставки:
А можно сделать также, как Экселе. Переходим на вкладку «Главная» верхнем функциональном меню и нажимаем кнопку «Вставить» в секции «Буфер обмена», выбрав тип вставки:
Примечание! Очень часто при создании таблиц в Excel они содержат много постоянно обновляемых данных, которые приходится каждый раз вставлять в Word. Актуализировать данные в таком случае становится рутинным занятием. Однако, можно вставить таблицу из Эксель в Ворд, сохранив при этом между программами связь. Для этого используется специальная вставка. Скопируйте вашу таблицу из Exel:
При вставке в вордовский документ перейдите на вкладку «Главная», в секции «Буфер обмена» нажмите кнопку «Вставить». У Вас появится вот такое выпадающее меню:
В поле «Как:» необходимо выбрать опцию «Лист Microsoft Excel (объект)», а затем нажать на кнопку «ОК». После этих действий вставленная таблица примет следующий вид:
Двойной щелчок левой кнопкой мыши по этой таблице позволит редактировать её в интерфейсе Эксела, но прямо в Ворде:
При копировании таблиц из Excel в Word, а также при переносе значений ячеек из таблиц Excel в таблицы Word могут возникать различные неприятности в виде несовпадения форматов, размеров и просто некорректной вставки скопированных данных. Для качественного переноса данных из Excel в Word необходимо знать несколько моментов.
Как перенести лист из книги Excel в документ Word?
Для переноса в документ Word данных всего рабочего листа рабочей книги Excel, необходимо перейти на вкладку «Вставка» и в группе кнопок «Текст» нажать кнопку «Объект». На вкладке "Создание из файла" диалогового окна «Вставка объекта»,
при помощи кнопки «Обзор» необходимо найти рабочую книгу с данными для переноса. Стоит отметить, что в рабочей книге активным должен быть тот лист, на котором содержатся данные для переноса в документ Word. При этом вставка данных файла в документ осуществляется так, что их можно редактировать, используя приложение, в котором они были созданы. Другими словами в документе Word появляется область приложения Excel, которая активируется двойным кликом левой кнопки мыши. При этом лента Word заменяется лентой Excel и в этой области документа Word можно внести изменения, используя средства приложения Excel.
Если в диалоговом окне «Вставка объекта» установить флажок в поле «Связь с файлом», то в документе Word будут отображаться в автоматическом режиме изменения, внесенные в исходный файл.
Как перенести таблицу или диапазон ячеек из Excel в Word?
Чтобы перенести таблицу или любой произвольный диапазон ячеек с данными из рабочей книги Excel в документ Word, необходимо в приложении Excel скопировать диапазон ячеек, перейти в приложение Word и на вкладке "Главная" в группе кнопок «Буфер обмена» раскрыть меню кнопки «Вставить» и выбрать один из доступных вариантов вставки, такие как, сохранять исходное форматирование, использовать стили конечного фрагмента, сохранить как рисунок, сохранить только текст и некоторые другие.
Кроме перечисленных вариантов доступен пункт «Специальная вставка», при помощи которого можно вставить скопированную таблицу или диапазон, как объект, а также выбрать другие варианты вставки.
Как выборочно перенести данные из Excel в Word (автоматически)?
В отдельных случаях, когда возникает необходимость заполнить отдельные строки/столбцы таблицы в документе Word данными из Excel, от исполнения многократного действия «Скопировать/Вставить» поможет уйти надстройка для Word по автоматическому заполнению таблиц Word данными из Excel.
Например, при заполнении спецификаций к проектной документации, необходимо выборочно перенести информацию из базы данных рабочей книги Excel в документ Word. При этом нужно перенести не всю таблицу Excel, а только некоторые её строки, при том, что они не расположены в одном диапазоне, который можно было бы скопировать и вставить за одно действие. Надстройка позволяет автоматизировать процесс выборочного переноса данных из таблицы Excel в таблицу Word.
После выбора книги Excel (базы данных) и рабочего листа, содержащего данные для переноса в таблицу документа Word, в диалоговом окне отображаются значения ячеек из первых двух столбцов листа базы данных. Количество отображаемых столбцов пользователь может регулировать самостоятельно, изменяя номера первого и последнего столбца. В зависимости от этого изменяется и содержимое диалогового окна. Первая строка рабочего листа файла базы данных служит заголовками для столбцов в диалоговом окне. Для того, чтобы перенести данные из диалогового окна, необходимо выделить нужные строки, используя левую кнопку мыши и клавиши Ctrl и/или Shift на клавиатуре.
После пуска программы значения всех выделенных в диалоговом окне строк переносятся в ячейки таблицы документа Word, начиная с той ячейки, в которой находится курсор мыши. Надстройка дает возможность выборочного заполнения таблиц в редакторе Word данными из Excel. Примером использования этой надстройки может служить заполнение спецификаций оборудования и материалов к проектной документации, когда для заполнения документов по разделам необходимо выборочно перенести данные из баз данных, созданных на базе рабочих книг Excel в таблицу документа Word.
Для пользователей, использующих широкоформатные мониторы, предусмотрена возможность изменения размеров диалогового окна под ширину окна приложения Word.
Как перенести отдельные значения из Excel в Word?
Для автозаполнения документов Word данными из Excel можно использовать готовые решения (надстройки) как для Word, так и для Excel. Эти решения позволяют автоматически генерировать документы Word на основе данных, содержащихся на листе рабочей книги Excel. В этих решениях предусмотрена возможность пакетного заполнения документов (для случаев, когда на основе одного набора исходных данных нужно заполнять несколько различных документов, например, договор, доп. соглашение, доверенность и так далее).
Часто у пользователей приложений Microsoft Office возникает необходимость переноса широкоформатной таблицы с числовыми данными, созданной в электронной таблице MS Excel, в документ редактора текстовых файлов MS Word. Например, вы готовите в ворде документ отчета о проделанной работе, а цифровые показания формируете в экселе в виде таблицы, и нужно эту таблицу вставить в текст отчета в ворде. Часто многие пытаются вручную создавать таблицу в текстовом документе (ворд дает такую возможность) и данные из ячеек экселя также переносить в таблицу в ворде вручную. Но более правильно все же будет перенести уже готовую в экселе таблицу в текст в ворде. При этом у многих не слишком опытных пользователей возникает вопрос о том, как таблицу перенести из экселя в ворд. Рассмотрим возможные варианты ответов на этот вопрос более детально.
Способ простого копирования
Казалось бы, решение вопроса о том, как вставить эксель в ворд, лежит на поверхности. Достаточно в экселе выделить нужную для вставки область таблицы, выбрать на панели инструментов команду "Копировать", таблица будет сохранена в буфере обмена, далее перейти в документ в ворде, поставить курсор на то место, куда должна быть вставлена таблица, и нажать "Вставить". В документе ворда из появится таблица, и все данные, которые были в ячейках в экселе, также будут скопированы и вставлены, дело сделано. Однако на деле, как правило, все происходит несколько сложнее. Ведь в результате обычных действий "Копировать/Вставить" таблицы из экселя вставляются в ворд попросту "некрасиво": размеры широкоформатной таблицы могут существенно выходить за границы текстовой страницы ворда, и формат данных в ячейках в итоге отличается от формата текста в ворде. Поэтому задача - как таблицу перенести из экселя в ворд - должна выполняться несколько иначе.
Вставка таблицы в текстовый документ как графический объект
Рассмотрим вариант копирования таблицы в ворд как графического объекта. При этом нужно учесть, что таблица эксель в ворд будет вставлена как рисунок, т. е. при редактировании данных в ячейках исходной таблицы в экселе вставленная в виде рисунка таблица в ворде не изменится. Преимуществом этого способа является то, что такую таблицу-рисунок можно будет перемещать в пределах документа, свободно копировать и вставлять в том же виде в другое место текста, менять размеры рисунка, если это будет нужно. Есть некоторые нюансы такого способа, различающиеся в зависимости от того, какая версия MS Word у вас установлена.
Как таблицу перенести из экселя в ворд версии MS Word 2003
Наводим курсор на то место текста, куда нужно будет вставить таблицу. На панели инструментов в выпадающем меню "Вставка" необходимо выбрать команду "Объект". В диалоговом окне нужно нажать "Создание из файла" и через нажатие кнопки "Обзор" выбрать файл эксель, в котором размещена исходная, подготовленная к переносу таблица. Далее нажимаем "Ok". В результате таблица из файла будет вставлена в ваш текстовый документ как графический объект.
MS Word 2007
Далее мы расскажем, как таблицу перенести из экселя в ворд, если вы используете версию офисного пакета 2007. Также ставим курсор в тексте в нужное место. На верхней панели инструментов выбираем вкладку "Вставка", находим в подразделе "Текст" кнопку "Вставить объект" и в диалоговом окне выбираем закладку "Создание из файла". Далее также через "Обзор" открываем нужную таблицу экселя и нажимаем "Ok".
Связывание таблицы в экселе и ворде
Как перенести эксель в ворд, чтобы данные в ячейках вставленной в документ в ворде таблицы автоматически изменялись, в случае если планируется часто обновлять данные в ячейках исходной таблицы в экселе. Можно воспользоваться способом связывания таблиц при вставке из экселя в текст в ворде. Для этого сначала необходимо скопировать нужную таблицу в Далее в ворде, находясь курсором на нужном для вставки месте, на панели инструментов в закладе "Главная" выбираем команду "Специальная вставка", переключаемся на пункт "Связать", в окне "Как" нужно выбрать "Лист Microsoft Excel (объект)". В результате произойдет связанная вставка таблицы. При двойном клике мышью по таблице в ворде будет автоматический переход на эту таблицу в экселе, появится возможность редактирования. Также при необходимости можно будет принудительно обновлять данные в ячейках, для этого нужно на таблице в ворде нажать правой кнопкой мыши и выбрать команду "Обновить связь".
При выборе этого способа нужно учесть один важный момент. В том случае, если структура связанной таблицы впоследствии будет меняться (например, будет изменено количество строк, удалены столбцы и т. д.), то в перенесенной таблице в ворде ее целостность будет нарушена, она попросту "поплывет". Поэтому важно, чтобы исходная таблица в экселе была еще до копирования и связывания составлена с четко установленными размерами - с конкретным количеством ячеек (столбцов и строк), и только после приведения таблицы в необходимый вид можно приступать к копированию и вставке путем связывания. Теперь вы знаете, как перенести эксель в ворд.