Работа в программе 1с 3.1 кадры. Получить ее можно одним из способов

В ноябре 2016 года мы писали о прекращении поддержки и о необходимости переходе на новую реакцию зарплатных программ (), таких как:

«Зарплата и управление персоналом» редакции 2.5;
«Зарплата и кадры бюджетного учреждения» редакции 1.0;
«Медицина. Зарплата и кадры бюджетного учреждения» редакции 1.0.

Так же в вышеуказанной статье вы можете познакомиться с новыми возможностями редакции 3.1.

На сегодняшний день имеем опыт перевода на новую редакцию 3.1 зарплатных программ как хозрасчетных организаций, так и бюджетных учреждений.

Опыт перехода показал:

Необходимо провести обучение сотрудников. Есть функциональные изменения, есть новшества, с которыми обязательно должен познакомиться специалист для быстрого и эффективного начала работы. Мы проводим обучение не по типовому курсу. Основная задача обучения узнать, применить на примерах основные отличия, новшества новой редакции 3.1 на тестовой базе.
Для перехода выбирать рекомендуемый фирмой 1С вариант переноса данных «Использовать новые возможности кадрового учета и начисления зарплаты». Данный способ позволяет не тащить в новую программу ошибки старой программы, сокращает количество ошибок при работе в новой программе и сокращает объем необходимой сверки данных.
Если в старой программе произведены доработки функционала, необходимо их проанализировать, согласовать перечень доработок необходимый реализовать в новой редакции, так как часть доработок заменяется типовым функционалом новой редакции. Произвести тестовый перенос, для анализа качества переноса данных, в связи с измененной конфигурацией.
Самый оптимальный период перехода - это начало года, перенос данных по состоянию на 1 января. В старой программе закрывается год, по возможности производятся все выплаты по заработной плате, чтобы не было переходящего НДФЛ. Переход в начале года позволяет перенести остатки и не переносить данные по начисленной зарплате, налогам и взносам, кадровые документы за весь период текущего года до перехода, что уменьшает объем проверки перенесенных данных.

С 28.06.2016 перечисленные ниже программы будут поставляться с новой редакцией конфигурации "Зарплата и управление персоналом" и обновленной документацией:

Программы с редакцией 3.1 ЗУП

1С:Зарплата и управление персоналом 8 (USB)
1С:Предприятие 8. Комплект прикладных решений на 5 пользователей
Обновление версии ПРОФ. Электронная поставка
1С:Предприятие 8. Комплект прикладных решений на 5 пользователей (USB)
1С:Комплексная автоматизация 8 для 10 польз. + кл-серв. Редакция 2
1С:Предприятие 8. Комплект для обучения в высших и средних учебных заведениях
1С:Предприятие 8.3. NFR для 1 пользователя
1С:Предприятие 8.3. NFR для 10 пользователей + клиент-сервер

С 01.10.2016 планируется повышение цен на продукты, включающие конфигурацию "Зарплата и управление персоналом"

Редакция 3.1 (версия 3.1.1 конфигурации) предоставляется без дополнительной оплаты зарегистрированным пользователям продуктов, в состав которых входит конфигурация "Зарплата и управление персоналом" соответствующей версии или "Зарплата и кадры бюджетного учреждения". Порядок получения указан в регистрационной карточке программного продукта. В частности, пользователи версий ПРОФ и КОРП должны иметь действующий договор информационно-технологического сопровождения 1С:ИТС.

Переход на редакцию 3.1 выполняется простым обновлением версии 3.0.25 или выше конфигурации редакции 3.0, при этом накопленные в информационной базе данные сохраняются. В том же порядке выполняется переход с ознакомительных версий редакции 3.1.

Для работы редакции 3.1 конфигураций "Зарплата и управление персоналом" и "Зарплата и кадры государственного учреждения" необходима версия платформы "1С:Предприятие" 8.3.8.1652 или выше.

Общие новации для всех прикладных решений

Повышено быстродействие программы при выполнении часто используемых операций: открытие форм документов, проведение кадровых документов, проведение документа "Начисление зарплаты и взносов" и т.д.
Повышена эффективность работы программы в многопользовательском режиме.
Поддерживается прямой обмен с банками сведениями в рамках зарплатных проектов с помощью сервиса "1С:ДиректБанк" Отправлять зарплатные реестры теперь можно прямо из программы нажатием одной кнопки.
Реализована отправка из программы запросов в фонды: "Запрос в ФСС о проверке работодателя" и "Запрос в ПФР о заработке сотрудника".
Автоматизировано восстановление сотрудника в должности по решению суда.
Упростилась регистрация увольнения с основного места работы при наличии нескольких трудовых договоров на одного сотрудника (при внутреннем совместительстве): теперь вид занятости сотрудника изменяется автоматически.
Отдельные начисления могут отражаться в бухгалтерском учете не так, как основная заработная плата сотрудника. В документе "Назначение планового начисления" можно указать способ отражения в бухгалтерском учете.
При расчете удержания по исполнительному листу за неполный месяц НДФЛ учитывается в уменьшенном размере.
Реализованы отчеты:

отчет для проверки сроков удержания и уплаты НДФЛ, упрощающий контроль заполнения формы 6-НДФЛ;
отчет для контроля расчета оценочных обязательств;
отчет по текучести кадров.

НДФЛ к зачету или возврату теперь отображается на отдельной закладке документа "Начисление зарплаты и взносов".

Дополнительно для конфигурации "Зарплата и управление персоналом КОРП"

Реализована простая возможность связывать документы в "цепочки". Например, на период отпуска по уходу за ребенком сотрудника можно перевести на его место другого сотрудника, позицию которого, в свою очередь, заместить третьим сотрудником. Всю цепочку перемещений можно увидеть в одном наглядном отчете.
С рекрутинговых сайтов теперь загружается не только основная информация о кандидате, но и дополнительные сведения: образование, информация о владении языками, фотография.

Дополнительно для конфигурации "Зарплата и кадры государственного учреждения"

Стало проще присваивать госслужащему классный чин или ранг - для этой цели добавлен отдельный документ.
Реализовано распределение пособия (больничного листа) по статьям финансирования по начислениям текущего календарного года.

В целях принятия правильных управленческих решений и стратегического планирования в современных организациях постоянно требуется анализировать большое количество информации. Программа «1С: Зарплата и кадры государственного учреждения 8» (редакция 3.1) помогает решить эту задачу, так как ее функционал позволяет формировать и настраивать многообразие различных форм отчетов.

Рассмотрим алгоритм формирования отчетов на примере отчета о заработной плате сотрудников «Полный свод начислений, удержаний и выплат». Он находится на закладке «Зарплата» – раздел «Отчеты по зарплате» (Рис. 1, Рис. 2).

В открывшемся окне отчета для начала заполняем период, за который хотим получить данные, организацию и нажимаем кнопку «Сформировать». (Рис. 3).

В данном случае отчет сформируется с настройками «По умолчанию», либо с настройками, которые сохранил пользователь программы, сформировавший отчет последним.

В нашем примере мы получили информацию по учреждению ФГБУ «Первомай» за март 2017 года с группировками по разделам («Начислено», «Удержано», «Выплачено» и др.) и по видам расчета (по видам начислений, удержаний и выплат).

Предположим, что нам для анализа данных требуется более сложная структура отчета, то есть, кроме видов начислений и удержаний, мы хотим видеть сотрудников (по строкам) и статьи финансирования (по столбцам), к которым относятся полученные суммы. Для этого нажимаем кнопку «Настройки», в нижней части открывшегося диалогового окна выбираем вид настройки «Расширенный» и открываем закладку «Структура» (Рис. 4).

Добавим в структуру отчета по строкам сотрудника организации, для этого:

Выделяем мышью поле «Вид расчета» и нажимаем кнопку «Добавить» (Рис. 5)

В новом диалоговом окне отобразятся все доступные для выбора поля отчета. Ищем среди них поле «Сотрудник» и нажимаем кнопку «Выбрать» (Рис. 6).

Аналогичным образом настраиваем колонки:

Выделяем мышью поле «Организация» и нажимаем кнопку «Добавить» (Рис. 7)

В новом диалоговом окне вновь отобразятся все доступные для выбора поля отчета. Ищем среди них поле «Статья финансирования» и нажимаем кнопку «Выбрать».

В результате получим отчет с гораздо большим количеством информации, которую можем использовать для расширенного анализа начисленной зарплаты (Рис. 9). Например, видим, что сотрудник Иванов Иван Иванович работает в ФГБУ «Первомай» по основному месту работы и по совместительству, при этом оклад по основному месту работы ему начислен из бюджетного источника финансирования, а по совместительству – из «внебюджета».

Стоит учесть, что настройка структуры отчетов в программе «1С: Зарплата и кадры государственного учреждения 8» (редакция 3.1) является гибкой. Это означает, что мы можем выбрать любые другие строки и колонки или поменять уже имеющиеся местами, например, статью финансирования отобразить построчно, а поле «Сотрудник» заменить на «Физическое лицо» и вывести в колонках отчета (Рис. 10).

В новой таблице видим, что заменив «Сотрудника» на «Физическое лицо», мы получили более укрупненные данные по работнику Иванов Иван Иванович, то есть убрали аналитику в разрезе его мест работы, основного и совместительства (Рис. 11).

В случаях, когда отчет с такими настройками постоянно требуется бухгалтеру, его можно сохранить. Для этого, необходимо нажать кнопку «Вариант отчета» – пункт «Сохранить вариант отчета…» (Рис. 12).

В открывшемся окне необходимо написать название отчета, указать, кому такой отчет будет доступен, и сохранить вариант (Рис. 13).

В дальнейшем его можно будет открыть по кнопке «Вариант отчета», а также к отчету будет автоматически реализован быстрый доступ с панели отчетов (Отчеты по зарплате – отчет «Полный свод начислений, удержаний и выплат» - вариант отчета «Свод начислений, удержаний и выплат (по ИФО и физ. лицам) - помесячно») (Рис. 14).

Кроме использования настроек структуры, не заходя в них, бухгалтер может расшифровать любую цифру отчета, для этого достаточно дважды щелкнуть мышью по одной из ячеек и в диалоговом окне выбрать интересующий нас показатель (например, регистратор). Это очень удобно, когда расчетчик сомневается в правильности начисления, ведь в таком случае он сразу увидит ссылку на документ, в котором произведен расчет (Рис. 15, Рис. 16).

Таким образом, на примере отчета «Полный свод начислений, удержаний и выплат», вы можете настраивать и другие отчеты по заработной плате и кадрам. Освоив этот несложный процесс, вы будете быстро и в полном объеме получать аналитическую и статистическую информацию, которая становится все более актуальной в стремительно растущих потребностях учета.

С этого года все пользователи программы 1С:Зарплата и управление персоналом 8 постепенно переходят на новую редакцию 3.1 и мы решили написать несколько статей, в которых подробно рассмотрим некоторые самые основные операции в программе, например, такие как прием на работу, увольнение, начисление зарплаты и взносов для того чтобы вынужденный переход был наиболее безболезненным для Вас, мои дорогие читатели.

Итак, начнем с приема сотрудника на работу.
Сделать это можно двумя способами. Первый в разделе Кадры открываем список сотрудников организации:

И здесь уже создаем нового сотрудника:

Второй способ в разделе Кадры сразу воспользоваться возможностью создать сотрудника:

В любом случае откроется форма создания нового сотрудника организации. Если в базе ведется учет по нескольким организациям, то выбираем нужную нам и начинаем вводить данные по новому сотруднику. Если сотрудник ранее у нас уже работал, т.е. сведения о нем как о физическом лице в программе уже есть, то программа определит возможные совпадения уже при вводе фамилии и имени нового сотрудника и выдаст нам соответствующую информацию. В зависимости от нашего ответа мы или автоматически заполним карточку сотрудника имеющимися личными данными в программе или продолжим оформление дальше:

Вводим данные о дате рождения, ИНН, СНИЛС. Далее оформляем документ Прием на работу . Для этого нужно воспользоваться либо соответствующей гиперссылкой либо кнопкой Оформить документ :

В открывшемся документе указываем дату приема, при необходимости количество месяцев испытательного срока, подразделение, должность. При ведении в программе штатного расписания программа автоматически поставит ФОТ, соответствующий данной должности. Кроме этого здесь же мы указываем график работы сотрудника и указываем вид занятости:

Здесь же, на закладке главное мы можем указать количество ставок, занимаемых сотрудником. Сделать это можно как в виде обыкновенной, так и в виде десятичной дроби:

Если у вас нет возможности изменить количество ставок, значит в программе не установлена возможность работы по неполной ставке. О настройках программы вы можете прочитать в нашей статье Настройка программы 1С:Зарплата и управление персоналом 8 . Здесь же при приеме на работу можно отредактировать право на ежегодный отпуск и назначить дополнительный отпуск сотруднику:

Переходим на закладку Оплата труда . ФОТ в нашем случае рассчитала программа автоматически как 0,5 от оплаты по окладу предусмотренной штатным расписанием для данной должности. Кроме того здесь же указываем порядок пересчета месячной ставки в часовую при работе сверхурочно и способ начисления аванса сотруднику. Как видим здесь при определении размера аванса предусмотрена более гибкая схема чем в редакции 2.5:

Ну и в разделе Доп.тарифы, коэффициенты можно назначить какие то дополнительные начисления, которые отличны от основной ставки:

На последней закладке этого документа Трудовой договор указываются номер трудового договора (по кнопке Назначить программа автоматически присвоит договору номер, следующий по порядку), дата, дата окончания, если договор срочный, а также условия приема и какую то дополнительную информацию об условиях договора:

По кнопке Печать нам доступны печатные формы Приказ о приеме и несколько видов Трудовых договоров. Однако сейчас в моем примере паспортные данные сотрудника в трудовой договор не будут подставляться, так как я завела новое физическое лицо и паспортные данные нигде не указала.

Для заполнения паспортных данных в карточке созданного сотрудника надо открыть форму ввода этих данных по гиперссылке Личные данные :

В открывшемся окне заполняем паспортные данные, а также адресные сведения:

Здесь же в карточке сотрудника, если необходимо, мы можем заполнить сведения об образовании, различные справки, состав семьи. Сведения о статусе застрахованного лица и об инвалидности заполняются по гиперссылке Страхование :

А сведения о стандартных налоговых вычетах вносятся в программе по гиперссылке Налог на доходы

Как видим все данные по работнику теперь можно внести и посмотреть в карточке сотрудника практически не обращаясь к справочнику физических лиц. Кроме того отсюда же можно распечатать различные документы, такие как трудовой договор, приказ о приеме на работу, личная карточка и.т.п:

Вот и все, о чем я хотела вам сегодня рассказать. Работайте в новой редакции программы 1С:ЗУП с удовольствием, а если возникнут проблемы – обращайтесь в нашу службу заботы.