حفظ مستند في Word وإعداد وتمكين وإلغاء الحفظ التلقائي. حفظ مستند Word

واحدة من الوظائف الرئيسية للبرنامج. هذا هو الإجراء الذي يتم فيه تحويل النص المكتوب إلى ملف وسائط، والذي بدوره يمكن تخزينه وعرضه على جهاز كمبيوتر، بالإضافة إلى نقله إلى وسائط أخرى ونقله عبر الشبكة. يعد إصلاح البيانات ضروريًا حتى لا تفقد التغييرات التي تم إجراؤها عند تحرير المستند. يُنصح باستخدام هذه الوظيفة كلما أمكن ذلك - فهذا سيقلل من خطر فقدان البيانات عند إيقاف تشغيل البرنامج أو الكمبيوتر.

هناك نوعان من تسجيل ملف الوسائط في Word:

1. "حفظ" - باستخدام هذه الوظيفة عند التحرير، ستقوم بتحديث المستند حتى لا تفقد التقدم. يعد ذلك ضروريًا عند العمل بنص واحد.
2. "حفظ باسم" - سيتم إنشاؤه مستند جديد، والتي ستكون نسخة النسخة الحاليةإبداعي. المصدر، بدوره، سيبقى دون تغيير.

هناك العديد من الطرق لحماية النص من الضياع، والتي تختلف في التعقيد والوظيفة. إنهم متحدون توصيات عامةعن طريق الاستخدام:

• قم بذلك قبل الخروج من البرنامج. عند إغلاق المحرر، تظهر نافذة تطلب منك تنفيذ التغييرات. خيارات الإجابة هي "نعم" و"لا" و"إلغاء". عند الضغط على الزر الأول، سيتم كتابة النص (سيطالبك الكمبيوتر بتحديد اسم ودليل)، ولكن غالبًا ما يرتكب المستخدمون أخطاء وينقرون على "لا". في هذه الحالة، سيتم إغلاق المستند ببساطة وسيتم فقدان كل شيء. لن يؤدي النقر فوق "إلغاء" إلى إغلاق البرنامج وستتمكن من متابعة العمل مع الملف.
• سجل التغييرات كلما أمكن ذلك. هذا سيمنع الخسارة العرضية كمية كبيرةإدخال البيانات في حالة الإغلاق العرضي أو حدوث خلل في البرنامج أو الكمبيوتر.
• كتابة النص بالتنسيق المناسب له مزيد من الاستخدام. على سبيل المثال، إذا كنت تخطط للعرض والتحرير في الإصدارات الأقدم من البرنامج أو على أجهزة أخرى.
• قبل إرسال مستند إلى صديق، استخدم "Document Inspector" - باستخدام هذه الوظيفة يمكنك إزالته معلومات سريةوتحسين سلامة الاستخدام.
• لا تقم بحفظ مستندين بنفس التنسيق وبنفس الاسم - سيتم تسجيل المستند الأخير فقط، وسيتم حذف الأول.

يتكون الاسم من جزأين - العنوان والامتداد. عندما تقوم بحفظ النص لأول مرة في Word، يمكنك تحديده في النموذج "Name.docx" (الاسم قبل النقطة، والتنسيق بعد ذلك). تتوفر هذه الميزة عند استخدام أي طريقة لإجراء التغييرات. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك تحديد البيانات بعد إعادة تحريرها بالضغط على "حفظ باسم". سيظهر ملف الوسائط بالاسم والامتداد الجديد بشكل منفصل. استخدم تنسيقًا مناسبًا لجميع الأجهزة التي تخطط لقراءة النص وتحريره عليها. الأكثر عالمية لبرنامج Word - .doc

الحفظ الأول (الإنشاء)

يجب أن يعرف كل مستخدم لبرنامج Word كيفية إنشاء مستند فيه. من السهل جدًا القيام بذلك - هناك 3 طرق:

1. انقر فوق "حفظ" أو "حفظ باسم" في المرة الأولى التي تقوم فيها بتحرير ملف وسائط جديد؛
2. اضغط على Ctrl + "S" - هذه الوظيفة تكرر الوظيفة الأولى؛
3. حاول إغلاق النافذة - سيعرض البرنامج نفسه تنفيذ التغييرات.

بغض النظر عن الخيار الذي تستخدمه، ستظهر نافذة التسجيل. يمكنك تحديد الدليل والاسم. قم بتكوين هذه الإعدادات كما هو مطلوب.

حفظ كجديد

بالفعل للملوثات العضوية الثابتة هذا المستنديمكن تسجيلها على أنها جديدة. في هذه الحالة، سيبقى الأصل، وسيتم تسجيل النسخة المعدلة باسم جديد في الدليل المحدد. للقيام بذلك تحتاج:

• في "ملف"، انقر فوق "حفظ باسم"؛
• أدخل اسم الوثيقة؛
• تحديد التنسيق؛
• حدد موقعًا وانقر فوق "موافق".

الحفظ كقالب

لمنع إجراء تغييرات على سجل البيانات الأصلي، ولكن مع إنشاء ملف آخر بناءً عليه، قم بإنشاء قالب:

1. افتح النص المطلوب؛
2. انتقل إلى ملف"؛
3. انقر فوق "حفظ باسم"؛
4. حدد "هذا الكمبيوتر" والموقع؛
5. أدخل عنوان النص.
6. حدد تنسيق "القالب"؛
7. يحفظ.

بهذه الطريقة يمكنك استخدام مستند Word كمصدر عند إنشاء مستند جديد. للقيام بذلك، افتح محرر النصوص وانقر على "جديد" - "إنشاء من الموجود".

كيفية حرق على قرص مضغوط

من أجل كتابة نص من Word إلى الإعلام المرئي، بحاجة ل:

1. ضع الوسائط في محرك الأقراص للتسجيل؛
2. حدد أحد الخيارات - "القرص المضغوط القابل للتسجيل" أو "القابل لإعادة الكتابة" (يسمح لك الخيار الثاني بتسجيل المعلومات ومحوها بشكل متكرر)؛
3. انقر فوق "ابدأ" - "الكمبيوتر" وانقر على السهم المجاور لهذا العنصر؛
4. سيتم توسيع قائمة محركات الأقراص المتوفرة؛
5. نقل ملفات وسائط معينة إلى الملف الذي تحدده؛
6. انقر فوق "نسخ القرص" و"كيف". محرك فلاش USB"أو "مع مشغل أقراص مضغوطة/أقراص DVD" - يعتمد على المتطلبات المطلوبة؛
7. اصنع اسمًا للقرص؛
8. بعد ذلك، افعل كل شيء وفقًا للتعليمات التي تظهر على الشاشة.

نصائح لحرق النص على قرص مضغوط:

• لا تحاول احتواء المزيد من البيانات على الوسائط أكثر مما هو مسموح به. تتم الإشارة إلى سعة القرص على العبوة (وأحيانًا على القرص نفسه). إذا كانت ملفات الوسائط كبيرة، فمن الأفضل حفظها على قرص DVD مع إمكانية التسجيل وإعادة الكتابة. صحيح، ليس كل شيء إصدارات ويندوزيعمل مع نسخ دي في دي. سيكون عليك استخدام برامج خاصة.
• تأكد من وجود مساحة كافية على الوسائط لإنشاء ملفات وسائط مؤقتة مطلوبة للتسجيل الصحيح. القرص القياسيفي نظام التشغيل Windows، يتطلب ما يصل إلى 700 ميغابايت، وأسرع - ما يصل إلى 1 جيجابايت.
• بعد اكتمال إجراء النسخ، تحقق من الوسائط للتأكد من نقل البيانات وحفظها.

كيفية الحفظ على محرك أقراص USB

يعد خيار التسجيل هذا ضروريًا عندما تحتاج إلى نقل نص Word - خاصةً إذا كان الجهاز الآخر لا يتمتع بإمكانية الوصول إلى الإنترنت. للقيام بذلك تحتاج:

1. أدخل جهاز USB في المنفذ؛
2. انقر فوق "ملف"؛
3. حدد "حفظ باسم"؛
4. حدد "الكمبيوتر" أو انقر نقرًا مزدوجًا على "محرك أقراص USB" في "الأجهزة ذات الوسائط القابلة للإزالة"؛
5. أدخل عنوان الوثيقة؛
6. انقر فوق "حفظ".

كيفية التسجيل مع الوصول عن بعد

تسجيل البيانات على الإنترنت - طريقة ملائمةتخزين البيانات، حيث أن الوصول إليها ممكن في أماكن مختلفة. يكفي أن تكون أجهزة الكمبيوتر متصلة بالشبكة. للقيام بذلك تحتاج:

1. فتح الملف";
2. انقر فوق "حفظ باسم"؛
3. حدد مجلد الشبكة؛
4. إذا تمت مزامنته مع جهاز الكمبيوتر الخاص بك، قم بالإشارة إليه في القائمة الموجودة في منطقة "الكمبيوتر"؛
5. يمكنك أيضًا البدء في كتابة اسم المجلد في "اسم الملف" والضغط على Enter؛
6. أدخل اسم الملف الذي تريد تسجيله به وانقر على "حفظ".

كيفية الحفظ في SharePoint

الخوارزمية:

1. فتح الملف";
2. انقر فوق "حفظ"، وأرسل وحدد "حفظ إلى SharePoint"؛
3. حدد موقعًا للتسجيل، وانقر فوق "حفظ باسم"؛
4. قم بتأكيد الإدخال في مربع الحوار.

كيفية الكتابة إلى ون درايف

الخوارزمية:

1. فتح الملف";
2. انقر فوق "حفظ إلى موقع الويب"؛
3. انقر فوق "تسجيل الدخول" وقم بتسجيل الدخول باستخدام باستخدام ويندوزمعرف الهوية، انقر فوق "موافق"؛
4. حدد مجلد OneDrive، وانقر فوق "حفظ باسم"؛
5. أدخل اسم الملف وقم بالتسجيل.

سيصبح المستند متاحًا في OneDrive. يمكنك منح مستخدمين آخرين حقوق العرض أو التحرير. للقيام بذلك، قم بمشاركة رابط المجلد معهم.

كيفية جعله مفتوحًا في الإصدارات القديمة من Word

تنسيق ".docx"، وهو التنسيق الأساسي في الإصدارات الحديثة مايكروسوفت أوفيسلا يمكن استخدامه في Word 2003 أو الإصدارات الأحدث البرامج المبكرة. ولا يمكن فتحه إلا إذا تم تثبيت حزمة توافق خاصة. لتجنب التنزيلات، ما عليك سوى كتابة النص في ".doc". ومع ذلك، في هذه الحالة، يتم تطبيق التنسيق باستخدام أدوات الكلمة 2010 وأحدث. للكتابة إلى ".doc"، تحتاج إلى:

1. فتح الملف";
2. حدد "حفظ باسم"؛
3. أدخل اسم الملف، انقر فوق "حفظ"؛
4. في القائمة المنسدلة، حدد الامتداد "Word 97-2003 Document" وقم بالتغيير إلى ".doc"؛
5. أدخل اسم المستند وأكده.

كيفية التسجيل بتنسيق بديل

إذا كنت بحاجة إلى تسجيل البيانات للمستخدمين الذين يمكنهم فتحها وتحريرها على أجهزة كمبيوتر ذات إمكانات أخرى، فيمكنك تحديد ذلك تمديد بديل. يتيح لك هذا أيضًا تنظيم وظيفة الملف نفسه - على سبيل المثال، جعله غير قابل للتغيير. الأكثر استخدامًا:

1. PDF وXPS لتقييد التحرير والسماح بالعرض فقط؛
2. امتداد صفحة الويب لعرض النص في المتصفح؛
3. TXT وRTF وODT وDOC - للعمل على أجهزة الكمبيوتر أو البرامج ذات الوظائف المحدودة.

كيفية الكتابة إلى PDF أو XPS

هذه التنسيقات هي الأكثر سهولة وشعبية للحد من التحرير. لن يتمكن مستلم المستند إلا من عرض المحتوى. لإجراء هذا الإعداد، تحتاج إلى:

1. فتح الملف";
2. حدد "حفظ باسم"؛
3. أدخل اسم النص في الحقل المناسب؛
4. في قائمة تحديد نوع الملف، حدد PDF أو XPS؛
5. إذا كان العرض سيكون عبر الإنترنت فقط، فيمكنك تقليل الحجم - انقر فوق "الحجم الأدنى"؛
6. إذا كنت بحاجة إلى تسجيل نص جزئيًا، أو تضمين التعديلات المسجلة، أو خصائص الملف، أو إنشاء ارتباطات تشعبية، فحدد العناصر المناسبة في "الخيارات"؛
7. تأكيد التغييرات.

كيفية الحفظ كصفحة ويب

هذا الخيار مناسب للقراءة في المتصفح. لا ينقل تخطيط النص. يمكنك تسجيلها إما كصفحة HTML عادية أو كمستند يجمع كافة ملفات الوسائط (MHTML). لهذا:

1. انقر فوق "ملف"؛
2. حدد "حفظ باسم"؛
3. عند النشر، ابحث عن اسم الخادم وانقر عليه مرة واحدة؛
4. أدخل اسم الملف.
5. في حقل "النوع"، حدد "صفحة ويب" أو بديل - "في ملف واحد"؛
6. تأكيد التغييرات.

الحفظ في صيغ بسيطة

هذا الخيار ضروري لكتابة النص إليه تمديد بسيطوالتي يمكن "قراءتها" بواسطة جميع برامج التحرير تقريبًا. أبسطها هو ".txt". يمكنك أيضًا تحديد ".rtf" و".odt" و".wps". من المهم ملاحظة أن استخدامها قد يؤدي إلى فقدان التنسيق والتخطيط. استخدم الامتدادات فقط عندما يكون النص نفسه مهمًا، وليس خصائصه. لهذا:

1. افتح "ملف"؛
2. حدد "حفظ باسم"؛
3. أدخل اسم النص.
4. حدد نوع ملف الوسائط - أحد الأنواع الموضحة أعلاه؛
5. تأكيد التغييرات.

كيفية حفظ التقدم إذا تجمد Word

في كثير من الأحيان، وخاصة على أجهزة الكمبيوتر "الضعيفة"، تحدث مشاكل في البرامج. قد يؤدي فشل Word إلى فقدان البيانات التي تم إدخالها مؤخرا. هناك ثلاث طرق لمحاولة استرداد النص بعد تعطل برنامج أو جهاز كمبيوتر:

• اتصل بمدير المهام (Ctrl + Alt + حذف) وكلمة "إنهاء المهمة". على الأرجح، سوف يسأل النظام ما إذا كان سيتم تسجيل التغييرات. سيتم فتح المستند مرة أخرى خلال بضع دقائق وسيتضمن أحدث البيانات.
• إذا تم إنهاء جلسة العمل بشكل غير صحيح، يمكنك العثور على البيانات في المجلد المؤقت C:\Documents وSettings\UserName\Local Settings\Temp. يتضمن ذلك نسخًا من المستندات التي لم يتم تسجيلها بشكل صحيح. لذلك، حتى عند إيقاف تشغيل الكمبيوتر، هناك فرصة لإرجاع النص.
• ضع جهاز الكمبيوتر الخاص بك في وضع السكون. بعد هذا "أيقظه". هذه الطريقة تساعد على مقاومة التجميد.

الحفظ التلقائي للكلمة

يعمل هذا الخيار في البرنامج بشكل افتراضي - يتم تسجيل المستند كل 10 دقائق. ومع ذلك، عند العمل مع مستند مهم، من الأفضل التأكد من عدم وجود خطر ووضع علامة في المربع المجاور لوظيفة الحفظ التلقائي. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك تغيير الفاصل الزمني. الوظيفة مطلوبة لأجهزة الكمبيوتر التي يتم إيقاف تشغيلها غالبًا - وبهذه الطريقة لن تفقد النص الذي أدخلته قبل المرة التالية للتسجيل. لتمكين وتكوين:

1. انقر فوق "ملف" - "خيارات" - "حفظ"؛
2. تأكد من تحديد مربع الاختيار الموجود بجوار "الحفظ التلقائي"؛
3. قم بتعيين الفاصل الزمني لتسجيل التقدم المطلوب؛
4. انقر فوق موافق.

لإزالة الحفظ التلقائي، اتبع نفس المسار وقم بإلغاء تحديد المربع الموجود في القائمة.

الحد الأدنى

يعد تسجيل التقدم إحدى الوظائف الرئيسية عند العمل مع النص. لا يسمح لك Word بتسجيل التقدم الذي تحرزه فحسب، بل يتيح لك القيام بذلك بأحد التنسيقات العديدة والخدمات المختلفة بشكل أساسي.

إي سوتوتسكايا

إحدى المهارات الأولى اللازمة عند إتقان الكمبيوتر هي القدرة على تخزين المعلومات ثم استرجاعها في جهاز الكمبيوتر الخاص بك. تتحدث معلمة علوم الكمبيوتر والمبرمجة إيلينا سوتوتسكايا عن كيفية القيام بذلك.

أرز. 1. هذا هو الشكل الذي تبدو عليه القائمة الرئيسية لمحرر Word. إذا نقرت بزر الماوس الأيسر مرة واحدة على عنصر "ملف"، فستظهر أوامر إدخال/إخراج المعلومات على الشاشة (الشكل 2).

أرز. 2. الأوامر الرئيسية عند حفظ مستند هي "حفظ" و"حفظ باسم...". عند حفظ مستند لأول مرة، لا يوجد فرق بينهما، حرك المؤشر إلى أمر أو آخر وانقر مرة واحدة باستخدام الزر غادر

أرز. 3. هنا يطالبك محرر Word بحفظ المستند في مجلد في "My Documents" تحت اسم Doc1 (أو 2، 3...) مع ملحق الوثيقة. وفي الوقت نفسه، يمكنك معرفة المستندات التي لها نفس الامتداد والموجودة بالفعل في هذا المجلد. النقر بزر الماوس الأيسر

العلم والحياة // الرسوم التوضيحية

أرز. 5. بعد حفظ الملف في الأكثر السطر العلوييظهر اسم الملف في القائمة الرئيسية لمحرر Word.

العلم والحياة // الرسوم التوضيحية

أرز. 7. يمكن تحديد أي من الامتدادات بالنقر مرة واحدة عليها الخط المطلوب. فيما يتعلق بمحرر النصوص، يتم استخدامه غالبًا مع امتداد المستند امتداد rtf. يتيح لك هذا استخدام المستند في تطبيقات Windows الأخرى دون إزعاج

أرز. 8. هذا هو الشكل الذي تبدو عليه علامة التبويب الخاصة بتعيين المعلمات لعملية الحفظ التلقائي.

أرز. 9. لكي يتم حفظ المستند بجميع التغييرات والإضافات التي تمت منذ فتحه، عليك الضغط على كلمة "نعم". سيؤدي النقر فوق الزر "لا" إلى إعادة المستند إلى شكله الأصلي. وينبغي استخدام مفتاح "إلغاء" إذا كنت

من الملائم مراعاة القواعد الأساسية لحفظ المستند باستخدام مثال محرر النصوص Word بيئة ويندوز(رسم بياني 1). بالنسبة لهذه البيئة، يمكن اعتبارها عالمية، لأن عنصر القائمة الرئيسية "ملف" موجود في أي تطبيق Windows آخر بنفس النموذج تقريبا. لذا، بعد أن أتقنت حفظ مستند في Word، يمكنك بسهولة أن تفعل الشيء نفسه في أي نص أو ملف آخر محرر الرسوم البيانيةوعند العمل مع جداول البيانات.

معلومات أولية

قبل أن نتطرق إلى كيفية حفظ مستند، هناك بعض المفاهيم الأساسية التي تحتاج إلى فهمها.

يتم تخزين كل شيء "يتم جمعه" على جهاز الكمبيوتر في شكل ملفات. الملف عبارة عن منطقة محددة على القرص يتم تخزين المعلومات فيها.

يتكون اسم الملف من جزأين - الاسم نفسه والامتداد، مفصولة بنقطة. في بعض الأحيان يكون الامتداد مفقودًا، ولكن عادةً ما يمكنك من خلاله معرفة نوع المعلومات الموجودة في الملف، نظرًا لأن كل منها تطبيق برنامجبشكل افتراضي يعين امتداد الملف لامتداد معين. لذا، يشير "DOC" إلى أنه تم إنشاء المستند بالنص محرر الكلمات، "BMP" - في محرر الرسومات، مثل Paint، يشير "PPT" إلى أنك تتعامل مع عرض تقديمي تم إنشاؤه في PowerPoint، "XLS" - علامة جدول، "جبغ" - وثيقة رسوميةالتي عملوا بها، على سبيل المثال في برنامج فوتوشوب.

ملحوظة. عند تعيين اسم مناسب لملف، حاول التأكد من أنه يطابق المعلومات المخزنة فيه - وهذا سيجعل العثور عليه أسهل كثيرًا لاحقًا. على سبيل المثال، "دفتر العناوين" أو "جهات الاتصال".

يمكن كتابة الاسم باللغة الروسية أو بأي لغة أخرى مثبتة عليه هذا الحاسوبتحتوي على أرقام وعلامات ترقيم، باستثناء علامات الاقتباس والأحرف الخاصة.

بالإضافة إلى الملفات، هناك ما يسمى بالمجلدات - يقومون بتخزين المعلومات التي تسمح للكمبيوتر بالعثور على الملف المطلوب.

مجلد المستندات الخاص بي

يظهر على الكمبيوتر أثناء التثبيت برمجة. كقاعدة عامة، يفضل العديد من المستخدمين المبتدئين، وليس فقط هم، تخزين ملفاتهم فيه. هذا مناسب لأنه يحدث بشكل افتراضي. ولكن عند العمل مع كمية كبيرةللحصول على معلومات مختلفة، يكون الأمر أكثر ملاءمة لإنشاء مجلدات "مواضيعية" ووضع الملفات فيها. وهذا يبسط إلى حد كبير البحث عن المعلومات.

ملحوظات. 1.يمكن حفظ نفس المستند تحت أسماء مختلفةفي نفس المجلد وبنفس الاسم مجلدات مختلفةوتحت أسماء مختلفة في مجلدات مختلفة (حسب ما يناسبك).

2. إذا قمت أثناء عملية التسمية بمسح الامتداد عن طريق الخطأ، فلا تقلق، فسيقوم الكمبيوتر نفسه بتعيين الامتداد المطلوب لملفك.

ملحوظة. يمكن فعل الشيء نفسه عن طريق تحديد الرمز الذي يحتوي على صورة قرص مرن على شريط الأدوات والنقر عليه مرة واحدة باستخدام زر الماوس الأيسر.

إذا كنت تعمل على مستند تم حفظه بالفعل، فإن الأمرين "حفظ" و"حفظ باسم..." يعملان بشكل مختلف. في الخيار الأول ("حفظ")، يتم حفظ المستند بنفس الاسم مع إجراء جميع التصحيحات والإضافات عليه. في هذه الحالة، لا يظهر مربع الحوار على الشاشة. (النقر على الأيقونة التي تحتوي على صورة القرص المرن سيؤدي إلى نفس النتيجة.) في الخيار الثاني ("حفظ باسم...")، سيتم فتح مربع حوار مألوف بالفعل على الشاشة (انظر الشكل 3)، حيث سيتم كتابة الاسم الذي قمت بحفظ المستند تحته في حقل "اسم الملف" . ومن خلال إدخال اسم جديد هناك، ستحفظ المستند الخاص بك بكل التصحيحات والإضافات التي تم إجراؤها تحت اسم مختلف.

المجلدات الأخرى

إذا كنت تريد حفظ المستند في مجلد آخر، فيجب عليك تحديده (وأولاً، بالطبع، إنشائه). لتحديد مجلد آخر على أي من محركات الأقراص، تحتاج إلى النقر بزر الماوس الأيسر مرة واحدة على السهم الأسود الموجود على يمين حقل "المجلد". بعد ذلك، ستظهر نافذة سترى فيها أيقونات وأسماء الأقراص المتوفرة على جهاز الكمبيوتر الخاص بك: على سبيل المثال، رمز "سطح المكتب"، ومجلد "المستندات"، وما إلى ذلك (الشكل 6).

ملحوظة.

يمكنك أيضًا التصرف فيها ترتيب عكسي: قم بتغيير الاسم أولاً ثم حدد مجلد الحفظ.

تغيير الامتداد

لتغيير امتداد الملف، يجب النقر فوق السهم الأسود الموجود على يمين حقل "نوع الملف". بعد ذلك، قائمة بجميع المقبولين ل هذا الملفملحقات (الشكل 7).

ملحوظة. لاستخدام مستند في بيئة دوستحتاج إلى تحديد من القائمة السطور "نص DOS مع فواصل الأسطر" أو "نص DOS". ولكن في هذه الحالة، سيتم فقدان كافة تنسيقات النص تقريبًا.

الحفظ التلقائي للمعلومات

لتسهيل حفظ المستند أثناء العمل، يمكنك ضبط الكمبيوتر على ما يسمى بوضع الحفظ التلقائي. من المهم بشكل خاص أن يتم حفظ المعلومات تلقائيًا في حالة إمداد جهاز الكمبيوتر الخاص بك بالطاقة الشبكة الكهربائيةليست موثوقة للغاية.

لتفعيل الوظيفة الحفظ التلقائيالمعلومات، يجب عليك تحديد عنصر "الأدوات" في القائمة الرئيسية، وفيه العنصر الفرعي "الخيارات" (الشكل 8). في علامة التبويب "حفظ"، حدد "حفظ تلقائي لكل:" وفي الحقل الموجود على يمينه، قم بتعيين الفاصل الزمني بين تكرار تسجيل المستند الذي تعمل عليه تلقائيًا في ذاكرة الكمبيوتر. بعد ذلك، إذا تمت تسمية المستند بالفعل، فليست هناك حاجة لتذكير الكمبيوتر بشكل دوري بحفظ المعلومات. سوف يفعل ذلك بنفسه.

ملاحظة أخيرة.كل ما هو موضح أعلاه ينطبق على أي شخص تطبيقات ويندوز، ستكون الاختلافات فقط في اسم الملف والامتداد المقترح تلقائيًا أو في المجلد المقترح افتراضيًا.

يُطلق على إجراء تسجيل النص المطبوع على الكمبيوتر اسم "الحفظ". بفضلها، نقدم الوثيقة إلى قرص محليفي المستندات وعلى سطح المكتب وفي أماكن الكمبيوتر الأخرى.

الحفظ في كلمة- يحدث هذا عندما نقوم، بمساعدة إجراءات معينة، بإنشاء ملف من نص مطبوع (مستند)، والذي يمكن بعد ذلك فتحه على جهاز كمبيوتر، أو تسجيله على قرص، أو على محرك أقراص محمول، أو إرساله عبر الإنترنت.

لنفترض أنني بحاجة إلى طباعة الكثير من النص. بالتأكيد لن أتمكن من القيام بذلك في يوم واحد. ولذلك كتبت قدرًا معينًا من النص وقررت الاستمرار في الكتابة غدًا. لكي يكون هذا ممكنًا، أحتاج إلى دوري الوثيقة النهائيةسجل، أي حفظ، على جهاز كمبيوتر. وبعد الحفظ، يمكنني غدًا فتح النص المطبوع ومواصلة العمل من حيث توقفت.

كيفية الحفظ بشكل غير صحيح

كثير من الناس لا يقومون بحفظ المستند أثناء العمل، ولكنهم يقومون بذلك في النهاية. الحقيقة هي أنه عند محاولة إغلاق برنامج Word، بعد كتابة شيء ما فيه بالفعل، تنبثق نافذة "يسأل" فيها الكمبيوتر ما إذا كان سيتم حفظ التغييرات.

إذا قمت بالنقر فوق الزر "نعم"، فسيفتح الكمبيوتر نافذة جديدة حيث تحتاج إلى تحديد موقع للمستند وإعطائه اسمًا والنقر فوق الزر "حفظ".

بالنقر فوق الزر "لا"، سيقوم الكمبيوتر بإغلاق برنامج Word مع النص، ولن تتمكن بعد الآن من فتحه. وهذا يعني أن النص سوف يختفي إلى الأبد. وإذا قمت بالنقر فوق الزر "إلغاء"، فسيغادر الكمبيوتر برنامج مفتوحكلمة مع النص المطبوع. وهكذا يمنحك البرنامج الفرصة لتصحيح شيء ما وتغيير النص.

لكن من الأفضل حفظه بطريقة أخرى. وليس في نهاية العمل على الوثيقة، ولكن من وقت لآخر. والحقيقة هي أن هناك احتمال فقدان الوثيقة. على سبيل المثال، زيادة الطاقة أو تجميد الكمبيوتر. إذا حدث هذا فجأة، فقد لا يتم حفظ النص الخاص بك على الكمبيوتر. هذا يعني أنك سوف تخسره. بالمناسبة، هذا لا ينطبق فقط على Word، ولكن أيضًا على أي برنامج كمبيوتر آخر (Paint وExcel وPhotoshop وما إلى ذلك).

كيفية حفظ مستند (نص) بشكل صحيح

إذا كنت تعمل في Word النسخة الحديثة(2007-2010)، فبدلاً من "ملف" سيكون لديك زر دائري بداخله صورة (مربعات ملونة).

بالنقر على هذا الزر، سيتم فتح نافذة. نحن مهتمون فيه بالعنصر "حفظ باسم ...".

انقر عليه. نافذة جديدة ستفتح. في ذلك، يطالبك الكمبيوتر بتحديد موقع للحفظ.

انتبه على الجزء العلويهذه النافذة. تمت الإشارة هنا بالفعل إلى الموقع الذي "يتجه" إليه الكمبيوتر لحفظ المستند.

في المثال الموجود في الصورة، يعرض الكمبيوتر إمكانية حفظ النص في مجلد المستندات. ولكن من الأفضل كتابتها على بعض الأقراص المحلية، على سبيل المثال، في D. للقيام بذلك، في النافذة، تحتاج إلى تحديد "الكمبيوتر" ("جهاز الكمبيوتر") على الجانب الأيسر.

بعد ذلك، داخل النافذة (في الجزء الأبيض منها) افتح القرص المحلي المطلوب، أي انقر عليه مرتين بزر الفأرة الأيسر.

إذا كنت تريد وضع مستند في مجلد، فافتحه في نفس النافذة (انقر عليه مرتين بزر الفأرة الأيسر).

بمجرد اختيار الموقع الذي تريد حفظ المستند فيه، عليك الانتباه إليه الجزء السفلينافذة او شباك. أو بالأحرى إلى عنصر "اسم الملف". يحتوي هذا الجزء على الاسم الذي سيتم تسجيل المستند به في الكمبيوتر. في المثال الموجود في الصورة هذا الاسم هو "Doc1". إذا كان لا يناسبنا، فنحن بحاجة إلى حذفه وطباعة اسم جديد مناسب.

والآن اللمسة الأخيرة. من أجل حفظ المستند، تحتاج إلى النقر فوق الزر "حفظ".

ستختفي النافذة - وهذا يعني أنه تمت كتابة النص في الموقع المحدد.

يمكنك الآن إغلاق البرنامج ومحاولة العثور على المستند المحفوظ على جهاز الكمبيوتر الخاص بك في الموقع الذي حفظته فيه. يجب أن يكون هناك ملف بالاسم الذي كتبته أو الاسم القياسي "Doc1" (المستند 1).

عندما تكتب نصًا (إنشاء مستند)، وقت أفضلاحفظه من وقت لآخر. لقد كتبوا فقرة أو فقرتين وحفظوها. لهذا هناك زر خاصفي الجزء العلوي من البرنامج.

سيؤدي النقر عليه إلى استبدال المستند. أي أن الخيار الذي قمت بحفظه بالفعل سيتم استبداله بخيار جديد.

الحقيقة هي أنه في بعض الأحيان يمكن أن يتجمد الكمبيوتر. أو قد تنقطع الطاقة بشكل غير متوقع. في مثل هذه الحالات، هناك احتمال كبير أن مستند غير محفوظسوف تضيع.

في معظم الحالات، بعد الانتهاء من العمل المستندات النصيةفي Word نحتاج إلى حفظها على جهاز الكمبيوتر الخاص بنا. هناك عدة طرق للقيام بذلك.

حفظ مستند لأول مرة

يجب أن يعرف كل مستخدم كيفية حفظ مستند في Word. يعد هذا أمرًا سهلاً للغاية إذا كنت تقوم بحفظ المستند لأول مرة. للقيام بذلك، ما عليك سوى النقر بزر الماوس الأيسر على "حفظ" مرة واحدة على اللوحة الوصول السريع(في أعلى المستند). يبدو وكأنه قرص مرن صغير من اللون الأزرق. يمكنك أيضًا استخدام مزيج من الساخن مفاتيح CTRL+ S (بدلاً من ذلك).

وأيًا كانت الطريقة التي تستخدمها، سيظهر أمامك مربع حوار. يمكنك من خلاله تسمية الملف وتحديد تنسيقه وحفظ موقعه. يوفر برنامج Word لمستخدميه القدرة على تحديد الموقع الافتراضي لحفظ المستندات الجديدة. للقيام بذلك، تحتاج إلى تكوين إعدادات حفظ المستندات في نفس مربع الحوار.

إعادة حفظ مستند

إذا كنت تعمل في مستند محفوظ بالفعل، وقم بإجراء بعض التغييرات عليه وتريد حفظه، فيمكنك استخدام الزر الموجود على شريط أدوات الوصول السريع مرة أخرى. من المفيد بشكل خاص القيام بذلك بشكل دوري إذا كنت تعلم أن جهاز الكمبيوتر الخاص بك لديه عادة التجميد.

يمكنك أيضًا حفظ مستند موجود كمستند جديد. للقيام بذلك تحتاج في علامة التبويب
"ملف" حدد "حفظ باسم ...". سيطالبك مربع الحوار مرة أخرى بتحديد الاسم والتنسيق وحفظ الموقع. في كثير من الأحيان، يلجأ المستخدمون إلى هذه الوظيفة عندما يحتاجون إلى حفظ كلا الإصدارين من المستند (الأصلي والمنقّح).

عند العمل مع Word 2007 (كما هو الحال مع العديد من البرامج الأخرى)، يعد حفظ المستند أحد أهم الإجراءات. بعد كل شيء، يتم فقدان المستندات المحفوظة بشكل غير صحيح أو بلا مبالاة وتسقط بعيدا عن أنظار المستخدم، وتختفي بسهولة في كتلة الملفات الموجودة على الكمبيوتر.

الوقت الضائع في البحث عن مثل هذه الوثيقة لا يمكن مقارنته باللحظات التي أمضيتها في حفظها بشكل سليم.

كيفية حفظ مستند Word 2007 بشكل صحيح؟

1 الطريق:

فى الشباك وثيقة مفتوحةيضعط مفتاح F12أو نستخدم اختصار لوحة المفاتيح Shift+F12. يعمل هذا بشكل جيد في المرة الأولى التي تقوم فيها بحفظ مستند. سوف يظهر صندوف حوار جارٍ حفظ مستند...المجلد الافتراضي هو "المستندات". يمكنك تحديد أي مجلد آخر لحفظه (انظر. أرز. 1)

الشكل 1. حفظ المستندات في Word 2007

نصيحة 1 : لتغيير المجلد الافتراضي لحفظ الملفات، اتبع تسلسل الأوامر: زر "المكتب" -> خيارات الكلمات-> الحفظ -> موقع الملف الافتراضي. حدد المجلد الذي تحتاجه.

الطريقة 2:

في نافذة المستند المفتوحة، في لوحة الوصول السريع، انقر فوق الزر "حفظ" (إذا كان موجودًا) (انظر. أرز. 2)

الشكل 2. حفظ المستندات في شريط أدوات الوصول السريع

3 طريقة:

1. في الزاوية اليسرى العليا من نافذة المستند المفتوحة، انقر فوق زر "المكتب".

2. في قائمة الأوامر النموذجية، حدد الزر "حفظ".

مهما كانت الطريقة التي تختارها، سيتم فتح نافذة "حفظ المستند"، والتي تحتاج فيها إلى:

1. في عمود "اسم الملف" (في أسفل النافذة)، اكتب على الفور الاسم المطلوب للمستند المراد حفظه - يتم تمييز النافذة الموجودة في هذا العمود تلقائيًا، وسيتم إدخال نص الاسم هنا ( يرى. أرز. 1اسم ملف السطر).

ملحوظة . عادة برنامج الكلمة 2007 نفسه يقدم السطر الأول من المستند كعنوان، أو، إذا كانت الصفحة لا تزال فارغة، الاسم الشرطي "Doc N" (حيث N هو رقم سريوثيقة من البداية التالية للبرنامج) (انظر. أرز. 1خطوط اسم الملف ونوع الملف).

نصيحة 2 : قم بتسمية مستندك بطريقة ذات معنى. بعد كل شيء، هو بالضبط وفقا ل الاسم المعطىسيتم بعد ذلك البحث عن المستند لفتحه. يمكن أن يكون حجم اسم المستند ما يصل إلى 255 حرفاويجب ألا يحتوي على الأحرف:< > * ? ” / ; : |

2. بعد إنشاء الاسم، يتعين عليك تحديد موقع لوضع المستند على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. عند الحفظ لأول مرة، يقترح برنامج Word 2007 تلقائيًا وضع الملف في مجلد "المستندات" أو في المجلد الذي تم تحديده في إعدادات البرنامج كمجلد الحفظ (اقرأ نصيحة 1 ).

3. إذا كانت عناوين الحفظ هذه لمستند معين لا تناسبك، في سطر "المجلد"، فأنت بحاجة إلى تمكين الشجرة الهيكلية واختيار العنوان الذي تريد حفظه من قائمة محركات الأقراص.

ملحوظة . يمكنك أيضًا استخدام الجزء الأيمن من نافذة Save Document وتحديد Desktop أو My Documents أو My Computer للحفظ.

4. بعد تحديد محرك الأقراص في نافذته، افتح المجلد الذي سيتم وضع المستند فيه. إذا لم يكن هناك مجلد مناسب للحفظ على القرص، فانقر فوق الزر "إنشاء مجلد" الموجود على لوحة نافذة الحفظ.

5. في نافذة "إنشاء مجلد"، أدخل اسم المجلد المطلوب وانقر على زر "موافق".

6. في عمود "نوع الملف"، القيمة الافتراضية هي "مستند Word". إذا تم حفظ المستند لـ مزيد من العملفي Word 2007، يوصى بالحفظ قيمة معينةتنسيق الملف. حول جميع طرق الاختيار من هذا التنسيقالموضحة في التعليمات التالية.

7. بعد كتابة اسم المستند وتحديد موقع الحفظ، انقر فوق الزر "حفظ" في الجزء السفلي الأيمن من النافذة أو اضغط على مفتاح Enter بلوحة المفاتيح.

ملحوظة . لاحقًا، عند استخدام اختصار لوحة المفاتيح التحول + F12أو الزر "حفظ" الموجود على لوحة الوصول السريع، سيتم حفظ جميع التغييرات اللاحقة التي تم إجراؤها على هذا المستند تلقائيًا على عنوان الحفظ الذي حددته لأول مرة.

من الضروري حفظ المستند كلما كان ذلك ممكنًا - كل 5-10 أسطر من بداية العمل، دون الاعتماد بشكل خاص على الحفظ التلقائي، حتى لا تفقد العمل المنجز في حالة تعطل الكمبيوتر. لا تؤجل الحفظ حتى آخر لحظة من العمل مع المستند!

اشترك في قنوات "الموقع" في ت amTam أو الانضمام