Факсът работи ли без интернет? Какво е факс и как работи? Допълнителни функции за факс
Невъзможно е да си представим повече от един офис без факс телефон, въпреки факта, че електронната поща вече е много популярна. Защо? Повечето потребители обясняват, че получават много имейли, включително спам, и е трудно да намерят необходимия документ. Факсимилната комуникация ви помага да не пропуснете важна информация.
Факс системата е демонстрирана за първи път от Артър Корн през 1902 г.; операцията се основава на радиосигнали. През този период технологичният прогрес напредна и факсът се превърна в това, което виждаме сега в модерните офиси.
Какво е факс и неговите видове?
Факсът е телекомуникационен инструмент, който предава текст или графика по телефонна линия.
Има 2 вида:
-
Монофункционални (получаване, изпращане на съобщения, копиране на страници и основни функции на телефона);
- Многофункционален (Състои се от принтер, скенер, телефон, модем и факс).
Принципът на работа се състои от 6 стъпки:
1-во - сканиране на текст или изображение;
2-ро - разделяне на сканиран текстов или графичен документ на малки елементи (по оптична плътност);
3-то - преобразуване в набор от електронни импулси или сигнали;
4-ти - предаване на сигнал по телефонна линия;
5-ти - декодиране на получения сигнал;
6-то - полученото графично или текстово изображение се изпраща на принтера за печат.
Пътят за комуникация на факса може да бъде представен като диаграма
Въз основа на принципа на работа факсовете се базират на термична хартия, термичен филм, лазер и мастиленоструйни устройства. Работа с термична хартиявключва изгаряне на изображения с помощта на термична линийка върху силно чувствителна към температура хартия. Плюс: ниска цена и високо ниво на надеждност. Минуси: ниско качество на графиката.
На термичен филмФаксовете отпечатват текстова и графична информация на хартия А4. Предимства: ниска цена за устройството. Недостатък: ниско качество на графични или текстови изображения.
Лазерни факсовеПринципът на печат е подобен на лазерния принтер. Използвайте обикновена хартия. Положителни аспекти: висока скорост и качество на печат. Отрицателно: Скъп печат.
ДжетПри печат наподобява функциите на принтер. Предимства: евтин и висококачествен печат. Недостатък: не е много надежден.
Има 4 вида запис на изображения:
- Фотографски (на фотохартия);- Електрохимични (специална хартия, която променя цвета си при преминаване на електрически ток);
- Мастило (на обикновена хартия);
- Термопечат (върху термо хартия).
- Факсовете са разделени на 4 стандарта за предаване на изображения:
Група 1:предаването на информация се извършва на базата на амплитудна или частична модулация. Скорост - 1 лист за 6 минути.
Група 2:изображения и текст се предават с помощта на амплитудно-фазова модулация. Скорост - 1 лист за 3 минути.
Групите, описани по-горе, вече не се използват в съвременните факсове. Тъй като имат ниска скорост на предаване. Най-често срещаните факсове са група 3.
Група 3:използва се цифров метод за предаване и обработка на сигнала. Скоростта е: 1 лист за 30 секунди. Има 3 нива на разширение: 203x98 dpi, 203x196 dpi, 300x300 dpi.
Група 4:използвани във високоскоростни цифрови комуникационни канали (ISDN). Скоростта на печат на 1 лист е 6 сек. Максимална резолюция: 400x400 dpi. Тези факсове се срещат много рядко в офисите, тъй като не могат да работят на обикновена телефонна връзка.
Модерният факс има голям брой функции. Преди да изберете, решете за какви цели ще го използвате и колко информация ще получите чрез него.
Основните характеристики, които трябва да бъдат във факса, са следните:
- Автоматично листоподаващо устройство (за 10 бр.);- Качество на печат;
- Ниво на шум;
- Количество RAM;
- Ниво на шум;
- Принцип на действие;
- Скорост на предаване.
Въпреки факта, че факсът „оцелява“ при електронните средства за комуникация. Той ще остане незаменимо устройство в съвременните офиси още дълго време.
Ако не знаете къде да поръчате факс, последвайте връзката към каталога. Тук ще намерите устройства от световни производители, сред които със сигурност ще откриете нужния факс за вашия офис.
Факс и факс комуникация: история на възникване, принцип на работа.
е устройство, предназначено за предаване на графични изображения и текстови документи чрез телефонна линия или интернет. Думата идва от латински лицево сравнение, което означава „направете същото“, „направете същото“.
Факсът има богата история, започваща преди почти 2 века през 1843 г., когато е патентован първият електрически телеграф. Устройството на шотландския физик Александър Бейн беше много примитивен факс. 12 години по-късно италиански учен-изобретател предложи да използва своя модел "факс" - Пантелеграф . Пантелеграфът става първото комерсиално факс устройство, свързващо градове като Москва и Санкт Петербург, Париж и Лион. Изображенията първо бяха прехвърлени върху оловно фолио с помощта на изолационен лак. Благодарение на това устройството разчете места с различна електропроводимост и ги преведе в електрически сигнал.
В края на 19 век с откриването на фотоелектричния ефект се появяват фотоелектрични устройства за изпращане на различни документи. Те бяха относително бързи - прехвърлянето на 1 страница отне около 12 минути. След изобретяването на вакуумните тръби има нов скок в развитието на факс машините, така че през 20-те години на 20 век е изобретен фототелеграф , който получи графична информация върху фоточувствителен материал.
Факсът, който познаваме и използваме, е разработен през 1964 г. от компанията Xerox. По това време той тежеше 21 килограма, но беше лесен за използване и предаваше страница с информация за рекордното време от 6 минути. От средата на 20 век факсовете се появяват в офиси по целия свят и времето за прехвърляне на данни е намалено до 3 минути. В днешно време много популярни на пазара са мултифункционалните устройства, съчетаващи принтер, копирна машина, телефон и факс.
Как работи факсът?
Принципът на работа на факса е доста прост: фоточувствителните елементи четат документен ред с ширина на пиксела, след което получената информация се преобразува в електрически сигнал и се изпраща на абоната. В зависимост от вида на комуникацията, електрически сигнал, състоящ се от 0s и 1s, се изпраща като пакет данни по цифров канал или се преобразува във вълнов сигнал, ако комуникацията е по телефонна линия. Низовете се изпращат и получават последователно. Получаващият факс апарат изпълнява всички горни стъпки в обратен ред и потребителят получава изображението.
Съвременните факсове се предлагат както монохромни, така и цветни, което ви позволява да използвате четири вида печат: върху, върху и мастиленоструен печат. Устройствата, използващи технология за термотрансфер, са по-евтини, но в този случай качеството на изображението страда. Мастиленоструйните факсове са евтини устройства с добро качество на печат, но имат един недостатък - не много висока надеждност. Висока скорост и в същото време отлично качество се осигуряват от лазерни факс устройства, но поради тяхната цена печатането става доста скъпо.
Хартията за факс също варира. Това може да бъде обикновена офис хартия за принтер А4, термична хартия или хартия на руло. При избора на хартия е необходимо да се вземе предвид нейната оптична плътност, така че отпечатаните документи да останат четивни по-дълго. Оптималната оптична плътност е от 1,05 D.
Функции на факса
Въпреки своята простота, повечето факсове имат цял арсенал от полезни функции:
Спецификации на факса
Смята се, че факсовете постепенно остават в миналото, отстъпвайки място на имейлите. Всъщност това не е така и много фирми все още използват факс технология за прехвърляне на документи и изображения. Удобството е, че всеки хартиен документ може бързо и лесно да бъде прехвърлен на получателя като копие.
В днешно време обаче можете да изпратите факс през интернет, изпращайки електронни данни до всяка факс машина по света или да получите факс дори без да имате подходящото устройство. Модерните факсове лесно се свързват към мрежата, запазвайки документи като изображения на компютър или сървър. Документите се съхраняват на сървъра, докато файлът не бъде получен от получателя, чрез отпечатване или преглед.
Един от водещите производители на факс апарати в момента е компания, която произвежда моно и многофункционални факсове с различно предназначение и принцип на работа. В каталога на фирмения онлайн магазин са представени най-популярните модели, както и. За да закупите факс, свържете се с нашите мениджъри по телефона, посочен на уебсайта.
Факсът е представител на офис оборудването, който се предлага в почти всеки офис, било то малка частна организация или голяма държавна агенция. Факсимиле е специална технология за предаване на данни под формата на текст и изображения с помощта на електрически сигнали. Първите устройства с такива функции са създадени още през 19 век, но те са широко разпространени много по-късно. Съвременният факс апарат е устройство, което често съчетава качествата на скенер, модем, принтер и факс. За да работите с него, ви е необходим листов скенер с автоматично подаване на листа. Как работи факсът? При изпращане скенерът разпознава информация от хартия и, преобразувайки я в цифров формат, я предава на модема. Това от своя страна преобразува съобщенията в аналогов сигнал и го изпраща към приемащото устройство чрез телефонна линия. Приемащото устройство използва модем, за да демодулира сигнала, преобразувайки го от аналогов в цифров. След това го предава на принтера, който прехвърля всичко на хартия - готово е точно копие на оригиналния документ. Точно това е принципът на работа на телефакса.
Популярността на устройствата достигна своя връх, когато се появиха модели, които могат да показват изображения върху термична хартия, използвайки телефонна връзка. Такива устройства имат прост дизайн и ниска цена на свързаните с тях материали. Един недостатък е, че термохартията започва да избледнява и губи изображението си с течение на времето, така че такива документи не могат да се съхраняват за дълги периоди от време.
Факс машините, използващи термичен филм, прехвърлят вещество с мастило върху страница от обикновена хартия - подобно на копирна хартия. Но си струва да се отбележи, че оригиналният термичен филм е много по-скъп от термичната хартия. Една ролка от такъв филм се равнява на само 150 страници.
Факсовете с вграден мастиленоструен принтер създават висококачествени цветни изображения и копия на документи. Високата цена на самите устройства и материали обаче гарантира висококачествени резултати и яркост на изображението. Но разпечатките се нуждаят от време, за да изсъхнат, те са много чувствителни към влага, необходимо е периодично да се сменят касетите, за да се предотврати изсъхването на мастилото. Една касета е достатъчна средно за 900 страници.
Най-скъпите са лазерните технологии, но ако ги сравните с мастиленоструйните технологии, тогава като цяло използването им ще бъде по-евтино, тъй като една касета е достатъчна за отпечатване на 2000 страници.
В търговската мрежа се предлагат и многофункционални устройства, които могат да включват скенер, механизъм за автоматично подаване на хартия; памет за изпратени и получени съобщения; телефон, автоматично превключване на устройството между различните режими, възможност за свързване към компютър.
Как да свържете факс към компютър
В днешно време всички компютри и лаптопи имат възможност за свързване на факс модем, а процедурата за настройка на устройството с помощта на Windows OS е много проста и достъпна за всеки. По подразбиране факс услугата е неактивна на персонални компютри.
- Първо трябва да отидете в системната директория „Контролен панел“ и да изберете колоната „Добавяне или премахване на програми“. Отляво в панела има „Инсталиране на компоненти на Windows“, трябва да изберете тази опция.
- Ще видите списък с компоненти за инсталиране. Между всичко трябва да намерите „Факс услуга“. В резултат на това ще се появят инструкциите „Съветник за компоненти“, следвайки които трябва да извършите описаните действия.
- Ако по време на инсталацията компютърът ви разпознае устройството, в раздела „Принтери и факсове“ ще се появи съответен пряк път. Това означава, че с помощта на всяка програма, която поддържа възможността за отпечатване на документи, можете да изпратите документа на този принтер. И документът ще бъде изпратен по факс.
- Направете всички настройки и щракнете върху директорията „Принтери и факсове“. С левия бутон на компютърната мишка трябва да щракнете върху реда принтери/факсове. Това ще отвори контекстно меню, в което изберете колоната „Свойства“.
- Разделът „Общи“ в диалоговия прозорец, който се отваря, съдържа основни параметри за качество на печат и ориентация на хартията. Тук можете да посочите името на принтера. В раздела „Достъп“ можете да конфигурирате параметри за достъп до принтера-факс, например, позволявайки на потребителите на мрежата да използват устройството.
- Разделът „Архиви“ съдържа информация за всички документи.
- Разделът „Устройства“ ще ви позволи да изберете необходимото устройство, а ако изберете отново бутона „Свойства“, ще видите три раздела: „Получаване“, „Изпращане“, „Почистване“. В прозореца „Получаване“ се посочва кодът на получателя. Тук можете също да конфигурирате автоматично или ръчно получаване на входящи факс повиквания. Разделът „Почистване“ съдържа настройки за автоматично изтриване на тези съобщения, които са получени с грешки.
Как да свържете факс към телефонна линия и в какви режими може да работи
Във всеки офис има място и приложение за факс машина или по-просто казано факс машина. Но за да започнете да получавате/изпращате различни документи и изображения до различни части на света, устройството трябва да бъде свързано към телефонна линия. За правилно инсталиране и конфигуриране първо трябва да прочетете инструкциите, които са включени към факса. Съдържанието на всички инструкции се свежда до следните точки:
- Факс апаратът трябва да е настроен на режим телефонен секретар/факс. Когато факсът получи повикване, той ще разпознае тона на сигнала и ще го дешифрира. Ако обаждането е нормално, телефонният секретар ще се включи и когато изпратите документ, вашето устройство автоматично ще премине в режим на факс и ще получи изпратения текст или изображение. За да работи правилно телефонният секретар, препоръчително е да запишете гласово съобщение за началото на записа на разговора.
- Препоръчително е да свържете факса към отделна телефонна линия, ако е възможно. Тогава настройката ще бъде много удобна и лесна, благодарение на прост метод. Устройството трябва да е настроено в режим на работа с факс. И тогава всяко обаждане ще се определя като опит за прехвърляне на документ. Устройството автоматично ще получава изпратените съобщения без вашата намеса. Ако желаете, можете да конфигурирате броя на обажданията, след получаване на които факс машината ще започне да получава документи.
- Ако трябва да получавате обаждания от вашия факс апарат, трябва да използвате режим Телефон. Тогава всички факсове могат да се получават само ръчно. Ако чуете дълъг звуков сигнал, когато вдигнете телефона, някой се опитва да ви изпрати факс. За да приемете, натиснете бутона Старт. Ако предаването на документи е неправилно и трябва да бъде отменено, тогава просто използвайте бутона Стоп.
- Можете да добавите допълнителен номер и устройство към телефонната линия на факса и да конфигурирате неговия тонален режим в случай, че самият факс се намира далеч от работното място. Необходимо е да зададете параметрите за дистанционно активиране, а за да получите факс от инсталираното устройство, просто натиснете *#9.
Факс машината е доста лесна за използване и много издръжлива. Основното нещо е да се справите внимателно и прецизно. Трябва да знаете как да поставите хартия във факса правилно, да наблюдавате броя на листовете в тавата, да предотвратите пълното им отсъствие от машината и да сменяте касетите навреме. И тогава вашето устройство ще служи дълго и вярно, предавайки и получавайки от всяко разстояние различни текстове, документи, изображения, графики - всичко, което може да ви бъде полезно в работата. Факс машината може да бъде свързана по различни начини и към различни устройства: телефонна линия, компютър, мобилен телефон. Можете да използвате обикновени аналогови модеми като факс устройство, като настроите връзката им с телефонна линия и персонално компютърно устройство. Всичко това гарантира удобство и практичност.
Офис оборудването винаги създава известни трудности за новите служители. По-специално работа като използването на факс може да обърка човек. Въпреки че в действителност всичко е много просто. В крайна сметка управлението на това сложно устройство се свежда до манипулиране само на няколко бутона на панела.
Факсът е устройство, чрез което можете да получавате и изпращате цветни или черно-бели печатни съобщения. Факсът е многофункционално устройство и може да се конфигурира за различни режими на работа. Например, за да получавате съобщения автоматично, ръчно или в режим на телефонен секретар.
Как да използвате правилно факс, настроен на ръчен режим?
Доста е трудно да се дадат конкретни съвети относно настройката на режимите на факс, тъй като има толкова много нюанси в броя на моделите на тези устройства. Обърнете се към ръководството за вашия факс, за да разберете кои точно бутони да натиснете, за да поставите вашето MFP (мултифункционално устройство) в ръчен режим на факс.
След това ще се получават съобщения, както следва: звъни факс, вдигате телефона, абонатът ви казва, че изпраща факс. Натискате бутона “Старт” и чакате да се появи лист от машината. Изваждате го, проверявате дали всичко е ясно отпечатано, казвате довиждане и връщате телефона на мястото му.
За да изпратите факс, вземете необходимия документ, поставете го в долната тава на устройството и наберете номера на абоната. Когато вдигне телефона, представете се и му кажете, че идва факс. След това натиснете бутона "Старт". Не затваряй. Докато факсът се изпраща, на приемника ще има тишина. По това време можете спокойно да разговаряте с колеги по всяка тема; човекът от другия край на линията все още няма да ви чуе. Веднага след като факсът премине и на слушалката се чуе характерен звуков сигнал, връзката между вас и абоната се възстановява отново. Дайте минута на лицето, за да провери качеството на печат, преди да се сбогувате и да затворите.
Как да използвам факс машина, която е настроена да получава съобщения автоматично?
Когато факс машината е настроена на автоматичен режим, бутонът Auto Answer свети. Факсът автоматично се включва, за да получава съобщения, веднага щом измине определен брой позвънявания. Тоест, ако например телефонът звънне 10 пъти и никой от служителите не вдига телефона, се активира режимът за получаване на факс съобщения. Броят на позвъняванията се задава ръчно в менюто Опции.
Използване на факс в режим на телефонен секретар
Ако се обадите на компания през уикендите или през нощта, когато служителите не са на място, често може да получите телефонен секретар. Той ще ви поздрави и ще ви помоли да изпратите факс след звуковия сигнал. Подобна функция е зададена и в менюто „Опции” и е налична във всички съвременни факсове.
Сред функциите на съвременните факсове са още: изпращане на групови съобщения, пренасочване на факсове, блокиране на нежелани съобщения, бързо набиране, телефонен указател и много други. Можете да зададете определени параметри на много факсове, като използвате само 2-3 бутона.
Днес има много видове факс устройства. Създателите на факсове се погрижиха интерфейсът на устройството да бъде максимално опростен. Следователно определено няма да имате никакви затруднения по отношение на това как да използвате правилно факс. След като закупите устройството, внимателно прочетете инструкциите, които описват подробно възможностите на този факс и неговите настройки.
Почти всеки офис, дори и най-малкият, вече има такова необходимо устройство като факс. С негова помощ се изпращат копия на различни документи, вариращи от важни договори до различни изображения. Най-често работата с факса се поверява на един човек, предимно секретар, който приема или изпраща различни документи, следи работата на устройството, включително следи за наличието на хартия в съответното отделение. Но какво ще стане, ако човекът, чиито отговорности включват получаване и изпращане на факс копия, е временно отсъствал и вие сте били помолени да се грижите за машината и в този момент телефонът е звънял. Разбира се, ще трябва да вдигнете телефона и в другия край на линията ви молят да приемете документи, но вие не знаете как да използвате факс... Повечето хора се срамуват просто да кажат това, само защото те не искат събеседникът да мисли за липсата на налично образование. Въпреки че е просто физически невъзможно да се знае всичко на света.
Представяли ли сте си такава ситуация и вероятно наистина сте искали това никога да не ви се случва? Тогава ви съветвам да се информирате предварително как да използвате факс, ако работите в офис. Ако внезапно възникне такава нужда, вие ще се справите с възникналата трудност и ще излезете блестящо от настоящата ситуация.
Ако трябва да приемете документи, обърнете внимание на панела на устройството. Като правило има голям ключ, най-често зелен. В зависимост от модела на устройството може да пише „Старт“ или „Старт“. Когато натиснете този бутон, трябва да прозвучи характерен сигнал, ще спрете да чувате събеседника и документът ще започне да се получава. Поздравления - натиснахте правилния бутон. Резултатът от вашата дейност ще бъде копие на документа на факс хартия, което по споразумение на страните може да има правна сила. Ако въпреки характерния бипкащ звук на факса, все още не държите договора в ръцете си, възможно е вашата машина просто да е свършила хартията. След това трябва да отворите горния капак на устройството, под който ще видите каква последователност от действия трябва да извършите, за да смените празната тръба с нова ролка хартия. Обърнете внимание на появата на червени ивици в получения документ. Това означава, че са останали няколко метра хартия за факс и тя трябва да бъде сменена веднага, за да не кара партньорите да чакат в бъдеще, когато свърши при получаване на важен договор.
Ако трябва да изпратите документ, първо трябва да го поставите в съответния слот. Обикновено производителят се грижи за своите потребители и предоставя изображения как да работите с факс машина. Основното нещо, на което трябва да обърнете голямо внимание, е от коя страна ще поставите листа в отвора. Много е важно документът, който изпращате на вашите партньори, да е с лицето надолу, тоест информацията, която изпращате, да е от долната страна на листа. Това е изображението, което получаващата страна ще получи. След това наберете номера на абоната, на когото ще изпратите копие от документа, говорете за целта на вашето обаждане и поискайте да получите факса. За тези, които знаят как да използват факс, фразата „Започвам“ ще бъде ясна без думи. За начинаещ може дори да изглежда смешно, но това просто означава, че вашият събеседник е натиснал клавиша „Старт“ и вие трябва да направите същото. След това устройството ще започне да приема прикачения към него документ, преобразувайки информацията на хартиен носител в електронен вид. В другия край на линията устройството на вашия събеседник ще извърши обратното преобразуване. Ако всичко е минало добре, можете да затворите.
Вече знаете как да използвате факс и можете да получавате и изпращате документи без много затруднения.