Hej! Jeg er Denis Suprunov,
FriendMedia-promoveringsekspert

Denne artikel vil være nyttig for ledere af eventvirksomheder, kunstdirektører for underholdningssteder, arrangører af forretningsbegivenheder, medierepræsentanter og reklamebureauer.

Du har et arrangement på vej, du vil gøre det vellykket, og for dette skal du tiltrække folk og promovere begivenheden. Hvis dette ikke er tilfældet, og du ikke er en af ​​ovenstående, er disse oplysninger usandsynligt nyttige for dig. Om ikke andet for generel udvikling.

Så du har oprettet et VKontakte-møde dedikeret til din begivenhed, og spekulerer på, hvad du skal gøre næste gang. Vi har opdelt alt arbejde med at promovere arrangementer i 5 trin. Dette er de stadier, vi gennemgår sammen med kunden, og hjælper ham med at promovere sit arrangement:

Trin 1. Forberedelse til forfremmelse

Før du begynder at promovere, skal du svare dig selv på et par vigtige spørgsmål:

• Er alt klar? Dato, placering, format er blevet fastlagt, prisproblemer er blevet løst, og et kampagnebudget er blevet tildelt.
• Hvem er målgruppen (TA) for arrangementet? Begivenhedens format og billetprisen vil til dels hjælpe dig med at besvare dette spørgsmål. Du ved, hvem du vil have til dit arrangement, og du ved, hvem du vil tiltrække.
• Hvilke problemer for potentielle deltagere løser denne begivenhed? Du ved, hvordan dit arrangement er nyttigt for dit publikum, du er sikker på, at publikum vil kunne lide det.
• Hvorfor har du brug for forfremmelse? Du skal sælge 100 billetter eller tiltrække 200 gratis deltagere. Du har en klar idé om, hvor du skal hen, og hvad der skal ske i sidste ende.
• Hvordan vil du beregne konverteringen fra VKontakte-kampagnen? Du styrer trafikken til bestillingsformularen, du har oprettet en formular til registrering gennem VKontakte, du svarer på indkommende forespørgsler via telefon og styrer flowet fra VKontakte.

Hvis du ikke har besvaret disse spørgsmål endnu, kan vi hjælpe. Vi svarede - vi går videre. Inden man inviterer gæster ind i huset, skal huset bringes i stand. Så det er her.

Vi tegner designlayouts til et VKontakte-møde har du brug for mindst 2 forskellige størrelser: 500x200px til avataren og 700x500px til nyhedsstrømmen. Begge billeder skal matche arrangementets stil og indeholde dato, sted, navn, format (koncert, modeshow, fest eller master class) og adgangsbetingelser.

Skriv titlen på mødet. Op til 48 tegn. Det kan være anderledes. Som regel er det vigtigste at afspejle fordelene ved begivenheden i titlen; dette vil øge konverteringen fra kampagnen. Overskriften skal være høj og provokerende ("60 års jubilæum for Playboy i Kazan" eller "Vind en gratis spa-dag på Terra Vite") eller kortfattet og nyttig ("Nat med rabat ved en fest i GUM den 12. september" eller " Gratis mesterklasse på elektrisk guitar").

Indsæt en beskrivelse af mødet. Den kan indeholde et ubegrænset antal tegn, men en beskrivelse, der er for lang, vil kollapse og ofte skjule vigtig information. Beskrivelsen skal vise den besøgende bruger, hvad han skal gøre, og besvare alle hans spørgsmål. Hvis du vil have ham til at udfylde formularen, så skriv det, hvis du vil have ham til at gå til siden, så skriv det.

Udfyld yderligere vigtige formularer: start- og sluttider, sted, hjemmeside, links, kontakter. Disse er såkaldte triggere, der ignorerer, som kan reducere konverteringsraten fra promovering til et minimum eller endda sætte en stopper for hele annoncekampagnen. Der er også andre ekstra funktioner: fotoalbum, lydoptagelser, videooptagelser, dokumenter, diskussioner, materialer. Hvis du har en koncert, så er lyd- og videooptagelser vigtige for dig; hvis du har et modeshow, så er det vigtigt at have et fotoalbum; hvis du har en mesterklasse, så er tematiske diskussioner vigtige. Det er individuelt her. Det er meget vigtigt at forudse brugerspørgsmål og skrive fuldstændig information om arrangementet, ned til arrangørernes anvisninger og telefonnumre.

Trin 2: Bestem dit budget og dine værktøjer

For at promovere har vi allerede oprettet en aftale, udfyldt den og udstedt den. Du skal begynde at promovere 2-4 uger før begivenheden, men ikke senere - du har ikke tid, og ikke tidligere - folk bliver trætte af dig. Hvis du har en række arrangementer, så mindst en måned i forvejen. Nu har vi brug for folk til mødet, lad os se på mulighederne for at tiltrække et publikum:

• Inviter dine venner. Dette kan gøres dagligt; siden september 2014 giver VKontakte dig mulighed for kun at invitere 40 af dine venner til et møde hver dag; før det var der ingen begrænsninger. Således kan du på 2 uger maksimalt invitere 560 personer. Af disse har 60 % som udgangspunkt privatlivsbegrænsninger på muligheden for at sende dem invitationer. Omkring 224 personer er tilbage. Af disse vil omkring 10 % klikke på knappen "Jeg går" eller "Måske går jeg" - dette er det første trin i konverteringstragten, som vi vil tælle. Den samlede konvertering fra den samlede invitation er omkring 4-5% (der var 560 venner - der var 22 mødedeltagere). Få. Og det er gratis.
• Inviter gruppemedlemmer eller offentlige medlemmer. Vi gør en offentlig eller gruppe arrangør af mødet og opretter invitationer i vkbot.ru fra gruppen til mødet. Dette program vil spare en masse tid og give dig mulighed for bedre at kontrollere konverteringen fra at sende invitationer ud. Invitationen er slut, lad os tage et screenshot af vinduet med resultaterne og konfigurere invitationen fra din anden gruppe, efter at vi tidligere har placeret den i arrangørerne. Husk om konverteringen på 4-5%. I tal: hvis der er 10.000 mennesker i en gruppe, så vil kun omkring 400 gengælde dine følelser, og det er med dette publikum, du kan arbejde videre. Det koster $1 pr. anti-captcha for vkbot.ru, når du sender 15 tusinde invitationer.
• Indkøbsinvitationer. Sikkert, din personlige konto og dine grupper er ikke bundløse, og deres antal er begrænset. Derfor anbefaler vi ofte at købe muligheden for at sende invitationer fra andre grupper: by og tematisk. For at gøre dette skal du finde et fællesskab af dit emne, for eksempel offentlige plakater, skrive til administratoren, forhandle prisen for at invitere fra deres gruppe. Skriv det ned, dette er nødvendigt for at vurdere effektiviteten af ​​at invitere fra gruppen, og gentag trinene fra punktet ovenfor. Vi vil også screenshotte resultaterne for at forstå effektiviteten af ​​vores investeringer i at invitere. Det koster fra 500 til 10.000 rubler, afhængigt af kvaliteten af ​​fællesskabet og antallet af deltagere i det.
• Målrettet annoncering er det mest bekvemme og effektive værktøj til at promovere VKontakte. Men her afhænger meget af de korrekte indstillinger. Målrettet annoncering giver dig mulighed for at tiltrække dit publikum, uanset hvor de er, selv på en konkurrents offentlige side. En lektion om opsætning af målrettet annoncering kan vare et par timer; der er virkelig mange vigtige nuancer. Derfor, kort ud fra vores erfaring: billedet skal være rødt og have en ikke-standard form, titlen skal være spørgende, indbydende eller indeholde et problem, beskrivelsen skal være brugbar og indeholde tal. Jeg anbefaler at tage dit publikum fra offentlige interessegrupper og konkurrerende fællesskaber. Jeg anbefaler at opsætte fra 5 til 20 annoncer i henhold til forskellige parametre, lancere dem alle og overvåge CTR. CTR er effektiviteten af ​​en annonce, antallet af klik på en annonce divideret med antallet af visninger, målt i procent. Hvis CTR er mindre end 0,01 %, så er du velkommen til at slette annoncen; hvis den er mere end 0,1 %, skal du overføre debiteringen til formatet "pr. visninger". Der er intet at gøre her med et budget på mindre end 5.000 rubler. Omkostningerne ved et klik kan reduceres fra standarden 20 til 1-2 rubler. Hvert klik reducerer omkostningerne ved det næste. Jo flere klik, jo mere effektiv er din annonce, og jo lavere pris pr. klik.
• Indkøb af indlæg fra opinionsdannere og grupper eller offentligheder. En opinionsdanner er en bruger, der er kendt inden for dit felt. Hvis du promoverer en koncert, så er dette en musiker og oplægsholder; hvis en mesterklasse for erhvervslivet, så er dette en forretningsmediejournalist og -taler; bloggere er velegnede til enhver begivenhed. Som regel kan opinionsdannere være deltagere i dit arrangement eller brugere med mere end 5.000 abonnenter. Berømte deltagere i din begivenhed kan blive bedt om at genposte dine nyheder fra mødet gratis, mediefolk kan blive bedt om at genposte for en gratis invitation til begivenheder, og bloggere kan få betaling for offentliggørelse. Reposts og indlæg kan også købes i populære og tematiske fællesskaber. Tematisk betyder her korrespondancen mellem flertallet af dets abonnenters interesser med emnet for det udsendte indhold. Omkostningerne ved 1 repost kan nå op til 10 tusind rubler, i gennemsnit er det 500-1000 rubler.

Trin 3. Begynd at promovere begivenheden

Vi fastsatte budgettet, opsatte målretning, udvalgte offentlige sider til offentliggørelse og aftalte en pris med opinionsdannere. Opret en handlingsplan: invitere, offentliggøre indlæg i et møde, købe reposts og indlæg i fællesskaber. Og lav en tabel med overskrifterne: Værktøj, Omkostning, Resultat. Du udfører handlingerne fra tidsplanen, overvåger resultaterne og udfylder sluttabellen.

På et møde hver dag skriv 2-3 indlæg dedikeret til begivenheden. Det kan være billeder fra forberedelser, en videoinvitation, en nedtælling, påmindelser om fordele og kontakter. Alt dette giver dig mulighed for at kommunikere med publikum, der deltog i mødet, og giver dig mulighed for at formidle fordelene ved begivenheden til dem, der endnu ikke har besluttet at gå eller ej.

På dette stadium er kundesupport ekstremt vigtigt. De stiller et spørgsmål - det er en varm kontakt - svar og gør det så tydeligt som muligt, i detaljer, men ikke længe. Hvert spørgsmål og kommentar bør have sit eget svar.

I kampagneperioden kan du stadig lancere en giveaway eller kampagne invitation til dit arrangement. En rabatkampagne skal have en deadline, den kan opdeles i etaper: hver næste uge stiger prisen. Tegningen kan udføres efter simple regler: "repost, meld dig ind i gruppen, og vi vil tilfældigt finde vinderen." Sådanne konkurrencer er forbudt i henhold til reglerne for VKontakte, men indtil videre er der ingen sanktioner for dem, og du kan bruge det. Giveawayen skal slutte en uge før arrangementet. På denne måde vil du skabe interesse for begivenheden og give dem, der ikke vandt lodtrækningen, tid til at købe billetter. Giveaways tiltrækker yderligere publikum på bekostning af deltagerne selv.

Trin 4. Informationseksplosion på dagen for begivenheden

Dagen er kommet. Nyheden kom ud med tallet 0 og beskeden "I dag." På denne dag skal vi ikke længere have invitationer i vores handlingsplan, men vi bør planlægge at publicere 2-3 opslag i store grupper.

På denne dag:

• tilføje ordet "I DAG" til slutningen af ​​mødenavnet
• offentliggøre arrangementsplanen
• bede opinionsdannere om at reposte
• køb 1-2 nyheder i temagrupper
• tilbyde at offentliggøre nyheder om arrangementet gratis i tematiske fællesskaber eller plakatfællesskaber.
• genindsend det på din side og til det organiserende fællesskab
• repost på deltagernes sider

Arrangementet er begyndt.

• gennemføre en fotoudsendelse fra indsamlingen af ​​gæster, fra arrangementets start. Folk kan stadig deltage under processen, hvis det er et webinar, eller de kan komme senere, hvis det er en fest.
• Overvåg anmeldelser og omtaler på dagen for arrangementet og under arrangementet. Vi svarer dem. Især hvis du lancerede en offline udsendelse på Instagram eller Twitter på begivenhedsstedet, eller motiverede folk til at tjekke ind på Foursquare og Swarm.

En offline udsendelse er en separat begivenhed inden for en begivenhed, som hjælper med at tiltrække nyt publikum på bekostning af dem, der allerede er til stede, og som også hjælper med at organisere interaktive begivenheder. Det gør vi ved hjælp af sociale medier. netværk. Dette er et separat emne for en ny artikel, så senere vil jeg fortælle dig, hvad det er. Hvis du er interesseret nu, så ring.

Trin 5. Efterudgivelser og fremtidsplaner

Dagen efter arrangementet skriver vi nyheder med taknemmelighed til deltagerne. I løbet af ugen efter arrangementet er vi i gang med post-releases. For dig er post-releases:

• fotos
• video rapport
• udgivelser i medierne

mikrodistrikt Chernaya Rechka, 15 Rusland, Sankt Petersborg 8 812 497 19 87

Promovering af begivenheder ved hjælp af VKontakte. En ganske usædvanlig måde

DEL

Selvfølgelig er der nu mange måder, hvorpå du kan rekruttere folk til en kommende begivenhed: en konference, seminar, webinar, træning osv.

Det, jeg vil dele nedenfor, er et ekstra værktøj, som du helt sikkert skal teste i din virksomhed.

OPMÆRKSOMHED: det vil ikke passe alle. Og nogle vil endda betragte det som uetisk.

Husk, der er sund fornuft overalt. Mit mål: at give dig et virkeligt fungerende værktøj, men hvordan du vil bruge det til dig selv, er et andet spørgsmål.

Lidt baggrund:

En aften rullede jeg gennem VKontakte-nyhedsfeedet. Jeg er sjældent opmærksom på målrettede annoncer til venstre, fordi... Normalt er der glimt af nogens ansigter, som absolut ikke er interessante for mig. Og pludselig...

...Jeg ser en avatar af en meget god ven af ​​mig i annoncen.

Mit blik bevæger sig straks til venstre. Jeg læste overskriften: "Ansøgt om ..." (en slags konference var angivet der).

Enig: det er nysgerrigt, når du ser et billede af din ven, og endda med sådan en billedtekst.

Nu kunne jeg ikke sidde stille stille, fordi... mit nysgerrige sind krævede et svar på, hvordan de gjorde det.

Efter at have tænkt over det i omkring 10 minutter, indså jeg, hvad meningen var...

Promoverer du begivenheder ved hjælp af denne metode?

Først tænkte jeg på at skrive alt ud i tekstform, men jeg besluttede at lave en video om dette.

Efter visning kan der opstå flere spørgsmål på én gang:

Igen vil jeg fokusere på sund fornuft. Ja, denne metode er ikke egnet i alle tilfælde.

Men som du så fra eksemplet ovenfor, var jeg meget nysgerrig efter, hvilken slags konference der blev annonceret for.

Træk dine konklusioner!

Det er alt for mig 😉

P.S. Hvis du fandt denne artikel nyttig, abonnere på blogopdateringer og anbefale det til dine venner, især dem, der er interesseret i at promovere deres arrangementer.

At organisere en begivenhed er en sjov ny oplevelse, uanset hvad det er: en fest, en firmabegivenhed, et komsammen for venner og familie, et bryllup eller en hvilken som helst formel begivenhed. Korrekt tilrettelæggelse er en vigtig del af ethvert arrangement, og du kan være sikker på, at din indsats ikke går ubemærket hen. I denne artikel lærer du, hvordan du organiserer et arrangement, hvordan du løser konflikter og finder en vej ud af svære situationer, og hvordan du undgår problemer gennem klar planlægning.

Trin

Hovedmål

Definer dine mål og mål. Inden planlægningen påbegyndes, er det vigtigt at finde ud af, hvilken størrelse lokalet vil være, hvad budgettet vil være, hvad der vil ske, hvor mange gæster der vil være, hvilken slags mennesker de vil være, og beslutte hvilken planlægningsstrategi der vil fungere for du. Hvordan vil du have arrangementet til at se ud? Hvad vil du lave?

• Når du har besluttet, hvad begivenheden skal handle om (fejre en begivenhed, rejse penge, uddannelse, salg, komme med forslag), skal du overveje For hvad du gør dette. At forstå hvorfor vil hjælpe dig med at fokusere og komme videre med jobbet.
• Du skal også tænke over, hvad dine mål vil være. Det er umuligt at nå et mål, hvis du ikke ved, hvad det er. Et mål vil holde dig motiveret til det sidste.

1. Vælg en dato og et klokkeslæt. Dette er et af de vigtigste planlægningspunkter. Hvis du vælger en dato og et tidspunkt, der ikke passer nogen, vil alle dine anstrengelser være forgæves. Vælger du en dag, der ikke kommer snart eller tværtimod for tidligt, er der risiko for, at folk enten glemmer begivenheden eller planlægger deres tid anderledes. Det er ekstremt vigtigt at vælge en dato, der vil være praktisk for flertallet.

   • Det er bedst at give gæsterne besked om begivenheden to uger i forvejen. De har nok ikke andre planer endnu. Så kan du minde om begivenheden en eller to gange tættere på den valgte dato. Vælg en dag, hvor du har 2-3 uger tilbage, men kun hvis det lykkes dig at få alt gjort til tiden.

2. Vælg en placering. Nu ved du, hvad du skal lave og hvornår, du skal beslutte, hvilket sted der passer til dig, og tjekke med flere spillesteder for at se, om den dato, du er interesseret i, er ledig. Hvilken slags plads har du brug for? Hvordan vil pladsen blive brugt? Vil gæster sidde i stolerækker, på bænke, ved borde eller på tæpper på græsset? Mangler du et sted at danse, en scene eller tribune? Sørg for, at det sæde, du vælger, er den rigtige størrelse for dig.

   • Besøg webstedet på forhånd og skitser en plantegning. Du vil kunne bruge denne plan til at arrangere borde, organisere catering, overveje barrierefri adgang for handicappede og udgangsruter samt placere udstyr. Marker placeringen af ​​strømkilden (hvis påkrævet), samt placeringen af ​​eksternt udstyr (køleskabe, ismaskine, grill, komfur osv.). Kortlæg alle stikkontakter og steder, hvor kabler vil løbe (de kan skjules af tæpper), og alle genstande, der kræver særlig opmærksomhed ud fra et sikkerhedssynspunkt.
   • Har du brug for særlig tilladelse? Nogle gange har du brug for en særlig tilladelse til salg af alkohol samt til afholdelse af støjende begivenheder, organisering af transportadgang, parkering og installation af store strukturer (for eksempel pavilloner).

3. Beslut hvor mange personer du vil invitere. Hvor mange personer er dit budget til? Adgang til arrangementet er kun med billet eller invitation, hvilket letter planlægningen, men sene ankomster og yderligere deltagere (f.eks. børn, ægtefæller, venner) er altid muligt. Husk, at jo flere folk der er, jo mere personale får du brug for.

   • Da antallet af personer kan være et stort problem, er det vigtigt at sørge for plads nok til alle gæster.
   • Bestem det maksimale antal personer, der kan deltage i dit arrangement.

4. Sæt et budget. Slå dig sammen med et par betroede personer og beslut, hvor mange penge du skal bruge for at være vært for begivenheden. Skal du ansætte personale? Skal du leje udstyr og betale leje for lokalerne? Hvor mange penge skal du bruge til mad og drikke? Hvad med småtryk? Bestem, hvor mange penge du vil have til din rådighed, og lav planer baseret på dit budget. Du skal ikke bruge dine personlige penge på noget, du ikke skal bruge dem på.

   • Du kan muligvis tiltrække sponsorater eller frivillige donationer, men det sker ikke altid. Hvis der ikke forventes yderligere midler, er det vigtigt ikke at budgettere med ekstra penge. Hvis forplejningen koster mange penge, så inviter alle til selv at medbringe mad og drikke. Du skal ikke bruge personaleservice, men du skal finde et bord, bænke og køleskabe. For at undgå at bruge penge på en fotograf, tag billeder af hinanden selv. Bliv kreativ!

5. Saml dit hold. Fordel opgaver blandt teammedlemmer. Hvis du organiserer en uformel begivenhed, kan teammedlemmer inkludere venner, familie og andre. At organisere en begivenhed involverer fordeling af ansvarsområder mellem mennesker. Sørg for, at alle ved, hvad de skal gøre.

   • Tildel ansvar, mens du ansætter personale og forbereder invitationer. Tildel ansvar så tidligt som muligt og giv dem et valg af opgaver, hvis det er muligt. Du bør også have flere personer i reserve, for muligheden for overlapning er ikke udelukket.

6. Tænk gennem begivenhedernes rækkefølge. Det er umuligt at lægge planer uden at kende rækkefølgen af ​​begivenhederne ved arrangementet. Hvornår holder talerne deres taler? Vil der være spil, præsentationer, underholdning ved arrangementet? Hvor lang tid vil der gå, før gæster kan spise? Kom med en detaljeret plan, der tager højde for alle begivenheder.

   • Lad lidt tid i reserve, da afvigelser fra tidsplanen er mulige. Folk kan komme for sent, taler kan være længere end planlagt, og madkøen kan være lang. Det er selvfølgelig værd at overveje en tidsplan, men det er vigtigt at forstå, at ikke alt altid går helt efter planen.

Start af forberedelse

1. Send invitationer ud. Uden en invitation vil ingen vide noget om dit arrangement. Din invitation er begivenhedens ansigt, så du skal tage designet ansvarligt. Det første indtryk af arrangementet vil blive dannet takket være invitationen. Prøv at gøre alt på et anstændigt niveau.

   • Overvej de klassiske muligheder: postkort, flyers og andre små tryksager. Husk at invitationer også kan sendes digitalt: via e-mail, e-mail nyhedsbrev, sociale medier eller invitationsdesign hjemmesider. Alternativt kan du blot markere begivenheden i din kalender.
     • Hvis du vil have så mange som muligt til at deltage i dit arrangement, så send invitationer ud via sociale medier. Hvis arrangementet kun er for nogle få udvalgte, så opgiv sociale medier.

2. Tilmeld alle personer, der har bekræftet deres deltagelse. Du skal vide præcis, hvor mange mennesker der kommer. Mest sandsynligt vil antallet af gæster ved arrangementet stadig afvige fra antallet af personer, der bekræftede deres deltagelse, men du bør i det mindste have en nogenlunde idé om, hvad du kan forvente. Der er særlige websteder, der giver dig mulighed for at føre optegnelser, men du kan bruge sociale netværksværktøjer (for eksempel Facebook) eller optage personer i Excel.

   Overvej alle mennesker. Skal du finde og ansætte fotografer, bygherrer, designere, dekoratører, talere, sponsorer, oplægsholdere, musikere, præster, dansere, andre underholdere eller outsource deres ansvar til en anden? Tag højde for alle disse personer, når du planlægger, så der er plads og mad nok til alle, hvis dette er med i arrangementerne.

   • Vil der være mad og drikke til arrangementet? Hvis de gør det, skal du vide, hvem der er ansvarlig for at tilberede mad, servere den og rydde op. Hvilken mad vil der blive serveret? Vil der være gæster med allergi, vegetarer eller veganere, diabetikere, folk med diætrestriktioner af religiøse årsager osv.? Vil der være babyer, børn, ældre eller handicappede, der ikke vil være i stand til at spise fast føde?
   • Overvej om der vil være underholdning ved arrangementet, og hvad der skal til for at organisere det. Du skal muligvis bestille musikudstyr, lydscener eller telte, dekorationer, lys, mikrofoner, forstærkere, strømforsyninger, projektorer eller diasshowskærme, tågemaskiner, scenespejle, streamers, firmanavneplakater og så videre.
     • Hvis du hyrer et underholdningsfirma, så find ud af, om de kan stille deres eget udstyr til rådighed, samt hvilket udstyr der vil være tilgængeligt på det valgte sted. Aftal en tidsplan. På denne måde vil du vide, hvilken hjælp du har brug for.
   • Cateringfirmaer, blomsterhandlere, oplægsholdere og andre specialister værdsætter deres tid, så du bør forhandle med dem så tidligt som muligt (jo senere du gør dette, jo dyrere kan deres tjenester blive). At gøre dette tidligt vil give dig tid til at finde en erstatning, hvis de nægter.

3. Find en oplægsholder. En oplægsholder er nødvendig for at sikre, at arrangementet forløber planmæssigt. Værten holder taler, inviterer til bords, annoncerer starten på dans eller anden underholdning og introducerer æresgæsterne. Aftal med værten dato og plan. Hvis oplægsholderen er smart, vil han hjælpe dig væsentligt med at afholde arrangementet.

   • Du skal muligvis være vært. Dette vil være vanskeligere, fordi du bliver nødt til at kontrollere processen til det sidste. Det er vigtigt at tildele ansvar til hver af dine assistentgrupper, så du kan uddelegere ansvar til dem.

4. Forbered dit udstyr. Når du ansætter en besætning, skal du sørge for, at de medbringer alt, hvad de har brug for. Det er muligt, at folk vil tage alt udstyret med sig, men chancerne er, at du bliver nødt til at lede efter det separat. Udstyr kan lejes, købes eller lånes. Gennemgå hele listen, fra servietter til forlængerledninger.

   • Dekorationer er en vigtig del af enhver begivenhed. Duge, blomster, gaver, stearinlys, balloner, plakater, bannere, fotozoner, røde løbere og alt muligt andet skal kigges efter på forhånd.

5. Overvej, hvordan rummet passer til dine behov. Uerfarne arrangører overser ofte mængden og kvaliteten af ​​ting som toiletter, parkering, kørestolsramper, garderober, opbevaringsområder, køkkener, skraldespande, isspande, stikkontakter og så videre. Tænk alle nuancerne igennem på forhånd.

   • Overvej også, hvordan folk kommer til arrangementet. Vil udenlandske gæster kræve indkvartering og transport? Skal du bestille en overførsel til dem?

6. Ved, hvem du skal arbejde sammen med. Hvis ideen til arrangementet ikke er din, er det vigtigt at vide, hvordan du vil agere i enhver situation. For at kunden kan stole på dig, bør du finde ud af:

   • Hvem er de vigtigste gæster? Det er normalt forståeligt – for eksempel brudeparret. Klienten er ikke altid hovedgæsten. Han deltager muligvis eller ikke deltager i begivenheden.
   • Hvem tager initiativ til arrangementet? Normalt sidder disse mennesker ved deres bord og hjælper gæster med at lære hinanden at kende og kommunikere. Som regel ved disse mennesker, hvordan man skaber den rigtige atmosfære og giver nye samtaleemner, inviterer alle til dans og introducerer gæster for hinanden. Du kan normalt stole på sådanne mennesker, fordi de vil fortælle dig alle de vigtige oplysninger, de kan selv tage ordet eller fungere som oplægsholdere. Som regel forløber begivenheder problemfrit takket være disse mennesker.
   • Hvem vil hjælpe med at genoprette orden i tilfælde af problemer. Ved, hvem der kan hjælpe dig med at løse problemer, hvis det er nødvendigt. Oftest spilles denne rolle af familieoverhoveder, værger, ledere eller sikkerhedsvagter.
   • Hvem træffer beslutningerne? I de fleste situationer vil du som leder tage beslutningen, men der kan være situationer, hvor du bliver nødt til at forklare noget til gæsterne, og det vil ikke være helt bekvemt. Find ud af, hvem du kan tale med i tilfælde af en nødsituation. Mest sandsynligt bliver du nødt til at kommunikere med den person, der betaler for arrangementet eller dine tjenester, og som du anser for at være din kunde.

Forberedelse inden arrangementet

1. Undersøg begivenhedens placering. Inden arrangementet skal du besøge stedet og tænke over, hvordan alt vil blive organiseret. Du har muligvis brug for ekstra udstyr - forlængerledninger, lys og så videre. Hvis du ikke kan finde dem med det samme, bliver det endnu sværere for dine gæster at finde dem. Tag dette i betragtning.

   • Hvis det er muligt, beslutte, hvor og hvad der skal hen. Hvis der ikke er plads til det hele, må der opgives noget. Tal med mødestedschefen for at se, om de kan hjælpe dig, og spørg, om du har særlige omstændigheder eller krav, du skal overveje.

2. Forbered gavekurve til dine teammedlemmer. Alle bliver nødt til at arbejde hårdt. For at takke folk for deres arbejde og vise din påskønnelse, forberede gaver. Sættet kan indeholde vandflasker, granolabarer, chokolade, små souvenirs og alt andet, du finder passende. Dette vil styrke holdånden.

   • Forbered badges eller små souvenirs, der bliver tilbage som et minde om begivenheden. Sørg for, at alle kan spise og drikke til tiden. Prøv at se dine medarbejdere som en ressource, du kan bruge i fremtiden.

3. Kontakt alle teammedlemmer forud for arrangementet. Det er vigtigt at sikre, at alle ved, hvad de skal gøre og er villige til at arbejde. Giv alle klare instruktioner vedrørende ankomsttider og giv alle dine kontaktoplysninger. Hvis ingen har spørgsmål, kan vi fortsætte.

   • Tjek om alle er klar til at gå. Ikke alle vil være i stand til at fortælle sandheden, så prøv at drage dine egne konklusioner. Fremstår folk selvsikre og klar til at arbejde? Hvis ikke, forsikre dem, gennemgå alle deres ansvarsområder igen og stil et par spørgsmål. Hvis du er i tvivl om, at nogen vil klare deres opgaver, så sæt dem sammen med en mere erfaren medarbejder.

4. Forbered om nødvendigt en liste over kontakter og andre papirer. Din selvorganisering er også vigtig. Hvis du er forberedt, kan du redde enhver situation, men hvis du ikke er det, kommer tingene ud af kontrol. Her er nogle måder at forberede sig på:

   • Lav en liste over alle de telefonnumre og adresser, du har brug for. Troede konditoren, at du selv ville tage kagen? Intet problem – ring til Masha, som bor i nærheden, og bed hende om at hente kagen på vej til arrangementet.
   • Lav en liste over alt. Gå listerne igennem og tjek hvilke genstande, udstyr og personer der mangler.
   • Udarbejde alle fakturaer og kontrakter. Jo bedre du forbereder dig, jo færre problemer får du senere.

5. Prøv ikke at ændre noget i sidste øjeblik. Føler du, at klienten vil forsøge at foretage justeringer indtil sidste øjeblik? Når de organiserer bryllupper, beder kunderne ofte om at ændre noget i designet i sidste øjeblik. Sæt en frist for ændringsforslag. Som udgangspunkt er den maksimale periode en uge før arrangementet. Inden denne deadline kan der stadig foretages ændringer uden væsentlig skade på budget eller organisation.

   • Hvis ændringerne er mindre og ikke medfører ekstra omkostninger, skal du ikke nægte at foretage disse ændringer. Prøv at behandle klienten med forståelse, da han venter på en meget vigtig begivenhed for ham.

Aktiviteter under arrangementet

1. Gør alt klar. Ankom til arrangementsstedet før alle andre. Sørg for, at alle kommer til tiden, og ring til dem, der kommer for sent. Hjælp mennesker, der har brug for hjælp, og giv vejledning, hvor det er nødvendigt. Du skal ikke blande dig, hvis din tilstedeværelse ikke er nødvendig et sted. Sørg for, at ingen kommer til skade.

   • Du vil føle dig bedre, hvis du laver en huskeliste og går den igennem. Giv listen til hvert hold: dem, du hyrede; dem, der er ansvarlige for dekoration og møbelarrangement; dem, der har ansvaret for udstyret. Sørg for, at alt er på plads.

2. Uddelegere arbejde. Vær ikke bange for at uddelegere ansvar. Det er umuligt at gøre alt, så du skal fordele ansvaret. Hvis nogen er dårlige til deres job, så giv dem en anden. Din opgave er at fordele arbejdet korrekt. Du befaler eller overtræder ikke personlige grænser – det er det, du blev ansat til at gøre.

   • Vær høflig, men tal fast og selvsikkert. For eksempel som dette: "Maxim, jeg har brug for din hjælp med catering. Tak." Dit team skal arbejde sammen. For at gøre det nemmere for alle skal du påtage dig rollen som den leder, du burde være.

3. Ved hvordan man tilpasser sig. Prøv at holde tidsplanen og finde en vej ud, hvis du ikke kan følge med tidsplanen, men det vigtigste er det skal du ikke bekymre dig om. Hvis du begynder at blive nervøs, vil du miste kontrollen over dig selv, og det kommer der ikke noget godt ud af. Hvis en tale varer i 10 minutter, og taleren ignorerer dine tegn, så slap af. Du serverer bare drinksene lidt senere, og ingen vil bemærke det. Der skete ikke noget dårligt.

   • Eventuelle overlejringer er mulige. Det er umuligt at planlægge alt, og jo før du lærer at acceptere dette, jo bedre. En rolig eventmanager kan løse ethvert problem, men en ophidset kan ikke. Så vær ikke nervøs og lad tingene gå deres gang. Arrangementet slutter snart!

4. Hold alle opdateret om, hvad der sker. Tjek antallet af gæster og alle andre detaljer på begivenhedsdagen. Hvis noget skal ændres, så lad de ansvarlige vide det så hurtigt som muligt. Du bør være den første til at bemærke eventuelle problemer.

   • Spørg kunderne, hvordan de har det. De kan være nervøse, bekymrede, kede af det, glade eller bekymrede over noget, og at tale med dig kan hjælpe med at berolige dem og motivere dem til at gøre noget. Opmuntr gæster og dine teammedlemmer efter behov.

5. Pas dig selv. Antag, at hvert teammedlem er i stand til at klare deres opgave: hvis du betro dem noget, så vil de klare det. Tilbyd hjælp, hvis det er nødvendigt, men alle på dit team bør være erfarne nok til ikke at få brug for den hjælp. Husk følgende:

   • Hils alle gæster ved indgangen. Når begivenheden begynder, skal du tillade værten at engagere gæsterne. Din opgave bliver at løse problemer og kontrollere alle processer, som gæsterne ikke kan se (madlavning og andre opgaver).
   • Observer gæsterne og tal med værten fra tid til anden, hvis nogen planer ændrer sig.
   • Hold afstand til aftenens hovedgæster. Dette er deres ferie. Men vær forberedt på at tjekke med dem på passende tidspunkter, om de er tilfredse med alt, og om de har nogen ønsker eller ønsker.

6. Hvis begivenheden er til salgsfremmende formål, skal du forberede souvenirs. Gæster bør huske denne aften, men højst sandsynligt har du brug for ikke kun dette. Du vil sikkert gerne have, at gæster besøger dit websted, giver en donation eller fortæller andre om din virksomhed. For at gøre begivenheden mindeværdig skal du forberede souvenirs. Dette kan være et billede, en flyer, en kuglepen - noget, der vil minde gæster om dig og dit arrangement.

7. Efter arrangementet skal du lykønske dig selv. Det ser ud til, at begivenheden foregår af sig selv, og ingen ser forberedelsen. Ros dig selv - det fortjener du! Men det er for tidligt at slappe af - arbejdet er endnu ikke afsluttet.

   • Efter arrangementet skal du tage dig tid til at mødes med klienten og takke dem. Giv kunden en lille gave til ære for denne begivenhed - sådanne små ting gør altid møder mere behagelige. Derudover vil dette gøre kunden mere villig til at anbefale dig. Giv blomster eller et indrammet billede af aftenen (såsom klippebåndet, præstationshøjdepunktet, præmieoverrækkelse, brude-og-brudgom-kysser, udblæsning af stearinlys på kagen) eller enhver anden gave, der passer til lejligheden.

8. Ryd op og gå hjem. Prøv at forlade stedet i samme form, som det var før dig. Fortæl dit team, at det er tid til at rydde op, og gå ikke, før rengøringen er færdig. Husk at du også skal deltage.

   • Dette er ikke kun høfligt, men vil også give dig mulighed for at undgå unødvendige udgifter. Mange steder medtager oprydning efter arrangementet i regningen. Prøv at undgå skjulte omkostninger.

9. Sørg for returnering og betaling af alt udstyr og tak til alle, du har arbejdet sammen med. Du skal muligvis gøre dette senere. Spørg kunden, hvordan han nød begivenheden. Selv hvis du bliver betalt senere, så tak kunden for muligheden for at arbejde med dem og bede om deres visitkort.

   • Tak til dine teammedlemmer. Sørg for, at alle bliver betalt. Saml checkene og pas på alle. Du skal være den sidste, der forlader rummet.

Problemløsning

1. Ved, hvad du skal gøre, hvis gæster kommer for sent, og hvordan du håndterer andre problemer. Folk kommer ofte for sent, og det bør du være forberedt på. Som regel er forsinkelser svære at undgå (f.eks. på grund af den uforudsigelige karakter af trafikpropper), men gæster, der ankommer til tiden, tager dem i opløbet. For at undgå unødvendige vanskeligheder:

   • Sørg for, at invitationen tydeligt angiver tidspunktet. Hvis du beder gæster om at bekræfte deltagelse, så bed dem om også at bekræfte tidspunktet. Kontakt værten, gæster (som regel de vigtigste), entertainere og køkkenpersonale, hvis du bliver opmærksom på et problem, der er svært at løse hurtigt. Hvis hovedgæsterne (for eksempel brudeparret) kommer for sent, kan du gøre følgende:
   • Kontakt selv efternølende og bed om et omtrentligt ankomsttidspunkt. Giv køkkenet besked om det nye tidspunkt, så personalet kan sætte farten ned eller fremskynde arbejdet.
   • Informer ikke alle gæster om, at starten er forsinket på grund af at gæsterne kommer for sent (det forstår alle selv). Fortæl hovedgæsterne, at du er klar over dette. Forklar, hvad du har tænkt dig at gøre, men giv folk mulighed for selv at bestemme, da de kender hinanden bedst og kan træffe beslutninger, der virker for alle.
   • Hold øje med uret, da alle skal holde deres taler. Hvis dine hovedgæster kommer for sent, så byd folk snacks eller drinks for at forhindre dem i at kede sig.
   • Hvis gæster kommer meget for sent, og du ikke kan vente på dem (for eksempel fordi nogle retter ikke kan serveres senere), så start arrangementet til tiden, og når der kommer sene gæster, server dem den samme mad, som alle får serveret, selvom det er dessert.
   • Inviter alle til at danse, lege, holde en tale eller arrangere anden underholdning, især hvis det involverer musik. Bed fotografer om at arbejde med gæster, indtil sene ankomster ankommer. Kom med en backup-plan dagen før arrangementet.
   • Hvis gæster specifikt ønsker at komme senere, skal du behandle dette som gæsternes valg, ikke som din fiasko. Din opgave er at håndtere de gæster, der allerede er ankommet. Opfør, som om der ikke er noget problem.

   • Vide, hvordan man løser madproblemer. Disse problemer opstår sjældent, hvis alt er tænkt ud på forhånd, men nogle gange er overraskelser mulige: et barn kan spilde mad, eller der kan opstå en form for uheld i køkkenet. Find ud af på forhånd, hvilken slags gæster der vil være til arrangementet, så du kan planlægge indretningen af ​​madborde og gæstepladser.

     • Hvis der er spild et sted, bør det af sikkerhedsmæssige årsager ryddes op hurtigst muligt, også selvom du skal flytte tæppet, eventuelle pynteting eller møbler. Hvis pletten ikke kan maskeres (f.eks. hvis det er en antik genstand), er det bedre at fjerne varen med pletten. Hvis du har ekstra møbler, så brug det. Hvis ikke, arrangere resten af ​​møblerne, så fraværet af en genstand ikke er mærkbar.
     • Madområdet kan indhegnet med rebhegn, gardin eller skærm. Dette kan være nyttigt, hvis forretstallerkenerne knap nok passer på buffetbordet, eller hvis du planlægger at vise, hvad der serveres senere. Nogle gæster kan antage, at maden serveres i ubegrænsede mængder og kan tages for sig selv, men det er ikke altid tilfældet.
     • Skift menuen. Hvis en del af retten ikke kan serveres (f.eks. er et tilbehør brændt), skal du fjerne det, erstatte det med et andet eller reducere portionen, så der er nok rester til alle. Samtidig skal du øge portionerne af andre fødevarer. Kommuniker beslutningen til de ansvarlige.
     • Der burde ikke være nogen overraskelsesvegetarer, småbørn eller gæster med allergi, hvis du har tænkt over tingene på forhånd, men det er ikke ualmindeligt, at folk medbringer slægtninge eller nære venner uden at fortælle dem på forhånd, især hvis arrangementet ikke har en streng invitationsgrænse. Som regel er sådanne problemer nemme at løse. Tag imod gæster ved indgangen og spørg, om de har nogle madpræferencer. Kommuniker eventuelle præferencer til køkkenet, så snart du bliver opmærksom på dem.
     • Hvis der kommer flere gæster, end du havde forventet, så sørg for at lave mere mad eller købe flere dagligvarer, hvis det er nødvendigt. Køkkenet har som regel et lager af fødevarer for at tage højde for eventuel fordærv, og som oftest er der mere mad end nødvendigt, ikke mindre. Du kan reducere portionerne og servere mere brød, salat eller grøntsager, madvarer som du hurtigt kan købe i supermarkedet.

   • Vide, hvordan man løser problemer med børn. Begå ikke den fejl, mange ledere begår – husk at børn har de samme behov som voksne: de vil have det godt og ikke kede sig. Forældre bliver ofte stødt, hvis der ikke er underholdning for børn til et arrangement. Det er bedst at bede alle gæster, der planlægger at tage børn med, om at give dig besked om dette, når du sender et svar på din invitation.

     • For små børn (under 10 år) er det bedst at tilbyde mad eller snacks tidligt, fordi aftensmaden normalt ikke starter før kl. 20.00, hvilket er meget senere, end børn normalt spiser. Mad skal være interessant og sundt for børn, men også lige så tankevækkende som mad til voksne - det vil forældre sætte pris på. At spise nærende mad til børn vil gøre tingene lettere for forældrene, så de kan få en afslappende aften.
     • Børn over 10 år kan normalt få serveret voksenmad og portionsstørrelser de samme som voksne, selvom børn oftest ikke spiser hele portionen. Med forældrenes samtykke, tilbyde børn en børnemenu, hvis de ikke kan lide voksenmad. Teenagere vælger ofte de samme fødevarer som børn, fordi de er enklere. Af denne grund omdøber nogle etablissementer børnemenuer til alternative menuer. Diskuter børnemenuer og underholdningsmuligheder for børn og seniorer på forhånd med hovedgæsterne.
     • Sørg for et privat sted for kvinder med babyer at spise og skifte dem, samt et sted for små børn at sove, hvis de bliver trætte.

   • Vide, hvordan man håndterer bøvlede og berusede gæster, såvel som folk, der forsøger at komme til en begivenhed uden en invitation. Ideelt set kan dette undgås, men ikke altid - problemer kan opstå ved firma- og familiebegivenheder. Ofte dukker der nuancer op, som du ikke kendte til og ikke kunne kende til, så vær forberedt på hvad som helst.

     • Spørg klienten og hovedgæsterne om mulige scenarier for adfærd i sådanne tilfælde. Hvis det ikke er passende at diskutere dette med dem, så tal med andre ansvarlige for at undgå siddeproblemer. Tildel ansvar for disse situationer, overvåg situationen og vær klar til at gribe ind, hvis det er nødvendigt. Strengt taget er dit ansvar at afvikle arrangementet, men du er ikke ansvarlig for gæsters personlige problemer. Derfor bør du finde ud af, hvem du skal kontakte, hvis der opstår en ubehagelig situation.
     • Da det kan være svært at nægte alkohol til en gæst, der allerede har fået for meget at drikke, samt at interagere med en gæst, der optræder aggressivt, er det bedst at lade en af ​​gæsterne løse konflikten. Ring kun til politiet, hvis hovedgæsterne godkender det. Selv små begivenheder involverer ofte meget alkohol, så det er vigtigt altid at være opmærksom.
     • Situationer med folk, der forsøger at komme til et arrangement uden en invitation, er altid ret vanskelige. I dette tilfælde er det bedst at roligt bede dem om at forlade arrangementet, men tjek først med hovedgæsterne, om disse personer virkelig ikke er på invitationslisten. Hvis folk optræder aggressivt, er det din pligt at beskytte gæster i det omfang det er muligt. Ring til politiet eller sikkerhedsvagten, hvis ubudne gæster ikke forlader trods dine anmodninger.
     • Gæster ignorerer ofte siddetabellen og sætter sig, hvor de vil eller ved siden af ​​dem, de vil sidde med. Spørg hovedgæsterne, om dette er acceptabelt. Det er bedst at diskutere alt med kunderne på forhånd. Hvis der kræves siddepladser, så lad ikke nogen komme ind i spisestuen, før middagen begynder. Gæsterne er ofte i lobbyen, foyeren eller baren indtil middag. Hvis nogle mennesker ikke skulle mødes på grund af familieforskelle, kan man dele folk op i grupper og føre dem til deres respektive borde hver for sig.

   • Ved, hvad du skal gøre, hvis vejret kommer i vejen. Pludselig regn eller sne er muligt i nogle områder, ligesom ekstrem varme eller kulde. Generelt er vejret ikke en big deal, hvis arrangementet afholdes indendørs, men med udendørs arrangementer bliver det mere kompliceret. Hvis der forventes dårligt vejr, skal du flytte begivenheden til et andet sted. Hvis dette ikke er muligt, leje en stor pavillon eller telt (selvom denne mulighed kan være dyr, hvis den bestilles i sidste øjeblik). Overvåg vejret som forberedelse til begivenheden. I tilfælde af dårligt vejr er det ekstremt svært at rette op på situationen, så gør alt hvad der står i din magt for at forhindre problemer.

     • Nogle lande har forsikring mod dårligt vejr og andre problemer. Hvis vejret i dit område er uforudsigeligt, skal du have en dårlig vejrplan på plads. Find ud af omkostningerne ved forsikring og flytning af arrangementet til et andet sted, da dette vil hjælpe dig med at forberede din klient på eventuelle ekstra omkostninger.

• Opbevar væsentlige ting såsom servietter, ildslukker, førstehjælpskasse og andre ting på ét bekvemt sted. Hvis alt går vel, har du ikke brug for dem, men til større arrangementer er det bedst at have dem ved hånden for en sikkerheds skyld.
• Hvis nogen af ​​gæsterne eller talerne er trætte eller jetlaggede, så tjek med dem eller deres assistenter for at se, om de har brug for en spa-session, en massage eller noget andet, der får dem til at føle sig bedre. Hvis de ikke har spist i et stykke tid, kan du sende dem frokost, og hvis de ikke har det godt, piller (f.eks. ved hovedpine på grund af stress eller ondt i maven på grund af en flyvetur). Trætte gæster eller talere er måder at ødelægge enhver begivenhed, uanset hvor meget du prøver.
• Sørg for, at alle kan se scenen og høre musikken eller forestillingerne.
• Husk, at det er en stor ære at være med til at arrangere en andens arrangement, selvom selve processen viser sig at være meget nervepirrende. Dit arbejde kan gøre mange mennesker glade og give dem uforglemmelige oplevelser. Denne erfaring vil også være nyttig for dig, da du vil få mange nye færdigheder.
• Du kan selv holde en tale eller endda danse med nogen, hvis det gør begivenheden mere interessant. Det er vigtigt at kunne uddelegere dit ansvar, hvis du skal deltage i en dans eller holde en tale. Det er vigtigt, at der ikke er stille ved noget bord.

Artikeloplysninger

wikiHow fungerer som en wiki, hvilket betyder, at mange af vores artikler er skrevet af flere forfattere. Under oprettelsen af ​​denne artikel arbejdede 30 personer, inklusive anonymt, på at redigere og forbedre den.

På andre sprog:

Denne side er blevet vist 57.846 gange.

Var denne artikel til hjælp?

Om timingen. Det hele afhænger af skalaen. Hvis du planlægger et beskedent webinar, kan du advare om det en måned i forvejen. Men! Hvis du regelmæssigt afholder en stor begivenhed (seminar, konference, koncert osv.), skal du begynde at skrive til abonnenter om det mindst seks måneder i forvejen.

Om posttjenester. Vælg den, der opfylder dine opgaver. Når du vælger en e-mail-tjeneste, skal du kontrollere, om landingssiden kan integreres med tjenesten. Grundlæggende krav: evnen til at tilpasse en brevkæde og evnen til at segmentere abonnenter. For eksempel er der et nyhedsbrev for lokalbefolkningen pr. by. Folk fra en anden by skal have tilsendt et kort, tilbudt overnatningsmuligheder, hvordan man kommer dertil, hvilken offentlig transport der stopper i nærheden af ​​begivenhedsstedet, forklare, hvad der er i nærheden, hvor man kan spise, og så videre. Et separat segment (talere - sangere-musikere-oplægsholdere) - alle dem, der vil optræde direkte. Du skriver helt andre breve til dem.

Om nyhedsbrevets intensitet. Hvis dit arrangement er regelmæssigt, bør e-mails aldrig ende. Intensiteten ændrer sig bare – jo tættere på begivenheden, jo mere vækker du interessen (og derefter skulle der komme breve om begivenheden intensivt inden for en måned). Men hvis du "trækker" abonnenter i breve før et beskedent webinar, vil det svare til, hvordan du lavede en date med en pige og ringede til hende hvert femte minut.

Om indhold i nyhedsbreve. Det er bydende nødvendigt at tale om talerne før arrangementet. For dem, der ikke ved noget om dem, er de ofte almindelige mennesker. Og vi skal overbevise dig om at gå og lytte til dem. Det hele afhænger af omfanget af den planlagte begivenhed.

Hvis du inviterer folk til et webinar, så skal du bare fortælle om programmet - hvornår, om der bliver leveret optagelser, i så fald er det betalt eller ej, talerens oplevelse og måske eksempler på hans arbejde (en hjemmeside hvor du kan finde og se den). Og påmindelser om webinaret - flere breve. Efter en større konference minder du bestemt dig selv om - i det første brev takker du for deltagelsen, og sender derefter anmeldelser, tweets, artikler om begivenheden, albums med fotografier, videoer, optagelser af rapporter eller abstracts, anmeldelser af oplægsholdere. Du skal inspirere dine abonnenter og holde dem på tæerne. Og så glat gå videre til et forslag til en ny begivenhed.

Seks måneder til et år før starten af ​​næste arrangement skriver du ”vi er klar til at mødes med dig igen. Her er programmet for det nye arrangement og tilmeldingsbetingelser." Her er vores næste taler. Og her er, hvad han gjorde på et år (skrev en bog, talte ved ti konferencer, tog til en specialiseret begivenhed i udlandet og så videre). Her er noget mere nyttigt materiale om emnet.

Hvem kan undvære nyhedsbreve? Arrangører af intime møder, som har nemmere ved at ringe til alle 10-15 inviterede telefonisk eller kontakte dem via instant messengers. I andre tilfælde er der ingen bedre metode end e-mail – den er billig, skalerbar, fleksibel, let at tilpasse og bruges af alle. Enhver metode, som du finder praktisk til underretning, vil gøre det. Vi skal gå ud fra bekvemmelighed og hensigtsmæssighed. Nogle gange er det bedre at ringe for at sikre sig, at personen helt sikkert har hørt dine nyheder.

Organisering af begivenheder involverer stramme tidsrammer, behovet for at nå målgruppen så meget som muligt og et begrænset budget.

I denne artikel vil vi tale detaljeret om den tekniske komponent af processen og om de mest effektive og lavbudget måder at tiltrække potentielle besøgende til begivenhedssiden, og hvordan man gør dem til rigtige deltagere i begivenheden:

Forberedende fase

Først og fremmest skal du beslutte dig målgruppe. Hvem arrangerer du denne begivenhed for? Hvem er denne person?

1. Hvor gammel er han?
2. Hvilken by bor han i?
3. Hvad er du interesseret i?
4. Hvilke tematiske grupper tilhører han? Hvilke offentligheder abonnerer du på?
5. Hvor uddannet er han?
6. Hvad laver du i din fritid?
7. Hvilken kommunikationsstil foretrækker du?
8. Hvilket område arbejder han i?
9. Hvilken stilling har han?

Og utallige flere lignende spørgsmål. Flere spørgsmål – et klarere portræt af din ideelle kunde, din direkte målgruppe.
Et klart portræt af den ideelle klient - præcis udvælgelse af målgruppen.
Nøjagtig udvælgelse af målgruppen - de mest interesserede deltagere i arrangementet.

Det næste vigtige spørgsmål: på hvilket socialt netværk at promovere begivenheden?? Når vi vælger en platform til forfremmelse, tager vi højde for de vigtigste parametre:

1. Specifikt for brugerpublikummet.
2. Principper for opbygning af et nyhedsfeed.
3. Annoncefunktionalitet og gennemsnitligt budget.

Hvordan opretter man en begivenhed på VKontakte?

Gå til fanen "Mine grupper" og tryk "Opret et fællesskab". Vælg derefter typen - "Begivenhed".

Indtast et navn i vinduet, der åbnes, og vælg typen "Begivenhed".

Hvis du allerede har en VKontakte-gruppe, kan du oprette en begivenhed ved at klikke på det relevante link i gruppebeskrivelsen.

Hvordan opretter man en begivenhed på Facebook?

Gå til nyhedsstrømmen, vælg knappen "Begivenhed" på listen til venstre og knappen "Opret" på siden, der åbnes.
Bestem graden af ​​omtale af begivenheden: lukket eller åben.
Vær opmærksom på afkrydsningsfeltet ud for funktionen "Gæster kan invitere venner"!

VKontakte- og Facebook-sider er godt indekseret af søgemaskiner, så medtag de mest populære tematiske søgeforespørgsler i begivenhedsbeskrivelsen.

Hvordan promoverer man en begivenhed på sociale netværk? Primær forfremmelse

VKontakte: Knappen "Inviter venner".

Klik på knappen under begivenhedens avatar, der afspejler din hensigt om at deltage i den. I rullelisten vælger du “Inviter venner” og... ligesom i de gode gamle dage! — klik mekanisk på linjen "Send en invitation" ud for navnene på dine venner.

VKontakte tillader dig ikke at invitere flere 40 venner på en dag.
Hvis du overskrider grænsen, bliver du nødt til at indtaste captchaen igen og igen for hver 10. invitation.

Facebook: konvertering af databasen med e-mail-adresser

Hvordan konverterer du din e-mail-liste til abonnenter?
Download alle kontakter fra din mail i CSV-filformat. Hvis du bruger Gmail, så gå til "Kontakter" og klik på "Eksporter" på fanen "Avanceret", som vist på skærmbilledet:

I vinduet, der vises, skal du klikke på "Alle kontakter" eller en gruppe af kontakter og "CSV-format til import til Outlook eller et andet program."

Gå derefter til din Facebook-begivenhedsside og klik på knappen "Inviter venner fra e-mail-kontakter". I vinduet, der åbnes, skal du klikke på den øverste linje "Download" og uploade den færdige CSV-fil.

Hvis du allerede har et tematisk fællesskab på VKontakte, skal du placere begivenhedssiden i afsnittet "Links".

Opsætning af målrettet annoncering

VKontakte

VKontakte har et godt arsenal af værktøjer til at vælge målgrupper; efter at have udfyldt alle formularerne, vil netværket beregne antallet af personer, der opfylder kravene og omkostningerne ved et klik.

Facebook tilbyder at målrette annoncer til specifikke målgrupper ved hjælp af e-mailadresser, telefonnumre og netværks-id'er.
Du kan også vælge demografi (alder, køn, sprog, bopælsland) eller interesser, der vil definere målgruppen (baseret på brugerforbindelser til sider eller applikationer).

Målretning kan også bruge forbindelser mellem mennesker, og hvis deres venner er inkluderet i annoncen, vil de se den.
Du får adgang til information om:

• antal personer, der så annoncen;
• hvem har gemt linket til det;
• hvem der skal deltage i arrangementet.

Retargeting når du vælger en målgruppe, tager den hensyn til de personer, der har besøgt annoncørens hjemmeside eller bestemte sider på den. Sandsynligheden for, at de vil være interesserede i emnet reklame (begivenhed) er meget høj. Og reklame for begivenheden vil praktisk talt følge den besøgende på webstedet, som en potentiel tidligere interesseret kunde, på hele internettet.

Smart content marketing. Mindre spam - mere kreativitet.

Demonstrer populariteten af ​​tidligere begivenheder: både dem, hvor du var arrangør, og dem med lignende temaer og formater.
Opret album på begivenhedssiden med fotografier af tidligere møder eller begivenheder af lignende format og identisk tema. Det er ønskeligt, at der er mange glade mennesker på fotografierne.
Og det er endnu bedre, hvis de får et glimt af en glad meningsdanner inden for dit felt.
Udgiv videoreportager fra tidligere begivenheder.
Åbne diskussioner: Kom tættere på folket. Opret emner "Dine spørgsmål", "Feedback fra tidligere arrangementer", "Åben tilmelding".

Bed potentielle besøgende om at efterlade deres telefonnummer og e-mail ved tilmelding. Disse oplysninger giver dig derefter mulighed for at sende e-mails og SMS-beskeder.

Gennemfør interne konkurrencer for abonnenter med følgende betingelser:

• genindsende en publikation;
• overrækkelse af præmier direkte ved arrangementet.

Billetlodtrækninger/rabatter på adgang til ompostering er i øjeblikket tilgængelige.

Et eksempel på lodtrækning til repostering og arbejde med en tematisk platform.

Udsendelse af begivenhedsmeddelelser på populære tredjepartsressourcer. Samarbejde med opinionsdannere

VKontakte giver mulighed for at annoncere indlæg i andre grupper. Lav en liste over grupper/offentligheder/fællesskaber, der er egnede efter emne og geolokation. Placering kan enten ske på betalt basis eller på byttevilkår.

En meget vigtig nuance: i hvilket format vil begivenheden blive afholdt? Offline eller online?
Hvis offline, så fokuser på bysamfund: Interessant St. Petersborg, Typisk St. Petersborg osv. I dette tilfælde er geolokationsfaktoren afgørende for dig.
Hvis du er vært for en onlinebegivenhed, som folk fra hvor som helst i verden kan deltage i, så er emnegrupper dine bedste venner.

Og at poste en publikation om din begivenhed fra en berømt blogger betyder:

• Præcis hit til målgruppen.
• +100500 til loyalitet på grund af bloggerens autoritet.
• Maksimal diskret reklame.

Placering på tredjepartsressourcer

Budget for omkostningerne ved at offentliggøre en begivenhedsannoncering på store byer eller tematiske portaler.
De mest populære: webstedet om kreative industrier LookAtMe med en daglig opdateret database med annonceringer og reklamer, onlineguiden The Village med en oversigt over byens begivenheder, Restoclub med data om alle kvalitetsetablissementer i den nordlige hovedstad. Begivenhedsplakater, der er opslået på sådanne websteder, besøges og sørger konsekvent for en tilstrømning af deltagere.

Sådan minder du om en begivenhed på tærsklen til begivenheden. Målstregen.

Med et par dage tilbage før arrangementet er det tid til at bringe de store kanoner frem.

Omtale af deltagere i diskussioner

Skriv et oprigtigt indlæg i diskussioner, hvor du nævner id'et for brugere, der bekræftede deres ønske om at deltage i begivenheden. Folk vil modtage en notifikation i sektionen "Mine svar".

Skriv til dine potentielle deltagere. Det er bedre at vælge dem, der viste maksimal aktivitet i gruppen.
Du vil kun kunne sende 40 beskeder til personer, der ikke er dine venner. Træd til højre, trin til venstre - administrationen blokerer dig.

Det er ikke for ingenting, at du bad folk om at efterlade deres telefonnumre. Skriv en sms om, at du venter på dem på det aftalte sted til det aftalte tidspunkt.

Vær allestedsnærværende og glem ikke at give gode rabatter. For eksempel kan brevet indeholde en salgsfremmende kode, hvormed den besøgende kan modtage en souvenir eller rabat på en billet til udstillingen.

Nedtælling på væggen

Slutningen af ​​begivenheden er kun begyndelsen...

Når begivenheden er slut, skal du ikke glemme feedback fra deltagerne. de er trods alt et loyalt publikum til fremtidig interaktion. Som minimum skal du takke gæsterne for deres deltagelse, offentliggøre billeder og videoer af begivenheden og tilbyde at diskutere spørgsmål, hvis der er nogen tilbage.

Kommentarer, der indeholder kritiske udtalelser, må under ingen omstændigheder slettes. Du bør være taknemmelig for kritik; negative anmeldelser kan ikke ignoreres, men du bør håndtere dem med en konstruktiv tilgang: at rette op på mangler er arbejde på vejen til succes.

Oprettede begivenheder, både på Facebook og VKontakte, kan ikke slettes uden at efterlade et spor. I det første tilfælde kan irrelevante begivenheder fjernes fra Chronicle, og i det andet, ved at ændre datoen til fortiden, kan de gøres usynlige i kommende begivenheder. Alle oplysninger om fællesskabet kan også ændres og slettes manuelt.