Træliste i excel. Excel: Vælg fra en liste
For at arbejde med en stor mængde data, udføre forskellige beregninger og organisere information i form af tabeller, bruger brugerne hovedsageligt Excel-programmet. For at udføre beregninger og registrering indtastes alle nødvendige data manuelt i den relevante celle på arket, og for at forenkle denne proces noget, kan du lave en rulleliste i Excel. Men opsætningen er også forbundet med den indledende manuelle indtastning af alle data, og så vil vi se nærmere på, hvordan man laver en rulleliste i Excel, så selve listen over gyldige værdier er på et andet ark uden at fylde hovedarket med data.
Excel-rullelisten oprettes primært for at forhindre dig i at indtaste forkerte oplysninger ved kun at angive værdierne fra den genererede liste til input. At lave en rulleliste i Excel er ret simpelt. Det sværeste er at forberede en komplet liste over acceptable værdier til input, formatere den i form af en kolonne eller række uden tomme celler.
Lad os først overveje et simpelt eksempel på, hvordan man laver en rulleliste i Excel 2010 ved at oprette en liste over gyldige værdier på det samme ark. Lad os f.eks. lave en liste, der angiver et bestemt antal tal, der begrænser antallet, der skal indstilles i den celle, vi har brug for. Herefter skal du placere markøren på det sted, hvor Excel-rullelisten skal være, og gå til fanen "Data", hvor i sektoren "Arbejde med data" find pointen "Datakontrol". Hvis du klikker på pilen, vises en ekstra menu med det samme punkt "Datakontrol".
Når du har valgt dette punkt, vises et vindue, hvor du skal konfigurere verifikationen af indtastede data på fanen "Muligheder". For at gøre dette, i kolonnen "Datatype:" vælge "Liste", og klik på det tilsvarende ikon i kolonnen "Kilde:", vælg en række celler med vores forberedte liste over acceptable værdier. Efter dette, når vi aktiverer den celle, vi har valgt, vises en pil, når der klikkes på den, vises en liste over gyldige værdier, der kan vælges.
Hvis det ønskes, kan du også tilpasse forskellige hints om, hvad der præcist er angivet i cellen med rullelisten. Når du opsætter en rulleliste i Excel, er der to muligheder "Titel:" Og "Besked:", som kan indtastes i bogmærket "Besked skal indtastes" efter at have valgt et punkt i menuen "Datakontrol".
Lad os nu se på, hvordan man laver en rulleliste i Excel 2010, hvis listen over gyldige inputværdier er placeret på et andet ark i det samme Excel-dokument. Faktisk er alt meget enkelt. Vi gør det samme som beskrevet ovenfor, og når vi kommer til at vælge en datakilde, går vi simpelthen til det påkrævede ark og vælger celleområdet.
Der er en mere kompliceret måde. Du kan give en række celler på et andet ark et navn. For at gøre dette skal du vælge dem og gå til fanen "Formler" og vælg "Tildel et navn". For nu at vælge et område af gyldige værdier skal du blot angive navnet på celleområdet efter lighedstegnet.
Oprettelse af lister ved hjælp af Excel-værktøjer gør det muligt ikke kun at gøre denne proces så hurtig som muligt, men også at forene stavningen af visse ord og udtryk. Sidstnævnte vedrører direkte oprettelsen af såkaldte drop-down lister.
Lister til sortering og udfyldning er de lister, hvis elementer er arrangeret i en streng rækkefølge, desuden gentages de cyklisk. Eksempler på sådanne lister er ugedage, årets måneder osv.
Excel-applikationen giver dig mulighed for ikke at indtaste den næste ugedag i cellerne hver gang. Det er nok at indtaste for eksempel mandag i en celle én gang og automatisk fylde de efterfølgende rækker eller kolonner med data ved hjælp af musen. For at gøre dette skal du tage fat i hjørnet af cellen med musen og trække det, hvor vi har brug for det.
Du kan ændre parametrene for en sådan liste i listemenuen, som åbnes i de vigtigste Excel-indstillinger. Find knappen "Skift lister", og klik på den. I det vindue, der kommer frem, er de eksisterende lister synlige, og du kan også oprette nye. For at gøre dette skal du i vinduet "List Elements" sekventielt angive dets dele og "føje" dem til listerne. Du kan også importere lister direkte fra et Excel-ark ved først at vælge det ønskede område.
Oprettelse af dropdown-lister
Rullelister gør det muligt ikke kun at indsætte forudbestemte værdier i en celle, men tillader dig heller ikke at lave fejl, når du skriver elementerne i denne liste. For at en liste kan vises i rullemenuen, skal du først oprette den. Dette kan gøres enten på et åbent ark eller på et andet ark i en Excel-projektmappe.
Oprettelse af en rulleliste med en kilde på samme ark
For at bruge en rulleliste skal du først oprette denne liste. Vi opretter en liste på det samme (åbne) ark og kontrollerer den korrekte stavning af dets komponenter. Vælg derefter en celle eller flere celler, hvor vi vil indsætte disse data, åbn vinduet "Kontrol af indtastede værdier", som åbner efter følgende sti: data / arbejde med data / kontrol af data.
I dette vindue skal du vælge datatype - liste; i kildelinjen skal du angive rækkevidden af den tidligere oprettede kildeliste. Du kan indtaste dette område ved hjælp af tastaturet, men det er nemmere at gøre dette ved blot at vælge det med musen. Efter at have klikket på OK-knappen, vil vi se, at der vises en pil ved siden af vores celle, og når du klikker på den, falder vores liste ned.
Oprettelse af en rulleliste med en kilde i et andet ark
Det er ikke særlig praktisk at bruge en kildeliste placeret på det samme aktive ark, da du "ved et uheld" kan ændre indholdet. Derfor er det at foretrække at "skjule" denne liste på et andet ark og blokere adgangen til den.
I dette tilfælde kan metoden beskrevet ovenfor ikke bruges, da når vinduet "Tjek..." er åbent, vil vi ikke være i stand til at gå til et andet ark for at vælge eller bestemme celleområdet i den originale liste. I dette tilfælde skal du bruge tildelingen af et navn til den oprindelige liste.
Vi gør det på denne måde: opret en liste over data på ét ark, vælg det og tildel det et navn, klik sekventielt på formelfanen/tildel et navn (i afsnittet med definerede navne), og i det vindue, der åbnes, indstille navnet på listen. Hvis vi ikke tidligere har valgt listen, indstiller vi rækkevidden af dens celler.
Lad os gå videre til rullelisten på et andet ark. Vælg cellerne i editorens arbejdsfelt, hvori vi vil indsætte listeelementer, åbn bekræftelsesvinduet... . I datatypen angiver vi en liste, i kilden sætter vi et lighedstegn og navnet på den påkrævede liste.
Sådan skjuler du et ark med en listekilde
Det er tilrådeligt at åbne arket med kilder til drop-down lister så sjældent som muligt, for ikke ved et uheld at foretage unødvendige ændringer i det. For at gøre dette kan du beskytte arket med en adgangskode og skjule dets visning. For at skjule et ark skal du højreklikke på dets genvej og klikke på skjul på listen over kommandoer, der åbnes.
Således giver Excel større muligheder for at oprette lister, selv sammenlignet med et tekstbehandlingsprogram.
Når du arbejder i Microsoft Excel i tabeller med gentagne data, er det meget praktisk at bruge en rulleliste. Med den kan du blot vælge de ønskede parametre fra den genererede menu. Lad os finde ud af, hvordan man laver en rulleliste på forskellige måder.
Den mest bekvemme og samtidig mest funktionelle måde at oprette en rulleliste på er en metode baseret på at konstruere en separat liste over data.
Først og fremmest opretter vi en skabelontabel, hvor vi skal bruge en rullemenu, og også lave en separat liste over data, som vi vil inkludere i denne menu i fremtiden. Disse data kan placeres enten på samme ark af dokumentet eller på et andet, hvis du ikke ønsker, at begge tabeller skal være visuelt placeret sammen.
Vi vælger de data, som vi planlægger at indtaste i rullelisten. Højreklik og vælg "Tildel et navn..." fra kontekstmenuen.
Formularen til oprettelse af navn åbnes. I feltet "Navn" skal du indtaste et passende navn, som vi vil genkende denne liste med. Men dette navn skal begynde med et bogstav. Du kan også indtaste en note, men dette er ikke påkrævet. Klik på knappen "OK".
Gå til fanen "Data" i Microsoft Excel. Vælg det område af tabellen, hvor vi skal bruge rullelisten. Klik på knappen "Data Check" placeret på båndet.
Et vindue til kontrol af de indtastede værdier åbnes. På fanen "Parameters" i feltet "Datatype" skal du vælge "Liste". I feltet "Kilde" sætter vi et lighedstegn, og straks uden mellemrum skriver vi navnet på listen, som vi tildelte den ovenfor. Klik på knappen "OK".
Rullelisten er klar. Nu, når du klikker på knappen, vises en liste over parametre for hver celle i det angivne område, hvorfra du kan vælge en hvilken som helst at tilføje til cellen.
Oprettelse af en dropdown ved hjælp af udviklerværktøjer
Den anden metode involverer oprettelse af en rulleliste ved hjælp af udviklerværktøjer, nemlig ved hjælp af ActiveX. Som standard mangler udviklerværktøjsfunktionerne, så vi skal først aktivere dem. For at gøre dette skal du gå til fanen "Filer" i Excel og derefter klikke på "Indstillinger".
I vinduet, der åbnes, skal du gå til underafsnittet "Tilpas bånd" og markere afkrydsningsfeltet ud for "Udvikler"-værdien. Klik på knappen "OK".
Herefter dukker en fane kaldet "Udvikler" op på båndet, hvor vi bevæger os. Vi tegner en liste i Microsoft Excel, der skal blive til en rullemenu. Klik derefter på "Indsæt"-ikonet på båndet, og fra de elementer, der vises i "ActiveX Element"-gruppen, vælg "Combo Box".
Klik på det sted, hvor cellen med listen skal være. Som du kan se, er listeformularen dukket op.
Så går vi til "Design Mode". Klik på knappen "Kontrolegenskaber".
Kontrolelementets egenskabsvindue åbnes. I kolonnen "ListFillRange" skal du manuelt indtaste rækken af tabelceller adskilt af et kolon, hvis data vil udgøre rullelistens elementer.
Rullelisten i Microsoft Excel er klar.
For at lave andre celler med en rulleliste skal du blot stå i nederste højre kant af den færdige celle, trykke på museknappen og trække den ned.
Relaterede lister
Du kan også oprette linkede rullelister i Excel. Det er lister, hvor du, når du vælger en værdi fra listen, i en anden kolonne bliver bedt om at vælge de tilsvarende parametre. For eksempel, når du vælger kartofler på listen over produkter, bliver du bedt om at vælge kilogram og gram som mål, og når du vælger vegetabilsk olie, liter og milliliter.
Lad os først og fremmest udarbejde en tabel, hvor drop-down listerne vil være placeret, og separat lave lister med navne på produkter og mål for mål.
Vi tildeler et navngivet område til hver af listerne, som vi gjorde tidligere med almindelige drop-down lister.
I den første celle opretter vi en liste på nøjagtig samme måde, som vi gjorde tidligere, gennem dataverifikation.
I den anden celle starter vi også databekræftelsesvinduet, men i kolonnen "Kilde" indtaster vi funktionen "=INDIREKTE" og adressen på den første celle. For eksempel =INDIREKTE($B3).
Som du kan se, er listen oprettet.
Nu, så de nederste celler får de samme egenskaber som forrige gang, skal du vælge de øverste celler, og mens du holder museknappen nede, trækker du dem ned.
Det er det, bordet er blevet oprettet.
Vi fandt ud af, hvordan man laver en rulleliste i Excel. I programmet kan du oprette både simple drop-down lister og afhængige. I dette tilfælde kan du bruge forskellige oprettelsesmetoder. Valget afhænger af det specifikke formål med listen, formålet med dens oprettelse, anvendelsesområdet osv.
Når du opretter tabeller, er det nogle gange meget praktisk at bruge drop-down (med andre ord drop-down) lister. Excel 2010 giver dig mulighed for at gøre dette på flere måder. Lad os se på dem.
Metode 1: Opret en rulleliste i Excel 2010 ved hjælp af datavalideringsværktøjet
Denne metode betragtes som standard, fordi den er enkel og bekvem.
1. På arkets ledige plads skal du skrive alle elementerne i rullelisten ned i en kolonne, hvert element i sin egen celle.
2. Giv celleområdet et navn. For det:
- Klik på den øverste celle på listen, og hold venstre museknap nede og træk markøren ned, indtil hele listen er valgt.
- placer markøren i feltet "Navn" til venstre for formellinjen;
- indtast et navn til listen, og tryk på Enter.
Bemærk venligst, at listenavnet altid skal begynde med et bogstav og ikke indeholde mellemrum.
3. Vælg den celle i tabellen, hvor rullelisten vil blive placeret.
4. Åbn fanen "Data", og klik på knappen "Data Check". I vinduet, der åbnes, skal du gå til fanen "Indstillinger". I rullelisten "Datatype" skal du vælge "Liste".
5. I linjen "Kilde" skal du angive adressen, hvorfra elementerne i den oprettede liste vil blive taget. Adressen vil være det navn, du giver til celleområdet. Der er flere måder at indstille adressen på.
- Indtast det manuelt, og anbring et lighedstegn foran det, for eksempel "=måned". Bogstaver er ikke vigtig.
- Ved at klikke med musen i linjen "Kilde" (for at aktivere), vælg med markøren alle listeelementerne i tabellen.
6. Hvis du har brug for at oprette en besked til input, skal du åbne fanen med samme navn. Skriv tekst, der vises ved siden af rullemenuen, når den er valgt. På den næste fane - "Fejlmeddelelse", på samme måde kan du skrive tekst, der giver besked om fejl.
7. Bekræft din indtastning ved at klikke på "OK", og rullelisten er klar. For at åbne den skal du klikke på pil ned, der vises ved siden af cellen, der indeholder listen.
Metode 2. Opret hurtigt en rulleliste
En rulleliste i Excel 2010 kan oprettes med en enkelt tastaturgenvej, men den kan kun placeres ét sted – i cellen under listepunkterne.
1. List i en kolonne alle elementerne i den fremtidige rulleliste.
2. Vælg cellen placeret under det sidste element og tryk på tastekombinationen "Alt" + "pil ned" - listen vil blive oprettet. Denne metode giver dig mulighed for at indstille cellen til værdien af et af elementerne.
Metode 3: Opret en rulleliste som en kontrol
For at bruge denne metode skal du aktivere visningen af fanen "Udvikler": åbn menuen "Filer" - "Indstillinger" - "Tilpas bånd". Marker afkrydsningsfeltet "Udvikler" i kolonnen "Hovedfaner". Bekræft handlingen ved at klikke på "OK" - fanen oprettes.
1. List elementerne i den fremtidige liste i en kolonne.
2. Fra menuen "Indsæt" på fanen "Udvikler" skal du vælge "Formularkontroller" - "Komboboks".
3. Tegn din fremtidige rulleliste på arket med markøren. Højreklik på det og vælg "Formater objekt" fra menuen.
4. Værdien af feltet "Generer liste efter område" skal være en liste over elementer - vælg den med markøren, og feltet udfyldes automatisk. I feltet "Link til celle" skal du angive adressen på den celle, hvor serienummeret på det valgte element vil blive vist. Vælg en celle, og klik på den. Feltet Antal listerækker giver dig mulighed for at konfigurere, hvor mange elementer der skal vises, når listen udvides.
5. Bekræft din indtastning, og klik på OK. Listen oprettes.
Metode 4: Opret en rulleliste som et ActiveX-objekt
Den mest komplekse metode, men med de mest fleksible indstillinger.
1. Opret en liste ved hjælp af metoden beskrevet ovenfor.
2. Fra menuen "Indsæt" på fanen "Udvikler" skal du vælge "ActiveX Controls" - "Combo Box".
3. Tegn den fremtidige rulleliste på arket.
4. Indstillingen, der giver dig mulighed for at redigere rullelisten, hedder "Design Mode". Hvis denne tilstand er aktiv, vil knappen med samme navn blive fremhævet i afsnittet "Kontrol" ved siden af "Indsæt"-knappen. Hvis knappen ikke er fremhævet, er redigeringstilstanden deaktiveret.
5. For at indstille listeparametrene skal du klikke på knappen "Egenskaber" i samme sektion. Indstillingsvinduet "Egenskaber" åbnes. Begge faner i dette vindue indeholder de samme indstillinger, sorteret i det første tilfælde alfabetisk, i det andet - efter kategorier.
6. De fleste indstillinger kan stå som standard, men de mest nødvendige er angivet nedenfor.
- ListRows - analogt med "Antal rækker på listen" værdien, vil vise hvor mange rækker der vil blive vist.
- Skrifttype – skrifttypeindstillinger. Giver dig mulighed for at vælge skrifttypen og dens stil.
- ForeColor - valg af en skriftfarve fra tabellen.
- BackColor - baggrundsfarve.
- ListFillRange - placering af listen over elementer i formatet: ark ("!" - separator) og et celleområde. For eksempel: Ark2!D2:D6. Registreret manuelt.
- LinkedCell - link til en celle. Angiv manuelt adressen på den celle, hvor serienummeret på det valgte listeelement vil blive vist.
7. Gem indstillingerne og deaktiver designtilstanden ved at klikke på knappen af samme navn. Rullelisten oprettes, og du kan tjekke, hvordan den fungerer.