Hallo! Jeg er Denis Suprunov,
FriendMedia promoteringsekspert

Denne artikkelen vil være nyttig for ledere av eventselskaper, kunstdirektører for underholdningssteder, arrangører av forretningsarrangementer, medierepresentanter og reklamebyråer.

Du har et arrangement på vei, du vil gjøre det vellykket, og for dette må du tiltrekke deg folk og promotere arrangementet. Hvis dette ikke er tilfelle og du ikke er en av de ovennevnte, er det lite sannsynlig at denne informasjonen vil være nyttig for deg. Om så bare for generell utvikling.

Så du har opprettet et VKontakte-møte dedikert til arrangementet ditt, og lurer på hva du skal gjøre videre. Vi har delt alt arbeid med å promotere arrangementer i 5 trinn. Dette er stadiene vi går gjennom sammen med kunden, og hjelper ham med å promotere arrangementet sitt:

Trinn 1. Forbereder for opprykk

Før du begynner å markedsføre, må du svare deg selv på noen viktige spørsmål:

• Er alt klart? Dato, plassering, format er bestemt, prisproblemer er løst og et kampanjebudsjett er tildelt.
• Hvem er målgruppen (TA) for arrangementet? Formatet på arrangementet og prisen på billetten vil delvis hjelpe deg med å svare på dette spørsmålet. Du vet hvem du vil ha på arrangementet ditt, og du vet hvem du vil tiltrekke deg.
• Hvilke problemer for potensielle deltakere løser denne begivenheten? Du vet hvordan arrangementet ditt er nyttig for publikum, du er sikker på at publikum vil like det.
• Hvorfor trenger du promotering? Du må selge 100 billetter eller tiltrekke deg 200 gratis deltakere. Du har en klar ide om hvor du skal og hva som skal skje til slutt.
• Hvordan vil du beregne konverteringen fra VKontakte-kampanjen? Du kontrollerer trafikken til bestillingsskjemaet, du har opprettet et skjema for registrering gjennom VKontakte, du svarer på innkommende forespørsler på telefon og kontrollerer flyten fra VKontakte.

Hvis du ikke har svart på disse spørsmålene ennå, kan vi hjelpe deg. Vi svarte - vi går videre. Før du inviterer gjester inn i huset, må huset settes i stand. Så det er her.

Vi tegner designoppsett for et VKontakte-møte trenger du minst 2 forskjellige størrelser: 500x200px for avataren og 700x500px for nyhetsfeeden. Begge bildene må matche stilen til arrangementet og inneholde dato, sted, navn, format (konsert, moteshow, fest eller mesterklasse) og inngangsbetingelser.

Skriv tittelen på møtet. Opptil 48 tegn. Det kan være annerledes. Som regel er det viktigste å reflektere fordelene ved arrangementet i tittelen, dette vil øke konverteringen fra kampanjen. Overskriften skal være høy og provoserende ("60-årsjubileet for Playboy i Kazan" eller "Vinn en gratis spa-dag på Terra Vite") eller kortfattet og nyttig ("Natt med rabatter på en fest i GUM den 12. september" eller " Gratis mesterklasse på elektrisk gitar").

Legg inn en beskrivelse av møtet. Den kan inneholde et ubegrenset antall tegn, men en beskrivelse som er for lang vil kollapse og ofte skjule viktig informasjon. Beskrivelsen skal vise den besøkende brukeren hva han bør gjøre og svare på alle spørsmålene hans. Hvis du vil at han skal fylle ut skjemaet, så skriv det, hvis du vil at han skal gå til siden, så skriv det.

Fyll ut flere viktige skjemaer: start- og sluttider, sted, nettside, lenker, kontakter. Dette er såkalte triggere, som ignorerer som kan redusere konverteringsfrekvensen fra promotering til et minimum eller til og med sette en stopper for hele annonsekampanjen. Det er også andre tilleggsfunksjoner: fotoalbum, lydopptak, videoopptak, dokumenter, diskusjoner, materialer. Hvis du har en musikkkonsert, så er lyd- og videoopptak viktig for deg, har du et moteshow, så er det viktig å ha et fotoalbum, har du en mesterklasse, så er temadiskusjoner viktig. Det er individuelt her. Det er svært viktig å forutse brukerspørsmål og skrive fullstendig informasjon om arrangementet, ned til veibeskrivelse og telefonnumre til arrangørene.

Trinn 2: Bestem budsjettet og verktøyene dine

For å promotere har vi allerede opprettet en avtale, fylt den ut og utstedt den. Du må begynne å promotere 2-4 uker før arrangementet, men ikke senere - du vil ikke ha tid, og ikke tidligere - folk vil bli lei av deg. Hvis du har en rekke arrangementer, så minst en måned i forveien. Nå trenger vi folk i møtet, la oss se på alternativer for å tiltrekke et publikum:

• Inviter vennene dine. Dette kan gjøres daglig siden september 2014, VKontakte lar deg invitere bare 40 av vennene dine til et møte hver dag før det var ingen restriksjoner. Dermed kan du på 2 uker invitere maksimalt 560 personer. Av disse har som regel 60 % personvernbegrensninger på muligheten til å sende dem invitasjoner. Rundt 224 personer gjenstår. Av disse vil omtrent 10 % klikke på «Jeg går»- eller «Kanskje jeg går»-knappen – dette er det første trinnet i konverteringstrakten som vi vil telle. Den totale konverteringen fra den totale invitasjonen er ca 4-5 % (det var 560 venner - det var 22 møtedeltakere). Få. Og det er gratis.
• Inviter gruppemedlemmer eller offentlige medlemmer. Vi gjør en offentlig eller gruppe til arrangøren av møtet og setter opp invitasjoner i vkbot.ru fra gruppen til møtet. Dette programmet vil spare mye tid og lar deg bedre kontrollere konverteringen fra å sende ut invitasjoner. Invitasjonen er over, la oss ta et skjermbilde av vinduet med resultatene og sette opp invitasjonen fra den andre gruppen din, etter å ha plassert den i arrangørene tidligere. Husk om konverteringen på 4-5%. I tall: hvis det er 10 000 mennesker i en gruppe, vil bare rundt 400 gjengjelde følelsene dine, og det er med dette publikummet du kan jobbe videre. Det koster $1 per anti-captcha for vkbot.ru når du sender ut 15 tusen invitasjoner.
• Innkjøpsinvitasjoner. Sikkert, din personlige konto og gruppene dine er ikke bunnløse, og antallet er begrenset. Derfor anbefaler vi ofte å kjøpe muligheten til å sende invitasjoner fra andre grupper: by og tema. For å gjøre dette, finn et fellesskap for emnet ditt, for eksempel offentlige plakater, skriv til administratoren, forhandle prisen for å invitere fra gruppen deres. Skriv det ned, dette er nødvendig for å evaluere effektiviteten av å invitere fra gruppen, og gjenta trinnene fra punktet ovenfor. Vi vil også skjermdumpe resultatene for å forstå effektiviteten av investeringene våre i å invitere. Det koster fra 500 til 10 000 rubler, avhengig av kvaliteten på samfunnet og antall deltakere i det.
• Målrettet annonsering er det mest praktiske og effektive verktøyet for å markedsføre VKontakte. Her avhenger imidlertid mye av de riktige innstillingene. Målrettet annonsering lar deg tiltrekke publikum uansett hvor de er, selv på en konkurrents offentlige side. En leksjon om å sette opp målrettet annonsering kan vare et par timer, det er virkelig mange viktige nyanser. Derfor, kort fra vår erfaring: bildet skal være rødt og ha en ikke-standard form, tittelen skal være spørrende, innbydende eller inneholde et problem, beskrivelsen skal være nyttig og inneholde tall. Jeg anbefaler å ta publikum fra offentlige interessegrupper og konkurrentmiljøer. Jeg anbefaler å sette opp fra 5 til 20 annonser i henhold til forskjellige parametere, starte dem alle og overvåke CTR. CTR er effektiviteten til en annonse, antall klikk på en annonse delt på antall visninger, målt i prosent. Hvis CTR er mindre enn 0,01 %, kan du gjerne slette annonsen hvis den er mer enn 0,1 %, og deretter overføre debet til formatet "per visning". Det er ingenting å gjøre her med et budsjett på mindre enn 5000 rubler. Kostnaden for et klikk kan reduseres fra standard 20 til 1-2 rubler. Hvert klikk reduserer kostnadene for det neste. Jo flere klikk, jo mer effektiv er annonsen din og jo lavere kostnad per klikk.
• Kjøp av innlegg fra opinionsledere og grupper eller offentligheter. En opinionsleder er en bruker som er godt kjent innen ditt felt. Hvis du promoterer en konsert, så er dette en musiker og programleder, hvis en mesterklasse for virksomheten, så er dette en forretningsmediejournalist og foredragsholder som passer for enhver begivenhet. Som regel kan opinionsledere være deltakere på arrangementet ditt eller brukere med mer enn 5000 abonnenter. Kjente deltakere i arrangementet ditt kan bli bedt om å legge ut nyhetene dine fra møtet gratis, mediefolk kan bli bedt om å legge ut på nytt for en gratis invitasjon til arrangementer, og bloggere kan få betalt for publisering. Reposter og innlegg kan også kjøpes i populære og tematiske fellesskap. Tematisk betyr her samsvaret mellom interessene til flertallet av abonnentene med emnet for det publiserte innholdet. Kostnaden for 1 repost kan nå opptil 10 tusen rubler, i gjennomsnitt er det 500-1000 rubler.

Trinn 3. Begynn å promotere arrangementet

Vi bestemte budsjettet, satte opp målretting, valgte offentlige sider for publisering og ble enige om en pris med opinionsledere. Lag en handlingsplan: invitere, publisere innlegg i et møte, kjøpe reposter og innlegg i fellesskap. Og lag en tabell med overskriftene: Verktøy, Kostnad, Resultat. Du utfører handlingene fra timeplanen, overvåker resultatene og fyller ut finaletabellen.

På et møte hver dag skrive 2-3 innlegg dedikert til arrangementet. Dette kan være bilder fra forberedelser, en videoinvitasjon, en nedtelling, påminnelser om fordeler og kontakter. Alt dette vil tillate deg å kommunisere med publikum som ble med på møtet og vil tillate deg å formidle fordelene med arrangementet til de som ennå ikke har bestemt seg for å gå eller ikke.

På dette stadiet er kundestøtte ekstremt viktig. De stiller et spørsmål - dette er en varm kontakt - svare og gjør det så tydelig som mulig, i detalj, men ikke lenge. Hvert spørsmål og kommentar bør få sitt eget svar.

I kampanjeperioden kan du fortsatt lansere en giveaway eller kampanje invitasjon til ditt arrangement. En rabattkampanje må ha en frist, den kan deles inn i etapper: hver påfølgende uke stiger prisen. Trekningen kan utføres i henhold til enkle regler: "repost, bli med i gruppen og vi vil tilfeldig bestemme vinneren." Slike konkurranser er forbudt av reglene til VKontakte, men så langt er det ingen sanksjoner for dem, og du kan bruke den. Giveawayen må avsluttes en uke før arrangementet. På denne måten vil du skape interesse for arrangementet og gi tid for de som ikke vant trekningen til å kjøpe billetter. Giveaways tiltrekker seg flere publikummere på bekostning av deltakerne selv.

Trinn 4. Informasjonseksplosjon på dagen for arrangementet

Dagen har kommet. Nyheten kom ut med tallet 0 og meldingen "I dag." Denne dagen skal vi ikke lenger ha invitasjoner i handlingsplanen vår, men vi bør planlegge å publisere 2-3 innlegg i store grupper.

På denne dagen:

• legg til ordet "I DAG" på slutten av møtenavnet
• publisere arrangementsplanen
• be opinionsledere om å poste på nytt
• kjøp 1-2 nyheter i temagrupper
• tilby å publisere nyheter om arrangementet gratis i temamiljøer eller plakatfellesskap.
• post den på nytt på siden din og til organisasjonsfellesskapet
• repost på deltakernes sider

Arrangementet har begynt.

• gjennomføre en bildesending fra samlingen av gjester, fra starten av arrangementet. Folk kan fortsatt bli med under prosessen hvis det er et webinar, eller de kan komme senere hvis det er en fest.
• Overvåk anmeldelser og omtaler på dagen for arrangementet og under arrangementet. Vi svarer dem. Spesielt hvis du lanserte en offline-sending på Instagram eller Twitter på arrangementsstedet, eller motiverte folk til å sjekke inn på Foursquare og Swarm.

En frakoblet sending er en egen begivenhet i en begivenhet, som bidrar til å tiltrekke seg nye publikummere på bekostning av de som allerede er tilstede, og som også hjelper til med å organisere interaktive begivenheter. Dette gjør vi ved hjelp av sosiale medier. nettverk. Dette er et eget emne for en ny artikkel, så senere skal jeg fortelle deg hva det er. Hvis du er interessert nå, ring.

Trinn 5. Post-utgivelser og fremtidige planer

Dagen etter arrangementet skriver vi nyheter med takk til deltakerne. I løpet av uken etter arrangementet er vi engasjert i post-utgivelser. For deg er etterutgivelser:

• bilder
• videorapport
• publikasjoner i media

mikrodistrikt Chernaya Rechka, 15 Russland, St. Petersburg 8 812 497 19 87

Markedsføring av arrangementer ved hjelp av VKontakte. En ganske uvanlig måte

DELE

Selvfølgelig, nå er det mange måter du kan rekruttere folk til et kommende arrangement: en konferanse, seminar, webinar, opplæring, etc.

Det jeg vil dele nedenfor er et ekstra verktøy som du definitivt trenger å teste i virksomheten din.

OPPMERKSOMHET: det vil ikke passe alle. Og noen vil til og med vurdere det som uetisk.

Husk at det er sunn fornuft overalt. Mitt mål: å gi deg et virkelig fungerende verktøy, men hvordan du vil bruke det selv er et annet spørsmål.

Litt bakgrunn:

En kveld scrollet jeg gjennom VKontakte-nyhetsstrømmen. Jeg legger sjelden merke til målrettede annonser til venstre, fordi... Vanligvis er det glimt av noens ansikter som absolutt ikke er interessante for meg. Og plutselig...

...Jeg ser en avatar av en veldig god venn av meg i annonsen.

Blikket mitt beveger seg umiddelbart til venstre. Jeg leste overskriften: "Søkte om ..." (en slags konferanse ble indikert der).

Enig: det er nysgjerrig når du ser et bilde av vennen din, og til og med med en slik bildetekst.

Nå kunne jeg ikke sitte stille stille, fordi... mitt nysgjerrige sinn krevde svar på hvordan de gjorde det.

Etter å ha tenkt på det i omtrent 10 minutter, skjønte jeg hva poenget var...

Fremme arrangementer ved hjelp av denne metoden?

Først tenkte jeg på å skrive ut alt i tekstform, men jeg bestemte meg for å lage en video om dette.

Etter visning kan flere spørsmål dukke opp samtidig:

Igjen vil jeg fokusere på sunn fornuft. Ja, denne metoden er ikke egnet i alle tilfeller.

Men som du så fra eksempelet ovenfor, var jeg veldig nysgjerrig på hva slags konferanse som ble annonsert.

Trekk dine konklusjoner!

Det var alt for meg 😉

P.S. Hvis du synes denne artikkelen var nyttig, abonnere på bloggoppdateringer og anbefaler det til vennene dine, spesielt de som er interessert i å promotere arrangementene deres.

Å organisere et arrangement er en morsom ny opplevelse, uansett hva det er: en fest, et firmaarrangement, en sammenkomst for venner og familie, et bryllup eller en hvilken som helst formell begivenhet. Riktig organisering er en viktig del av ethvert arrangement, og du kan være sikker på at innsatsen ikke går ubemerket hen. I denne artikkelen lærer du hvordan du organiserer et arrangement, hvordan du løser konflikter og finner en vei ut av vanskelige situasjoner, og hvordan du unngår problemer gjennom tydelig planlegging.

Trinn

Hovedoppgaver

Definer dine mål og mål. Før planleggingen starter, er det viktig å finne ut hvilken størrelse lokalet vil være, hva budsjettet vil være, hva som vil skje, hvor mange gjester det vil være, hva slags mennesker de skal være, og bestemme hvilken planleggingsstrategi som vil fungere for du. Hvordan vil du at arrangementet skal se ut? Hva vil du gjøre?

• Når du har bestemt deg for hva arrangementet skal handle om (feire en begivenhet, samle inn penger, utdanning, salg, komme med forslag), må du vurdere For hva du gjør dette. Å forstå hvorfor vil hjelpe deg med å fokusere og komme videre med jobben.
• Du må også tenke på hva målene dine vil være. Det er umulig å oppnå et mål hvis du ikke vet hva det er. Et mål vil holde deg motivert til siste slutt.

1. Velg en dato og et klokkeslett. Dette er et av de viktigste planleggingspunktene. Hvis du velger en dato og et klokkeslett som ikke passer noen, vil all innsats være forgjeves. Velger du en dag som ikke kommer snart eller tvert imot for tidlig, er det en risiko for at folk enten glemmer arrangementet eller planlegger tiden annerledes. Det er ekstremt viktig å velge en dato som vil være praktisk for flertallet.

   • Det er best å gi gjestene beskjed om arrangementet to uker i forveien. De har nok ikke andre planer ennå. Deretter kan du minne om arrangementet en eller to ganger nærmere valgt dato. Velg en dag du har 2-3 uker igjen til, men bare hvis du klarer å få alt gjort i tide.

2. Velg et sted. Nå vet du hva du skal gjøre og når, du må bestemme hvilket sted som passer deg og sjekke med flere arenaer for å se om datoen du er interessert i er ledig. Hva slags plass trenger du? Hvordan skal plassen brukes? Vil gjestene sitte på rader med stoler, på benker, ved bord eller på tepper på gresset? Trenger du et sted å danse, en scene eller tribune? Pass på at setet du velger er riktig størrelse for deg.

   • Besøk nettstedet på forhånd og skisser en plantegning. Du vil kunne bruke denne planen til å arrangere bord, organisere catering, vurdere barrierefri tilgang for funksjonshemmede og utgangsveier, samt plassere utstyr. Merk plasseringen av strømkilden (hvis nødvendig), samt plasseringen av eksternt utstyr (kjøleskap, ismaskin, grill, komfyr, etc.). Kartlegg alle uttak og steder hvor kabler skal gå (de kan skjules av teppe), og alle gjenstander som krever spesiell oppmerksomhet fra et sikkerhetssynspunkt.
   • Trenger du spesiell tillatelse? Noen ganger trenger du en spesiell tillatelse for salg av alkohol, samt for å holde støyende arrangementer, organisere transporttilgang, parkering og installere store strukturer (for eksempel paviljonger).

3. Bestem hvor mange personer du vil invitere. Hvor mange personer er budsjettet ditt for? Inngang til arrangementet er kun med billett eller invitasjon, noe som forenkler planleggingen, men sen ankomst og flere deltakere (f.eks. barn, ektefeller, venner) er alltid mulig. Husk at jo flere folk det er, jo mer personale trenger du.

   • Siden antall personer kan være et stort problem, er det viktig å sørge for nok plass til alle gjester.
   • Bestem maksimalt antall personer som kan delta på arrangementet ditt.

4. Sett et budsjett. Slå deg sammen med et par pålitelige personer og bestem hvor mye penger du trenger for å arrangere arrangementet. Kommer du til å ansette ansatte? Skal du leie utstyr og betale husleie for lokalene? Hvor mye penger trenger du for mat og drikke? Hva med småtrykk? Bestem hvor mye penger du vil ha til disposisjon og lag planer basert på budsjettet ditt. Du bør ikke bruke dine personlige penger på noe du ikke trenger å bruke dem på.

   • Du kan kanskje tiltrekke deg sponsing eller frivillige donasjoner, men dette skjer ikke alltid. Hvis det ikke forventes ytterligere midler, er det viktig å ikke budsjettere ekstra penger. Dersom cateringtjenesten koster mye penger, inviter alle til å ta med egen mat og drikke. Du trenger ikke personaltjenester, men du må finne bord, benker og kjøleskap. For å unngå å bruke penger på en fotograf, ta bilder av hverandre selv. Vær kreativ!

5. Sett sammen laget ditt. Fordel oppgaver mellom teammedlemmer. Hvis du organiserer en uformell begivenhet, kan teammedlemmer inkludere venner, familie og andre. Å organisere et arrangement innebærer å fordele ansvarsområder mellom mennesker. Sørg for at alle vet hva de skal gjøre.

   • Tildel ansvar mens du ansetter personale og forbereder invitasjoner. Tildel ansvar så tidlig som mulig og gi dem et valg av oppgaver hvis mulig. Du bør også ha flere personer i reserve, for muligheten for overlapping er ikke utelukket.

6. Tenk gjennom hendelsesforløpet. Det er umulig å legge planer uten å vite rekkefølgen på hendelsene på arrangementet. Når skal foredragsholderne holde sine taler? Blir det spill, presentasjoner, underholdning på arrangementet? Hvor lang tid tar det før gjestene kan spise? Kom opp med en detaljert plan som tar hensyn til alle hendelser.

   • Sett av litt tid i reserve, da avvik fra timeplanen er mulig. Folk kan komme for sent, taler kan bli lengre enn planlagt, og matkøen kan være lang. Selvfølgelig er det verdt å vurdere en tidsplan, men det er viktig å forstå at ikke alt alltid går helt etter planen.

Start av forberedelse

1. Send ut invitasjoner. Uten en invitasjon vil ingen få vite om arrangementet ditt. Din invitasjon er ansiktet til arrangementet, så du må ta designet på en ansvarlig måte. Førsteinntrykket av arrangementet vil bli dannet takket være invitasjonen. Prøv å gjøre alt på et anstendig nivå.

   • Vurder de klassiske alternativene: postkort, flyers og andre små trykksaker. Husk at invitasjoner også kan sendes digitalt: via e-post, nyhetsbrev på e-post, sosiale medier eller nettsteder for invitasjonsdesign. Alternativt kan du ganske enkelt merke arrangementet i kalenderen din.
     • Hvis du vil at så mange som mulig skal delta på arrangementet ditt, send ut invitasjoner via sosiale medier. Hvis arrangementet bare er for noen få utvalgte, gi opp sosiale medier.

2. Registrer alle personer som har bekreftet sin deltakelse. Du må vite nøyaktig hvor mange som kommer. Mest sannsynlig vil antallet gjester på arrangementet fortsatt avvike fra antall personer som bekreftet deltakelsen, men du bør i det minste ha en grov ide om hva du kan forvente. Det er spesielle nettsteder som lar deg føre journaler, men du kan bruke sosiale nettverksverktøy (for eksempel Facebook) eller registrere personer i Excel.

   Tenk på alle mennesker. Trenger du å finne og ansette fotografer, utbyggere, designere, dekoratører, foredragsholdere, sponsorer, foredragsholdere, musikere, presteskap, dansere, andre underholdere, eller sette ut deres ansvar til noen andre? Ta hensyn til alle disse personene når du planlegger slik at det er nok plass og mat til alle, dersom dette inngår i opplegget.

   • Blir det mat og drikke på arrangementet? Hvis de gjør det, vet hvem som vil være ansvarlig for å lage mat, servere den og rydde opp. Hvilken mat vil bli servert? Vil det være gjester med allergier, vegetarianere eller veganere, diabetikere, personer med kostholdsbegrensninger av religiøse årsaker osv.? Vil det være babyer, barn, eldre eller funksjonshemmede som ikke vil kunne spise fast føde?
   • Vurder om det blir underholdning på arrangementet og hva som skal til for å organisere det. Det kan hende du må bestille musikkutstyr, lydscener eller telt, dekorasjoner, lys, mikrofoner, forsterkere, strømforsyninger, projektorer eller lysbildefremvisningsskjermer, tåkemaskiner, scenespeil, streamers, firmanavnplakater og så videre.
     • Hvis du ansetter et underholdningsselskap, finn ut om de kan skaffe sitt eget utstyr, samt hvilket utstyr som vil være tilgjengelig på det valgte stedet. Bli enige om en tidsplan. På denne måten vil du vite hvilken hjelp du trenger.
   • Cateringfirmaer, blomsterbutikker, presentatører og andre spesialister setter pris på tiden deres, så du bør forhandle med dem så tidlig som mulig (jo senere du gjør dette, desto dyrere kan tjenestene deres bli). Å gjøre dette tidlig vil gi deg tid til å finne en erstatning hvis de nekter.

3. Finn en programleder. En programleder er nødvendig for å sikre at arrangementet går etter planen. Verten holder taler, inviterer til bords, annonserer starten på dans eller annen underholdning og introduserer æresgjestene. Avtal med programleder om dato og plan. Hvis programlederen er smart, vil han hjelpe deg betydelig med å holde arrangementet.

   • Du må kanskje være vert. Dette vil være vanskeligere fordi du må kontrollere prosessen helt til slutten. Det er viktig å tildele ansvar til hver av assistentgruppene dine, slik at du kan delegere ansvar til dem.

4. Forbered utstyret ditt. Når du ansetter et mannskap, sørg for at de har med seg alt de trenger. Det er mulig at folk tar med seg alt utstyret, men sjansen er stor for at du må lete etter det separat. Utstyr kan leies, kjøpes eller lånes. Gå gjennom hele listen, fra kluter til skjøteledninger.

   • Dekorasjoner er en viktig del av ethvert arrangement. Duker, blomster, gaver, lys, ballonger, plakater, bannere, fotosoner, røde løpere og alt annet må man se etter på forhånd.

5. Vurder hvordan rommet passer dine behov. Uerfarne arrangører overser ofte mengden og kvaliteten på ting som toaletter, parkering, rullestolramper, garderober, oppbevaringsområder, kjøkken, søppelkasser, isbøtter, stikkontakter og så videre. Tenk gjennom alle nyansene på forhånd.

   • Vurder også hvordan folk kommer til arrangementet. Vil utenlandske gjester kreve overnatting og transport? Må du bestille en overføring for dem?

6. Vet hvem du skal jobbe med. Hvis ideen til arrangementet ikke er din, er det viktig å vite hvordan du vil opptre i enhver situasjon. For at kunden skal stole på deg, bør du finne ut:

   • Hvem er hovedgjestene? Dette er vanligvis forståelig - for eksempel brudeparet. Klienten er ikke alltid hovedgjesten. Han kan eller kan ikke delta på arrangementet.
   • Hvem tar initiativ til arrangementet? Vanligvis sitter disse menneskene ved bordet deres og hjelper gjestene med å bli kjent med hverandre og kommunisere. Som regel vet disse menneskene hvordan de skaper den rette atmosfæren og gir nye samtaleemner, inviterer alle til dans og introduserer gjester for hverandre. Du kan vanligvis stole på slike mennesker fordi de vil fortelle deg all viktig informasjon, de kan ta ordet selv eller fungere som presentatører. Som regel går arrangementene knirkefritt takket være disse menneskene.
   • Hvem vil hjelpe å gjenopprette orden i tilfelle problemer. Vet hvem som kan hjelpe deg med å løse problemer om nødvendig. Oftest spilles denne rollen av familieoverhoder, foresatte, ledere eller sikkerhetsvakter.
   • Hvem tar avgjørelsene? I de fleste situasjoner er det du som leder som tar avgjørelsen, men det kan være situasjoner hvor du må forklare noe til gjestene, og dette vil ikke være helt praktisk. Finn ut hvem du kan snakke med i nødstilfeller. Mest sannsynlig må du kommunisere med personen som betaler for arrangementet eller tjenestene dine og som du anser som din klient.

Forberedelse før arrangementet

1. Undersøk hendelsesstedet. Før arrangementet, besøk lokalet og tenk på hvordan alt skal organiseres. Du kan trenge ekstra utstyr - skjøteledninger, lys og så videre. Hvis du ikke finner dem med en gang, vil det være enda vanskeligere for gjestene dine å finne dem. Ta hensyn til dette.

   • Hvis mulig, bestem hvor og hva som skal gå. Hvis det ikke er plass til alt, må noe gis opp. Snakk med spillestedssjefen for å se om de kan hjelpe deg og spør om du har noen spesielle forhold eller krav du må vurdere.

2. Forbered gavekurver til teammedlemmene dine. Alle vil måtte jobbe hardt. For å takke folk for arbeidet deres og vise din takknemlighet, forbered gaver. Settet kan inneholde vannflasker, granolabarer, sjokolade, små suvenirer og alt annet du synes passer. Dette vil styrke lagånden.

   • Forbered merker eller små suvenirer som vil forbli som et minne om begivenheten. Sørg for at alle kan spise og drikke i tide. Prøv å se dine ansatte som en ressurs du kan bruke i fremtiden.

3. Ta kontakt med alle teammedlemmer i forkant av arrangementet. Det er viktig å sørge for at alle vet hva de skal gjøre og er villige til å jobbe. Gi alle klare instruksjoner om ankomsttider og gi alle kontaktinformasjonen din. Hvis ingen har noen spørsmål, kan vi fortsette.

   • Sjekk om alle er klare til å gå. Ikke alle vil være i stand til å fortelle sannheten, så prøv å trekke dine egne konklusjoner. Virker folk selvsikre og klare til å jobbe? Hvis ikke, forsikre dem, gå gjennom alle deres ansvarsområder på nytt og still et par spørsmål. Hvis du tviler på at noen vil takle oppgavene deres, par dem med en mer erfaren ansatt.

4. Lag en liste over kontakter og andre papirer om nødvendig. Din selvorganisering er også viktig. Hvis du er forberedt, kan du redde enhver situasjon, men hvis du ikke er det, vil ting komme ut av kontroll. Her er noen måter å forberede seg på:

   • Lag en liste over alle telefonnumrene og adressene du trenger. Trodde konditoren at du skulle ta kaken selv? Ikke noe problem – ring Masha, som bor i nærheten, og be henne hente kaken på vei til arrangementet.
   • Lag en liste over alt. Gå gjennom listene og sjekk hvilke gjenstander, utstyr og personer som mangler.
   • Utarbeide alle fakturaer og kontrakter. Jo bedre du forbereder deg, jo færre problemer får du senere.

5. Prøv å ikke endre noe i siste øyeblikk. Føler du at klienten vil prøve å gjøre justeringer til siste øyeblikk? Når de organiserer bryllup, ber kundene ofte om å endre noe i designet i siste liten. Sett en frist for å gjøre endringer. Som regel er maksperioden en uke før arrangementet. Før denne fristen kan endringer fortsatt gjøres uten vesentlig skade på budsjett eller organisasjon.

   • Hvis endringene er små og ikke medfører ekstra kostnader, ikke nekt å gjøre disse endringene. Prøv å behandle klienten med forståelse, siden han venter på en veldig viktig hendelse for ham.

Aktiviteter under arrangementet

1. Gjør alt klart. Kom til arrangementsstedet før alle andre. Sørg for at alle kommer i tide og ring de som kommer for sent. Hjelp mennesker som trenger hjelp og gi veiledning der det trengs. Ikke bland deg inn hvis din tilstedeværelse ikke er nødvendig et sted. Pass på at ingen blir skadet.

   • Du vil føle deg bedre hvis du lager en huskeliste og går gjennom den. Gi listen til hvert lag: de du ansatt; de som har ansvar for innredning og møbelarrangement; de som har ansvaret for utstyret. Sørg for at alt er på plass.

2. Delegere arbeid. Ikke vær redd for å delegere ansvar. Det er umulig å gjøre alt, så du må fordele ansvar. Hvis noen er dårlige i jobben sin, gi dem en annen. Din oppgave er å fordele arbeidet riktig. Du kommanderer eller bryter ikke personlige grenser – det er det du ble ansatt for å gjøre.

   • Vær høflig, men snakk bestemt og selvsikkert. For eksempel som dette: "Maxim, jeg trenger din hjelp med catering. Takk." Teamet ditt må jobbe sammen. For å gjøre det lettere for alle, ta på deg rollen som lederen som du burde være.

3. Vet hvordan du tilpasser deg. Prøv å holde tidsplanen og finn en vei ut hvis du ikke klarer å følge tidsplanen, men det viktigste er ikke bekymre deg for det. Hvis du begynner å bli nervøs, vil du miste kontrollen over deg selv, og det kommer ikke noe godt ut av det. Hvis en tale varer i 10 minutter og taleren ignorerer tegnene dine, slapp av. Du vil bare servere drinkene litt senere, og ingen vil legge merke til det. Ingenting vondt skjedde.

   • Eventuelle overlegg er mulig. Det er umulig å planlegge for alt, og jo før du lærer å akseptere dette, jo bedre. En rolig arrangementsleder kan løse ethvert problem, men en opprørt kan ikke. Så ikke vær nervøs og la ting gå sin gang. Arrangementet avsluttes snart!

4. Hold alle oppdatert på hva som skjer. Sjekk antall gjester og alle andre detaljer på arrangementsdagen. Hvis noe må endres, gi beskjed til de ansvarlige så snart som mulig. Du bør være den første til å legge merke til eventuelle problemer.

   • Spør kundene hvordan de har det. De kan være nervøse, bekymret, lei, glade eller bekymret for noe, og å snakke med deg kan bidra til å roe dem ned og motivere dem til å gjøre noe. Oppmuntre gjester og teammedlemmer etter behov.

5. Pass på din egen sak. Anta at hvert teammedlem er i stand til å takle oppgaven sin: hvis du betro dem noe, vil de takle det. Tilby hjelp om nødvendig, men alle i teamet ditt bør være erfarne nok til å ikke trenge den hjelpen. Husk følgende:

   • Hils alle gjester ved inngangen. Når arrangementet begynner, la verten engasjere gjestene. Din oppgave blir å løse problemer og kontrollere alle prosesser som gjestene ikke kan se (matlaging og andre oppgaver).
   • Observer gjestene og snakk med verten fra tid til annen i tilfelle noen planer endres.
   • Hold avstand til kveldens hovedgjester. Dette er deres ferie. Men vær forberedt på å sjekke med dem i passende øyeblikk om de er fornøyd med alt og om de har noen forespørsler eller ønsker.

6. Hvis arrangementet er for salgsfremmende formål, forberede suvenirer. Gjester bør huske denne kvelden, men mest sannsynlig trenger du ikke bare det. Du vil sannsynligvis at gjester skal besøke nettstedet ditt, gi en donasjon eller fortelle andre om bedriften din. For å gjøre arrangementet minneverdig, lag suvenirer. Dette kan være et bilde, en flyer, en penn - noe som minner gjestene om deg og ditt arrangement.

7. Etter arrangementet, gratuler deg selv. Det ser ut til at arrangementet foregår av seg selv og ingen ser forberedelsene. Ros deg selv - du fortjener det! Men det er for tidlig å slappe av - arbeidet er ennå ikke fullført.

   • Etter arrangementet, ta deg tid til å møte klienten og takke dem. Gi kunden en liten gave til ære for denne begivenheten - slike små ting gjør møter alltid hyggeligere. I tillegg vil dette gjøre kunden mer villig til å anbefale deg. Gi blomster eller et innrammet bilde av kvelden (for eksempel klipping av bånd, fremføringshøydepunkt, prisutdeling, kyssing av brudepar, blåsing av lys på kaken) eller en annen gave som passer for anledningen.

8. Rydd opp og dra hjem. Prøv å forlate stedet i samme form som det var før deg. Fortell teamet ditt at det er på tide å rydde opp, og ikke gå før rengjøringen er fullført. Husk at du også må delta.

   • Dette er ikke bare høflig, men vil også tillate deg å unngå unødvendige utgifter. Mange steder inkluderer opprydding etter arrangementet i regningen. Prøv å unngå skjulte kostnader.

9. Sørg for retur og betaling av alt utstyr og takk til alle du har jobbet med. Du må kanskje gjøre dette senere. Spør kunden hvordan han likte arrangementet. Selv om du får betalt senere, takk kunden for muligheten til å jobbe med dem og be om visittkortet deres.

   • Takk teammedlemmene dine. Sørg for at alle får betalt. Samle sjekkene og ta vare på alle. Du må være den siste som forlater rommet.

Problemløsning

1. Vet hva du skal gjøre hvis gjestene kommer for sent og hvordan du skal håndtere andre problemer. Folk kommer ofte for sent, og du bør være forberedt på dette. Som regel er forsinkelser vanskelig å unngå (på grunn av for eksempel trafikkorkenes uforutsigbare karakter), men gjester som kommer i tide tar dem med ro. For å unngå unødvendige problemer:

   • Sørg for at invitasjonen tydelig angir tidspunktet. Hvis du ber gjestene bekrefte oppmøte, be dem om å bekrefte tidspunktet også. Ta kontakt med verten, gjestene (som regel de viktigste), underholdere og kjøkkenpersonale dersom du blir oppmerksom på et problem som er vanskelig å løse raskt. Hvis hovedgjestene (for eksempel brudeparet) kommer for sent, kan du gjøre følgende:
   • Kontakt etternølere selv og be om en omtrentlig ankomsttid. Gi beskjed til kjøkkenet om det nye tidspunktet slik at personalet kan bremse eller få fart på arbeidet.
   • Ikke informer alle gjester om at starten er forsinket på grunn av at gjestene kommer for sent (alle vil forstå dette selv). Fortell hovedgjestene at du er klar over dette. Forklar hva du har tenkt å gjøre, men gi folk muligheten til å bestemme selv ettersom de kjenner hverandre best og kan ta avgjørelser som fungerer for alle.
   • Hold øye med klokken da alle må holde sine taler. Hvis hovedgjestene dine kommer for sent, tilby folk snacks eller drinker for å unngå at de kjeder seg.
   • Hvis gjestene kommer veldig sent og du ikke kan vente på dem (for eksempel fordi noen retter ikke kan serveres senere), start arrangementet i tide, og når det kommer sene gjester, server dem den samme maten som alle får servert, selv om det er dessert.
   • Inviter alle til å danse, leke, holde en tale eller arrangere annen underholdning, spesielt hvis det involverer musikk. Be fotografer om å jobbe med gjester til sene ankomster ankommer. Kom opp med en backup-plan dagen før arrangementet.
   • Hvis gjester spesifikt ønsker å komme senere, behandle dette som gjestenes valg, ikke som en fiasko fra din side. Din oppgave er å håndtere de gjestene som allerede har ankommet. Oppfør deg som om det ikke er noe problem.

   • Vet hvordan du løser matproblemer. Disse problemene skjer sjelden hvis alt er gjennomtenkt på forhånd, men noen ganger er overraskelser mulig: et barn kan søle mat eller en slags uhell kan oppstå på kjøkkenet. Finn ut på forhånd hva slags gjester som skal være på arrangementet slik at du kan planlegge oppsettet av matbord og gjesteplasser.

     • Hvis det er søl et sted, bør det ryddes opp så fort som mulig av sikkerhetsmessige årsaker, selv om du må flytte teppet, eventuelle pyntegjenstander eller møbler. Hvis flekken ikke kan maskeres (for eksempel hvis det er en antikk gjenstand), er det bedre å fjerne gjenstanden med flekken. Hvis du har ekstra møbler, bruk det. Hvis ikke, ordne resten av møblene slik at fraværet av en gjenstand ikke er merkbar.
     • Matområdet kan gjerdes av med taugjerde, gardin eller skjerm. Dette kan være nyttig hvis forrettstallerkenene knapt får plass på buffébordet eller hvis du planlegger å vise frem det som skal serveres senere. Noen gjester kan anta at maten serveres i ubegrensede mengder og kan tas på egen hånd, men dette er ikke alltid tilfelle.
     • Endre menyen. Hvis en del av retten ikke kan serveres (for eksempel en siderett er brent), fjern den, bytt den ut med en annen, eller reduser porsjonen slik at det er nok rester av tilbehøret til alle. Samtidig må du øke porsjonene av andre matvarer. Formidle avgjørelsen til de ansvarlige.
     • Det burde ikke være noen overraskelsesvegetarianere, teetotalers eller gjester med allergi hvis du har tenkt gjennom ting på forhånd, men det er ikke uvanlig at folk tar med slektninger eller nære venner uten å fortelle dem på forhånd, spesielt hvis arrangementet ikke har en streng invitasjonsgrense. Som regel er slike problemer enkle å løse. Hils på gjester ved inngangen og spør om de har noen matpreferanser. Kommuniser eventuelle preferanser til kjøkkenet så snart du blir klar over dem.
     • Hvis det kommer flere gjester enn du forventet, sørg for å lage mer mat eller kjøpe flere dagligvarer om nødvendig. Som regel har kjøkkenet et lager av matvarer for å ta høyde for mulig ødeleggelse, og som oftest er det mer mat enn nødvendig, ikke mindre. Du kan redusere porsjonene og servere mer brød, salat eller grønnsaker, det vil si mat som raskt kan kjøpes på supermarkedet.

   • Vet hvordan du løser problemer med barn. Ikke gjør feilen mange ledere gjør – husk at barn har de samme behovene som voksne: de vil ha det bra og ikke kjede seg. Foreldre blir ofte fornærmet hvis det ikke er underholdning for barn på et arrangement. Det er best å be alle gjester som planlegger å ta med barn om å varsle deg om dette når du sender en RSVP til invitasjonen din.

     • For små barn (under 10 år) er det best å tilby mat eller snacks tidlig fordi middag vanligvis ikke starter før kl. 20.00, som er mye senere enn barn vanligvis spiser. Mat skal være interessant og sunt for barn, men også like gjennomtenkt som mat for voksne – dette vil foreldre sette pris på. Å spise næringsrik mat for barn vil gjøre ting enklere for foreldrene slik at de kan ha en avslappende kveld.
     • Barn over 10 år kan vanligvis få servert voksenmat og porsjonsstørrelser som voksne, selv om barn som oftest ikke spiser hele porsjonen. Med foreldrenes samtykke, tilby barn en barnemeny hvis de ikke liker voksenmat. Tenåringer velger ofte den samme maten som barn fordi de er enklere. Av denne grunn omdøper noen etablissementer barnemenyer til alternative menyer. Diskuter barnemenyer og underholdningstilbud for barn og eldre på forhånd med hovedgjestene.
     • Sørg for et privat sted for kvinner med babyer å mate og skifte dem, samt et sted for små barn å sove hvis de blir slitne.

   • Vet hvordan du skal takle bøllete og berusede gjester, samt folk som prøver å komme inn på et arrangement uten en invitasjon.

     • Ideelt sett kan dette unngås, men ikke alltid - problemer kan oppstå ved bedrifts- og familiearrangementer. Ofte dukker det opp nyanser som du ikke visste om og ikke kunne vite om, så vær forberedt på hva som helst.
     • Spør klienten og nøkkelgjester om mulige scenarier i slike tilfeller. Hvis det ikke er hensiktsmessig å diskutere dette med dem, snakk med andre ansvarlige for å unngå sitteproblemer. Tildel ansvar for disse situasjonene, overvåk situasjonen og vær klar til å gripe inn om nødvendig. Strengt tatt er ditt ansvar å drive arrangementet, men du er ikke ansvarlig for personlige problemer med gjester. Av denne grunn bør du finne ut hvem du bør kontakte hvis det oppstår en ubehagelig situasjon.
     • Siden det kan være vanskelig å nekte alkohol til en gjest som allerede har drukket for mye, samt å samhandle med en gjest som opptrer aggressivt, er det best å la en av gjestene løse konflikten. Ring kun politiet hvis hovedgjestene godkjenner det. Selv små arrangementer innebærer ofte mye alkohol, så det er viktig å alltid være på vakt.
     • Situasjoner med folk som prøver å komme til et arrangement uten en invitasjon er alltid ganske vanskelig. I dette tilfellet er det best å rolig be dem om å forlate arrangementet, men sjekk først med hovedgjestene om disse personene virkelig ikke er på invitasjonslisten. Hvis folk opptrer aggressivt, er det din plikt å beskytte gjestene i den grad det er mulig. Ring politiet eller sikkerhetsvakten hvis ubudne gjester ikke drar til tross for dine forespørsler.

   • Gjestene ignorerer ofte sittetabellen og setter seg der de vil eller ved siden av de de vil sitte med. Spør hovedgjestene om dette er akseptabelt. Det er best å diskutere alt med kundene på forhånd. Hvis sitteplasser er nødvendig, ikke la noen komme inn i spisesalen før middagen begynner. Gjestene er ofte i lobbyen, foajeen eller baren frem til middag. Dersom noen ikke skulle møtes på grunn av familieforskjeller, kan du dele folk inn i grupper og lede dem til deres respektive bord hver for seg. Plutselig regn eller snø er mulig i enkelte områder, det samme er ekstrem varme eller kulde. Generelt sett er ikke været en stor sak hvis arrangementet holdes innendørs, men med utendørsarrangementer blir det mer komplisert. Hvis det forventes dårlig vær, flytt arrangementet til et annet sted. Hvis dette ikke er mulig, lei en stor paviljong eller telt (selv om dette alternativet kan være dyrt hvis du bestiller i siste liten). Overvåk været som forberedelse til arrangementet. Ved dårlig vær er det ekstremt vanskelig å rette opp situasjonen, så gjør alt som står i din makt for å forhindre problemer.

     • Noen land har forsikring mot dårlig vær og andre problemer. Hvis været i ditt område er uforutsigbart, ha en dårlig værplan på plass. Finn ut kostnadene for forsikring og flytting av arrangementet til et annet sted, da dette vil hjelpe deg med å forberede kunden din på mulige ekstra kostnader.

• Oppbevar nødvendigheter som vev, brannslukningsapparat, førstehjelpsutstyr og andre gjenstander på ett praktisk sted. Hvis alt går bra trenger du dem ikke, men for større arrangementer er det best å ha dem for hånden i tilfelle.
• Hvis noen av gjestene eller foredragsholderne er slitne eller jetlagget, sjekk med dem eller deres assistenter for å se om de trenger en spa-økt, en massasje eller noe annet som vil få dem til å føle seg bedre. Hvis de ikke har spist på en stund, kan du sende dem lunsj, og hvis de ikke føler seg bra, piller (for eksempel ved hodepine på grunn av stress eller vondt i magen på grunn av en flytur). Trøtte gjester eller foredragsholdere er måter å ødelegge ethvert arrangement, uansett hvor hardt du prøver.
• Sørg for at alle kan se scenen og høre musikken eller forestillingene.
• Husk at det er en stor ære å være med på å organisere andres arrangement, selv om selve prosessen viser seg å være veldig nervepirrende. Arbeidet ditt kan glede mange mennesker og gi dem uforglemmelige opplevelser. Denne erfaringen vil også være nyttig for deg, da du vil få mange nye ferdigheter.
• Du kan holde en tale selv eller til og med danse med noen hvis det gjør arrangementet mer interessant. Det er viktig å kunne delegere ansvar i tilfelle du trenger å delta i en dans eller holde en tale. Det er viktig at det ikke er stillhet ved noe bord.

Artikkelinformasjon

wikiHow fungerer som en wiki, noe som betyr at mange av artiklene våre er skrevet av flere forfattere. Under opprettelsen av denne artikkelen jobbet 30 personer, inkludert anonymt, med å redigere og forbedre den.

På andre språk:

Denne siden har blitt vist 57 846 ganger.

Var denne artikkelen nyttig?

Om timingen. Alt avhenger av skalaen. Hvis du planlegger et beskjedent webinar, kan du varsle om det en måned i forveien. Men! Hvis du regelmessig holder et stort arrangement (seminar, konferanse, konsert, etc.), begynn å skrive til abonnenter om det minst seks måneder i forveien.

Om posttjenester. Velg den som oppfyller oppgavene dine. Når du velger en e-posttjeneste, sjekk om landingssiden kan integreres med tjenesten. Grunnleggende krav: muligheten til å tilpasse en brevkjede og muligheten til å segmentere abonnenter. For eksempel, etter by er det ett nyhetsbrev for lokalbefolkningen. Folk fra en annen by må få tilsendt et kart, tilbud om overnattingsmuligheter, hvordan man kommer seg dit, hvilken offentlig transport som stopper i nærheten av arrangementsstedet, forklare hva som er i nærheten, hvor man kan spise, og så videre. Et eget segment (foredragsholdere - sangere-musikere-programledere) - alle de som skal opptre direkte. Du skriver helt andre brev til dem.

Om intensiteten i nyhetsbrevet. Hvis arrangementet ditt er regelmessig, bør e-postene aldri ta slutt. Intensiteten endres bare - jo nærmere arrangementet, jo mer vekker du interessen (og etter det bør brev om arrangementet komme intensivt innen en måned). Men hvis du "trekker" abonnenter i bokstaver før et beskjedent webinar, vil det ligne på hvordan du tok en date med en jente og ringte henne hvert femte minutt.

Om innhold i nyhetsbrev. Det er viktig å snakke om foredragsholderne før arrangementet. Ofte, for de som ikke vet noe om dem, er de vanlige mennesker. Og vi må overbevise deg om å gå og lytte til dem. Alt avhenger av omfanget av det planlagte arrangementet.

Hvis du inviterer folk til et webinar, så trenger du bare å fortelle om programmet - når, om opptak vil bli gitt, i så fall er det betalt eller ikke, opplevelsen til foredragsholderen og kanskje eksempler på hans arbeid (et nettsted der du kan finne og se den). Og påminnelser om webinaret - flere brev. Etter en stor konferanse minner du deg definitivt på - i det første brevet takker du for deltakelsen, og sender deretter anmeldelser, tweets, artikler om arrangementet, album med fotografier, videoer, opptak av rapporter eller sammendrag, anmeldelser av foredragsholdere. Du må inspirere abonnentene dine og holde dem på tærne. Og så jevnt gå videre til et forslag til et nytt arrangement.

Seks måneder til et år før starten av neste arrangement skriver du «vi er klare til å møte deg igjen. Her er programmet for det nye arrangementet og påmeldingsvilkår." Her er vår neste foredragsholder. Og her er hva han gjorde i løpet av et år (skrev en bok, talte på ti konferanser, dro til et spesialisert arrangement i utlandet, og så videre). Her er noe mer nyttig materiale om emnet.

Hvem kan klare seg uten nyhetsbrev? Arrangører av intime møter som synes det er lettere å ringe alle 10-15 inviterte på telefon eller kontakte dem via instant messengers. I andre tilfeller finnes det ingen bedre metode enn e-post – den er billig, skalerbar, fleksibel, lett tilpassbar og brukes av alle. Enhver metode du finner praktisk for varsling, vil gjøre det. Vi må gå ut fra bekvemmelighet og hensiktsmessighet. Noen ganger er det bedre å ringe for å være sikker på at personen definitivt har hørt nyhetene dine.

Å organisere arrangementer innebærer stramme tidsrammer, behovet for å nå målgruppen så mye som mulig, og et begrenset budsjett.

I denne artikkelen vil vi snakke i detalj om den tekniske komponenten i prosessen, og om de mest effektive og lavbudsjett-måtene for å tiltrekke potensielle besøkende til arrangementssiden, og hvordan du kan gjøre dem om til virkelige deltakere i arrangementet:

Forberedende stadium

Først av alt må du bestemme deg målgruppe. Hvem arrangerer du dette arrangementet for? Hvem er denne personen?

1. Hvor gammel er han?
2. Hvilken by bor han i?
3. Hva er du interessert i?
4. Hvilke tematiske grupper tilhører han? Hvilke offentligheter abonnerer du på?
5. Hvor utdannet er han?
6. Hva gjør du på fritiden?
7. Hvilken kommunikasjonsstil foretrekker du?
8. Hvilket område jobber han i?
9. Hvilken stilling har han?

Og utallige flere lignende spørsmål. Flere spørsmål – et klarere portrett av din ideelle klient, din direkte målgruppe.
Et tydelig portrett av den ideelle klienten - nøyaktig valg av målgruppen.
Nøyaktig utvalg av målgruppen - de mest interesserte deltakerne i arrangementet.

Det neste viktige spørsmålet: på hvilket sosialt nettverk for å promotere arrangementet?? Når vi velger en plattform for promotering, tar vi hensyn til de viktigste parameterne:

1. Spesifikasjoner for brukerpublikummet.
2. Prinsipper for å bygge en nyhetsstrøm.
3. Annonsefunksjonalitet og gjennomsnittlig budsjett.

Hvordan lage en begivenhet på VKontakte?

Gå til fanen "Mine grupper" og trykk "Opprett et fellesskap". Velg deretter typen - "Hendelse".

I vinduet som åpnes, skriv inn et navn og velg "Event"-typen.

Hvis du allerede har en VKontakte-gruppe, kan du opprette en begivenhet ved å klikke på den aktuelle lenken i gruppebeskrivelsen.

Hvordan lage et arrangement på Facebook?

Gå til nyhetsfeeden, velg «Event»-knappen i listen til venstre, og «Opprett»-knappen på siden som åpnes.
Bestem graden av publisitet for arrangementet: lukket eller åpen.
Vær oppmerksom på avmerkingsboksen ved siden av funksjonen "Gjester kan invitere venner"!

VKontakte- og Facebook-sider er godt indeksert av søkemotorer, så ta med de mest populære tematiske søkene i hendelsesbeskrivelsen.

Hvordan promotere et arrangement på sosiale nettverk? Primær opprykk

VKontakte: "Inviter venner"-knappen

Klikk på knappen under eventavataren som gjenspeiler din intensjon om å delta i den. I rullegardinlisten velger du «Inviter venner» og... akkurat som i gode gamle dager! — klikk mekanisk på linjen "Send en invitasjon" ved siden av navnene på vennene dine.

VKontakte lar deg ikke invitere flere 40 venner per dag.
Hvis du overskrider grensen, må du skrive inn captchaen om og om igjen hver 10. invitasjon.

Facebook: konvertering av databasen med e-postadresser

Hvordan konvertere e-postlisten din til abonnenter?
Last ned alle kontakter fra e-posten din i CSV-filformat. Hvis du bruker Gmail, gå til "Kontakter" og klikk "Eksporter" i "Avansert"-fanen, som vist på skjermbildet:

I vinduet som vises, klikk "Alle kontakter" eller en gruppe med kontakter og "CSV-format for import til Outlook eller et annet program."

Gå deretter til Facebook-arrangementssiden din og klikk på knappen "Inviter venner fra e-postkontakter". I vinduet som åpnes klikker du på den øverste linjen "Last ned" og laster opp den ferdige CSV-filen.

Hvis du allerede har et tematisk fellesskap på VKontakte, plasser hendelsessiden i delen "Koblinger".

Sette opp målrettet annonsering

VKontakte

VKontakte har et godt arsenal av verktøy for å velge målgrupper etter å ha fylt ut alle skjemaene, vil nettverket beregne antall personer som oppfyller kravene og kostnadene for et klikk.

Facebook tilbyr å målrette annonser mot spesifikke målgrupper ved å bruke e-postadresser, telefonnumre og nettverks-ID-er.
Du kan også velge demografi (alder, kjønn, språk, bostedsland) eller interesser som vil definere målgruppen (basert på brukerforbindelser til sider eller applikasjoner).

Målretting kan også bruke forbindelser mellom mennesker, og hvis vennene deres er inkludert i annonsen, vil de se den.
Du vil ha tilgang til informasjon om:

• antall personer som har sett på annonsen;
• hvem lagret lenken til den;
• hvem som skal delta på arrangementet.

Retargeting når du velger en målgruppe, tar den hensyn til de personene som besøkte annonsørens nettsted eller bestemte sider på den. Sannsynligheten for at de vil være interessert i emnet reklame (event) er svært høy. Og annonsering av arrangementet vil praktisk talt følge den besøkende på nettstedet, som en potensiell tidligere interessert klient, over hele Internett.

Smart innholdsmarkedsføring. Mindre spam – mer kreativitet.

Vis populariteten til tidligere arrangementer: både de der du var arrangør, og de med lignende temaer og formater.
Lag album på arrangementssiden med bilder av tidligere møter eller arrangementer med lignende format og identisk tema. Det er ønskelig at det er mange glade mennesker på fotografiene.
Det er enda bedre hvis de får et glimt av en heldig influencer innen ditt felt.
Publiser videorapporter fra tidligere arrangementer.
Åpne diskusjoner: kom nærmere folket. Lag emner "Dine spørsmål", "Tilbakemeldinger fra tidligere arrangementer", "Åpen registrering".

Be potensielle besøkende om å legge igjen telefonnummer og e-post ved registrering. Denne informasjonen vil da tillate deg å sende e-poster og SMS-meldinger.

Gjennomfør interne konkurranser for abonnenter med følgende betingelser:

• repost en publikasjon;
• utdeling av premier direkte på arrangementet.

Billettlodd/rabatter på inngang for repostering er tilgjengelig for øyeblikket.

Et eksempel på trekning for repostering og arbeid med en tematisk plattform.

Legge ut begivenhetskunngjøringer på populære tredjepartsressurser. Arbeide med opinionsledere

VKontakte gir muligheten til å kunngjøre innlegg i andre grupper. Lag en liste over grupper/publikum/fellesskap som passer etter emne og geolokalisering. Plassering kan være enten på betalt basis eller på byttevilkår.

En veldig viktig nyanse: i hvilket format vil arrangementet bli holdt? Offline eller online?
Hvis offline, så fokuser på urbane samfunn: Interessant St. Petersburg, Typisk St. Petersburg, etc. I dette tilfellet er geolokaliseringsfaktoren avgjørende for deg.
Hvis du er vertskap for et nettbasert arrangement som folk fra hvor som helst i verden kan bli med på, så er emnegrupper dine beste venner.

Og å legge ut en publikasjon om arrangementet ditt fra en kjent blogger betyr:

• Nøyaktig treff til målgruppen.
• +100500 til lojalitet på grunn av bloggerens autoritet.
• Maksimal diskret reklame.

Plassering på tredjepartsressurser

Budsjett for kostnadene ved å publisere en begivenhetskunngjøring på store by- eller temaportaler.
De mest populære: nettsiden om kreative næringer LookAtMe med en daglig oppdatert database med kunngjøringer og reklame, nettguiden The Village med oversikt over byarrangementer, Restoclub med data om alle kvalitetsbedrifter i den nordlige hovedstaden. Eventplakater som legges ut på slike nettsteder besøkes og genererer konsekvent en tilstrømning av deltakere.

Hvordan minne om en begivenhet på tampen av begivenheten. Målstreken.

Med et par dager igjen før arrangementet er det på tide å ta frem de store kanonene.

Omtale av deltakere i diskusjoner

Skriv et oppriktig innlegg i diskusjoner og nevne ID-en til brukere som bekreftet ønsket om å delta på arrangementet. Folk vil motta et varsel i «Mine svar»-delen.

Skriv til dine potensielle deltakere. Det er bedre å velge de som viste maksimal aktivitet i gruppen.
Du kan bare sende 40 meldinger til personer som ikke er dine venner. Gå til høyre, gå til venstre - administrasjonen blokkerer deg.

Det er ikke for ingenting at du ba folk legge igjen telefonnummeret sitt. Skriv en SMS om at du venter på dem på oppsatt sted til avtalt tid.

Vær allestedsnærværende og ikke glem å gi gode rabatter. For eksempel kan brevet inneholde en kampanjekode som den besøkende kan motta en suvenir eller rabatt på en billett til utstillingen med.

Nedtelling på veggen

Slutten på arrangementet er bare begynnelsen...

Etter at arrangementet er over, ikke glem tilbakemeldinger fra deltakerne. de er tross alt et lojalt publikum for fremtidig interaksjon. Som et minimum må du takke gjestene for deres deltakelse, publisere bilder og videoer av arrangementet, og tilby å diskutere spørsmål hvis det gjenstår.

Kommentarer som inneholder kritiske utsagn skal under ingen omstendigheter slettes. Du bør være takknemlig for kritikk; negative anmeldelser kan ikke ignoreres, men du bør håndtere dem med en konstruktiv tilnærming: å rette opp mangler er arbeid på veien til suksess.

Opprettede hendelser, både på Facebook og VKontakte, kan ikke slettes uten å legge igjen spor. I det første tilfellet kan irrelevante hendelser fjernes fra Chronicle, og i det andre, ved å endre datoen til fortiden, kan de gjøres usynlige i kommende hendelser. All informasjon om fellesskapet kan også endres og slettes manuelt.