Treliste i excel. Excel: Velg fra en liste
For å jobbe med en stor mengde data, utføre ulike beregninger og organisere informasjon i form av tabeller, bruker brukerne hovedsakelig Excel-programmet. For å utføre beregninger og registrering legges alle nødvendige data inn manuelt i den aktuelle cellen på arket, og for å forenkle denne prosessen noe, kan du lage en nedtrekksliste i Excel. Men å sette opp det er også knyttet til den første manuelle inntastingen av alle data, og så vil vi se mer detaljert på hvordan du lager en rullegardinliste i Excel, slik at selve listen over gyldige verdier er på et annet ark , uten å fylle hovedarket med data.
Excel-rullegardinlisten opprettes først og fremst for å hindre deg i å legge inn feil informasjon ved kun å oppgi verdiene fra den genererte listen for input. Å lage en rullegardinliste i Excel er ganske enkelt. Det vanskeligste er å utarbeide en komplett liste over akseptable verdier for inndata, formatere den i form av en kolonne eller rad uten tomme celler.
La oss først vurdere et enkelt eksempel på hvordan du lager en rullegardinliste i Excel 2010 ved å lage en liste over gyldige verdier på samme ark. La oss for eksempel lage en liste som angir et bestemt tallområde som begrenser tallene som skal settes i cellen vi trenger. Etter dette, plasser markøren på stedet der Excel-rullegardinlisten skal være og gå til fanen "Data", hvor i sektoren "Jobbe med data" finne poenget "Datasjekking". Hvis du klikker på pilen, vises en ekstra meny som inneholder det samme elementet "Datasjekking".
Etter å ha valgt dette elementet, vises et vindu der du må konfigurere verifiseringen av oppgitte data i fanen "Alternativer". For å gjøre dette, i kolonnen "Data-type:" velge "Liste", og klikk på det tilsvarende ikonet i kolonnen "Kilde:", velg et celleområde med vår forberedte liste over akseptable verdier. Etter dette, når vi aktiverer cellen vi har valgt, vil en pil vises, når du klikker på den, vil en liste over gyldige verdier som kan velges vises.
Om ønskelig kan du også tilpasse ulike hint om hva som er angitt i cellen med rullegardinlisten. Når du setter opp en nedtrekksliste i Excel, er to alternativer tilgjengelige "Tittel:" Og "Beskjed:", som kan legges inn i bokmerket "Melding skal legges inn" etter å ha valgt et element i menyen "Datasjekking".
La oss nå se på hvordan du lager en rullegardinliste i Excel 2010, hvis listen over gyldige inngangsverdier er plassert på et annet ark i det samme Excel-dokumentet. Faktisk er alt veldig enkelt. Vi gjør det samme som beskrevet ovenfor, og når vi kommer til å velge en datakilde, går vi ganske enkelt til det nødvendige arket og velger celleområdet.
Det er en mer komplisert måte. Du kan gi en rekke celler på et annet ark et navn. For å gjøre dette, velg dem og gå til fanen "Formler" og velg "Tildel et navn". Nå, for å velge et område med gyldige verdier, spesifiser du bare navnet på celleområdet etter likhetstegnet.
Å lage lister ved hjelp av Excel-verktøy gjør det mulig ikke bare å gjøre denne prosessen så rask som mulig, men også å forene stavemåten til visse ord og termer. Det siste gjelder direkte opprettelsen av såkalte nedtrekkslister.
Lister for sortering og fylling er de listene hvis elementer er ordnet i en streng rekkefølge, i tillegg gjentas de syklisk. Eksempler på slike lister er ukedager, måneder i året osv.
Excel-applikasjonen lar deg ikke legge inn neste ukedag i cellene hver gang. Det er nok å legge inn for eksempel mandag i en celle én gang og automatisk fylle de påfølgende radene eller kolonnene med data ved hjelp av musen. For å gjøre dette, ta tak i hjørnet av cellen med musen og dra den dit vi trenger den.
Du kan endre parametrene til en slik liste i listemenyen, som åpnes i hovedalternativene i Excel. Finn knappen "Endre lister" og klikk på den. I vinduet som kommer opp er de eksisterende listene synlige, og du kan også lage nye. For å gjøre dette, i vinduet "List Elements", må du sekvensielt indikere delene og "legge dem til" i listene. Du kan også importere lister direkte fra et Excel-ark ved først å velge ønsket område.
Opprette rullegardinlister
Rullegardinlister gjør det mulig ikke bare å sette inn forhåndsbestemte verdier i en celle, men lar deg heller ikke gjøre feil når du skriver elementene i denne listen. For at en liste skal vises i nedtrekksvinduet, må du først opprette den. Dette kan gjøres enten på et åpent ark eller på et annet ark i en Excel-arbeidsbok.
Opprette en nedtrekksliste med en kilde på samme ark
For å bruke en nedtrekksliste må du først opprette denne listen. Vi lager en liste på det samme (åpne) arket og kontrollerer riktig stavemåte av komponentene. Velg deretter en celle eller flere celler der vi skal sette inn disse dataene, åpne vinduet "Sjekker angitte verdier", som åpnes etter å ha fulgt følgende sti: data / arbeide med data / sjekke data.
I dette vinduet velger du datatype - liste; i kildelinjen angir du rekkevidden til den tidligere opprettede kildelisten. Du kan angi dette området ved hjelp av tastaturet, men det er lettere å gjøre dette ved å bare velge det med musen. Etter å ha klikket på OK-knappen, vil vi se at en pil vises ved siden av cellen vår, og når du klikker på den, faller listen vår ned.
Opprette en rullegardinliste med en kilde i et annet ark
Å bruke en kildeliste som ligger på det samme aktive arket er ikke veldig praktisk, siden du "tilfeldigvis" kan endre innholdet. Derfor er det å foretrekke å "gjemme" denne listen på et annet ark og blokkere tilgangen til den.
I dette tilfellet kan ikke metoden beskrevet ovenfor brukes, siden når vinduet "Sjekker ..." er åpent, vil vi ikke kunne gå til et annet ark for å velge eller bestemme celleområdet i den opprinnelige listen. I dette tilfellet, bruk tilordningen av et navn til den opprinnelige listen.
Vi gjør det på denne måten: lag en liste over data på ett ark, velg det og tilordne det et navn, klikk sekvensielt på formelfanen/gi et navn (i seksjonen med definerte navn), og i vinduet som åpnes, angi navnet på listen. Hvis vi ikke tidligere har valgt listen, angir vi rekkevidden til cellene.
La oss gå videre til rullegardinlisten på et annet ark. Velg cellene i editorens arbeidsfelt der vi skal sette inn listeelementer, åpne verifiseringsvinduet... . I datatypen angir vi en liste, i kilden legger vi et likhetstegn og navnet på den nødvendige listen.
Hvordan skjule et ark med en listekilde
Det anbefales å åpne arket med kilder til rullegardinlister så sjelden som mulig, for ikke å gjøre unødvendige endringer i det ved et uhell. For å gjøre dette kan du beskytte arket med et passord og skjule visningen. For å skjule et ark, må du høyreklikke på snarveien og klikke skjul i listen over kommandoer som åpnes.
Dermed gir Excel større muligheter for å lage lister, selv sammenlignet med en tekstbehandler.
Når du arbeider i Microsoft Excel i tabeller med repeterende data, er det veldig praktisk å bruke en nedtrekksliste. Med den kan du ganske enkelt velge de ønskede parameterne fra den genererte menyen. La oss finne ut hvordan du lager en rullegardinliste på forskjellige måter.
Den mest praktiske og samtidig mest funksjonelle måten å lage en rullegardinliste på er en metode basert på å konstruere en egen liste med data.
Først og fremst lager vi en maltabell der vi skal bruke en rullegardinmeny, og også lage en egen liste over data som vi skal inkludere i denne menyen i fremtiden. Disse dataene kan plasseres enten på samme ark av dokumentet eller på et annet hvis du ikke ønsker at begge tabellene skal plasseres visuelt sammen.
Vi velger dataene vi planlegger å legge inn i rullegardinlisten. Høyreklikk og velg "Tildel et navn..." fra hurtigmenyen.
Skjemaet for navneoppretting åpnes. I "Navn"-feltet, skriv inn et passende navn som vi vil gjenkjenne denne listen med. Men dette navnet må begynne med en bokstav. Du kan også legge inn et notat, men dette er ikke nødvendig. Klikk på "OK"-knappen.
Gå til "Data"-fanen i Microsoft Excel. Velg området i tabellen der vi skal bruke rullegardinlisten. Klikk på "Data Check"-knappen på båndet.
Et vindu for å sjekke de angitte verdiene åpnes. I «Parameters»-fanen, i «Datatype»-feltet, velg alternativet «Liste». I feltet "Kilde" legger vi et likhetstegn, og umiddelbart uten mellomrom skriver vi navnet på listen som vi tilordnet den ovenfor. Klikk på "OK"-knappen.
Nedtrekkslisten er klar. Nå, når du klikker på knappen, vises en liste over parametere for hver celle i det angitte området, hvorfra du kan velge hvilken som helst du vil legge til i cellen.
Opprette en rullegardin ved hjelp av utviklerverktøy
Den andre metoden innebærer å lage en rullegardinliste ved hjelp av utviklerverktøy, nemlig å bruke ActiveX. Som standard mangler funksjonene for utviklerverktøyene, så vi må først aktivere dem. For å gjøre dette, gå til "Fil"-fanen i Excel, og klikk deretter på "Alternativer".
I vinduet som åpnes, gå til "Tilpass bånd" underseksjonen og merk av i boksen ved siden av "Utvikler" -verdien. Klikk på "OK"-knappen.
Etter dette vises en fane kalt "Utvikler" på båndet, der vi beveger oss. Vi tegner en liste i Microsoft Excel som skal bli en rullegardinmeny. Klikk deretter på "Sett inn"-ikonet på båndet, og fra elementene som vises i "ActiveX Element"-gruppen, velg "Combo Box".
Klikk på stedet der cellen med listen skal være. Som du kan se, har listeskjemaet dukket opp.
Deretter går vi til "Design Mode". Klikk på "Kontrollegenskaper"-knappen.
Kontrollens egenskapsvindu åpnes. I "ListFillRange"-kolonnen skriver du manuelt inn området med tabellceller atskilt med et kolon, hvis data vil utgjøre rullegardinlisten.
Nedtrekkslisten i Microsoft Excel er klar.
For å lage andre celler med en rullegardinliste, bare stå på den nedre høyre kanten av den ferdige cellen, trykke på museknappen og dra den ned.
Relaterte lister
Du kan også lage koblede nedtrekkslister i Excel. Dette er lister hvor når du velger én verdi fra listen, i en annen kolonne blir du bedt om å velge de tilsvarende parameterne. For eksempel, når du velger poteter i listen over produkter, blir du bedt om å velge kilogram og gram som mål, og når du velger vegetabilsk olje, liter og milliliter.
Først av alt, la oss lage en tabell hvor rullegardinlistene vil være plassert, og separat lage lister med navn på produkter og mål for mål.
Vi tildeler et navngitt område til hver av listene, slik vi gjorde tidligere med vanlige nedtrekkslister.
I den første cellen lager vi en liste på nøyaktig samme måte som vi gjorde tidligere, gjennom dataverifisering.
I den andre cellen starter vi også dataverifiseringsvinduet, men i kolonnen "Kilde" skriver vi inn funksjonen "=INDIREKTE" og adressen til den første cellen. For eksempel =INDIREKTE($B3).
Som du kan se, er listen opprettet.
Nå, slik at de nedre cellene får de samme egenskapene som forrige gang, velg de øvre cellene, og mens du holder nede museknappen, drar du dem ned.
Det er det, tabellen er opprettet.
Vi fant ut hvordan vi lager en rullegardinliste i Excel. I programmet kan du lage både enkle nedtrekkslister og avhengige. I dette tilfellet kan du bruke ulike opprettelsesmetoder. Valget avhenger av det spesifikke formålet med listen, formålet med opprettelsen, anvendelsesområdet osv.
Når du lager tabeller, er det noen ganger veldig praktisk å bruke nedtrekkslister (med andre ord nedtrekkslister). Excel 2010 lar deg gjøre dette på flere måter. La oss se på dem.
Metode 1: Opprett en rullegardinliste i Excel 2010 ved hjelp av datavalideringsverktøyet
Denne metoden anses som standard fordi den er enkel og praktisk.
1. På den ledige plassen på arket skriver du ned alle elementene i rullegardinlisten i en kolonne, hvert element i sin egen celle.
2. Gi celleområdet et navn. For dette:
- Klikk på den øverste cellen i listen, og hold nede venstre museknapp og dra markøren ned til hele listen er valgt.
- plasser markøren i "Navn"-feltet, til venstre for formellinjen;
- skriv inn et navn for listen og trykk Enter.
Vær oppmerksom på at listenavnet alltid må begynne med en bokstav og ikke inneholde mellomrom.
3. Velg cellen i tabellen der nedtrekkslisten skal plasseres.
4. Åpne "Data"-fanen og klikk på "Data Check"-knappen. Gå til fanen "Alternativer" i vinduet som åpnes. I rullegardinlisten "Datatype", velg "Liste".
5. I "Kilde"-linjen må du angi adressen hvorfra elementene i den opprettede listen vil bli hentet. Adressen vil være navnet du gir til celleområdet. Det er flere måter å angi adressen på.
- Skriv det inn manuelt, og sett et likhetstegn foran det, for eksempel "=måned". Bokstav er ikke viktig.
- Ved å klikke med musen i "Kilde"-linjen (for å aktivere), velg med markøren alle listeelementene i tabellen.
6. Hvis du trenger å opprette en melding for inntasting, åpner du fanen med samme navn. Skriv tekst som vises ved siden av rullegardincellen når den er valgt. På neste fane - "Feilmelding", på samme måte kan du skrive tekst som varsler om feil.
7. Bekreft oppføringen ved å klikke "OK" og rullegardinlisten er klar. For å åpne den, klikk på pil ned-knappen som vises ved siden av cellen som inneholder listen.
Metode 2. Lag en rullegardinliste raskt
En nedtrekksliste i Excel 2010 kan opprettes med en enkelt hurtigtast, men den kan bare være plassert på ett sted - i cellen under listeelementene.
1. List i en kolonne alle elementene i den fremtidige rullegardinlisten.
2. Velg cellen under det siste elementet og trykk tastekombinasjonen "Alt" + "pil ned" - listen vil bli opprettet. Denne metoden lar deg sette cellen til verdien av ett av elementene.
Metode 3: Lag en rullegardinliste som en kontroll
For å bruke denne metoden, aktiver visningen av "Utvikler"-fanen: åpne menyen "Fil" - "Alternativer" - "Tilpass bånd". Merk av for "Utvikler" i kolonnen "Hovedfaner". Bekreft handlingen ved å klikke "OK" - fanen vil bli opprettet.
1. List opp elementene i den fremtidige listen i en kolonne.
2. Fra "Sett inn"-menyen i "Utvikler"-fanen, velg "Skjemakontroller" - "Komboboks".
3. Tegn din fremtidige rullegardinliste på arket med markøren. Høyreklikk på den og velg "Formater objekt" fra menyen.
4. Verdien av feltet "Generer liste etter område" skal være en liste over elementer - velg den med markøren, og feltet fylles ut automatisk. I feltet "Koble til celle" angir du adressen til cellen der serienummeret til det valgte elementet vil vises. Velg en celle og klikk på den. Feltet Antall listerader lar deg konfigurere hvor mange elementer som skal vises når listen utvides.
5. Bekreft oppføringen og klikk OK. Listen vil bli opprettet.
Metode 4: Opprett en rullegardinliste som en ActiveX-kontroll
Den mest komplekse metoden, men med de mest fleksible innstillingene.
1. Lag en liste ved å bruke metoden beskrevet ovenfor.
2. Fra "Sett inn"-menyen i "Utvikler"-fanen, velg "ActiveX Controls" - "Combo Box".
3. Tegn den fremtidige rullegardinlisten på arket.
4. Alternativet som lar deg redigere rullegardinlisten kalles "Design Mode". Hvis denne modusen er aktiv, vil knappen med samme navn bli uthevet i "Kontroller"-delen, ved siden av "Sett inn"-knappen. Hvis knappen ikke er uthevet, er redigeringsmodusen deaktivert.
5. For å angi listeparametere, klikk på "Egenskaper"-knappen i samme seksjon. Innstillingsvinduet "Egenskaper" åpnes. Begge fanene i dette vinduet inneholder de samme innstillingene, sortert i det første tilfellet alfabetisk, i det andre - etter kategori.
6. De fleste innstillinger kan stå som standard, men de mest nødvendige er listet opp nedenfor.
- ListRows - analogt med "Antall rader i listen"-verdien, vil vise hvor mange rader som skal vises.
- Font – fontinnstillinger. Lar deg velge skrifttype og stil.
- ForeColor - velge en skriftfarge fra tabellen.
- BackColor - bakgrunnsfarge.
- ListFillRange - plassering av listen over elementer i formatet: ark ("!" - separator) og et celleområde. For eksempel: Ark2!D2:D6. Registreres manuelt.
- LinkedCell - lenke til en celle. Angi adressen til cellen der serienummeret til det valgte listeelementet skal vises manuelt.
7. Lagre innstillingene og deaktiver designmodus ved å klikke på knappen med samme navn. Nedtrekkslisten vil bli opprettet og du kan sjekke hvordan den fungerer.