Samarbeid i skyen. Samarbeid eksternt

Brukere og bedrifter vil fortsette å bevege seg bort fra store og dyre servere og i stedet velge skyen for å lagre filer. Gitt mangfoldet av tilgjengelige lagringsalternativer, bør du velge nøye.

Lifehacker foreslår å ta hensyn til tjenester som gir maksimal ledig plass med pålitelig databeskyttelse og service av høy kvalitet. Prisene som vises er kun for startplaner.

  • Pris: 2 GB gratis, 1 TB for $8,25 per måned. Standard Dropbox Business-abonnementet koster $12,50 per måned per bruker.
  • Applikasjoner:
  • Støtte for russisk språk: Det er.

I utgangspunktet gir denne skylagringsgiganten deg bare tilgang til 2 GB ledig plass. Men det kan enkelt utvides til 16 GB: bare koble kontoer på sosiale nettverk og tilby en henvisningslenke til flere venner.

Et Dropbox Business-abonnement lar deg bruke bedriftskontoen din til samarbeid, og gir deg også ubegrenset plass til din personlige konto. Dessuten får du en rekke avanserte funksjoner som filgjenoppretting og tilpasning av tilgangsnivåer.

  • Pris: 15 GB gratis, 100 GB for 139 rubler per måned.
  • Applikasjoner: Windows, macOS, iOS, Android.
  • Støtte for russisk språk: Det er.

Et av de mest åpenbare alternativene for eiere av Android-enheter, siden applikasjonen er installert på smarttelefoner og nettbrett basert på Googles OS. Men på grunn av den betydelige mengden gratis lagring, kan tjenesten også være attraktiv for eiere av andre enheter.

Blant ulempene er at grensesnittet til nettleserversjonen ikke er det enkleste. Men Windows- og macOS-brukere kan laste ned en mye mer praktisk applikasjon.

3. Mega

  • Pris: 50 GB gratis, 200 GB for 4,99 euro per måned.
  • Applikasjoner:
  • Støtte for russisk språk: Det er.

En annen tjeneste med en generøs gratis plan og et dra-og-slipp-grensesnitt. Mega har en praktisk mobilapplikasjon for nedlasting av filer, samt skrivebordsklienter for å synkronisere dem.

Ifølge selskapet er all data kryptert på enheten din før den havner på serverne. Mega-klientens kildekode er tilgjengelig på GitHub og kan gjennomgås av enhver ekspert. Derfor vekker uttalelsen tillit.

  • Pris: 10 GB gratis, ytterligere 10 GB for 30 rubler per måned.
  • Applikasjoner: Windows, macOS, Linux, iOS, Android, LG Smart TV.
  • Støtte for russisk språk: Det er.

Skyen fra Yandex fungerer raskt og stabilt, og får stadig nye funksjoner. Tjenesten har høy synkroniseringshastighet. Plattformens muligheter er innebygd i enkelte tredjepartsapplikasjoner.

Til tross for tilstedeværelsen av klienter for alle populære stasjonære og mobile plattformer, er Yandex.Disk-nettlesergrensesnittet også veldig praktisk. Tjenesten har også svært gode muligheter for å utvide areal gjennom partnerskap med bedrifter. For eksempel, hvis du er en muskovitt og bruker OnLime-tariffplanen fra Rostelecom, øker diskkapasiteten med 100 GB.

  • Pris: 5 GB gratis, 50 GB for 140 rubler per måned, 1 TB for 269 eller 339 rubler når du registrerer deg for henholdsvis et personlig eller familieabonnement på Office 365.
  • Applikasjoner: Windows, macOS, iOS, Android, Windows Phone, Xbox.
  • Støtte for russisk språk: Det er.

Den tidligere SkyDrive er innebygd i standard Windows 10 File Explorer. Det er ikke nødvendig å laste ned en app – alt er allerede lastet ned for deg.

Operativsystemets innebygde Bilder-app kan bruke OneDrive til å synkronisere alle bildene dine mellom enheter.

Når du installerer en klient for macOS, bør du ikke ta hensyn til de mest positive anmeldelsene om den.

I tillegg til de vanlige prisplanene har Microsoft Office 365 Personal og Office 365 Home. Begge abonnementene inkluderer 1 TB skylagring, fullversjoner av Office-apper for Windows og macOS, og en rekke andre fordeler. Det andre alternativet gir 1 TB til fem brukere samtidig.

  • Pris: 8 GB gratis, 64 GB for 69 rubler per måned.
  • Applikasjoner: Windows, macOS, Linux, iOS, Android, Windows Phone.
  • Støtte for russisk språk: Det er.

Den nærmeste analogen til Yandex.Disk når det gjelder tilgjengelige funksjoner, webversjonsgrensesnitt og støttede plattformer. Taper til hovedkonkurrenten på grunn av det omfattende henvisningsprogrammet. Blant fordelene er en større mengde gratis lagringsplass.

Tjenesten har blant annet et verktøy for raskt å lage og lagre skjermbilder i skyen.

  • Pris: 5 GB gratis, 50 GB for 59 rubler per måned.
  • Applikasjoner: Windows.
  • Støtte for russisk språk: Det er.

5 GB ledig plass er kanskje ikke nok, men iCloud er den mest praktiske måten å sikkerhetskopiere iPhone-bildene dine på.

Tjenesten er integrert i Finder-programmet på macOS – skrivebordet til alle MacBook-er. Dokumenter opprettet gjennom iWork office-pakken lagres også i iCloud og kan synkroniseres mellom enheter. Plattformen har også en offisiell klient for Windows, som du kan holde filer på PC-en oppdatert med.

8. Boks

  • Pris: 10 GB gratis, 100 GB for 8 euro per måned. Bedriftsabonnement koster 12 euro per måned.
  • Applikasjoner: Windows, macOS, iOS, Android.
  • Støtte for russisk språk: Det er.

Plattformen ble raskt populær og støttes av en rekke populære jobbtjenester, som Google Docs og Office 365. Box desktop-klienter lar deg ikke bare synkronisere, men også redigere filer.

Selskapet promoterer aktivt forretningsabonnement. Det er den som vises i midten av skjermen når du klikker på registreringsknappen. Denne planen gir deg tilgang til avanserte samarbeidsfunksjoner og ubegrenset skyplass.

  • Pris: Gratis oppsett og bruk, plasspriser varierer fra vertsleverandør. Nextcloud Box koster 70 euro.
  • Applikasjoner: Windows, macOS, Linux, iOS, Android.
  • Støtte for russisk språk: Nei.

Selskapet selv er ikke en skylagringsleverandør, men tilbyr gratis programvare for å sette opp skyen på din egen server. Den største fordelen med dette alternativet er hastighet. Du kan også aktivere kryptering og ikke bekymre deg for filer som forlater hjemmenettverket.

Hvis du ikke har erfaring med å sette opp servere, kan du kjøpe et forhåndskonfigurert alternativ - Nextcloud Box. Inne i enheten er det en 1 TB harddisk. Den kobles enkelt til en rimelig enkeltbordsdatamaskin. Det er sant at for å få tak i en miniserver, må du bruke tjenestene til tredjepartsselskaper: det er ingen direkte levering til Russland og CIS-landene.

  • Pris: 2 GB gratis, 250 GB for $9 per måned.
  • Applikasjoner: Windows, macOS, Linux, iOS, Android.
  • Støtte for russisk språk: Nei.

Nok en engelskspråklig plattform som lenge har operert under en nullkunnskapsprotokoll. Det ble antydet at selskapet samhandler med brukerdata uten å avsløre innholdet på noen måte. Nylig viste det seg at det er noen forbehold her, og SpiderOak forlot hovedfunksjonen. Men dette stoppet oss ikke fra å strebe etter å levere filer.

Depotet har klienter for alle populære stasjonære og mobile plattformer. Du kan bruke nettklienten, men for personvernforkjempere er dette det minst foretrukne alternativet siden det eksponerer passordet ditt for SpiderOak-ansatte.

  • Pris: 5 GB gratis, 2 TB for $52,12 per år med spesialtilbud, deretter $69,5.
  • Applikasjoner: Windows, macOS, Linux, iOS, Android, Windows Phone.
  • Støtte for russisk språk: Nei.

Produktet støtter konstant synkronisering av alle filene dine - også de som er lagret på nettverksstasjoner. Nettgrensesnittet lar deg dele data via e-post, Facebook og Twitter.

Fordelen med IDrive er at filer som slettes fra datamaskinen fra skyen ikke forsvinner automatisk. Selskapet har også en tjeneste kalt IDrive Express: hvis du mister alle dataene dine, vil de levere en harddisk til deg for rask gjenoppretting.

  • Pris: 10 GB gratis, 500 GB for $3,99 per måned, pCloud Crypto-krypteringspris: $3,99 per måned.
  • Applikasjoner: Windows, macOS, Linux, iOS, Android.
  • Støtte for russisk språk: Det er.

Tjenesten har restriksjoner på hastigheten på nedlasting av filer, men det er ingen begrensning på størrelsen. Lagringen kan brukes fra hvilken som helst plattform – gjennom en applikasjon eller nettside.

Selskapet er registrert i Sveits, et land kjent for sine strenge personvernlover. For et ekstra beløp kan du bruke pCloud Crypto-tjenesten til å kryptere individuelle filer.

Nylig har ikke bare datamaskiner, men også mobilteknologier utviklet seg raskt. I denne forbindelse har spørsmålet om sikker lagring av relativt store mengder informasjon blitt svært akutt. Og det er for dette formålet at mange IT-selskaper tilbyr brukere av alle typer enheter bruk av såkalte skytjenester. Hvordan du bruker skyen og tjenestene som er inkludert i grunnsettet til enhver utvikler vil nå bli diskutert.

Hva er skylagring?

La oss først definere hva slags tjeneste dette er. Grovt sett er dette fillagring i form av tildelt diskplass for et selskap som leverer slike tjenester.

Med andre ord, på en måte kan det kalles en slags virtuell flash-stasjon som en viss mengde data er plassert på. Men hvis du hele tiden trenger å ha med deg en USB-enhet for å få tilgang til nedlastet informasjon, kan en slik tjeneste (for eksempel Mail.Ru-skyen eller den tilsvarende Google-tjenesten) nås både fra en datamaskin og fra en mobilenhet. Det vil si at filene synkroniseres i selve skyen, og du kan se eller laste dem ned ganske enkelt ved å legge inn registreringsdataene dine (selv om dette i noen tilfeller ikke er nødvendig).

Det er allerede skrevet ganske mye om hvordan du bruker skyen. La oss nå ta hensyn til noen hovedpunkter, og også vurdere de enkleste prinsippene for bruken, og forklare situasjonen i detalj.

Mest populære tjenester

Det sier seg selv at til å begynne med, for å bruke slike lagringer, må du bestemme deg for en tjenesteleverandør, det vil si velge den mest passende tjenesten for deg selv

I dag kan du finne ganske mange slike tjenester. De mest populære er følgende:

  • Dropbox.
  • SkyDrive.
  • Cloud Mail.Ru.
  • "Yandex.Disk".
  • Google Disk (Google Disk).
  • Apple iCloud og iCloud Drive.
  • OneDrive osv.

Før vi finner ut hvordan vi bruker hver type sky, bør det bemerkes at disse tjenestene er noe ujevne sammenlignet med hverandre. Faktum er at noen repositories kan nås utelukkende fra en dataterminal, mens andre krever synkronisering av både datamaskiner og mobile enheter. Noen ganger kan du trenge en spesialisert applikasjon som spiller rollen som en slags dirigent, noen ganger er bare en nettleser nok.

Det samme gjelder fritt tildelt diskplass for lagring av filene dine, samt betaling for ekstra plass på en ekstern server. Uansett er de fleste tjenester veldig like hverandre.

Hva bør du være oppmerksom på før du begynner å jobbe?

La oss nå se på noen viktige punkter, uten hvilke bruk av skytjenester er uaktuelt.

Det aller første og viktigste er forhåndsregistrering, og i noen tilfeller er det helt uviktig om det vil skje via Internett ved hjelp av en vanlig nettleser eller en spesiell datamaskin eller mobilapplikasjon. Hele prosessen tar noen minutter.

Mobile enheter med operativsystemer installert på dem skiller seg gunstig fra stasjonære systemer. Faktum er at når du slår den på for første gang, for å få tilgang til noen avanserte funksjoner eller butikker som AppStore eller Google Play (Play Market), ber systemet deg først opprette en konto (registrert e-postadresse og passord). Samtidig har smarttelefonen eller nettbrettet ditt allerede en forhåndsinstallert applikasjon for å jobbe med skytjenester. For enkelhets skyld kan du installere stasjonære kolleger på en datamaskin eller bærbar datamaskin (selv om tilgang også kan fås via en nettleser).

Tildelt diskplass

Et annet viktig poeng er mengden diskplass som brukeren i utgangspunktet mottar i gratisversjonen. Som regel varierer volumet på forskjellige tjenester fra 5 til 50 GB. Hvis dette ikke er nok, må du øke lagringskapasiteten og betale et visst beløp for det, som inkluderer kostnaden for å kjøpe mer volum og vedlikehold for en viss bruksperiode, som for øvrig også kan variere.

Generelle prinsipper

Når det gjelder hvordan du bruker skyen i vid forstand, er alt ganske enkelt. Etter registrering trenger brukeren bare å legge til mapper og filer, kontakter og mye mer til lagringen.

Samtidig, i innstillingsdelen, kan han legge til venner som, som ham, vil laste opp filer til serveren eller redigere dem (det enkleste eksemplet er Dropbox). Ofte kan nye brukere bruke sine egne passord for å logge på systemet.

Men her er det som er interessant. Når du installerer et spesielt program på datamaskinen, er tilgangen til filer i skyen mye raskere enn når du starter samme nettleser. Det samme kan sies om synkronisering. Det er nok å plassere filene i applikasjonsmappen, og synkronisering vil bli utført umiddelbart for alle brukere som har tilgangsrettigheter til tjenesten. La oss se på de mest populære lagringsfasilitetene.

Cloud Mail.Ru

Så, som nevnt ovenfor, må du først opprette en e-postkonto, etter å ha skrevet inn hvilken skytjeneste vil vises i panelet øverst i prosjektfanen. Dette er Mile-skyen. Hvordan bruke det? Enkel som en plett.

I utgangspunktet tilbys 25 GB diskplass. utføres ved hjelp av den tilsvarende knappen, som kan brukes til å legge til flere objekter samtidig. Begrensningen gjelder kun størrelsen på den opplastede filen - den bør ikke overstige 2 GB. Før du starter nedlastingen kan du bruke tilleggsfunksjoner, for eksempel opprette, hvoretter du like enkelt kan flytte og slette filer. Vennligst merk: den har ikke en "Trash", som i den samme Yandex-tjenesten, så det vil ikke være mulig å gjenopprette slettet informasjon.

Funksjonen for å lage, vise eller redigere filer kan være svært nyttig. La oss si at vi har et Word-dokument (eller det er opprettet direkte i depotet). Å endre det direkte i skyen kan være like enkelt som om brukeren skulle starte redigeringsprogrammet på en datamaskin. Etter endt arbeid lagrer vi endringene, hvoretter synkronisering skjer igjen.

Yandex sky: hvordan bruke?

Med Yandex-tjenesten er ting i prinsippet nesten identiske. Det funksjonelle settet er generelt sett ikke mye forskjellig.

Men utviklerne av denne tjenesten trodde at brukeren kunne slette filer helt ved et uhell. Det er her den såkalte "Trash" kommer til unnsetning, som informasjon legges inn i når den slettes. Det fungerer som en standard datatjeneste. Det er sant at datagjenopprettingsverktøy ikke kan brukes på det hvis de allerede er slettet fra papirkurven. Likevel er funksjonen veldig nyttig.

Google Disk-lagring

La oss nå gå videre til en annen kraftig tjeneste kalt Google Cloud. Hvordan bruker jeg Google Disk? Det er ingen grunnleggende forskjeller sammenlignet med andre tjenester. Men her kan tilgang fås både fra en mobilenhet (innebygd tjeneste) og ved å bruke et verktøy installert på en datamaskin (for ikke å snakke om å logge på via en nettleser). Med en telefon eller nettbrett er alt enkelt, la oss se på dataprogrammet.

Vi antar at kontoen allerede er opprettet. Etter aktivering får brukeren 5 GB lagringsplass. En økning til 25 GB vil koste omtrent 2,5 USD. Vi installerer applikasjonen på datamaskinen, hvoretter tjenestemappen vises på skrivebordet (den vises også i Utforsker).

Som allerede er klart, bare plasser filene i denne katalogen og synkronisering vil skje. Under drift "henger" programmet i systemstatusfeltet som et ikon. Høyreklikk åpner en ekstra meny der du kan se tilgjengelig plass for nedlasting av filer, gjøre personlige innstillinger, utvide lagringsplass, slå av osv.

Ett poeng er spesielt verdt å merke seg her. Det viser seg, å kopiere filer til programmappen på datamaskinen og deretter laste dem ned fra skyen til mobilenheten din, viser seg å være mye raskere enn å koble dingsen til datamaskinen og deretter kopiere dem ved hjelp av Windows.

iCloud og iCloud Drive-tjenester

Til slutt, la oss se på hvordan du bruker Apple-skyen. Det er to tjenester (iCloud og iCloud Drive) som er forhåndsinstallert på iPhone eller iPad i samsvar med versjonen av operativsystemet som er installert på enheten. I hovedsak er iCloud Drive en oppdatert versjon av iCloud, og for at den skal fungere riktig bør jeg ta hensyn til at mobildingsen må oppfylle de oppgitte tekniske kravene: iOS 8 på selve enheten. Datamaskin - med Windows 7 eller høyere med iCloud for Windows-utvidelsen, eller en datamaskinterminal med Mac OS X 10.10 eller OS X Yosemite.

Til å begynne med, etter å ha logget på tjenesten, vil mapper som er opprettet som standard vises der. Antallet deres kan variere avhengig av innstillingene til datamaskinen og klienten på mobilenheten. Hvordan bruke skyen på iPhone? I prinsippet er det ikke noe overnaturlig ved dette. Det er nok å starte applikasjonen på gadgeten (bytt startskyveknappen til på-tilstanden) og logge på med kontoen din. Det er en annen sak når inngangen skal være fra en datamaskin. Her må du bruke innstillingsmenyen til selve programmet og velge aktiver der.

En annen ulempe er den ganske lave synkroniseringshastigheten (dette gjenkjennes av alle). Og enda et, mest ubehagelig øyeblikk. Hvis du bytter fra iCloud til iCloud Drive uten å oppdatere alle enheter til den nødvendige konfigurasjonen, vil dataene i den gamle skyen rett og slett ikke være tilgjengelige, så vær på vakt.

Konklusjon

Det er kort og godt alt som angår spørsmålet om hvordan du bruker Cloud-applikasjonen eller tjenestene med samme navn. Selvfølgelig vurderes ikke alle mulighetene for slike tjenester her, men så å si bare de generelle prinsippene (grunnleggende) for arbeidet. Men selv med så minimal kunnskap, vil enhver nyregistrert bruker kunne utføre grunnleggende operasjoner innen 5-10 minutter.

Mail har et bredt spekter av funksjoner. Her kan du legge til e-post ikke bare fra MyOffice, men også andre - fra Outlook og Exchange til Gmail og Yandex. Post." Hvis du kjenner serveren for innkommende og utgående e-post til bedriftskontoen din, legg til det også.

E-postgrensesnittet er veldig fint. Tjenesten er igjen bygget på prinsippet om "ingenting ekstra": bare innboksen din med de riktige delene og muligheten til å skrive et brev til hvem som helst. Alle bokstaver er praktisk sortert, noe som lar deg umiddelbart se meldinger fra samme avsender.

Vinduet for å skrive et nytt brev har alt du trenger: tekstredigeringsverktøy, muligheten til å legge ved en fil, lage en liste og mye mer.

Med "Dokumenter"-delen er alt enda mer interessant. Foreløpig kan du bare lage testdokumenter og regneark i skyen, men presentasjoner vil bli lagt til snart.

Det jeg liker spesielt godt med MyOffice-produktet er det klare grensesnittet. Det er det samme med dokumenter og regneark - selv om du aldri har jobbet i skyredigerere, vil du få taket på det på fem minutter. Kontrollverktøyene er praktisk plassert, det er ingen hundrevis av knapper som ikke forstår hva de gjør (nykommere til Word vil forstå).

Nå kan opptil tre brukere redigere tekst samtidig. Du vil se i sanntid hvem som redigerer hva. Utvikleren planlegger å øke antallet medredigerende medforfattere til 50, og så mange som en million vil kunne se dokumentet.

For å oppsummere nettversjonen kan vi si at gutta, selvfølgelig, fortsatt har mye arbeid å gjøre, og de bør ikke kreve alle funksjonene på en gang - tross alt er prosjektet fortsatt under ferdigstillelse. Men det faktum at russiske utviklere har laget et virkelig kult og høykvalitetsprodukt med et enormt potensial kan ikke annet enn å glede seg. Det viktigste er at "MyOffice" vil være forståelig ikke bare for forretningsmenn og unge mennesker, men også for den eldre generasjonen. Det universelle grensesnittet spiller en utrolig rolle her.

Når det gjelder iOS-versjonen, er bare Mail-applikasjonen tilgjengelig for iPhone, hvor du også kan legge til en konto for hvilken som helst e-post. Programmet er utstyrt med praktiske kontroller og et attraktivt design uten å ofre funksjonalitet. Andre MyOffice-applikasjoner vil forresten dukke opp på mobile enheter til høsten.

Det er veldig trivelig å jobbe med slik post. Det er ingen funksjoner som å se på e-post med vedlegg ennå, men dette er en konsekvens av det faktum at utviklere ikke overbelaster applikasjoner, og etterlater bare grunnleggende funksjoner. Samtidig lytter de til brukernes meninger og legger til nye funksjoner.

Hovedseksjoner er tilgjengelige for hver postboks - for eksempel "Innboks", "Utboks", "Utkast" og så videre, som lar deg enkelt navigere i en stor e-postflyt. Velg flere avsendere (kopier dem om nødvendig), legg ved en fil – og du er ferdig! Alt er veldig enkelt og praktisk.

Og her er for eksempel hvordan Documents-applikasjonen ser ut på en iPad. Alle filer lagres kun i skyen og synkroniseres mellom enheter når de er koblet til Internett (men dette vil overraske få mennesker nå). Redigering er veldig praktisk - startet på en datamaskin og ferdig på et nettbrett! Dessuten, på et nettbrett med hvilken som helst plattform: kryssplattform er en viktig funksjon i MyOffice.

I menyen til venstre kan du se dokumenter som har blitt delt med deg, se merkede filer eller se papirkurven. Alle nødvendige redigeringsverktøy er tilgjengelige for både tekstdokumenter og tabeller - innstilling av font, tekst, stil og så videre. Du kan til og med glemme skrivebordsversjonen og trygt utføre de fleste operasjoner på nettbrettet.

doc2" src="https://hi-news.ru/wp-content/uploads/2015/07/doc2.jpg" alt="doc2" width="703" height="620" class="aligncenter size-full wp-image-207455">!}

Grensesnittet til Android-applikasjoner er veldig likt grensesnittet til programmet for iOS, og når det gjelder settet med funksjoner, er de nesten identiske. Applikasjonene er av meget høy kvalitet, og denne kryssplattformen er veldig praktisk når du redigerer dokumenter på forskjellige enheter av flere brukere samtidig.

Fordelene med MyOffice inkluderer et brukervennlig grensesnitt, attraktivt programdesign og funksjonalitet på tvers av plattformer – dette gjelder både webversjonen og mobilapplikasjoner. Ulempene kan være antallet tilgjengelige funksjoner for øyeblikket, men listen over muligheter vil utvide seg betraktelig innen utgangen av året, så dette kan neppe kalles en ulempe.

La oss oppsummere. Dette er veldig kult: et russisk produkt, og også så praktisk, med et fint grensesnitt. Riktignok er ikke all funksjonalitet tilgjengelig ennå, men utviklerne planlegger å øke den raskt når tjenesten lanseres for private brukere på slutten av dette året. Denne versjonen er foreløpig - vi vil definitivt teste MyOffice igjen etter høstutgivelsen og fortelle om inntrykkene våre.

Hvordan angir du versjonen av et dokument? Har du filer som inneholder alle varianter av ordet "finale" i tittelen? Vel, for eksempel, text_old_final_end(1)_!!!really-final.docx.

Det ser litt absurd ut, men hvis du følger dokumentene i systemet ditt, vil du finne ganske mange "tailed" navn. Spesielt hvis filen er redigert av flere forfattere. For eksempel kan teksten i en kontrakt redigeres nesten i det uendelige, bare du gir den fritt spillerom. Og som et resultat akkumulerer du et dusin versjoner, hver merket med en voksende hale av notater - her er datoene for redigeringer, og initialene til deltakerne, og de sakramentale "endelige" og "siste".

Det er klart at dette må håndteres på en eller annen måte. Og bring arbeid med dokumenter inn i et system som vil være forståelig for alle. De grunnleggende kravene for bestillingen er enkle:

  1. Symbolene skal være tydelige for alle deltakere.
  2. Alle (viktige) versjoner av dokumenter skal lagres.
  3. Dokumenter skal tilhøre prosjekter, og ikke ligge i en felles bunke.
  4. Innsyn i dokumenter skal kontrolleres.
  5. Det er ikke nødvendig, men det er praktisk å ha verktøy for å samarbeide om et dokument.

Vi vil ikke diskutere offline metoder for dokumenthåndtering. Du kan selvfølgelig skrive regler for navngivning av dokumenter og sende Word- og Excel-filer per post. Dette vil føre til vekst av arbeidsmapper for hver deltaker i prosessen, og over tid - til stadige avstemminger av hvem som for øyeblikket redigerer hvilket dokument.

Så la oss stige opp i skyene – det er der de mest interessante tingene skjer nå.

1. Google Disk

Big Brother gir oss et nesten perfekt dokumenthåndteringsverktøy.

  1. Google Docs er ikke bare en online dokumentredigerer, gamle versjoner er lagret her, du kan kommentere og redigere dokumenter "med tre hender".
  2. Google Sheets er både tabeller for beregninger og god funksjonalitet for regnskap.
  3. Google Drive i seg selv er et verktøy for dokkingadministrasjon; du kan organisere en enkelt struktur for lagring av dokumenter og tydelig tildele tilgang til hver mappe.

Fordeler med Google Disk

  1. De er åpenbare. Dette er skyen, med alle dens fordeler.

Minuser

  1. Regnskapssystemet – nesting av mapper, tilgang til filer og kontrollpanel – må lages av oss selv.
  2. Ikke alle er fornøyd med å bruke en så åpen plattform - tross alt er dette Google, det indekserer alt som beveger seg, og vi betalte det ikke for personvernet.

Vær oppmerksom på: nesten alle system med respekt for seg selv har integrasjon med Google Docs - du vil se dette senere i anmeldelsen. Og dette er rimelig - det er mer økonomisk å bruke arbeidsfunksjonalitet enn å kaste bort krefter på å lage din egen analog.

Vi vil imidlertid advare deg om at det er bedre å lagre konfidensiell og kommersiell informasjon, passord og annen sensitiv informasjon på et sted hvor tilgangen er strengere regulert.

2. Trello

Virtuelt brett med en liste over oppgaver og prosjekter. Du kan navngi tavlene som du vil – og tydelig se prosessen med å fullføre oppgaver. Du kan legge ved dokumenter til hver oppgave: fra datamaskinen din, Google Disk, Dropbox osv. En interessant ting er at i Trello Business Class kan du legge ved ikke bare dokumenter, men også GitHub pull-forespørsler, Slack-samtaler og kundeemner fra Salesforce. For samarbeid kan du bruke kombinasjonen Trello + Google Docs: legg ved Google Docs-filer, som kan åpnes på disk og redigeres der - legg igjen kommentarer, etc.

Fordeler med løsningen:

  1. Trello er et veldig enkelt system å lære. På en time kan folk som aldri har brukt slike løsninger finne ut av det.
  2. Oppgaver og prosessen med implementeringen av dem er tydelig synlige, som på en korktavle. Designet er komfortabelt og moderne, ingenting overflødig.

Minuser:

  1. Det finnes ikke noe dokumentsamarbeidsverktøy. De. enten bruker du Google Dokumenter eller så laster alle ned sin egen versjon. Ja, alle dokumenter vil uansett samles i én oppgave, og du vil ikke miste noe. Men hvis du trenger mer seriøs automatisering, er ikke Trello det beste alternativet.
  2. Hvis det virkelig er mange prosjekter og oppgaver, kan Trello være forvirrende på grunn av strukturen. Stadig bytte mellom brett er ikke veldig praktisk.

3. Arbeidsseksjon

Online prosjektstyringssystem med funksjoner for finansiell regnskap. Du kan legge til forskjellige typer filer til hver oppgave - og deretter redigere dem, igjen ved å bruke Google. Eller last ned og last opp på nytt.

Kilde: worksection.com

For hver fil kan du lage en beskrivelse, velge tagger (for eksempel trenger gjennomgang, haster! osv.), begrense tilgangen - dvs. gjøre filen synlig kun for enkelte brukere. Hvis du oppretter en oppgave eller kommentar med begrenset synlighet, ikke for alle, får filene som er vedlagt der automatisk de samme personverninnstillingene.

Alle prosjektfiler kan sorteres etter ulike kriterier: type, dato, oppgaver, størrelse, navn. Du kan kun se filer som er relatert til ufullførte oppgaver, eller du kan se alt.

Du kan også slette, laste ned, tilordne tagger til en gruppe filer ved å bare markere dem i delen.

Nye versjoner av dokumenter kan lastes opp til gamle - for å gjøre dette, bare hold musepekeren over den gamle filen og klikk på ikonet til venstre for den. Det nye dokumentet vil bli lastet og vises øverst på listen. Samtidig vil også den gamle versjonen bli bevart.

Kilde: worksection.com

Trikset med løsningen er at du i den avanserte tariffen kan koble til din egen FTP-lagring. Da vil det ikke være noen begrensninger for nedlasting av filer i det hele tatt.

Fordeler med løsningen:

  1. Worksection er et moderne system med omfattende prosjekt- og filbehandlingsmuligheter. Faktisk har du tilgang til all funksjonalitet for praktisk samarbeid.
  2. Separat vil jeg notere kostnadsberegningen - hvis du bestemmer kostnadene for en time med arbeid for en spesialist, kan du se kostnadene for hver enkelt oppgave.
  3. Praktisk grensesnitt, muligheten til å sette en tidsfrist for hele prosjektet, ikke bare for oppgaver. Prosenten av tid brukt er godt synlig og lett å kontrollere.

Minuser:

  1. I gratisversjonen har du kun 2 aktive prosjekter og 50 MB diskplass for filer. 10 GB er allerede inkludert i bedriftsplanen, priset til $49 per måned. Samtidig er det også en begrensning på aktive prosjekter - 50 stykker. Det virker for oss at selv for et gjennomsnittlig selskap er 50 prosjekter og 10 GB ikke nok. Premium koster $99, men aktive prosjekter der er begrenset til 100.

4. Megaplan

Megaplan har en egen "Dokumenter"-modul, som lar deg lagre filer med forskjellige hekkenivåer. For hvert dokument kan du angi synlighet - gi tilgang kun til enkelte ansatte.

Ved redigering kan en ny versjon av en fil lastes inn i den gamle som en versjon. Ansatte kan abonnere på varsler om nedlasting av en ny versjon - via post, SMS, i informerlinjen, alle bestemmer dette selv i innstillingene.

Kilde: help.megaplan.ru

Tekstdokumenter kan lages direkte i Megaplan. Men de kan også sees og redigeres bare i Megaplan; de kan ikke lastes ned i noe annet format.

Programmet gir også maler for standarddokumenter.

Kilde: help.megaplan.ru

Megaplan fordeler:

  1. Praktisk og ganske enkelt grensesnitt.
  2. Muligheter for gratis arbeid for 10 brukere, inkludert arbeid med dokumenter.

Ulemper med Megaplan:

  1. Det er ingen fullverdig mulighet til å lage ulike typer dokumenter direkte i systemet.
  2. Kostnaden for en tariff for bare 10 brukere er ganske høy - omtrent $250 for "alt inkludert".

5. Bitrix24

Dette er en helhetlig løsning med et CRM-system for bedrifter, hvor alle muligheter for deling og redigering av dokumenter er gjennomtenkt. Du kan legge ved filer til hver oppgave og kommentar - fra datamaskinen eller fra hvilken som helst disklagring, og også umiddelbart opprette nye filer i Google Docs eller Microsoft Office Online.

Samarbeidende dokumentredigering på nett er tilgjengelig i . Hvis du redigerer et opplastet dokument via Google Docs, kan du legge det ved en kommentar – og det vises en linje som indikerer at brukeren har lastet opp en ny versjon av dokumentet. Bitrix24 implementerer smart søk - alle dokumenter kan enkelt søkes etter tittel eller prosjekt, og hint vises.

Filer relatert til hvert prosjekt kan sorteres etter dato, etter navn, etter størrelse. Personvern er også satt i henhold til innstillingene til prosjektmappen der dokumentet er lagret. Du kan forhindre redigering av alle unntatt oppgaveforfatteren.

Bitrix24-funksjonen er en katalog over applikasjoner. Du kan for eksempel installere «Document Designer» gratis, som hjelper deg med å lage standardfiler i .docx-, .pdf-formater. Maler er enkle å redigere, de kan sendes på e-post, og du kan føre en logg over lagrede dokumenter.

I Bitrix24 er det knyttet en lenke til et dokument til hver oppgave, som brukere i fellesskap kan redigere, kommentere og diskutere innenfor oppgaven. Den enkleste måten å lagre dokumenter på er på systemstasjonen. Hvis du av en eller annen grunn ikke er fornøyd med Bitrix24.Disk, kan du bruke hvilken som helst annen skylagring i stedet. Men dette er ikke praktisk for alle og ikke alltid.

Fordeler med Bitrix24

  1. Nesten alle funksjoner (bortsett fra blokkering av dokumenter og deaktivering av offentlige lenker til dem) er tilgjengelig i gratisversjonen av den omfattende løsningen. 5 GB skylagring er også tilgjengelig. Og for $199 (topppris) får du ubegrenset volum. Pluss besparelser på lisensierte kontorprogrammer.
  2. Et stort utvalg applikasjoner for å optimalisere arbeidet med dokumenter.
  3. Støtte for dokumentversjoner og varsler om nedlasting av nye.
  4. Bred funksjonalitet – i én løsning får du alt du trenger for elektronisk dokumenthåndtering.

Ulemper med løsningen:

  1. En fils personverninnstillinger settes gjennom gruppen eller oppgaven den er koblet til; en fil kan ikke gjøres synlig eller usynlig for enkelte brukere bare ved å legge til en etikett.
  2. Det er ingen mulighet for å legge til en kort beskrivelse til en fil.

La oss oppsummere det

Har du få prosjekter og deltakere, og dokumentkravene ikke er for komplekse, kan du holde deg til den enkleste løsningen – for eksempel Trello og lignende. For enkelt arbeid med oppgaver er dette ganske nok - alle legger ved de nødvendige filene og erstatter dem om nødvendig.

Hvis vi snakker om fullverdig samarbeid og nettkoordinering, må vi vurdere komplekse løsninger – som lignende styringssystemer. Alle deres evner må analyseres og sammenlignes, og deretter velges basert på funksjonaliteten du trenger.

Og et par tips - som vil være nyttige når du arbeider i ethvert system:

  • Selv om du bruker et komplekst system som vil "organisere alt selv", sørg for at dokumenter og oppgaver er navngitt i henhold til de samme reglene. Dette vil gjøre det lettere å navigere gjennom prosjekter.
  • Separat tilgang – arbeidsdokumenter bør lagres i interne grupper, og klienten bør få et rent dokument uten kommentarer eller redigeringer.
  • Lifehack: Hvis du bruker Word i redigeringsmodus, ikke glem å gå til Gjennomgå og godta alle rettelser før du sender filen. Ellers kan klienten legge merke til hvordan du endret vilkårene eller prisen flere ganger.

Deling i Microsoft Excel lar flere brukere jobbe med én fil samtidig. Ti til tjue personer på forskjellige datamaskiner legger inn noen data samtidig i ett dokument. Der visse opplysninger finnes, fungerer visse formler.

"Hovedbrukeren" har muligheten til å overvåke handlingene til arbeidsgruppen, legge til/fjerne medlemmer og redigere motstridende endringer. Hvordan sette opp samarbeid i Excel.

Funksjoner ved å jobbe med en delt fil

Ikke alle oppgaver kan utføres i en delt Excel-arbeidsbok.

  • Lag Excel-tabeller.
  • Opprett, rediger eller vis skript.
  • Slett ark.
  • Slå sammen eller del celler.
  • Arbeid med XML-data (importer, legg til, oppdater, slett, etc.).

Avslutt: deaktiver deling - utfør en forbudt oppgave - aktiver tilgang igjen.

Deling begrenser også en rekke oppgaver for deltakerne:

Uakseptabelt Egentlig
Sett inn eller slett en gruppe med celler Legg til en rad eller kolonne
Legg til eller endre betingede formater Arbeid med eksisterende formater
Aktiver eller endre verktøyet for datavalidering Arbeid med eksisterende skanneinnstillinger
Lag eller rediger diagrammer, sammendragsrapporter Arbeid med eksisterende diagrammer og pivottabeller
Sett inn eller rediger bilder og grafikk Se eksisterende bilder og grafikk
Sett inn eller endre hyperkoblinger Følg de tilgjengelige hyperkoblingene
Tildel, rediger eller slett passord Eksisterende passord fungerer
Sett eller fjern beskyttelse for ark og bøker Eksisterende vern fungerer
Gruppe, struktur data; sett inn undernivåer Arbeid med eksisterende grupper, strukturer og undernivåer
Ta opp, rediger eller vis makroer Kjør eksisterende makroer som ikke er knyttet til utilgjengelige oppgaver
Endre eller slett matriseformler Bruk eksisterende formler
Legg til ny informasjon i dataskjemaet Søk etter informasjon i dataform

Hvordan dele en Excel-fil?

Først bestemmer vi hvilken bok vi vil "åpne" for redigering av flere deltakere samtidig. Vi lager en ny fil og fyller den med informasjon. Eller åpne en eksisterende.

  1. Gå til fanen "Gjennomgang". Boktilgang dialogboksen.
  2. Filtilgangskontroll - redigering. Merk av i boksen ved siden av "Tillat flere brukere å redigere filen samtidig."
  3. Gå over til Mer info-verktøyet for å konfigurere redigeringsalternativene for flere brukere.
  4. Klikk OK. Hvis vi åpner offentlig tilgang til en ny bok, velger vi tittelen. Hvis deling er ment for en eksisterende fil, klikker du OK.
  5. Åpne Microsoft Office-menyen. Velg kommandoen "Lagre som". Vi velger lagringsfilformatet som vil fungere på alle brukerdatamaskiner.
  6. Som et lagringssted, velg en nettverksressurs/nettverksmappe som skal åpnes av de tiltenkte deltakerne. Klikk "Lagre".

Merk følgende! Du kan ikke bruke en webserver til å lagre den delte filen.

  1. Data-fanen. "Tilkoblinger".
  2. Endre lenker/endre lenker. Hvis denne knappen mangler, er det ingen tilknyttede filer i arket.
  3. Gå til "Status"-fanen for å sjekke de eksisterende tilkoblingene. OK-knappen indikerer at tilkoblingene fungerer.

Åpne en delt arbeidsbok

  1. Åpne Microsoft Office-menyen.
  2. Klikk "Åpne".
  3. Velg en delt bok.
  4. Når boken er åpen, klikker du på Microsoft Office-knappen. Gå til fanen "Excel-alternativer" (nederst i menyen).
  5. "Generelt" - "Personlige innstillinger" - "Brukernavn". Skriv inn identifikasjonsinformasjon (navn, kallenavn).

Alle. Du kan redigere informasjon eller legge inn ny informasjon. Etter jobb - lagre.

Det hender at når du åpner en Excel-arbeidsbok med delt tilgang til en fil, vises meldingen "File locked". Kan ikke lagre. Når du åpner den igjen, viser det seg at deling er deaktivert. Mulige årsaker til problemet:

  1. Flere brukere redigerer den samme delen av et dokument. For eksempel legger de inn forskjellige data i én celle. En blokkering oppstår.
  2. Når du bruker en delt fil, holdes det en logg over endringer (hvem skrev inn, når, hva de gjorde). Boken vokser. Det begynner å feile.
  3. De fjernet en av brukerne, men så langt har de ikke fortalt ham om det. Da kan blokkeringen bare vises på datamaskinen hans.

Hva du kan gjøre hvis fildeling er blokkert:

  1. Slett eller slett endringsloggen.
  2. Slett filinnholdet.
  3. Avbryt og aktiver deretter deling på nytt.
  4. Åpne xls-arbeidsbok i OpenOffice. Og lagre den igjen i xls.

Det har blitt lagt merke til at "File Locked"-oppføringen vises sjeldnere i de nyeste versjonene av Excel.

Slik sletter du en bruker

  1. På "Anmeldelse"-fanen åpner du "Book Access"-menyen.
  2. I "Rediger"-delen ser vi en liste over brukere.
  3. Velg et navn og klikk "Slett".

Kontroller at brukerne er ferdige med filen før sletting.

Slik slår du av delingsmodus i Excel

  1. "Gjennomgang"-fanen - "Korreksjoner" - "Velg rettelser".
  2. Still inn "Korreksjoner"-parametere. Tidsmessig – "alt". Avmerkingsboksene ved siden av "Bruker" og "Innenfor rekkevidde" er ikke merket. Tvert imot, "gjør endringer på et eget ark" er verdt det. Klikk OK.
  3. Endringsloggen åpnes. Den kan lagres enten.

For å deaktivere deling av en Excel-fil, på Review-fanen, klikk på Arbeidsboktilgang og fjern merket for Tillat flere brukere å redigere filen.

Det skal være én bruker igjen på listen – deg.

Jeg har lenge hatt lyst til å skrive om en nyttig og ofte lite kjent funksjon – Excel-deling. Denne funksjonen lar flere brukere jobbe med en fil samtidig. Samtidig lagres operasjonshistorikken med alle celler fra brukere; hvis data legges inn parallelt, vises endringer når de lagres. Generelt er jeg sikker på at du vil finne denne funksjonen nyttig, det eneste du trenger er en delt nettverksmappe.

Jeg er sikker på at mange har møtt meldingen "Filen er låst av en annen bruker" hvis en annen bruker allerede jobber med et arbeidsdokument (som ligger i en nettverksmappe). Hvis du trenger å legge inn data i samme fil samtidig, er det bedre å sette opp fildeling. Min erfaring viser at folk kan jobbe med den samme filen parallelt i flere måneder. Mengden data som legges inn kan være ganske stor, så gjør et skille mellom hvem som legger inn hva, hvor og hva. Hvis alt er gjort riktig, fungerer den delte filen stabilt.

Hvordan lage en Excel-andel?

Deling eksisterte tilbake i den legendariske Excel 2003. I moderne versjoner har samarbeid blitt mer pålitelig, og det er fortsatt like enkelt å aktivere deling. Plasser først filen i en nettverksmappe som de ønskede brukerne har tilgang til. Gå deretter til Review-fanen på verktøylinjen - Endringer-delen.

Vinduet Filtilgangskontroll åpnes. Merk av i boksen "Tillat flere brukere å redigere filen ...". I samme vindu kan du se hvem som for øyeblikket jobber i filen (for øyeblikket Bruker). Klikk OK. Det er det, generell tilgang er gitt og nå kan flere personer jobbe med filen samtidig. Komfortabel.

Delingshistorikk eller «Jeg har ikke lagt til noe i denne cellen»

Alle som har jobbet med en database minst én gang har tatt seg selv i å tenke: "Jeg tror jeg allerede har gjort disse endringene, men de er ikke her." Etter slik tvil begynner arbeidet med IT-tjenesten, hvorfor informasjonen forsvant fra databasen. For å unngå blodige tvister har store regnskapsprogrammer den såkalte. "Endringshistorikk" eller "Registreringslogg", der handlinger utført av brukere er synlige. Excel-deling er intet unntak - du kan enten vise historikken for endringer som er gjort både inne i filen og vise dem i en egen tabell.

For å få endringene, klikk på Rettelser-knappen - Velg rettelser

I vinduet som vises, konfigurer hva og hvordan du skal skrive ut

Hvis du lar alle avmerkingsboksene være som vist på bildet ovenfor, vil endringene som er opprettet siden forrige lagring bli uthevet direkte i tabellen, noe sånt som dette:

Hvis du merker av disse boksene:

Programmet vil vise endringene på et eget ark. Ganske praktisk hvis du trenger å videresende denne informasjonen.

Velg også ønsket bruker eller område du vil søke etter endringer i

Mitt råd. Ikke velg begge avmerkingsboksene samtidig Velg rettelser på skjermen og gjør endringer på et eget ark. Uansett vil endringene vises på et eget ark. Og hvis det er mye data, kan det føre til at programmet fryser.

Det er mulig å konfigurere og til og med deaktivere denne funksjonen - se nedenfor.

For å slette endringsloggen, slå deling av og på igjen.

Hva annet trenger du å vite om fildeling? Filtilgangskontroll

I vinduet Filtilgangskontroll er det en Detaljer-fane, hvor du kan finne mange interessante ting.

Det første punktet, Registrering av endringer, regulerer lagring av endringer, som vi diskuterte i forrige avsnitt. Du kan deaktivere lagring av endringer i journalen eller konfigurere antall dager for å lagre endringer.

Neste oppdatering endres. Som du la merke til, hvis du lagrer filen, vil den vise hvilke endringer medredaktørene av filen har gjort. Det er mulig å øke frekvensen. Gjør til og med oppdateringer nesten online, hvert 5. minutt (minimum).

Et ofte stilt spørsmål er "Hvilke endringer vil bli gjort, mine eller en nabos i filen?" I innstillingene er det et element for motstridende endringer - du blir spurt om hvilke endringer du skal beholde. Hvis du velger "Request...", så vil det være spørsmålet "Hvem endringer skal beholdes" før du lagrer; for det andre elementet vil de endringene som ble gjort tidligere forbli.

Vel, det siste men ikke minst viktige poenget er Inkluder i en personlig presentasjon. Personlig visning - innstillinger som brukeren oppretter for seg selv i en felles fil. Hvis du er eier av prosessen og ikke vil at noen skal endre utskriftsparametrene (du har konfigurert dem på forhånd) eller legge til flere filtre, fjerner du merket for disse boksene.

Hva bør du ikke gjøre hvis filen er delt?

Ja, det er fortsatt restriksjoner når du arbeider med delt tilgang. Først av alt er mangelen på betinget formatering og det faktum at du ikke kan sette inn et diagram eller pivottabell upraktisk.

Excel-deling er først og fremst designet for å registrere data, så vi må være følsomme for begrensningene til funksjonen.

Du kan ikke gjøre det samme:

  • Administrere og endre makroer
  • Legg til bilder og andre objekter
  • Grupper eller skjul kolonner eller rader
  • Slå sammen celler (du trenger ikke å oppheve sammenslåingen senere :))
  • Bruk datavalideringsverktøyet, for eksempel, lag en rullegardinliste.
  • Beskytt arket
  • Kan ikke fungere med matriseformler

Det er mange flere knapper plassert i en delt seksjon; de er beskrevet mer detaljert i artikkelen: Hvordan beskytter jeg Excel mot redigering?

(Besøkt 10 531 ganger, 1 besøk i dag)

I en av artiklene studerte vi teknikker for å konvertere Excel-ark til HTML. I dag ser det ut til at alle beveger seg til skyen, så hvorfor er vi verre? Nye teknologier for å dele Excel-data over Internett er en enkel måte å dra nytte av mange funksjoner og fordeler du kan dra nytte av.

Med Excel Online trenger du ikke lenger tungvint HTML-kode for å legge regnearkene dine online. Bare lagre arbeidsboken din på nettet og få tilgang til den fra bokstavelig talt hvor som helst, del den med andre og arbeid sammen på det samme regnearket. Ved å bruke Excel Online kan du legge inn et Excel-ark på et nettsted eller en blogg og la besøkende samhandle med det for å få nøyaktig den informasjonen de ønsker å finne.

  • Sende Excel 2013 (lokale) arbeidsbøker til Internett
  • Lag online ark i Excel Online
  • Deling av Excel Online-ark
  • Hvordan låse redigering av valgte celler i delte Excel-ark
  • Bygg inn Excel Web App på et nettsted eller en blogg
  • Excel Web App Mashups

Hvordan sende Excel 2013-ark til Internett

Alle Excel Online-ark lagres i OneDrive-netttjenesten (tidligere SkyDrive). Som du sikkert vet, har denne nettlagringen eksistert en stund nå og er nå integrert i Microsoft Excel som en grensesnittkommando med ett klikk. I tillegg kommer gjester, d.v.s. Andre brukere du deler regnearkene dine med, trenger ikke lenger sin egen Microsoft-konto for å se og redigere Excel-filene du deler med dem.

Hvis du ennå ikke har en OneDrive-konto, kan du opprette en akkurat nå. Denne tjenesten er enkel, gratis og definitivt verdt oppmerksomheten din, siden de fleste applikasjonene i Microsoft Office 2013-pakken (ikke bare Excel) støtter OneDrive. Etter registrering, følg disse trinnene:

1. Logg på Microsoft-kontoen din

Sørg for at du er logget på en Microsoft-konto fra Excel 2013. Åpne en Excel-arbeidsbok og se i øverste høyre hjørne. Hvis du ser navnet og bildet ditt der, fortsett til neste trinn, ellers klikk Logg inn(Inngang).

Excel vil vise et vindu der du blir bedt om å bekrefte at du virkelig vil tillate Office å koble til Internett. Klikk Ja(Ja) og skriv deretter inn Windows Live-kontoinformasjonen din.

2. Lagre Excel-arket i skyen

For din egen trygghet, sørg for at den riktige arbeidsboken er åpen, det vil si den du vil dele på Internett. Jeg vil dele boken Julegaveliste slik at min familie og venner kan se det og bidra

Med ønsket arbeidsbok åpen, gå til fanen Fil(Fil) og klikk Dele(Deling) på venstre side av vinduet. Som standard vil alternativet være valgt Inviter folk(Inviter andre), så må du klikke Lagre til skyen(Lagre til Cloud) på høyre side av vinduet.

Deretter velger du et sted for å lagre Excel-filen. Først på listen til venstre er OneDrive, og det er valgt som standard. Alt du trenger å gjøre er å spesifisere mappen for å lagre filen på høyre side av vinduet.

Kommentar: Hvis du ikke ser OneDrive-menyelementet, betyr det at du ikke har en OneDrive-konto eller at du ikke er logget på kontoen din.

Jeg har allerede opprettet en spesiell mappe Gaveplanlegger, og den vises i listen over nylige mapper. Du kan velge hvilken som helst annen mappe ved å klikke på knappen Bla gjennom(Bla gjennom) under området Nylige mapper(Nylige mapper), eller opprett en ny mappe ved å høyreklikke og velge fra hurtigmenyen Ny(Opprett) > Mappe(Mappe). Når ønsket mappe er valgt, klikk Lagre(Lagre).

3. Del et Excel-ark som er lagret på Internett

Excel-arbeidsboken din er allerede online, og du kan se den i OneDrive. Hvis du trenger å dele Excel-ark lagret på Internett, har du bare ett trinn igjen å gjøre - velg en av delingsmetodene som tilbys av Excel 2013:

  • Inviter folk(Inviter andre personer). Dette alternativet er valgt som standard. Bare oppgi e-postadressen til kontakten(e) du vil dele Excel-arket med. Når du begynner å skrive det, vil Excel AutoFill sammenligne det du skrev med navnene og adressene i adresseboken og vise deg en liste over samsvarende alternativer å velge mellom. Hvis du vil legge til flere kontakter, skriv dem inn atskilt med semikolon. I tillegg kan du bruke søket etter kontakter i adresseboken, for å gjøre dette, klikk på ikonet Søk i adressebok(Søk i adressebok). Du kan konfigurere visnings- eller redigeringstillatelser ved å velge riktig alternativ fra rullegardinlisten til høyre. Hvis du spesifiserer flere kontakter, vil tillatelsene settes likt for alle, men senere kan du endre tillatelsene for hver person individuelt. Du kan også legge til en personlig melding i invitasjonen. Hvis du ikke skriver inn noe, vil Excel legge til en generisk ledetekst for deg.

    Til slutt må du velge om brukeren må logge på sin Windows Live-konto for å få tilgang til ditt online Excel-ark. Jeg ser ingen spesiell grunn til å tvinge dem til dette, men det er opp til deg.

    Når alt er klart, trykk på knappen Dele(Generell tilgang). Hver inviterte vil motta en e-post som inneholder en lenke til filen du har delt. For å åpne Excel-arket ditt online, trenger brukeren bare å klikke på lenken

    Etter å ha trykket på knappen Dele(Deling), Excel vil vise en liste over kontakter som du har delt filen med. Hvis du vil fjerne en kontakt fra listen eller endre tillatelser, høyreklikker du på navnet til denne kontakten og velger det aktuelle alternativet i hurtigmenyen.

  • Få en delingslenke(Få lenken). Hvis du ønsker å gi tilgang til et online Excel-ark til et stort antall personer, er en raskere måte å sende dem en lenke til filen, for eksempel gjennom en Outlook-e-postliste. Velg et alternativ Få en delingslenke(Hent lenke) på venstre side av vinduet, vil to lenker vises på høyre side av vinduet: Se lenke(Link til visning) og Rediger lenke(Link til Edit). Du kan sende en eller begge.
  • Legg ut på sosiale nettverk(Publiser på sosiale nettverk). Navnet på dette alternativet taler for seg selv og krever neppe ytterligere forklaring, bortsett fra kanskje en bemerkning. Hvis du velger denne metoden, vil du ikke finne en liste over tilgjengelige sosiale nettverk på høyre side av vinduet. Klikk på lenken Klikk her for å koble til sosiale nettverk(Legg til sosiale nettverk) for å legge til kontoene dine på Facebook, Twitter, Google, LinkedIn, etc.
  • E-post(Send via epost). Hvis du vil sende Excel-arbeidsboken som et vedlegg (som en vanlig Excel-, PDF- eller XPS-fil) eller via Internett-faks, velger du denne metoden på venstre side av vinduet og det aktuelle alternativet på høyre side.

Råd: Hvis du vil begrense området til en Excel-arbeidsbok som kan sees av andre brukere, åpne fanen Fil(Fil) delen Info(Detaljer) og trykk Alternativer for nettleservisning(Alternativer for nettleservisning). Her kan du konfigurere hvilke ark og hvilke navngitte elementer som kan vises online.

Det er alt! Din Excel 2013-arbeidsbok er nå online og tilgjengelig for utvalgte brukere. Og selv om du ikke liker å samarbeide med noen, vil denne metoden gi deg tilgang til Excel-filer fra hvor som helst, uansett om du er på kontoret, jobber hjemme eller reiser et sted.

Arbeide med arbeidsbøker i Excel Online

Hvis du er en selvsikker innbygger i Cloud Universe, kan du enkelt mestre Excel Online i lunsjpausen.

Hvordan lage en arbeidsbok i Excel Online

For å lage en ny bok, klikk på den lille pilen ved siden av knappen Skape(Opprett) og velg fra rullegardinlisten Excel arbeidsbok(Excel-arbeidsbok).

For å gi nytt navn til nettboken din, klikk på standardnavnet og skriv inn et nytt.

For å laste en eksisterende arbeidsbok inn i Excel Online, klikk Laste opp(Last opp) på OneDrive-verktøylinjen og velg ønsket fil lagret på datamaskinen.

Hvordan redigere arbeidsbøker i Excel Online

Når du har åpnet en arbeidsbok i Excel Online, kan du jobbe med den ved hjelp av Excel Web App (på samme måte som med Excel installert på en personlig datamaskin), dvs. legge inn data, sortere og filtrere, regne ved hjelp av formler og visualisere data ved hjelp av diagrammer.

Det er bare én stor forskjell mellom nettversjonen og den lokale versjonen av Excel. Excel Online har ikke en knapp Lagre(Lagre) fordi den lagrer boken automatisk. Hvis du ombestemmer deg, klikk Ctrl+Z for å avbryte handlingen, og Ctrl+Y for å gjøre om den angrete handlingen. Til samme formål kan du bruke knapper Angre(Avbryt) / Gjøre om(Return)-fanen Hjem(Hjem) i seksjonen Angre(Avbryt).

Hvis du prøver å redigere noen data, men ingenting skjer, er arbeidsboken mest sannsynlig åpen i skrivebeskyttet modus. For å aktivere redigeringsmodus, klikk Rediger arbeidsbok(Rediger bok) > Rediger i Excel Web App(Rediger i Excel Online) og gjør raske endringer rett i nettleseren din. For å få tilgang til mer avanserte dataanalysefunksjoner, for eksempel pivottabeller, sparklines, eller for å koble til en ekstern datakilde, klikk Rediger i Excel(Åpne i Excel) for å bytte til Microsoft Excel på datamaskinen.

Når du lagrer et ark i Excel, blir det lagret der du opprinnelig opprettet det, det vil si i OneDrive-skylagringen.

Råd: Hvis du vil gjøre raske endringer i flere bøker, er den beste måten å åpne listen over filer i OneDrive, finne ønsket bok, høyreklikk på den og velg ønsket handling fra hurtigmenyen.

Hvordan dele et ark med andre brukere i Excel Online

... og velg deretter ett av alternativene:

  • Inviter folk(Send tilgangslenke) – og skriv inn e-postadressen til personene du vil dele boken med.
  • Få en link(Få lenke) – og legg ved denne lenken til en e-post, legg den ut på nettstedet ditt eller på sosiale nettverk.

Du kan også angi tilgangsrettigheter for kontakter: rett til kun å se eller gi tillatelse til å redigere dokumentet.

Når flere personer redigerer et regneark samtidig, viser Excel Online umiddelbart deres tilstedeværelse og oppdateringene de har gjort, så lenge alle redigerer dokumentet i Excel Online og ikke i lokal Excel på datamaskinen. Hvis du klikker på den lille pilen ved siden av en persons navn i øvre høyre hjørne av Excel-arket, kan du se hvilken celle vedkommende redigerer for øyeblikket.

Hvordan blokkere redigering av bestemte celler i et delt regneark

Hvis du deler nettbaserte ark med teamet ditt, kan det være lurt å gi dem tillatelse til å redigere bare bestemte celler, rader eller kolonner i Excel-dokumentet. For å gjøre dette, i Excel på din lokale datamaskin, må du velge området(e) du tillater å redigere, og deretter beskytte regnearket.

  1. Velg celleområdet som brukerne dine kan redigere, åpne fanen Anmeldelse(Anmeldelse) og i seksjonen Endringer(Endringer) klikk Tillat brukere å redigere områder(Tillat å endre områder).
  2. I dialogboksen Tillat brukere å redigere områder(Tillat å endre områder) klikk på knappen Ny(Ny), sørg for at området er riktig og klikk Beskytt ark(Beskytt ark). Hvis du vil la brukerne dine redigere flere områder, klikker du på knappen igjen Ny(Skape).
  3. Skriv inn passordet ditt to ganger og last opp det sikre arket til OneDrive.

For mer informasjon om dette, vennligst les artikkelen Låse og låse opp bestemte områder av et beskyttet ark.

Slik legger du inn et Excel-ark på et nettsted eller en blogg

  1. Åpne arbeidsboken i Excel Online, klikk Dele(Delt) > Bygg inn(Bygg inn), og klikk deretter på knappen generere(Skape).
  2. I neste trinn bestemmer du nøyaktig hvordan arket skal se ut på Internett. Følgende alternativer er tilgjengelige for deg:
    • Hva du skal vise(Hva må vises). I denne delen kan du spesifisere om du trenger å bygge inn hele arbeidsboken eller bare en del av den, for eksempel et celleområde, en pivottabell og så videre.
    • Utseende(Utseende). Her kan du tilpasse utseendet til boken (vis eller skjul rutenettlinjer, kolonne- og radoverskrifter, inkludert en nedlastingslenke).
    • Interaksjon(Interaksjon). Tillat eller ikke la brukere samhandle med tabellen din – sorter, filtrer og skriv inn data i celler. Hvis du tillater datainntasting, vil endringer som er gjort av andre i celler på nettet, ikke lagres i den originale arbeidsboken. Hvis du vil at en bestemt celle skal være åpen når du åpner en nettside, merk av i boksen Start alltid med denne cellen valgt(Start alltid fra denne cellen) og klikk på ønsket celle i området Forhåndsvisning(Forhåndsvisning), som er plassert på høyre side av dialogboksen.
    • Dimensjoner(Dimensjoner). Skriv inn bredden og høyden på tabellvinduet i piksler her. For å se de faktiske vindusdimensjonene, klikk Se faktisk størrelse(Faktisk visningsstørrelse) over vinduet Forhåndsvisning(Forhåndsvisning). Husk at du kan angi størrelsen til ikke mindre enn 200 x 100 piksler og ikke mer enn 640 x 655 piksler. Hvis du trenger å få en annen størrelse som går utover disse begrensningene, kan du senere endre koden i en hvilken som helst HTML-editor, direkte på nettstedet eller bloggen din.
  3. Alt du trenger å gjøre er å klikke Kopiere(Kopi) under avsnittet Legg inn kode(Bygg inn kode) og lim inn HTML-koden (eller JavaScript) i bloggen eller nettstedet ditt.

Kommentar: Innebyggingskoden er en iframe, så sørg for at nettstedet ditt støtter denne taggen og at bloggen din tillater at den brukes i innlegg.

Implementert Excel Web App

Det du ser nedenfor er et interaktivt Excel-ark som viser den beskrevne teknikken i aksjon. Denne tabellen beregner hvor mange dager som er igjen til neste bursdag, jubileum eller annen begivenhet og farger intervallene i ulike nyanser av grønt, gult og rødt. I Excel Web App skriver du ganske enkelt inn hendelsene dine i den første kolonnen, og prøv deretter å endre de tilsvarende datoene og se på resultatene.

Hvis du er nysgjerrig på formelen som brukes her, kan du se artikkelen Hvordan sette opp betinget datoformatering i Excel.

Oversetterens notat: I noen nettlesere kan det hende at denne iframen ikke vises riktig eller ikke vises i det hele tatt.

Mashups i Excel Web App

Hvis du ønsker å skape større interaksjon mellom Excel-nettarkene dine og andre nettapper eller tjenester, kan du bruke JavaScript-API-en som er tilgjengelig på OneDrive for å lage interaktive mashups av dataene dine.

Nedenfor kan du se en Destination Explorer mashup laget av Excel Web App-teamet som et eksempel på hva utviklere kan lage for nettstedet eller bloggen din. Denne mashupen bruker Excel Services JavaScript API og Bing Maps for å hjelpe besøkende på nettstedet å velge sin reiserute. Du kan velge et sted på kartet, og mashup vil vise deg været på det stedet eller antall turister som besøker disse stedene. Skjermbildet nedenfor viser plasseringen vår

Som du kan se, er det ekstremt enkelt å jobbe i Excel Online. Nå som vi har dekket det grunnleggende, kan du fortsette å utforske funksjonene og jobbe med regnearkene dine med letthet og selvtillit!

Leksjonen ble forberedt for deg av teamet til nettstedet office-guru.ru