Kurtosis-programmet. Tilgang - hva er det? Opprette en database i Microsoft Access

Hovedformålet med dette programmet er å lage og jobbe med databaser som kan knyttes til både små prosjekter og store virksomheter. Med dens hjelp vil du enkelt kunne administrere data, redigere og lagre informasjon.

Microsoft Office-pakken – Access – brukes til å jobbe med databaser

Naturligvis, før du begynner, må du opprette eller åpne en eksisterende database.

Åpne programmet og gå til hovedmenyen ved å klikke på "Fil"-kommandoen, og velg deretter "Opprett". Når du oppretter en ny database, vil du bli presentert med et valg mellom en tom side som vil ha én tabell eller en nettdatabase som lar deg bruke programmets innebygde verktøy for for eksempel dine publikasjoner på Internett.

I tillegg, for å gjøre det så enkelt som mulig å lage en ny database, får brukeren maler å velge mellom som lar ham lage en database fokusert på en spesifikk oppgave. Dette kan forresten hjelpe deg å raskt lage det nødvendige tabellskjemaet uten å sette opp alt manuelt.

Fylle databasen med informasjon

Etter å ha opprettet databasen, må du fylle den med relevant informasjon, hvis struktur bør tenkes ut på forhånd, fordi funksjonaliteten til programmet lar deg formatere data i flere former:

I dag er den mest praktiske og vanlige typen informasjonsstrukturering en tabell. Når det gjelder deres evner og utseende, er tabeller i Access ikke veldig forskjellige fra de i Excel, noe som igjen forenkler overføringen av data fra ett program til et annet.
Den andre måten å legge inn informasjon på er gjennom skjemaer; de ligner litt på tabeller, men de gir en mer visuell visning av data.
For å beregne og vise informasjon fra databasen din, leveres rapporter som lar deg analysere og beregne for eksempel inntekten din eller antall entreprenører du jobber med. De er svært fleksible og lar deg gjøre alle beregninger, avhengig av de angitte dataene.
Mottak og sortering av nye data i programmet utføres gjennom spørringer. Med deres hjelp kan du finne spesifikke data blant flere tabeller, samt opprette eller oppdatere data.

Alle funksjonene ovenfor er plassert i verktøylinjen, i kategorien "Oppretting". Der kan du velge hvilket element du vil lage, og deretter, i "Designer" som åpnes, tilpasse det selv.

Opprette en database og importere informasjon

Når du oppretter en ny database, er det eneste du vil se en tom tabell. Du kan fylle det ut manuelt eller fylle det ut ved å kopiere nødvendig informasjon fra Internett. Vær oppmerksom på at hver informasjon du legger inn må plasseres i en egen kolonne, og hver oppføring må ha en personlig linje. Forresten kan kolonner gis nytt navn for bedre å navigere i innholdet.

Hvis all informasjonen du trenger er i et annet program eller en annen kilde, lar programmet deg konfigurere import av data.

Alle importinnstillinger er plassert i en egen fane i kontrollpanelet kalt "Eksterne data". Her, i området "Importer og koblinger", er de tilgjengelige formatene listet opp, inkludert Excel, Access-dokumenter, tekst- og XML-filer, Internett-sider, Outlook-mapper osv. Etter å ha valgt det nødvendige formatet som informasjonen skal overføres fra, vil du må spesifisere banen til filplasseringen. Hvis det er vert på en server, vil programmet kreve at du oppgir serveradressen. Når du importerer, vil du møte ulike innstillinger som er utformet for å overføre dataene dine til Access på riktig måte. Følg programmets instruksjoner.

Grunnleggende nøkler og tabellrelasjoner

Når du oppretter en tabell, tildeler programmet automatisk hver post en unik nøkkel. Som standard har den en kolonne med navn, som utvides etter hvert som nye data legges inn. Denne kolonnen er hovednøkkelen. I tillegg til disse primærnøklene kan databasen også inneholde felt relatert til informasjon i en annen tabell.

Du har for eksempel to tabeller som inneholder relatert informasjon. For eksempel kalles de "Dag" og "Plan". Ved å velge "Mandag"-feltet i den første tabellen, kan du koble det til et hvilket som helst felt i "Plan"-tabellen, og når du holder musepekeren over et av disse feltene, vil du se informasjon og relaterte celler.

Slike relasjoner vil gjøre databasen din lettere å lese og vil helt sikkert øke brukervennligheten og effektiviteten.

For å opprette en relasjon, gå til «Databaseverktøy»-fanen og i «Relasjoner»-området, velg «Dataskjema»-knappen. I vinduet som kommer opp vil du se alle databasene som behandles. Vær oppmerksom på at databaser må ha spesialfelt utpekt for fremmednøkler. I vårt eksempel, hvis du i den andre tabellen vil vise ukedagen eller et tall, la et tomt felt ligge igjen og kall det "Dag". Konfigurer også feltformatet slik det skal være det samme for begge tabellene.

Deretter, med de to tabellene åpne, drar du feltet du vil koble til, inn i det spesiallagde fremmednøkkelfeltet. Vinduet "Rediger lenker" vises, der du vil se individuelt valgte felt. For å sikre dataendringer i både relaterte felt og tabeller, merk av i boksen ved siden av «Sørg for dataintegritet».

Oppretting og typer forespørsler

En spørring er en handling i et program som lar en bruker redigere eller legge inn informasjon i en database. Faktisk er forespørsler delt inn i 2 typer:

Selektive spørringer, takket være hvilke programmet henter viss informasjon og gjør beregninger på den.
Handlingsforespørsler som legger til informasjon til databasen eller fjerner den.

Ved å velge «Query Wizard» i «Creation»-fanen, vil programmet veilede deg gjennom prosessen med å opprette en spesifikk type forespørsel. Følg instruksjonene.

Forespørsler kan i stor grad hjelpe deg med å organisere dataene dine og alltid få tilgang til spesifikk informasjon.

Du kan for eksempel opprette en egendefinert spørring basert på visse parametere. Hvis du vil se informasjon om en bestemt dato eller dag i "Dag"-tabellen for hele tidsperioden, kan du sette opp en lignende spørring. Velg "Query Builder"-elementet, og i den tabellen du trenger. Som standard vil spørringen være selektiv; dette blir tydelig hvis du ser på verktøylinjen med "Valg"-knappen uthevet der. For at programmet skal søke etter nøyaktig den datoen eller dagen du trenger, finn linjen "Utvalgsbetingelse" og skriv inn setningen [hvilken dag?] der. Husk at forespørselen må plasseres i firkantede armer og avsluttes med spørsmålstegn eller kolon.

Dette er bare ett bruksområde for spørringer. De kan faktisk også brukes til å lage nye tabeller, velge data basert på kriterier osv.

Sette opp og bruke skjemaer

Takket være bruk av skjemaer kan brukeren enkelt se informasjon for hvert felt og bytte mellom eksisterende poster. Når du legger inn informasjon over lang tid, forenkler bruk av skjemaer arbeidet med data.

Åpne fanen "Oppretting" og finn elementet "Skjema", klikk på som vil vise et standardskjema basert på dataene i tabellen din. Informasjonsfeltene som vises er gjenstand for alle slags endringer, inkludert høyde, bredde osv. Vær oppmerksom på at hvis det er relasjoner i tabellen ovenfor, vil du se dem og kan rekonfigurere dem i samme vindu. Nederst i programmet vil du se piler som lar deg åpne hver kolonne i tabellen sekvensielt eller umiddelbart flytte til den første og siste. Nå er hver av dem en egen post, feltene som du kan tilpasse ved å klikke på "Legg til felt"-knappen. Informasjonen som er endret og lagt inn på denne måten vil vises i tabellen og i alle tabeller som er knyttet til den. Etter å ha satt opp skjemaet, må du lagre det ved å trykke på tastekombinasjonen "Ctrl+S".

Opprette en rapport

Hovedformålet med rapporter er å gi brukeren et samlet sammendrag av tabellen. Du kan lage absolutt hvilken som helst rapport, avhengig av dataene.

Programmet lar deg velge type rapport, og gir flere å velge mellom:

Rapport – en autorapport vil bli opprettet med all informasjonen i tabellen, men dataene vil ikke bli gruppert.
En tom rapport er et ufylt skjema som du selv kan velge data for fra de obligatoriske feltene.
Rapportveiviser - vil veilede deg gjennom prosessen med å lage en rapport og vil gruppere og formatere dataene.

I en tom rapport kan du legge til, slette eller redigere felt, fylle dem med nødvendig informasjon, opprette spesielle grupper som vil hjelpe å skille visse data fra resten, og mye mer.

Ovenfor er alt det grunnleggende som vil hjelpe deg med å takle og tilpasse Access-programmet for deg selv, men funksjonaliteten er ganske bred og sørger for mer finjustering av funksjonene som er diskutert her.

Access 2010 forblir, til tross for sin popularitet og brukervennlighet, en tett bevoktet hemmelighet for de fleste brukere. Dette programmet, som først ble publisert i 1992 for Windows 3.0, ble inkludert i Microsoft Office-pakken og ble utbredt på grunn av dets praktiske brukervennlighet og muligheten til å skrive applikasjoner basert på Access selv for å jobbe med komplekse databaser.

Selv om når du først møter Microsoft Access 2010 ser det ut til at bare avanserte brukere, dataforskere og programmerere bruker et slikt program, kan det i praksis forenkle livet til enhver arbeidende person.

Access 2010 på russisk gratis nedlasting:

For å forstå betydningen av å bruke Access, er det nok å forestille seg en enkel notisblokk der en tabell holdes med en liste over utført arbeid, deres datering, kostnader og resultater. En slik notatbok kan oppbevares manuelt, selv om det er flere typer arbeid til forskjellige priser. I dette tilfellet beregnes resultatene ved hjelp av en enkel kalkulator.

Hvordan installere Access 2010

Kjør installasjonsprogrammet klikk "Innstillinger"

Merk i listen ikke installer alt bortsett fra Adgang og midler Kontor

Klikk installer og vent til installasjonen er fullført.

Hvis det er et problem med nedlasting:

Organisere og effektivisere

Men hva skal jeg gjøre hvis det må gjøres beregninger for et dusin arbeidere som utfører 2-3 typer arbeid samtidig? I løpet av en hel måned kan det samle seg rundt hundre forskjellige tabeller, hvis resultater må beregnes på nytt regelmessig. Én enkelt tabell med koblede data om arbeidere, typer arbeid, deres kostnader og annen nødvendig informasjon i Access kan erstatte tusenvis av individuelle plater. En annen fordel er at redigering av data i en hvilken som helst koblet database vil gjøres automatisk i hovedtabellen og uansett hvor den endrede informasjonen er nevnt.

Alle trenger dette

Selv om du ikke eier en bedrift, ikke teller penger eller organiserer noens arbeid, vil dette programmet hjelpe deg med å administrere familiebudsjettet ditt, betale strømregninger, registrere adresser og telefonnumre osv.

Funksjoner ved å jobbe med programmet

Access er et relasjonsdatabasestyringssystem, det vil si et sett med verktøy for å administrere et kompleks av todimensjonale tabeller. For å komme i gang kan du bruke en standard mal: fakultet, markedsføringsprosjekter, oppgaver, kontakter og andre.

Det mest praktiske er muligheten til raskt å få den nødvendige informasjonen ved å lage spørringer, og rapporter generert fra tabeller optimaliserer dataene i en form som er praktisk for utskrift. I praksis er det svært nyttig å kunne lage nettsider med data tilgjengelig på Internett. Dette hjelper til med å koordinere arbeidet til folk som jobber hjemmefra på forskjellige steder i byen eller i forskjellige byer.

Microsoft Access 2010 er perfekt egnet ikke bare for hjemmearbeid, men også for å programmere databaser og deretter demonstrere resultatet for kunden. Applikasjoner avledet fra det, skrevet i Visual Basic for Applications, hjelper til med å koordinere selv ganske store regnskapsberegninger, og muligheten til å lage makroer gjør dette arbeidet enda enklere.

Microsoft Access 2003 er en av de første versjonene av det populære databasebehandlingssystemet. Ved å bruke dette programmet kan du samle informasjon fra regneark, behandle tekstdokumenter, samt de vanligste databaseformatene. Applikasjonen er i stand til å analysere data og lage nettsider og ulike applikasjoner. Naturligvis trenger du noen ferdigheter for å jobbe med Access 2003, men sammenlignet med å administrere profesjonelle programmer, vil de være minimale. Og produktet, i motsetning til de andre analogene, distribueres gratis.

Access 2003 kan lastes ned for bruk både til hjemme- og bedriftsformål, men i sistnevnte tilfelle vil programvaren være mer nyttig. Du kan bruke den som en DBMS for frittstående administrasjon eller filservere. Du kan samhandle med andre kilder ved å bruke "lenkede tabeller" og "spørringer til serveren."

Microsoft Access 2007

Microsoft Access 2007 er et program for arbeid med databaser som lar deg gjøre endringer i dem, organisere rapportering og gi delt tilgang til dokumenter. Selv de brukerne som ikke har spesiell kunnskap vil kunne utvikle applikasjoner ved hjelp av ferdige gratis maler.

Access 2007 lar deg skreddersy utviklede prosjekter for å passe dine forretningsbehov.

Microsoft Access 2010

Microsoft Access 2010 er et program som lar deg kombinere informasjon fra forskjellige kilder i én database. Denne versjonen ble utgitt under mottoet "Enkelhet i alt" - du trenger ikke å være spesialist for å jobbe med den. De tilførte nettdatabasene har betydelig forbedret interaksjonen med informasjon, og forenkler prosessene for datasporing, rapportering og deling.

Ribbon management, fullt implementert i Access 2010, gir bare de mest nødvendige verktøyene, uten å la brukeren bli forvirret i en rekke kommandoer og innstillinger.

Microsoft Access 2013

Microsoft Access 2013 er en av de nye versjonene av databasestyringssystemet (DBMS). I applikasjonen finner du de nødvendige funksjonene og verktøyene som vil hjelpe deg med å organisere datahåndtering, forbedre rapportering og gi delt tilgang til informasjon for et stort antall brukere.

Du kan også laste ned programmet for å lage en webapplikasjon. I Access 2013 er alt du trenger å gjøre å velge typen data du sporer (prosjekter, oppgaver, kontakter), og appen lager automatisk en struktur der du kan legge til informasjon. Grunnleggende kommandoer og navigasjonsverktøy vil bli bygget inn i prosjektet, så når det er opprettet, kan du umiddelbart begynne å bruke det.

Microsoft Access 2016

Microsoft Access 2016 er mye mer enn et enkelt databaseutviklingsprogram. Dette er et helt system designet for å spore informasjon, lage rapporter og dele informasjon. Det hjelper å trekke informerte og balanserte konklusjoner og velge de optimale løsningene for visse problemer. Selv mindre erfarne brukere kan laste ned og bruke Access 2016, for selv uten mye kunnskap på dette området kan du raskt utvikle den nødvendige applikasjonen ved å konvertere gratis ferdige maler for å passe dine behov.

Denne versjonen av programmet tilbyr en ny type database: en nettapplikasjon lages i MS Access 2016 og brukes gjennom en nettleser som en SharePoint-tjeneste. For å lage det, må du bestemme hvilken type data som må spores, hvoretter programmet uavhengig genererer den nødvendige strukturen. Den vil ha grunnleggende kommandoer og navigasjon innebygd, slik at du kan komme i gang med en gang.

I den moderne verden trenger vi verktøy som gjør at vi kan lagre, organisere og behandle store mengder informasjon som er vanskelig å jobbe med i Excel eller Word.

Slike depoter brukes til å utvikle informasjonsnettsteder, nettbutikker og regnskapstillegg. De viktigste verktøyene som implementerer denne tilnærmingen er MS SQL og MySQL.

Produktet fra Microsoft Office er en forenklet versjon når det gjelder funksjonalitet og er mer forståelig for uerfarne brukere. La oss ta en steg-for-steg titt på å lage en database i Access 2007.

Beskrivelse av MS Access

Microsoft Access 2007 er et databasestyringssystem (DBMS) som implementerer et fullverdig grafisk brukergrensesnitt, prinsippet om å lage enheter og relasjoner mellom dem, samt det strukturelle spørringsspråket SQL. Den eneste ulempen med dette DBMS er manglende evne til å jobbe i industriell skala. Den er ikke laget for å lagre store mengder data. Derfor brukes MS Access 2007 til små prosjekter og til personlige, ikke-kommersielle formål.

Men før du viser trinn-for-trinn hvordan du oppretter en database, må du gjøre deg kjent med de grunnleggende begrepene i databaseteori.

Definisjoner av grunnleggende begreper

Uten grunnleggende kunnskap om kontrollene og objektene som brukes når du oppretter og konfigurerer en database, er det umulig å forstå prinsippet og funksjonene ved å sette opp et fagområde. Derfor vil jeg nå prøve å forklare essensen av alle de viktige elementene på et enkelt språk. Så la oss begynne:

Et emneområde er et sett med opprettede tabeller i en database som er sammenkoblet ved hjelp av primær- og sekundærnøkler.
En enhet er en egen databasetabell.
Attributt – tittelen på en egen kolonne i tabellen.
En tuppel er en streng som tar verdien av alle attributter.
En primærnøkkel er en unik verdi (id) som er tildelt hver tuppel.
Sekundærnøkkelen til tabell "B" er en unik verdi fra tabell "A" som brukes i tabell "B".
En SQL-spørring er et spesielt uttrykk som utfører en spesifikk handling med databasen: legge til, redigere, slette felt, lage utvalg.

Nå som vi har en generell ide om hva vi skal jobbe med, kan vi begynne å lage databasen.

Opprette en database

For klarhet i hele teorien vil vi opprette en opplæringsdatabase "Student-Exams", som vil inneholde 2 tabeller: "Students" og "Exams". Hovednøkkelen vil være "Record Number"-feltet, fordi denne parameteren er unik for hver elev. De resterende feltene er ment for mer fullstendig informasjon om studenter.

Så gjør følgende:

Det er det, nå gjenstår det bare å lage, fylle og koble tabeller. Fortsett til neste punkt.

Opprette og fylle ut tabeller

Etter vellykket opprettelse av databasen, vil en tom tabell vises på skjermen. For å danne strukturen og fylle den ut, gjør følgende:

Råd! For å finjustere dataformatet, gå til "Tabellmodus"-fanen på båndet og ta hensyn til "Formattering og datatype"-blokken. Der kan du tilpasse formatet på de viste dataene.

Opprette og redigere dataskjemaer

Før du begynner å koble sammen to enheter, analogt med forrige avsnitt, må du opprette og fylle ut "Eksamenstabellen". Den har følgende attributter: "Rekordnummer", "Eksamen1", "Eksamen2", "Eksamen3".

For å utføre spørringer må vi koble sammen tabellene våre. Dette er med andre ord en slags avhengighet som implementeres ved hjelp av nøkkelfelt. For å gjøre dette trenger du:

Konstruktøren skal automatisk opprette relasjonen, avhengig av konteksten. Hvis dette ikke skjer, så:

Utfører spørringer

Hva skal vi gjøre hvis vi trenger studenter som kun studerer i Moskva? Ja, det er bare 6 personer i databasen vår, men hva om det er 6000 av dem? Uten ekstra verktøy vil det være vanskelig å finne ut.

Det er i denne situasjonen at SQL-spørringer kommer oss til hjelp, og hjelper til med å trekke ut bare nødvendig informasjon.

Typer forespørsler

SQL-syntaks implementerer CRUD-prinsippet (forkortet fra engelsk opprette, lese, oppdatere, slette - "skape, lese, oppdatere, slette"). De. med spørringer kan du implementere alle disse funksjonene.

For prøvetaking

I dette tilfellet spiller "les"-prinsippet inn. For eksempel må vi finne alle studenter som studerer i Kharkov. For å gjøre dette trenger du:

Hva skal vi gjøre hvis vi er interessert i studenter fra Kharkov som har mer enn 1000 stipender? Da vil søket vårt se slik ut:

VELG * FRA Studenter HVOR Adresse = "Kharkov" OG stipend > 1000;

og den resulterende tabellen vil se slik ut:

For å opprette en enhet

I tillegg til å legge til en tabell ved hjelp av den innebygde konstruktøren, kan det hende du må utføre denne operasjonen ved å bruke en SQL-spørring. I de fleste tilfeller er dette nødvendig under laboratorie- eller kursarbeid som en del av et universitetskurs, fordi det i det virkelige liv ikke er behov for dette. Med mindre du selvfølgelig er engasjert i profesjonell applikasjonsutvikling. Så for å opprette en forespørsel trenger du:

Gå til "Creation"-fanen.
Klikk på "Query Builder"-knappen i "Annet"-blokken.
I det nye vinduet klikker du på SQL-knappen og skriver inn kommandoen i tekstfeltet:

LAG BORD Lærere
(Lærerkode INT PRIMÆR NØKKEL,
Etternavn CHAR(20),
Navn CHAR(15),
Mellomnavn CHAR (15),
Kjønn CHAR (1),
Fødselsdato DATE,
hovedemne CHAR(200));

der "CREATE TABLE" betyr å lage "Teachers"-tabellen, og "CHAR", "DATE" og "INT" er datatypene for de tilsvarende verdiene.

Merk følgende! Hver forespørsel må ha en ";" på slutten. Uten det vil kjøring av skriptet resultere i en feil.

For å legge til, slette, redigere

Alt er mye enklere her. Gå til feltet Opprett en forespørsel igjen og skriv inn følgende kommandoer:

Opprette et skjema

Med et stort antall felt i tabellen blir det vanskelig å fylle databasen. Du kan ved et uhell utelate en verdi, skrive inn en feil eller skrive inn en annen type. I denne situasjonen kommer skjemaer til unnsetning, ved hjelp av hvilke du raskt kan fylle ut enheter, og sannsynligheten for å gjøre en feil minimeres. Dette vil kreve følgende trinn:

Vi har allerede dekket alle de grunnleggende funksjonene til MS Access 2007. Det er en siste viktig komponent igjen – rapportgenerering.

Genererer en rapport

En rapport er en spesiell MS Access-funksjon som lar deg formatere og klargjøre data fra en database for utskrift. Dette brukes hovedsakelig til å lage følgesedler, regnskapsrapporter og annen kontordokumentasjon.

Hvis du aldri har møtt en slik funksjon, anbefales det å bruke den innebygde "Rapportveiviseren". For å gjøre dette, gjør følgende:

Gå til "Creation"-fanen.
Klikk på "Rapportveiviser"-knappen i "Rapporter"-blokken.
Velg interessetabellen og feltene du trenger å skrive ut.
Legg til det nødvendige grupperingsnivået.
Velg sorteringstypen for hvert felt.
Tilpass layoutvisningen for rapporten.

Konklusjon
Så vi kan med sikkerhet si at vi har fullstendig analysert opprettelsen av en database i MS Access 2007. Nå kjenner du alle de grunnleggende funksjonene til en DBMS: fra å lage og fylle tabeller til å skrive utvalgsspørringer og lage rapporter. Denne kunnskapen er nok til å utføre enkelt laboratoriearbeid som en del av et universitetsprogram eller bruk i små personlige prosjekter.
For å designe mer komplekse databaser, må du forstå objektorientert programmering og studere DBMS-er som MS SQL og MySQL. Og for de som trenger øvelse i å skrive spørringer, anbefaler jeg å besøke SQL-EX-nettstedet, hvor du finner mange praktiske, underholdende problemer.
Lykke til med å mestre det nye materialet, og hvis du har spørsmål, legg igjen en kommentar!

Access 2010 er et program for opprettelse og administrasjon av databaser. For å forstå Access må du først forstå databaser.

I denne artikkelen vil du lære om databaser og hvordan de brukes. Du vil lære forskjellene mellom å administrere data i Access og Microsoft Excel.

Hva er en database?

En database er en samling av data som er lagret i et datasystem. Databaser lar brukerne deres raskt og enkelt legge inn, få tilgang til og analysere dataene deres. De er et så nyttig verktøy at du ser dem hele tiden. Har du noen gang ventet mens en leges resepsjonist skrev inn din personlige informasjon på en datamaskin eller sett en butikkmedarbeider bruke en datamaskin for å se om en vare var på lager? Så så du databasen i aksjon.

Den enkleste måten å forstå hva en database er, er å tenke på den som en samling lister. Tenk på en av databasene nevnt ovenfor: en pasientdatabase på et legekontor. Hvilke lister finnes i en slik database? Vel, for det første er det en liste over pasientnavn. Deretter er det en liste over tidligere avtaler, en liste med sykehistorie for hver pasient, en liste over kontaktinformasjon osv.

Dette gjelder alle databaser – fra de enkleste til de mest komplekse. For eksempel, hvis du vil bake informasjonskapsler, kan du holde en database som inneholder oppskrifter du vet hvordan du får og venner du gir disse oppskriftene til. Dette er en av de enkleste databasene. Den inneholder to lister: en liste over vennene dine og en liste over kakebakeoppskrifter.

Men hvis du var en profesjonell baker, ville du ha mange flere lister å holde styr på: en liste over kunder, en liste over solgte produkter, en liste over priser, en liste over bestillinger... listen fortsetter. Jo flere lister du legger til, jo mer kompleks blir databasen.

Lister i Access er litt mer komplekse enn de du skriver på papir. Access lagrer sine lister over data i tabeller, slik at du kan lagre enda mer detaljert informasjon. I tabellen nedenfor er listen over personer i amatørbakerdatabasen utvidet til å inkludere annen relevant informasjon om venner.

Hvis du er kjent med andre programmer i Microsoft Office-pakken, kan dette minne deg om Excel, som lar deg organisere data på en lignende måte. Faktisk kan du lage en lignende tabell i Excel.

Hvorfor bruke en database?

Hvis en database i hovedsak er en samling lister lagret i tabeller, og du kan lage tabeller i Excel, hvorfor trenger du en ekte database? Mens Excel er ypperlig til å lagre og organisere tall, er Access mye mer effektivt til å håndtere ikke-numeriske data som navn og beskrivelser. Ikke-numeriske data spiller en betydelig rolle i nesten enhver database, og det er viktig å kunne sortere og analysere dem.

Men det databaser egentlig gjør, utover enhver annen måte å lagre data på, er tilkobling. Vi kaller en database som de du skal jobbe med i Access en relasjonsdatabase. En relasjonsdatabase kan forstå hvordan lister og objektene i dem er relatert til hverandre. For å utforske denne ideen, la oss gå tilbake til en enkel database med to lister: vennenes navn og kakeoppskrifter du vet hvordan du lager. Du bestemmer deg for å lage en tredje liste for å holde styr på gruppene med informasjonskapsler du lager og hvem de er for. Siden du bare lager dem, kjenner du oppskriften, og du bare gir dem videre til vennene dine, vil denne nye listen få all informasjon fra listene du har laget tidligere.

Ser du hvordan den tredje listen bruker ord som dukket opp i de to første listene? Databasen er i stand til å forstå at Ivan Ivanovich og Sour Cream Cookies i listen er de samme tingene som Ivan Ivanovich og Sour Cream Cookies i de to første listene. Dette forholdet virker åpenbart, og personen vil umiddelbart forstå det. En Excel-arbeidsbok kan imidlertid ikke.

Forskjellen mellom Access og Excel

Excel vil behandle alle disse tingene som separate og ikke-relaterte opplysninger. I Excel må du skrive inn hver enkelt informasjon om en person eller type informasjonskapsel hver gang du nevner det fordi denne databasen ikke vil være relativ som en Access-database. Enkelt sagt kan relasjonsdatabaser gjenkjenne hva en person kan gjøre: hvis de samme ordene vises i flere lister, refererer de til det samme.

Det faktum at relasjonsdatabaser kan behandle informasjon på denne måten gjør at du kan legge inn, søke i og analysere data i mer enn én tabell om gangen. Alle disse tingene ville være vanskelige å gjøre i Excel, men i Access kan selv komplekse oppgaver forenkles og gjøres ganske brukervennlige.