Cześć! Jestem Denis Suprunov,
Ekspert ds. promocji FriendMedia

Artykuł ten będzie przydatny dla menadżerów firm eventowych, dyrektorów artystycznych obiektów rozrywkowych, organizatorów wydarzeń biznesowych, przedstawicieli mediów i agencji reklamowych.

Zbliża się wydarzenie, chcesz, aby zakończyło się sukcesem, a do tego musisz przyciągnąć ludzi i wypromować wydarzenie. Jeśli tak nie jest i nie jesteś jedną z powyższych osób, jest mało prawdopodobne, aby ta informacja była dla Ciebie przydatna. Choćby dla ogólnego rozwoju.

Utworzyłeś więc spotkanie VKontakte poświęcone Twojemu wydarzeniu i zastanawiasz się, co dalej. Całą pracę nad promocją wydarzeń podzieliliśmy na 5 kroków. Oto etapy, przez które przechodzimy wspólnie z Klientem, pomagając mu wypromować swoje wydarzenie:

Krok 1. Przygotowanie do promocji

Zanim zaczniesz się promować, musisz odpowiedzieć sobie na kilka ważnych pytań:

• Czy wszystko jest gotowe? Ustalono datę, lokalizację, format, rozwiązano kwestie cenowe i przydzielono budżet promocji.
• Kto jest grupą docelową (TA) wydarzenia? Format wydarzenia i cena biletu po części pomogą odpowiedzieć na to pytanie. Wiesz, kogo chcesz na swoim wydarzeniu i wiesz, kogo chcesz przyciągnąć.
• Jakie problemy potencjalnych uczestników rozwiązuje to wydarzenie? Wiesz, jak przydatne jest Twoje wydarzenie dla odbiorców, masz pewność, że się im spodoba.
• Dlaczego potrzebujesz promocji? Musisz sprzedać 100 biletów lub przyciągnąć 200 bezpłatnych uczestników. Masz jasne pojęcie, dokąd zmierzasz i co powinno się ostatecznie wydarzyć.
• Jak obliczysz konwersję z promocji VKontakte? Kontrolujesz ruch do formularza zamówienia, utworzyłeś formularz rejestracji poprzez VKontakte, odpowiadasz telefonicznie na przychodzące zapytania i kontrolujesz przepływ z VKontakte.

Jeśli jeszcze nie odpowiedziałeś na te pytania, możemy Ci pomóc. Odpowiedzieliśmy - działamy dalej. Zanim zaprosimy gości do domu, należy w domu zaprowadzić porządek. Więc to jest tutaj.

Rysujemy układy projektowe do spotkania na VKontakte potrzebne będą co najmniej 2 różne rozmiary: 500 x 200 pikseli dla awatara i 700 x 500 pikseli dla kanału wiadomości. Obydwa zdjęcia muszą pasować do stylu wydarzenia i zawierać datę, miejsce, nazwę, format (koncert, pokaz mody, impreza lub master class) oraz warunki udziału.

Napisz tytuł spotkania. Do 48 znaków. Może być inaczej. Z reguły najważniejsze jest uwzględnienie w tytule korzyści płynących z wydarzenia, co zwiększy konwersję z promocji. Nagłówek powinien być głośny i prowokujący („60-lecie Playboya w Kazaniu” lub „Wygraj darmowy dzień w SPA w Terra Vite”) lub zwięzły i użyteczny („Noc rabatów na imprezie w GUM 12 września” lub „ Bezpłatny kurs mistrzowski na gitarze elektrycznej”).

Wstaw opis spotkania. Może zawierać nieograniczoną liczbę znaków, jednak zbyt długi opis zwinie się, często ukrywając ważne informacje. Opis powinien pokazać odwiedzającemu użytkownika, co powinien zrobić i odpowiedzieć na wszystkie jego pytania. Jeśli chcesz żeby wypełnił formularz to napisz, jeśli chcesz żeby poszedł na stronę to napisz.

Wypełnij dodatkowe ważne formularze: godziny rozpoczęcia i zakończenia, miejsce, strona internetowa, linki, kontakty. Są to tzw. wyzwalacze, których zignorowanie może obniżyć współczynnik konwersji z promocji do minimum lub nawet położyć kres całej kampanii reklamowej. Istnieją również inne dodatkowe funkcje: albumy zdjęć, nagrania audio, nagrania wideo, dokumenty, dyskusje, materiały. Jeśli masz koncert muzyczny, ważne są dla Ciebie nagrania audio i wideo, jeśli masz pokaz mody, ważne jest posiadanie albumu ze zdjęciami, jeśli prowadzisz zajęcia mistrzowskie, ważne są dyskusje tematyczne. Tu jest to indywidualne. Bardzo ważne jest, aby przewidywać pytania użytkowników i zapisywać pełne informacje o wydarzeniu, łącznie ze wskazówkami i numerami telefonów organizatorów.

Krok 2: Określ swój budżet i narzędzia

Aby promować, utworzyliśmy już spotkanie, wypełniliśmy je i wystawiliśmy. Promację musisz zacząć 2-4 tygodnie przed wydarzeniem, ale nie później – nie będziesz miał czasu i nie wcześniej – ludzie będą się tobą znudzić. Jeśli masz serię wydarzeń, to przynajmniej z miesięcznym wyprzedzeniem. Teraz potrzebujemy osób na spotkaniu, przyjrzyjmy się opcjom przyciągnięcia publiczności:

• Zaproś swoich znajomych. Można to robić codziennie, od września 2014 r. VKontakte pozwala codziennie zapraszać na spotkanie tylko 40 znajomych, wcześniej nie było żadnych ograniczeń. Tym samym w ciągu 2 tygodni można zaprosić maksymalnie 560 osób. Spośród nich z reguły 60% ma ograniczenia dotyczące prywatności w zakresie możliwości wysyłania im zaproszeń. Pozostało około 224 osób. Spośród nich około 10% kliknie przycisk „Pójdę” lub „Może pójdę” – to pierwszy krok na ścieżce konwersji, który będziemy liczyć. Całkowita konwersja z całego zaproszenia wynosi około 4-5% (znajomych było 560 - uczestników spotkania było 22). Kilka. I to za darmo.
• Zapraszanie członków grupy lub społeczeństwa. Podajemy do publicznej wiadomości lub grupę organizatora spotkania i konfigurujemy zaproszenia na vkbot.ru z grupy na spotkanie. Program ten pozwoli zaoszczędzić mnóstwo czasu i pozwoli lepiej kontrolować konwersję z wysyłania zaproszeń. Zaproszenie się skończyło, zróbmy zrzut ekranu okna z wynikami i skonfigurujmy zaproszenie z drugiej grupy, umieszczając je wcześniej w organizatorach. Pamiętaj o konwersji 4-5%. W liczbach: jeśli w grupie jest 10 000 osób, to tylko około 400 odwzajemni Twoje uczucia i to z tą publicznością możesz dalej pracować. Kosztuje 1 dolara za anty-captcha dla vkbot.ru przy wysyłaniu 15 tysięcy zaproszeń.
• Zakup zaproszeń. Z pewnością Twoje konto osobiste i Twoje grupy nie są bez dna, a ich liczba jest ograniczona. Dlatego często polecamy wykupienie możliwości wysyłania zaproszeń z innych grup: miejskich i tematycznych. Aby to zrobić znajdź społeczność o swoim temacie np. Publiczne plakaty, napisz do administratora, wynegocjuj cenę zaproszenia z jego grupy. Zapisz to, jest to konieczne do oceny skuteczności zaproszenia z grupy i powtórz kroki z punktu powyżej. Zrobimy również zrzut ekranu wyników, aby zrozumieć skuteczność naszych inwestycji w zapraszanie. Kosztuje od 500 do 10 000 rubli, w zależności od jakości społeczności i liczby jej uczestników.
• Ukierunkowana reklama to najwygodniejsze i najskuteczniejsze narzędzie do promocji VKontakte. Jednak tutaj wiele zależy od poprawnych ustawień. Ukierunkowane reklamy pozwalają przyciągnąć odbiorców, gdziekolwiek się znajdują, nawet na publicznej stronie konkurencji. Lekcja na temat konfigurowania reklam ukierunkowanych może trwać kilka godzin, jest naprawdę wiele ważnych niuansów. Dlatego w skrócie z naszego doświadczenia: obrazek powinien być czerwony i mieć niestandardowy kształt, tytuł powinien pytać, zapraszać lub zawierać problem, opis powinien być przydatny i zawierać liczby. Zalecam wybranie odbiorców z grup interesu publicznego i społeczności konkurencyjnych. Polecam ustawić od 5 do 20 reklam według różnych parametrów, uruchomić je wszystkie i monitorować CTR. CTR to skuteczność reklamy, liczba kliknięć reklamy podzielona przez liczbę wyświetleń, mierzona w procentach. Jeśli CTR jest mniejszy niż 0,01%, możesz usunąć reklamę, jeśli jest większy niż 0,1%, przenieś obciążenie do formatu „za obejrzenie”. Z budżetem mniejszym niż 5000 rubli nie ma tu nic wspólnego. Koszt kliknięcia można obniżyć ze standardowych 20 do 1-2 rubli. Każde kliknięcie zmniejsza koszt następnego. Im więcej kliknięć, tym skuteczniejsza jest Twoja reklama i niższy koszt kliknięcia.
• Kupowanie postów od liderów opinii i grup lub opinii publicznej. Lider opinii to użytkownik, który jest dobrze znany w Twojej branży. Jeśli promujesz koncert, to jest to muzyk i prezenter; jeśli mistrzowska klasa dla biznesu, to jest to dziennikarz i mówca mediów biznesowych; blogerzy nadają się na każde wydarzenie. Z reguły liderami opinii mogą być uczestnicy Twojego wydarzenia lub użytkownicy posiadający ponad 5000 subskrybentów. Znani uczestnicy Twojego wydarzenia mogą zostać poproszeni o bezpłatne ponowne opublikowanie wiadomości ze spotkania, ludzie mediów mogą zostać poproszeni o ponowne opublikowanie w celu uzyskania bezpłatnego zaproszenia na wydarzenia, a blogerzy mogą otrzymać wynagrodzenie za publikację. Reposty i posty można także kupować w popularnych i tematycznych społecznościach. Tematyka oznacza tutaj zgodność zainteresowań większości subskrybentów z tematem publikowanych treści. Koszt 1 repostu może osiągnąć nawet 10 tysięcy rubli, średnio 500-1000 rubli.

Krok 3. Zacznij promować wydarzenie

Ustaliliśmy budżet, ustaliliśmy targetowanie, wybraliśmy strony publiczne do publikacji i uzgodniliśmy cenę z liderami opinii. Utwórz harmonogram działań: zapraszanie, publikowanie postów na spotkaniach, kupowanie repostów i postów w społecznościach. I zrób tabelę z nagłówkami: Narzędzie, Koszt, Wynik. Wykonujesz czynności z harmonogramu, monitorujesz wyniki i wypełniasz tabelę końcową.

Codziennie na spotkaniu napisz 2-3 posty poświęcony wydarzeniu. Mogą to być zdjęcia z przygotowań, zaproszenie wideo, odliczanie, przypomnienia o korzyściach i kontaktach. Wszystko to umożliwi komunikację z publicznością, która dołączyła do spotkania i pozwoli przekazać korzyści z wydarzenia tym, którzy jeszcze nie zdecydowali się na wyjazd lub nie.

Na tym etapie niezwykle ważna jest obsługa klienta. Zadają pytanie – to jest ciepły kontakt – odpowiedź i zrób to tak wyraźnie, jak to możliwe, szczegółowo, ale nie długo. Każde pytanie i uwaga powinna otrzymać własną odpowiedź.

W okresie promocyjnym nadal możesz ogłosić rozdanie lub promocję zaproszenie na Twoje wydarzenie. Promocja rabatowa musi mieć określony termin, można ją podzielić na etapy: co tydzień cena wzrasta. Losowanie można przeprowadzić według prostych zasad: „opublikuj ponownie, dołącz do grupy, a my losowo wyłonimy zwycięzcę”. Takie konkursy są zabronione przez zasady VKontakte, ale jak dotąd nie ma dla nich żadnych sankcji i można z nich korzystać. Rozdanie musi zakończyć się na tydzień przed wydarzeniem. W ten sposób wzbudzisz zainteresowanie wydarzeniem i pozostawisz czas osobom, które nie wygrały losowania, na zakup biletów. Rozdania przyciągają dodatkową publiczność kosztem samych uczestników.

Krok 4. Eksplozja informacji w dniu wydarzenia

Dzień nadszedł. Wiadomość pojawiła się z liczbą 0 i komunikatem „Dzisiaj”. W tym dniu nie powinniśmy już mieć zaproszeń w naszym harmonogramie akcji, ale powinniśmy zaplanować publikację 2-3 postów w dużych grupach.

Tego dnia:

• dodaj słowo „DZISIAJ” na końcu nazwy spotkania
• opublikuj plan wydarzenia
• poproś liderów opinii o ponowne opublikowanie
• kup 1-2 wiadomości w grupach tematycznych
• oferują bezpłatną publikację wiadomości o wydarzeniu w społecznościach tematycznych lub społecznościach plakatowych.
• opublikuj go ponownie na swojej stronie i wśród społeczności organizatorów
• opublikuj ponownie na stronach uczestników

Wydarzenie się rozpoczęło.

• przeprowadzić transmisję zdjęciową ze zgromadzenia gości, od początku wydarzenia. Ludzie nadal mogą dołączyć w trakcie procesu, jeśli jest to seminarium internetowe, lub mogą przyjść później, jeśli jest to impreza.
• Monitoruj recenzje i wzmianki w dniu wydarzenia i podczas wydarzenia. Odpowiadamy na nie. Zwłaszcza jeśli uruchomiłeś transmisję offline na Instagramie lub Twitterze w miejscu wydarzenia lub zmotywowałeś ludzi do sprawdzenia w Foursquare i Swarm.

Transmisja offline to odrębne wydarzenie w ramach wydarzenia, które pomaga przyciągnąć nowych widzów kosztem tych już obecnych, a także pomaga w organizacji wydarzeń interaktywnych. Robimy to za pomocą mediów społecznościowych. sieci. To osobny temat na nowy artykuł, więc później opowiem o co chodzi. Jeżeli jesteś zainteresowany już teraz zadzwoń.

Krok 5. Wydania popremierowe i plany na przyszłość

Dzień po wydarzeniu piszemy newsy z wdzięcznością dla uczestników. W tygodniu po wydarzeniu zajmujemy się publikacją post-release. Dla Ciebie publikacje popremierowe to:

• zdjęcia
• relacja wideo
• publikacje w mediach

mikrookręg Czarna Reczka, 15 Rosja, Sankt Petersburg 8 812 497 19 87

Promocja wydarzeń za pomocą VKontakte. Dość nietypowy sposób

UDZIAŁ

Oczywiście teraz istnieje wiele sposobów na rekrutację osób na nadchodzące wydarzenie: konferencję, seminarium, webinar, szkolenie itp.

Poniżej podzielę się dodatkowym narzędziem, które na pewno musisz przetestować w swojej firmie.

UWAGA: nie każdemu będzie to odpowiadać. A niektórzy uznają to nawet za nieetyczne.

Pamiętajcie, że wszędzie obowiązuje zdrowy rozsądek. Mój cel: dać ci naprawdę działające narzędzie, ale to, jak go wykorzystasz, to już inna kwestia.

Trochę tła:

Któregoś wieczoru przeglądałem kanał informacyjny VKontakte. Rzadko zwracam uwagę na reklamy kierowane po lewej stronie, ponieważ... Zwykle pojawiają się przebłyski czyichś twarzy, które zupełnie mnie nie interesują. I nagle…

...Widzę w ogłoszeniu awatar mojego bardzo dobrego znajomego.

Mój wzrok natychmiast kieruje się w lewo. Przeczytałem nagłówek: „Aplikowałem o…” (wskazano tam jakąś konferencję).

Zgadzam się: to ciekawe, gdy widzisz zdjęcie swojego przyjaciela, a nawet z takim podpisem.

Teraz nie mogłam usiedzieć spokojnie, bo... mój dociekliwy umysł domagał się odpowiedzi, jak oni to zrobili.

Po około 10 minutach zastanowienia zrozumiałem o co chodzi...

Promujesz wydarzenia tą metodą?

Na początku myślałem, żeby napisać wszystko w formie tekstowej, ale zdecydowałem się nakręcić o tym film.

Po obejrzeniu może pojawić się kilka pytań na raz:

Jeszcze raz skupię się na zdrowym rozsądku. Tak, ta metoda nie jest odpowiednia we wszystkich przypadkach.

Jednakże, jak widać na powyższym przykładzie, byłem bardzo ciekaw, jaki rodzaj konferencji jest reklamowany.

Wyciągnij wnioski!

To tyle z mojej strony 😉

P.S. Jeśli ten artykuł okazał się pomocny, subskrybuj aktualizacje bloga i polecaj go swoim znajomym, zwłaszcza tym, którzy są zainteresowani promocją swoich wydarzeń.

Organizacja wydarzenia to nowe, zabawne doświadczenie, bez względu na to, co to jest: impreza, impreza firmowa, spotkanie dla przyjaciół i rodziny, wesele lub jakiekolwiek inne formalne wydarzenie. Właściwa organizacja to ważny element każdego wydarzenia i możesz mieć pewność, że Twoje wysiłki nie pozostaną niezauważone. Z tego artykułu dowiesz się, jak zorganizować wydarzenie, jak rozwiązywać konflikty i znajdować wyjście z trudnych sytuacji oraz jak unikać problemów dzięki przejrzystemu planowaniu.

Kroki

Główne cele

Zdefiniuj swoje cele i zadania. Przed rozpoczęciem planowania ważne jest, aby dowiedzieć się, jakiej wielkości będzie miejsce, jaki będzie budżet, co się będzie działo, ilu będzie gości, jacy to będą ludzie, a także zdecydować, jaka strategia planowania będzie skuteczna Ty. Jak chcesz, żeby wyglądało wydarzenie? Co chcesz robić?

• Kiedy już ustalisz, czego będzie dotyczyć wydarzenie (celebrowanie wydarzenia, zbiórka pieniędzy, edukacja, sprzedaż, zgłaszanie sugestii), będziesz musiał rozważyć Po co robisz to. Zrozumienie dlaczego pomoże Ci się skoncentrować i kontynuować pracę.
• Musisz także zastanowić się, jakie będą Twoje cele. Nie da się osiągnąć celu, jeśli nie wiesz, co to jest. Cel będzie Cię motywował do samego końca.

1. Wybierz datę i godzinę. Jest to jeden z kluczowych punktów planowania. Jeżeli wybierzesz termin i godzinę, która nie będzie nikomu odpowiadać, wszystkie Twoje wysiłki pójdą na marne. Jeśli wybierzesz dzień, który nie nadchodzi szybko, albo wręcz przeciwnie, za wcześnie, istnieje ryzyko, że ludzie albo zapomną o tym wydarzeniu, albo inaczej zaplanują swój czas. Niezwykle ważne jest, aby wybrać termin, który będzie dogodny dla większości.

   • O wydarzeniu najlepiej poinformować gości z dwutygodniowym wyprzedzeniem. Prawdopodobnie nie będą mieli jeszcze innych planów. Wtedy możesz przypomnieć o wydarzeniu raz lub dwa razy bliżej wybranej daty. Wybierz dzień, do którego pozostały Ci 2-3 tygodnie, ale tylko pod warunkiem, że uda Ci się zrobić wszystko na czas.

2. Wybierz lokalizację. Teraz już wiesz, co będziesz robić i kiedy, musisz zdecydować, które miejsce będzie Ci odpowiadać i sprawdzić w kilku miejscach, czy interesujący Cię termin jest dostępny. Jakiej przestrzeni potrzebujesz? Jak przestrzeń będzie wykorzystana? Czy goście będą siedzieć w rzędach krzeseł, na ławkach, przy stołach, a może na kocach na trawie? Potrzebujesz miejsca do tańca, sceny lub trybun? Upewnij się, że wybrane przez Ciebie siedzisko ma odpowiedni rozmiar.

   • Odwiedź witrynę z wyprzedzeniem i naszkicuj plan piętra. Dzięki temu planowi będziesz mógł zaaranżować stoły, zorganizować catering, uwzględnić bezbarierowy dostęp dla osób niepełnosprawnych i drogi ewakuacyjne, a także rozmieścić sprzęt. Zaznacz lokalizację źródła zasilania (jeśli jest wymagane), a także lokalizację urządzeń zewnętrznych (lodówki, kostkarka do lodu, grill, kuchenka itp.). Zaplanuj wszystkie wyloty i miejsca, w których będą przebiegać kable (można je ukryć pod dywanikiem) oraz wszelkie elementy wymagające szczególnej uwagi z punktu widzenia bezpieczeństwa.
   • Czy potrzebujesz specjalnego pozwolenia? Czasami potrzebne jest specjalne zezwolenie na sprzedaż alkoholu, a także na organizowanie hałaśliwych wydarzeń, organizowanie dojazdu, parkowanie i instalowanie dużych konstrukcji (na przykład pawilonów).

3. Zdecyduj, ile osób zaprosisz. Na ile osób przeznaczony jest Twój budżet? Wstęp na wydarzenie wyłącznie z biletem lub zaproszeniem, co ułatwia planowanie, ale zawsze możliwe są spóźnienia i dodatkowi uczestnicy (np. dzieci, małżonkowie, przyjaciele). Pamiętaj, że im więcej osób, tym więcej personelu będziesz potrzebować.

   • Ponieważ liczba osób może stanowić poważny problem, ważne jest zapewnienie wystarczającej ilości miejsca dla wszystkich gości.
   • Zdecyduj o maksymalnej liczbie osób, które mogą wziąć udział w Twoim wydarzeniu.

4. Ustal budżet. Połącz siły z kilkoma zaufanymi osobami i zdecyduj, ile pieniędzy będziesz potrzebować na zorganizowanie wydarzenia. Czy będziesz zatrudniać pracowników? Czy będziesz musiał wynajmować sprzęt i płacić czynsz za lokal? Ile pieniędzy potrzebujesz na jedzenie i napoje? A co z drobnym drukiem? Zdecyduj, ile pieniędzy będziesz mieć do dyspozycji i twórz plany w oparciu o swój budżet. Nie powinieneś wydawać swoich osobistych pieniędzy na coś, na co nie musisz ich wydawać.

   • Być może uda Ci się pozyskać sponsorów lub dobrowolne datki, ale nie zawsze tak się dzieje. Jeśli nie przewiduje się dodatkowych środków, ważne jest, aby nie planować dodatkowych środków w budżecie. Jeśli usługa cateringowa kosztuje dużo, poproś wszystkich, aby przynieśli własne jedzenie i napoje. Nie będziesz potrzebować usług personelu, ale będziesz musiał znaleźć stół, ławki i lodówki. Aby uniknąć wydawania pieniędzy na fotografa, sami róbcie sobie zdjęcia. Bądź kreatywny!

5. Zbierz swój zespół. Rozdzielaj zadania pomiędzy członków zespołu. Jeśli organizujesz nieformalne wydarzenie, członkami zespołu mogą być przyjaciele, rodzina i inne osoby. Organizacja wydarzenia wiąże się z podziałem obszarów odpowiedzialności pomiędzy ludzi. Upewnij się, że wszyscy wiedzą, co mają robić.

   • Przydzielaj obowiązki podczas zatrudniania pracowników i przygotowywania zaproszeń. Przydziel im odpowiedzialność tak wcześnie, jak to możliwe i, jeśli to możliwe, zaoferuj im wybór zadań. Warto mieć też kilka osób w rezerwie, gdyż nie wyklucza się możliwości nakładania się na siebie.

6. Przemyśl sekwencję wydarzeń. Nie da się planować bez znajomości kolejności wydarzeń na wydarzeniu. Kiedy prelegenci wygłoszą swoje przemówienia? Czy na wydarzeniu odbędą się gry, prezentacje, rozrywka? Ile czasu upłynie, zanim goście będą mogli zjeść? Opracuj szczegółowy plan uwzględniający wszystkie wydarzenia.

   • Zostaw trochę czasu w rezerwie, ponieważ możliwe są odstępstwa od harmonogramu. Ludzie mogą się spóźniać, przemówienia mogą być dłuższe niż planowano, a kolejka po żywność może być długa. Oczywiście warto zastanowić się nad harmonogramem, jednak warto zrozumieć, że nie zawsze wszystko przebiega dokładnie zgodnie z planem.

Rozpoczęcie przygotowań

1. Wyślij zaproszenia. Bez zaproszenia nikt nie dowie się o Twoim wydarzeniu. Twoje zaproszenie jest twarzą wydarzenia, dlatego do projektu musisz podejść odpowiedzialnie. Pierwsze wrażenie wydarzenia zostanie ukształtowane dzięki zaproszeniu. Staraj się robić wszystko na przyzwoitym poziomie.

   • Rozważ klasyczne opcje: pocztówki, ulotki i inne drobne druki. Pamiętaj, że zaproszenia można wysyłać także cyfrowo: za pośrednictwem poczty elektronicznej, biuletynu e-mailowego, mediów społecznościowych lub stron z projektami zaproszeń. Możesz też po prostu zaznaczyć wydarzenie w swoim kalendarzu.
     • Jeśli chcesz, aby na Twoim wydarzeniu pojawiło się jak najwięcej osób, wyślij zaproszenia za pośrednictwem mediów społecznościowych. Jeśli wydarzenie jest przeznaczone tylko dla wybranych, zrezygnuj z mediów społecznościowych.

2. Zarejestruj wszystkie osoby, które potwierdziły swój udział. Musisz dokładnie wiedzieć, ile osób przyjdzie. Najprawdopodobniej liczba gości na wydarzeniu nadal będzie się różnić od liczby osób, które potwierdziły swój udział, ale warto mieć przynajmniej ogólne pojęcie, czego się spodziewać. Istnieją specjalne serwisy, które umożliwiają prowadzenie ewidencji, ale można skorzystać z narzędzi sieci społecznościowych (na przykład Facebook) lub nagrywać osoby w programie Excel.

   Weź pod uwagę wszystkich ludzi. Czy będziesz musiał znaleźć i zatrudnić fotografów, budowniczych, projektantów, dekoratorów, prelegentów, sponsorów, prezenterów, muzyków, duchownych, tancerzy i innych artystów lub zlecić swoje obowiązki komuś innemu? Wszystkie te osoby należy uwzględnić przy planowaniu, tak aby dla każdego starczyło miejsca i jedzenia, jeśli jest to uwzględnione w ustaleniach.

   • Czy na imprezie będzie zapewniony posiłek i napoje? Jeśli tak, wiedz, kto będzie odpowiedzialny za przygotowanie jedzenia, podanie go i sprzątanie. Jakie jedzenie będzie serwowane? Czy w obiekcie będą przebywać goście z alergiami, wegetarianie lub weganie, diabetycy, osoby z ograniczeniami dietetycznymi ze względów religijnych itp.? Czy będą niemowlęta, dzieci, osoby starsze lub niepełnosprawne, które nie będą mogły jeść stałego pożywienia?
   • Zastanów się, czy na imprezie będzie rozrywka i co jest potrzebne do jej zorganizowania. Może zaistnieć potrzeba zamówienia sprzętu muzycznego, scen dźwiękowych lub namiotów, dekoracji, świateł, mikrofonów, wzmacniaczy, zasilaczy, projektorów lub ekranów do pokazów slajdów, wytwornic dymu, luster scenicznych, streamerów, plakatów z nazwami firm i tak dalej.
     • Jeśli wynajmujesz firmę zajmującą się rozrywką, dowiedz się, czy może ona zapewnić własny sprzęt, a także jaki sprzęt będzie dostępny w wybranej lokalizacji. Uzgodnij harmonogram. Dzięki temu będziesz wiedzieć, jaka pomoc będzie od Ciebie potrzebna.
   • Firmy cateringowe, kwiaciarnie, prezenterzy i inni specjaliści cenią swój czas, dlatego warto z nimi negocjować jak najwcześniej (im później to zrobisz, tym droższe mogą być ich usługi). Jeśli zrobisz to wcześniej, będziesz miał czas na znalezienie zastępstwa, jeśli odmówi.

3. Znajdź prezentera. Aby wydarzenie przebiegło zgodnie z harmonogramem, potrzebny jest prezenter. Gospodarz wygłasza przemówienia, zaprasza do stołu, ogłasza rozpoczęcie tańca lub innej zabawy, przedstawia gości honorowych. Uzgodnij z gospodarzem termin i plan. Jeśli prezenter jest mądry, znacząco pomoże Ci w zorganizowaniu wydarzenia.

   • Być może będziesz musiał być gospodarzem. Będzie to trudniejsze, ponieważ będziesz musiał kontrolować proces do samego końca. Ważne jest, aby przypisać obowiązki każdej grupie asystentów, aby móc je im delegować.

4. Przygotuj swój sprzęt. Zatrudniając załogę, upewnij się, że zabiera ze sobą wszystko, czego potrzebuje. Możliwe, że ludzie zabiorą ze sobą cały sprzęt, ale jest duże prawdopodobieństwo, że będziesz musiał go szukać osobno. Sprzęt można wypożyczać, kupować lub wypożyczać. Przejrzyj całą listę, od chusteczek po przedłużacze.

   • Dekoracje są ważnym elementem każdego wydarzenia. Obrusy, kwiaty, prezenty, świece, balony, plakaty, banery, strefy fotograficzne, czerwone dywany i wszystko inne należy szukać z wyprzedzeniem.

5. Zastanów się, w jaki sposób pokój odpowiada Twoim potrzebom. Niedoświadczeni organizatorzy często przeoczają ilość i jakość takich rzeczy, jak toalety, parkingi, podjazdy dla wózków inwalidzkich, szatnie, magazyny, kuchnie, kosze na śmieci, wiaderka na lód, gniazdka elektryczne i tak dalej. Przemyśl z góry wszystkie niuanse.

   • Zastanów się także, w jaki sposób ludzie dotrą na wydarzenie. Czy zagraniczni goście będą potrzebować zakwaterowania i transportu? Czy będziesz musiał zarezerwować dla nich transfer?

6. Wiedz z kim będziesz pracować. Jeśli pomysł na wydarzenie nie jest Twój, ważne jest, aby wiedzieć, jak zachowasz się w każdej sytuacji. Aby klient Ci zaufał, powinieneś dowiedzieć się:

   • Kim są główni goście? Jest to zwykle zrozumiałe - na przykład panna młoda i pan młody. Klient nie zawsze jest głównym gościem. Może wziąć udział w wydarzeniu lub nie.
   • Kto jest inicjatorem wydarzenia? Zwykle ci ludzie siedzą przy ich stole i pomagają gościom poznać się i komunikować. Z reguły ci ludzie wiedzą, jak stworzyć odpowiednią atmosferę i podać nowe tematy do rozmów, zaprosić wszystkich do tańca i przedstawić sobie gości. Zwykle można na takich osobach polegać, ponieważ przekażą Ci wszystkie ważne informacje, mogą sami zabrać głos lub wystąpić w roli prezenterów. Z reguły dzięki tym ludziom wydarzenia przebiegają sprawnie.
   • Kto pomoże przywrócić porządek w przypadku problemów. Dowiedz się, kto może Ci pomóc w rozwiązaniu problemów, jeśli zajdzie taka potrzeba. Najczęściej tę rolę pełnią głowy rodziny, opiekunowie, menadżerowie czy ochroniarze.
   • Kto podejmuje decyzje? W większości sytuacji decyzję podejmiesz Ty jako menadżer, ale mogą się zdarzyć sytuacje, w których będziesz musiał coś wyjaśnić gościom, a to nie będzie do końca wygodne. Dowiedz się, z kim możesz porozmawiać w nagłych przypadkach. Najprawdopodobniej będziesz musiał skontaktować się z osobą, która płaci za wydarzenie lub Twoje usługi i którą uważasz za swojego klienta.

Przygotowanie przed wydarzeniem

1. Zbadaj lokalizację wydarzenia. Przed wydarzeniem odwiedź obiekt i zastanów się, jak wszystko będzie zorganizowane. Możesz potrzebować dodatkowego sprzętu - przedłużaczy, świateł i tak dalej. Jeśli nie uda Ci się ich znaleźć od razu, Twoim gościom będzie jeszcze trudniej je znaleźć. Weź to pod uwagę.

   • Jeśli to możliwe, zdecyduj, gdzie i co pojedziesz. Jeśli na wszystko nie ma miejsca, trzeba będzie z czegoś zrezygnować. Porozmawiaj z kierownikiem obiektu, aby sprawdzić, czy może Ci pomóc i zapytać, czy masz jakieś szczególne okoliczności lub wymagania do rozważenia.

2. Przygotuj kosze upominkowe dla członków swojego zespołu. Wszyscy będą musieli ciężko pracować. Aby podziękować ludziom za ich pracę i okazać uznanie, przygotuj prezenty. Zestaw może zawierać bidony, batoniki z muesli, czekoladę, drobne pamiątki i wszystko, co uznasz za stosowne. To wzmocni ducha zespołu.

   • Przygotuj plakietki lub drobne pamiątki, które pozostaną na pamiątkę wydarzenia. Upewnij się, że wszyscy mogą jeść i pić na czas. Staraj się postrzegać swoich pracowników jako zasób, z którego możesz skorzystać w przyszłości.

3. Skontaktuj się ze wszystkimi członkami zespołu przed wydarzeniem. Ważne jest, aby upewnić się, że wszyscy wiedzą, co mają robić i są chętni do pracy. Przekaż wszystkim jasne instrukcje dotyczące czasu przybycia i przekaż wszystkim swoje dane kontaktowe. Jeśli nikt nie ma żadnych pytań, możemy kontynuować.

   • Sprawdź, czy wszyscy są gotowi do wyjścia. Nie każdy będzie w stanie powiedzieć prawdę, dlatego spróbuj wyciągnąć własne wnioski. Czy ludzie wydają się pewni siebie i gotowi do pracy? Jeśli nie, uspokój ich, jeszcze raz omów wszystkie swoje obowiązki i zadaj kilka pytań. Jeśli masz wątpliwości, czy ktoś podoła swoim zadaniom, połącz go z bardziej doświadczonym pracownikiem.

4. Przygotuj listę kontaktów i inne dokumenty, jeśli to konieczne. Ważna jest także Twoja samoorganizacja. Jeśli jesteś przygotowany, możesz uratować każdą sytuację, ale jeśli nie jesteś, sprawy wymkną się spod kontroli. Oto kilka sposobów przygotowania:

   • Zrób listę wszystkich potrzebnych numerów telefonów i adresów. Czy cukiernik myślał, że sam zjesz ciasto? Nie ma problemu – zadzwoń do Maszy, która mieszka niedaleko i poproś ją, żeby w drodze na imprezę odebrała tort.
   • Zrób listę wszystkiego. Przejrzyj listy i sprawdź, jakich przedmiotów, sprzętu i ludzi brakuje.
   • Przygotuj wszystkie faktury i umowy. Im lepiej się przygotujesz, tym mniej problemów będziesz mieć później.

5. Staraj się nie zmieniać niczego na ostatnią chwilę. Czy masz wrażenie, że klient będzie próbował wprowadzać poprawki do ostatniej chwili? Organizując wesela, klienci często proszą o zmianę czegoś w wystroju w ostatniej chwili. Wyznacz termin na wprowadzenie poprawek. Z reguły maksymalny termin to tydzień przed wydarzeniem. Przed tym terminem zmiany można jeszcze wprowadzić bez znaczących szkód dla budżetu lub organizacji.

   • Jeżeli zmiany są niewielkie i nie wiążą się z dodatkowymi kosztami, nie rezygnuj z ich wprowadzenia. Staraj się traktować klienta ze zrozumieniem, ponieważ czeka na niego bardzo ważne wydarzenie.

Zajęcia podczas wydarzenia

1. Przygotuj wszystko. Przyjdź na miejsce wydarzenia przed wszystkimi innymi. Upewnij się, że wszyscy przybyli na czas i zadzwoń do tych, którzy się spóźnią. Pomagaj osobom potrzebującym pomocy i udzielaj wskazówek, jeśli zajdzie taka potrzeba. Nie wtrącaj się, jeśli Twoja obecność nie jest gdzieś potrzebna. Upewnij się, że nikt nie odniósł obrażeń.

   • Poczujesz się lepiej, jeśli zrobisz listę rzeczy do zrobienia i przejrzysz ją. Przekaż listę każdemu zespołowi: tym, których zatrudniłeś; osoby odpowiedzialne za dekorację i aranżację mebli; odpowiedzialnych za sprzęt. Upewnij się, że wszystko jest na swoim miejscu.

2. Deleguj pracę. Nie bój się delegować obowiązków. Nie da się zrobić wszystkiego, dlatego trzeba podzielić się obowiązkami. Jeżeli ktoś jest kiepski w swojej pracy, dajcie mu inną. Twoim zadaniem jest prawidłowe rozesłanie pracy. Nie wydajesz poleceń ani nie naruszasz granic osobistych – po to zostałeś zatrudniony.

   • Bądź grzeczny, ale mów stanowczo i pewnie. Na przykład coś w tym stylu: "Maxim, potrzebuję twojej pomocy w cateringu. Dziękuję. " Twój zespół musi współpracować. Aby wszystkim było łatwiej, wciel się w rolę lidera, jakim powinieneś być.

3. Wiedz, jak się dostosować. Staraj się dotrzymać harmonogramu i znajdź wyjście, jeśli nie możesz dotrzymać harmonogramu, ale najważniejsze jest to nie martw się o to. Jeśli zaczniesz się denerwować, stracisz nad sobą kontrolę i nic dobrego z tego nie wyniknie. Jeśli przemówienie trwa 10 minut, a mówca zignoruje Twoje znaki, zrelaksuj się. Po prostu podasz napoje trochę później i nikt tego nie zauważy. Nic złego się nie stało.

   • Możliwe są dowolne nakładki. Nie da się zaplanować wszystkiego, a im szybciej nauczysz się to akceptować, tym lepiej. Spokojny menadżer wydarzenia może rozwiązać każdy problem, ale wzburzony nie. Więc nie denerwuj się i pozwól sprawom toczyć się własnym torem. Wydarzenie wkrótce się zakończy!

4. Informuj wszystkich na bieżąco o tym, co się dzieje. W dniu wydarzenia sprawdź liczbę gości i wszystkie inne szczegóły. Jeśli coś wymaga zmiany, powiadom o tym osoby odpowiedzialne tak szybko, jak to możliwe. Powinieneś być pierwszym, który zauważy jakiekolwiek problemy.

   • Zapytaj klientów, jak się czują. Mogą być zdenerwowani, zmartwieni, znudzeni, szczęśliwi lub zmartwieni czymś, a rozmowa z Tobą może pomóc je uspokoić i zmotywować do zrobienia czegoś. W razie potrzeby zachęcaj gości i członków swojego zespołu.

5. Pilnuj swoich spraw. Załóż, że każdy członek zespołu jest w stanie podołać swojemu zadaniu: jeśli im coś powierzysz, to sobie poradzą. W razie potrzeby zaoferuj pomoc, ale wszyscy w Twoim zespole powinni być na tyle doświadczeni, aby nie potrzebować tej pomocy. Pamiętaj o następujących kwestiach:

   • Witam wszystkich gości przy wejściu. Po rozpoczęciu wydarzenia pozwól gospodarzowi zaangażować gości. Twoim zadaniem będzie rozwiązywanie problemów i kontrolowanie wszystkich procesów, których goście nie widzą (gotowanie i inne zadania).
   • Obserwuj gości i od czasu do czasu rozmawiaj z gospodarzem, gdyby plany uległy zmianie.
   • Zachowaj dystans od głównych gości wieczoru. To jest ich święto. Bądź jednak przygotowany na to, aby w odpowiednich momentach sprawdzić, czy są zadowoleni ze wszystkiego i czy mają jakieś prośby lub życzenia.

6. Jeśli wydarzenie ma charakter promocyjny, przygotuj pamiątki. Goście powinni pamiętać ten wieczór, ale najprawdopodobniej potrzebujesz nie tylko to. Prawdopodobnie chcesz, aby goście odwiedzili Twoją witrynę, przekazali darowiznę lub opowiedzieli innym o Twojej firmie. Aby wydarzenie było niezapomniane, przygotuj pamiątki. Może to być zdjęcie, ulotka, długopis – coś, co przypomni gościom o Tobie i Twoim wydarzeniu.

7. Po wydarzeniu pogratuluj sobie. Wydaje się, że wydarzenie toczy się samo i nikt nie widzi przygotowań. Pochwal się - zasługujesz na to! Ale jest za wcześnie na relaks - praca nie została jeszcze ukończona.

   • Po wydarzeniu poświęć trochę czasu na spotkanie z klientem i podziękuj mu. Z okazji tego wydarzenia podaruj klientowi drobny upominek – takie drobnostki zawsze uprzyjemniają spotkania. Dodatkowo sprawi to, że klient będzie chętniej Cię polecał. Podaruj kwiaty lub oprawione zdjęcie wieczoru (np. przecięcie wstęgi, najważniejszy moment występu, ceremonia wręczenia nagród, pocałunek pary młodej, zdmuchnięcie świeczek na torcie) lub jakikolwiek inny prezent odpowiedni na tę okazję.

8. Posprzątaj i idź do domu. Postaraj się opuścić to miejsce w takim stanie, w jakim było przed tobą. Powiedz swojemu zespołowi, że czas posprzątać i nie wychodź, dopóki sprzątanie nie zostanie zakończone. Pamiętaj, że Ty też musisz wziąć w tym udział.

   • Jest to nie tylko grzeczne, ale także pozwoli uniknąć niepotrzebnych wydatków. W wielu miejscach sprzątanie po wydarzeniu jest ujęte w rachunku. Staraj się unikać ukrytych kosztów.

9. Zorganizuj zwrot i płatność za cały sprzęt i podziękuj wszystkim, z którymi współpracowałeś. Być może będziesz musiał to zrobić później. Zapytaj klienta, jak mu się podobało to wydarzenie. Nawet jeśli otrzymasz zapłatę później, podziękuj klientowi za możliwość współpracy i poproś o wizytówkę.

   • Podziękuj członkom swojego zespołu. Upewnij się, że wszyscy otrzymają zapłatę. Zbieraj czeki i dbaj o wszystkich. Musisz być ostatnią osobą, która opuści pokój.

Rozwiązywanie problemów

1. Wiedz, co zrobić, jeśli goście się spóźnią i jak sobie poradzić z innymi problemami. Ludzie często się spóźniają i powinieneś być na to przygotowany. Opóźnień z reguły trudno uniknąć (np. ze względu na nieprzewidywalny charakter korków), ale goście, którzy przybędą na czas, znoszą je spokojnie. Aby uniknąć niepotrzebnych trudności:

   • Upewnij się, że zaproszenie wyraźnie określa godzinę. Jeśli poprosisz gości o potwierdzenie obecności, poproś ich również o potwierdzenie godziny. Skontaktuj się z gospodarzem, gośćmi (zwykle najważniejszymi), animatorami i obsługą kuchni, jeśli dowiesz się o problemie, który trudno szybko rozwiązać. Jeśli główni goście (na przykład panna młoda i pan młody) spóźniają się, możesz wykonać następujące czynności:
   • Skontaktuj się ze spóźnialskimi i zapytaj o przybliżoną godzinę przybycia. Powiadom kuchnię o nowej godzinie, aby personel mógł spowolnić lub przyspieszyć pracę.
   • Nie informuj wszystkich gości, że start jest opóźniony z powodu spóźnienia gości (każdy sam to zrozumie). Powiedz głównym gościom, że jesteś tego świadomy. Wyjaśnij, co zamierzasz zrobić, ale daj ludziom możliwość samodzielnego decydowania, ponieważ znają się najlepiej i mogą podejmować decyzje, które są korzystne dla wszystkich.
   • Miej oko na zegar, ponieważ wszyscy muszą wygłosić przemówienia. Jeśli główni goście się spóźnią, zaoferuj im przekąski lub napoje, aby się nie nudzili.
   • Jeśli goście bardzo się spóźniają i nie można na nich czekać (np. dlatego, że niektórych dań nie można podać później), rozpocznij imprezę punktualnie, a gdy goście się spóźnią, podawaj im to samo jedzenie, co wszystkim, nawet jeśli jest deser.
   • Zaproś wszystkich do tańca, zabawy, wygłoszenia przemówienia lub zorganizowania innej rozrywki, szczególnie jeśli jest to muzyka. Poproś fotografów, aby pracowali z gośćmi do czasu przybycia spóźnionych gości. Przygotuj plan zapasowy dzień przed wydarzeniem.
   • Jeśli goście szczególnie chcą przyjść później, potraktuj to jako wybór gości, a nie swoją porażkę. Twoim zadaniem jest rozprawienie się z gośćmi, którzy już przybyli. Zachowuj się tak, jakby problemu nie było.

   • Wiedzieć, jak rozwiązywać problemy związane z jedzeniem. Problemy te rzadko się zdarzają, jeśli wszystko zostało wcześniej przemyślane, ale czasem zdarzają się niespodzianki: dziecko może rozlać jedzenie lub może wydarzyć się coś złego w kuchni. Dowiedz się z wyprzedzeniem, jacy goście będą na wydarzeniu, aby móc zaplanować rozmieszczenie stołów z jedzeniem i miejsc dla gości.

     • Jeśli gdzieś doszło do rozlania, ze względów bezpieczeństwa należy je jak najszybciej sprzątnąć, nawet w przypadku konieczności przeniesienia dywanu, wszelkich elementów dekoracyjnych czy mebli. Jeśli plamy nie da się zamaskować (np. jest to przedmiot zabytkowy), lepiej usunąć przedmiot z plamą. Jeśli masz zapasowe meble, wykorzystaj je. Jeśli nie, resztę mebli zaaranżuj tak, aby brak jednego elementu nie był zauważalny.
     • Przestrzeń z jedzeniem można odgrodzić płotem linowym, zasłoną lub parawanem. Może to być przydatne, jeśli talerze z przystawkami ledwo mieszczą się na stole bufetowym lub jeśli planujesz wyeksponować to, co zostanie podane później. Niektórzy goście mogą zakładać, że jedzenie podawane jest w nieograniczonych ilościach i można je zabrać samodzielnie, jednak nie zawsze tak jest.
     • Zmień menu. Jeśli nie można podać jakiejś części dania (np. przypalona jest przystawka), wyeliminuj ją, zastąp inną lub zmniejsz porcję tak, aby resztki przystawki wystarczyły dla wszystkich. Jednocześnie musisz zwiększyć porcje innych produktów spożywczych. Przekaż decyzję osobom odpowiedzialnym.
     • Wegetarianie, abstynenci czy goście z alergiami nie powinni być zaskoczeni, jeśli wcześniej wszystko przemyślisz, ale nierzadko zdarza się, że ludzie przyprowadzają krewnych lub bliskich przyjaciół, nie informując ich o tym wcześniej, zwłaszcza jeśli wydarzenie nie ma ścisły limit zaproszeń. Z reguły takie problemy są łatwe do rozwiązania. Przywitaj gości już przy wejściu i zapytaj, czy mają jakieś preferencje żywieniowe. Przekazuj kuchni wszelkie preferencje, gdy tylko się o nich dowiesz.
     • Jeśli przyjdzie więcej gości, niż się spodziewałeś, przygotuj więcej jedzenia lub, jeśli to konieczne, kup więcej artykułów spożywczych. Z reguły w kuchni jest zapas żywności na wypadek ewentualnego zepsucia się, a najczęściej jest jej więcej, niż potrzeba, a nie mniej. Możesz zmniejszyć porcje i podać więcej chleba, sałatek lub warzyw, czyli potraw, które możesz szybko kupić w supermarkecie.

   • Wiedzieć, jak rozwiązywać problemy z dziećmi. Nie popełniaj błędu, który popełnia wielu menedżerów – pamiętaj, że dzieci mają takie same potrzeby jak dorośli: chcą się dobrze bawić i nie nudzić. Rodzice często obrażają się, jeśli na imprezie nie ma rozrywki dla dzieci. Najlepiej poproś wszystkich gości, którzy planują przyjechać z dziećmi, aby powiadomili Cię o tym podczas wysyłania odpowiedzi na Twoje zaproszenie.

     • Małym dzieciom (poniżej 10 lat) najlepiej zapewnić jedzenie lub przekąski wcześniej, ponieważ kolacja zwykle zaczyna się dopiero o 20:00, czyli znacznie później niż zwykle jedzą dzieci. Jedzenie powinno być ciekawe i zdrowe dla dzieci, ale także tak przemyślane, jak jedzenie dla dorosłych – rodzice to docenią. Spożywanie pożywnych posiłków dla dzieci ułatwi rodzicom życie i pozwoli im spędzić relaksujący wieczór.
     • Dzieciom powyżej 10. roku życia można zazwyczaj podawać karmę dla dorosłych i wielkość porcji taką samą jak dla dorosłych, chociaż dzieci najczęściej nie zjadają całej porcji. Za zgodą rodziców zaoferuj dzieciom menu dla dzieci, jeśli nie lubią jedzenia dla dorosłych. Nastolatki często wybierają te same produkty spożywcze, co dzieci, ponieważ są prostsze. Z tego powodu niektóre placówki zmieniają nazwy menu dla dzieci na menu alternatywne. Omów z wyprzedzeniem menu dla dzieci i możliwości rozrywki dla dzieci i seniorów z głównymi gośćmi.
     • Zapewnij kobietom z dziećmi prywatne miejsce do karmienia i przewijania, a także miejsce do spania dla małych dzieci, jeśli się zmęczą.

   • Wiedz, jak postępować z hałaśliwymi i nietrzeźwymi gośćmi, a także z osobami próbującymi dostać się na wydarzenie bez zaproszenia. Idealnie można tego uniknąć, ale nie zawsze – problemy mogą pojawić się na imprezach firmowych i rodzinnych. Często pojawiają się niuanse, o których nie wiedziałeś i nie mogłeś wiedzieć, więc bądź przygotowany na wszystko.

     • Zapytaj klienta i głównych gości o możliwe scenariusze zachowania w takich przypadkach. Jeśli omawianie z nimi tej kwestii nie jest właściwe, porozmawiaj z innymi odpowiedzialnymi osobami, aby uniknąć problemów z siedzeniem. Przydziel odpowiedzialność za te sytuacje, monitoruj sytuację i bądź gotowy do interwencji, jeśli zajdzie taka potrzeba. Ściśle rzecz biorąc, Twoim zadaniem jest prowadzenie wydarzenia, ale nie odpowiadasz za sprawy osobiste gości. Z tego powodu warto dowiedzieć się, z kim należy się skontaktować, jeśli zaistnieje nieprzyjemna sytuacja.
     • Ponieważ odmowa spożycia alkoholu przez gościa, który już za dużo wypił, a także wchodzenie w interakcję z gościem, który zachowuje się agresywnie, najlepiej pozwolić, aby konflikt rozwiązał jeden z gości. Dzwoń na policję tylko wtedy, gdy główni goście się zgodzą. Nawet małe wydarzenia często wiążą się z dużą ilością alkoholu, dlatego ważne jest, aby zawsze zachować czujność.
     • Sytuacje z osobami, które próbują dostać się na wydarzenie bez zaproszenia, są zawsze dość trudne. W takiej sytuacji najlepiej spokojnie poprosić ich o opuszczenie wydarzenia, ale najpierw sprawdzić u głównych gości, czy rzeczywiście tych osób nie ma na liście zaproszonych. Jeśli ludzie zachowują się agresywnie, Twoim obowiązkiem jest chronić gości w miarę możliwości. Jeśli nieproszeni goście nie opuszczą obiektu pomimo Twoich próśb, zadzwoń na policję lub ochronę.
     • Goście często ignorują rozkład miejsc i siadają tam, gdzie chcą lub obok tych, z którymi chcą usiąść. Zapytaj głównych gości, czy jest to dopuszczalne. Najlepiej wszystko wcześniej omówić z klientami. Jeśli wymagane jest miejsce siedzące, nie wpuszczaj nikogo do jadalni do czasu rozpoczęcia kolacji. Goście często przebywają w lobby, foyer lub barze aż do kolacji. Jeśli niektóre osoby nie powinny się spotykać ze względu na różnice rodzinne, możesz podzielić osoby na grupy i zaprowadzić je osobno do odpowiednich stołów.

   • Dowiedz się, co zrobić, jeśli pogoda Ci przeszkodzi. W niektórych obszarach możliwe są nagłe opady deszczu lub śniegu, podobnie jak ekstremalne upały lub zimno. Ogólnie rzecz biorąc, pogoda nie ma wielkiego znaczenia, jeśli impreza odbywa się w pomieszczeniu, ale w przypadku wydarzeń na świeżym powietrzu sytuacja staje się bardziej skomplikowana. Jeśli spodziewana jest zła pogoda, przenieś wydarzenie w inne miejsce. Jeśli nie jest to możliwe, wynajmijcie duży pawilon lub namiot (choć opcja ta może być droga, jeśli zostanie zarezerwowana w ostatniej chwili). Monitoruj pogodę w ramach przygotowań do wydarzenia. W przypadku złej pogody niezwykle trudno jest naprawić sytuację, dlatego zrób wszystko, co w Twojej mocy, aby zapobiec problemom.

     • Niektóre kraje posiadają ubezpieczenie na wypadek złej pogody i innych problemów. Jeśli pogoda w Twojej okolicy jest nieprzewidywalna, przygotuj plan na złą pogodę. Poznaj koszt ubezpieczenia i przeniesienia imprezy w inne miejsce, dzięki temu przygotujesz klienta na ewentualne dodatkowe koszty.

• Przechowuj niezbędne rzeczy, takie jak chusteczki, gaśnica, apteczka i inne przedmioty, w jednym wygodnym miejscu. Jeśli wszystko pójdzie dobrze, nie będziesz ich potrzebować, ale w przypadku większych wydarzeń najlepiej mieć je pod ręką, na wszelki wypadek.
• Jeśli którykolwiek z gości lub mówców jest zmęczony lub zmęczony podróżą samolotem, skontaktuj się z nimi lub ich asystentami, aby dowiedzieć się, czy potrzebuje sesji spa, masażu lub czegokolwiek innego, co poprawi mu samopoczucie. Jeśli od jakiegoś czasu nie jadło, możesz wysłać mu lunch, a jeśli źle się czuje, pigułki (na przykład na ból głowy spowodowany stresem lub ból brzucha po locie). Zmęczeni goście lub prelegenci to sposób na zrujnowanie każdego wydarzenia, niezależnie od tego, jak bardzo się starasz.
• Upewnij się, że wszyscy widzą scenę i słyszą muzykę lub występy.
• Pamiętajcie, że to ogromny zaszczyt móc zaangażować się w organizację cudzego wydarzenia, nawet jeśli sam proces okazuje się bardzo stresujący. Twoja praca może uszczęśliwić wiele osób i dostarczyć im niezapomnianych wrażeń. To doświadczenie przyda się również Tobie, ponieważ zyskasz wiele nowych umiejętności.
• Możesz sam wygłosić przemówienie, a nawet z kimś zatańczyć, jeśli to uatrakcyjni wydarzenie. Ważne jest, aby móc delegować swoje obowiązki na wypadek konieczności wzięcia udziału w tańcu lub wygłoszenia przemówienia. Ważne jest, aby przy żadnym stole nie było ciszy.

Informacje o artykule

wikiHow działa jak wiki, co oznacza, że ​​wiele naszych artykułów jest napisanych przez wielu autorów. Podczas tworzenia tego artykułu 30 osób, w tym anonimowo, pracowało nad jego redagowaniem i ulepszaniem.

W innych językach:

Tę stronę wyświetlono 57 846 razy.

Czy ten artykuł był pomocny?

O czasie. Wszystko zależy od skali. Jeśli planujesz skromny webinar, możesz uprzedzić o nim z miesięcznym wyprzedzeniem. Ale! Jeśli regularnie organizujesz duże wydarzenie (seminarium, konferencję, koncert itp.), zacznij pisać o nim subskrybentom z co najmniej sześciomiesięcznym wyprzedzeniem.

O usługach mailingowych. Wybierz ten, który spełni Twoje zadania. Wybierając usługę e-mailową, sprawdź, czy Landing Page może integrować się z usługą. Podstawowe wymagania: możliwość dostosowania ciągu liter oraz możliwość segmentacji subskrybentów. Na przykład według miasta istnieje jeden biuletyn dla mieszkańców. Osobom z innego miasta należy przesłać mapę, ofertę zakwaterowania, jak dojechać, jakie przystanki transportu publicznego znajdują się w pobliżu miejsca wydarzenia, wyjaśnić, co jest w pobliżu, gdzie zjeść i tak dalej. Oddzielny segment (prelegenci – piosenkarze-muzycy-prezenterzy) – wszyscy, którzy będą bezpośrednio występować. Piszesz do nich zupełnie inne listy.

O intensywności newslettera. Jeśli Twoje wydarzenie odbywa się regularnie, e-maile nie powinny się nigdy kończyć. Intensywność się po prostu zmienia – im bliżej wydarzenia, tym większe zainteresowanie wzbudzasz (a potem listy w sprawie wydarzenia powinny napływać intensywnie w ciągu miesiąca). Ale jeśli przed skromnym webinarem „przyciągniesz” subskrybentów listami, będzie to wyglądało podobnie do tego, jak umawiałeś się z dziewczyną i dzwoniłeś do niej co pięć minut.

O treści w newsletterach. Przed wydarzeniem koniecznie porozmawiajmy o prelegentach. Często dla tych, którzy nic o nich nie wiedzą, są zwykłymi ludźmi. Musimy cię przekonać, żebyś poszedł i ich wysłuchał. Wszystko zależy od skali planowanego wydarzenia.

Jeśli zapraszasz ludzi na webinar, wystarczy, że opowiesz o programie – kiedy, czy będą udostępniane nagrania, jeśli tak, czy są one płatne, czy nie, doświadczenie prelegenta i być może przykłady jego pracy (strona internetowa, na której możesz go znaleźć i obejrzeć). I przypomnienia o webinarze - kilka listów. Po dużej konferencji na pewno sobie o tym przypominasz – w pierwszym liście dziękujesz za udział, a następnie przesyłasz recenzje, tweety, artykuły o wydarzeniu, albumy ze zdjęciami, filmy, nagrania raportów lub abstraktów, recenzje prelegentów. Musisz inspirować swoich subskrybentów i utrzymywać ich w napięciu. A potem płynnie przejdź do propozycji nowego wydarzenia.

Na pół roku do roku przed rozpoczęciem kolejnego wydarzenia piszesz „jesteśmy gotowi na ponowne spotkanie z Tobą. Przedstawiamy program nowego wydarzenia oraz warunki rejestracji.” Oto nasz kolejny mówca. A oto, czego dokonał w ciągu roku (napisał książkę, przemawiał na dziesięciu konferencjach, pojechał na specjalistyczne wydarzenie za granicą i tak dalej). Tutaj znajdziesz więcej przydatnych materiałów na ten temat.

Kto może obejść się bez newsletterów? Organizatorom kameralnych spotkań, którym łatwiej jest zadzwonić do wszystkich 10-15 zaproszonych osób telefonicznie lub skontaktować się z nimi za pośrednictwem komunikatorów internetowych. W pozostałych przypadkach nie ma lepszej metody niż e-mail – jest tani, skalowalny, elastyczny, łatwo konfigurowalny i używany przez każdego. Odpowiednia będzie dowolna metoda powiadamiania, którą uznasz za wygodną. Musimy kierować się wygodą i celowością. Czasami lepiej zadzwonić i upewnić się, że dana osoba na pewno usłyszała Twoją wiadomość.

Organizacja wydarzeń wiąże się z krótkimi ramami czasowymi, koniecznością jak największego dotarcia do docelowej grupy odbiorców i ograniczonym budżetem.

W tym artykule szczegółowo omówimy techniczną część procesu oraz najskuteczniejsze i niskobudżetowe sposoby przyciągnięcia potencjalnych gości na stronę wydarzenia oraz tego, jak zamienić ich w prawdziwych uczestników wydarzenia:

Etap przygotowawczy

Przede wszystkim musisz podjąć decyzję grupa docelowa. Dla kogo organizujesz to wydarzenie? Kto to jest?

1. Ile on ma lat?
2. W jakim mieście mieszka?
3. Czym się interesujesz?
4. Do jakich grup tematycznych należy? Jakie grupy publiczne subskrybujesz?
5. Jak bardzo jest wykształcony?
6. Co robisz w wolnym czasie?
7. Jaki styl komunikacji wolisz?
8. W jakim obszarze pracuje?
9. Jakie stanowisko zajmuje?

I wiele innych podobnych pytań. Więcej pytań - jaśniejszy portret idealnego klienta, bezpośredniej grupy docelowej.
Jasny portret idealnego klienta – precyzyjny dobór grupy docelowej.
Trafny dobór grupy docelowej – najbardziej zainteresowanych uczestników wydarzenia.

Kolejne ważne pytanie: w jakim serwisie społecznościowym promować wydarzenie?? Wybierając platformę do promocji bierzemy pod uwagę najważniejsze parametry:

1. Specyfika odbiorców użytkowników.
2. Zasady budowania kanału informacyjnego.
3. Funkcjonalność reklamowa i średni budżet.

Jak utworzyć wydarzenie na VKontakte?

Przejdź do zakładki „Moje grupy” i naciśnij „Stwórz społeczność”. Następnie wybierz typ - "Wydarzenie".

W oknie, które zostanie otwarte, wpisz nazwę i wybierz typ „Wydarzenie”.

Jeśli masz już grupę VKontakte, możesz utworzyć wydarzenie, klikając odpowiedni link w opisie grupy.

Jak stworzyć wydarzenie na Facebooku?

Przejdź do kanału aktualności, wybierz przycisk „Wydarzenie” na liście po lewej stronie i przycisk „Utwórz” na stronie, która się otworzy.
Określ stopień rozgłosu wydarzenia: zamknięte lub otwarte.
Zwróć uwagę na checkbox obok funkcji „Goście mogą zapraszać znajomych”!

Strony VKontakte i Facebook są dobrze indeksowane przez wyszukiwarki, dlatego w opisie wydarzenia umieść najpopularniejsze zapytania tematyczne.

Jak promować wydarzenie w sieciach społecznościowych? Podstawowa promocja

VKontakte: Przycisk „Zaproś znajomych”.

Kliknij przycisk pod awatarem wydarzenia, który odzwierciedla Twoją chęć wzięcia w nim udziału. Z rozwijanej listy wybierz „Zaproś znajomych” i… jak za dawnych, dobrych czasów! — mechanicznie kliknij wiersz „Wyślij zaproszenie” obok imion znajomych.

VKontakte nie pozwala zapraszać więcej 40 przyjaciół w dzień.
Jeśli przekroczysz limit, będziesz musiał wielokrotnie wpisywać captcha co 10 zaproszeń.

Facebook: konwersja bazy adresów e-mail

Jak zamienić listę e-mailową na subskrybentów?
Pobierz wszystkie kontakty ze swojej poczty w formacie pliku CSV. Jeśli korzystasz z Gmaila, przejdź do „Kontakty” i w zakładce „Zaawansowane” kliknij „Eksportuj”, jak pokazano na zrzucie ekranu:

W wyświetlonym oknie kliknij „Wszystkie kontakty” lub grupę kontaktów i „Format CSV do importu do programu Outlook lub innej aplikacji”.

Następnie przejdź do strony wydarzenia na Facebooku i kliknij przycisk „Zaproś znajomych z kontaktów e-mailowych”. W oknie, które zostanie otwarte, kliknij górną linię „Pobierz” i prześlij gotowy plik CSV.

Jeśli masz już społeczność tematyczną na VKontakte, umieść stronę wydarzenia w sekcji „Linki”.

Konfigurowanie reklam ukierunkowanych

VKontakte

VKontakte posiada dobry arsenał narzędzi do selekcji docelowych odbiorców, po wypełnieniu wszystkich formularzy sieć obliczy liczbę osób spełniających wymagania i koszt kliknięcia.

Facebook oferuje kierowanie reklam do określonych odbiorców przy użyciu adresów e-mail, numerów telefonów i identyfikatorów sieci.
Możesz także wybrać dane demograficzne (wiek, płeć, język, kraj zamieszkania) lub zainteresowania, które zdefiniują grupę docelową (na podstawie połączeń użytkowników ze stronami lub aplikacjami).

Targetowanie może również wykorzystywać powiązania między ludźmi i jeśli ich znajomi znajdą się w reklamie, zobaczą ją.
Będziesz miał dostęp do informacji o:

• liczba osób, które obejrzały reklamę;
• kto zapisał link do niego;
• kto weźmie udział w wydarzeniu.

Retargetowanie przy wyborze odbiorców bierze pod uwagę te osoby, które odwiedziły witrynę reklamodawcy lub określone jej strony. Prawdopodobieństwo, że zainteresują ich tematyka reklamy (wydarzenie) jest bardzo duże. A reklama wydarzenia będzie praktycznie podążać za odwiedzającym witrynę, jako potencjalnym, wcześniej zainteresowanym klientem, po całym Internecie.

Inteligentny marketing treści. Mniej spamu - więcej kreatywności.

Wykaż popularność wydarzeń z przeszłości: zarówno tych, których byłeś organizatorem, jak i tych o podobnej tematyce i formacie.
Twórz albumy na stronie wydarzenia ze zdjęciami z poprzednich spotkań lub wydarzeń o podobnym formacie i identycznej tematyce. Pożądane jest, aby na zdjęciach było wielu szczęśliwych ludzi.
A jeszcze lepiej, jeśli zobaczą szczęśliwego lidera opinii w Twojej dziedzinie.
Publikuj relacje wideo z poprzednich wydarzeń.
Otwarte dyskusje: zbliż się do ludzi. Twórz tematy „Twoje pytania”, „Opinie z poprzednich wydarzeń”, „Rejestracja otwarta”.

Poproś potencjalnych gości o pozostawienie numeru telefonu i adresu e-mail podczas rejestracji. Informacje te umożliwią Ci następnie wysyłanie wiadomości e-mail i SMS.

Przeprowadź wewnętrzne konkursy dla abonentów na następujących warunkach:

• ponownie opublikować publikację;
• wręczenie nagród bezpośrednio na wydarzeniu.

Obecnie dostępne są loterie/zniżki na bilety wstępu w celu ponownego wysłania.

Przykład losowania repostowania i pracy z platformą tematyczną.

Publikowanie ogłoszeń o wydarzeniach w popularnych zasobach zewnętrznych. Praca z liderami opinii

VKontakte umożliwia ogłaszanie postów w innych grupach. Zrób listę grup/publiczności/społeczności odpowiednich pod względem tematu i geolokalizacji. Zatrudnienie może być płatne lub na zasadach barterowych.

Bardzo ważny niuans: w jakim formacie odbędzie się wydarzenie? Offline czy online?
Jeśli jesteś offline, skup się na społecznościach miejskich: Ciekawy St. Petersburg, Typowy St. Petersburg itp. W tym przypadku decydujący jest dla Ciebie czynnik geolokalizacji.
Jeśli organizujesz wydarzenie online, do którego mogą dołączyć ludzie z dowolnego miejsca na świecie, Twoimi najlepszymi przyjaciółmi będą grupy tematyczne.

A zamieszczenie publikacji o Twoim wydarzeniu od znanego blogera oznacza:

• Precyzyjne trafienie w grupę docelową.
• +100500 do lojalności dzięki autorytetowi blogera.
• Maksymalnie dyskretna reklama.

Umieszczanie w zasobach stron trzecich

Budżet na koszt publikacji ogłoszenia o wydarzeniu w dużych portalach miejskich lub tematycznych.
Najpopularniejsze: strona o branżach kreatywnych LookAtMe z codziennie aktualizowaną bazą ogłoszeń i reklam, internetowy przewodnik The Village z przeglądem wydarzeń miejskich, Restoclub z danymi o wszystkich obiektach jakościowych północnej stolicy. Plakaty wydarzeń zamieszczane na takich stronach są odwiedzane i stale zapewniają napływ uczestników.

Jak przypomnieć o wydarzeniu w przeddzień wydarzenia. Linia mety.

Ponieważ do wydarzenia pozostało kilka dni, nadszedł czas, aby wydobyć ciężką broń.

Wzmianka o uczestnikach dyskusji

Napisz szczery post w dyskusjach, podając identyfikator użytkowników, którzy potwierdzili chęć wzięcia udziału w wydarzeniu. Osoby otrzymają powiadomienie w sekcji „Moje odpowiedzi”.

Napisz do potencjalnych uczestników. Lepiej wybrać tych, którzy wykazali maksymalną aktywność w grupie.
Będziesz mógł wysłać tylko 40 wiadomości do osób, które nie są Twoimi znajomymi. Krok w prawo, krok w lewo - administracja blokuje.

Nie bez powodu prosiłeś ludzi o pozostawienie numerów telefonów. Napisz SMS, w którym poinformujesz, że czekasz na nich w wyznaczonym miejscu o wyznaczonej godzinie.

Bądź wszechobecny i nie zapomnij dawać atrakcyjnych rabatów. Przykładowo w piśmie może znajdować się kod promocyjny, dzięki któremu zwiedzający może otrzymać pamiątkę lub zniżkę na bilet na wystawę.

Odliczanie na ścianie

Koniec wydarzenia to dopiero początek...

Po zakończeniu wydarzenia nie zapomnij o informacjach zwrotnych od jego uczestników. w końcu są lojalnymi odbiorcami przyszłych interakcji. Musisz przynajmniej podziękować gościom za udział, opublikować zdjęcia i filmy z wydarzenia oraz zaproponować omówienie ewentualnych pytań.

W żadnym wypadku nie należy usuwać komentarzy zawierających stwierdzenia krytyczne. Powinieneś być wdzięczny za krytykę, negatywnych recenzji nie można ignorować, ale powinieneś radzić sobie z nimi w sposób konstruktywny: korygowanie niedociągnięć to praca na drodze do sukcesu.

Utworzonych wydarzeń, zarówno na Facebooku, jak i VKontakte, nie można usunąć bez pozostawienia śladu. W pierwszym przypadku można usunąć z Kroniki nieistotne wydarzenia, a w drugim, zmieniając datę na przeszłość, można je ukryć w nadchodzących wydarzeniach. Wszystkie informacje o społeczności można również zmieniać i usuwać ręcznie.