Какие функции реализует редактор word. Блок инструментов «Предметный указатель»

1. Выполнение основных стандартных текстовых редакторов (ввод и сохранение информации).

2. Форматирование документа (изменение шрифта, размера, начертания, видоизменения, цвета, масштаба, анимации, меж символьных, меж строчных, меж абзацных расстояниях).

3. Проверка правописания.

4. Автоматический перенос.

5. Работа с таблицами, рисунками.

6. Ввод математических формул.

7. Вставка символов, ссылок, гиперссылок.

8. Создание шаблонов, использование готовых шаблонов.

9. Функция слияния документов.

10. Создание электронных бланков.

11. Создание примечаний и сносок.

Основные элементы текстового документа

Слово – произвольная последовательность ограничена с обоих концов служебными символами (пробелы и знаки препинания).

Строка – это последовательность символов между границами страницы.

Абзац – это последовательность символов расположенная между двумя .

Правила ввода текста

1. Нажимать надо только в конце абзаца.

2. Перенос текста на другую строку осуществляется автоматически. Расстановка переноса осуществляется автоматически. Расстановка переноса устанавливается по специальной команде Сервис - Язык - Расстановкапереносов - Автоматическаярасстановкапереносов (для Office2003) или Разметка страницы - Расстановкапереносов (для Office2007) .

3. Нельзя : производить центрирование, установку абзацного отступа и сдвиг текста с помощью пробелов и .

4. Нельзя : нумеровать страницы вручную, установка номера страницы по команде Вставка - Номер страницы . Титульный лист не нумеруется.

5. Заголовок – это отцентрированный абзац, в конце которого не ставится точка. Если заголовок состоит из нескольких предложений, то только после последнего не ставится точка. В заголовках не допускается расстановка переносов. Отмена знака переноса осуществляется по команде Формат (или Главная ) – Абзац – вкладка Положение на странице – флажок Запретитьавтоматическийпереносслов . Не допускается «разрывать» заголовок от текста. Для этого выполняется команда Формат (или Главная ) – Абзац – вкладка Положение на странице – флажок Не отрывать от следующего .

6. Сплошной текст оформляется выравниванием «по ширине» .

7. Перед знаками препинания пробел не ставится, а ставится после них.

8. Между обрамляющим знаком: « », (), и текстом пробел не ставится.

Например :

9. Не допускается печать одной первой строки абзаца на предыдущей странице и одной последней строки абзаца на последующей странице (правило «Запрет висячих строк»).

Для устранения «висячих строк» необходимо выполнить команду Формат (или Главная ) – Абзац - вкладка «Положение на странице » - флажок «Запрет висячих строк ».

__________________________програм-мами.

________________________программа-ми.

Не допускается перенос на последнюю строку абзаца нескольких символов (менее четырёх).

нельзя можно

11. Нельзя разрывать наименование единиц измерения от их значения, инициалы от фамилии. Для этого необходимо применять нерастяжимый пробел (Shift+Ctrl+ пробел).

Например, 10ºсм, ИвановºМ.ºИ.

12. Нельзя клавишей пробел устанавливать межсимвольное расстояние, а необходимо для этого использовать команду Формат (или Главная ) – Шрифт .

13. Нельзя клавишей устанавливать межстрочное расстояние, а необходимо для этого использовать команду Формат (или Главная ) – Абзац .

14. Нельзя оформлять таблицы и колонки при помощи панели инструментов «Рисование».

Структурные элементы страницы и их назначение

1) Основной текст ("Ьоdу tехt"-часть текста, в которую не входят заголовки, надписи...), то есть это строки, абзацы, таблицы и рисунки.

2) Колонтитул размещается на полях в верхней и нижней части станицы и содержит информацию, которая идентифицирует данный документ (номер раздела, название документа, дату, марку фирмы...). Колонтитул устанавливается по команде Вид - Колонтитул (или Вставка – Колонтитул )

3) Сноска - примечание к тексту, которое может находиться либо в нижней части страницы, либо в конце документа. (Располагаются в пределах основного текста.)

4) Номера страницы.

5) Поля (Файл (или Разметкастраницы ) - Параметрыстраницы , вкладка Поля ).

Контрольные вопросы

1. Какие средства работы с текстовыми документами вы знаете?

2. Дайте характеристику текстовому редактору Блокнот.

3. В чем отличие текстового редактора и текстового процессора?

4. Назовите основные функции Microsoft Word.

5. Определите правила ввода текста.

6. Что является основными элементами текстового документа?

7. Расскажите о назначении структурных элементов страницы.

Упражнения

HЗадание 1

1. Текстовыми редакторами является:

3) Блокнот.

3. В окне любого текстового процессора в стоке заголовка расположены кнопки:

1) закрыть;

2) свернуть;

3) удалить.

7. Колонтитул не содержит:

1) название документа;

2) дату документа;

3) основной текст.

HЗадание 3

Вставить пропущенные слова:

1) _________________ - примечание к тексту, которое может находиться либо в нижней части страницы, либо в конце документа.

2) Колонтитул размещается ______________________________________ части станицы и содержит информацию, которая идентифицирует данный документ

3) _______________________ – это отцентрированный абзац, в конце которого не ставится точка.

Задание 4

Написать основные функции MS Word.

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.

HЗадание 5

Отгадать кроссворд «Прикладное программное обеспечение»

12. Размер буквы текста.

13. Пользователь общается с компьютером путем сообщения ему различных…

16. Описание оформления текста; состоит из имени и инструкции.

20. Другое название закладки в документе.

22. Вертикальная мерцающая черта в документе.

23. Функция автоматически исправляющая опечатки в документе.

24. Готовая пустая заготовка документа определенного назначения.

Вопросы по вертикали:

1. Чтобы ответить на полученное письмо нужно знать электронный …

2. Расстояние между строками в тексте.

4.Подстрочное примечание.

5.Выделенная часть текста.

6. Один из типов шрифта: векторный или …

8. Механизм добавления части текста в документ.

14. Контекстное…

15. Тип файла текстового редактора.

17. Отмена нескольких действий.

19. Изменение положения текста относительно левого и правого полей.

21. Общий вид приложений в ОС Windows.

Задание 6

Установить соответствие:

Задание 7

Навыки работы с клавиатурой.

Открыть текстовый редактор Пуск – Программы – Стандартные - Блокнот.
Набрать по одной строке из каждого столбца слова прописными буквами:

а)	б)	в)	г)
KKJK	DFFD	KFDJ	DJK
JKJJK	FDFFD	JDFKF	KFDF
JJKJK	DFDDF	KJDKF	KJDF DJKF
JKJKK	FFDFD	FKJDK	KJDF JDFK
KJKJJ	DDFDF	FKDKJ	KFDF
JKJKJ	DFDFF	FKFDJ	KFDF
KKJKJ	FDFDD	KJDKF	JDFK
JJKJK	DFDFD	DFKFJ	JKJDJ
KJKKJ	FFDFD	KFKDJ
JKJKJJ	DDFDF	FJKJD

Microsoft Word – форматирование символов

Форматирование - это оформление текста по каким-либо правилам. Существует форматирование символов и форматирование абзаца.

Форматирование символов – это изменение шрифта, размера, начертания, вида изменения, цвета, масштаба, анимации.

Для форматирования символов используется команда Формат – Шрифт (для Office2003), Главная – Шрифт (для Office2007), при выполнении которой открывается окно с тремя вкладками: шрифт, интервал, анимация (в Office2007 отсутствует).

Вкладка «ШРИФТ»

1. Список Шрифт позволяет выбрать вид шрифта, установленный на данном компьютере.

2. Список Начертание позволяет установить тип начертания: Обычный, Курсив, Полужирный, Полужирный курсив.

3. Список Размер устанавливает размер символов в пунктах (пт), где 1пт=1/72дюйма, 1дюйм=2,54см.

4. Список Цвет текста предоставляет палитру цветов для символов.

5. Список Подчеркивание позволяет выбрать виды подчеркивания.

6. Цвет подчеркивания устанавливается только в том случае, если выбран хоть один из видов подчеркивания.

7. Список Видоизменения :

q Зачеркивание – велосипед

q Двойное зачеркивание – велосипед

q Верхний индекс – велосипед

q Нижний индекс – велосипед

q С тенью - велосипед

q Контур – велосипед

q Приподнятый – велосипед

q Утопленный – велосипед

q Малые прописные – велосипед

q Все прописные – велосипед

q Скрытый – при установки невидимых символов скрытый текст будет подчеркнут пунктиром.

8. При использовании кнопки «По умолчанию » все изменения в шрифте будут применяться далее по работе с текстом.

9. Кнопка «ОК » применяется для выделенного фрагмента текста.

10. Кнопка «Отмена » - для отмены заданных параметров.

Вкладка «ИНТЕРВАЛ» содержит следующие компоненты:

1. Список Масштаб - позволяет выбрать масштаб символов относительно длины символа, но высота символа не изменяется.

2. Список Интервал – позволяет выбрать интервал между символами. Виды интервалов: обычный, разреженный, уплотненный.

3. Список Смещение – позволяет сместить символы вверх или вниз на несколько пунктов.

4. Флажок Кернинг – устанавливается для уменьшения интервалов между некоторыми парами знаков. При кернинге знаки в словах кажутся распределенными более равномерно. Кернинг выполняется не для всех шрифтов, а для таких как True Type, Adobe Type Manager.

Вкладка «Анимация » – содержит виды анимации оформления шрифтов. Но никакая анимация не распечатывается на принтере.

Microsoft Word – форматирование абзацев

Форматирование абзаца – это изменение параметров структуры текста, таких как выравнивание строк абзаца, отступ в красной строке, межстрочное расстояние и отбивку (т.е. расстояние между абзацами), нумерация, маркировка, а так же вставка разрыва.

При выполнении команды Формат (или Главная) – Абзац – появляется диалоговое окно «Абзац» с двумя вкладками: «Отступы и интервалы» и «Положение на странице».

Microsoft Word – работа с объектами

Примечание

Примечание – это текст, всплывающий при наведении на него курсора мыши и выносящий дополнительные сведения о напечатанной информации.

Примечание устанавливается по следующему алгоритму:

1. выполнить команду Вставка – Примечание (для Office2003) или Рецензирование – Примечание (для Office2007)

2. в нижней части окна документа появится окно для ввода текста, которое будет примечанием;

3. ввести текст и нажать «Закрыть».

По завершению установки примечания, поле текста, содержащее примечание, будет окрашено.

Вставка символов

При наборе текста, иногда необходимо добавить его каким либо символом.

В диалоговом окне

a) на вкладке «Символы» необходимо выбрать требуемый шрифт для вставки символа; например, используя шрифт

ü Arial - @ § ¶ & ♫ ♪ ♦ ♣ ♠ ☺ ☻ ♀ ♂ ▲ ▼;

ü Courier New - ά έ ΰ α β γ δ ζ η λ ξ ς σ χ-греческие буквы;

ﲟ ﲠ ﲡ ﲥ ﲨ ﲬ ﳉ ﳍ ﺋ ﺞ ﺶ ﻍ ﷲ ﲰ- арабские буквы;

ü Symbol - Ã Ê Ï Â

ü Lucida Console - Š Ť Ũ Ų ǻ ǽ - чешские буквы

ü Wingdings - " & * (_ a b c a b c d à õ

R / : D = P Q R G A;

b) на вкладке «Специальные символы» возможно, вставить такие символы как © § ¶ ®.

Используя кнопку «Автозамена» возможно, организовать автозамену символов по следующему алгоритму:

1. выбрать символ для автозамены;

2. нажать кнопку «Автозамена»;

3. в поле «на» будет автоматически высвечен, выбранный символ;

4. в поле «заменить» ввести обозначения заменяемому символу;

5. нажать поочерёдно кнопки «Добавить» и «ОК».

Список – это пронумерованная последовательность абзацев. Для оформления списков необходимо выделить нумеруемые абзацы и выполнить команду Формат – Список (для Office2003) или на панеле инструментов «Форматирования» пиктограммой, указанной на рисунке. Для Office2007 выполнить команду Главная – Абзац и использовать аналогичную пиктограмму.

Любой текстовый документ можно дополнить графическим изображением. Это может быть

1. рисунок из библиотеки картинок текстового процессора WORD, который можно установить по следующему алгоритму:

§ выполнить команду «Вставка – Рисунок – Картинки (Клип)»;

§ выбрать необходимый рисунок из библиотеки картинок текстового процессора WORD;

§ нажать кнопку «вставить клип»;

2. рисунок из графического файла, который можно установить по следующему алгоритму:

§ установить курсор в место вставки рисунка;

§ выполнить команду «Вставка – Рисунок – Из файла»;

§ в диалоговом окне «Вставка рисунка» указать путь к вставляемому файлу;

§ нажать кнопку «вставка»;

3. рисунок или схема, созданные из автофигур, которые можно установить при помощи панели инструментов «Рисование».

Форматирование рисунков в документе

Для того чтобы произвести операции с рисунком или автофигурой (обрезать, удобно разместить, отформатировать надпись, произвести поворот и т. д.) необходимо выделить рисунок или автофигуру, и выполнить команду: Формат – Рисунок (Формат - Автофигура ). Появится диалоговое окно с шестью вкладками:

На вкладке «Цвета и линии» можно: 1. установить заливку цветом в предложенной палитре цветов; 2. выбрать вид заливки флажком «полупрозрачный» (для рисунков); 3. выбрать цвет, тип и толщину линии (для автофигур); 4. форму стрелки (для автофигур).
На вкладке «Размер» можно установить: 1. размер по высоте и по ширине (для рисунков); 2. поворот в градусах по часовой стрелке (для автофигур).
На вкладке «Положение» можно установить положение рисунка или автофигуры относительно текста.
На вкладке «Рисунок» можно: 1. установить обрезку рисунка, указав с какой стороны и на сколько сантиметров; 2. установить изображение цвета в виде: а) авто – изобразит реальный цвет рисунка; б) оттенки серого – изобразит рисунок в серых тонах; в) подложка – изобразит рисунок в виде водных знаков (хорошо использовать для фона текста); 3. настроить яркость и контрастность изображения.

На вкладке «Надпись» можно установить поля надписи размещённых в рисунках. На вкладке «Web» можно установить замещающий текст. Web-обозреватели отображают замещающий текст, когда загружаются рисунки или если они отсутствуют.

Таблицы используются для упорядочения и представления данных, в которых можно производить вычисления. С помощью таблиц можно создавать макеты страниц, расположив нужным образом фрагмента текста и рисунки.

Для работы с таблицами используется команда Таблица (для Office2003) или Вставка – Таблица (для Office2007)

1. По команде Таблица - Нарисовать таблицу – можно создать таблицу произвольной формы при помощи инструмента «карандаш», а также возможно создание ячеек типа

2. По команде

а) Таблица – Добавить (Вставить) - Таблица - в появившимся диалоговом окне необходимо указать

Замечание! Изменения формы таблицы (ширину столбцов и строк) можно отрегулировать вручную, путём перетаскивания линий.

б) Таблица – Добавить - столбцы (слева, справа) – относительно курсора;

в) Таблица – Добавить - строки (выше, ниже) – относительно курсора;

г) Таблица – Добавить - ячейки (вместе со строкой или столбцом).

3. По команде Таблица – Удалить – все выделенные столбцы, строки, ячейки удаляются.

4. По команде Таблица - Выделить – можно выделить всё, где установлен курсор (обычно используется в тех случаях, если отсутствует мышь).

5. По команде Таблица - Объединить ячейки – можно из нескольких ячеек получить одну. Предварительно надо выделить объединяемые ячейки.

6. По команде Таблица - Разбить таблицу – можно из одной таблицы получить две, начиная со строки, на которой стоит курсор. Например: В таблице 12 строк, курсор устанавливаем на 5 строку. После команды Таблица - Разбить таблицу получатся таблицы: первая – 4 строки, вторая – 8 строк.

7. По команде Таблица - Заголовки – можно установить автоматическое повторение заголовка в верхней части каждой страницы больших таблиц.

Для этого:

ü выделить заголовок таблицы;

ü выполнить команду Таблица – Заголовки .

После чего все страницы данной таблицы будут автоматически начинаться с одинаковой строки, обозначающей заголовок.

8. По команде

а) Таблица – Преобразовать - В текст – можно таблицу преобразовать в текст, при этом исчезают линии таблицы.

б) Таблица – Преобразовать - В таблицу – преобразовывается текст в таблицу, для этого надо правильно оформить текст:

9) По команде Таблица - Сортировка – можно упорядочить информацию типа текст, число или дата по возрастанию или по убыванию. При выполнении команды появляется диалоговое окно, в котором необходимо установить:

10) По команде Таблица - Формула – можно произвести некоторые вычисления. При выполнении команды появляется диалоговое окно, в котором необходимо:

а) в поле Формула после знака «=» ввести формулу, указывая на адрес ячеек, которые используются для вычисления. Адрес ячеек состоит из буквы и цифры: B7, где B – номер столбца, 7 – номер строки;

11) По команде Таблица – Автоподбор ―можно сделать равными по размеру высоту строк и ширину столбцов.

12) По команде Таблица – Свойства таблицы ― можноустановить:

13) По команде Формат (Макет) ― Направлениетекста ― можно установить направление текста в указанных ячейках.

14) По команде Формат - Границы и заливка (Конструктор – Нарисовать границы) - можно для указанных ячеек

a. на вкладке Граница установить тип границы; тип, цвет и толщину линии границы; выбрать вид Горизонтальной линии по соответствующей кнопке;

b. на вкладке Заливка выбрать цвет ячейки.

Колонки обычно используются в газетных статьях, брошюрах и подобных документах. Для разделения на колонки уже существующего текста необходимо выделить его. А для разделения на колонки части документа выделите эту часть.

Для более эффективного управления процессом создания колонок используется диалоговое окно Колонки , которое вызывается по команде Формат – Колонки (для Office2003) или Разметка страницы – Параметры страницы – Колонки (для Office2007) или при помощи пиктограммы
на панели инструментов.

После чего ввести желаемую ширину каждой колонки в соответствующее окошко Ширина . В окошке Промежуток указать желаемый интервал, между этой колонкой и колонкой справа.

Для добавления линий между колонками на странице установите флажок Разделитель .

Способы создания колонок

Способ

Набрать текст;
Выделить его;
Выполнить команду вызова окна Колонки .

Способ

1. Выполнить команду вызова окна Колонки.

2. Набрать текст.

Для того, чтобы переходить от одной колонки к другой, нужно нажать Вставка - Разрыв - Начать новую колонку (для Office2003) или Разметка страницы – Параметры страницы – Разрывы – Столбец (для Office2007).

Для того чтобы завершить работу с колонками и продолжить печатать текст во всю ширину, нужно тоже сделать разрыв на текущей странице: Вставка - Разрыв - Новый раздел на текущей странице (для Office2003) или Разметка страницы – Параметры страницы – Разрывы – Текущая страница (для Office2007).

Контрольные вопросы

1. Как установить примечание?

2. Как установить сноски?

3. Как установить нужный символ?

4. Как установить список?

5. Каким образом можно поместить рисунок в документе?

6. Какие операции можно произвести при форматировании рисунков в документе?

7. Для чего используются таблицы?

8. Как можно создать таблицу?

9. Как можно в таблице удалить строку?

10. Как можно в таблице добавить столбец?

11. Как можно в таблице объединить несколько ячеек?

12. Как можно в таблице упорядочить информацию?

13. Как можно в таблице произвести вычисления?

14. Как можно в таблице, на нескольких страницах, установить автоматическое создание заголовка?

15. Как можно из таблицы сделать несколько таблиц?

16. Каким образом можно отрегулировать размеры ячеек в таблице? (3 способа)

17. Как можно удалить таблицу?

18. Как можно изменить направление информации?

19. Как можно изменить границу в таблице?

20. Как можно установить цветной фон для ячеек таблицы?

Упражнения

HЗадание 1

Выбрать правильный ответ и отметить его. Обосновать ответ.

1. Форматирование символов:

1) изменение цвета;

2) изменение начертания;

3) изменение анимации.

4. Может ли следующий текст назвать таблицей -

1) нет, это список, набранный через пробелы;

2) да, это нелинованная таблица;

3) нет, это просто текст.

6. По команде Таблица – Свойства таблицы ― можно установить:

1) для ячеек точный размер;

2) для строки запрет или перенос на следующую страницу;

3) вертикальное выравнивание информации в ячейке;

4) выравнивание и обтекание таблицы относительно текста, в котором размещена таблица.

8. Можно ли по команде Таблица - Сортировка упорядочить данные в столбце – название знаков Зодиака в порядке их чередования в году:

HЗадание 2

Сформулировать определение:

HЗадание 3

Вставить пропущенные слова:

1) _______________________________ - это текст, всплывающий при наведении на него курсора мыши и выносящий дополнительные сведения о напечатанной информации.

2) __________________ – это комментарий к тексту, который может находиться либо в нижней части страницы, либо в конце документа.

3) __________________________ – это пронумерованная последовательность абзацев.

4) По команде Таблица – Преобразовать - ________________________ – преобразовывается текст в таблицу.

5) По команде Формат ― ______________________________________ ― можно установить направление текста в указанных ячейках.

6) По команде Формат ― Границы и заливка ― можно для указанных ячеек

а) на вкладке Граница установить _____________________________________________

__________________________________________________________________________

б) на вкладке Заливка выбрать __________________________________.

Задание 4

Установить соответствие.

Задание 5

Установить последовательность действий.

Задание 6

Определить тип выравнивания:

	Перед вами примеры текста с разным выравниванием. Перед вами примеры текста с разным выравниванием.	Перед вами примеры текста с разным выравниванием. Перед вами примеры текста с разным выравниванием.	Перед вами примеры текста с разным выравниванием. Перед вами примеры текста с разным выравниванием.

Задание 7

Навыки работы с клавиатурой

1. Открыть текстовый редактор Пуск – Программы – Стандартные - Блокнот.

2. Набрать по одной строке из каждого столбца слова прописными буквами.

Пара слов о том, зачем я вообще взялся описывать вовсе не уникальные функции Microsoft Word. Статья зрела в моей голове не спеша. Раз за разом мне приходилось описывать одни и те же возможности редактора своим коллегам и близким. Их неприкрытое прозрение удивление от увиденного и побудило меня написать этот материал. Надеюсь, что вы тоже почерпнёте для себя что-то новое.

Все нижеупомянутые советы работают в Word 2013. Настоятельно рекомендую перебраться именно в это поколение программы, если вы почему-то откладывали переход.

1. Начинайте печатать в любом месте

Функция «Кликни и пиши» не нова, однако о ней наслышаны далеко не все. Частенько приходится наблюдать, как человек много раз клацает по кнопке «Ввод», чтобы добраться до конца страницы и там, к примеру, вписать исполнителя письма.

Двойной клик мышью может заменить десяток ударов по клавише.

Наведите курсор на предполагаемое место печати и сделайте пару быстрых нажатий мышкой. Word сам расставит новые строки, табуляцию и засечки для того места, которые вы ему указали. Это хорошо видно при просмотре скрытых знаков форматирования.

2. Переводите сходу

Спросите ближнего своего о том, какой переводчик он предпочитает, и вы, скорее всего, услышите о Google, «Яндекс», PROMT, но вряд ли о Bing. Почему-то фирменный переводчик Microsoft не пользуется в наших краях большой популярностью. И зря, ведь качества его работы вполне достаточно для повседневных нужд. Разумеется, в пакете Office предусмотрен быстрый перевод текста при помощи Bing. Рекомендую его попробовать.

Вполне возможно, вы перестанете метаться между браузером и Word, бесконечно копируя и вставляя предложения туда-обратно.

К вашему выбору несколько десятков языков и три способа перевода. Найти их можно на вкладке «Рецензирование».

3. Используйте кернинг

Дизайнеры хорошо знают, что такое кернинг, и часто им оперируют при вёрстке текстов. Говоря простым языком, кернинг отвечает за интервал (расстояние) между буквами в зависимости от их формы. Изменение этого параметра может сжать или расширить одно и то же слово, предложение или абзац в сравнении со стандартным состоянием. Мне доводилось видеть, как люди начинали удалять часть текста или, наоборот, «лить воду» только для того, чтобы уместить его в определённые рамки. Кернинг решает подобные проблемы более изысканно. Конечно, грубая игра с ним сильно режет глаз, но незначительные манипуляции могут быть уместны.

Изменение кернинга будет кстати и при использовании шрифтов большого размера, например при подготовке титульных страниц книг, статей, докладов.

Нажмите комбинацию Ctrl + D, чтобы вызвать диалоговое окно «Шрифт», перейдите на вторую закладку «Дополнительно». Здесь вы и сможете побаловаться с кернингом. И ещё немного в тему. Просто мимолётом хочу познакомить вас с интересной браузерной игрой KernType , в которой вам необходимо угадать наилучший для чтения кернинг. Enjoy!

4. Применяйте скрытый текст

Может ли пустой документ Word весить десятки и сотни мегабайт? Да! И у многих при этом происходит помутнение разума. Люди не видят перед глазами ни одного слова, но не могут понять, почему же файл настолько велик? Злые вирусы или вредные хакеры? Нет. Всё дело в скрытой информации. Это могут быть графики, картинки и текст.

Как и непечатаемые символы, скрытые данные не отображаются на экране и не выводятся на печать, но они всё равно являются частью документа.

С помощью скрытого текста вы можете:

Временно прятать конфиденциальную информацию.
Оставлять комментарии или давать ответы на вопросы, которые не должны перемешиваться с основным текстом.
Распечатывать несколько вариантов одного и того же документа, попеременно скрывая разные его части. При этом вам не придётся связываться с несколькими копиями файла!

Выделите часть или весь текст, нажмите Ctrl + D и проставьте галочку напротив опции «Скрытый». Фрагмент исчезнет и станет доступен для просмотра только в режиме отображения непечатаемых символов. Для наглядности скрытые данные подчёркиваются линией из чёрных точек.

5. Пользуйтесь функцией «Инспектор документов» перед сохранением

Старый Word не может открыть файл или отображает его некорректно? Знакомо всем и каждому! Такого рода неприятности вокруг меня случаются с пугающей регулярностью, ведь множество организаций и людей всё ещё работают в Office 2003. Поэтому перед отправкой и/или сохранением документа стоит проверять его на совместимость с предыдущими версиями Word. За это отвечает «Инспектор документов».

Также он умеет запускать проверку читаемости текста для людей с ограниченными возможностями и, что немаловажно, находить скрытые свойства и данные в документе.

Например, функция определяет наличие макросов, внедрённых документов, невидимого содержимого и прочих потенциально проблемных элементов файла.

6. Редактируйте PDF

Обилие вариантов не всегда идёт на пользу. Работа с PDF - яркий тому пример. Порой люди теряются уже при выборе инструмента, которым они хотят обработать файл PDF. Здесь и классический Adobe Reader, и альтернативный Foxit Reader, и любой более-менее современный браузер, и ещё множество онлайн-сервисов. Однако один из самых удачных способов лежит на поверхности - это герой нашей статьи.

Word 2013 не только открывает, но и даёт возможность отредактировать содержимое PDF-документа.

Редактор преобразует текст, таблицы, списки, графики и прочие элементы в DOCX-файл, максимально точно сохраняя форматирование оригинала. Необходимо заметить, что получается у него очень и очень достойно. Также вы можете добавлять PDF-файлы в документ Word как встраиваемый объект. В таком случае будет отображаться лишь первая страница PDF или значок-ссылка файла.

7. Вставляйте видео

Не секрет, что долгий просмотр сухого текста быстро снижает внимание и приводит к потере интереса у читающего. Поэтому почти все студенты, докладчики и офисные трудяги разбавляют строки диаграммами, таблицами, графиками и прочими визуальными ухищрениями. Однако лишь единицы берут на вооружение куда более мощный инструмент - видео.

Word умеет вставлять в документ видео из поиска Bing, добавлять ролики YouTube и внедрять коды с различных веб-сайтов.

И не стоит переживать о конечном размере файла. Документ не сохраняет само видео, а лишь оформляет его ссылку в наглядную форму. Разумеется, для просмотра требуется интернет-соединение.

8. Работайте над документом вместе и комментируйте правки

Помните слова классика: «Чего один не сделает - сделаем вместе»? Они актуальны и по сей день. Только не все понимают, как правильно выстроить совместный труд. К сожалению, всё ещё доводится видеть, как человек выделяет кусок текста каким-либо цветом, за ним в скобках дописывает свою редакцию или возражения и пересылает документ обратно. В такие моменты у меня начинается нервное подёргивание века. Последняя редакция Word позволяет комфортно комментировать и вносить правки в общедоступный файл. Этим нужно пользоваться!

Word 2013 даёт возможность отвечать на чужие комментарии, что делает редактор отличным инструментом для обсуждения при групповой работе.

Затратьте несколько минут на изучение вкладки «Рецензирование», поделитесь новыми навыками с коллегами, и вы сполна прочувствуете всю лёгкость работы сообща.

9. Упростите работу с таблицами

Дайте-ка угадаю, вы всё ещё вставляете строки и столбцы таблицы кликом правой клавишей мыши и переходом к соответствующему пункту меню? Всё куда проще!

Наведите курсор чуть выше/ниже (левее/правее) того места, где вы планируете добавить строку или столбец. Word незамедлительно предложит увеличить таблицу.

К слову, последняя версия редактора обзавелась несколькими новыми функциями оформления таблиц. Обновите свои знания.

10. Объединяйте части документа в блоки

Что греха таить, есть такие работники, которые готовы листать 100+ страниц документа только ради того, чтобы убить время. Если же вы хотите быстро ориентироваться в объёмных файлах, вам необходимо освоить несколько клавиатурных сочетаний для молниеносной навигации или правильно структурировать свои труды.

Использование заголовков разного уровня позволяет сворачивать элементы документа, над которыми вы сейчас не работаете.

Поставьте курсор рядом с заголовком, и программа предложит вам свернуть содержимое блока. Таким образом, даже самые громадные труды могут уместиться всего на паре страниц.

Не нашли для себя ничего интересного? На всякий случай прочитайте статью Лайфхакера о , которые помогут упростить вам работу. Или дайте свои советы в комментариях.

1. Начинайте печатать в любом месте

Двойной клик мышью может заменить десяток ударов по клавише.

2. Переводите сходу

Вполне возможно, вы перестанете метаться между браузером и Word, бесконечно копируя и вставляя предложения туда-обратно.

3. Используйте кернинг

Изменение кернинга будет кстати и при использовании шрифтов большого размера, например при подготовке титульных страниц книг, статей, докладов.

4. Применяйте скрытый текст

Как и непечатаемые символы, скрытые данные не отображаются на экране и не выводятся на печать, но они всё равно являются частью документа.

С помощью скрытого текста вы можете:

Временно прятать конфиденциальную информацию.
Оставлять комментарии или давать ответы на вопросы, которые не должны перемешиваться с основным текстом.
Распечатывать несколько вариантов одного и того же документа, попеременно скрывая разные его части. При этом вам не придётся связываться с несколькими копиями файла!

5. Пользуйтесь функцией «Инспектор документов» перед сохранением

Также он умеет запускать проверку читаемости текста для людей с ограниченными возможностями и, что немаловажно, находить скрытые свойства и данные в документе.

6. Редактируйте PDF

Word 2013 не только открывает, но и даёт возможность отредактировать содержимое PDF-документа.

7. Вставляйте видео

Word умеет вставлять в документ видео из поиска Bing, добавлять ролики YouTube и внедрять коды с различных веб-сайтов.

8. Работайте над документом вместе и комментируйте правки

Word 2013 даёт возможность отвечать на чужие комментарии, что делает редактор отличным инструментом для обсуждения при групповой работе.

9. Упростите работу с таблицами

Наведите курсор чуть выше/ниже (левее/правее) того места, где вы планируете добавить строку или столбец. Word незамедлительно предложит увеличить таблицу.

10. Объединяйте части документа в блоки

Использование заголовков разного уровня позволяет сворачивать элементы документа, над которыми вы сейчас не работаете.

Функции и секреты Ворда

Подозреваю, что большая часть студентов набирает тексты в Word. Для вас - список секретов, которые сокращают время работы с текстом (вдруг кто не знает этих комбинаций). Сохраняем себе на стенку, чтобы не потерять!

1. Быстро вставить дату можно с помощью комбинации клавиш Shift Alt D. Дата вставится в формате ДД.ММ.ГГ. Такую же операцию можно проделать и со временем при помощи комбинации Shift Alt T.

2. Если вы ещё не владеете слепым методом набора, то CAPS LOCK может сыграть с вами злую шутку. Случайно включив его и не посмотрев на экран, можно набрать гору текста, который придётся удалить и переписать с нуля из-за одной нажатой кнопки. Но выделив нужный текст и нажав Shift F3, вы измените регистр с заглавного на строчный.

3. Ускорение курсора
Обычно, если вы перемещаете курсор с помощью стрелок, он движется по одной букве. Чтобы ускорить его передвижение, зажмите вместе со стрелкой клавишу Сtrl.

4. Очень полезная функция, которая позволяет выделять непоследовательные фрагменты текста. Удерживайте Ctrl и выделяйте нужные вам куски текста.

5. Если вы пользуетесь копированием и вставкой (а вы наверняка ими пользуетесь), то, скорее всего, знаете о расширенном буфере обмена в Word. Если нет, то он вызывается нажатием на одноимённую кнопку и показывает всё, что вы копировали в буфер за время работы.

6. Если вы делаете мануал, обзор сервиса или вам просто нужно вставить скриншот в Word, сделать это можно очень просто с помощью соответствующего инструмента. Нажмите на кнопку «Снимок», и Word покажет все активные окна. Кликнув на любое из них, вы получите скриншот этого окна.

7. Включение переносов может улучшить читаемость текста, а также избавит вас от длинных пустых интервалов между словами. Вы можете расставить их сами или доверить это компьютеру. Кнопка находится в меню «Разметка страницы» - «Расстановка переносов».

8. Вы можете добавить водяной знак (watermark) на свой документ для дополнительной защиты. Для этого перейдите в меню «Дизайн» и выберите пункт «Подложка». В Word есть четыре стандартных шаблона, также можно создать свой.

9. Очень полезная функция, которая позволяет продублировать последнюю команду. Если вы нажмёте F4, то Word повторит последнюю команду, которую вы сделали. Это может быть ввод текста, последовательное удаление нескольких строк, применение стилей для разных отрезков текста и многое другое.

10. Ставить ударение в Word проще простого. Для этого установите курсор после буквы, на которой должно стоять ударение, и зажмите комбинацию клавиш Alt 769. Важно: цифры нужно нажимать на цифровой клавиатуре справа.

11. Верхнюю ленту с кнопками можно очень гибко настроить. Для этого перейдите в меню «Файл» - «Параметры» - «Настроить ленту». Здесь можно добавить функции, которых раньше не было, и удалить те, которые не нужны. Более того, вы можете удалять или создавать свои вкладки с функциями.

12. Быстрое выделение большого куска текста
Чтобы быстро выделить большой кусок текста, установите курсор в его начало и кликните мышкой с зажатым Shift в конце фрагмента. Сохранит время и нервы в ситуациях, когда приходится выделять несколько листов сразу.

13. Быстрое перемещение по документу
Существует несколько комбинаций, которые сильно ускоряют навигацию по документу:

Ctrl Alt Page Down - следующая страница;
Ctrl Alt Page Up - предыдущая страница;
Ctrl Home - переместиться вверх документа;
Ctrl End - догадайтесь сами. :)
Вставка новой страницы

14. Как же я ненавижу себя за то, что не знал этой комбинации раньше. Ctrl Enter позволяет мгновенно создать новый лист, а не удерживать Enter одной рукой, а другой в это время заваривать чай.

15. По умолчанию Word сохраняет все файлы в папку «Документы». Для того, чтобы изменить это, перейдите в меню «Файл» - «Параметры» - «Сохранение». В строке «Расположение локальных файлов по умолчанию» выберите нужную вам папку. В этом же меню вы можете настроить формат документов по умолчанию, автосохранение и многое другое.

16. Для того, чтобы вернуть тексту исходное форматирование, нужно нажать комбинацию клавиш Ctrl Spacebar.

17. Если вы большой поклонник Microsoft и Word в частности, то даже можете использовать его как менеджер задач. Правда, для начала придётся немного постараться. Нажмите правой кнопкой на ленте функций сверху и выберите «Настройка ленты». В правом столбце включите единственную отключённую вкладку «Разработчик».

Перейдите в появившуюся вкладку «Разработчик» и найдите элемент «Флажок», на котором изображена галочка (почему бы и нет). Теперь, нажимая на флажок, вы можете создавать списки задач и помечать их, как выполненные.

18. Если вы случайно испортили свой список, то можете выделить текст вертикально. Для этого удерживайте Alt и используйте курсор мышки для выделения.

19. Не стоит даже говорить, зачем это нужно. В наш век, когда информация стала главным оружием, иметь дополнительную защиту никогда не помешает. Чтобы защитить документ паролем, перейдите во вкладку «Файл» и выберите опцию «Защита документа». Теперь смело создавайте пароль, однако помните, что если вы его забудете, восстановить его не получится.

20. Завершает наш список невероятный хакерский трюк. Если раньше для того, чтобы открыть Word, вы создавали новый документ или искали его в меню «Пуск», то теперь это в прошлом. Нажмите комбинацию клавиш Windows R и введите в появившемся окне winword. Если вы не пользуетесь командной строкой для других команд, то в следующий раз, когда вы нажмёте Windows R, команда для запуска Word автоматически загрузится и вам останется лишь нажать Enter

Вычисления и логические сравнения можно выполнять с помощью формул. Команда Формула находится в разделе Работа с таблицами на вкладке Макет в группе Данные .

В приложении Word формулы обновляются автоматически при открытии документа, который их содержит. Результаты формул также можно обновлять вручную. Дополнительные сведения см. в разделе.

Примечание: Формулы, содержащиеся в таблицах Word и Outlook, являются разновидностью кодов полей. Дополнительные сведения о кодах полей см. в разделе "См. также".

В этой статье

Вставка формулы в ячейку таблицы

В разделе Работа с таблицами на вкладке Макет в группе Данные нажмите кнопку Формула .

С помощью диалогового окна Формула создайте формулу. Можно ввести формулу в поле Формула , выбрать формат числа в поле Формат числа , а также вставить функции и закладки, используя списки Вставить функцию и Вставить закладку .

Обновление результатов вычислений

В Word результат формулы рассчитывается при ее вставке, а также при открытии содержащего ее документа. В Outlook результат формулы рассчитывается только при ее вставке, и получатель сообщения не сможет его изменить.

Кроме того, поддерживается ручное обновление следующих элементов:

результатов отдельных формул;

результатов всех формул в отдельной таблице;

всех кодов полей в документе, включая формулы.

Обновление результатов отдельных формул

Выделите формулы, которые необходимо обновить. Чтобы выделить несколько формул, удерживайте нажатой клавишу CTRL.

Выполните одно из указанных ниже действий.

Щелкните формулу правой кнопкой мыши и выберите команду Обновить поле .

Нажмите клавишу F9.

Обновление результатов всех формул в таблице

Выделите таблицу, содержащую результаты формул, которые необходимо обновить, и нажмите клавишу F9.

Обновление всех формул в документе

Важно: В результате выполнения этой процедуры будут обновлены не только формулы, а все коды полей в документе.

Нажмите клавиши CTRL+A.

Нажмите клавишу F9.

Примеры: сложение чисел в таблице с помощью позиционных аргументов

Позиционные аргументы (LEFT, RIGHT, ABOVE, BELOW) можно использовать для следующих функций:

В качестве примера рассмотрим процедуру сложения чисел с помощью функции SUM и позиционных аргументов.

Важно: Чтобы при нахождении суммы в таблице с помощью позиционных аргументов не возникло ошибки, введите в пустые ячейки, учитываемые при вычислении, нуль (0).

Выделите ячейку таблицы, в которой должен находиться результат. Если ячейка не пустая, удалите ее содержимое.

В разделе Работа с таблицами на вкладке Макет в группе Данные нажмите кнопку Формула .

В диалоговом окне Формула выполните одно из указанных ниже действий.

Нажмите кнопку "ОК".

Доступные функции

Примечание: Формулы, в которых используются позиционные аргументы (например, LEFT), не учитывают значения в строке заголовков.

В формулах, располагаемых внутри таблиц Word и Outlook, можно использовать перечисленные ниже функции.

Действие		Возвращаемое значение
Определяет абсолютную величину числа в скобках
Определяет, все ли аргументы внутри скобок являются истинными.	AND(SUM(LEFT)<10;SUM(ABOVE)>=5)	1, если сумма значений, находящихся слева от формулы (в той же строке), меньше 10 и сумма значений, находящихся над формулой (в том же столбце, исключая ячейки заголовка) больше или равна 5; в противном случае - 0.
Находит среднее арифметическое значение элементов, указанных в скобках.		Среднее арифметическое всех значений, находящихся справа от ячейки с формулой (в той же строке).
Определяет количество элементов, указанных в скобках.		Количество значений, находящихся слева от ячейки с формулой (в той же строке).
Устанавливает, определен ли аргумент внутри скобок. Возвращает значение 1, если аргумент определен и вычисляется без ошибок, или 0, если аргумент не определен или возвращает ошибку.	DEFINED(валовый_доход)	1, если элемент "валовой_доход" определен и вычисляется без ошибок; в противном случае - 0.
Не имеет аргументов. Всегда возвращает значение 0.
Вычисляет первый аргумент. Если первый аргумент является истинным, возвращает второй аргумент; если ложным - третий. Примечание: Необходимо задать все три аргумента.	IF(SUM(LEFT)>=10;10;0)	10, если сумма значений, находящихся слева от формулы, больше или равна 10; в противном случае - 0.
Округляет значение в скобках до ближайшего целого числа (меньшего).
Возвращает наибольшее значение среди элементов, указанных в скобках.		Наибольшее из значений, находящихся в ячейках над формулой (за исключением ячеек строк заголовков).
Возвращает наименьшее значение среди элементов, указанных в скобках.		Наименьшее из значений, находящихся в ячейках над формулой (за исключением ячеек строк заголовков).
Имеет два аргумента (числа или выражения, результатами которых являются числа). Возвращает остаток от деления первого аргумента на второй. Если остаток равен нулю (0), возвращает значение 0,0.
Имеет один аргумент. Определяет истинность аргумента. Если аргумент является истинным, возвращает значение 0; если ложным - 1. В основном используется в функции IF.
Имеет два аргумента. Если хотя бы один из них является истинным, возвращает значение 1. Если оба аргумента являются ложными, возвращает значение 0. В основном используется в функции IF.
Вычисляет произведение элементов, указанных в скобках.		Произведение всех значений, находящихся в ячейках слева от формулы.
Имеет два аргумента (первый аргумент должен быть числом или выражением, результатом которого является число, второй - целым числом или выражением, результатом которого является целое число). Округляет первый аргумент до заданного вторым аргументом количества десятичных разрядов. Если второй аргумент больше нуля (0), первый аргумент округляется до указанного количества десятичных разрядов (в меньшую сторону). Если второй аргумент равен нулю (0), первый аргумент округляется до ближайшего целого числа (в меньшую сторону). Если второй аргумент меньше нуля, первый аргумент округляется слева от десятичной запятой (в меньшую сторону).	ROUND(123,456; 2) ROUND(123,456; 0) ROUND(123,456; -2)
Имеет один аргумент, который должен быть числом или выражением, результатом которого является число. Сравнивает указанный в скобках элемент с нулем (0). Если этот элемент больше нуля, возвращает значение 1; если равен нулю - 0; если меньше нуля - -1.
Вычисляет сумму элементов, указанных в скобках.		Сумма значений, находящихся в ячейках справа от формулы.
Имеет один аргумент. Определяет истинность аргумента. Если аргумент является истинным, возвращает значение 1, если ложным - 0. В основном используется в функции IF.

Использование в формуле закладок и ссылок на ячейки

В формулу можно вставить ссылку на ячейку, для которой создана закладка, используя имя этой закладки. Например, если для ячейки, содержащей число или выражение, результатом которого является число, создана закладка с именем валовой_доход , формула =ROUND(валовой_доход ,0) округлит значение этой ячейки до ближайшего целого числа в меньшую сторону.

Примечание: Ячейки с формулами не учитываются в вычислениях, в которых используются ссылки. Если ячейка является частью ссылки, она игнорируется.

Ссылки формата RnCn

Для записи ссылки на строку, столбец или ячейку таблицы в формуле можно использовать формат RnCn. Здесь Rn соответствует n-ой строке, а Cn - n-му столбцу. Например, ссылка R1C2 указывает на ячейку в первой строке и втором столбце. Приведенная ниже таблица содержит примеры записи ссылок в таком формате.

Ссылки формата A1

Для записи ссылки на ячейку, набор или диапазон ячеек можно использовать формат A1. Здесь буква соответствует столбцу, а цифра - строке ячейки. Первый столбец таблицы обозначен буквой "A", а первая строка - цифрой "1". Приведенная ниже таблица содержит примеры записи ссылок в таком формате.