Применение печатей. Условия хранения и пользования печатью
Срок службы печатей и штампов, как правило, превышает 12 месяцев, однако поскольку их стоимость менее 40 000 руб. в бухгалтерском учете ее учитывают как материально-производственные запасы (п. 5 ПБУ 6/01).
Стоимость приобретенной печати учитывают на счете 10 «Материалы» (субсчет «Инвентарь и хозяйственные принадлежности»). Далее ее стоимость списывают в расходы по обычным видам деятельности. Для этого используется счет 26 «Общехозяйственные расходы» или счет 44 «Расходы на продажу».
Что касается документального оформления, то списание оформляется либо актом на отпуск материалов, либо требованием-накладной.
Для контроля сохранности печатей их целесообразно учитывать на забалансовом счете. Ниже вы найдете бухучет штампов на примере.
Пример
ООО «Седьмое небо» (турагент) приобрело новую печать, так как прежняя пришла в негодность. Ее стоимость составила 2360 руб., в том числе НДС - 360 руб. Всю сумму, включая налог, бухгалтер перечислил на счет изготовителя.
А 27 мая курьер турфирмы доставил печать с комплектом документов (счетом-фактурой и товарной накладной), датированных 27 мая. Именно на эту дату бухгалтер туристической фирмы сделал в учете следующие проводки:
ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51
- 2360 руб. - перечислены средства за печать для организации;
ДЕБЕТ 10 субсчет «Инвентарь и хозяйственные принадлежности» КРЕДИТ 60
- 2000 руб. - принята стоимость печати к бухгалтерскому учету;
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
- 360 руб. - отражен «входной» налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям;
ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 19
- 360 руб. - принят к вычету «входной» НДС;
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 10 субсчет «Инвентарь и хозяйственные принадлежности»
- 2000 руб. - списана стоимость печати в расходы турфирмы по обычным видам деятельности;
ДЕБЕТ 013 «Активы стоимостью не более 40 000 руб. со сроком полезного использования свыше 12 месяцев»
- 2000 руб. - принята стоимость печати к забалансовому учету.
Отметим, что если печать приобретается в связи с физическим износом прежней, то для такой замены нужно оформить приказ о смене оттиска печати со старого на новый и представить его копию в налоговую инспекцию и фонды.
Налоговый учет
Стоимость печати без НДС можно полностью включить в состав материальных расходов. Сделать это можно в момент оформления отпуска печати актом или требованием-накладной. То есть в налоговом учете расход отражается в тот же день, что и в бухгалтерском. Такой вывод следует из подпункта 3 пункта 1 статьи 254 Налогового кодекса РФ. Если турфирма применяет «упрощенку», она сможет учесть стоимость печатей и штампов в составе материальных расходов на основании подпункта 5 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ. Подтвердить расходы на изготовление печати помогут полученные от продавца акт выполненных работ или накладная.
С 2013 года организации используют формы первичных учетных документов, утвержденные руководителем (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Это, в частности, касается акта выполненных работ и товарной накладной.
Поэтому согласно Типовым правилам документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, утвержденным приказом и.о. Министра культуры и информации РК от 25.09.2009г. № 128, руководителю важно знать, что:
1) обязательному учету подлежат печати и штампы с полным наименованием организаций хранятся в сейфах или опечатываемых несгораемых металлических шкафах;
2) учет печатей и штампов, подлежащих защите, и средств защиты документов для организаций ведется в регистрационных учетных формах.
3) наличие печатей и штампов ежегодно проверяет комиссия, назначенная приказом руководителя предприятия. Как правило, это происходит в ходе обязательной ежегодной инвентаризации.
В целях установления единого порядка учета, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов на Предприятии, юрист подготавливает Инструкцию, которая утверждается руководителем. Ниже прилагаем образец Инструкции.
Утверждена приказом
Директора _______
от __.__.____ г. №_______
ИНСТРУКЦИЯ
«О порядке изготовления, учета, хранения, выдачи, использования, уничтожения печатей и штампов в ________(наименование предприятия)_________________»
1. Цель.
Настоящая Инструкция «О порядке изготовления, учета, хранения, выдачи, использования и уничтожения печатей и штампов в _____________________________ (далее - Инструкция) является внутренним документом _______________ (далее - Предприятие) разработанным в целях исполнения требований действующего законодательства, защиты деловой репутации и коммерческих интересов Предприятия.
2. Термины, применяемые в Инструкции.
Печать Предприятия - круглая печать установленного образца оттиск которой, в соответствии с законодательством Республики Казахстан и Уставом Предприятия заверяет подлинность подписи руководителя Предприятия, главного бухгалтера или лица действующего по доверенности на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах Предприятия, предусматривающих заверение подлинной подписи.
Штамп Предприятия - штамп любой формы, как правило, содержащий название Предприятия в полном или сокращенном виде, не подпадающий под определение Печати Предприятия и служащий для подтверждения полномочий лиц и подлинности документов определенных руководителем Предприятия.
Штамп вспомогательный - любые штампы, как правило, не содержащие название Предприятия в полном или сокращенном виде, в том числе и наборные, формально заменяющие рукописные записи и, служащие для упрощения нанесения определенного текста, в целях ускорения процесса делопроизводства.
Оттиск - изображение клише печати или штампа на бумаге.
Клише - элемент печати (штампа), содержащий зеркальное отображение оттиска печати (штампа).
3. Общие положения.
3.1. Решения об изготовлении, использовании и уничтожении Печати Предприятия и Штампов Предприятия принимает руководитель Предприятия на основании требований действующего законодательства и Устава Предприятия.
3.2. Общая организация изготовления, учета, хранения, выдачи, использования и уничтожения Печати и Штампов Предприятия возлагается на ответственное лицо, которое назначается приказом руководителя.
3.3. Ответственное лицо за использование и хранение Печати и Штампов Предприятия, обязано контролировать и обеспечивать соответствие условий их хранения и использования.
4. Изготовление Печати и Штампов Предприятия.
4.1. Ответственное лицо организует разработку дизайна Клише Печати Предприятия и подбор фирмы изготовителя. Дизайн Клише, фирма изготовитель и степень защиты Печати Предприятия согласовываются с руководителем Предприятия.
4.2. Не допускается использование на Клише Штампов Предприятия элементов полностью идентичных элементам Печати Предприятия. Допускается наличие совпадающих элементов выполненных в другом дизайнерском и защитном исполнении.
4.3. Количество Штампов Предприятия, образцы их Оттисков, определяются Ответственным лицом по заявкам начальников заинтересованных Управлений Предприятия. Образцы Оттисков фирма изготовитель согласовываются с Заказчиком, после чего они представляются на утверждение руководителю Предприятия.
4.4. Клише Штампов Предприятия должны содержать краткую надпись, указывающую на сферу применения штампа (Например: «Для пропусков», «Для документов», «Для счетов-фактур» и т.п.).
4.5. При изготовлении нескольких штампов с одинаковым назначением, они должны иметь на своих Клише порядковые, неповторяющиеся номера (Например: «Для документов 1», «Для документов 2» и т.д.).
5. Учет, выдача, использование, хранение и уничтожение печатей и штампов.
5.1. Учет Печати и Штампов Предприятия ведется в Отделе документационного обеспечения офиса в Журнале «Учета поступления, выдачи в пользование, сдачи и уничтожения печатей и штампов» ответственным лицом.
5.2. Журнал «Учета поступления, выдачи в пользование, сдачи и уничтожения печатей и штампов», прошнуровывается, и его листы пронумеровываются в соответствии с требованиями руководящих документов по ведению делопроизводства на Предприятии.
5.3. Выдача Печати и Штампов Предприятия производится под роспись на основании письменных приказов руководителя Предприятия.
5.4. Об утрате Печати и Штампа Предприятия немедленно сообщается руководителю. Об утрате Печати и Штампа Предприятия подготавливается приказ о назначении комиссии для проведения разбирательства по факту утраты Печати или Штампа Предприятия. В состав комиссии в обязательном порядке должны включаться должностные лица Отдела собственной безопасности и Отдела по юридическим вопросам. Комиссия проводит разбирательство по факту утраты, а также осуществляет подготовку и организацию реализации мер по минимизации ущерба деловой репутации и экономическим интересам Предприятия.
5.5. Печать и Штампы Предприятия, в случае их износа или повреждения, уничтожаются комиссией, назначенной руководителем Предприятия. О факте уничтожения Печати и Штампов Предприятия, комиссией составляется акт, который подписывается всеми ее членами и утверждается руководителем Предприятия.
Количество печатей в организациях зависит от масштабов их деятельности. Небольшим фирмам, где числится только генеральный директор, достаточно одной печати, на более крупных предприятиях необходимо несколько печатей и штампов. В статье рассмотрим учет печатей и штампов, дадим примеры проводок.
Бухгалтерский и налоговый учёт печатей и штампов
Поскольку печать не может стоить дороже 40 тысяч рублей, а срок эффективного пользования более 1 года, то стоимость необходимо отнести к материально — производственным запасам. Это прописано в пункте 5, Положения о бухгалтерском учёте 6/01. Читайте также статью: → « ». Стоимость только что приобретенной печати учитывается по дебету счёта 10, который называется «Материалы». Сумму необходимо брать без учёта НДС.
Например, если цена 1 000 рублей, то на счету «Материалы» отразится только 847,46 рубля. Когда НДС, «в том числе», то есть уже включён в сумму, то для его извлечения применяется ставка 18/118. Счёт 10 имеет несколько субсчетов, печати и штампы необходимо отразить на 10.9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности». На нём числится наличие и движение инвентаря, инструментов, хозяйственных принадлежностей.
В тот же день необходимо сумму списать в расходы. Если организация оказывает услуги, то для этой операции используется счёт 26 «Общепроизводственные расходы». Торговые фирмы используют 44 счёт «Расходы на продажу». Далее печати и штампы хранятся на забалансовом счете 013 до их списания.
Важно! В частных организациях, учёт печатей ведётся как материально-производственные запасы, а не основное средство.
Пример 1. Фирма «Капитошка» занимается оптовой торговлей. 2 апреля 2016 года приобрела печать стоимостью 2 900 рублей, в том числе НДС 18%. Печать была доставлена в офис 2 апреля со всеми сопровождающими документами (накладной, счёт-фактурой), в тот же день бухгалтер перечислила за неё оплату с расчетного счёта.
| Проводка | Сумма | Расшифровка |
| Дт 60 Кт 51 | 2 900,00 | Перечислены средства за печать |
| Дт 10.9 Кт 60 | 2 457,63 (стоимость печати без НДС) | Печать подлежит бухгалтерскому учёту |
| Дт 19 Кт 60 | 442,37 | Входной НДС по приобретенным ценностям |
| Дт 68 Кт 19 | 442,37 | НДС принят к вычету |
| Дт 44 Кт 10.9 | 2 457,63 | Стоимость печати списана в расходы |
| Дебет 013 | 2 457,63 | На забалансовом счету числятся активы стоимостью менее 40 тысяч |
Стандартные проводки в бюджетных учреждениях
Учет печатей бюджетных подразделениях намного сложнее, чем обычных. Изначально, принимается решение, по какой статье необходимо отразить: 310 (если печати будут использоваться более года) или 340 (срок использования меньше 1 года).
На основании Инструкцией № 157н, учёт объекта, который применяется в работе более года,ведётся как основное средство, при этом не зависимо от их цены. Когда в работе печати используются меньше года. Если срок полезного использования менее года, тогда печати относят к материальным запасам. Решение об этом принимает комиссия.
- Если принятие осуществилось в качестве Основного средства. В проводках указывается стоимость всех затрат,с учётом НДС. Если она менее 3 тысяч рублей, то списание со счета происходит с одновременным отражением на его на 21 «Основные средства стоимостью до 3 тысяч рублей включительно в эксплуатации»».
- При отнесении печати к категории «Материальные запасы». Если принято решение зачислить их в качестве материальных запасов, то отнесение к ним происходит на основании документов:
- товарной накладной;
- счет-фактуры;
- товарно-транспортной накладной;
- акт о приёме установленной формы (0315004). Читайте также статью: → « ».
В бюджетных организациях, специальная комиссия решает способ учёта печати.
Пример 2. Государственная организация приобрела печать стоимостью 590 рублей, том НДС в том числе (90 рублей). Стандартные проводки при отнесении объекта к основному средству:
- Отражены затраты на покупку печати:
Дт 4 106 31 310 Кт 4 302 31 730 — 590 рублей
- Переведены денежные средства Продавцу:
Дт 4 302 31 830 Кт4 201 11 610 — 590 рублей
- Объект принят к учету как основное средство:
Дт 4 101 38 310 Кт 1 106 31 310 — 590 рублей
Проводки при отнесении объекта к МЗ:
- Приняты к учёту:
Дт 2 105 36 340 Кт 2 208 34 660 — 500 рублей
- Перечислены денежные средства: 590 рублей
Дт 2 302 36 830 Кт 2 201 11 610
- Входный НДС принят к вычету: 90 рублей
Дт 2 210 01 560 Кт2 208 34 660
При принятии печати в качестве основного средства, отражается сумма с НДС, а если принято как запасы – в проводках указывается сумма за вычетом косвенного налога.
Как заполняется журнал учёта печатей и штампов
Все печати и штампы должны строго учитываться Для этого существует специальный журнал. В нём содержатся их оттиски и информация о том, в какой отдел они переданы, с подписью ответственных лиц. Журнал содержит 8 граф:
| № п/п | Наименование печати/штампа | Оттиск | Выдача в пользование | Возврат | Примечание | |||
| должность и ФИО получателя | подпись, дата получения | должность и ФИО получателя | подпись, дата получения | |||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | |
- В первой графе указывается порядковый номер.
- В графе «Наименование печати» прописывается её назначение, например «Печать для документов».
- В третьей графе обязателен оттиск, он должен быть чётким, не размытым.
- В графе № 4 указывается, например: «менеджер по продажам Коваленко А.М.»
- В 5 графе – подпись ответственного лица с указанием даты получения.
- 6-7 графа заполняются аналогично графам № 4 и 5, только в случае возврата.
- Строка «Примечание» заполняется в случае уничтожения печати, с указанием номера акта и даты составления.
Журнал заполняется в рукописном виде, поскольку в нём необходимо наличие оригинальной подписи ответственных лиц. Название столбцов может меняться, в зависимости от необходимости и деятельности организации. Строго установленной формы Журнала нет. Форма не регламентирована законодательством.
Несмотря на это вести его необходимо с соблюдением всех требований строгой отчетности:
- обязательна порядковая нумерация страниц;
- журнал необходимо прошнуровать;
- на документе ставится печать и подписьруководителя;
- хранится журнал в железном сейфе.
Законодательством не установлен обязательное наличие граф в Журнале. Организация вправе их корректировать, в зависимости от своей деятельности.
Хранение печатей и штампов в организации
Способ хранения печатей и штампов зависит от их вида и назначения. Круглая печать (основная), находитсяв сейфе, доступ которому есть только у руководителя организации. В случае его длительного отсутствия – передается под расписку ответственному сотруднику.
Вспомогательные печати и адресные штампы находятся у ответственных работников, которые пользуются ими для исполнения ежедневной работы. Хранятся он также в опечатанных металлических шкафах, к которым имеет доступ определенный круг лиц. Штампы должны находиться в задвигающихся ящиках.
Проверка состояния печатей и штампов
Процедура бывает плановой, а может поводиться при наличии подозрений на использование поддельной печати. В любом из перечисленных случаев собирается специальная комиссия. По результатам проверки составляется акт, который передается руководителю организации. В нем излагаются выявленные проблемы, недочёты и рекомендации по их устранению.
При увольнении работника, генеральный директор направляет комиссию для установления факта наличия печатей, а также установления их подлинности. По итогам составляется акт приёма – передачи, с которым необходимо ознакомить нового сотрудника. Выявить подлинность печати опытный эксперт может даже визуально, если появляются подозрения, то для их подтверждения предмет исследования отправляют в лабораторию.
Как осуществляется замена печатей
Чтобы ввести на организацию новую печать, необходимо уничтожить старую. Существуют следующие варианты:
| Утилизация собственными силами | Обращение за помощью к специализированной штемпельной организации |
| Производится специально назначенной комиссией | Печать сдаётся в стороннюю штемпельную организацию |
После исполнения поручения оформляется акт, с указанием следующих данных:
|
Одновременно с печатью предоставляется комплект документов:
|
При утилизации собственными силами, акт необходимо хранить на всём протяжении деятельности организации, чтобы избежать неоднозначных споров. Если печать потеряна, то процедуру по утилизации провести будет невозможно. Для получения нового оттиска, необходимо предоставить вышеперечисленный комплект документов вместе со справкой из внутренних дел, в которой установлен факт пропажи.
Также о краже необходимо оповестить регистрирующий орган и подать объявления в СМИ. Обязательно сообщить об инциденте банку, в котором открыт расчетный счет фирмы, чтобы предотвратить снятие денежных средств с расчетного счета. Способ утилизации фирма выбирает сама
Ключевые моменты по контролю печатей и штампов
Организации всегда были обязаны иметь круглые печати, на которых, в обязательном порядке, содержалась информация о наименовании фирмы и её адрес. Федеральный закон № 82 ФЗ говорит не об обязанности, а о праве иметь такую печать.
Из этого же закона следует, что информация о печатях должна содержаться в уставе. Несмотря на то, что законодательство не прописывает обязательное наличие печати, деятельность фирмы без нее просто невозможна. Она необходима:
- при принятии (если это первое место работы) и увольнении сотрудника;
- при предоставлении документов в налоговые органы (заверенные копии, декларации на бумажном носителе);
- сдача отчётности в ФСС и ПФР;
- оформление внутренней кадровой документации, составление писем и многое другое.
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос №1. Нужно ли регистрировать новую печать?
Обязательная регистрация отменена, сделать это можно по желанию, для присвоения регистрационного номера.
Вопрос №2. Можно использовать логотипы, графические изображения в оттисках?
Это не запрещено, если не является недобросовестной конкуренцией и скрытой рекламой организации.
Вопрос №3. Обязательно ли уничтожать печать при реорганизации фирмы?
Нет, не обязательно, но лучше утилизировать, чтобы избежать вопросов.
Вопрос №4. В чём отличие печати от штампа?
Штамп не имеет юридической силы, а служит для облегчения работы.
Вопрос №5. Отличается ли учет печатей в частных и бюджетных организациях?
Да, план счетов в бюджетной организации совсем другой, соответственно и бухгалтерский учёт печатей сильно отличается.
Типовые ошибки при учете печатей и штампов
- При передаче руководителем основной печати, в период его отсутствия, не составляется расписка, процедура осуществляется на словах. В результате печать хранится у ответственного лица незаконно.
- Не всегда печать находится в специально оборудованном металлическом сейфе, часто её местоположение – стол или ящик руководителя.
- Распространённое нарушение – вынос печати из офиса, без составления соответствующих документов.
Условия хранения и пользования печатью
Вы изготовили печать, прошли все иные необходимые процедуры по постановке на всевозможные учеты, и ваша фирма приступила к активной деятельности. Печать заработала в связи с этим, как печатный станок, - по всему офису только и слышны хлопки от ее ударов. Но вы пропустили один очень важный момент: забрав у предприятия-изготовителя свою печать, первым делом необходимо определить условия ее хранения и пользования.
Ответственность и контроль за законностью использования и хранения печати согласно п. 60 Инструкции МВД возлагаются на руководителя юридического лица, которое имеет право пользования такой печатью. Но это вовсе не означает, что руководитель должен держать печать все время при себе, не давая никому до нее дотронуться, и уж тем более носить за собой в портфеле или кармане. Да и не царское это дело - "штамповать" каждый документ, требующий заверения печатью (а таких документов даже в небольшой организации, несмотря на все "упрощения" и всеобщую борьбу с бюрократизмом, оборачивается немало). А управлять-то когда?
Руководитель может своим приказом возложить ответственность за хранение и использование печати на одного из подчиненных ему работников. Этим же приказом должны быть определены место и условия хранения печати, а также условия пользования ею.
Печать должна храниться в несгораемом шкафу или сейфе и вместе с другими печатями и штампами организации, если таковые имеются, учитываться в специальном журнале. Хранение печатей в других местах, а также передача их лицам, не имеющим права на их хранение, запрещается (п. 61 Инструкции МВД). Согласно п. 23.38 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях (далее - КоАП) нарушение правил хранения печатей и штампов, повлекшее их утрату, влекут наложение штрафа в размере от 10 до 30 базовых величин.
Что касается условий пользования, то в приказе должно быть также четко определено, что печать проставляется на документе только при наличии подписи руководителя либо его заместителей, уполномоченных на подписание соответствующих документов.
Кстати, проставляйте на документах оттиск печати правильно: он должен захватывать часть наименования должности и личной подписи лица, подписавшего (утвердившего) документ. Такой порядок установлен п. 2.3.13 Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Председателя Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23.05.1995 № 13.
И не "утруждайте" свою печать понапрасну - далеко не все документы требуют ее проставления (к примеру, приказы руководителя). Иногда, проставляя печать на документе, на котором она не нужна, стараясь придать важность такому документу, вы его только портите. Проставление печати необходимо во всех случаях удостоверения прав, свобод и обязанностей физических и юридических лиц, при санкционировании расходования денежных средств и материальных ценностей.
В случае государственной регистрации изменений и дополнений, вносимых в учредительные документы юридического лица или свидетельство о государственной регистрации индивидуального предпринимателя, связанных с переименованием юридического лица, изменением фамилии, имени, отчества индивидуального предпринимателя, согласно п. 6 Инструкции Минюста в регистрирующий орган представляются письменное заявление с указанием основания изготовления новой печати, а также фамилии, инициалов, номера и серии паспорта лица 2 и эскизы новой печати в двух экземплярах. На разрешении на изготовление новой печати и ее эскизах регистрирующим органом будет проставлен штамп "Изготовленные печати не выдавать без предъявления квитанции о сдаче имеющейся". Для получения такой квитанции в регистрирующий орган подается заявление, в котором указывается причина уничтожения печати и проставляется образец ее оттиска, а также представляется сама уничтожаемая печать (п. 11 Инструкции Минюста).
Таким образом, когда вы будете знать, что ваша новая печать уже готова, сдаете старую в регистрирующий орган на уничтожение, получаете квитанцию о ее сдаче, после чего следуете в организацию-изготовитель за новой.
Тот же порядок применяется и при получении разрешения на изготовление новой печати в связи с износом печатей или их заменой как пришедших в негодное состояние.
При смене руководителя передачу печати вновь назначенному или избранному руководителю, даже если ответственным за ее хранение и пользование был назначен кто-то из сотрудников, не забудьте оформить актом.
Караул! Печать пропала…
Берегли вы свою печать, как зеницу ока, а она взяла и пропала. Что поделать, такие неприятности иногда случаются. Но не стоит паниковать, все исправимо. Ваши действия в некоторой степени будут зависеть от обстоятельств, при которых случилось столь неприятное событие (взлом офиса или сейфа, утеря, служебная халатность ответственного работника и пр.).
В любом случае первым делом необходимо обратиться в милицию с соответствующим заявлением, к которому прилагается копия оттиска печати (можно сделать ксерокопию с какого-либо документа).
Если взлома офиса (сейфа) не было и печать исчезла при загадочных обстоятельствах, не дожидаясь действий правоохранительных органов, приступайте к служебному расследованию. Необходимо выяснить, кто последним держал печать в руках, кому отдал, где оставил, взять соответствующие письменные объяснения. Если вы подозреваете, что у кого-то из ваших сотрудников были мотивы и возможность украсть печать, то стоит корректно "проинформировать" коллектив о том, что ст. 377 УК за хищение, уничтожение, повреждение либо сокрытие штампов, печатей предусматривает ответственность в виде наказания общественными работами, или штрафом, или исправительными работами на срок до двух лет, или арестом на срок до шести месяцев, или ограничением свободы на срок до двух лет, или лишением свободы на тот же срок. А вдруг поможет.
С заявлением о пропаже печати немедля следует обратиться и в обслуживающий вас банк. Если печать была похищена с целью снятия или перевода денег с вашего расчетного счета, то осведомленность сотрудников банка о пропаже может не только сохранить ваш капитал, но еще и поспособствовать задержанию злоумышленников.
После того как вы внимательно обыскали все сейфы, шкафы, ящики, портфель и карманы и окончательно убедились в пропаже печати, необходимо оповестить о вашей беде широкую общественность путем размещения в газете "Рэспублiка" соответствующего объявления об утере печати. Такое требование содержит п. 9 Инструкции Минюста.
Деятельность фирмы парализована: договор заключить невозможно, отчетность не сдашь, деньги со счета по чековой книжке не снимешь. Поэтому после проведения органами милиции всех необходимых проверок, не мешкая, обращайтесь в зарегистрировавший ваше предприятие орган за разрешением на изготовление дубликата печати. В заявлении следует указать, что вами были осуществлены все установленные законодательством действия, связанные с принятием мер по обнаружению печати (в том числе обращение в органы внутренних дел, публикация объявления в газете, необходимые проверки). К заявлению прилагается копия опубликованного в газете "Рэспублiка" объявления, эскиз печати в двух экземплярах, на котором необходимо указать букву "Д", означающую "дубликат".
Последствия утраты печати могут быть самые разные, их может не быть вообще. В любом случае, если вы все сделали правильно и вовремя, для беспокойства особых причин нет.
Если похищенная печать все же была использована, в результате чего в фирму обращаются за исполнением обязательств, о которых вы впервые слышите, следует опять же обратиться в милицию. На этот раз с заявлением о мошенничестве.
Не исключено, что о фактах использования похищенной печати станет известно от самих правоохранительных структур. Например, при проведении налоговой проверки на одном из предприятий могут обнаружиться накладные, счета и другие документы, заверенные вашей украденной печатью. Если они датированы позднее совершения кражи - переживать не стоит. Хуже, если документ составлен задним числом, то есть юридически получается, что он составлялся в то время, когда печать находилась в вашем законном владении. В этом случае потребуется проведение определенных экспертиз, в том числе почерковедческой (ведь печать проставляется на подпись руководителя либо его заместителей). Такая экспертиза, как правило, дает неоднозначные ответы. Например, что "подпись могла быть сделана тем-то и тем-то". А все сомнения в соответствии с белорусским уголовным законодательством толкуются в пользу обвиняемого.
Но, безусловно, лучше не терять печать, хранить ее надлежащим образом и пользоваться ею правильно.
Уничтожение печати - заключительная процедура в процессе ликвидации
Ничто не вечно под луною, и ваше предприятие, увы, тоже. Ликвидация юридического лица - мероприятие неприятное и, как известно, более сложное и хлопотное, чем создание и регистрация. Поэтому избавляться от печати сразу же после принятия решения о ликвидации не спешите - она еще послужит (и не один год!) ликвидационной комиссии (ликвидатору), к которым с момента назначения согласно п. 3 ст. 58 Гражданского кодекса Республики Беларусь переходят полномочия по управлению делами юридического лица. Пройдя проверки всех органов, сдав документы предприятия в архив, собрав все необходимые справки, ликвидационная комиссия (ликвидатор) согласно п. 63 Положения о регистрации вместе с документами о ликвидации сдает в регистрирующий орган на уничтожение и печать предприятия.
Пунктом 10 Инструкции Минюста установлено, что при ликвидации (прекращении деятельности) субъектов хозяйствования печати подлежат сдаче для уничтожения в регистрирующий орган по месту государственной регистрации, о чем составляется квитанция, подтверждающая факт уничтожения печати. Нарушение установленного порядка сдачи печатей и штампов юридического лица для уничтожения после принятия решения о его ликвидации, совершенное должностным лицом, согласно ст. 23.38 КоАП влечет наложение штрафа в размере от 10 до 30 базовых величин.
Когда работник регистрирующего органа на ваших глазах уничтожит печать и выдаст вам квитанцию об уничтожении, вы окончательно осознаете: фирмы больше нет.