Юридически законная подпись документов, не выходя из Gmail. Все вложенные файлы открываю непосредственно в Gmail
В этой статье хотим разобрать задачу создания массовой рассылки email (предполагается, что подписная база у вас уже есть и спамом никто заниматься не будет).
Чеклист рассылки
Прежде чем переходить к созданию письма и запуска рассылки мы должны подготовить все материалы.
Вот какой список задач используем мы:
- Подготовить базу рассылки
- Сегментировать базу рассылки
- Определить кто из базы рассылки будет получать письмо
- Отсортировать по полу (если рассылка тематическая)
- Отсортировать по возрасту (если необходимо)
- Отсортировать по географическому признаку
- Отсеять все лишние контакты
- Создать таблицу (или новый лист в существующей таблице) с отсортированными контактами
- Исключить повторяющиеся контакты
- Подготовить письмо
- Написать 3-5 заголовков, выбрать лучший
- Продумать структуру письма (где будет текст, какие фото использовать, куда будут вести ссылки из письма)
- Написать текст письма
- Вычитать текст письма
- Отредактировать текст письма
- Повторить пункты 3-5 несколько раз
- Выпить кофе/чай/воду, выдохнуть и успокоиться
- Запустить рассылку
- Протестировать письмо на нескольких личных адресах
- Поправить отображение письма (если необходимо)
- Определить время запуска готовой рассылки
- Запустить рассылку
- Собрать статистику
Готовим базу email адресов для рассылки
Итак, если вы дочитали до этого абзаца - значит вы твердо решили создать свою первую рассылку.
Первое, что вам необходимо сделать - это составить базу рассылки. В нашей работе мы используем сервисы Google, по-этому и база рассылки у нас хранится в google таблице.
Готовим письмо
Как только вы сделали базу - можно переходить к созданию письма.
Создаем Google Документ
Украшаем письмо
Устанавливаем Дополнение
У нас есть красиво оформленное письмо. Теперь установим дополнение Merge by MailChimp.Для этого - открываем меню "Дополнения" --> "Установить" и находим нужный пункт.
Итак, авторизуем Дополнение.
В качестве подтверждения установки на экране появится уведомление о том, что Merge by MailChimp успешно установлен.
Нажав на кнопку закрытия уведомления (крестик справа во всплывающем окне) - можно переходить к следующему этапу настройки.
В меню "Дополнения" выбираем Merge by MailChimp , а затем - "Send email" (отправить письмо).
Следующим шагом вам будет предложено выбрать google таблицу, в которой находится база рассылки email. Здесь нужно понимать несколько условий:
- Дополнение попросило доступ к Google Таблицам и соответственно в списке файлов будут только Google Таблицы
- Файл должен находиться в разделе "Мой Диск" вашего Google Диска (Google Drive). Если коллега создал базу email рассылки и открыл к ней доступ, то нужно перенести эту таблицу в раздел "Мой Диск" (например банальным перетаскиванием в режиме онлайн работы с Google Диском)
- Рассылка будет по тем и только тем адресам, которые находятся в выбранном файле, то-есть дописывать на ходу не получится. Так что рекомендую вернуться к чеклисту рассылки.
Настриаваем рассылку
Как только выбран файл - вам откроется боковая панель Дополнения (если не открылась - повторно в меню выбираем Add-ons --> Merge by Mail Chimp --> Send email). На этом этапе мы настраиваем и выбираем такие параметры:
- Data source - указываем Дополнению из какого листа (Worksheet) таблицы брать данные о переменных (Header row) для персонализации писем.
- Merge Tags - это метки, которые можно вставить в документ (шаблон нашего письма). По сути вместо названия метки будет вставляться ячейка с именем/фамилией/названием компании или любой другой информацией, с помощью которой вы хотите показать уникальность письма.
- Email Info - информация об отправителе (ваша информация). Здесь стоит обратить внимание на пункт "permission reminder" - по сути это текст, предшествующий кнопке "Отписаться" в конце письма. Это обязательное требование Mail Chimp для борьбы со спамом
Запускаем рассылку
Письма можно пролистывать с помощью кнопок Previous и Next .
Убедившись в том, что нет ошибок в тексте и все данные правильно и корректно отображаются - закройте окно предпросмотра (крестик в верхнем правом углу всплывающего окна) и нажмите синюю кнопку Send email
В Gmail есть множество приемов, подсказок и расширений, которые выводят опыт пользования этим почтовиком на новый уровень. Удаление отправленной не туда почты, горячие клавиши, перевод денег через почтовый аккаунт — знание таких приемов превратит вас в одного из самых продвинутых пользователей сервиса.
Отмена ошибочной отправки письма
Отправка письма не по адресу может быть чревата серьезными последствиями. К счастью, теперь в Gmail можно исправить такую ошибку. Сначала включите функцию отмены отправки. Для этого зайдите в меню “Настройки”, щелкнув по изображению шестеренки в правом верхнем углу своего почтового аккаунта. Затем в разделе “Отменить отправку” установите флажок “Включить функцию отмены отправки“. Укажите временной период, в течение которого вы хотите иметь такую возможность, в выпадающем списке “Промежуток времени для отмены отправки”. Самое важное — не забудьте нажать на кнопку “Сохранить изменения” внизу страницы.
Оказывается, чтобы работать с письмами в ящике Gmail, не обязательно быть в онлайне. Браузерное расширение “Gmail Офлайн” для Chrome позволяет читать и отвечать на сообщения, искать и архивировать нужную корреспонденцию без доступа к интернету.
Правда, чтобы воспользоваться преимуществами “Gmail Офлайн”, расширение нужно установить при активном интернет-подключении. Перейдите в уже знакомое меню “Настройки”, выберите там вкладку “Офлайн” и сделайте установку. За несколько минут расширение синхронизирует и загрузит ваши письма, чтобы отсутствие интернета не мешало работать с почтой.
Использование горячих клавиш
Для экономии времени используйте горячие клавиши. Опять переходим в “Настройки” и во вкладке “Общие” включаем эту функцию. Теперь вы сможете рыться в своем ящике, не прикасаясь к “мышке”. Вот самые нужные и чаще всего употребляемые комбинации:
- “J” — переход к более старым сообщениям
- “К” — переход к новым сообщениям
- “Е” — архивировать
- “Shift”+3 — удалить
- “А” — ответить всем
- “R” — ответить персонально
Планировщик для отправки писем
Возможно, вы не хотите отправлять письмо поздно ночью или боитесь, что забудете это сделать утром.Расширение Boomerang для Chrome поможет запланировать отправку по расписанию заранее подготовленного письма и напомнит об отложенной почте.
Удаление писем, занимающих много места
Gmail выделяет каждому пользователю бесплатные 15 ГБ под хранение почты, фотографий для Google+ и файлов на Google Drive. Но рано или поздно эта роскошь заканчивается. Вместо того, чтобы перелопачивать почтовый ящик и Google Drive в поиске старых ненужных писем и документов ради свободных 5-6 МБ, переберите письма, которые забирают больше всего места.
Напишите в строке поиска Gmail “size:[Х]m”, указав вместо [Х] размер письма в мегабайтах, и вы получите список всех своих писем, объем которых превышает заданное значение. Будьте внимательны — поисковый запрос нужно вводить вместе с кавычками.
Отписка от почтовых рассылок
Устали от почтовых рассылок, на которые подписывались в прошлом веке? Есть простой и быстрый способ отписаться от рассылок, ставших бесполезным мусором в почте. В заголовке одного из таких писем нажмите “Отменить подписку на сообщения от этого отправителя”. Теперь этот автор не будет докучать вам своими посланиями.
Чтобы важные письма не остались непрочитанными, сделайте небольшую реорганизацию папки “Входящие”. Перейдите в “Настройках” во вкладку “Папка “Входящие”, затем из выпадающего меню “Тип папки “Входящие” выберите “Сначала непрочитанные”. Так вы увидите входящие непрочитанные письма в первую очередь.
Настройка фильтров
Если вы получаете много писем от интернет-магазинов или сервисов рассылок и не хотите пропускать выгодные предложения, есть хороший способ отфильтровать нужные сообщения. Нажмите на маленькую стрелочку справа в строке поиска. Появится окно, в котором нужно ввести условия для фильтрации писем (по теме, отправителю, получателю и т.д.).
Указав необходимые параметры, нажмите в нижнем правом углу окна на “Создать фильтр в соответствии с этим запросом”. У вас появится множество вариантов вроде “Никогда не отправлять в спам”, “Всегда помечать как важное“ и так далее. Поставив внизу флажок “Применить фильтр к соответствующим цепочкам писем”, вы примените эти действия ко всем сообщениям, удовлетворяющим указанным параметрам.
Отправка писем с разных адресов
Вы знали, что можете отправлять письма с разных адресов, не выходя из своего аккаунта Gmail? Чтобы так делать, зайдите в меню “Настройки”, перейдите во вкладку “Аккаунты и импорт” и в разделе “Отправлять письма как“нажмите на “Добавить другой адрес электронной почты”. Откроется новое окно, в котором вы сможете присоединить к аккаунту Gmail другой адрес электронной почты.
Значки персональных писем
Чтобы узнать, было ли письмо адресовано только вам или это массовая рассылка по списку почтовых ящиков, включите функцию “Значки персональных писем”. Для этого в меню “Настройки” выберите вкладку “Общие”, затем в разделе “Значки персональных писем” укажите “Включить”.
Теперь в папке “Входящие” вы увидите стрелку возле сообщений, отправленных вместе с вами другим адресатам, и двойную стрелку возле сообщений, которые адресованы только вам. Возле писем от почтовых рассылок стрелок нет вообще.
Если вы не хотите сразу отвечать на письмо, но боитесь, что потом забудете написать ответ, используйте список “Задачи”. Чтобы добавить в “Задачи” напоминание о письме, выберите входящее сообщение, на которое вам нужно ответить, затем нажмите над ним кнопку “Ещё” и укажите “Добавить в задачи”. Чтобы проверить, появилась ли эта задача в списке, зайдите в выпадающее меню в верхнем левом углу над папкой “Входящие”. При выборе пункта “Задачи” у вас откроется список текущих задач.
Импорт из других почтовых аккаунтов
Есть очень простой способ собрать все письма и контакты в одном почтовом аккаунте. Перейдите в уже знакомое меню “Настройки” и выберите там вкладку “Аккаунты и импорт”. В разделе “Импорт почты и аккаунтов” нажмите на “Импортировать почту и контакты”. Откроется новое окно с инструкциями, по которым вы за считанные минуты соберете всю свою почту и контакты в одном аккаунте Gmail.
Заранее подготовленные сообщения
Если вам часто приходится отвечать на письма одними и теми же фразами, функция “Шаблоны ответов” придется весьма кстати. Она позволяет добавить шаблоны сообщений в личную библиотеку и отправлять их адресатам одним щелчком мышки. Для настройки функции перейдите во вкладку “Лаборатория” меню “Настройки”, затем в строке поиска экспериментальной функции введите запрос “Шаблоны”. Включите найденную функцию и не забудьте сохранить сделанные изменения.
Теперь создайте шаблон ответа. В правом нижнем углу окна с новым сообщением нажмите на стрелку, выберите в выпавшем меню “Шаблоны ответов” и “Создать готовый ответ”. Введите в появившемся окне имя готового ответа. Теперь, отвечая на любое письмо, вы можете выбрать готовый шаблон ответа в меню “Дополнительно” в нижнем правом углу окна сообщения.
Перевод денег
Если вы находитесь в США или Великобритании, вам доступна возможность отправлять деньги с Google. Кошелька прямо из аккаунта Gmail. Создайте сообщение, адресованное вашему получателю, затем нажмите на значок доллара в нижней части окна. У вас откроется окно сервиса Google.Кошелек, в котором нужно указать отправляемую сумму. Чтобы не отправить, а запросить денежный перевод, вместо вкладки “Отправить средства” выберите “Отправить запрос на перевод”.
Если у вас нет Google.Кошелька, при первом переводе средств появится предложение его настроить. Конечно, у вашего получателя или отправителя тоже должен быть настроен этот сервис.
Автоматическая архивация отправленных писем
Если вы хотите поддерживать порядок в почтовом ящике, не удаляя при этом старые письма, воспользуйтесь функцией архивирования сообщений. Отправляемые письма можно архивировать автоматически, используя функцию “Отправить и архивировать”. Она включается на вкладке “Общие” в меню “Настройки”, в разделе “Отправка и архивирование”
Заархивированные письма хранятся в папке “Вся почта”, но если кто-то ответит вам на письмо из архива, оно опять появится в списке входящих.
Резервное копирование писем
Если вы боитесь случайно лишиться важных писем, прикрепленных файлов и изображений, Google позволяет создавать архивы данных любых сервисов, которые связаны с вашим аккаунтом. Можно сделать архив всей почты или выбрать письма с конкретными ярлыками. Для тех, кто не верит в абсолютную надежность серверов Google, подойдет расширение для резервного копирования почты Gmvault.
Если вы не хотите видеть какую-то цепочку писем, установите флажок “Игнорировать”. Для этого зайдите в выпадающее меню “Ещё” в верхней части окна и нажмите там соответствующую кнопку. Больше вы не увидите отмеченную цепочку писем, если только не начнете её искать через строку поиска.
Использование смайликов в письмах
Смайлики можно добавлять не только в смс-сообщения. Если вы хотите оживить переписку в чате или сделать письма менее формальными, выберите значок смайлика в окне чата или нового сообщения. Имейте в виду, эта возможность доступна только для веб-версии сервиса.
Расширение Checker Plus for Gmail для браузера Chrome будет присылать уведомления о новых письмах, а также позволит читать и удалять входящие сообщения, не открывая страницу Gmail.
Посторонние действия в аккаунте
В мире, где онлайн-профили постоянно находятся под угрозой взлома, нужно быть уверенным, что ваш аккаунт в безопасности. Чтобы знать, что никто, кроме вас, не шерстит папку “Входящие”, проверьте свои “Последние действия в аккаунте”. Этот текст мелкими буквами вместе со временем, когда в аккаунте выполнялись какие-то действия, выводится в правом нижнем углу экрана. Нажав на ссылку “Дополнительная информация”, вы откроете новое окно с данными о всех действиях в текущем аккаунте и связанных с ним активных сеансах.
Надеемся, что с этими советами вы сможете использовать Gmail намного эффективнее, чем раньше.
| 29.06.2016
Многофункциональный сервис Google Docs, как несложно догадаться, является детищем корпорации Гугл. Этот удобнейший и полезнейший инструмент доступен всем зарегистрированным пользователям Google без исключения. Получить доступ к сервису можно с любого устройства – компьютера, ноутбука, планшета, смартфона, причем, сервис поддерживает даже работу в оффлайн режиме.
Google Docs напрямую связан с Гугл Диском (Google Drive). На Диске система хранит все загружаемые, создаваемые, просматриваемые и редактируемые в «облаке» файлы. При желании на компьютер, смартфон, планшет, можно также установить программу синхронизации документов. С этой программой перенос и скачивание файлов из/в Google Docs существенно упростится.
Услуги сервиса предоставляются бесплатно и имеют ряд преимуществ даже перед профессиональными офисными программами – MS Office или Open Office. К неоспоримым достоинствам Google Docs относится:
1. Возможность мгновенной публикации данных в Интернете (без индексирования, в скрытом режиме, или открыто, публично).
2. Опция создания форм для сайтов с последующей их интеграцией в программный код веб-ресурса и контролем сбора статистики.
3. Возможность совместного редактирования файлов разными пользователями и группами пользователей (по ссылкам или личным приглашениям).
4. Привычный офисный функционал и стандартный набор инструментов (кто работал в MS Word, Exсel или PowerPoint, тот быстро разберется с управлением в Google Docs).
5. Функция комментирования выделенных областей, фраз, строк, абзацев.
6. Сохранение корректировок в автоматическом режиме (не нужно жать дополнительных кнопок, чтоб сохраниться).
7. Синхронизация документа из Google Docs с файлами компьютера пользователя через функционал Google Drive (т.е. когда мы правим файл в Интернете, обновленные файлы автоматически подгружаются в особую папку компьютера «Google Диск», что создается в локальном разделе «C:»).
8. Возможность быстрой передачи объемных файлов по Интернету.
9. Возможность создания 3-х типов файлов: Документа (аналог Word), Таблицы (аналог Excel), Презентации (аналог PowerPoint), каждый из которых решает определенные задачи.
10. Доступ к 15 Гигабайтам свободного пространства для хранения файлов и документов.
11. Возможность подключения к Google Docs из любой точки мира.
12. Прочие функции, на которых мы подробнее остановимся ниже.
Google Docs (Гугл Документы): регистрация и авторизация
Чтобы получить доступ к сервису Google Docs, нам необходимо иметь профиль в системе Гугл. Как только мы создаем новый аккаунт, мы получаем доступ ко всем инструментам Google, и сервис Docs не исключение. Значит, алгоритм регистрации и авторизации будет следующим:
1. Регистрируемся в Google и подтверждаем свой профиль (телефонный номер, E-mail).
http://docs.google.com/
Второй способ попасть в Документы – кликнуть на странице Google по значку таблички (размещен в правом верхнем углу), раскрыть полный список служб (нажать «Еще») и выбрать здесь «Документы».
4. При переходе к сервису видим приветствие Гугл и прямо здесь можем выбрать «Краткий Обзор» для быстрого знакомства с системой. Если подсказки нас не интересуют, просто закроем приветственное окно.
Важно: если вам приходится создавать новый аккаунт в Гугл с нуля, и эта процедура вызывает у вас затруднения или вопросы, смотрите пошаговую инструкцию по регистрации в Google, описанную нами в самом начале статьи о Gmail. Ссылка на эту статью и пошаговую регистрацию:
Google Docs (Гугл Документы): создание нового документа/файла
Перейдя к Google Документам впервые, мы увидим пустое окно, т.к. документы еще не созданы, не загружены. Если же для работы использовать старый аккаунт в Google, то, вполне вероятно, что отобразится список недавних файлов, которые мы открывали ранее. Например:
Так выглядит окно с недавними документами:
А это пустое окно нового профиля:
1. Чтобы создать новый файл в категории «Документ» (аналог файла MS Word), необходимо нажать на значок плюс (+), размещенный в правом нижнем углу:
2. Сразу присвоим новому файлу какое-то имя/название. Подводим курсор мышки к названию файла (изначально здесь записано «Новый документ»), которое находится в левом верхнем углу, выше панели инструментов. Ставим курсор в это поле, смело меняем название на любое другое:
3. Обращаем внимание, что при нормальном соединении с Интернетом все изменения в файлах сохраняются автоматически на Гугл Диске (Google Drive), о чем свидетельствует сообщение (мы назвали документ Site Rost):
Важно: при создании нового файла система автоматически создает новый документ на Google Диске профиля. Кроме того этот файл помещается в список «Недавние документы», о котором мы говорили выше. Теперь при входе в службу Google Docs мы уже будем видеть тот самый файл, который только что создали.
Чтобы проверить наличие файла в хранилище Google Drive, чтобы открыть этот файл для просмотра или показа другим пользователям в «облаке» сервиса Диск, нужно всего лишь пройти по ссылке:
https://drive.google.com
Google Docs (Гугл Документы): редактирование, правка файла
Теперь, чтобы наглядно показать на скриншотах как именно выполняется редактирование, форматирование и правка, нам нужно добавить в наш новый документ «Site Rost» хоть какой-то текст. Для примера здесь мы просто скопируем небольшой вступительный фрагмент текста из этой статьи и вставим его в наш новый документ:
Чтобы скопировать и вставить часть текста, мы используем стандартные опции «Копирование» и «Вставка» (Ctrl+C и Ctrl+V).
Проанализируем, что мы здесь видим:
– автоматически сохранились все изменения нашего файла (см. скриншот выше), соответственно, увеличились размеры нашего файла;
– сработала проверка правописания (подчеркнуты слова и фразы, вызывающие вопросы – прямо как в Word);
– при копировании сохранились все стили форматирования (абзац, отступ, список, выравнивание и пр.).
Далее мы можем приступить к редактированию текста, используя представленные панели инструментов и функционал меню. Собственно, описывать детальный процесс, что и как здесь работает, не имеет смысла. Все элементарно, привычно.
Интерфейс сервиса Google Docs почти идентичен привычному нам Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), и не вызывает вопросов. В рамках этой пошаговой инструкции мы лишь остановимся на тех небольших нюансах и опциях, которые присутствуют ТОЛЬКО в Гугл Докс, которых нет в классическом Офисе.
Google Docs (Гугл Документы): история изменений файла
Представим, что в созданный нами файл мы (или кто-то другой – наш соавтор, коллега, начальник) внести какие-то правки и изменения, сохранили работу, закрыли документ. Чтобы просмотреть эти правки, нам нужно:
1. Перейти в меню «Файл».
2. Выбрать пункт «Просмотреть историю изменений» (комбинация клавиш – Ctrl+Alt+Shift+H).
3. В результате загрузится специальное окно изменений, где мы увидим внесенные правки:
4. Теперь отрегулируем отображение изменений с помощью правостороннего блока «Хронология изменений» и кнопки «Менее подробно»/«Более подробно»:
5. Обращаем внимание! Если выбрать конкретную правку из «Хронологии…», появится возможность ее восстановить. Проще говоря, мы всегда можем вернуть документ к первоначальному виду, вернуться на пару шагов назад, загрузить раннюю версию файла. К примеру:
6. Для выхода из режима «История изменений» жмем стрелку «Назад», которая расположена в верхнем левом углу (где раньше у нас было название документа).
Как скачать файл Google Docs на компьютер
Все файлы, с которыми мы работаем в Google Docs, могут быть загружены на наш компьютер. Причем, решить эту задачу можно разными способами!
Вариант №1
Скачиваем и устанавливаем приложение Drive для компьютера, выполняем синхронизацию. Мы уже говорили, что все измененные файлы сохраняются в сервисе Google Диск Drive, который может быть синхронизирован с папкой «Google Диск» на нашем компьютере (что в папке, то и в Интернете; что в Интернете, то будет и в папке).
Если этот вариант вас заинтересует, перейдите по ссылке для скачивания приложения, следуйте инструкциям по установке. В процессе инсталляции вам также будет показано много полезных советов, которые лучше не пропускать мимо! Ссылка на скачивание:
https://www.google.com/drive/download/
Вариант №2
1. Прямо из интерфейса Google Docs при запущенном файле проходим в меню «Файл» – «Скачать как…».
2. Выбираем тот формат, в котором хотим получить файл из Документов. Доступные типы форматов:
– Microsoft Word (DOCX);
– Формат OpenDocument (ODT);
– Текст в формате RTF;
– Документ PDF;
– Текст в формате TXT;
– Веб-страница (HTML, ZIP-архив);
3. После скачивания файла из Google Docs, он попадает в папку загрузок нашего браузера (по умолчанию – директория «Downloads» на диске C:). Т.е. скачивание производится через функционал браузера без использования сторонних торрент-клиентов или программ!
Примечание: если поиски скачанного файла вызывают у вас затруднения, вы можете найти его через меню «Загрузки» вашего браузера (для вызова этого окна можно нажать комбинацию клавиш Ctrl+J). Кроме того, файл можно искать через поиск Windows по его названию.
Настройки доступа в Google Docs
Чтобы другой человек открыл наш документ, да еще и смог вносить в него правки, нужно настроить систему доступа к файлу. Для этого нужно:
2. Обязательно жмем опцию «Включить доступ по ссылке» и выбираем из выпадающего списка тот вариант доступа, который хотим предоставить. Здесь доступны 3 варианта:
– Комментировать (через опцию комментирования при наличии ссылки на файл пользователи смогут оставлять комментарии);
– Редактировать (в этом случае пользователь, прошедший по ссылке к файлу, сможет вносить свои правки в наш документ, которые запишутся в «Истории изменений»).
3. Выбираем тот тип доступа, который нас интересует, жмем соседнюю кнопку «Копировать ссылку». Кстати, скопировать ссылку можно также вручную из строки с адресом URL. Скопированный линк попадает в буфер обмена, свободно вставляется в личное сообщение к тому человеку, которому хотим показать документ или дать возможность его редактировать.
Чтобы завершить процедуру и закрыть настройки доступа, жмем кнопку «Готово».
Важно: наверняка, читатель обратил внимание на строку «Люди», в которой мы можем настроить совместный доступ под каждый E-mail. При этом на указанные здесь адреса почты будут отправлены соответствующие письма с прикрепленными документами и нашими сообщениями.
К примеру, мы введем здесь E-mail руководителя проекта и установим ему возможность исправлять/редактировать документ. Далее мы введем несколько E-mail наших клиентов и, например, дадим им возможность комментировать текст. В завершение можем указать E-mail секретаря, чтобы тот просмотрел документ и распечатал его, не имея возможности ни комментировать ни редактировать файл.
Именно так и настраивается система совместного доступа для разных групп пользователей на практике!
Примечание: обратите также внимание, что при индивидуальной настройке доступа по E-mail нам вовсе не обязательно открывать доступ по ссылке! Даже наоборот. Если документ особо секретный, доступ по прямой ссылке нужно закрыть! А людей приглашать к проекту лишь по E-mail и в частном порядке.
Пример ссылки документ Google Docs, которую мы будем давать другим пользователям для предоставления доступа к файлу – https://docs.google.com/document/d/10w9xPFn77VLQOwfc_8J2i1qoi39u4rN-qD8ciYUolvM/edit?usp=sharing
Google Docs (Документы Гугл) – комментарии, как комментировать
Работа с документами в Гугл не была бы настолько удобной без опции комментирования. С ее помощью при совместном доступе к файлу руководитель проекта, не вмешиваясь в работу своих коллег или подчиненных, может просто оставлять комментарии к отдельным фрагментам файла. Пример комментария:
Чтобы оставить свой комментарий необходимо:
1. Получить доступ к возможности комментировать файл, а не только его просматривать. Поскольку сей документ создали мы же сами, то опция комментирования и даже редактирования нам доступна по умолчанию, как автору документа.
2. Выделить в тексте нужный фрагмент (букву, слово, строку, абзац, пункт, раздел, картинки) и справа от этой строки нажать на значок «Добавить комментарий».
3. В открывшемся блоке просто вводим свой комментарий с клавиатуры и жмем «Комментировать».
4. Кроме того, мы также можем ответить на комментарии других людей, совместно работающих с этим файлом. Если кликнуть на комментарий, под ним появится пустое поле «Введите ответ…», а также будет доступна кнопка «Вопрос решен».
5. Если же мы хотим изменить свой комментарий или его удалить, воспользуемся значком вертикального многоточия справа от кнопки «Вопрос решен». При нажатии на многоточие появятся опции – «Изменить» и «Удалить».
6. Посмотреть полный список комментариев к файлу, а также историю ответов на комментарии, можно с помощью кнопки «Комментарии», которая размещается по соседству с опцией «Настройка доступа».
7. После работы с конкретным файлом мы можем выйти к перечню всех документов, если нажмем на значок списка в левом верхнем углу:
Практический смысл
Практическая ценность процедур и операций, описанных выше, заключается в совместном доступе и редактировании какой-нибудь документации.
К слову, по такому же принципу ведут обучение и проверку домашних заданий многие тренеры, предоставляющие услуги онлайн через Интернет. Ученик выполняет работу, открывает доступ к документу для тренера и дает ссылку в отчете, а тренер – читает и комментирует, вносит свои исправления.
Второй случай – нам нужно, чтобы над текстом поработала группа специалистов компании. Для этого необходимо: загрузить файл в Google Docs и скинуть коллегам ссылки на редактирование и комментирование.
Как только работа будет окончена, мы сможем по этой же ссылке раскрыть скорректированный документ и отследить все его изменения/правки и комментарии. Дополнительно можем исправить какие-то мелочи и скачать готовый файл на компьютер, распечатать его на бумаге или сохранить в «облаке» Google Диска. Вот так все легко и просто!
Google Docs (Таблицы Гугл): как работать с таблицами
Давайте теперь отстранимся от «вордовских» документов и ознакомимся с таблицами Google (аналог офисной программы MS Excel). Чтобы быстро перейти на Главную страницу службы Google Docs используем ссылку:
https://docs.google.com/document/
Сразу же видно, что в недавних документах уже появились какие-то файлы, просмотренные или созданные ранее. Но, в первую очередь, нас будет интересовать МЕНЮ:
Для раскрытия меню придется нажать на значок списка. В раскрывшемся блоке меню теперь выбираем пункт «Таблицы».
Все дальнейшие операции в Google Таблицах будут аналогичны тому, как мы работали с Документами Гугл. Например:
1. Чтобы создать таблицу, нужно опять нажать значок плюса в нижнем правом углу.
2. Интерфейс Таблиц напоминает нам офисный Exсel с тем лишь отличием, что здесь присутствуют опции «Комментарии», «Скачать файл», «История изменений», «Настройки доступа», а также прочие функции, характерные для Google Docs.
Говоря проще, все операции, которые мы проделывали в Документах, могут легко выполняться в Таблицах. Естественно, в таблицах также доступны:
– автоматические расчеты по заданным формулам;
– графики, наглядные диаграммы, фильтры и функции;
– все арифметические операции, производимые в режиме онлайн;
– настройки отдельных ячеек, варианты вывода данных;
– опции копирования, вырезания, вставки, печати, импорта/экспорта данных;
– прочие функции, на которых мы не станем здесь останавливаться.
Примечание: при желании файлы из Таблиц и Документов Google могут комбинироваться в общие файлы, свободно копироваться и интегрироваться как внутри Google Docs, так и за его пределами. Например, мы можем создать какие-то документы или таблицы, а после вставить их в свой личный сайт на обозрение пользователей!
Как опубликовать Google Docs (таблицы, тексты, презентации) в Интернете
Представим, что у нас есть текстовый файл или таблица, которую нужно показать читателям нашего сайта, форума, блога, интернет-магазина. Для этого прямо из документов/таблиц/презентаций необходимо:
1. Пройти в меню «Файл».
3. В открывшемся блоке мы можем выбрать способ желаемой публикации – Ссылка или Встроить.
4. На вкладке «Ссылка» нам дополнительно доступен выбор, что именно и в каком формате мы будем публиковать в Интернете. Например, это может быть весь документ целиком или только отдельные его листы (если мы в говорим о таблицах), можем дать ссылку на файл DOCX, XLSX, PDF, ODT, веб-страницу, формат TSV, CSV и другие.
5. На вкладке «Встроить» аналогично выбираем – будет это весь документ или только фрагмент. Дополнительно можем откорректировать настройки публикуемых материалов, возможность их автоматического обновления при изменении файлов в Гугл Докс.
Google Docs (Презентации Гугл): как работать с презентациями
Еще один инструмент службы Гугл Докс – это презентации, которые являются аналогом программы Microsoft PowerPoint. Чтобы открыть инструмент для создания презентаций, нужно опять:
1. Вернуться на главную Google Docs.
2. Раскрыть основное меню (скрытое слева).
3. Отыскать в меню пункт «Презентация» и запустить.
4. Создать новый файл с помощью клика по значку «ПЛЮС», о чем уже не единожды здесь говорилось.
5. В открывшемся окне новой презентации можем приступить к работе.
Описывать особенности работы с презентациями в этой статье мы не станем, так как подобное изложение заняло достаточно много места и времени наших читателей. Основные принципы здесь похожи на работу в PowerPoint с тем лишь отличием, что в сервисе также присутствуют опции, характерные для инструментов Google Docs.
Наиболее критичным отличием «Презентации» от Таблиц или Документов является возможность запуска и просмотра последовательности созданных кадров. Опция эта зовется «Смотреть», и располагается она рядом с кнопкой «Комментарии»:
Несколько слов в завершение (итоги работы)
На этом наш обзор функционала сервиса Google Docs будем считать завершенным. Естественно, в каждой отдельной службе встретятся свои особенности и настройки, с которыми читатель уже познакомится самостоятельно, в процессе работы.
На данном этапе для новичка главное – это понять, что Гугл Докс – это удобно, легко и практично! С помощью этого сервиса можно не просто хранить свои файлы, но также:
– настраивать совместный доступ;
– вести общую работу с одним единственным файлом;
– создавать какие-то информационные вставки для своих сайтов;
– разрабатывать и использовать на сайте информационно-графические материалы;
– настраивать и организовывать ведение отчетной документации компании или предприятия (где в работу вовлечены разные отделы, участки и службы);
– вести обучающие занятия в удаленном режиме с проверкой домашних заданий;
– решать практически любые задачи, связанные с документацией и презентациями!
При возникновении каких-то вопросов и сложностей, советуем раскрывать «Справку» (находится в верхнем меню интерфейса), которая есть во всех службах Google. В справке содержится исчерпывающая информация по работе системы и особенностям сервиса Google Docs.
Gmail.com (джимейл или гмайл) - это крупнейший в мире почтовый сайт. Принадлежит он поисковику Google. Здесь можно бесплатно создать электронную почту, а также вместе с ней получить Диск (хранилище для своих файлов).
1 . Открываем сайт gmail.com . Нажимаем на «Создать аккаунт» внизу.
2 . Заполняем форму с правой стороны.
Имя и фамилия . Здесь нужно указать свои данные, желательно настоящие. Ведь если вдруг у вас в будущем возникнут сложности со входом в ящик, то благодаря этой информации можно будет вернуть доступ. При желании эти данные потом можно будет скрыть.
Имя пользователя . Очень важное поле - это и будет название вашего ящика (логин). Оно должно состоять только из английских букв, также можно использовать цифры и точки. Его нужно просто придумать и напечатать.
Это и есть адрес электронной почты (e-mail), куда будут поступать письма. Именно его и нужно будет сказать человеку, чтобы он смог вам что-нибудь прислать.
С выбором имени пользователя могут возникнуть проблемы. Дело в том, что каждый такой логин уникален - он принадлежит только одному человеку. И очень многие названия уже зарегистрированы, а, значит, выбрать их нельзя.
Допустим, я хочу получить логин umnik . Печатаю его в поле и нажимаю кнопку Enter на клавиатуре. Система такое имя не разрешает - говорит, слишком короткое.
Ладно, значит, дописываю еще пару букв и нажимаю Enter. Но Гуглу опять не нравится: оказывается, такое имя уже кем-то занято.
Чуть ниже система показывает логины, которые свободны для регистрации. Гугл их автоматически сложил из моего имени и фамилии, а также добавил что-то похожее на придуманное мною.
Можно выбрать любое из них. Но я советую еще немного потрудиться и подобрать что-то лучше - короче и проще для запоминания. Дело в том, что это название сменить уже будет нельзя.
Конечно, можно потом зарегистрировать другой ящик, настроить переадресацию писем на него из старого адреса. Но зачем такие сложности, если можно сразу выбрать нормальное название.
Чтобы упростить задачу, после ввода желаемого логина нажимайте на кнопку Enter и смотрите, что предлагает система. Она будет показывать разные свободные названия после каждого нажатия. Может, что-то и подойдет.
Если имя свободно для регистрации, то после нажатия на Enter, поле для его ввода не будет подсвечено красным.
Многие сначала не понимают, как важно иметь хороший адрес. Конечно, если почта нужна не для переписки, а для чего-то другого (регистрации в Google Play, например), то подойдет любое название. Но если вы планируете получать на нее письма, то адрес очень и очень важен.
В идеале он должен быть простым и не слишком длинным, таким, чтобы можно было продиктовать по телефону. Желательно все же без цифр и точек. И никаких «пупсиков», «красоток» и «кисочек»!
Весьма забавно, когда на визитке серьезного дядьки написано puzatik45.
Пароль и подтверждение пароля . Здесь нужно напечатать буквенно-числовой код, которым вы будете свой ящик открывать. В нем могут быть использованы только буквы английского алфавита и цифры, размер должен быть не менее восьми символов. Очень желательно, чтобы буквы были разного регистра (и большие и маленькие) - так хакерам будет сложнее взломать ящик.
Обязательно запишите этот пароль в надежное место!
Проверено: забывается он моментально, а вот войти без него в свою почту вы просто-напросто не сможете.
Дата рождения, пол . Эти поля тоже обязательны для заполнения. Информация из них нигде использоваться не будет. Как и в случае с именем/фамилией, лучше указывать свои настоящие данные. Так будет проще вернуть доступ к ящику, если со входом возникнут проблемы.
Другая информация . Мобильный телефон, запасной адрес эл. почты и страна - эти данные можно не указывать.
3 . После заполнения всех обязательных полей нажимаем «Далее». Если система не пускает, значит, какое-то поле заполнено не так, как надо. Оно будет подсвечено красным, а чуть ниже написано, что с ним не так.
4 . Появится окошко, в котором будут написаны условия регистрации в почте gmail.com. Их нужно принять, иначе ящик вы не получите.
Кнопка «Принимаю» станет доступна только после того, как вы с ними ознакомитесь.
Вот и всё! Ящик зарегистрирован и Гугл с радостью сообщает его адрес. Записываем его в надежное место и нажимаем на «Перейти к сервису Gmail».
Сразу после этого откроется ваша новая почта.
Адрес электронной почты
Если вы внимательно читали то, что я рассказывал до этого, то должны помнить про имя пользователя. Я говорил, что именно оно и является адресом вашего электронного ящика. Но это не совсем так: у каждой почты в Интернете кроме логина есть еще одна часть. В случае с Гугл, это @gmail.com
Получается, правильное название электронного ящика состоит из имени пользователя (логина) и приставки @gmail.com. И адрес этот должен быть одним сплошным словом без пробелов. Точка в конце не ставится.
Пример правильно написанного адреса:
Именно такое вот полное название и нужно диктовать людям, писать на визитках, сайтах и в других местах. Если вы дадите человеку лишь укороченный вариант, письмо он отправить не сможет - оно просто не дойдет. Но только адрес должен быть ваш собственный, а не тот, который написан на этой картинке:)
Как узнать адрес своего ящика
Как только вы попали в свой новый ящик, Гугл вас приветствует и кратко рассказывает о возможностях почты. Окошко это мы закрываем - больше оно появляться не будет.
Чтобы узнать адрес своей почты на Гмайл, нужно нажать на значок с буквой вашего имени вверху справа. Появится небольшое окошко, где он будет написан.
Как войти в свою почту после регистрации
Хорошо, ящик у нас есть. Но как в него попасть спустя время: день, два, месяц, год…
Все очень просто: обычно программа для Интернета (браузер) помнит данные от почты и загружает ее автоматически. Вам нужно только открыть сайт Гугл , и в правом верхнем углу нажать на картинку с маленькими квадратиками, где выбрать значок почты.
Сразу после этого должен открыться ваш ящик с новыми и старыми письмами. А если вдруг программа для Интернета забудет данные от почты, то нужно будет их ввести.
Зачем нужен электронный ящик Gmail
Конечно, в первую очередь, почта нужна, чтобы отправлять и получать электронные письма. Кроме текста, можно пересылать документы, фотографии и другие файлы.
Но Гугл создал еще кучу других полезных сервисов, которые также становятся вам доступы после получения ящика на gmail.com. Немного о наиболее популярных:
Диск (google.com/drive). Бесплатное хранилище для ваших файлов объемом 15 ГБ. Туда можно загружать данные с компьютера, телефона или планшета, а потом открывать или скачивать их удаленно (например, с другого устройства). Или же сделать какие-то файлы доступными для других пользователей.
Документы (google.com/docs). Через этот сервис можно создавать документы, таблицы, презентации и формы. Они сохраняются в ваш Гугл диск и в любой момент их можно будет переслать, скачать, а также отредактировать, в том числе, и несколькими людьми сразу.
YouTube (youtube.com). Самый известный в мире видеохостинг. Через аккаунт в Gmail можно подписываться на интересные каналы, а также публиковать свои ролики и даже на них зарабатывать.
Google Play (play.google.com) - приложения, игры, книги, музыка и фильмы для телефонов и планшетов на Android.
Google+ (plus.google.com) - социальная сеть.
Все это становится автоматически вашим после получения почты в Gmail. То есть вместе с ящиком вам дается аккаунт в каждой из этих систем, которыми, к слову, вовсе необязательно пользоваться.