Полезни фрази за бизнес кореспонденция. Основни правила за бизнес кореспонденция по електронна поща

Или искате да се предпазите от загуба на данни, трябва да направите резервно копие важни файлове, така че по-късно винаги да можете да ги възстановите от резервно копие. Днес ще ви разкажа как работи тази процедура със съобщения на Android.

Тествах няколко безплатни приложенияизпълняващ тази функцияи се спря на SMS Backup & Restore. По принцип аналозите не са много различни, така че можете да ги използвате.

Как да архивирате съобщения на Android

1. Отворете приложението и щракнете върху „Създаване на резервно копие“.

2. Ще се появи прозорец с настройки за архивиране. Там можете да промените името на резервното копие, да активирате/изключите MMS, емоджи емотиконии други нестандартни знаци, изберете само определени диалогови прозорци и също така качете резервно копие на съхранение в облакаили изпратете по имейл.

За мрежови възможности ще трябва да инсталирате добавка, към която програмата ще ви пренасочи.

3. Ако запазите резервно копие само в паметта на устройството, приложението ще ви попита дали наистина не искате да качите архива в облачно хранилище. Кликнете върху „ДА“. След това вашият резервно копиеще бъдат запазени.

Как да възстановите съобщения от резервно копие

1. В главното меню щракнете върху „Възстановяване“.

2. Изберете необходимото архивиране (ако има няколко от тях).

3. Приложението ще ви информира, че за да възстановите SMS-а, трябва да го настроите по подразбиране. За да направите това, щракнете върху "OK".

4. Съгласете се да промените приложението.

5. След това отново изберете архивиране. В прозореца, който се показва, можете да конфигурирате кои съобщения трябва да бъдат възстановени. Можете да изключите MMS и дубликати, както и да зададете ограничение за възстановяване на SMS, изпратени не по-късно от определено време.

Щракнете върху „OK“ и вашият SMS ще бъде възстановен. Не забравяйте по-късно да го смените със стария.

Всички елементарни правила, посочени по-долу, се отнасят предимно до делова кореспонденцияс вашите партньори, колеги, клиенти и изпълнители. Използването им в лична кореспонденция- личен въпрос на всеки. Спазването на тези правила в личната кореспонденция обаче само ще създаде добро впечатление за вас.

Етика в бизнес имейла

Ако изведнъж не искате да четете повече, ограничете се поне до следните основни правила:

• Когато отговаряте, използвайте бутона „Отговори на всички“.Това ще изпрати копие до получателите на първоначалния имейл, така че отговорът ви да не ги подмине. Горещо препоръчвам да скриете бутона „Отговор“ в настройките на интерфейса. Ако е необходимо, можете да изтриете нежеланите получатели ръчно.
• Не оставяйте полето Тема празно.Хората, с които си кореспондирате, могат да получават стотици имейли на ден и те използват това поле, за да оценят бързо важността и съдържанието на имейла.
• Цитирайте писма.Не започвайте отговора си с нов имейл, щракнете върху „Отговор на всички“ в получения имейл и не деактивирайте цитата, когато отговаряте и функцията за препращане в настройките на вашия имейл клиент.
• С пълно цитиране(ако отговорът ви е на цялото писмо) напишете текста на отговора в НАЧАЛОТО на писмото, а не в края, по-долу.

ДА ПРОДЪЛЖАВАМЕ ЛИ?

Получаване на писма

1. Получените писма трябва да се четат. Ако сте получили писмо, това означава, че някой го е изпратил по някаква причина (разбира се, спамът не се счита тук). Ако човек има писма, маркирани като непрочетени, и те са по-стари от един ден, той не знае как да работи с пощата. Това обаче може да бъде простено, ако:
   • лицето е починало или неочаквано се е разболяло;
   • работата с поща не е част от служебните му задължения (тогава той няма нужда от служебен имейл).
2. Ако не сте мениджър, проверявайте имейла си поне 2 пъти на ден: сутрин и следобед. Ако не отговорите на производствен въпрос от вас, това може да спре работата на други хора и да забави разрешаването на проблемите.
3. Ако сте мениджър, работният ви ден трябва да започне с стартиране на имейл клиент, който остава включен цял ден и автоматично проверява имейла ви. Настройте автоматична доставка/получаване на поща поне на всеки 10 минути (за предпочитане 1-3 минути).
4. Получихте писмо. Ако сте много заети, веднага преценете от кого е, темата и го прегледайте набързо - това ще ви помогне бързо да решите дали писмото изисква спешен отговор или може да почака малко.
5. Ако можете, моля, отговорете незабавно. Това е най-простият и ефективен методпреместете нещата и избягвайте да събирате поща.
6. Ако разбирате, че не можете да отговорите в рамките на 24 часа, по-добре е веднага да напишете „Ще отговоря в рамките на няколко дни“ или поне „Ще отговоря малко по-късно“.

Полета „До“, „Як“, „Скрито копие“

1. Не забравяйте, че има полета To, CC и BCC. Вашите зависят от тях по-нататъшни действия(и действията на партньорите за кореспонденция) при получаване на писмо:
   • „До“ („До“) - писмото и информацията или въпросите, съдържащи се в него, са адресирани директно до получателя. Ако изпратите въпрос, очаквате отговор от адресата, посочен в полето „До“. Ако вие сте получателят, тогава вие трябва да сте този, който отговаря.
   • „CC“ („Копие“) - получателите, фигуриращи в копия, получават писмо „за ваша информация“, за информация или са „поканени да свидетелстват“. Получателят на копията по принцип не трябва да отговаря на писмото; Освен това се счита за учтиво, ако, ако има такава необходимост, започнете с фразата „Извинете за намесата“.
   • „BCC“ („Сляпо копие“) е поле за „дворцови интриги“. Като посочите получател в това поле, вие „тайно“ изпращате това писмо до него: фактът, че писмото е изпратено до това лице, няма да бъде известен на основния получател или тези в копията. Използва се и за масово изпращане по пощатаКъм твоя адресна книгавсички получатели не знаеха.
2. Когато отговаряте, използвайте бутона „Отговори на всички“. Това ще запази копие на получателите на първоначалния имейл, така че вашият отговор няма да ги подмине.
3. НЕ премахвайте хора, добавени от вашия кореспондент, от копия на писмото. Ако искате да отговорите на нещо лично, така че другите кореспонденти да не получат вашия отговор, изтрийте всички от копията, с изключение на този, който е написал писмото (да, ние никога не използваме бутона „Отговор“).
4. Ако в полето „До“ в полученото писмо има повече от двама адресати, това означава, че и двамата кореспонденти или някой от тях трябва да отговорят. Помислете, че И ДВАМАТА трябва да отговорят - ако писмото е адресирано до вас и до някой друг, отговорете също (дори и да е отговор от рода на „Този ​​въпрос определено не е за мен, нека отговори този и този“).
5. От своя страна силно се препоръчва да НЕ включвате повече от един адресат в полето „До“. На писмо, изпратено до двама, няма да получите отговор от нито един, тъй като всеки ще мисли, че другият ще отговори. Не всички четат тази статия.
6. Препращането на лична кореспонденция към пощенски списък без съгласието на участниците в кореспонденцията е неетично!

Предметно поле

1. Не го оставяйте празно.
2. Темата на писмото трябва да е кратка, но да отразява основното съдържание и тема на писмото. Заглавия като „Въпрос“, „Здравей!“ или празни заглавия разкриват, че сте начинаещ, който няма основни умения за писане на бизнес.
3. Когато отговорите на един от няколко имейла с различни теми, отговорете на верните. Отговорете на писмото с тема „Среща във вторник, 18 април“ относно срещата и на писмото „Печатни материали“ относно печатните материали. Това включва цитиране на предишна кореспонденция (вижте раздела за писане на писма по-долу).
4. Ако трябва да изпращате периодично тип имейлседмични отчети, опитайте се да запазите заглавката постоянна или поне част от нея трябва да бъде постоянна, така че получателят да може да настрои автоматични правила за сортиране на такава поща.

Значението на писането

1. Ако писмото съдържа информация за спешни промени, текста на договора или друга информация, на която първо трябва да обърнете внимание, използвайте „високо“ значение, това ще подчертае писмото във входящата кутия.
2. Не използвайте „високо“ значение напразно - „шумните“ хора са досадни, бъдете по-скромни.
3. Лично писмо до бизнес кореспондент или писмо от смешна снимкаили маркирайте връзката с „ниска“ важност.

Писане на писма (отговори)

1. Започнете с поздрав, учтиво е. "Здравей, Грия!" показва, че ви мързи да напишете името на човека. Дори само "Андрей!" или "Добър ден!" доста учтиво и достатъчно.
2. Говорете на същия език с човека. Това се отнася не само за руския/английския език, но и за формата на текста. Ако получите официално писмо, неформалният отговор на него ще бъде неуважение към респондента и демонстрация на вашата собствена ниска култура. Официален отговор на неофициално обжалване е или призив за спазване на разпоредбите, или това просто се изисква от корпоративните правила.
3. Опитайте се винаги да отговаряте на последното писмо във веригата за кореспонденция, а не на някакво междинно.
4. Ne ispolzuyte translitс изключение на случаите на изпращане на писма от условия, при които е трудно да се въвежда текст по различен начин (например от мобилен телефон или от компютър без руска клавиатурна подредба).
5. Ако твоят пощенски клиентне поддържа руския език или поврежда кодировките, след което прикачете текста на отговора като прикачен файл.
6. Бизнес писмото трябва да бъде точно, кратко и конкретно:
   • Точност – не забравяйте да включите точните подробности, които имате предвид (дата и тема на друг имейл, дата на срещата, точка от дневния ред на срещата, име на файл, връзка към онлайн документ и т.н.).
   • Лаконичност – някои хора представят на три страници това, което може да се напише с три изречения. Който мисли ясно, той говори ясно и вашият кореспондент вижда това.
   • Конкретика – от писмото трябва да става ясно КАКВО ТОЧНО се изисква от получателя, какви действия искат от него.
7. Бизнес кореспонденцията не е място за упражнения в епистоларния жанр и не е място за изразяване на емоции. За целта има форуми, чатове и други средства за електронна междуличностна комуникация. Лаконичният бизнес текст не е сухота, а спестяване на време и прецизност на мисълта.
8. Ако писмото съдържа няколко въпроса, теми или задачи, структурирайте ги и ги разделете на параграфи с или без номериране. Непрекъснатият „поток от мисли“ е труден за четене и е лесно да пропуснете основната точка на писмото. Освен това някои хора са склонни веднага да изхвърлят лошо структурирано писмо в кошчето (въпреки че това вероятно е екстремизъм).
9. Имайте предвид, че отговорът на молба или задача е „Да го направим!“ непълна „Ще го направим до такава дата“, „след толкова дни“, „след такова и такова събитие“ са по-категорични и точни отговори.
10. Ако писмото е формулирано по такъв начин, че да може да се отговори с просто „добре“, тогава отговорът най-вероятно ще бъде получен много по-бързо. Например, ако има няколко опции какво да направите, предложете някаква опция по подразбиране.
11. Текстът не трябва да съдържа грешки. Очепяткине са страшни, но ако пишете и изписвате дума неправилно във всяка буква, това се забелязва много бързо и вашето „Ч“ с минус на руски става очевидно (както и спекулативни по-нататъшни заключения за вашия общо нивообразование и култура).
12. Опитайте се да не използвате html форматиране на писмото. За съжаление този формат за писане на писма е стандартен в Outlook, но при използването му, особено при цитиране (отговаряне и препращане), възникват много въпроси.
13. Ако сте получили писмо в html формат, НЕ го променяйте в обикновен текст, това нарушава възприемането на информацията от подателя при получаване на вашия отговор. Колкото по-важен е вашият кореспондент за вас, толкова по-важно е да поддържате адекватно възприятие за него. Можете да използвате цвят, за да подчертаете вашите отговори в html цитати, или можете също да използвате бутона „Намаляване на отстъпа“ на панела html форматиране(въпреки че там има капризни нюанси).
14. Цитирайте текста на оригиналното писмо. Какво мислите, че би означавало това? И аз не знам: До: AIST е творческа птица Тема: Re: Re: Re: Въпрос Добре! Вася
15. Никога не редактирайте чужд текст, когато го цитирате! Това е един вид фалшификат на писма.
16. Когато цитирате изцяло (ако отговорът ви е на цялото писмо), напишете текста на отговора в НАЧАЛОТО на писмото, а не в края.
17. Ако отговаряте точка по точка, като използвате цитат, отделете цитата празни редовеГОРЕ И ДОЛНО и използвайте Главни буквив началото на изреченията. Опитайте се да намерите отговорите тук: > предлагаме да замените логото с включеното, > тъй като този много цветен фон не намери логото в прикачения файл > коригирайте надписа - вместо „риба” трябва да напишете „роб”! > иначе ще бъдем погрешно разбрани, надписът е коригиран, съжалявам > и последното...

    IN Microsoft OutlookМожете да укажете, че за всички изпратени съобщения автоматично BCC (Bcc) ще бъде изпратено до други пощенски списъци или потребители.

    Един сценарий, при който това правило е полезно, е когато всички членове на групата отговарят на входящи имейл съобщения, като Center техническа поддръжка. Когато един член на групата отговори на съобщение, другите членове на групата автоматично получават копие от отговора, поддържайки всички изходящи съобщения актуални.

    клиентски правила

    Създайте правило

    Сега всеки път, когато изпратите съобщение, било то ново съобщение, препращане на съобщение или отговор, хората или групите, които са посочени в правилото, ще бъдат автоматично добавени като получатели на копие. Имената на хора или групи не се показват в реда Cc на новото съобщение, но тези имена ще се показват на всички получатели на съобщението.

    Деактивиране на правило

    В изгледа Mail, в раздела У домащракнете върху бутона правила > Управление на правила и сигнали.

    В раздела в раздела правило

    Щракнете върху бутона Добре.

    Правила и сигнали.

    съвет:Научете повече за това как бързо да деактивирате това правило за индивидуални съобщения, вижте следващия раздел ("").

    Използвайте категория, за да деактивирате автоматичната CC за отделни съобщения

    Ако искате гъвкавостта да изключите автоматичните нови правила за копиране въз основа на едно съобщение, без да се налага да навигирате в диалоговия прозорец правила и сигнали, можете да използвате функцията за категории в Outlook, заедно с правило.

    
    

    съвет:

    Първо трябва да създадете правило за автоматично изпращане скрито копие(Cc) за всички изпратени имейли.

    Това специфично правило се нарича клиентски правила. Клиентските правила се изпълняват само на компютъра, на който са създадени, и се изпълняват само ако Outlook работи. Ако трябваше да изпратите имейл с помощта на сметкаимейл на друг компютър, правилото няма да бъде изпълнено от този компютър, така че да бъде създадено на този компютър. Същото правило трябва да бъде създадено на всеки компютър, който планира да го използва.

    Създайте правило

    

    Сега всеки път, когато изпратите съобщение, било то ново съобщение, препратите съобщение или отговор, хората или списъците за разпространение, посочени в правилото, ще бъдат автоматично добавени като получатели на копие. Имената на хората или списъците за разпространение не се появяват в реда Cc на новото съобщение, но тези имена ще се показват на всеки, който получи съобщението.

    Деактивиране на правило

    За да предотвратите автоматично изпращане на копие, първо трябва да деактивирате правилото.

    В Поща в менюто Обслужванещракнете върху бутона Правила и сигнали.

    В раздела Правила за имейлВ глава правилоПремахнете отметката от квадратчето, съответстващо на създаденото от вас правило.

    Щракнете върху бутона Добре.

    Сега можете да изпратите съобщение без автоматично изпращанекопия от него на други хора или пощенски списъци. Правилото ще бъде неактивно, докато не бъде активирано отново в диалоговия прозорец Правила и сигнали.

    съвет:

    Използвайте категория, за да деактивирате автоматичната CC за отделни съобщения

    Ако искате да деактивирате новото правило за автоматично изпращане на CC за отделни съобщения, без да извиквате диалоговия прозорец Правила и сигнали, можете да зададете правилото на категория, налична в Office Outlook 2007.

    Променете правилото, което сте създали по-рано, така че когато добавите определена категорияПравилото не изпрати автоматично копие на съобщението.

    

    Всеки път, когато искате да деактивирате правилото за автоматично копие за съобщение, приложете категория към него.

    съвет:Можете да използвате клавишна комбинация, ако сте я посочили при създаването на категорията.

    Когато изпращате съобщение, правилото за автоматично копиране няма да се прилага.

    magician_romanв Концепцията за „сляпо копие“, да се научите да не правите глупави неща

    Изненадващо, много хора, когато трябва да изпратят имейл до няколко души наведнъж, просто изброяват адресите в полето „До“, това е нормално, когато този имейл е адресиран до вашите колеги или приятели, но когато изпращате писма до група на клиенти, по този начин вие показвате на всички адресите на други получатели, като по същество разкривате вашата адресна база.

    Всичко, което вашите клиенти трябва да направят, е да препратят това писмо на вашия конкурент и вашите контакти веднага ще изтекат.

    Странно е, но много далеч не глупави хора са изненадани да научат, че ако трябва да изпратите писмо до много получатели, така че да не знаят един за друг, тогава има поле „Bcc“ за това.

    Например за mail.ru ще изглежда така:

    И така още веднъж накратко:посочи адресите в „до“ - всеки може да види на кого сте изпратили писмата, посочени в „сляпо копие“ - всеки смята, че писмото е само за него.

    И всеки получател ще получи писмо, където в полето „до“ ще има само адреса му . За други програми, ако не можете да намерите къде да BCC, помолете някой да ви покаже. Друг малък момент, трябва да посочите един адрес в полето „до“, повечето програми или пощенски сървъриняма да ви бъде позволено да изпращате писмо без този параметър.

    И така, когато става въпрос за изпращане на оферти, новини до група ваши клиенти - тук практиката за използване на сляпо копие е ясна, трябва да скриете адресната си база. Интересен моментКогато изпращате писмо до вашите колеги, се препоръчва да действате според ситуацията, например да изпратите писмо с искане за изпращане на предложения (например за подобряване на обслужването на клиенти) и ако всеки колега види, че други хора са получили същото писмо, тогава най-вероятно той няма да отговори - той ще разчита на други, което означава, че трябва да използвате скрито копие. Ако тази заповед бъде изпълнена, тогава, например, посочването на шефа на вашия колега просто ще направи чудеса и вашата поръчка ще бъде изпълнена.

    Отделен е въпросът с доставчиците. От една страна, посочването на всички получатели в копието трябва да покаже на доставчика, че имате избор и той трябва да ви предложи добри цени. От друга страна, мениджърът, който е получил вашето писмо, виждайки, че е изпратено не само до него, най-вероятно ще се отнесе към вашата молба „хладно“. Лично според мен смятам, че в случай на доставчици трябва да използвате скрито копие, поне за да защитите търговските тайни, но по-вероятно за добри отношения с мениджъра на доставчика.

    Можете да прочетете скорошен случай на грешка на специалист, когато всички получатели са видели други получатели: На всички в този чат е приятно, там имаше наистина уважавани хора - директори, но въпреки това много получиха спам в отговор.

    Е, както винаги, дискусията в коментарите е добре дошла.

    Няма как в бизнеса без бизнес кореспонденция. Няма значение дали пишете от името на фирма или от себе си като индивидуален предприемач - бизнес кореспонденцията винаги ще играе роля важна роля. Или по-скоро как спазвате неговите правила. Вашите потенциални бизнес партньори или клиенти до голяма степен ще ви съдят по начина, по който общувате с тях. Бизнес писмото е, може да се каже, „лицето“ на бизнесмена. И за да не загубите това „лице“, е важно да знаете за златните правила на бизнес кореспонденцията.

    Правила за бизнес кореспонденция по имейл

    От сега чрез имейлсе използват много по-често от обикновено, решихме да обърнем внимание на това как правилно да водим бизнес кореспонденция онлайн. Ето няколко препоръки, които, ако ги спазвате, няма да загубите лицето си пред събеседника си.

    Име на пощенска кутия

    Първото нещо, което хваща окото ни, когато отворим нов имейл, е адресът, от който е изпратен. Много хора подценяват важността на този момент и изпращат бизнес писма от личните си пощенски акаунти. В това няма нищо лошо, стига имейл адресът да съдържа само вашето име в четим от хора формат. Но ако има различни псевдоними като „kissa1988“ или „pupsik-26“, тогава изпращането на бизнес писмо от такъв имейл акаунт е просто неприемливо. Представете си какви емоции ще изпита човек, когато получи бизнес предложение от „маце“ или „мила“.

    Също така не са добре дошли в бизнес кореспонденцията пощенски адреси, които започват с info@, inbox@ и други подобни. Такива адреси просто не се приемат на сериозно и има голяма вероятност писмото дори да не бъде отворено. Повечето най-добрият вариант- е да води бизнес кореспонденция с пощенска кутия [имейл защитен], където name е вашето име и фамилия, company е името на фирмата.

    Получатели

    В имейл кореспонденцията е възможно да изпратите писмо до директен получател и да копирате други получатели. Получателите в копието на писмото не трябва да отговарят на него. Те са като поканени наблюдатели. Ето защо, преди да изпратите писмото, определете предварително от кого точно искате да получите отговор на писмото и подредете правилно адресатите. Въпреки това, ако е възможно, не посочвайте няколко души като директни получатели на вашия имейл. Може да се случи ситуация, в която никой от тях няма да ви отговори, ако всеки мислено реши да „прехвърли“ тази отговорност на друг адресат.

    Ако вие сами се окажете в копие на бизнес писмо, тогава, както вече разбирате, подателят не чака вашия отговор. Но ако има нужда да отговорите конкретно на вас, можете да го направите, но би било учтиво да се извините в началото на писмото за „намесата“.

    Форматиране на писмо

    Официален бизнес стил.В бизнес кореспонденцията, разбира се, се използва официален стил на писане. Този стил се характеризира с липсата на описателни прилагателни, ненужни квалификации и подробности. Само конкретика, яснота и логика. След като напишете бизнес писмо, е полезно да го прочетете отново и да премахнете всички фрази, които нямат специално значение и не променят същността на написаното. Само когато сте сигурни, че всички подобни думи и фрази са премахнати, тогава можете да кажете, че това правило за писане на бизнес писмо е спазено.

    грамотност.Да кажете, че бизнес писмото трябва да бъде написано правилно и без грешки, е същото като да кажете „снежен човек трябва да бъде направен от сняг“. Това правило обаче не може да бъде пренебрегнато. Грамотността е основен елемент на всяко писане. Човек, който пише бизнес писмо с правописни грешки, едва ли ще бъде взет на сериозно от някого.

    Тема на писмото.Задължително е да го напишеш. Освен това се опитайте да го напишете кратко, но стегнато - така че с един поглед веднага да стане ясно на получателя за какво ще бъде писмото. Темата никога не трябва да се състои от една дума. „Информация“, „Въпрос“ и др. – неправилни теми на бизнес писмо. „Предложение от компания X“ е правилната тема. Ако информацията във вашето писмо е особено важна, тогава можете да я маркирате със специален флаг за „важност“, който е наличен в почти всички услуги за електронна поща.

    Шрифт.Текстът на писмото трябва преди всичко да бъде четим. Затова използвайте шрифта Arial или Times New Roman, изберете среден размер (например в пощата mail.ru оптимален размершрифт – 3). Не експериментирайте с шрифтове или цветове. Това е неуместно в деловата кореспонденция. Не използвай Клавиш за главни букви, удивителни знации различни Специални символи(включително емотикони). Единственото позволено нещо е да маркирате някои фрази в курсив или с удебелен. Но се опитайте да използвате това само когато е абсолютно необходимо.

    За по-лесно четене и по-добра комуникация на идеи можете да използвате подзаглавия в целия текст на писмото. Но не трябва да има много от тях - не повече от 3-4.

    Един параграф от писмото не трябва да се разширява до повече от 4 реда текст. Когато четем много дълги параграфи, текстът се размазва и основната идея може да се загуби.

    Всички изброявания и списъци трябва да се изготвят с помощта на специални маркери.

    Корпоративен шаблон.Би било чудесно, ако разработите брандиран имейл шаблон във вашия корпоративен стил. И ще изпращате всички бизнес писма само с този шаблон. Това ще ви позволи да се откроите от останалите, но ще запазите официалността, изисквана от едно бизнес писмо. Не бива обаче да прекалявате с „брандирането“ - прекомерната креативност само ще навреди на писмото. Все пак говорим за бизнес комуникация, а не за забавление. Не забравяйте също, че получателите могат да четат вашите писма не само на компютър, но и на мобилни устройства. Следователно шаблонът трябва да бъде оптимизиран за различни резолюцииекрани.

    Едно писмо трябва да съдържа само една новина. И съответно от получателя трябва да се очаква само едно целево действие. Счита се за некоректно в едно писмо да се включват няколко въпроса, предложения или искания към получателя наведнъж.

    Всяко бизнес писмо трябва да бъде разделено на следните части:
    - Въведение;
    - Главна част;
    - заключение.

    Във въведението посочете накратко целта на писмото и мотивите за написването му. Основната част е самата същност на писмото. В заключение трябва да обобщите горното - това могат да бъдат заключения, искания, инструкции, предложения и т.н. Изключително нежелателно е да се използват всякакви „постскриптуми“ в бизнес кореспонденцията. Писмото не трябва да съдържа афоризми, метафори, поговорки и др.

    Ако трябва да изпратите в писмо графично изображение, тогава не го вмъквайте в текста на самото писмо, а прикачете отделен файл. Изображенията може да не се показват правилно на различни устройстваили да бъде напълно деактивиран в интерфейса пощенска програмаполучател. В тялото на писмото, където е необходимо, просто посочете „информацията е в прикачения файл“. Ако има няколко такива файла, не забравяйте да напишете техните имена.

    Ако използвате съкращения и съкратени думи, трябва да сте 100% сигурни, че получателят ще разбере какво имате предвид. Като цяло е по-добре да играете на сигурно и да не използвате такива неща.

    Липса на емоции.Бизнес писмата не трябва да съдържат емоционални нюанси. Изобщо. Дори ако пишете жалба и наистина искате да покажете пълнотата на възмущението си или, напротив, искрено благодарите на партньора си за успешна сделка. Бизнес писмото трябва да бъде сдържано и дори до известна степен хладнокръвно. Всеки човек цени своята индивидуалност, но бизнес кореспонденцията не По най-добрия начинпроявете го. Официално писмо от весел или тъжен човек, чистач или Генералният директортрябва да е същото.

    Използване на бизнес речник.За свързване на изречения в бизнес кореспонденцията се използват следните стабилни изрази:

    1) поради тази причина;
    2) на какво основание;
    3) поради (нещо);
    4) в съответствие с;
    5) въз основа на;
    6) вземане под внимание;
    7) обмисляне;
    какво служи.

    И така нататък. Също така в бизнес писма е разрешено да се използват съкращения и съкращения, които са общоприети в индустрията, в която е написано писмото. Ако се съмнявате дали адресатът ще разбере конкретно съкращение, тогава е по-добре да напишете цялата фраза.

    Поздравления.Моля, никога не използвайте клишето „Добър ден“. Това, може да се каже, е лоша форма не само за бизнес кореспонденцията, но и за имейлите като цяло. Най-добрият вариантпоздрави - „Здравей, име / бащино име.“ Между другото, добре е да се обърнете към получателя на писмото по име не само в поздрава, но и по-нататък в текста. Ако пишете писмо до човек, който не познавате лично, трябва да посочите в самото начало на писмото откъде сте получили адреса на получателя.

    Размер на буквата.Бизнес писмото не е художествена измислица или вашите лични мисли „по тема“. Писмото трябва да е възможно най-кратко, за да предаде цялата информация в него. Оптимално е текстът на писмото да се побере в един „екран“. Четенето на дълги писма е уморително и много хора го намират за досадно.

    

    Отговори на писма.Когато отговаряте на имейл, който получавате, винаги щракнете върху бутона „Отговор“, а не върху бутона „Напишете имейл“. С първата опция цялата ви хронология на кореспонденцията автоматично ще бъде включена в отговора ви. Това е правилно, защото човек може да не си спомни веднага кой сте и какво искате от него, ако не вижда фона. Особено ако са минали повече от 5 дни от последното писмо. Можете абсолютно безопасно да цитирате събеседника си, когато отговаряте на писмото му. Това ще му даде възможност да си спомни какво беше обсъдено в предишното писмо.

    Винаги благодарете на другия човек, когато е подходящо. Например можете да напишете „Владимир, благодаря ви за писмото“ или „Ирина Алексеевна, благодаря ви за толкова бърз отговор“. Такива нюанси ще покажат вашето уважение към събеседника и ще смекчат настроението на електронната комуникация.

    Ако вашият събеседник ви е изпратил писмо, в което е изразил недоволството си или дори е бил открито груб с вас, опитайте се да не му отговаряте с добро, колкото и да ви се иска. Ситуациите са различни, но винаги отговаряйте учтиво и сдържано.

    Разбира се, колкото по-бързо отговорите на писмото, толкова по-добре. Чудесно е, ако можете да отговорите в рамките на няколко часа. Този период е оптимален. Но да кажем, че получим отговор в рамките на няколко дни. Психолозите казват, че максималното удобно време за човек да чака отговор на имейл е 48 часа, тоест два дни. Ако трябва да чакате по-дълго, това вече може да се възприеме като неуважение или невежество. Ако въпросът, повдигнат в писмото, изисква повече време от вас за отговор, тогава не забравяйте да напишете, че сте получили писмото, приели сте го за разглеждане и ще отговорите в рамките на определено време. Така че подателят, от поне, няма да се чувстват игнорирани.

    Заключение на писмото.В края на писмото не трябва да пишете фрази, които могат да се възприемат като опит за манипулация: „Наистина се надявам на изгодно сътрудничество“, „Благодаря ви предварително за отговора“ и т.н. По-добре е да се сбогувате в електронната бизнес кореспонденция с фразите „С уважение“, „Моите искрени пожелания“ и други подобни. Да, такива фрази са клиширани, но са напълно подходящи за бизнес комуникация. В подписа напишете собственото си име, фамилия, длъжност и име на фирма. Също така оставете данни за контакт, където можете да се свържете с вас, различни от имейл.

    Време е да изпратите писмото.със сигурност имейлине предполагат, че те трябва да бъдат прочетени веднага след получаването им. Въпреки това, в бизнес етиката имейл кореспонденцияСчита се за неуместно да се изпращат писма през почивните дни и почивни дни, а също и късно вечер или през нощта. Опитайте се да се придържате към стандартното работно време.

    И разбира се, преди да щракнете върху бутона „изпрати“, внимателно проверете правилното изписване на името на получателя и неговото имейл адрес, а също така прочетете отново целия текст на писмото и го проверете за правописни грешки или неправилни фрази.