На какие документы ставится печать организации. Печать — постоянная спутница фирмы

Многие люди не знают, как правильно оформлять юридические документы и поэтому ставят печать не в нужное место, а куда угодно. Из-за этого может возникнуть форс-мажор, так как бывают такие ситуации, когда при приеме на работу менеджер по персоналу ставит печать не в нужное место или не совершенно не ту печать.

Заказать изготовление печатей можно на http://izgotovlenie-pechatej.spb.ru/plombiry-latunnye-pechati/ .

Нужна ли вообще печать?

Да, печать - это юридическая необходимая формальность. С ее помощью можно заверить подпись любого лица. Обычно печатью заверяют бухгалтерские бумаги, учредительные документы компании или кадровые документы.

Если печать поставлена в документе ошибочно, то это не большая причина для паники. Такую ситуацию можно исправить. А вот если вы забыли поставить печать в каком-либо документе, где печать необходима, например в трудовом договоре, то это уже плохо и может создать для вас такая ситуация катастрофическую ситуацию. Так как такой документ не будет иметь никакой юридической силы, кто-бы там не расписался. В наше время практически в любой организации есть специальный документ, где указано, как и в каких ситуация нужно использовать печать. И в каких документах она должна стоять.

Где нужно ставить оттиск печати?

Печать должна находиться в конце документа рядом с подписью главного лица. Печать должна охватывать часть подписи и расшифровки. На некоторых документах есть специальная символика (М.П. «место печати»), если вы видите такие буквы, то печать нужно поставить там. Обычно такую метку используют в бланках удостоверений, бухгалтерских бумагах, на титульном листе трудовой книжки.

Когда можно использовать дополнительные печати

Подробнее о том, когда нужна печать на документах, см.: 2010, № 9, с. 73

Многие организации, помимо основной печати, используют в работе еще и дополнительные. Они могут быть идентичны основной, а могут содержать различные надписи, указывающие на вид структурного подразделения компании (например, «Отдел кадров», «Бухгалтерия», «Склад», «Секретариат», «Филиал») или тип документов, на которые ставится печать («Для финансовых документов» «Для счетов», «Для справок», «Для договоров» и др.). Это особенно удобно, когда нужно срочно поставить печать, а доступа к основной печати нет. Однако контрагенты часто подозрительно относятся к таким печатям и иногда даже просят заменить документ. К специальным печатям порой цепляются и налоговикиПостановление ФАС СЗО от 13.10.2009 № А21-8887/2008 . Выясним, правомерны ли подобные претензии.

Можно ли иметь дополнительные печати

Сомнения в действительности заверенных дополнительной печатью документов возникают из-за того, что Законы об ООО и АО указывают на обязанность общества иметь «печать», а не «печати» ; . Но ведь и запрета иметь дополнительные печати нет. Суды с этим согласныПостановления ФАС ЦО от 07.09.2010 № А23-2563/09А-13-48 ; Третьего ААС от 31.03.2009 № А33-11861/2008-03АП-548/2009 ; Четвертого ААС от 14.12.2009 № А78-4869/2009 и даже признают наличие нескольких печатей обычаем делового оборотаПостановление Четвертого ААС от 30.11.2009 № А10-2163/2009 .

Как может выглядеть дополнительная печать

Вспомним, как должна выглядеть основная печать, и, исходя из этого, выделим виды дополнительных печатей.

1п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» ; п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»

На каких документах можно ставить дополнительную печать

Если печать на документе не обязательна, то вы можете проставить на нем любую печать, даже штамп.

Если же печать на документе обязательна, то вы можете использовать специальную печать, но лишь при соблюдении нескольких правил.

Мнение читателя

“ Отправили водителя получать товар по доверенности с печатью «Для документов». Товар ему не отгрузили - сказали, что такая печать недействительна. Объясняли, что они не правы, ведь печать круглая и на ней указаны наименование и место регистрации организации, не помогло. Пришлось переделывать доверенность и ехать еще раз” .

Юлия,
бухгалтер, г. Москва

ПРАВИЛО 1. Специальные печати должны соответствовать требованиям, предъявляемым к основной печатиПостановления ФАС ПО от 29.06.2009 № А06-6474/2008 ; Четвертого ААС от 30.11.2009 № А10-2163/2009 .

ПРАВИЛО 2. Специальные печати применяются в соответствии с их назначениемПостановления Седьмого ААС от 17.12.2010 № 07АП-10623/10 ; ФАС ВВО от 16.04.2004 № А43-10946/2003-25-340 . К примеру, печать «Для счетов» не следует ставить на договорах, а печать филиала - на документах головного подразделения. А вот у печати «Для документов» назначение общее, поэтому ее можно использовать для любых документовПостановление ФАС ЗСО от 11.11.2010 № А70-4089/2010 .

ПРАВИЛО 3. На договорной документации, а также документах приема-передачи товаров (работ, услуг) специальная печать применяется, если договор этого не запрещаетПостановление Седьмого ААС от 17.12.2010 № 07АП-10623/10 . Например, если в договоре нет оговорки, что стороны могут использовать лишь основную печать, то можно поставить на документах печать «Для документов».

На документы для госорганов лучше все-таки ставить основную печать. Это избавит компанию от возможных придирок с их стороны и споров. А для удобства можно изготовить несколько одинаковых печатей.

Напомним, что печать обязательна, например, на таких документах:

доверенность от имени организациип. 5 ст. 185 ГК РФ ;
договорып. 1 ст. 160 ГК РФ ;
налоговые декларации и расчеты по страховым взносам (форма РСВ-1 ПФРутв. Приказом Минздравсоцразвития России от 12.11.2009 № 894н и форма-4 ФСС РФутв. Приказом Минздравсоцразвития России от 28.02.2011 № 156н );
справки по форме № 2-НДФЛутв. Приказом ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@ ;
представляемые в ИФНС по требованию налоговиков документы

Все юридические лица, казалось бы, должны иметь в наличии печать. Однако ни ГК РФ, ни Федеральный закон от 08.08.2001 N 129-ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей" не обязывают их к этому. Но такое требование все же предусмотрено нормами специальных законов:

Для акционерных обществ - п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах";

Для обществ с ограниченной ответственностью - п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью";

Для унитарных предприятий - п. 3 ст. 2 Федерального закона от 14.11.2002 N 161-ФЗ "О государственных и муниципальных унитарных предприятиях";

Для некоммерческих организаций - ст. 3 Федерального закона от 12.01.1996 N 7-ФЗ "О некоммерческих организациях";

Для жилищных накопительных кооперативов - п. 8 ст. 3 Федерального закона от 30.12.2004 N 215-ФЗ "О жилищных накопительных кооперативах".

При этом указанные юридические лица вправе иметь штампы со своим наименованием.

Как видим, об обязательности наличия печати на законодательном уровне не упоминается в отношении обществ с дополнительной ответственностью и товариществ.

Используемые реквизиты

Прежде изготовление печати строго контролировалось государственными органами. Это было установлено Инструкцией о порядке открытия штемпельно-граверных предприятий (мастерских), изготовления печатей и штампов (утв. Приказом МВД СССР от 13.02.1978 N 34). Данная Инструкция канула в Лету с изданием Приказа МВД России от 14.02.1994 N 48.

Одно время московское законодательство устанавливало дополнительные требования к обязательным реквизитам печатей. Эти требования были прописаны во Временных правилах изготовления и основания для уничтожения печатей и штампов на территории г. Москвы (утв. Распоряжением мэра от 25.08.1998 N 843-РМ, утратили силу с февраля 2005 г.). В частности, предусматривалось обязательное указание следующих реквизитов:

Полного наименования организации на русском языке с указанием организационно-правовой формы;

Местонахождения;

Основного государственного регистрационного номера;

Номера городского реестра печатей.

Для "простых" печатей помимо перечисленных реквизитов предусматривалась дополнительная надпись, например, "секретариат", "канцелярия", "управление делами", "отдел кадров", "для счетов", "для удостоверений", "для справок" и т.д.

Предусматривалась возможность по усмотрению организации указать идентификационный налоговый номер (ИНН) и код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Все надзорные функции в части изготовления печати приказали долго жить. В настоящее время ни упомянутый Закон N 129-ФЗ, ни Правила ведения Единого государственного реестра юридических лиц и предоставления содержащихся в нем сведений (утв. Постановлением Правительства РФ от 19.06.2002 N 438), устанавливающие процедуру государственной регистрации юридических лиц, не предусматривают необходимость регистрации эскиза печати при создании организаций.

В приведенных же выше специальных Законах определены лишь общие требования к печати: она должна быть круглой, содержать полное фирменное наименование организации на русском языке и ее местонахождение. На печати может размещаться также фирменное наименование общества на любом языке народов Российской Федерации и (или) иностранном языке. Иногда на печать помещают товарный знак или другие средства индивидуализации (обычно в центре). При их отсутствии в центре довольно часто указывается сокращенное наименование юридического лица.

Порядок использования печатей структурных подразделений следует закрепить в положении о соответствующем структурном подразделении или в специальном локальном нормативном акте организации. В указанном акте обычно устанавливается "введение в действие" всех печатей. В нем же указывают, на каких документах какие печати должны проставляться. Например, печать "для склада" может проставляться на актах приемки товара (форма ТОРГ-1), печать "для корреспонденции" используется для деловой переписки, которую ведут менеджеры фирмы. Здесь же приводятся и лица, ответственные за хранение и проставление оттиска каждой печати.

Несколько выделяется по требованиям печать "для отдела кадров". Инструкцией по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69) предлагается использование именно печати кадровой службы, то есть печати соответствующего структурного подразделения. Если же в организации не имеется отдела кадров (например, есть только инспектор по кадрам или менеджер по персоналу), то заказывать печать для отдела кадров нецелесообразно. И тогда в центре печати в качестве дополнительного реквизита довольно часто указывается "для кадровых документов". Однако это не столь уж и корректно по отношению к упомянутому нормативному акту.

Использование печати

ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст) предусматривает оттиск печати в перечне реквизитов документа. Именно оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на других документах, предусматривающих заверение подлинной подписи (п. 3.25).

Возможно, это и сподвигло к мнению, что прямое и чуть ли не единственное предназначение печати - заверять подписи на документах, причем на всех.

Организация во время своей деятельности выпускает массу документов. И добрую часть из них составляют договоры. Поэтому вопрос наличия (или отсутствия) на них печати - один из насущных для бухгалтерской службы.

Примечание. Нередко организации решают работать не с одной, а с несколькими печатями. Как правило, одна печать - "для финансовых документов". Ее же обычно используют для оттиска на банковской карточке фирмы. Вторая - "для договоров". Она заверяет подпись тех, кто уполномочен подписывать тот или иной контракт, а также дополнения и соглашения к нему. Еще могут быть печати "для склада", "для корреспонденции", "для отдела кадров" и так далее. При этом на любом из перечисленных видов печатей должны присутствовать все реквизиты, которые имеются на "основной" печати организации.

На договорах - по желанию

Гражданское законодательство не требует обязательного наличия печати на договорах. При оформлении сделок скрепление договоров печатью считается лишь дополнительным требованием (п. 1 ст. 160 ГК). Если в законодательстве РФ или в самом договоре такого указания нет, то скреплять договор печатями нет необходимости. Вполне достаточно в этом случае простого его подписания обеими сторонами.

С этим соглашаются и судьи. В Постановлении ФАС Московского округа от 05.03.2008 N КГ-А40/862-08 они констатировали, что наличие печати, в соответствии с ГК РФ, не является обязательным реквизитом при заключении сторонами договора. Поэтому наличие или отсутствие на договоре печати не является основанием для признания сделки незаключенной либо недействительной. В Постановлении же от 11.05.2006, 18.05.2006 N КГ-А40/3670-06 они уточнили, что печать не является основанием для признания сделки незаключенной либо недействительной, если договор подписан уполномоченным руководителем юридического лица. Статья 153 ГК РФ, на которую ссылается заявитель жалобы, не содержит такого обязательного условия действительности сделки, как наличие печати.

Примечание. При получении документа, заверенного "простой" печатью, для проверки его легитимности можно обратиться с запросом к контрагенту о представлении указанного локального акта. Впрочем, использование специальной печати можно изначально предусмотреть и в самом договоре.

Судьи ФАС Северо-Западного округа в ряде своих постановлений отклонили довод истца о незаключении договора в связи с отсутствием печати:

Стороны достигли соглашения по всем существенным условиям договора, а отсутствие в нем печати арендатора не является основанием для признания договора незаключенным (Постановление от 24.03.2009 по делу N А52-3612/2008);

Договор об ипотеке подписан уполномоченными лицами, удостоверен нотариусом, прошел государственную регистрацию, а Федеральный закон от 16.07.1998 N 102-ФЗ "Об ипотеке (залоге недвижимости)" не устанавливает обязанности проставления печати (Постановление от 16.10.2009 по делу N А21-9765/2008);

Печать на договоре поставки на условиях коммерческого кредита не является обязательным атрибутом (Постановление от 10.01.2008 по делу N А56-37116/2006).

В ГК РФ закрепляется, что законом, иными правовыми актами и соглашением сторон могут устанавливаться дополнительные требования, которым должна соответствовать форма сделки (совершение на бланке определенного вида, скрепление печатью и т.п.), и оговариваться последствия несоблюдения этих требований. Следовательно, в определенных случаях, предусмотренных нормативно-правовыми актами или самими сторонами в договоре, обязательным реквизитом последнего наряду с подписью уполномоченного лица становится и печать.

В обязательном порядке следует применять печать для оформления двойного складского свидетельства и в том случае, если предмет залога остается у залогодателя (ст. ст. 338 и 913 ГК РФ).

Отсутствие же печати на договоре, в текст которого включено положение о том, что договор и изменения к нему должны быть скреплены печатями сторон договора, может повлечь:

Признание письменной формы сделки несоблюденной. А значит, стороны не смогут ссылаться при спорах на свидетельские показания (п. 1 ст. 160, п. 1 ст. 162, п. 1 ст. 434 ГК РФ);

Признание договора недействительным, если такое последствие прямо указано в договоре (п. 2 ст. 162 ГК РФ).

В образце приведена выдержка из договора, в котором оговорено условие о необходимости печати.

Образец

Заключительные положения

При подписании настоящего Договора, а равно всех приложений, дополнений и изменений к нему наличие печати на подписях сторон обязательно.

Стороны договорились, что Покупатель вправе использовать круглую печать с указанием его наименования и надписью "для договоров".

При подписании настоящего Договора представители сторон обязаны предоставить друг другу документы, подтверждающие их право на подписание договоров. Кроме того, каждая из сторон обязана предоставить другой стороне копии документов (приказы, доверенности и пр.) с указанием лиц, имеющих право подписывать товарные накладные, счета-фактуры, акты и прочие документы, связанные с исполнением настоящего Договора.

На документах - обязательно

Если проставление печати в договорах - дело добровольное, то на некоторых других документах ее наличие обязательно.

Довольно широко в своей деятельности организации используют доверенности. Например, на получение материально-производственных запасов по форме N М-2 либо по форме N М-2а, когда получение материальных ценностей носит массовый характер (обе формы утв. Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а). Доверенность оформляется бухгалтерией организации в одном экземпляре и выдается под расписку получателю. Выдачу доверенностей регистрируют в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей.

Доверенность должна быть полностью заполнена и иметь образец подписи лица, на имя которого выписана. Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации (п. 5 ст. 185 ГК РФ).

Отсутствие печати организации, выдавшей доверенность, свидетельствует о недействительности данного документа как не соответствующего требованиям указанного п. 5 ст. 185 ГК РФ (Постановление ФАС Поволжского округа от 28.05.2009 по делу N А49-7388/2006).

Доверенность может быть выдана на представление интересов организации в суде (п. 5 ст. 61 АПК РФ), налоговой инспекции (п. 3 ст. 29 НК РФ), других учреждениях, на проведение переговоров и обмен документами с партнерами и т.д. И во всех этих случаях доверенность без оттиска печати не будет признана действительной - это прямо следует из указанной выше нормы п. 5 ст. 185 ГК РФ.

Так, представленная доверенность, по мнению судей ФАС Московского округа, не могла являться доказательством полномочий представившего ее лица на подписание искового заявления от имени общества, поскольку была подписана неустановленным лицом, доказательства полномочий которого отсутствовали. Помимо этого отсутствовала и печать организации (Постановление от 13.06.2007, 20.06.2007 N КГ-А40/5127-07).

Примечание. От наличия или отсутствия на договоре печати, равно как и от даты ее проставления, не зависит его действительность.

Налоговики также напомнили, что доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации (Письмо ФНС России от 10.08.2009 N ШС-22-6/627@).

Печать потребуется и при открытии лицевого счета. Ведь, прежде чем открыть счет в банке, необходимо представить пакет документов, среди которых - и карточку с образцами подписей и оттиска печати (форма N 0401026 по ОКУД). Подлинность собственноручных подписей лиц, обладающих правом первой или второй подписи, может быть удостоверена нотариально либо без нотариального свидетельствования подлинности подписей в присутствии уполномоченного сотрудника кредитной организации (п. п. 7.12 и 7.13 Инструкции Банка России от 14.09.2006 N 28-И "Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)").

При оказании услуг населению организации, осуществляя наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, должны выдать физическому лицу документ на бланке строгой отчетности, приравненный к кассовому чеку. В пп. "и" п. 3 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники (утв. Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359) перечислены обязательные реквизиты такого документа, среди которых есть и печать организации.

К документам, на которых наличие печати обязательно, относятся отдельные формы первичных документов, приведенные в альбомах унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата России. Необходимость оттиска печати на них указывается наличием аббревиатуры "М.П.". В частности, реквизит "Место печати" присутствует в следующих унифицированных формах:

Товарной накладной (форма N ТОРГ-12, утв. Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132);

Акте о приемке выполненных работ, справке о стоимости выполненных работ и затрат, акте о сдаче в эксплуатацию временного (нетитульного) сооружения, акте о приостановлении строительства, акте о приостановлении проектно-изыскательных работ по неосуществленному строительству (соответственно формы N N КС-2, КС-3, КС-8, КС-17 и КС-18, утв. Постановлением Госкомстата России от 11.11.1999 N 100);

Товарно-транспортной накладной (форма N 1-Т, утв. Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78);

Акте об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма N М-35, утв. упомянутым Постановлением Госкомстата России N 71а);

Актах о приеме-передаче основных средств, о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств, о приемке-передаче оборудования в монтаж, о выявленных дефектах оборудования (соответственно формы N N ОС-1, ОС-1а, ОС-1б, ОС-3, ОС-15 и ОС-16, утв. Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7);

Путевом листе грузового автомобиля (форма N 4-П, утв. Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78).

Без печати указанные документы будут составлены с нарушениями. Из вышесказанного следует, что оттиск печати на первичных учетных документах необходим только тогда, когда это прямо предусмотрено бланком унифицированной формы.

Указанная аббревиатура присутствует и на некоторых унифицированных формах первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1):

В акте о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма N Т-73);

Командировочном удостоверении (форма N Т-10).

В командировочном удостоверении печатью заверяется не только подпись руководителя организации, направляющего работника в командировку, но и отметки о прибытии командированного в место командировки и выбытии из него. При отсутствии же печати организации, в которую работники направлены в командировку, налоговики не принимают расходы по данной командировке при исчислении налога на прибыль.

На квитанции к приходному кассовому ордеру (форма N КО-1) (утв. Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88) предусмотрен реквизит "М.П. (штампа)". Квитанцию согласно указаниям по ее применению и заполнению надлежит подписывать главному бухгалтеру или лицу, на это уполномоченному, и кассиру. Подписи же заверяются печатью (штампом) кассира. Аналогичное положение предусмотрено и п. 13 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (утв. Письмом Банка России от 04.10.1993 N 18). Как видим, речь в названных руководящих документах идет не о печати юридического лица, а о печати (штампе) кассира.

То, что действующее законодательство РФ не требует проставления печати юридического лица на квитанции к приходному кассовому ордеру, подтвердили и судьи ФАС Восточно-Сибирского округа. Несоответствие оттисков печати на квитанции и печати принявшей деньги организации не ведет к недействительности документа (Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 22.01.2009 N А33-11360/07-Ф02-7117/08).

Бухгалтерские первичные документы, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм, как известно, должны быть оформлены в соответствии с требованиями, изложенными в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". Среди перечисленных обязательных реквизитов самостоятельно разработанного организацией первичного документа ее печать не упомянута.

Так, форма товарного чека не содержится в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Поэтому для принятия его к учету необходимо, чтобы он содержал реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете. Следовательно, печать организации для него обязательным реквизитом не является (Постановление ФАС Московского округа от 19.06.2006 N КА-А40/5456-06).

Все формы налоговых деклараций, представляемые организациями, должны быть заверены печатью (п. 31 Порядка заполнения налоговой декларации по налогу на добавленную стоимость, утв. Приказом Минфина России от 15.10.2009 N 104н, пп. 2 п. 3.3 Порядка заполнения налоговой декларации по налогу на прибыль организаций, утв. Приказом ФНС России от 15.12.2010 N ММВ-7-3/730@).

При проведении проверок налоговые органы вправе потребовать у налогоплательщика (налогового агента) документы, подтверждающие правильность исчисления и своевременность уплаты налогов (пп. 1 п. 1 ст. 31, п. 1 ст. 93 НК РФ). Поскольку в ИФНС России представляются не подлинники, а копии документов, то их также обязательно нужно заверить подписью руководителя и печатью организации (п. 2 ст. 93 НК РФ).

В налоговую инспекцию организации должны представлять и бухгалтерскую отчетность (пп. 5 п. 1 ст. 23 НК РФ). Формами бухгалтерской отчетности (утв. Приказом Минфина России от 02.07.2010 N 66н) не предусмотрено такого реквизита, как "место печати". Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н) и Положением по бухгалтерскому учету "Бухгалтерская отчетность организаций" (ПБУ 4/99) (утв. Приказом Минфина России от 06.07.1999 N 43н) также не устанавливается требование о проставлении печати организации на бухгалтерской отчетности. Таким образом, отсутствие оттиска печати на бухгалтерской отчетности не может являться причиной отказа в ее приеме инспектором налогового органа.

Среди обязательных реквизитов счета-фактуры законодатель печать не упомянул (п. п. 5, 5.1, 6 ст. 169 НК РФ). Поэтому отказ в вычете по причине отсутствия печати в счете-фактуре является необоснованным (Постановления ФАС Поволжского округа от 07.12.2009 по делу N А06-1744/2009, ФАС Московского округа от 14.08.2007, 20.08.2007 N КА-А40/7956-07).

Наличие печати в счете-фактуре (неисправленном) также не является нарушением и не препятствует получению налогового вычета, поскольку внесение налогоплательщиком дополнительных реквизитов в установленную форму счета-фактуры и их заполнение не признаются нарушением, служащим основанием для непринятия к вычету сумм НДС, предъявленных продавцом покупателю (Письма Минфина России от 06.02.2009 N 03-07-09/04, от 26.07.2006 N 03-04-11/127).

Но на практике все же может возникнуть обязанность проставления продавцом оттиска своей печати. Так, исправления, внесенные в счета-фактуры, должны быть заверены подписью руководителя и печатью продавца с указанием даты внесения исправления (п. 29 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914). Поэтому при исправлении ошибок, обнаруженных после составления счета-фактуры, выставившая счет-фактуру организация, в том числе и налоговый агент, должна заверить их подписью руководителя (уполномоченного в установленном порядке лица) и печатью (Письмо ФНС России от 12.08.2009 N ШС-22-3/634@).

Электронно-цифровая подпись (ЭЦП) сегодня является подспорьем для быстрого и надежного обмена документами. Партнеры по бизнесу вправе воспользоваться ею, если они оговорили это при заключении договора (п. 2 ст. 160 ГК). Помимо того что ЭЦП заменяет собственноручную подпись руководителя, она в то же время является и печатью (ст. 19 Федерального закона от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи"). Поэтому скреплять электронно-цифровой подписью можно не только те документы, "опечатывание" которых происходит по воле сторон, но и те, печать на которых необходима в силу закона.

Требование о проставлении оттиска печати организации в трудовых книжках закреплено, как было сказано выше, в Инструкции по заполнению трудовых книжек, а также в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).

Так, печать необходима на титульном листе и проставляется при оформлении трудовой книжки (п. 2.2 Инструкции). Для этого в правом нижнем углу этого листа предусмотрено соответствующее поле, отмеченное аббревиатурой "М.П.". При этом можно воспользоваться как печатью организации, так и печатью кадровой службы. Аббревиатура "М.П." использована и на первом листе вкладыша в трудовую книжку (форма трудовой книжки и форма вкладыша в трудовую книжку утв. упомянутым Постановлением Правительства РФ N 225, их же образцы - Приказом Минфина России от 22.12.2003 N 117н).

Печать проставляется также на внутренней стороне обложки при внесении изменений в сведения, содержащиеся на титульном листе (п. 2.3 Инструкции). Например, самый распространенный случай: работница вышла замуж и изменила свою девичью фамилию на фамилию мужа.

При увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, его печатью и подписью самого работника (п. 35 Правил).

Статья 62 ТК РФ обязывает работодателя выдавать работнику копии документов, связанных с работой. Причем эти копии должны быть заверены надлежащим образом.

Согласно Указу Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 N 9779-X "О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан" (действует в части, не противоречащей ТК РФ (ст. 423)) верность копии документа должна быть засвидетельствована подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью (за исключением случаев, когда определенный документ требует нотариального заверения). При этом на копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

Упомянутый ГОСТ Р 6.30-2003 определяет, как именно должна выглядеть заверительная надпись: ниже реквизита "подпись" проставляется надпись "Верно"; далее указывается должность лица, заверившего копию, проставляется его личная подпись, делается расшифровка подписи (инициалы, фамилия), указывается дата заверения и проставляется печать.

Печать индивидуального предпринимателя

Упомянутый Закон N 129-ФЗ не обязывает индивидуальных предпринимателей иметь печать. Московские налоговики в свое время констатировали, что обязанность индивидуального предпринимателя приобретать и использовать печать при осуществлении своей деятельности действующим налоговым законодательством не предусмотрена (Письмо Управления ФНС России по г. Москве от 28.02.2006 N 28-10/15239). Следовательно, логично предположить, что предприниматель вправе, но не обязан иметь свою печать.

Судьи ФАС Дальневосточного округа пришли к выводу, что наличие печати у индивидуального предпринимателя не обязательно, ее наличие остается на его усмотрение, поскольку законодательство не содержит прямого требования о наличии печати (Постановление от 12.09.2008 N Ф03-А51/08-2/3390).

Обязанность наличия печати у предпринимателя все же вытекает из смысла законодательства, а также из практики делового оборота.

Данная точка зрения высказана Верховным Судом РФ в Определении от 20.02.1998 N 58-Г98-2. По мнению высших судей, в практике делового оборота наличие у любого юридического лица и частного предпринимателя печати признается обязательным и само собой разумеющимся. Без такой печати не может быть открыт расчетный счет в банке или другом кредитном учреждении, надлежащим образом удостоверены заключаемые сделки и иные документы. При таких условиях в соответствии со ст. 6 ГК РФ допускается применение гражданского законодательства по аналогии.

В настоящее время индивидуальные предприниматели могут открыть счет в банке и без печати (п. 2.8 Порядка заполнения карточки с образцами подписей и оттиска печати, Приложение 2 к упомянутой Инструкции Банка России N 28-И).

Что касается сделок, то, как было сказано выше, ст. 160 ГК РФ определено, что любая сделка, совершенная в письменной форме, должна быть подписана сторонами. То есть обязательным элементом сделки в письменной форме по общему правилу является только подпись уполномоченного лица.

Тем не менее сложности у предпринимателей при совершении сделок, когда у них отсутствует печать, возникнуть все же могут. Это случается, когда тот или иной нормативно-правовой документ напрямую предусматривает проставление на документе печати: выдача доверенности, бланков строгой отчетности, использование первичных документов, на которых проставляется печать, ведение трудовых книжек и т.д. (см. выше).

Ввиду того что законодательство РФ не дает однозначного разрешения данного вопроса, а проблемы на практике у индивидуального предпринимателя наверняка возникнут, на наш взгляд, печать ему иметь все-таки желательно.

Поэтому обзавестись печатью стремятся даже те, кто по закону может работать без нее (например, индивидуальные предприниматели).

Бухгалтеру надо четко знать, когда печать должна стоять на документах, какая это может быть печать и как ее правильно ставить, чтобы, к примеру, не возникло проблем с признанием расходов или претензий при проверках кадровой документации.

Какие бывают печати

У компании может быть несколько разных печатей.

Прежде всего, основная печать. Это термин неофициальный. Так обычно называют печать, которая в нормативных актах упоминается как «печать организации», «печать работодателя »Правила ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 (далее - Правила № 225) . К ней предъявляются законодательные требовани яп. 5 ст. 2 Закона от 08.02.98 № 14-ФЗ ; п. 7 ст. 2 Закона от 26.12.95 № 208-ФЗ :

по форме - она должна быть круглая;
по содержанию - на ней должно быть написано:

Полное фирменное наименование на русском языке. Дополнительно можно указать название компании на любом другом языке;

Место нахождения компании. Вполне достаточно указать только город, если ваша компания располагается в административном центре (например, г. Краснодар), или город и наименование региона (например, г. Армавир, Краснодарский край). Весь адрес (включая улицу и номер здания) писать необязательно. Но если он будет - это не ошибка.

Допускается разместить на печати товарный знак, эмблему фирмы, сокращенное наименование (обычно в центре), ИНН, ОГРН, любые иные реквизиты, если они поместятся.

Основную печать можно ставить на любой ваш документ, в отличие от дополнительных (вспомогательных) печатей. Это оттиски, которые содержат, помимо информации с основной печати, дополнительные сведения. К примеру, указание на вид:

<или> структурного подразделения фирмы - «Бухгалтерия», «Склад», «Филиал»;
<или> документов, на которые ставится печать, - «Для договоров», «Для счетов», «Для справок».

Такие печати можно ставить, только если законодательством не предусмотрено проставление на документе печати организации, то есть основной печати.

Еще одним устройством для выполнения оттиска на бумажном носителе, которое применяется в ежедневной работе, является штамп. Он содержит текстовую или цифровую информацию и добавляет документу набор реквизитов (например, дату, надпись - «Верно», статус - «Оплачено», «Секретно» и др.).

Штамп облегчает работу, позволяя не делать подобные надписи вручную. Его форму и содержание можно придумывать самостоятельно - никаких законодательных требований не установлено.

Как поставить печать

Печать на любом документе надо ставить так, чтобы легко читались:

текст на оттиске;
подпись должностного лица;
расшифровка подписи.

Также следите, чтобы оттиск был четким - не слишком густым или бледным, с полным изображением.

Используйте для оттиска печати водостойкую штемпельную краску.

Доверенность № 4

г. Москва

Общество с ограниченной ответственностью «Хорошее настроение» в лице директора Добрейшего Николая Петровича, действующего на основании Устава, уполномочивает Улыбкину Светлану Сергеевну...

Настоящая доверенность выдана сроком на 3 года без права передоверия.

Удостоверяем подлинность сведений

В доверенности

Печать - обязательный атрибут доверенности, выданной от имени организаци ип. 5 ст. 185 ГК РФ .

Без печати любая доверенность (к примеру, на получение материальных ценностей, на представление интересов компании в суде или в налоговой инспекции) недействительна.

В документах, представляемых в налоговые органы

Не забывайте ставить печать на отчетности, представляемой в ИФНС, в том месте, где в самой форме декларации стоят буквы «М. П.».

А вот проставление оттиска печати на заявлениях, сопроводительных письмах, подаваемых в инспекцию, законодательством не установлено. Но лучше все-таки ставить печать и на подобных документах, чтобы в инспекции их не отказались принять или не оставили без рассмотрени яПостановление ФАС МО от 27.03.2012 № А40-3634/11-90-16 .

В трудовой книжке

Оттиск печати является обязательным реквизитом трудовой книжк иПравила № 225 ; Инструкция по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69 (далее - Инструкция № 69) .

(1) На внутренней стороне обложки не забудьте поставить основную или дополнительную печать при заверении записи об изменении фамилии, имени, отчества или даты рождения работник ап. 2.3 Инструкции № 69

(2) На титульном листе вы ставите печать, когда трудовая книжка оформляется впервы еп. 2.2 Инструкции № 69 . Здесь вы можете использовать:
<или> основную печать компании;
<или> вспомогательную печать с надписью «Отдел кадров», «Для кадровых документов»

(1) Свои записи в трудовой книжке нового работника вы должны начинать ниже печати прежнего работодателя - на оттиске печати писать нельзя.
При увольнении работника вы должны заверить все записи, внесенные в трудовую книжку за время его работы у вас в организации, основной печать юп. 35 Правил № 225

В документах по обязательным формам

Унифицированные формы первичных документов в электронном виде можно найти: раздел «Справочная информация» системы КонсультантПлюс

Печать вам понадобится при заполнении:

<или> унифицированных форм Росстата, где печать является обязательным реквизитом (например, командировочного удостоверения (форма № Т-10)). Причем когда в документе более одного листа (например, в журнале кассира-операциониста (форма № КМ-4), в журнале регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков ККМ (форма № КМ-5), в кассовой книге (форма № КО-4)), их надо прошить, пронумеровать и на последней странице сделать об этом запись и поставить печать:

Всего пронумеровано и прошнуровано 120 листов.

<или> документов, для которых есть обязательные формы:

большинства бланков строгой отчетност ипп. 3 , 5, 6 Положения, утв. Постановлением Правительства от 06.05.2008 № 359 . Имейте в виду, что печать надо ставить на каждый выдаваемый БСО - нельзя заранее напечатать эти бланки с нанесением печати типографским способо мп. 5 Письма ФНС от 10.09.2012 № АС-4-2/14961@ ;
путевых листо вп. 12 Обязательных реквизитов, утв. Приказом Минтранса от 18.09.2008 № 152 ;
приходных и расходных кассовых ордеров (форма № КО-1).

Если же в документе предусмотрена возможность проставления или печати, или штампа (как, например, в путевых листах или ПКО), следите, чтобы, кроме штампа, стояла еще и печать - основная или вспомогательная. При наличии только штампа возможны споры, в том числе с контрагентам иПостановление ФАС ВСО от 22.01.2009 № А33-11360/07-Ф02-7117/08 .

КВИТАНЦИЯ

к приходному кассовому ордеру № 12

Принято от

ООО «Белый свет»

М. П. (штамп)

Лучше, если вместе со штампом кассира, к примеру «Принято», будет стоять еще и печать. И обратите внимание: печать должна стоять полностью на остающейся у покупателя квитанци ип. 3.2 Положения, утв. ЦБ от 12.10.2011 № 373-П ; Указания, утв. Постановлением Госкомстата от 18.08.98 № 88

Кассир

(подпись)

П.П. Богатый

(расшифровка подписи)

В «ценовых» бумагах

Роспотребнадзор при проверке может оштрафовать, если нет печати организаци ист. 14.15 КоАП РФ :

<или> на ценниках - при продаже в торговых залах. Печать можно не ставить, если есть подпись материально-ответственного лиц ап. 19 Правил, утв. Постановлением Правительства от 19.01.98 № 55 ; Постановление 13 ААС от 24.05.2012 № А56-55522/2011 ;
<или> на прейскурантах - при разносной торговле.

Исправляем и заверяем

Также печать используют для заверения:

исправительных записей в документах, к примеру в больничном листе;
копий документо вп. 1 Указа Президиума ВС СССР от 04.08.83 № 9779-X ; п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, утв. Постановлением Росстандарта от 03.03.2003 № 65-ст . В таких случаях можно использовать вспомогательную печать с надписью, к примеру, «Для копий».

Например, так надо заверять копии представляемых в ИФНС по ее запросу документо встатьи 93, 93.1 НК РФ . Причем такую надпись надо делать на каждом документе отдельно, сколько бы их ни запросил иПисьмо Минфина от 11.05.2012 № 03-02-07/1-122 .

Если вы сдадите подшивку разных бумаг, заверенную одной печатью, будьте готовы к тому, что бумаги не примут. И вам наверняка в суде придется оспаривать решение о привлечении к налоговой ответственности за непредставление документо вп. 1 ст. 129.1 НК РФ ; Постановления ФАС ЗСО от 16.10.2012 № А75-10185/2011 , от 30.08.2012 № А75-10187/2011 .

Но если документ состоит из нескольких листов, то заверить его можно следующим образом: прошить все страницы и на последней странице копии проставить печать и написать: «Копия на семи листах верна».

На каких документах печать не обязательна

Приведем несколько примеров, когда печать на документе необязательна, но ее по привычке все равно ставят. В рассмотренных нами случаях можно воспользоваться как основной, так и вспомогательной печатью фирмы. Конечно, если специального указания на вид печати не содержится, допустим, в договоре.

Если законодательство не обязывает ставить печать на документе, а вы это сделаете, ошибки не будет. Поэтому, когда вы сомневаетесь, нужна печать или нет, ставьте ее - вы ничего не нарушите.

На трудовом договоре

Без печати этот документ не становится недействительны мстатьи 57 , 61 ТК РФ . Но в деловом обороте принято заверять печатью подпись человека, действующего от имени компании в отношениях с работниками. В том числе при оформлении договора о полной материальной ответственности, дополнительных соглашений к трудовому договору.

Внимание

Если в договоре нет условия об обязательном скреплении дополнительных соглашений к нему печатями организаций, наличие или отсутствие печати на действительность сделки не влияе тПостановление 8 ААС от 04.07.2012 № А81-5176/2011 .

Если уж вы ставите печать на перечисленных документах, то лучше используйте основную печать компании, а не вспомогательную. И обязательно ставьте печать на трудовом договоре, который со стороны работодателя подписывает не законный представитель компании (руководитель фирмы), а, к примеру, заместитель директора, директор по персоналу. Вашим работникам будет от этого спокойнее.

На гражданско-правовом договоре

В ГК РФ также нет требования о проставлении печати на договорах. Однако положение о том, что договор и изменения к нему должны быть скреплены печатями его сторон, иногда включают в текст договора.

На разработанной самостоятельно первичке

Утверждая свои формы первичных документов, можете не ставить буквы «М. П.» (место печати) на «изобретенном» вами документе. Закон о бухучете не называет оттиск печати в качестве обязательного реквизита первичк ист. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ .

на бумагах, которые будут передаваться контрагентам: все же печать придает документу весомость, удостоверяя подлинность подписей расписавшихся на нем людей. Кстати, контрагенты могут сами попросить записать в договоре следующее:

5.2. Стороны договариваются о том, что первичные документы, касающиеся поставки, оплаты товара, они будут составлять и предоставлять друг другу по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом, с проставлением печатей Сторон.

на первичке по учету труда и его оплаты. Например, на командировочном удостоверении лучше оставить место для печатей, которые заверяют записи о том, что ваш работник уехал от вас и прибыл на место командировки, а потом вернулся. Так проще подтверждать расходы.

Для заверения любых сведений лучше ставить печать, а не штамп (даже там, где по форме предусмотрена возможность выбора - «М. П. (штамп)»).

Если у вас две печати - основная и вспомогательная, то советуем вам:

ставить основную печать на документы, передаваемые в госорганы: так вы избежите дополнительных придирок с их стороны;
применять вспомогательные печати строго по назначению. Например, печать «Для документов» можно проставить на любых бумагах. А вот печать «Для счетов» не надо ставить в трудовую книжку.

Конечно, идеальный вариант при наличии нескольких видов печатей - чтобы у вас в компании было:

<или> закреплено в едином локальном нормативном акте, когда какую печать применять;
<или> расписано в положениях по каждому структурному подразделению, какая печать и в каких случаях может проставляться.

ОБМЕН ОПЫТОМ

Генеральный директор аудиторской фирмы ООО «Вектор развития»

“ В отдельном локальном акте (положении, приказе и т. п.) можно предусмотреть, сколько в организации печатей и для чего они предназначены: основная, «Для документов», «Для командировочных удостоверений», «Для накладных» и т. д. Здесь же может быть указан порядок работы с печатью: у кого (в чьем личном сейфе) хранится, на какие документы проставляется, на каком основании (чаще всего указывают перечень документов (договоры, акты и прочее) и должностных лиц, подписи которых могут заверяться печатью (заместители генерального директора, главный бухгалтер и т. д.)). А также в каких случаях печати выдаются для их использования вне организации.

Например, печать «Для накладных № ХХХ» может изготавливаться в нескольких экземплярах (у каждого свой номер) и выдаваться для использования экспедиторам или иным работникам, уполномоченным забирать товары у продавцов и делать отметки в их накладных. Такие печати могут постоянно находиться у этих сотрудников и возвращаться в организацию только при их увольнении для передачи новому работник у” .