Не так давно организация локальных сетей требовала обязательного использования правильного протокола. Такой выбор оказывал влияние на то, какие типы компьютеров можно к нему подключить. Сегодня подобная проблема практически исчезла. Современные сетевые заменили все, что существовали ранее. Это универсальное решение, которое можно использовать в любой операционной системе.

Терминология

Сетевой протокол - это установленный язык, на котором происходит общение программ. Пересылка данных представляет собой перемещение какого-то потока битов по кабелю. Для того чтобы он доходил до целевого компьютера и представлялся в нем в виде данных, требуется определенный набор правил. Именно они и прописаны в стандартных протоколах. Про них обычно говорят, что они имеют уровень вложенности. Как это понимать? Есть физический уровень, который представляет собой перечень определений, к примеру, каким может быть сетевой кабель, толщина его жил и прочие параметры. Допустим, речь идет об исправном кабеле. Тогда пакеты данных будут отправляться по нему. Но какой из компьютеров будет их принимать? Тут в работу включается канальный уровень, при этом в заголовке пакетов указывается физический адрес каждой машины - определенное число, вшитое в Его называют MAC-адресом.

Сетевая иерархия

Канальный уровень совпадает с Ethernet. В пакете содержится набор определенных параметров, задающих его тип. Данные находятся в прямой зависимости от этого типа, а их содержание относится к сетевому уровню. Существует два самых распространенных протокола: ARP, который отвечает за преобразование IP-адресов в MAC, и сам IP-протокол. Можно привести структуру IP-пакета. Все данные, которые переносятся с его помощью, уже отправляются на конкретный сетевой адрес. В пакете имеется число в установленном формате, обозначающее тип протокола.

Самыми распространенными являются два типа: TCP и UDP. Между ними имеется определенное отличие, состоящее в том, что первый характеризуется максимальной степенью надежности, ведь при отправке пакета он постоянно отправляет запрос о его получении. Второй сетевой протокол - это удобный инструмент, к примеру, при прослушивании интернет-радио. При этом предполагается отправка пакетов без какой-либо проверки факта их получения. Если он дошел, то вы сможете прослушивать радио, а если нет - то нет смысла в проверке и контроле.

Особенности доставки пакетов

В пакете обязательно указан номер порта, куда осуществляется отправка. Обычно этот параметр определяется типом протокола на прикладном уровне - в зависимости от приложения, которому направлена информация. Можно использовать и нестандартные порты сервисов, никто этого не запрещает. Самыми известными сетевыми протоколами в данном случае являются HTTP и POP3. Получает определенная иерархия вложенности пакетов. В Ethernet-пакет вложен IP, далее TCP или UDP, а потом данные, ориентированные на конкретное приложение.

Отличительные характеристики

Сетевой протокол, в отличие от протоколов не привязывается к определенной аппаратуре. Их реализация происходит на уровне программного обеспечения, поэтому их можно установить и удалить в любой момент.

IP и TCP/IP

Данный сетевой протокол используется не только в сети интернет, но и внутри самой Он представляет транспортный и сетевой уровень, благодаря чему осуществляется передача данных блоками. Очень долгие годы его использовали только в UNIX-сетях, а теперь, когда интернет разросся довольно стремительно, сетевой протокол IP стал использоваться почти в каждом из видов локальных компьютерных сетей. На данный момент он служит в качестве основного протокола для большинства служб, работающих в операционных системах.

Локальные и коммутируемые сети

Старые сетевые протоколы требовали каких-то специфических знаний, а TCP/IP применяется такими пользователями, которые никогда даже не видели сетевые платы. Доступ к интернету при помощи модема или локальной сети обеспечивается при условии использования одного и того же протокола. А процесс его настройки полностью зависит от типа соединения, используемого при этом. Стоит отметить, что протоколы сетевого уровня отличаются от всех остальных, а параметры доступа к локальной сети либо с помощью модема тоже имеют определенные нюансы. Коммутируемое соединение лучше устанавливать с помощью программы автоматической конфигурации, которая поставляется самим провайдером. Иначе требуется вручную вводить все необходимые параметры. Можно рассмотреть основные сетевые протоколы.

Протокол IPX

Данный комплект был разработан компанией Novell с целью использования для собственной ОС NetWare. IPX частично схож с TCP/IP, то есть в него включены некоторые протоколы из данного пакета, но компания защитила его авторскими правами. Однако корпорация Microsoft создала свой протокол, совместимый с этим, предназначенный для операционных систем из семейства Windows. IPX представляет собой сетевой протокол, который в плане функционала аналогичен IP. SPX - это инструмент дл транспортного уровня, который предназначен для обеспечения обмена пакетными данными между отдельными машинами.

На данный момент этот протокол применяют только в сетях с серверами, где установлены старые версии операционной системы NetWare. Часто его используют в комплекте с какими-то другими наборами сетевых протоколов. Теперь компания Nowell полностью перешла на новый универсальный протокол TCP/IP.

NetBEUI

Данный сетевой протокол применяется в сетях малых размеров. Его впервые представили в Windows NT 3.1, а также в нескольких последующих версиях этой системы, где он использовался по умолчанию. В последних версиях систем его место занял уже известный нам TCP/IP. Этот протокол довольно прост, ему не хватает многих функций, используемых в более продвинутых вариантах. Он не подходит для межсетевого обмена данными. Он может пригодиться для простой однако теперь он даже не представлен в качестве стандартного компонента ОС, его требуется устанавливать самостоятельно с диска.

NetBEUI - это удобное средство для создания прямого кабельного подключения, и в этом смысле это минимальный протокол, который требуется для формирования одноранговой сети в версиях Windows 9x.

Выводы

Важно запомнить определенные моменты. На данный момент существует уже не один сетевой протокол. Все они предназначены для осуществления связи, однако у каждого из них совершенно разные задачи, есть преимущества и недостатки в сравнении с остальными. Использование каждого из них предполагает наличие определенных условий работы, которые обычно прописываются самим протоколом. При выборе того или иного решения стоит полагаться именно на этот параметр.

Протокол - это своего рода отчет, содержащий записи процесса обсуждения вопросов и решений по ним, принятых на заседаниях, деловых встречах и собраниях. Данный документ имеет важное место в системе документооборота организационно-распорядительного типа.

Что такое протокол

Протокол - это отчетный документ, в котором четко зафиксирован ход обсуждения вопросов и принятых решений на официальных мероприятиях. Более полное толкование слова предоставляют словари, определяющие это понятие как документ с записью всего происходящего на определенном мероприятии.

Общая информация

Протоколом можно назвать документ, содержащий определенную информацию. Он включает в себя сведения о течении обсуждения конкретных вопросов. Кроме этого, протокол заседания включает в себя постановления, что дает возможность отнести его к распорядительным документам.

Во время заседания удается сделать лишь черновой вариант протокола. В течение 5 дней составление протокола должно быть завершено полностью.

Оформление

Протокол - это документ, оформленный на базе черновых заготовок. Если в процессе заседания велась стенограмма, то затем она поддается расшифровке, оформляется нужным образом и добавляется к готовому протоколу.

Секретарь несет полную ответственность за процесс подготовки и ведения всего протокола, а также за верность вносимых в него данных. Некоторые виды протоколов необходимо дополнительно утвердить у руководителя компании.

Формы ведения протокола

Применяется 3 формы ведения протокола:

Стенографическая;

Краткая.

В кратком протоколе фиксируются вопросы, которые были обсуждены. Также вносятся фамилии участников и решения, которые были вынесены. Протокол мероприятия такого типа рекомендовано вести тогда, когда собрание стенографируется, а тексты выступлений и доклады предоставляются ответственному секретарю.

Полный протокол фиксирует не только вышеперечисленные моменты, но и содержит более подробные записи. Полный протокол должен позволять отразить подробную картину мероприятия полностью.

Стенографический протокол проводится ответственным секретарем на основании сделанного стенографического отчета о совещании.

Руководящий состав компании решает то, какая форма протокола будет предпочтительнее для каждого заседания. Все виды такого рода документов должны быть оформлены на фирменномм бланке предприятия (компании) с указанием наименования типа документа - Протокол. Либо на специально оформленном готовом бланке протокола. Обязательные реквизиты любого документа подобного типа - это регистрационный номер, дата, заголовок, текст и подписи ответственных лиц.

Кто ведет протокол

Протокол - это документ, который ведется во время мероприятия. Составлять его должен профессионально подготовленный секретарь. От его уровня квалификации и профессиональных навыков будет зависеть качественность записи выступлений. Поэтому выбор человека, составляющего протокол заседания, является ответственной задачей в подготовке мероприятия.

Как вести протокол: образец протокола

Пример ведения протокола можно посмотреть на фото ниже. Там представлен образец протокола. Если заседание будет проходить в течение нескольких дней, то должна быть указана дата начала заседания и после дефиса дата его окончания. К примеру, 12.03.2016-14.03.16.

В графе "Место заседания" указывается город или населенный пункт, где проходило мероприятие.

Заголовок протокола пишется в родительном падеже и содержит в себе расшифровку вида мероприятия (заседание, собрание, совещание) и название коллегиального органа. Название вида заседания должно согласовываться с названием коллегиального органа. К примеру, "Собрание комитета".

Само текстовое наполнение протокола разделяется на две части:

1. Вводная часть, где указываются фамилия и инициалы председателя, ответственного секретаря, всех присутствующих и тема повестки дня.

2. Основная часть, где описывается сам процесс заседания.

Непосредственно со слова "председатель" начинается протокол, после дефиса указываетя фамилия председателя и инициалы. Точно так же оформляется и слово "секретарь". При проведении срочных и быстрых совещаний эта часть протокола не производится.

Затем оформляется список всех присутствующих. После данного перечня записываются фамилии приглашенных, где указываются и занимаемые ими должности. На длительных конференциях и заседаниях с большим количеством присутствующих их состав должен указываться исключительно количественно, а список с указанием фамилий прилагается к протоколу, о чем делается соответствующего рода запись в самом протоколе. Например: "Присутствовали 42 человека (список прилагается)".

На мероприятиях, где для принятия решения требуется определенное количество человек, в разделе "Присутствовали" указывается количество человек, которое должно было быть, и число пришедших участников.

Затем следует повестка дня. В данной части протокола перечисляются рассмотренные вопросы. Каждый имеет свой номер и начинается с предлога "О" ("Об").

Основополагающая часть текста протокола составляется по разделам, соответствующим пунктам на повестке дня.

По каждому из пунктов могут быть выделены такие части, как:

• Слушали.
• Выступили.
• Решили (постановили).

Каждое из этих слов пишется с новой строчки.

Данные докладчика (ФИО) и всех выступающих пишутся с новой строки.

Заключительная часть раздела по каждому пункту повестки дня - это запись утвержденного по поставленному вопросу решения (постановления). Решения, имеющие несколько разделов, делятся на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений должна быть конкретной и содержать составные части: кому что нужно сделать и к какому числу.

При выборе должностных лиц в протоколе отмечаются итоги голосования по каждой из кандидатур отдельно.

Информационные ресурсы в Интернете

• протоколы передачи данных, Адресация в сети, URL
• Web-страницы и Web-узлы, порталы. Web - пространство.
• Создание Web-страниц. Языки Web-публикаций.

· Публикации сайтов в Интернете. Представительство

Простое подключение одного компьютера к другому - шаг, необходимый для создания сети, но не достаточный. Чтобы начать передавать информацию между компьютерами, нужно, что бы компьютеры «понимали» друг друга. Исходя из этой естественной необходимости, миру компьютеров потребовался единый язык (то есть протокол ), который был бы понятен каждому из них.

Протокол - это совокупность правил, в соответствии с которыми происходит передача информации через сеть .

Существуют два типа протоколов:

· Базовый (TCP/IP), отвечающий за физическую пересылку электронных сообщений;

· Прикладные , отвечающие за работу специализированных служб Интернет (http, ftp, telnet и т.д.)

Базовый протокол

Протокол - это особый язык общения между компьютерами, разработанный программистами. Базовый протокол в сети Интернет - это TCP/IP (Transmission Control Protocol & Internet Protocol ) (протокол контроля передачи + Интернет-протокол).

Все компьютеры, подключенные к сети Интернет, понимают и поддерживают этот протокол. Протокол TCP/IP служит для разбиения информации на части (пакеты) - и передачи их по линиям связи . Все эти операции протокол выполняет автоматически, без участия пользователя. На самом деле TCP/IP состоит их двух компонентов - TCP и IP , и включает в себя также массу других протоколов.

Протокол IP (Internet protocol) - это протокол маршрутизации (доставляет информацию по назначению).

Этот протокол включает правила налаживания и поддержания связи в сети, правила обращения с IP-пакетами и их обработки, описания сетевых пакетов семейства IP (их структура и т. п.).

Протокол TCP (Transmission Control Protocol) - это транспортный протокол (управляет передачей данных).

Кратко

Данные, предназначенные для пересылки. Разбиваются протоколом TCP на отдельные части –пакеты. Каждый пакет имеет свой порядковый номер и адрес , по которому необходимо доставить информацию. Пакеты могут идти разными маршрутами, но в конце пути обязательно соединяются в одно целое с помощью протокола TCP. Если какой-то пакет отсутствует (потерялся) или дошел с искажениями, то он пересылается заново.

Подробно

Протокол TCP занимается проблемой пересылки больших объемов информации, основываясь на возможностях протокола IP.

TCP делит информацию , которую надо переслать, на несколько частей . Нумерует каждую часть , чтобы позже восстановить порядок . Чтобы пересылать эту нумерацию вместе с данными, он кладет каждый кусочек информации в конверт, который содержит соответствующую информацию. Это и есть TCP-конверт. Получившийся TCP-пакет помещается в отдельный IP-конверт и получается IP-пакет, с которым сеть уже умеет обращаться.

Получатель распаковывает IP-конверты и видит TCP-конверты , распаковывает их и помещает данные в последовательность частей в соответствующее место. Если чего-то не достает, он требует переслать этот кусочек снова. В конце концов, информация собирается в нужном порядке и полностью восстанавливается. Вот теперь этот массив пересылается выше к пользователю (на диск, на экран, на печать).

В реальности пакеты не только теряются , но и могут искажаться при передаче из-за наличия помех на линиях связи. TCP решает и эту проблему. Для этого он пользуется системой кодов, исправляющих ошибки. Существует целая наука о таких кодировках. Простейшим примером такового служит код с добавлением к каждому пакету контрольной суммы (и к каждому байту бита проверки на четность). При помещении в TCP-конверт вычисляется контрольная сумма, которая записывается в TCP-заголовок. Если при приеме заново вычисленная сумма не совпадает с той, что указана на конверте, значит что-то тут не так, - где-то в пути имели место искажения, так что надо переслать этот пакет по новой, что и делается.

Таким образом, протокол TCP обеспечивает гарантированную доставку с установлением логического соединения в виде байтовых потоков.

Прикладные протоколы

Для работы прикладных программ, таких как программы электронной почты , требуется не только правильно упаковать информацию в пакеты и отправить их, но и необходимо четко договориться о содержимом этих пакетов, а также о процедуре обмена пакетами. Так, например, для получения письма необходимо предъявить пароль обладателя почтового ящика, а это уже целая последовательность действий. Таким образом, необходимы и другие протоколы.

Название протокола Расшифровка Назначение

· HTTP (Hyper Text Transfer Protocol) – Протокол передачи гипертекста

· FTP (File Transfer Protocol) – протокол передачи файлов

· SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) – Простой протокол отправки электронных писем

· POP3 (Post Office Protocol) – Протокол получения электронных писем

· NNTP (News Net Transfer Protocol) – Протокол телеконференций

· TELNET – Протокол для подключения к удаленному компьютеру

· WAIS (Wide-Area Information Servers) – протокол поиска информации в базах данных

· WAP (Wireless Application Protocol) – протокол предоставления доступа к службам Интернета пользователям беспроводных устройств

Документационное обеспечение управления

Контрольная

Вариант 4

1. Протокол, виды протоколов, особенности оформления 4

2. Обработка отправляемой корреспонденции 9

3. Оформить акт списания имущества 11

4. Составить докладную записку 12

Библиографический список 14

1. Протокол, виды протоколов, особенности оформления

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения и принятия решений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов.

Особенностью протокола является то, что он используется для документирования деятельности коллегиальных органов: временных (собрания, конференции, совещания, комиссии) и постоянных (коллегии министерств и комитета, ученых советов научных учреждений, президиумов).

Составление и оформление протоколов возлагается на секретарей соответствующих коллегиальных органов (штатных или избранных в ходе их работы). Секретарь, наряду с председателем коллегиального органа, несет ответственность за достоверность содержащейся в протоколе информации. Протокол составляется на основании рукописных, в том числе стенографических или магнитофонных записей хода заседания, а также документов, подготовленных к заседанию: повестки дня, текстов или тезисов докладов и выступлений, проектов решений.

Основные виды протокола:

Краткий протокол - фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Его рекомендуется вести в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер.

Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробно - содержание докладов и выступлений участников заседания.

Стенографический протокол составляется на основе стенографического отчета о заседании (стенограммы) и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.

Протоколы оформляются на бланках организации и содержат следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата заседания, номер протокола, место составления протокола (место проведения заседания), заголовок к тексту, текст, подписи, визы ознакомления. Заголовок к тексту протокола – это название протоколируемого мероприятия (совещание, заседание, собрание) и наименование коллегиального органа, работа которого протоколируется.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть текста протокола должна показывать: кто руководил проведением протоколируемого мероприятия; кто вел протокол; кто присутствовал на совещании (заседании, собрании и т.п.) из числа должностных лиц, входящих в состав коллегиального органа, проводящего совещание; кто был приглашен (при необходимости) на совещание из числа сотрудников организации или из других организаций; какие вопросы обсуждались на совещании.

Информация о руководителе совещания, секретаре и присутствовавших включает фамилии и инициалы должностных лиц, указываемые соответственно после слов: «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали» (без кавычек). Для лиц, дополнительно приглашенных на совещание из числа сотрудников организации, помимо фамилии и инициалов указывается занимаемая должность, а для специалистов из других организаций - должность и название организации. Сведения о приглашенных на совещание лицах можно включать в раздел «Присутствовали» или в специальный раздел «Приглашенные».

На таких коллективных мероприятиях, как собрания, нередко присутствует большое количество участников, перечисление которых во вводной части текста протокола нецелесообразно. В этом случае составляется отдельный список присутствовавших на собрании, прилагаемый в дальнейшем к протоколу.

В самом протоколе в разделе «Присутствовали» указывается только общее количество присутствовавших со ссылкой на прилагаемый список. Следует подчеркнуть, что разделы «Присутствовали» и «Приглашенные» имеют особое значение по отношению к другим разделам протокола, так как непосредственно влияют на юридическую силу данного документа, показывая правомерность проведения коллективного мероприятия. В этих разделах отражается наличие кворума собрания, т.е. минимально необходимого количества членов коллегиального органа, достаточного для начала работы собрания (заседания, совещания). При отсутствии нормативно установленного для данного коллегиального органа кворума (простое большинство или 2/3) проведение собрания недопустимо, так как его решения будут неправомерны. Слова «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали», «Приглашенные» печатаются от нулевого положения печатающего устройства, от 2-го положения ставят тире, фамилии пишут в именительном падеже, затем ставят инициалы. Фамилии присутствующих и приглашенных располагают в алфавитном порядке и печатают через 1 межстрочный интервал.

Рассмотренные на совещании вопросы перечисляются в разделе ПОВЕСТКА ДНЯ. Слова ПОВЕСТКА ДНЯ печатают от нулевого положения печатающего устройства, после них ставится двоеточие. Вопросы повестки дня нумеруются. Каждый новый вопрос печатают от 1-го положения табулятора. Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности. Формулировка вопросов повестки дня должна начинаться с предлогов о (об), наименование должности и фамилию докладчика дают в родительном падеже. Основная часть текста протокола строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме: СЛУШАЛИ ВЫСТУПИЛИ ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Эти слова печатают прописными буквами. Перед словом СЛУШАЛИ ставят номер вопроса повестки дня, после двоеточие. Фамилию докладчика печатают в именительном падеже от 1-го положения печатающего устройства; после фамилии ставят инициалы, затем тире и с прописной буквы пишут содержание доклада в форме прямой речи. Если текст доклада (выступления) застенографирован или представлен докладчиком в письменной форме, то после тире также с прописной буквы пишут «Доклад прилагается» (в протоколе без кавычек).

Обсуждению доклада могут предшествовать вопросы к докладчику, которые вместе с ответами включаются в раздел СЛУШАЛИ. Перед записью каждого вопроса указываются инициалы, фамилия и должность его автора и ставится тире. Содержание вопроса записывается с прописной буквы в форме прямой речи. Перед формулировкой ответа пишется слово «Ответ» (в протоколе без кавычек), ставится тире и записывается ответ в форме прямой речи. Ход обсуждения доклада отражается в разделе ВЫСТУПИЛИ. После слова ВЫСТУПИЛИ ставится двоеточие. Фамилию выступающего пишут в именительном падеже от 1го положения печатающего устройства, затем указывают инициалы и должность выступающего, ставят тире и с прописной буквы печатают содержание выступления в форме косвенной речи.

Принятые решения содержатся в разделе ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Если решений несколько, они нумеруются арабскими цифрами с точкой. Как правило, каждое решение сопровождается указанием должности, фамилии и инициалов ответственного за его выполнение и содержит срок исполнения. Принимаемые коллегиально решения нередко требуют голосования. В этом случае после раздела ПОСТАНОВИЛИ указывается: «Голосование» или «Голосовали» (в протоколе без кавычек) и приводятся результаты голосования: единогласно или за..., против..., воздержались...

В практике часто применяются сокращенная и краткая формы протоколов, когда не требуется подробная запись хода обсуждения вопросов. В сокращенных протоколах после списка присутствующих или приглашенных указывается порядковый номер вопроса по повестке дня и печатается название доклада. Последняя строка названия доклада (пункт повестки дня) подчеркивается, и под чертой (в скобках) печатают фамилии выступающих в порядке их выступления. Название каждого доклада заканчивается протокольным решением или постановлением. В протоколе краткой формы указываются только рассмотренные вопросы и принятые решения. В постановляющей части текста протокола может содержаться пункт об утверждении какого-либо документа. В этом случае утвержденный документ прилагается к протоколу и имеет ссылку на его номер и дату. В практике очень часто приходится делать выписки из протоколов. Выписка из протокола содержит следующие реквизиты:

все реквизиты заголовочной части протокола: наименование организации, наименование вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА), дату (дата заседания), номер протокола (порядковый номер заседания), место составления (место проведения заседания);

заголовок к тексту;

все реквизиты вводной части текста протокола: «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали», «Приглашенные», «ПОВЕСТКА ДНЯ»;

отдельные реквизиты основной части текста протокола: «СЛУШАЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «Голосование»;

реквизиты оформляющей части протокола: реквизит «Подпись», включающей слова «Председатель», «Секретарь», инициалы и фамилии председателя и секретаря (без их личных подписей т.к. выписки, как правило, не подписываются подлинными подписями, а заверяются секретарем); отметку о заверении копии.

Таким образом, из содержательной части протокола берутся только те элементы, которые необходимо довести до сведения заинтересованных должностных лиц. Для подтверждения установленных фактов и событий несколькими лицами составляется акт. Акты составляются по результатам ревизий деятельности предприятия или его структурного подразделения и отдельных должностных лиц, при приеме-передаче дел, подготовке документов к уничтожению, приеме объектов в эксплуатацию .

В ряду управленческих документов особое место принадлежит протоколам. Они входят в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях.

Нужно иметь в виду, что в деятельности организаций и предприятий часто составляются документы под названием «Протокол», однако они не подпадают под приведенное определение. Так, в области договорных отношений составляются протоколы о намерениях, протоколы разногласий, протоколы согласований; в числе основных документов общего собрания акционеров законодательство называет протоколы счетной комиссии и т.д. Подобные разновидности протоколов сходны по своему назначению с актами: они фиксируют и подтверждают факты или события. Поэтому на них не распространяются правила, о которых говорится в данной статье .

Протоколы составляются в любой организации, где есть временные или постоянно действующие коллегиальные органы, комиссии и т.п. Формой их деятельности является обсуждение тех или иных вопросов на собраниях или заседаниях и совместное принятие решений, часто голосованием.

С появлением в нашей стране акционерных обществ возросло внимание к этому виду документа. Высшие органы управления акционерного общества - коллегиальные, и протоколы, в которых находит отражение их деятельность, становятся одними из важнейших управленческих документов. Речь идет о протоколах общих собраний акционеров, заседаний совета директоров и правления. Не случайно Федеральный закон «Об акционерных обществах» и иные правовые акты уделяют специальное внимание составу информации этих документов, то есть их содержанию. Часть нормативных требований может быть отнесена и к тому, что мы называем оформлением документов. При оформлении протоколов органов управления акционерных обществ следует учитывать как типовые требования к данному виду документов (типовой формуляр протокола), так и те, что закреплены специальными нормами правовых актов и регламентируют документирование деятельности органов управления именно акционерных обществ.

Типовые требования к составлению протокола

В обобщенном виде порядок составления протокола сводится к следующему.

При подготовке к заседанию или собранию:

формулируются вопросы повестки дня, то есть те вопросы, по которым должны быть приняты решения;

определяется состав основных докладчиков;

подбираются соответствующие материалы, например, проекты документов, которые требуют обсуждения и утверждения, тексты докладов и т.п.

Во время заседания секретарем ведется запись хода обсуждения вопросов повестки дня и принимаемых по ним решений. Наиболее важные заседания могут стенографироваться, доклады и выступления - записываться на диктофон. Все эти материалы являются основой для последующего составления протокола.

Заголовочная часть протокола

Протокол оформляется на общем бланке организации или на чистом листе бумаги с реквизитами, которые соответствуют общему бланку. В их составе:

фирменное наименование организации;

название вида документа;

• место составления документа.

При оформлении всех реквизитов, включая реквизиты бланка, нужно учитывать определенные правила. Только это может обеспечить документу юридическую силу.

Фирменное наименование - это полное наименование организации на русском языке, закрепленное учредительными документами.

ФЗ «Об акционерных обществах» определил, что общество обязано иметь полное и вправе иметь сокращенное фирменное наименование, включающее, в том числе, указание на тип общества (открытое или закрытое). Таким образом, если общество зарегистрировало наряду с полным и свое сокращенное наименование, оно вправе помещать его на свои бланки (см. Пример 1).

Название вида документа (ПРОТОКОЛ) печатается прописными буквами под наименованием организации и отделяется от него одним ­межстрочным интервалом.

При проставлении даты на протоколе следует иметь в виду, что дата заседания и дата окончательного оформления и подписания документа практически всегда различаются.

По общим требованиям протокол должен оформляться не позднее чем через 5 дней после даты заседания. Но закон «Об акционерных обществах» ввел иные сроки: для протокола заседания совета директоров максимальный период подготовки составляет 3 дня, а для протокола общего собрания акционеров - 15 дней после окончания собрания.

Нужно знать, что во всех случаях на протоколе проставляется дата заседания, а не подписания.

В случае если заседание продолжается не один день, в протоколе следует указывать даты его начала и окончания: «10-12.01.2007», или полностью: «10.01.2007 - 12.01.2007».

Индекс проставляется на одной строке с датой и обозначает порядковый номер заседания в пределах календарного года: «№ 02» или «№ 12».

Порядковые номера присваиваются отдельно по каждой группе протоколов , которые составляются в организации: отдельно нумеруются протоколы общих собраний акционеров ; протоколы заседаний совета директоров ; протоколы заседаний правления и т.д.

Еще одним реквизитом общего бланка (и реквизитом типового формуляра протокола) является «место составления документа». Нужно обратить внимание на то, что в данном случае этот реквизит означает не место нахождения организации, а место, где реально состоялось заседание. Название соответствующего населенного пункта указывают с учетом принятого административно-территориального деления. Кроме того, оно должно включать в себя только общепризнанные сокращения , например:

Расположение всех рассмотренных реквизитов зависит от того, какой бланк протокола используется в данной организации: с продольным (см. Пример 4) или угловым (см. Пример 5) расположением реквизитов. Выбор способа расположения реквизитов остается за организацией и не влияет на юридическую силу составленного на бланке документа.

Пример 4

СТРОИТЕЛЬНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ПРОТОКОЛ 10.01.2007 № 01

Закрытое акционерное общество СТРОИТЕЛЬНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ПРОТОКОЛ 10.01.2007 № 01 Москва

Заголовок протокола - это важнейший поисковый признак, он призван помогать быстро и с наименьшими затратами находить нужный документ. Государственный стандарт (ГОСТ Р 6.30-2003) трактует понятие «заголовок к тексту» как «краткое содержание документа». В этом случае заголовок отвечает на вопрос «о чем говорится в документе?».

Однако для многих видов документов невозможно сжато определить их краткое содержание, так как они отражают, как правило, несколько разноплановых вопросов. К такой группе документов относится и протокол. Поэтому заголовок к тексту любого протокола отвечает на вопрос «чего?», содержит указание вида коллегиальной деятельности (собрания, заседания и др.) и название коллегиального органа в родительном падеже. Такой заголовок вместе с датой и индексом позволяет быстро находить необходимую информацию.

Текст

Самым главным в любом документе является его содержание (текст).

Текст протокола четко структурирован . Это означает, что независимо от вопросов, включенных в повестку дня заседания или совещания, хода их обсуждения, принимаемых решений текст документа будет состоять из определенных частей, расположенных в одинаковой последовательности.

Текст протокола делится на две части:

вводная часть, в которой указываются фамилии и инициалы председателя и секретаря собрания; сведения о присутствующих на собрании и повестка дня (эти данные предваряют основную часть текста, как бы «вводят» в нее);

основная часть, которая отражает ход обсуждения вопросов повестки дня и фиксирует принимаемые решения.

Итак, вводная часть протокола начинается с указания, кто является председателем и секретарем данного собрания или заседания. Слова «Председатель» и «Секретарь» печатают от границы левого поля через два ­интервала от заголовка к тексту. После тире указывают их инициалы и фамилии:

Далее располагаются сведения о количестве и персональном составе присутствовавших на заседании постоянных членов коллегиального органа. Их фамилии и инициалы помещаются в алфавитном порядке после слова «Присутствовали». Эта информация также располагается от границы левого поля.

Однако таким образом оформляется состав присутствующих, если их количество не превышает 15-ти человек. При оформлении протоколов заседания с числом участников более 15-ти указывают их количественный состав и делают отметку о том, что список (лист регистрации) прилагается к протоколу. Образец такой надписи дан в Примере 9. А в Примере 10 показан лист регистрации (он может называться «Явочный лист» и т.п.) участников заседания (или собрания), который включает и личные подписи присутствующих. При этом количество реальных участников отмечается в итоговой записи.

Для принятия решений на собрании необходим кворум, то есть тот необходимый минимум участников, который делает правомочными принятые решения. Поэтому часто в протоколах делают отметку о наличии кворума, указывая общий количественный состав коллегиального органа и реальное количество присутствующих на собрании, например:

Помимо постоянных членов коллегиального органа, обязанных присутствовать на совещании или заседании, на него могут быть специально приглашены должностные лица, которые по роду деятельности связаны с обсуждаемыми вопросами. Данные о приглашенных на заседание ­обязательно должны быть зафиксированы в протоколе:

Следует обратить внимание на то, что при оформлении рассмотренного блока сведений не указывают должности председателя, секретаря собрания и присутствующих на нем постоянных членов коллегиального органа. Что касается приглашенных, то в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003, изданных автором стандарта, Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела, содержится рекомендация перечислять их фамилии в алфавитном порядке также без указания должностей. Однако традиционно в управленческой практике при оформлении протоколов должности приглашенных, как правило, указывают. Это не случайно, так как упоминание только фамилий не раскрывает всей полноты информации об участ­никах. Вместе с тем часто бывает важно показать, какие именно должностные лица могут или должны участвовать в решении конкретных вопросов.

Вводная часть протокола заканчивается перечнем вопросов, которые обсуждались на заседании. Он начинается словами «Повестка дня:» и ­располагается на два-три интервала ниже списка участников от границы левого поля.

Каждый вопрос повестки дня начинается с предлога «О» («Об») и отвечает на вопрос «О чем?». Вопросы нумеруются арабскими цифрами и содержат указание на докладчиков по каждому вопросу:

Основная часть протокола делится на разделы, которые должны точно соответствовать вопросам повестки дня и так же нумероваться. В свою очередь, текст каждого раздела выстраивается по схеме: СЛУШАЛИ - ­ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ или РЕШИЛИ.

Перед словом «СЛУШАЛИ» проставляется номер соответствующего раздела (вопроса повестки дня). Остальные части (ВЫСТУПИЛИ, ­ПОСТАНОВИЛИ или РЕШИЛИ) не нумеруются.

В части «СЛУШАЛИ» указывают фамилию и инициалы основного докладчика в соответствии с повесткой дня, далее через тире - содержание его доклада:

Если доклад большой и содержит значительный объем важной информации, предпочтительнее подготовить его текст заранее и передать секретарю собрания. В этом случае текст доклада прикладывается к протоколу, в котором дается ссылка на это приложение. Например:

В части «ВЫСТУПИЛИ» указываются фамилии и инициалы всех выступивших по данному вопросу и краткое содержание их выступлений. По ключевым вопросам важно отразить в протоколе все мнения, весь ход обсуждения. Поэтому если докладчикам и выступающим в прениях задавались вопросы, после каждого выступления они фиксируются вместе с ответами в порядке поступления.

Слово «ВЫСТУПИЛИ», как и слова «СЛУШАЛИ» и «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»), пишется от границы левого поля. Фамилии ­выступающих и содержание выступлений указываются с абзаца с новой строки.

Оформление вопросов четко не установлено. В практике можно ­встретить несколько вариантов:

Сначала пишется слово «Вопрос:» (или «Вопросы:»), далее с новой строки указывается фамилия задавшего вопрос, после тире формулируется сам вопрос и на следующей строке - ответ на него
(см. образец в Примере 16).

После слова «Вопрос:» записывается только сам вопрос без указания фамилии лица, задавшего его (см. образец в Примере 17).

Слово «Вопрос:» не пишется. С красной строки записывается сам вопрос и ниже - ответ на него. В этом случае фамилию задавшего вопрос также допускается не указывать, однако лучше ее все-таки записать. Это позволит отделить вопрос от текста выступления (см. образец в Примере 18).

Однако выступлений, помимо основного доклада, может и не быть. В этом случае часть «ВЫСТУПИЛИ» из текста выпускается, и раздел будет состоять только из двух частей: «СЛУШАЛИ» и «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»).

Завершает каждый раздел принятое решение по данному вопросу. Оно записывается после слова «ПОСТАНОВИЛИ:» или « РЕШИЛИ:». Оба слова являются начальными элементами постановляющей части протокола и имеют равноценное значение.

Записываемые решения должны быть краткими, точными, не допускающими их двоякого толкования. Если решений по одному вопросу несколько, они формулируются как несколько пунктов, каждый из которых нумеруется арабскими цифрами:

Важно обратить внимание на то, что решения носят распорядительный характер. Поэтому они должны формулироваться с использованием модели, характерной для распорядительных документов. Модель состоит из указания на дальнейшие действия, отвечающего на вопрос «что сделать?», ­исполнителя (ответственного за исполнение) и срока исполнения.

Однако не всегда перечисленные составляющие могут или должны использоваться в протоколе. Так, сообщение, сделанное на совещании, может быть просто принято к сведению присутствующими или принимается решение об утверждении какого-либо документа. В этих случаях формулировка решения будет соответствовать модели «Что сделать» (см. Пример 20).

Если же в решении содержится указание на проведение дальнейших дейст­вий, должен быть указан их исполнитель (исполнители) или ­ответст­венный за исполнение и срок исполнения (см. Пример 21).

Есть еще одна важная особенность принятия решений на собраниях или заседаниях, которая обязательно должна учитываться при оформлении протокола: некоторые решения принимаются путем голосования. Так, например, обязательно голосуют за принимаемые решения на заседаниях совета директоров, обязательным является и голосование при определении кандидатуры для занятия выборной должности. В этих случаях в протоколе после соответст­вующего решения указываются результаты голосования (см. Пример 22). Если же все присутствующие проголосовали за принимаемое решение, результаты голосования можно обозначить иначе - см. Пример 23.

Оформляющая часть

Протокол подписывается после того, как его текст окончательно отредактирован, выверен и оформлены все разделы, соответствующие повестке дня собрания. Документ подписывают председатель и секретарь собрания. Подписи располагают от границы левого поля, отделив их от текста двумя- тремя межстрочными интервалами.

Юридическую силу протокол приобретает только при наличии этих двух подписей. Это общепризнанная практика, которая закреплена в ряде законодательных и нормативных актов. В частности, по нормам ФЗ «Об акционерных обществах» протокол общего собрания акционеров составляется в 2-х ­экземплярах и оба они должны быть подписаны председателем и секретарем собрания.

Вместе с тем этот же закон устанавливает иной порядок подписания протокола заседания совета директоров акционерного общества: протокол подписывается только председательствующим на заседании, и он один несет ответственность за правильность составления документа. Такая норма представляется спорной, так как записи, отражающие ход заседания, ведет секретарь, именно он должен грамотно отредактировать их и оформить проект протокола. Из чего следует, что не только председатель, но и секретарь отвечает за составление протокола. Об этом и должна свидетельствовать его подпись под документом.

Протокол является внутренним распорядительным документом, ­поэтому его удостоверения печатью обычно не требуется.

Некоторые разновидности протоколов подлежат утверждению руководителем организации (например, протокол заседания технического совета, экспертной комиссии и т.д.). Утверждение оформляется грифом в верхнем правом углу: после слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности (без упоминания наименования предприятия, т.к. оно присутствует в заголовочной части документа) проставляется личная подпись, ее расшифровка и дата утверждения.

А теперь предлагаем вашему вниманию образец протокола, ­составленного в соответствии с рассмотренными правилами:

В следующем номере журнала читайте продолжение статьи. Мы расскажем об особенностях оформления протокола общего собрания акционеров и о составе информации, которая в обязательном порядке должна найти свое отражение в этом документе. При изложении материала будут учтены требования таких основополагающих документов, как ФЗ «Об акционерных обществах», постановления ФКЦБ от 31.05.2002 г. № 17/пс и др. Вы увидите, насколько типовой протокол отличается от протокола общего собрания акционеров!

В автор делится своими секретами. Он предлагает пошаговую методику подготовки эффективного совещания (вы узнаете, как формируется повестка дня, как организовать взаимодействие с участниками совещания и приглашенными, как подготовить информационные материалы и помещение для встречи). Предлагается оптимальный регламент обсуждения, который базируется на рекомендациях психологов. Рассмотрены вопросы хода протоколирования, сроков оформления протокола, правил составления его копии и выписки для информирования исполнителей тех решений, которые были приняты на совещании.

1 См. статью Е.Г. Юсиповой «Организационный аспект проведения совещаний на предприятии» на стр. 52 журнала № 1` 2007

2 Общепринятые сокращенные наименования административно-территориальных единиц и перечень субъектов РФ опубликованы на стр. 91-93 журнала
№ 1` 2007