Вам понадобится

• - стопроцентное знание устройства или программного продукта, для которого пишется руководство;
• - познания в области языкознания;
• - навыки писательского мастерства.

Инструкция

Руководство пользователя или, другими словами, руководство по эксплуатации – документ, призванный предоставить помощь в использовании некоторой системы ее пользователя м. Для составления руководства пользователя вам необходимо знать описываемую систему на все сто процентов, однако смотреть на нее глазами ничего не смыслящего . Предположим, руководство пользователя для некой программной утилиты, аналогов которой еще не было. Представьте, что вы столкнулись с этой программой впервые. С чего нужно начинать? Что необходимо знать в первую очередь? Систематизируйте эти знания, разбив их на категории важности.

Разбив всю информацию, касающуюся вашего творения, на группы, вы составили план для написания руководства пользователя . Начните описывать работу в вашей программе с азов, оставляя напоследок самые сложные детали, касающиеся, скажем, перепрограммирования возможностей или работе с критическими ошибками. На этом этапе у вас должно быть готово содержание руководства пользователя – одна из обязательных частей этого документа.

Если создаваемое вами руководство предназначено для использования в крупной компании, то стоит обратить внимание на принятые там корпоративные стандарты. К примеру, во многих российских компаниях руководство пользователей не принимаются без иллюстративного сопровождения, проще говоря, картинок, поясняющих написанное. В руководстве пользователя помимо содержания должны быть и другие обязательные части:- Аннотация, то есть пояснение общих задач руководства и описываемого продукта;- введение, в котором рассказывается о связанных с руководством пользователя документах и методах использования руководства;- разделы, поясняющие об использовании продукта на разных стадиях его использования, например, первые шаги, ремонт или профилактика;- раздел часто задаваемых вопросов и ответов на них;- глоссарий или .

Обычно созданием руководства пользователя занимается технический писатель – человек, имеющий все не обходимые познания как в языке, так и в описываемом продукте. Занимаясь деятельностью технического писателя без соответствующей подготовки, нужно помнить о нескольких правилах. Во-первых, нельзя злоупотреблять специальными терминами, не понятными для рядового пользователя . Во-вторых, каждый используемый термин должен быть подробно расписан и объяснен. В-третьих, писать нужно максимально понятно и лаконично. Наконец, технический писатель должен уметь смотреть на собственный текст глазами рядового пользователя , чтобы видеть недостатки собственного текста.

Для многих разработчиков программного обеспечения создание технической документации - непростая задача. Прежде всего потому, что это подразумевает кропотливую и скучную работу, которая может растягиваться на недели. Чтобы описать приложение, нужно тщательно пройтись по его функциям, сделать множество снимков экрана, вставить их в текстовый документ, добавить описания, пояснения, выноски и аннотации, поработать над структурой…

Что нужно для создания справочного файла? Большинство используют для этого кнопку PrntScr и текстовый редактор. Но на самом деле можно отказаться и от того, и от другого. Есть программы и веб-сервисы, о существовании которых многие разработчики (и даже составители технической документации) просто не догадываются. Специализированные решения для создания мануалов, руководств пользователя и прочих подобных документов, как правило, объединяют текстовый редактор с минимальным набором функций, приложение для создания скриншотов, а также средства для экспорта в популярные форматы документов. Более того, некоторые из таких программ делают большую часть работы за пользователя, самостоятельно расставляя снимки экрана в нужной последовательности и даже добавляя описания. Разберем пять наиболее удачных — на наш взгляд.

⇡ Clarify 2.0.5 - быстрые мануалы без дополнительного софта

• Разработчик:Blue Mango Learning Systems .
• Операционная система: Windows/Mac.
• Распространение: shareware, $30.
• Русский интерфейс: нет.

Если говорить в самом широком смысле, Clarify - это упрощенный текстовый редактор, в который добавлены средства для быстрого создания скриншотов. Однако за этой простой фразой скрываются многие часы времени, которые могут быть сэкономлены составителями технической документации. Благодаря Clarify не нужно непрестанно переключаться между двумя приложениями и тратить время на вставку скриншотов - все собрано в одном месте.

Окно программы разделено на две части: слева идет работа с заголовками, а справа - с содержимым мануала. Каждый заголовок называется тут "шагом". Как только автор создает новый заголовок, программа тут же подсказывает, что для него нужно создать скриншот и добавить сопроводительный текст. Каждый новый заголовок автоматически нумеруется, также можно легко создавать подзаголовки, тоже пронумерованные. Впрочем, если в вашем документе номера разделов не нужны, эту функцию можно просто отключить. При помощи горячих клавиш заголовки можно быстро перемещать между разделами.

Чтобы добавить скриншот в любое место документации, достаточно выделить нужный заголовок и нажать на кнопку захвата экрана. Если скриншоты были созданы ранее, можно добавить их в документ, указав путь к ним на диске. Снимок экрана можно сделать как моментально, так и с небольшой задержкой (до пяти секунд), что может быть удобно, если нужно сделать скриншот выпадающего меню или другого элемента интерфейса, который постоянно не отображается на экране. Нажимая клавишу "Пробел", можно переключаться между захватом всего экрана или же текущего окна. Кроме этого, предусмотрены горячие клавиши для включения/выключения отображения курсора и для захвата области того же размера, что и предыдущий скриншот. Последняя функция очень удобна, если нужно делать десятки однотипных снимков экрана, так как при этом экономится время на выделение требуемой области.

Полученный скриншот сразу же вставляется в тот пункт документации, который был выделен. Что интересно: на панели навигации пункты, для которых уже добавлены снимки экрана, визуально помечены. Благодаря этому можно сходу определить, над какими разделами нужно еще поработать.

То, в каком формате будет сохранен скриншот, определяется в настройках приложения. Программа может автоматически генерировать теги ALT для картинок, масштабировать их при вставке в документ до нужного размера (исходная копия при этом тоже сохраняется), добавлять рамку, скруглять края.

В Clarify есть базовые инструменты для работы с изображениями и текстом. Так, картинки можно поворачивать, обрезать, добавлять на них текстовые надписи или комментарии, стрелки, прямоугольники и другие графические объекты, которые могут пригодиться для визуального выделения областей на скриншоте.

При работе с текстом можно использовать нумерованные и маркированные списки, вставку кода, гиперссылок, отступы. Для некоторых языков работает проверка грамматики при вводе, есть поиск и замена данных в документе.

Над проектами Clarify можно работать совместно с другими пользователями. Для этого нужно создать учетную запись на сайте Clarify-it.com. Кроме этого, программа поддерживает сервисы Dropbox и Evernote, дает возможность экспортировать проекты в PDF, Word, HTML и на сайты WordPress. При желании можно также просто скопировать весь текст документа (или же текст с картинками) в буфер обмена.

При экспорте можно выбирать тему оформления, добавлять колонтитулы, управлять разными параметрами отображения (в зависимости от формата). Например, для экспорта в Word доступны три темы оформления, а готовый документ представлен в виде идеально отформатированного файла, со стилями, заголовками, списками, гиперссылками. Работать с таким одно удовольствие, особенно если помнить о том, сколько времени нужно потратить на подобное форматирование в Word вручную.

Также интересна функция экспорта всех скриншотов в папку. При этом Clarify сохраняет все используемые в документе изображения в заданной папке и дает каждому файлу название, соответствующее заголовку раздела, к которому он прикреплен.

⇡ Dr. Explain 5.3 - полуавтоматические руководства с готовыми аннотациями

• Разработчик: Indigo Byte Systems .
• Распространение: shareware, от 7 500 рублей.
• Русский интерфейс: есть.

Dr.Explain не может похвастаться таким современным интерфейсом, как Clarify, однако у этой программы есть свои уникальные особенности. Пожалуй, самое главное - это автоматизация процесса создания технической документации. Просто укажите окно приложения или же веб-страницу сервиса, которые нужно описать, и Dr.Explain самостоятельно создаст скриншот, проанализирует все элементы интерфейса, добавит выноски и даже подпишет их там, где это возможно.

Если в интерфейсе захватываемого приложения встретится меню, Dr.Explain обязательно раскроет его, сделает снимок всех уровней подменю и добавит выноски для каждого элемента. Более того, все скриншоты будут помещены в проект Dr.Explain с сохранением структуры документа (то есть, скажем, основное окно будет в разделе 1, раскрытое меню - 1.1, а пункты подменю - 1.1.1, 1.1.2 и так далее). Таким образом, вся скучная и монотонная работа выполняется в автоматическом режиме, и пользователю остается только добавить описание всех элементов интерфейса. Понятное дело, что структуру документа можно изменять, перемещая пункты, добавляя новые и удаляя ненужные.

Еще до создания скриншотов можно настроить множество параметров, которые касаются изображений. Например, есть возможность задать место размещения выносок, стиль аннотаций, определить вариант генерирования имен файлов (в соответствии с заголовками разделов или их номерами).

Если ранее работа над документацией велась в другом приложении, можно легко импортировать проект и программу. Dr.Explain поддерживает импорт документов CHM, Word, HTML, HLP, RTF, TXT, XML.

Совместная работа над документацией организована через сервис Tiwri.com , созданный специально для обмена данными между пользователями Dr.Explain. Из окна программы можно загружать текущий проект на сервер, отсылать изменения, сбрасывать правки, отслеживать историю.

Для экспорта готовой документации предлагаются форматы CHM, Word, HTML и PDF. При этом еще до выполнения экспорта можно увидеть, как мануал будет выглядеть в одном из этих форматов. Перед экспортом нужно не забыть перейти в настройки проекта и задать дополнительные параметры. Например, при сохранении документа в PDF можно указать ключевые слова, автора, заголовок, тему и формат, настроить колонтитулы и нумерацию страниц, а также создание закладок для разделов. При экспорте в HTML есть возможность настроить карту сайта, добавить комментирование для пользователей Facebook и Disqus, включить показ панели с кнопками социальных сетей, указать данные FTP-сервера, на который будет загружен проект.

Наконец, стоит обратить внимание на то, что Dr.Explain - продукт отечественных разработчиков, поэтому вполне ожидаемо, что в нем можно найти полноценную поддержку русского языка.

⇡ Manula - перенос мануалов в онлайн

• Разработчик: Bitz & Pixelz .
• Операционная система: любая.
• Распространение: по подписке (от $10 в месяц).
• Русский интерфейс: нет.

В начале 2009 года Альвин Хогердайк (Alwin Hoogerdijk), создатель семейства приложений для учета коллекций Collectorz.com, решил создать для своих программ онлайновую справку. Ему надоело, что часто приходится откладывать выпуск новых версий программ из-за того, что еще не готовы изменения в пользовательской документации, или же, наоборот, делать новые релизы доступными для скачивания с устаревшими справочными файлами, а затем выпускать новые билды, в которых обновлены только мануалы.

Для того чтобы сделать процесс дополнения документации более удобным для разработчиков, а доступ к ней - более быстрым для пользователей, Альвин хотел перенести все в онлайн. Он начал поиск специализированной системы управления контентом, предназначенной для создания технической документации. И когда оказалось, что ничего подобного не существует, разработчик создал собственную систему для своего семейства приложений. Позже она была превращена в более универсальный коммерческий продукт Manula.com.

Manula.com дает возможность создавать и обновлять мануалы в браузере, без необходимости использования настольных приложений. Главное преимущество онлайнового мануала - мгновенное обновление. Как только разработчики внесли в него изменения, обновленные справочные файлы уже становятся доступны пользователям — не надо ничего никуда экспортировать, загружать на сервер HTML-файлы и так далее. При этом мануалы смотрятся одинаково хорошо на любых устройствах - на больших мониторах, планшетах или смартфонах. Сервис автоматически выполняет адаптацию под размер экрана.

А если пользователь захочет получить копию руководства для офлайн-просмотра, сделать это совсем несложно. Manula предлагает удобное скачивание мануалов, созданных на ее платформе, в формате PDF.

В Manula также встроены инструменты для учета изменений и получения отзывов от пользователей. Им предлагается оценивать отдельные темы справочной документации. Для разработчиков есть наглядная статистика оценок и числа посещений разных разделов мануала. Благодаря этому всегда можно понять, в каком месте мануал необходимо доработать, сделать более подробным или связать с другими разделами.

Мануалы, созданные при помощи Manula, имеют интегрированную систему поиска — учитываются заголовки разделов, содержимое документации, а также заданные разработчиком ключевые слова. Сервис сохраняет историю поисковых запросов и показывает разработчикам популярные запросы, благодаря чему можно легко внести изменения в заголовки и ключевые слова.

Одна из интересных особенностей Manula - функция Topic Sharing. Если у компании есть несколько однотипных продуктов, то отдельные фрагменты справки можно сделать для них общими. Главное отличие от простого копирования готовых фрагментов документации в том, что при использовании функции Topic Sharing вносить изменения нужно лишь в одном месте. При этом во всех приложениях документация будет обновляться автоматически. Еще больше автоматизировать процесс помогают переменные (например, {APPNAME}), которые настраиваются отдельно для каждого руководства пользователя.

Общие фрагменты справки могут использоваться и для создания отдельной документации для разных версий приложения. Чтобы пользователи не тратили время на поиск функций, которых у них нет, можно сделать отдельные мануалы для каждой версии. При этом основная часть справки будет управляться при помощи функции Topic Sharing.

Встроенного инструмента для создания снимков экрана в Manula нет - придется загружать готовые картинки в библиотеку изображений (она общая для всех проектов) и затем вставлять в нужные места документации. Добавление текста тоже выполняется в онлайновом редакторе, и тут разработчики сервиса смогли придумать кое-что интересное. Наряду с использованием визуального редактора предлагается работать с кодами Textile для ускорения процесса форматирования. Эти коды дают возможность форматировать текст без необходимости обращения к кнопкам редактора. Например, если текст нужно выделить, его просто нужно заключить в две звездочки (*вот так*), а для создания заголовка первого уровня достаточно написать в начале строки h1-.

⇡ StepShot - снимет, расставит по порядку и подпишет

• Разработчик: StepShot .
• Операционная система: Windows.
• Распространение: по подписке ($29 в месяц). Есть полнофункциональная триал-версия на 14 дней, которая затем становится ограниченной.
• Русский интерфейс: нет.

Практически каждое руководство пользователя обязательно содержит инструкции, поясняющие, какие шаги нужно сделать, чтобы добиться заданного результата. Читать такие руководства, где каждый шаг сопровождается скриншотом и пояснением, одно удовольствие, а вот их создание нередко растягивается на долгие часы. Некоторые технические писатели сначала пишут текст, а затем делают все скриншоты и вставляют в нужные места, другие предпочитают делать скриншоты по одному, вставлять их в руководство и тут же добавлять описание. В любом случае, получается достаточно трудоемко.

StepShot - отличная программа, помогающая заметно ускорить создание пошаговых инструкций. Она помогает быстро сделать все скриншоты, не отвлекаясь на сохранение и вставку, располагает их в нужном порядке, помогает добавить описание и аннотации, а затем опубликовать в одном из популярных форматов.

Работа в StepShot построена в виде мастера. Нужно создать новый проект, а затем запустить процесс захвата и начинать выполнять те действия, которые подлежат документированию. При каждом клике мышью программа будет создавать скриншот и сохранять его. При этом на экране постоянно находится панель StepShot, при помощи которой можно остановить процесс захвата и поменять режим снятия скриншотов (весь экран, активное окно, выделенная прямоугольная область).

Эта панель, понятное дело, на скриншотах не видна. В зависимости от настроек, захват может выполняться только тогда, когда щелчок совершается при нажатом CTRL (или другой удобной клавише) или, наоборот, во всех случаях, кроме тех, когда пользователь удерживает заданную клавишу нажатой. В настройках программы также можно задать задержку между кликом и созданием скриншота.

Когда процесс создания инструкции будет завершен, все полученные изображения откроются в окне StepShot. Слева расположена панель навигации с эскизами изображений, справа - скриншот, над которым ведется работа, а также область для добавления описания. Скриншоты уже расставлены в том порядке, в котором они были сделаны, однако при необходимости их можно менять местами, перетаскивая мышью. Кроме этого, каждый шаг (скриншот с описанием) можно копировать или удалять, а также добавлять перед ним пустой шаг, для которого можно, например, импортировать изображение с диска.

Если инструкция объемная, имеет смысл разбить ее на разделы, добавляя разделители в нужных местах. Для каждого раздела есть возможность задать название. На основе разделов будет автоматически сгенерировано оглавление, которое расположится в начале руководства.

Обычно при создании руководств много времени тратится на то, чтобы выделить область, в которой находится курсор на скриншоте (как правило, место, куда нужно кликнуть). StepShot дает возможность автоматизировать и это рутинное действие. Элемент интерфейса, по которому выполняется щелчок мышью, может быть автоматически выделен красным прямоугольником или же желтым кругом. Кроме этого, программа может автоматически сглаживать края скриншотов.

На этапе редактирования полученных скриншотов — уже в ручном режиме — можно добавлять стрелки, выноски или другие графические элементы и выделять определенные области изображения цветом. А если на одном скриншоте нужно обратить внимание читателя на несколько областей, можно использовать инструмент Sequence. При этом создаются линии с номерами на конце. Достаточно расположить их в нужных местах изображения и добавить описание.

Добавление описаний тоже максимально автоматизировано. Поскольку при написании технической документации чаще всего используются одни и те же словосочетания, программа снабжает скриншоты описаниями вроде "Click on "Skype" button". Для этого она захватывает названия элементов интерфейса, распознает их и затем добавляет в подпись под картинкой. Работает это, правда, только для английского и парочки других европейских языков, а составителям русскоязычной документации придется добавлять все описания вручную.

Возможности форматирования в StepShop базовые - можно менять размер шрифта для заголовков скриншотов и их описаний, выделять текст полужирным, курсивом или подчеркиванием, управлять отступами и вставлять гиперссылки. Не стоит забывать о том, что перед выполнением экспорта для проекта можно добавить описание и автора.

После того как работа над созданием руководства завершена, можно экспортировать его в один из нескольких поддерживаемых форматов: документ Word, PDF, HTML, DITA или XML. При этом для Word доступно несколько разных шаблонов.

Также есть прямая публикация на Wordpress и в Confluence, а все изображения, использованные в проекте, предлагается сохранить в одной папке. К сожалению, при этом можно управлять только качеством картинок, а вот менять названия нельзя. Скриншоты сохраняются с названиями типа image0001.jpg, image0002.jpg, что не всегда удобно (было бы неплохо, если бы была возможность именования изображений на основе заголовков в проекте).

Несмотря на то, что StepShot распространяется на платной основе, работать с программой можно бесплатно, если вы готовы смириться с водяным знаком на полученных изображениях. Кроме этого, бесплатная версия позволяет создавать до пяти экспортируемых проектов в месяц.

⇡ iorad - аналог StepShot, но в браузере

• Разработчик: iorad inc.
• Операционная система: любая.
• Распространение: по подписке ($90 в месяц). Есть ограниченная бесплатная версия.
• Русский интерфейс: нет.

Для начала работы с iorad нужно установить расширение для Google Chrome и открыть веб-страницу, действия на которой должны быть задокументированы. После этого автору нужно нажать на кнопку расширения. В веб-сервисе iorad применён тот же подход, что и в StepShot (автор инструкции выполняет все действия, сервис их сохраняет, разбивает на шаги, которые затем можно отредактировать и опубликовать в виде урока). Однако iorad работает как расширение к браузеру, и все действия по обработке, редактированию и публикации пошаговых инструкций выполняются на сервере. С одной стороны, это удобно, так как сервис доступен на любой платформе, однако есть досадное ограничение - с помощью iorad можно записать только действия, выполняемые в браузере. То есть сервис подходит только для создания мануалов веб-приложений, а для настольных программ не годится.

После нажатия iorad даст три секунды на подготовку, после чего начнется запись. Сервис распознает и сохраняет любые действия - щелчок мышью, двойной щелчок, прокручивание окна, набор текста и так далее. Когда запись инструкции будет завершена, нужно просто еще раз нажать на кнопку расширения на панели Chrome. Процесс также можно приостанавливать на время, а затем возобновлять.

Когда запись будет завершена, iorad восстановит все действия пользователя и разобьет инструкцию на шаги. Все элементы интерфейса, которые были задействованы, будут выделены (например, кнопка, по которой нужно кликнуть). Кроме этого, iorad автоматически добавляет простые текстовые инструкции для каждого шага.

Каждый урок начинается предложением "The first step is to open [название вебс-страницы]", а заканчивается фразой "That"s it. You"re done." Несмотря на то, что описания автоматически составляются только на английском, в готовой инструкции есть возможность увидеть их на других языках за счет интеграции с переводчиком Google. Если не добавлять пространных описаний, а ограничиться простыми фразами, такой перевод работает сносно.

Впрочем, если потратить немного времени, можно сразу же добавить описание на родном языке. Однако стоит помнить, что длина описания ограничена 250 символами. В нем можно использовать разные варианты начертания шрифта, а также гиперссылки. Кроме этого, для каждого шага можно добавить аудиоинструкцию продолжительностью до одной минуты. Ее можно записать непосредственно в интерфейсе веб-приложения или же загрузить из имеющихся на компьютере файлов.

Что касается инструментов для редактирования снимков экрана, то тут создателям iorad еще есть над чем работать. Все, что может делать пользователь, это смазывать часть изображения, а также изменять размер и местоположение рамки для выделения.

Готовые инструкции могут быть сохранены в виде файлов Word Doc, PowerPoint и PDF, а также внедрены на сайты или просмотрены в браузере на любых платформах, как настольных, так и мобильных. Используя последние два варианта, можно оценить главное преимущество iorad - интерактивность. Инструкция, полученная с помощью сервиса, запускается в специальном плеере. Пользователь может выбрать один из вариантов работы с ней: просмотр или же самостоятельное повторение всех шагов.

В первом случае все скриншоты и описания к ним выводятся на одной странице, и можно просто прочитать, что делать. Во втором случае пользователю предлагается повторить все действия автора, чтобы достичь нужного результата. То есть он читает описание к скриншоту, выполняет действие и только после этого переходит к следующему шагу. Отличное решение, чтобы убедиться в том, что пользователь действительно понял, что ему нужно сделать.

⇡ Заключение

Специализированные программы для создания мануалов могут заметно ускорить создание технической документации. Однако то, насколько понятным, подробным и структурированным будет файл справки, полностью зависит только от его составителей.

Работая над документацией, стоит всегда помнить о «принципе Златовласки»: пользователю надо давать не слишком много информации, не слишком мало, а в точности столько, сколько нужно для выполнения задач. Хорошая документация должна работать как навигатор: как только пользователь показал, в каком месте он находится (с какой проблемой столкнулся), он тут же должен при помощи файла справки отыскать правильный путь (решение проблемы). И конечно, не стоит забывать о гиперссылках, при помощи которых нужно обеспечивать свободное перемещение пользователя по мануалу. Если в его руках подробнейший PDF на 100 страниц, в котором нет никаких ссылок, качество такой документации вряд ли может оценить кто-то, кроме ее составителя.

Впрочем, современные средства для создания справочных руководств столь разнообразны и многофункциональны, что создавать подробную, понятную и отлично оформленную документацию с их помощью совсем несложно.

@ Журавлев Денис

Многие IT-компании, которые занимаются разработкой и сопровождением программного обеспечения и автоматизированных комплексов, сталкиваются с задачей создания пользовательской документации для своих продуктов в соответствии с требованиями ГОСТ.

Как правило, необходимость в наличии документации по ГОСТ возникает при сотрудничестве с государственными организациями, крупными производствами и компаниями, при заказной разработке программного обеспечения по тендерам и госзаказам или при необходимости добавить программный продукт в "Единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных (реестр отечественного ПО)".

Существует две серии (набора) стандартов, которые регламентируют набор создаваемых документов и правила их оформления при разработке автоматизированных систем, комплексов и программного обеспечения:

• ГОСТ 34 - Автоматизированные системы
• ГОСТ 19 - Единая система программной документации (ЕСПД)

С одной стороны, эти два стандарта конкурируют между собой, предлагаю различные варианты комплектности документации на проект. С другой стороны, они фокусируются на разных аспектах, и поэтому хорошо дополняют друг друга.
ГОСТ 34 главным образом определяет комплектность, виды, структуру и содержание создаваемых документов.
ГОСТ 19 в большей степени определяет правила оформления документов.
Поэтому, на практике часто используются сразу оба этих ГОСТа.

Если говорить именно о документации для конечного пользователя системы, то из перечня описываемых в ГОСТ 34 документов нас интересует "Руководство пользователя". В ГОСТ 19 аналогичный по смыслу документ называется "Руководство оператора", но для программного обеспечения чаще используется именно первый вариант.

Руководство пользователя поставляется с любым изделием, программой, системой. Он должен предоставлять пользователю информацию о свойствах продукта, его функциональности, способах использования и работе с ним.

Для начинающего технического писателя или простого специалиста, которому неожиданно поручили подготовить руководство пользователя по ГОСТ, эта задача является серьезной проблемой.

Мало того, что необходимо изучить большое число нормативных документов, изобилующих перекрестными ссылками и написанных сложным, излишне канцелярским, почти юридическим языком, так еще необходимо выбрать оттуда требования, относящиеся именно к создаваемому виду документа. Затем, на протяжении всей работы, нужно постоянно контролировать соблюдение этих требований в рабочем документе, постоянно сверяясь со стандартами.

Обычно проблема усугубляется еще и нехваткой времени, так как писать пользовательскую документацию, к сожалению, часто принято в самом конце проекта, перед самым дедлайном - датой сдачи или запуска системы.

У опытного технического писателя документирование по ГОСТ, возможно, не вызовет серьезных затруднений. Однако, даже у него подготовка шаблонов новых документов, приведение к требованиями стандартов существующей документации или проверка финального документа на соответствие этим требованиям может занять существенное время.

Dr.Explain упрощает создание руководства пользователя по ГОСТ

Начиная с версии 5.5.1100 программа для создания пользовательской документации Dr.Explain предлагает функцию автоматизированной поддержки ГОСТ в проектах. Эта функция призвана значительно облегчить жизнь пользователям, перед которыми стоит задача создания руководства пользователя в соответствии с требованиями государственных стандартов.

В частности программа Dr.Explain контролирует и автоматизирует поддержку следующих требований стандартов:

• Наличие обязательных разделов документа “Руководство пользователя” [ГОСТ 34 РД 50-34.698-90]. Все разделы снабжаются пояснениями по их содержанию.
• Оформление титульных листов, аннотации и содержания [ГОСТ 19.105-78, 19.104-78].
• Параметры печатных страниц документа и расположение основных элементов на них [ГОСТ 19.106-78].
• Структуру и оформление колонтитулов [ГОСТ 19.106-78].
• Оформление текстовой части документа: стили шрифтов, абзацные отступы, межстрочные интервалы [ГОСТ 19.106-78].
• Формирование и оформление заголовков, разделов, перечислений (списков) [ГОСТ 19.106-78].

Управление функцией поддержки ГОСТ для проекта доступно в Настройках проекта в разделе Общие .

При включенном режиме поддержки ГОСТ для проекта соответствующие пользовательские настройки для печатаемых форматов RTF\DOC и PDF автоматически перекрываются программой, что гарантирует полное соответствие параметров выходных документов требованиям стандартов.

Для выходных форматов HTML и CHM будут использоваться пользовательские настройки вне зависимости от активности режима поддержки ГОСТ. Это снимает ограничение на свободную стилизацию этих форматов и позволяет, например, оформить онлайн-справку полностью в корпоративном или тематическом стиле.

Важно:

Важно: Функция поддержки ГОСТ доступна в Dr.Explain только в русскоязычной версии интерфейса. Язык интерфейса программы выбирается в меню Настройки\Выбор языка программы (Options\Application language ).

Создание нового руководства пользователя по ГОСТ

Для создания нового руководства пользователя по требованиям ГОСТ 34 в программе Dr.Explain можно использовать команды меню Файл \ Создать локальный проект - Руководство пользователя по ГОСТ 34 или Файл \ Создать общий проект на tiwri.com - Руководство пользователя по ГОСТ 34

или аналогичные кнопки на стартовом экране приложения.

Программа создаст новый проект, в котором уже присутствуют шаблон титульного листа, аннотация, оглавление и обязательные разделы, оформленные по ГОСТ.

В тексте каждого раздела будет приведена краткая инструкция-подсказка о том, что необходимо включить в данный раздел. Пользователю необходимо только наполнить разделы актуальным содержимым.

Настройки оформления для печатных форматов RTF/DOC и PDF будут выставлены в соответствии с требованиям ГОСТ 19.

Приведение существующей пользовательской документации в соответствие с требованиями ГОСТ

Также программа Dr.Explain позволяет привести существующую пользовательскую документацию в соответствии с требованиями ГОСТ.

Важно: Перед включением режима поддержки ГОСТ для уже существующих в формате Dr.Explain проектов необходимо сделать резервную копию gui-файла проекта.

Если исходная документация еще не ведется в Dr.Explain, а хранится в других форматах, первым шагом необходимо выполнить импорт существующих документов в программу. Dr.Explain поддерживает импорт документов из ряда популярных форматов. Команды импорта доступны как на стартовом окне программы, так и в меню Файл .

Затем необходимо включить режим поддержки ГОСТ в свойствах проекта описанным ранее способом. Программа проверит структуру документа на наличие обязательных разделов и, если они отсутствуют, создаст их. Остальные существующие разделы, наличие которых не регламентировано ГОСТами, будут перенесены в скрытый от экспорта раздел “Старое дерево разделов ”.

Пользователь должен будет перенести содержимое этих разделов или разделы целиком методом drag-n-drop в основное дерево проекта и отредактировать их по необходимости.

Как и в первом случае настройки оформления для печатных форматов RTF/DOC и PDF будут выставлены в соответствии с требованиям ГОСТ 19.

Руководство пользователя - это справочник на бумажном или цифровом носителе (в формате PDF или XPS), в котором приводятся инструкции по эксплуатации чего-либо или описывается правильный порядок действий для совершения какого-нибудь процесса. Хотя когда человек слышит словосочетание "руководство пользователя", он обычно представляет руководство по использованию определенной программы, инструкции по эксплуатации есть у компьютерной и бытовой техники (телевизоры, стерео-системы, телефоны, мп3-плейеры, садовая техника и и т.д.). Хорошее руководство пользователя рассказывает об основных функциях прибора или программы и объясняет, как правильно ими пользоваться, при этом информация обычно хорошо структурирована. Эта статья расскажет, о чем важно помнить при создании и оформлении руководства пользователя.

Шаги

Часть 1

Создание документации

Определите, кто ваш читатель. Чтобы создать хорошее руководство пользователя, нужно понимать, какой человек купит то устройство, к которому вы создаете инструкцию. Можно записать свои мысли, а можно просто представить себе этого человека. Это полезно делать, если вы работаете в команде по созданию документации и если вы участвуете в разработке продукта от самого начала до конца. Подумайте о следующем:

• Где человек будет пользоваться инструкцией по эксплуатации: дома, на работе, в машине, в интернете? Это определит не только содержание, но и стиль документации.
• Как человек будет пользоваться инструкцией? Если человеку потребуется лишь изредка заглядывать в руководство пользователя, значит, инструкция должна быть оформлена в сжатой форме. Если руководством будут пользоваться часто, особенно в самом начале, вам следует включить целый раздел о том, как начать пользоваться устройством или программным продуктом, и подробно описать все самые важные функции.
• Как много опыта должно быть у человека? Если ваш товар относительно новый или существенно отличается от похожих товаров, вам нужно будет включить информацию о том, чем этот товар отличается от аналогов, и предоставить пользователю подробные инструкции. Если товар связан с частыми проблемами (например, с большим количеством программ), опишите, что следует делать, когда проблема возникнет.

1. Пишите так, чтобы читатель вас понял. Если только ваш товар не предполагает наличие узких знаний у пользователя, лучше избегать технических терминов и описывать все простым, понятным языком. Структура текста должна соответствовать последовательности вопросов, которые могут возникать у пользователя. Правильнее группировать функции прибора в зависимости от задач, которые он выполняет, и отказаться от идеи объединения в одну группу самых популярных функций.

   • Иногда полностью исключить технические термины невозможно (например, если вы составляете инструкцию к программе для создания графиков и диаграмм, где помимо стандартных средств также используются графические инструменты Фибоначчи). В этом случае полезно дать определение термину и краткое описание (то есть что такое графики Фибоначчи и как они используются в анализе финансовых показателей).

2. Часть 2

   Составные части руководства пользователя

   1. Продумайте обложку и оформление первых страниц разделов. Вам потребуется создать обложку, если инструкция занимает несколько страниц. Необходимо будет также оформить страницы с названием разделов для инструкций, где общее количество информации занимает более 4 страниц.

      • Если руководство пользователя защищено авторским правом, соответствующее указание должно находиться на обложке и на страницах разделов.
      • Если руководство пользователя предусматривает определенные условия использования продукта и инструкции к нему, разместите эту информацию с внутренней стороны обложки.

   2. Ссылки на дополнительную документацию разместите в введении. Если руководство состоит из нескольких брошюр, укажите все номера брошюр в начале. Кроме того, здесь также следует разместить раздел "Как использовать эту инструкцию по эксплуатации", если вы решили, что такой раздел необходим.

      Если количество страниц превышает 10 штук, вам понадобится оглавление.

   3. Основу руководства по эксплуатации должны составлять инструкции и информация о составных частях товара. Как правило, инструкции разбивают на блоки, и в каждом блоке можно указать, в каких разделах пользователю стоит искать ту или иную информацию. Так пользователю будет проще и быстрее находить нужные ему сведения.

      • Процессы должны быть описаны четко и последовательно. Начните с общего описания задачи, затем объясните, что пользователю нужно будет сделать и какой результат он должен будет получить. Все шаги должны быть пронумерованы, а начинаться предложения должны с глаголов.
      • Справочные материалы должны включать список функций, способы диагностирования неисправностей и часто задаваемые вопросы. В конце руководства пользователя можно разместить краткий словарь терминов и алфавитный указатель, хотя основные термины часто выносятся в начало. Алфавитный указатель рекомендован для инструкций, чей объем превышает 20 страниц.

   4. Используйте изображения и схемы. Рисунки и скриншоты могут описать определенные процессы лучше, чем текст, особенно если речь идет от сложных процессах, где необходимо иметь визуальное подтверждение тому, что человек все делает верно. Графические изображения можно создать в специальных программах: в системах двух- и трехмерного черчения, в графических редакторах, в приложениях для обработки фотографий и т.д. Если необходимо сделать скриншоты, их можно получить с помощью штатных средств комьпютера и графической программы с возможностью сохранения скриншотов.

      • После того, как получите графическое изображение, сохраните его в сжатом формате. Вам также может потребоваться уменьшить размер рисунка, чтобы он помещался на страницу, но размер не должен быть слишком маленьким, так как иначе пользователь не сможет рассмотреть, как и что следует делать. Если потребуется, можно разбить изображение на несколько частей и описать каждую из них.
      • Если вы используете несколько изображений, они должны иметь одинаковый размер, пропорции и разрешение. Такие изображения будут более понятны и приятны читателю. При создании скриншотов убедитесь, что вы используете стандартную цветовую схему (для случаев, когда руководство печатается в цвете).
      • Хотя графические редакторы (например, Photoshop и Paint Shop Pro) удобны для создания скриншотов, лучше пользовать специальными программами (например, SnagIt), поскольку они позволяют сразу же быстро и легко отредактировать, сохранить и подписать все изображения.

      Часть 3

      Оформлении руководства по эксплуатации

      1. Выберите читаемый шрифт. Хотя компьютеры поддерживают разные шрифты, руководство пользователя должно быть хорошо читаемым, поэтому отдавайте предпочтение самым простым. Лучше всего подобрать несколько шрифтов, которые хорошо смотрятся вместе. Есть два типа шрифтов: с засечками и без засечек.

         • У шрифтов с засечками есть небольшие черточки по краям линий. К таким шрифтам относятся Times New Roman, Baskerville и Book Antiqua. Такие шрифты подойдут большим объемам текста, напечатанного 10 или 12 размером и составляющего основу руководства пользователя.
         • Шрифты без засечек имеют простые линии без украшений. Это такие шрифты, как Arial, Calibri и Century Gothic. Шрифты без засечек лучше смотрятся в текстах, напечатанных 8 или 10 шрифтом в руководствах в формате PDF или web-документа. Чем крупнее шрифт, тем сложнее его читать без засечек. Однако эти шрифты можно использовать и для крупного текста - например, для набора заголовков. Шрифты без засечек подходят для набора цифр в таблицах и колонках.
         • Следует выбирать простые шрифты наподобие Arial или Times New Roman, хотя для цитат подойдет какой-нибудь более сложный шрифт. Если вы пишете руководство пользователя для фэнтезийной игры, можно выделить витиеватым шрифтом названия глав. Допускается также выделение цитат курсивом.
         • После того, как выберите шрифты, создайте тестовую страницу, чтобы убедиться, что эти шрифты сочетаются между собой на бумаге. Покажите эту страницу человеку, который одобряет макеты, прежде чем отдать руководство пользователя в печать.

      2. Продумайте схему расположения информационных блоков. На этом этапе вам нужно решить, в каком порядке размещать информацию.

         • Как правило, название руководства пользователя и названия глав размещаются сверху или снизу страницы вместе с нумерацией страниц. Цифры могут располагаться с внешней стороны (для верха и низа страницы) или по середине (для низа). Первая страница каждого раздела может отличаться от остальных, поэтому вы можете разместить номер ее страницы по середине снизу, а номера всех остальных страниц - с внешней стороны.
         • Отдельные фрагменты текста можно выделить цветом, поместив их в специальные блоки. Важно выбрать такой оттенок, который не забивал бы текст.
         • Оставьте достаточно большие отступы со всех сторон. Со стороны переплета отступ должен быть шире.

      3. Подумайте над типом переплета. Если в вашем руководстве пользователя больше 4-х страниц, вам потребуется переплет. Документы для внутреннего пользования обычно скрепляют степлером в углу, но если вы будете вкладывать свое руководство в коробку с товаром, вам нужно будет подойти к этому вопросу более ответственно. Есть три типа переплета:

         • Скрепление скобой. Этот тип подходит для брошюр размерами 21x 27.5 см, 21x35 см или 11 x 27.5x42.5 см. Большинство недорогих инструкций по эксплуатации, которые состоят из 48 страниц и менее, переплетаются таким образом.
         • Переплет внакидку. Так переплетают большинство обычных инструкций по эксплуатации, не считая инструкций к автомобилям, хотя некоторые длинные руководства также переплетаются таким образом. (Paint Shop Pro изначально поставлялся именно с таким руководством пользователя.)
         • Переплет с проволочной спиралью. Таким способом переплетают руководства, которые используются в более суровых условиях, например, на улице, где скобы могут с легкостью сломаться или разойтись. В некоторых инструкциях по применению с таким переплетом также встречаются ламинированные страницы, которые не промокают и не пачкаются в грязи.

      4. Сверстайте документ. В большинстве текстовых редакторов и программ для публикации текста в интернете предусмотрена возможность верстки. По мере того, как вы будете набирать текст, он будет автоматически отображаться в выбранном шрифте. (Эта статья была изначально написана с помощью шаблона в Microsoft Word.) В этих программах также есть уже готовые шаблоны, которые вы можете изменить с учетом своих потребностей, вместо того, чтобы создавать шаблон с нуля.

         • В текстовых редакторах и программах для публикации текста в интернете также есть функция создания "стилей", сохранения шрифтов и задания размеров для оглавлений, колонтитулов и основного текста. Можно выбрать из уже существующих стилей ("Заголовок1", "Обычный", "Цитата") или создать свой собственный стиль и дать ему свое название. Рекомендуется называть стили по такой же системе, как это предусмотрено в программе. (Например, Microsoft Word создает такие названия, как "Заголовок1", "Заголовок2"; кроме того, есть еще подзаголовки.) Настраивайте программу заранее, чтобы вам не пришлось возвращаться к этому, когда вы будете заниматься написанием текста.
      • По возможности пользуйтесь кодами полей или текстовыми переменными. Можно изменять их значения (например, название продукта, название главы руководства пользователя) и помещать их в документ в места, где вы обычно стали бы набирать слова вручную. Когда вы сделаете предпросмотр документа или подготовите его к печати, нужный текст подставится в переменные. Если изменится название товара либо если вы решите изменить название главы, вам будет проще поменять текст, заменив значение переменной.

      Что вам понадобится

      • Текстовый редактор или программа для публикации текста в интернете
      • Графический редактор или программа для создания скриншотов

В разделе Источники , использованные при разработке, указывают перечень научнотехнических публикаций, нормативно-технических документов и других научно-технических материалов, на которые есть ссылки в исходном тексте.

Пояснительная записка составляется профессионалами в области разработки программного обеспечения и для специалистов того же уровня квалификации. Следовательно, в ней уместно использовать специальную терминологию, ссылаться на специальную литературу и т. п.

11.3. Руководство пользователя

Как уже указывалось выше, в настоящее время часто используют еще один эксплуатационный документ, в который отчасти входит руководство системного программиста, программиста и оператора. Этот документ называют Руководством пользователя. Появление такого документа явилось следствием широкого распространения персональных компьютеров, работая на которых пользователи совмещают в своем лице трех указанных специалистов.

Составление документации для пользователей имеет свои особенности, связанные с тем, что пользователь, как правило, не является профессионалом в области разработки программного обеспечения. В книге С. Дж. Гримм даны рекомендации по написанию подобной программной документации:

учитывайте интересы пользователей - руководство должно содержать все инструкции, необходимые пользователю;

излагайте ясно, используйте короткие предложения;

избегайте технического жаргона и узко специальной терминологии, если все же необходимо использовать некоторые термины, то их следует пояснить;

будьте точны и рациональны - длинные и запутанные руководства обычно никто не читает, например, лучше привести рисунок формы, чем долго ее описывать.

Руководство пользователя, как правило, содержит следующие разделы:

общие сведения о программном продукте;

описание установки;

описание запуска;

инструкции по работе (или описание пользовательского интерфейса);

сообщения пользователю.

Раздел Общие сведения о программе обычно содержит наименование программного продукта, краткое описание его функций, реализованных методов и возможных областей применения.

Раздел Установка обычно содержит подробное описание действий по установке программного продукта и сообщений, которые при этом могут быть получены.

В разделе Запуск , как правило, описаны действия по запуску программного продукта и сообщений, которые при этом могут быть получены.

Раздел Инструкции по работе обычно содержит описание режимов работы, форматок вводавывода информации и возможных настроек.

Раздел Сообщения пользователю должен содержать перечень возможных сообщений, описание их содержания и действий, которые необходимо предпринять по этим сообщениям.

11.4. Руководство системного программиста

По ГОСТ 19.503-79 руководство системного программиста должно содержать всю информацию, необходимую для установки программного обеспечения, его настройки и проверки работоспособности. Кроме того, как указывалось выше, в него часто включают и описание необходимого обслуживания, которое раньше приводилось в руководстве оператора (ГОСТ 19.505-79) и/или руководстве по техническому обслуживанию (ГОСТ 19.508-79). В настоящее время данную схему используют для составления руководства системному администратору.

Руководство системного программиста должно содержать следующие разделы:

Общие сведения о программном продукте,

структура,

настройка,

проверка,

дополнительные возможности,

сообщения системному программисту.

Раздел Общие сведения о программе должен включать описание назначения и функций программы, а также сведения о технических и программных средствах, обеспечивающих выполнение данной программы (например, объем оперативной памяти, требования к составу и параметрам внешних устройств, требования к программному обеспечению и т. п.).

В разделе Структура программы должны быть приведены сведения о структуре программы,

ее составных частях, о связях между составными частями и о связях с другими программами.

В разделе Настройка программы должно быть приведено описание действий по настройке программы на условия практического применения.

В разделе Проверка программы должно быть приведено описание способов проверки работоспособности программы, например контрольные примеры.

В разделе Дополнительные возможности должно быть приведено описание дополнительных возможностей программы и способов доступа к ним.

В разделе Сообщения системному программисту должны быть указаны тексты сообщений, выдаваемых в ходе выполнения настройки и проверки программы, а также в ходе ее выполнения, описание их содержания и действий, которые необходимо предпринять по этим сообщениям.

11.5. Основные правила оформления программной документации

При оформлении текстовых и графических материалов, входящих в программную документацию следует придерживаться действующих стандартов. Некоторые положения этих стандартов приведены ниже.

Оформление текстового и графического материала. Текстовые документы оформляют на листах формата А4, причем графический матерная допускается представлять на листах формата A3. Поля на листе определяют в соответствии с общими требованиями: левое - не менее 30, правое - не менее 10, верхнее - не менее 15, а нижнее - не менее 20 мм. В текстовых редакторах для оформления записки параметры страницы заказывают в зависимости от устройства печати. При ручном оформлении документов параметры страницы выбирают из соображений удобства.

Нумерация всех страниц - сквозная. Номер проставляется сверху справа арабской цифрой. Страницами считают, как листы с текстами и рисунками, так и листы приложений. Первой страницей считается титульный лист. Номер страницы на титульном листе не проставляют.

Наименование разделов пишут прописными буквами в середине строки. Расстояние между заголовками и текстом, а также между заголовками раздела и подразделов должно быть равно:

при выполнении документа машинописным способом - двум интервалам;

при выполнении рукописным способом - 10 мм;

при использовании текстовых редакторов - определяется возможностями редактора. Наименования подразделов и пунктов следует размещать с абзацного отступа и печатать

вразрядку с прописной буквы, не подчеркивая и без точки в конце. Расстояние между последней строкой текста предыдущего раздела и последующим заголовком при расположении их на одной странице должно быть равно:

при выполнении документа машинописным способом - трем интервалам;

при выполнении рукописным способом - не менее 15 мм;

при использовании текстовых редакторов - определяется возможностями редактора.

Разделы и подразделы нумеруются арабскими цифрами с точкой. Разделы должны иметь порядковые номера 1,2, и т. д. Номер подраздела включает номер раздела и порядковый номер подраздела, входящего в данный раздел, разделенные точкой. Например: 2.1, 3.5. Ссылки на пункты, разделы и подразделы указывают, используя порядковый номер раздела или пункта, на-

пример, «в разд. 4», «в п. 3.3.4».

Текст разделов печатают через 1,5-2 интервала. При использовании текстовых редакторов высота букв и цифр должна быть не менее 1,8 мм (шрифты №11-12).

Перечисления следует нумеровать арабскими цифрами со скобкой, например: 2), 3) и т. д. - с абзацного отступа. Допускается выделять перечисление простановкой дефиса перед пунктом текста или символом, его заменяющим, в текстовых редакторах.

Оформление рисунков, схем алгоритмов, таблиц и формул. В соответствии с ГОСТ 2.105-79 «Общие требования к текстовым документам» иллюстрации (графики, схемы, диаграммы) могут быть приведены как в основном тексте, так и в приложении. Все иллюстрации именуют рисунками. Все рисунки, таблицы и формулы нумеруют арабскими цифрами последовательно (сквозная нумерация) или в пределах раздела (относительная нумерация). В приложении - в пределах приложения.

Каждый рисунок должен иметь подрисуночную подпись - название, помещаемую под рисунком, например:

Рис.12. Форма окна основного меню

На все рисунки, таблицы и формулы в записке должны быть ссылки в виде: «(рис. 12)» или «форма окна основного меню приведена на рис. 12».

Если позволяет место, рисунки и таблицы должны размещаться сразу после абзаца, в котором они упоминаются в первый раз, или как можно ближе к этому абзацу на следующих страницах.

Если рисунок занимает более одной страницы, на всех страницах, кроме первой, проставляется номер рисунка и слово «Продолжение». Например:

Рис. 12. Продолжение

Рисунки следует размещать так, чтобы их можно было рассматривать без поворота страницы. Если такое размещение невозможно, рисунки следует располагать так, чтобы для просмотра надо было повернуть страницу по часовой стрелке. В этом случае верхним краем является левый край страницы. Расположение и размеры полей сохраняются.

Схемы алгоритмов должны быть выполнены в соответствии со стандартом ЕСПД. Толщина сплошной линии при вычерчивании схем алгоритмов должна составлять от 0,6... 1 ,5 мм. Надписи на схемах должны быть выполнены чертежным шрифтом, высота букв и цифр должна быть не менее 3,5 мм.

Номер таблицы размещают в правом верхнем углу или перед заголовком таблицы, если он есть. Заголовок, кроме первой буквы, выполняют строчными буквами.

Результаты тестов приведены в табл. 4.

Номер формулы ставится с правой стороны страницы в крутых скобках на уровне формулы. Например:

z: =sin (x)+In (y);

Оформление приложений. Каждое приложение должно начинаться с новой страницы с указанием в правом углу слова «ПРИЛОЖЕНИЕ» прописными буквами и иметь тематический заголовок. При наличии более одного приложения все они нумеруются арабскими цифрами: ПРИЛОЖЕНИЕ 1, ПРИЛОЖЕНИЕ 2 и т. д. Например:

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Титульный лист расчетно-пояснительной записки

Рисунки и таблицы, помещаемые в приложении, нумеруют арабскими цифрами в пределах каждого приложения с добавлением буквы «П». Например:

Рис. П. 12 - 12-й рисунок приложения; Рис. Ш.2 - 2-й рисунок 1 -го приложения.

Если в приложении приводится текст программы, то каждый файл оформляют как рисунок с наименованием файла и его назначением, например:

Рис. П2.4. Файл menuran.pasпрограмма движения курсора основного меню.

Оформление списка литературы. Список литературы должен включать все использованные источники. Сведения о книгах (монографиях, учебниках, пособиях, справочниках и т. д.) должны содержать: фамилию и инициалы автора, заглавие книги, место издания, издательство, год издания. При наличии трех и более авторов допускается указывать фамилию и инициалы только первого из них со словами «и др.». Издательство надо приводить полностью в именительном падеже: допускается сокращение названия только двух городов: Москва (М.) и Санкт-Петербург

Сведения о статье из периодического издания должны включать: фамилию и инициалы автора, наименование статьи, издания (журнала), серии (если она есть), год выпуска, том (если есть), номер издания (журнала) и номера страниц, на которых помещена статья.

11.6. Правила оформления расчетно-пояснительных записок при курсовом проектировании

При оформлении пояснительных записок следует придерживаться ГОСТ 7.32-91 (ИСО 596682) «Отчет по научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления». В соответствии с этим стандартом текстовый документ подобного типа должен включать:

титульный лист,

реферат,

содержание,

введение,

основную часть,

заключение,

список использованных источников, в том числе литературы,

приложения.

Титульный лист оформляют в соответствии с ГОСТ 19.104-78 «Единая система программной документации. Основные надписи» (рис. 11.1).

Вторая страница - реферат или аннотация на разрабатываемый программный продукт. Реферат в сжатом виде должен содержать сведения об объеме документа, количестве иллюстраций, таблиц приложений и т. п., а также перечень ключевых слов и основные положения документа. Например, для отчета по научно-исследовательской работе: описание объекта исследования, цели работы, методы исследования и аппаратура, полученные результаты, рекомендации по внедрению и т. д. В аннотации также в сжатом виде описывают назначение и особенности разработки, но она обычно не включает сведений об объеме и т. п.

Третья страница - содержание, включающее: введение, наименование всех разделов, подразделов, пунктов, заключение, списки литературы и приложений с указанием номеров страниц. Ни аннотация или реферат, ни самосодержание в оглавлении не упоминают.

Затем следуют разделы документа в порядке, определенном логикой изложения материала. Далее могут следовать приложения, содержащие материал, не вошедший в документ по причине его ограниченного объема, но интересный для более глубокого понимания излагаемого материала.

В качестве примера рассмотрим оглавление пояснительной записки к проекту по курсу «Технология программирования».

Введение..................................................................................................................................................
1.Выбор технологии, языка и среды программирования.....................................................................
2.Анализ и уточнение требований к программному продукту..........................................................
2.1.Анализ процесса обработки информации и выбор структур
данных для ее хранения..............................................................................................................
2.2.Выбор методов и разработка основных алгоритмов решения задачи...................................
3.Разработка структурной схемы программного продукта.............................................................
4.Проектирование интерфейса пользователя....................................................................................
4.1.Построение графа диалога......................................................................................................
4.2.Разработка форм ввода-вывода информации........................................................................
5.Проектирование классов предметной области..............................................................................
5.1.Построение диаграммы классов.............................................................................................
5.2.Уточнение структуры классов предметной области
и разработка алгоритмов методов..........................................................................................
6.Выбор стратегии тестирования и разработка тестов.....................................................................
Заключение...........................................................................................................................................
Список литературы..............................................................................................................................
Приложение 1. Техническое задание.................................................................................................
Приложение 2. Руководство пользователя........................................................................................

Контрольные вопросы

1.Назовите основные виды программной документации. Охарактеризуйте каждый из них. В каких случаях их используют?

2.Что должно описываться в пояснительной записке? Кому она предназначена? Почему в пояснительной записке обычно описывают не только принятые решения, но и отвергнутые варианты?

3.На кого рассчитано руководство пользователя? Что оно должно содержать? В каких ситуациях вы читаете руководство пользователя? Вспомните прочитанные вами руководства пользователя. Что вам в них не понравилось?

ПРИЛОЖЕНИЕ

Система условных обозначений унифицированного языка моделирования (UML)

Унифицированный язык моделирования UML-фактически стандартное средство описания проектов, создаваемых с использованием объектно-ориентированного подхода. В модель проекта программного обеспечения по замыслу авторов языка может входить большое количество диаграмм различных типов, использующих единую систему обозначений. Среди диаграмм наиболее часто используемыми являются:

диаграммы вариантов использования или прецедентов(uses case diagrams) - показывают основные функции системы для каждого типа пользователей;

диаграммы классов (class diagrams): контекстные, описания интерфейсов и реализации - демонстрируют отношения классов между собой;

диаграммы деятельностей (activity diagrams) - представляют собой схему потоков управления для решения некоторой задачи по отдельным действиям, допускают наличие параллельных и/или альтернативных действий;

диаграммы взаимодействия (interaction diagrams) двух альтернативных типов:

а) диаграммы последовательности действий(sequence diagrams) - отображают упорядоченное по времени взаимодействие объектов в процессе выполнения варианта использования,

б) диаграммы кооперации (collaboration diagrams) – предоставляют ту же информацию, что и диаграммы последовательности действий, но в форме, позволяющей лучше представить ответственности классов в целом;

диаграммы состояний объекта (statechart diagrams) - показывают состояния объекта и условия переходов из одного состояния в другое;

диаграммы пакетов (package diagrams) - демонстрируют связи наборов классов, объединенных в пакеты, между собой;

диаграммы компонентов (component diagrams) - показывают, из каких программных компонентов состоит программное обеспечение и как эти компоненты связаны между собой;

диаграммы размещения (deployment diagrams) - позволяют связать программные и аппаратные компоненты системы.

Дополнениями к диаграммам служат формализованные и неформализованные текстовые описания, комментарии и словари.

При построении этих и других диаграмм используют унифицированную систему обозначений. Обозначения диаграмм прецедентов приведены в табл. П.1, диаграмм классов и пакетов - в табл. П.2, диаграмм взаимодействия - в табл. П3, диаграмм деятельностей и состояний объекта - в табл. П.4, диаграмм компонентов и размещения - в табл. П.5. При необходимости допускается использование обозначений одних диаграмм на других.