База данных субд access. Назначение Access

Определение 1

Системы управления базами данных (СУБД) – это отдельный класс программных продуктов, основная задача которых хранить большие объемы данных и управлять ими.

Существуют различные математические модели данных, на которых основаны СУБД. Относительно моделей данных СУБД делятся на иерархические, сетевые, реляционные, объектно-ориентированные и другие. На сегодняшний день наиболее популярными считаются СУБД, основанные на реляционной модели. К классу реляционных СУБД относятся: MS SQL SERVER, PostgreeSQL, MySql, InterBase, MS Access. Основными функциями реляционных СУБД являются:

создание, редактирование и удаление структуры таблиц;
добавление, изменение и удаление записей в таблицы;
построение запросов на основе языка SQL;
создание хранимых процедур на сервере баз данных.

Для разработки полноценной информационной системы с пользовательским интерфейсом и выводом на печать различных форм документов не достаточно одной лишь СУБД. Нужен еще высокоуровневый язык программирования, возможно, даже не один.

MS Access является не совсем обычной СУБД. Скорее этот программный продукт является комплексной средой разработки, в составе которой есть реляционная СУБД. Помимо перечисленных функций MS Access обладает рядом дополнительных возможностей:

создание в визуальном редакторе пользовательских интерфейсов, которые называются формами;
построение макетов отчетов с последующим выводом на печать;
использование встроенного языка программирования Visual Basic for Applications для построения бизнес-логики приложений.
использование макросов, которые позволяют пользователям плохо знакомым с программированием, вставлять небольшие куски кода в свои приложения.

Замечание 1

Таким образом, MS Access позволяет разрабатывать полноценные приложения и даже информационные системы на основе реляционных баз данных без привлечения дополнительных средств разработки.

Основные объекты MS Access

Модель MS Access состоит из следующих основных объектов:

таблица – структура для хранения данных на основе реляционной модели;
форма – окно пользовательского интерфейса;
запрос – объект, позволяющий осуществлять выбор данных из таблиц по различным критериям;
отчет – объект, позволяющий подготовить печатную форму выходного документа на основе данных, которые хранятся в базе;
модуль – программы на языке VBA, которые создают дополнительную функциональность в информационной системе.
макрос – программный объект, который позволяет использовать элементы программирования без знания языка VBA.

Началу работы в MS Access предшествует проектирование модели данных. Разработчик проектирует таблицы и связи между ними любыми удобными средствами. После этого он может приступать к первому этапу работы в MS Access – к созданию таблиц. Созданные таблицы при помощи инструмента «Схема данных » связываются в соответствии с проектом.

Заполнять таблицы данными напрямую возможно, но не является удобным. Такие действия лучше всего осуществлять через пользовательский интерфейс. Поэтому на следующем этапе создаются формы. Формы в MS Access бывают:

простые (одиночные) - показывают только одну запись таблицы;
ленточные – показывают сразу все записи таблицы;
сложные – состоят из главной и подчиненной формы, которые связаны по выбранным полям.

Создавать формы можно тремя способами: автоматически, при помощи «мастера форм» и при помощи конструктора. Конструктор форм дает наиболее широкие возможности для создания макетов форм по личному проекту разработчика.

Запросы чаще всего используются для выбора данных по различным критериям и условиям. В большинстве реляционных СУБД для создания запросов используется язык SQL, который не просто освоить рядовому пользователю. В MS Access сложности языка SQL скрыты от пользователя удобным инструментом «Конструктор запросов». Запросы также бывают нескольких видов:

Запрос на выборку – позволяет компоновать данные из разных таблиц в одну таблицу на основе построенных связей.
Запрос с условием – позволяет накладывать на отдельные поля условия в виде логических выражений. Условий может быть несколько, тогда они связываются логическими операторами И, ИЛИ.
Запрос с параметром – позволяет ставить в условии запроса не постоянное значение, а параметр, значение которого запрашивается у пользователя.
Запрос с групповой операцией – позволяет применять к группе данных такие операции как суммирование, подсчет количества строк, поиск среднего значения, поиск минимума и максимума по группе.
Перекрестный запрос – особый вид группового запроса, в результате которого получается перекрестная таблица с заголовками строк, заголовками столбцов и значениями в пересечениях.
Запрос на добавление записи.
Запрос на обновление записи.
Запрос на удаление записи.

Форма может иметь в качестве источника записей не только таблицу, но и запрос. Это позволяет создавать еще более гибкие интерфейсы.

Замечание 2

Для создания макетов документов с последующим выводом на печать используются отчеты. Принципы создания отчетов сходны с принципами создания форм. Источником данных отчета может быть запрос или таблица. Отчет можно, так же как и форму, создавать при помощи «мастера отчетов». Для более профессиональных пользователей предусмотрен «конструктор отчетов», который позволяет разрабатывать макет с произвольным внешним видом.

Среда программирования MS Access является объектно-ориентированной. Это означает, что со всеми объектами MS Access потенциально может происходить определенный перечень событий. Например, открытие формы, нажатие на кнопку, обновление записи, двойной щелчок мышкой на текстовом поле и т.д. К наступлению этих событий пользователь может «привязать» программный код, реализующий некоторый алгоритм. Например, при нажатии на кнопку активизируется процедура, которая выводит на экран диалоговое окно с сообщением «Введите Ваше имя». Опытный пользователь может использовать для программирования таких процедур язык VBA. Если пользователь не знаком с программированием на VBA, то многие задачи он может решить с использованием макросов – небольших стандартных «заготовок» кода на VBA.

Перечисленных возможностей вполне достаточно для разработки небольшой информационной системы.

Другие возможности MS Access

Изначально MS Access предполагался как среда для разработки информационных систем, у которых и база данных и пользовательский интерфейс хранятся в одном файле на одном компьютере. Такие информационные системы обычно называют «настольными». Однако, в процессе выхода новых версий у MS Access появлялись новые возможности. В версиях начиная с MS Access XP стало возможным создавать отдельный сервер данных и подключать к нему несколько клиентских компьютеров. Можно также создавать базу данных в другой СУБД (MS SQL SERVER, MySQL) и подключать к ней формы, отчеты и запросы из MS Access. Возможно импортирование и экспортирование данных в таких универсальных форматах как:

EXCEL;

Microsoft Access называет объектами все, что может иметь имя. В базе данных Access основными объектами являются таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули. В других СУБД, как правило, термин база данных обычно относится только к файлам, в которых хранятся данные. Ниже приведен список основных объектов базы данных Access.

1. Таблица. Объект, который определяется и используется для хранения данных. Каждая таблица включает информацию об объекте определенного типа, например о клиентах. Таблица содержит поля (столбцы), в которых хранятся различного рода данные, например фамилия или адрес клиента, и записи (которые называются также строками).

2. Запрос. Объект, который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Для создания запроса можно использовать бланк QBE (запрос по образцу) или инструкции SQL (структурированный язык запросов). Можно создать запросы на выборку, обновление, удаление или добавление данных. С помощью запросов можно также создавать новые таблицы, используя данные из одной или нескольких существующих таблиц.

3. Форма. Объект, предназначенный в основном для ввода данных, отображения их на экране или управления работой приложения. Формы используются для того, чтобы реализовать требования пользователя к представлению данных из запросов или таблиц. Формы можно также распечатать.

4. Отчет. Объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения.

5. Макрос. Объект, представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые должен выполнить Access в ответ на определенное событие.

6. Модуль. Объект, содержащий программы, написанные на языке Visual Basic для приложений. Модули могут быть независимыми объектами, содержащими функции, вызываемые из любого места приложения, но они могут быть и непосредственно «привязаны» к отдельным формам или отчетам для реакции на те или иные происходящие в них изменения.

31. Понятие SQL-запроса .

SQL (Structured Query Language – структурированный язык запросов) с 1986г. является стандартным языком реляционных баз данных. В частности, он используется в приложениях Access и Excel.

Запросы в MS Access сохраняются и реализуются с помощью языка SQL. Хотя большинство запросов можно создать графическими средствами (запросы по образцу), однако хранятся они в виде инструкций SQL. В ряде случаев (например в подчиненных запросах) можно использовать только язык SQL.

Запрос на языке SQL состоит из инструкций. Каждая инструкция может содержать несколько предложений.

32. Алгоритм. Основные алгоритмические конструкции

Алгоритм – это последовательность математических, логических или вместе взятых операций, отличающихся детерминированностью, массовостью, направленностью и приводящая к решению всех задач данного класса за конечное число шагов.

Различные определения алгоритма в явной или неявной форме содержат следующий ряд общих требований:

Дискретность - алгоритм должен представлять процесс решения задачи как последовательное выполнение некоторых простых шагов. При этом для выполнения каждого шага алгоритма требуется конечный отрезок времени, то есть преобразование исходных данных в результат осуществляется во времени дискретно.

Детерминированность (определённость). В каждый момент времени следующий шаг работы однозначно определяется состоянием системы. Таким образом, алгоритм выдаёт один и тот же результат (ответ) для одних и тех же исходных данных. В современной трактовке у разных реализаций одного и того же алгоритма должен быть изоморфный граф. С другой стороны, существуют вероятностные алгоритмы, в которых следующий шаг работы зависит от текущего состояния системы и генерируемого случайного числа. Однако при включении метода генерации случайных чисел в список «исходных данных» вероятностный алгоритм становится подвидом обычного.

Понятность - алгоритм должен включать только те команды, которые доступны исполнителю и входят в его систему команд.

Завершаемость (конечность) - при корректно заданных исходных данных алгоритм должен завершать работу и выдавать результат за конечное число шагов. С другой стороны, вероятностный алгоритм может и никогда не выдать результат, но вероятность этого равна 0.

Массовость (универсальность). Алгоритм должен быть применим к разным наборам исходных данных.

Результативность - завершение алгоритма определёнными результатами.

Алгоритм содержит ошибки, если приводит к получению неправильных результатов либо не даёт результатов вовсе.

Алгоритм не содержит ошибок, если он даёт правильные результаты для любых допустимых исходных данных.

Наиболее понятно структуру алгоритма можно представить с помощью блок-схемы, в которой используются геометрические фигуры (блоки), соединенные между собой стрелками, указывающими последовательность выполнения действий. Приняты определенные стандарты графических изображений блоков. Например, команду обработки информации помещают в блок, имеющий вид прямоугольника, проверку условий ― в ромб, команды ввода или вывода ― в параллелограмм, а овалом обозначают начало и конец алгоритма.

Структурной элементарной единицей алгоритма является простая команда, обозначающая один элементарный шаг переработки или отображения информации. Простая команда на языке схем изображается в виде функционального блока

33. Язык программирования Visual Basic for Application (VBA ). Разработка пользовательских функций средствами VBA .

Visual Basic for Applications, VBA - визуальная объектно-ориентированная система программирования, предназначенная для создания программ - объектов, встраиваемых в различные иные программные системы и интерфейсы, поддерживаюшие технологию связывания и внедрения объектов (OLE), объекты которой исполняются внутри офисных приложений Microsoft Office и программных продуктов других производителей, поддерживающих технологию OLE. Языковой основой VBA является классический язык BASIC.

Достоинствам языка можно отнести сравнительную лёгкость освоения, благодаря которой приложения могут создавать даже пользователи, не программирующие профессионально. К особенностям VBA можно отнести выполнение скрипта именно в среде офисных приложений.

Недостатком являются проблемы с обратной совместимостью разных версий. Эти проблемы в основном связаны только с тем, что код программы обращается к функциональным возможностям, появившимся в новой версии программного продукта, которые отсутствуют в старой. Также к недостаткам часто относят и слишком высокую открытость кода для случайного изменения, тем не менее, многие программные продукты (например, Microsoft Office и IBM Lotus Symphony) позволяют пользователю использовать шифрование исходного кода и установку пароля на его просмотр..

УРОК №1

Тема. Понятие о базах данных и системы управления базами данных (СУБД). Характеристика СУБД MS Access. Типы данных и свойства полей.

База данных (БД) – это систематизированное хранилище информации определённой предметной области, к которому могут иметь доступ различные пользователи для решения своих задач. Предметной областью называется часть реальной системы, представляющая интерес для данного исследования.

Основным назначением БД является быстрый поиск содержащейся в них информации.

Базы данных бывают фактографические и документальные . Фактографические БД содержат короткие сведения об объектах, поданные в точно определенном формате (например, Автор, название, год издания). В документальных БД содержится информация разного типа: текстовая, звуковая, графическая, мультимедийная. Например, БД современной музыки может содержать тексты и ноты песен, фотографии авторов, звуковые записи, видеоклипы.

Сама по себе БД содержит только информацию и не может обслуживать запросы пользователя на поиск и обработку информации. Обслуживание базы данных осуществляет система управления базой данных.

Система управления базой данных (СУБД) – это программное обеспечение, позволяющее создавать БД, обновлять хранимую в ней информацию и обеспечивающее удобный доступ к ней с целью просмотра и поиска.

Требования к СУБД:

Возможность манипулирования данными;

Возможность поиска и формирование запросов;

Обеспечение целостности (согласованности) данных;

Обеспечение защиты и секретность.

Основные возможности СУБД:

Обновление, пополнение и расширение БД;

Высокая надежность хранения информации;

Вывод полной и достоверной информации на запросы;

Средства защиты информации в БД.

Существуют такие СУБД как Microsoft Access, FoxPro, Paradox, Oracle, Sybase, dBase. Наиболее популярной СУБД является Access, представляющая собой простое, но мощное средство обработки и хранения данных.

Основные объекты СУБД MS ACCESS

Объект	Описание
Таблицы	Содержат данные в виде двумерной таблицы. Таблицы – основа БД, от них зависят все другие объекты.
Запросы	Создаются для поиска и отбора данных из таблицы, удовлетворяющих определенным условиям. Запросы позволяют также обновить или удалить одновременно несколько записей, выполнить встроенные или специальные вычисления.
Формы	Применяются для просмотра, ввода или изменения данных в таблицах. Форма также позволяет отобрать данные из одной или нескольких таблиц и вывести их на экран, используя стандартный или созданный пользователем макет.
Отчеты	Отображают определенным образом и печатают данные из таблицы или запроса. В отчете данные не редактируются.
Страницы	Представляют собой специальный тип Web-страниц, предназначены для работы с БД через локальную или глобальную сеть.
Макросы	Специальные команды для автоматизации работы с БД.
Модули	Программы на языке VBA для выполнения более сложных операций, которые не могут выполнить макросы.

Запись БД – это строка таблицы, конкретная реализация (значение) понятия предметной области.

Поле БД – это столбец в таблице данных, свойство (атрибут) данного понятия предметной области.

Ключевое поле БД – поле, которое однозначно определяет (идентифицирует) запись. Например, табельный номер сотрудника, код изделия, номер автомобиля.

Для каждого поля задается тип данных , которые могут находиться в нем:

текстовый – может содержать строку символов длиной до 255 символов;

поле МЕМО – текстовое поле, используемое для ввода больших текстов, состоящих из нескольких строк (до 65 535 символов);

числовой – число любого типа (целое, вещественное и т.д.). Свойство – размер (байт, целое, длинное целое, с плавающей точкой, число десятичных знаков);

дата/время – содержит дату и время в диапазоне от 100 до 9999 года;

денежный – применяется для значений валют. Предотвращает округления при проведении вычислений. Может иметь до 15 цифр в целой части и до 4 в дробной;

счетчик – обеспечивает автоматическую вставку последовательных (увеличивающихся на 1) или случайных чисел при добавлении записи. Гарантируется, что значения счетчика не будут повторяться;

логический – содержит только одно из двух значений: «Да/Нет», «Истина/Ложь», «Вкл/Выкл»;

поле объекта OLE – содержит рисунки, звуковые файлы, таблицы Excel, документ Word и т.д. Для отображения объекта OLE на форме или в отчёте необходимо использовать присоединённую рамку объекта;

мастер подстановок – этот режим не является самостоятельным типом. Его выбор запускает мастер, который позволяет создать список или назначить таблицу или запрос, из которого можно будет выбирать значения для поля. Тип данных устанавливается по значениям, выбранным в процессе работы мастера.

Все типы полей (кроме счетчика) имеют следующие свойства :

размер поля – задает максимальное число символов для ввода в данное поле. Для текстового поля это максимальное число символов (до 255). При выборе размера надо учитывать, что в поле размером 20 символов нельзя будет ввести текст длиной 30 символов. С другой стороны, установка слишком большой длины может привести к бесполезному увеличению размера файла базы данных, если значения, хранимые в поле будут существенно меньше его установленной длины. Для числовых полей размер выбирается из списка возможных числовых типов данных;

новые значения – определяет способ изменения значения счетчика при добавлении новых записей;

формат поля – определяет, как должно отображаться содержимое поля, например, для типа Дата/Время можно выбрать представление даты вида 30 июня 1999 г. или 6/30/99;

число десятичных знаков определяет количество цифр после десятичной точки для дробных чисел. Это значение влияет только на вид представления числовых величин, а не их способ хранения в памяти;

маска ввода – позволяет задать шаблон для ввода, который дает некоторую гарантию правильности ввода данных, она применяется для полей типа Дата/Время и текстовых. Маска ввода выводит на экран символы – местозаменители, показывает, сколько символов нужно ввести, включает разделительные символы (дефис, скобки). Например, для даты маска ввода может выглядеть так: --.--.--. Данная маска кодируется набором символов 99/99/00. Заполнитель 9 означает, что разрешается вводить только цифры, причём её ввод не является обязательным, заполнитель 0 требует обязательного ввода цифры. При выборе свойства Маска ввода справа появляется кнопка, по которой запускается мастер, помогающий создать маску. Например, шифр студента образован из двузначного номера факультета, трехзначного номера студента и последних 2 цифр года поступления: 00-000-«01»;0; #. «01» - значение, стоящее в кавычках добавляется в поле автоматически; 0 – символы маски сохраняются в таблице вместе с введенными символами (иначе 1); # – указывает какой знак должен стоять на месте вводимых символов. При вводе данных пользователь увидит следующую маску: ## –### ––01;

подпись используется в качестве заголовка столбца в режиме таблицы;

значение по умолчанию позволяет автоматически вводить в поле какое–либо значение;

условие на значение – определяет область или диапазон значение данных вводимых в поле;

сообщение об ошибке – позволяет указать текст сообщения, выводимого на экран, если введенные данные нарушают условие на значение;

обязательное поле – имеет два значения Да и Нет. Если установить значение Да, Ассеss потребует обязательного ввода какого-либо значения в данное поле.;

пустые строки – определяет, допускается ли ввод в данное поле пустых строк;

индексированное поле – определяет, будет или нет проводиться индексация по данному полю. Индексация состоит в создании списка номеров записей, упорядоченных в соответствии со значениями поля. Наличие индекса ускоряет операции поиска и сортировки, но требует дополнительного места на диске.

Основные объекты СУБД MS Access

Система управления базами данных (СУБД) MS Access является системой управления реляционными БД, работающей в среде Windows XP. В ней предусмотрены все необходимые средства для определения и обработки данных, а также для управления ими при работе с большими объемами информации. СУБД позволяет создавать приложения, работающие в среде Windows и полностью соответствующие потребностям заказчика.

В состав СУБД входят средства управления таблицами, запросами, формами, отчетами, макросами и модулями как самостоятельными объектами, хранящимися в одном файле БД (расширение.mdb). Благодаря этому создание связанных объектов и проверка целостности данных значительно облегчаются.

Кратко рассмотрим состав файла БД и архитектуру СУБД.

СУБД называет объектами все, что может иметь имя. В БД Access основными объектами являются таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули.

Таблица - это объект, определяемый для хранения данных. Каждая таблица включает информацию об объекте реального мира, например о клиентах фирмы. Таблица состоит из заголовка и тела. Заголовок включает имена атрибутов объекта (столбцов) и их свойства, например фамилию, телефон и адрес клиента. Тело содержит кортежи (строки), каждая строка представляет множество значений столбцов, в которых хранятся данные о конкретном экземпляре объекта. Например, информация о клиенте:

Семенов; 75-48-09; г. Рязань, ул. Полевая, 20.

Для каждой таблицы можно определить первичный ключ, обеспечивающий уникальность каждой строки, один или несколько индексов, обеспечивающих упорядоченность записей, и другие свойства.

При работе с Access таблицы являются одним из основных объектов, на их базе осуществляется построение всех других элементов, таких, как формы, запросы и отчеты. В таблице собираются данные по конкретной теме, например вся информация о клиентуре фирмы. Каждая строка данных таблицы клиентов содержит информацию об определенном клиенте. Информация эта может быть неоднородна, и поэтому строка состоит из нескольких разнотипных полей, содержащих фамилию клиента, его телефон, адрес, номер счета и т. д.

БД Access может состоять из нескольких таблиц, в каждой из которых хранится информация на одну тему. В одной таблице могут храниться сведения о клиентах, в другой - о всех торговых договорах, которые заключены с теми или иными клиентами, в третьей - информация о расходах, налогах и затратах на развитие фирмы, в четвертой - инвентаризационный список складского фонда, в пятой - сроки проведения выставок и презентаций и т. д.

Запрос - это объект, который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких базовых таблиц и других запросов. В запросе можно указать условия, которым должны удовлетворять данные. Благодаря этому запрос позволяет из большого массива информации, хранимой в БД, извлекать только нужные данные. Для создания запроса используют запрос по образцу (QBE) или инструкции SQL. Можно создавать запросы на выборку, обновление, удаление или на добавление данных. С помощью запросов можно создавать новые таблицы, используя данные одной или нескольких таблиц, которые уже существуют.

Форма - это объект, предназначенный в основном для ввода данных, отображения их на экране или управления работой приложения. Формы используются для того, чтобы реализовать требования заказчика к представлению данных из таблиц и запросов. Формы можно распечатать. С помощью формы можно в ответ на некоторое событие запустить макрос или процедуру, выполняющие определенную обработку данных.

Отчет - это объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения. Прежде чем выводить отчет на принтер, его можно просмотреть на экране.

Макрос - это объект, представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые будут выполняться в ответ на определенное событие. Например, можно определить макрос, который в ответ на выбор некоторого элемента в основной форме открывает другую форму. С помощью другого макроса можно осуществить проверку значения поля при изменении его содержимого. Можно из одного макроса запустить другой макрос или функцию модуля.

Модуль - это объект, содержащий программы на Microsoft Access Visual Basic, которые могут разрабатываться пользователем для реализации нестандартных процедур при создании приложения.

СУБД MS Access (Microsoft Access) – одна из самых популярных систем дляIBM PC и совместимых с ними компьютеров.MS Access входит в комплектMicrosoft Office для профессиональной работы и эффективно используется совместно с другими его приложениями для ведения бизнеса на современном уровне. Новые версииAccess предъявляют повышенные требования к компьютерной системе, в частности, к быстродействию микропроцессора, емкости запоминающих систем, операционной системе, сетевому программному обеспечению.

MS Access относится к СУБД реляционного типа. Это значит, что в БД информация организована в виде взаимосвязанных таблиц. Как и любая другая СУБД,MS Access предназначена для создания БД и управления ими. Основными функциями ее являются: добавление в БД записей, удаление из БД записей, обновление значений полей в записях, поиск в БД записей, удовлетворяющих заданным условиям. Для выполнения этих операций используется механизм запросов. Результатом выполнения запросов является либо отобранное по определенным критериям множество записей из таблицы, либо изменения в таблицах. Запросы к базе формируются на языке SQL.

В MS Access реализованы функции управления данными: защита данных от несанкционированного доступа, поддержка многопользовательского режима работы с данными, обеспечение целостности данных.

В отличие от других настольных СУБД Access хранит все данные в одном файле , при этом распределяет данные по разным таблицам.

Таблица – это основной объект БД, хранилище информации. В базе может быть несколько таблиц, отражающих сведения из разных источников. Для совместной работы с данными из нескольких таблиц устанавливаются связи между таблицами.

К другим объектам, которые могут быть созданы в БД, относятся запросы, формы, отчеты, макросы, модули.

Запрос позволяет проанализировать данные с помощью групповых операций, вычислений и отбора данных, удовлетворяющих некоторым условиям.

Форма обеспечивает представление данных на экране в виде, удобном пользователю. Формы позволяют вводить, просматривать, изменять данные, являются средством поиска данных и отличаются многообразием.

Отчет служит для отображения данных при выводе на печать.

Макросом называют набор из одной или более макрокоманд, выполняющих определенные операции, такие как открытие форм или печать отчетов. Макросы могут быть полезны для автоматизации часто выполняемых задач. Например, при нажатии пользователем кнопки можно запустить макрос, который распечатает отчет.

Модуль – это набор описаний и процедур на языке Visual Basic для приложений, собранных в одну программную единицу.

СУБД MS Access полностью совместима с такими компонентами пакетаMicrosoft Office , какMS Excel, MS Word, MS Outlook . ВзаимодействиеMS Accessс MS Outlook позволяет создавать и отправлять сообщения электронной почты с формами для ввода данных.

МS Access может работать с разными форматами файлов других систем, поддерживающих стандарт открытого доступа к данным ODBC (Open Database Connectivity ) –Oracle, Microsoft SQL Server, Sybase SQL Server . Стандарт ODBC определяет язык и набор протоколов для обмена между пользовательским приложением и самими данными, хранящимися на сервере, и. используется как средство коммуникации между настольным персональным компьютером (клиентом) и сервером.

С помощью Office Access можно сохранить отчет в форматеPDF (Portable Document Format ) илиXPS (форматXML Paper Specification ). Это позволяет произвести распечатку или публикацию файла, а также переслать его по электронной почте. Можно опубликовать свои файлы в библиотеках или перемещать приложение вWindows SharePoint Services , что дает возможность участникам группы легко взаимодействовать друг с другом посредством обозревателя.

В MS Access существуют функции и технологии, увеличивающие производительность системы: технологияRushmore ;быстрая сортировка (QuickSort); средство наиболее часто выполняемых запросов (Top Value queries) .

MS Access представляет мощный инструментарий для разработчика. Универсальная среда разработчика со встроенным отладчиком обеспечивает возможности программирования на уровнеMicrosoft Visual Basic .

MS Access имеет большое количество инструментальных средств для эффективного выполнения практически любых работ с БД. К ним относятся Мастера и Построители.

Назначение Мастеров – помочь даже мало подготовленному пользователю создать свою БД, обрабатывать данные с помощью форм, запросов и отчетов, проводить анализ таблиц БД и т.д. Мастера предоставляют пользователю интерактивный пошаговый интерфейс для выполнения определенной работы.

Многие Мастера можно объединить в группы:

Создание новой БД и новых объектов БД – таблиц, форм, запросов, подчиненных отчетов и форм, списков и полей со списком в формах, страниц доступа к данным, новой БД MS SQL Server, с которой связывается новый проект MS Access.

Связывание объектов внутри БД и с документами других приложений – полей подчиненных форм и отчетов, таблицы или списка HTML из Интернета или интрасети с таблицей MS Access, папок Exchange или Outlook с таблицей БД MS Access, данных электронных таблиц с таблицей Microsoft Access, помещение сводной таблицы MS Excel в форму MS Access. и др. Связывание обеспечивает реализацию функций Импорта и Экспорта объектов БД.

Создание элементов управления - кнопок и групп переключателей в форме, кнопок на странице доступа к данным.

Поддержка многопользовательского режима – разделение БД на данные и интерфейс с тем, чтобы несколько пользователей имели на своих компьютерах копии интерфейса, связанного с данными на сервере; создание или изменение частичной реплики реплицированной БД, разрешение конфликтов между реплицированными БД во время синхронизации.

Анализ, сервис и преобразование – анализ эффективности БД и выдача списка рекомендаций по ее совершенствованию;генерация отчета MSAccess, отображающего характеристики структуры объектов БД; выдача сведений о модеме после нажатия кнопки «Автонабор» в режиме формы; преобразование БД MSAccess в БД MS SQL Server; преобразование макросов в программы Visual Basic.

Построители служат вспомогательным средством, облегчающим работу пользователей. К ним относятся:

Построитель запросов – создает правильный синтаксис для запроса;

Построитель полей – создает поля в таблице;

Построитель строк подключения ODBC – создает правильный синтаксис для связи с объектами ODBC;

Построитель смарт-тегов – отображает список доступных смарт-тегов и их действий. С помощью смарт-тегов можно сэкономить время при выполнении тех действий в приложении Ms Access, для которых обычно предназначены другие программы. Например, с помощью смарт-тега имени пользователя происходит добавление имени в папку MS Outlook «Контакты».

Построитель цветов – предлагает палитру для создания настраиваемых цветов.

Построитель выражений – помогает пользователю составить в интерактивном режиме необходимую формулу.

Выражение представляет собой однозначно заданную пользователем последовательность элементов, состоящую из идентификаторов, операторов (+, -, *, ^ и др.), функций и констант. Выражения могут быть использованы в различных местах базы данных: в таблицах, запросах, формах, отчетах и макросах. В MS Access выражения используются, когда необходимо выполнить следующие действия:

Вычислить значения, не содержащиеся в данных в явном виде. Можно вычислить значения для полей таблицы, запросов и элементов управления в форме или отчете.

Задать значение по умолчанию для поля таблицы или элемента управления в форме или отчете. Заданные значения отображаются при открытии таблицы, формы или отчета.

Задать условие на значение. Условия на значение контролируют значения, которые могут быть введены в поле или элемент управления.

Задать условие отбора в запросе.

В MS Access имеются службы Графического конструктора связей (Graphical System Relationships Builder – графический построитель схемы данных) и Графического запроса (Graphical query). Эти средства позволяют не только создать БД, но и наглядно сконструировать ее.