Robocze foldery e-mail. Skrzynka e-mailowa od środka

Po utworzeniu skrzynki pocztowej możesz uzyskać do niej dostęp z dowolnego komputera podłączonego do Internetu. Aby wejść do skrzynki E-mail musisz udać się do serwisu, w którym się zarejestrowałeś i wpisać swoją nazwę użytkownika i hasło w formularzu logowania.

Stworzyliśmy skrzynkę pocztową na Yandex, dlatego wchodzimy na stronę yandex.ru i wprowadzamy nasze dane w odpowiednim formularzu (ryc. 249).

W niemal wszystkich serwisach oferujących możliwość rejestracji poczty elektronicznej skrzynki pocztowe „od środka” wyglądają bardzo podobnie (ryc. 253).

Skrzynka pocztowa jest zwykle podzielona na dwa obszary. Pierwsza wyświetla główne foldery, w których umieszczane są listy (numer 1, ryc. 253). Drugi obszar działa i wyświetla zawartość folderów wybranych w pierwszym obszarze lub treść listu otwartego (zarówno nowego, jak i otrzymanego, numer 2, ryc. 253). Te. istnieje pewne podobieństwo z programem Konduktor.

Po utworzeniu pola w serwisie Yandex i wprowadziliśmy go, zobaczymy dwie nowe litery. Te listy pochodzą z Yandex z rekomendacjami i nowościami serwisowymi. Informujemy, że wszystkie otrzymane przez nas pisma umieszczane są w teczce W pudełku(obszar oznaczony numerem 1, ryc. 253). Odpowiednio, naprzeciwko nazwy folderu wyświetlana jest liczba liter, które aktualnie zawiera. Jeśli folder zawierał wcześniej plik us nieprzeczytane listy, wówczas są one zaznaczone pogrubioną czcionką.

Widzisz także, że folder W pudełku podkreślone niebieskim tłem. Jest to swego rodzaju kursor, który pokazuje nam folder w obszarze 1 (ryc. 253), którego zawartość wyświetla się w obszarze 2. W obszarze 2 widzimy dwie litery, a nad nimi znajduje się nazwa folderu, w którym znajdują się. W naszym przypadku jest to folder W pudełku(ryc. 253).

Zajmijmy się więc pierwszym obszarem skrzynka pocztowa.

Do folderu W pudełku jak już wiemy, wszystkie pisma otrzymane na nasz adres są umieszczane.
W folderze Wysłano Kopie listów wysłanych do dowolnej osoby z tej skrzynki pocztowej będą przechowywane.
Po usunięciu listów z dowolnego folderu w obszarze 1 (ryc. 253) zostają one przeniesione do folderu Usunięto. Ten folder jest Kosz naszą skrzynkę pocztową i ten folder można okresowo czyścić, trwale usuwając z niej listy.
Do folderu spam umieszczane są niektóre przychodzące listy. Temat spamu już poruszyliśmy i omówimy go szczegółowo później. Teraz powiem tylko, że spam to listy, które z reguły mają charakter reklamowy lub mogą zawierać wirusy. Prawie wszystkie usługi pocztowe próbują walczyć z tym zjawiskiem i wprowadzają specjalne algorytmy przetwarzania poczty przychodzącej w celu identyfikacji i automatycznego usuwania takich wiadomości. Niestety, algorytmy te nie są jeszcze doskonałe i często mylą potrzebną nam pocztę ze spamem. W tym celu powstał folder spam. Zawiera przychodzące listy, które Yandex uznał to za spam. Sprawdzaj ten folder od czasu do czasu. Może zawierać litery, które nie są spamem. Po sprawdzeniu tego folderu możesz usunąć wszystkie znajdujące się w nim wiadomości spamowe.
Teczka Warcaby przeznaczony do przechowywania niewysłanych wiadomości e-mail. Jeśli napisałeś e-mail i go nie wysłałeś, zostanie on automatycznie umieszczony w folderze Wersje robocze. W przyszłości możesz wrócić do tego listu, edytować go, podać adres e-mail odbiorcy i wysłać list.

Przyjrzeliśmy się standardowym folderom, które znajdują się w prawie każdej skrzynce e-mail. Jednak większość usług e-mailowych umożliwia tworzenie własnych folderów. Korzystając z tej funkcji, możesz tworzyć foldery różne litery, tj. sortuj przychodzącą pocztę. Ponadto wiele usług e-mail zapewnia możliwość automatycznego sortowania listów. Oznacza to, że możesz określić, w którym folderze chcesz umieścić list od konkretnego adresata i kiedy otrzymasz list. tryb automatyczny Twoja poczta przychodząca zostanie posortowana w utworzonych przez Ciebie folderach. Wkrótce nauczymy się to robić.

Przyjrzyjmy się teraz drugiemu obszarowi pudełka (numer 2, ryc. 253).

W tym obszarze wyświetlana jest lista listów znajdujących się w dowolnym folderze skrzynki pocztowej. Na tej liście wyświetlana jest nazwa nadawcy, temat wiadomości e-mail i kilka pierwszych słów samej wiadomości. Aby otworzyć list przychodzący, wystarczy kliknąć nazwę nadawcy lub temat listu. List zostanie otwarty i będziesz mieć dostęp do jego zawartości (ryc. 254).

Należy pamiętać, że w pierwszym obszarze naprzeciwko folderu W pudełku liczba uległa zmianie (ryc. 254). Ponieważ otrzymaliśmy dwa nowe listy i otworzyliśmy jeden, jeden pozostał nieprzeczytany, o czym świadczy cyfra „1”.

Przyjrzyjmy się narzędziom, jakie mamy do dyspozycji podczas pracy z pocztą. Odpowiednie przyciski znajdują się nad otwartą wiadomością e-mail (ryc. 254):

Jeśli ponownie przejdziemy do folderu W pudełku, zobaczymy, że list, który otworzyliśmy, został przez system oznaczony jako przeczytany, tj. czcionka stała się normalna, a nie pogrubiona (ryc. 255).

Ryż. 255. Lista listów w folderze Skrzynka odbiorcza

Jeśli chcemy wykonać jakąś akcję z kilkoma literami, to musimy je zaznaczyć. Aby to zrobić, naprzeciwko każdej litery należy zaznaczyć odpowiednie pole wyboru (ryc. 255), a następnie wybrać Wymagane działanie (Do przodu, Usuwać, To jest spam!,Czytać). Do selekcji możesz skorzystać z gotowych narzędzi. Zatem pod paskiem narzędzi znajdują się dwie funkcje - Usuń zaznaczenie I Wybierz wszystkie e-maile w tym folderze. Myślę, że działanie tych funkcji wynika jasno z ich nazw.

Lekcja nr 87

Utwórz nowy list

Stwórzmy nowy e-mail i zapoznajmy się z podstawowymi polami i
elementy dostępne nam podczas tworzenia listu. Aby to zrobić, kliknij przycisk Pisać, na pasku narzędzi (ryc. 255). Pojawi się standardowy formularz umożliwiający utworzenie nowego. e-mail(ryc. 256). Przyjrzyjmy się jego elementom.

Formularz widoczny na rysunku 256 jest standardem dla wszystkich usług pocztowych i programów pocztowych, a z pewnymi drobnymi różnicami znajdziesz go w swojej skrzynce pocztowej w usłudze mail.ru, na rambler.ru, na google.ru itp. d. Dlatego wszystko, co teraz z Tobą omówimy, możesz wykorzystać nie tylko w usługach pocztowych Yandex.

Aby więc utworzyć wiadomość e-mail, musimy wypełnić główne pola tego formularza. Niektóre pola są wymagane, inne nie. Ogólnie rzecz biorąc, wymagane jest tylko pole Do kogo, gdyż bez określenia odbiorcy nie będziemy mogli wysłać listu. Nasz adres zwrotny zostanie wstawiony automatycznie i zobaczysz go na samej górze (ryc. 256).

Możesz określić więcej niż jednego odbiorcę, ale kilka adresów na raz, oddzielając je znakiem „;”. W takim przypadku Twój list zostanie wysłany jednocześnie na wszystkie wskazane przez Ciebie skrzynki e-mail.

Istnieją jeszcze dwa opcjonalne pola, których możesz użyć. Jeśli klikniesz na słowo „ Kopiuj" Lub " Ukryta kopia „(3 i 4, ryc. 256), a następnie pod polem Do kogo pojawią się dwa odpowiednie pola. Pola te są bardzo wygodne w przypadku korespondencji urzędowej, czy wysyłania listów do partnerów biznesowych. Możesz więc napisać wiadomość do swojego kolegi z pracy, ale aby mieć pewność, że inni współpracownicy zaangażowani w ten projekt będą o tym wiedzieć, możesz dodać ich adresy e-mail w polu Kopiuj. Twój kolega po otrzymaniu listu i zobaczeniu jego adresu w dziale Kopiuj, zrozumie, że pismo nie jest adresowane do niego i otrzymał je wyłącznie w celach informacyjnych.

Wszystkie adresy podane w polach Do kogo I Kopiuj będą widoczne dla odbiorców tego listu. Oznacza to, że każdy, kto otrzyma Twoją wiadomość bezpośrednio lub w kopii, będzie wiedział, do kogo była adresowana i kto otrzymał ją w celach informacyjnych (w kopii). Jeśli wpiszesz adres w polu Ukryta kopia, a następnie odbiorców, których adresy e-mail zostały podane w polach Do kogo I Kopiuj, nie zobaczę tego adresu.

Aby rozjaśnić sytuację podam przykład. Chcę wysłać list do mojego partnera A, ale w naszą działalność zaangażowani są także partnerzy B I C i powinni być świadomi problemu, o którym dyskutujemy A. Piszę list i w dziale Do kogo Podaję adres e-mail mojego partnera A. Następny w terenie Kopiuj Podaję adresy e-mail partnerów B I C. Ale mam asystenta D, która również powinna wiedzieć o tej korespondencji, ale z jakiegoś powodu nie chcę, aby moi partnerzy o tym wiedzieli. Wpisuję swój adres e-mail D w polu Ukryta kopia i wyślij moją wiadomość. Partner A otrzymuje wiadomość i widzi, że jest ona zaadresowana do niego (pole Do kogo). On też to rozumie ta wiadomość wysłane do partnerów B I C(pole Kopiuj), ale o asystencie D nie wie, bo w otrzymanym liście jest pole Ukryta kopia nie wyświetla się. Partnerzy otrzymają dokładnie ten sam list B I C.

Następne pole – Temat(2, ryc. 256). To rodzaj nagłówka listu. Pole to zazwyczaj wskazuje temat listu, tj. krótkie zdanie, które daje wyobrażenie o treści wiadomości e-mail. Dość często otrzymuję listy od początkujących użytkowników, którzy wykorzystują to pole do wpisania głównej treści listu. Mam pomysł, dlaczego to robią, i opowiem o tym nieco później. Teraz chcę zwrócić uwagę na fakt, że jest to dziedzina NIE ZAMIERZONE napisać główny tekst listu i ryzykujesz, że nie otrzymasz odpowiedzi od odbiorcy tego listu, ponieważ niewiele osób zwraca uwagę na tekst w polu Temat. Główną uwagę zwraca się na treść listu, a jeśli ktoś otworzy list i nic w nim nie znajdzie, to z większym prawdopodobieństwem po prostu usunie Twoją wiadomość, nawet nie patrząc na temat.

Do wpisania głównego tekstu listu, pod polem znajduje się pole tekstowe Temat(5, ryc. 256). Tutaj napiszemy naszą wiadomość.

Lekcja nr 88

Piszemy e-mail

Pisanie tekstu naszej wiadomości nie różni się od pisania w dowolnym edytorze tekstu. Zazwyczaj usługi e-mail umożliwiają utworzenie listu za pomocą zwykłym tekstem(jak w programie Zeszyt) lub skorzystaj z trybu zaawansowanego, w którym możemy skorzystać z różnorodnych narzędzi do formatowania tekstu (tak jak w programie WordPadzie).

Domyślnie Yandex jesteśmy proszeni o utworzenie listu bez formatowania, tj. prosty tekst. Ale możemy kliknąć opcję Utwórz list(ryc. 257) i pojawią się te, które znamy już z programu WordPadzie narzędzia do formatowania i ta opcja zmieni się na Wyłącz formatowanie(ryc. 258).

Nie będziemy szczegółowo omawiać narzędzi formatujących, ponieważ są one standardowe i opanowaliśmy pracę z nimi podczas studiowania programu WordPadzie.

Tworząc list, nie będziemy mogli skorzystać z absolutnie wszystkich narzędzi formatujących dostępnych w redaktorzy tekstu, ale w naszym arsenale będą takie proste narzędzia, takie jak zmiana stylu (kursywa, pogrubienie, podkreślenie), zmiana parametrów czcionki (samej czcionki, jej rozmiaru, koloru tekstu i koloru tła), numerowanej i listy punktowane i wyrównanie.

Tekst listu tworzony jest według tej samej zasady, co tekst każdego innego dokument tekstowy– najpierw zapisywany jest sam tekst, następnie wykonywane są operacje formatowania.

Gdy tekst będzie gotowy, możesz sprawdzić go pod kątem błędów. Aby to zrobić, wybierz opcję Sprawdź pisownię, znajdujący się pod opcją Formatuj literę/Wyłącz formatowanie(ryc. 257 i 258). Błędnie napisane słowa zostaną podkreślone czerwoną falistą linią.

Do listu możesz załączyć dodatkowe pliki. Mogą to być absolutnie dowolne pliki - tekst, dźwięk lub zdjęcia. Aby to zrobić, musisz kliknąć przycisk Dołącz pliki, który znajduje się poniżej pola do wpisania tekstu pisma (ryc. 259). Otworzy się standardowe okno wyboru plików. Musisz znaleźć wymagany plik lub pliki na dysku komputera i otworzyć je. Rozpocznie się proces pobierania. Rysunek 259 przedstawia załączenie do listu dwóch plików – pliku wideo i pliku PDF.

Przy każdym załączonym pliku wyświetlana jest informacja o jego rozmiarze, istnieje także możliwość usunięcia pliku z załączników poprzez kliknięcie odpowiedniego przycisku.

Należy pamiętać, że często rozmiar wiadomości przychodzących jest ograniczony przez serwery pocztowe i wiadomości zawierające duże załączniki mogą nie zostać dostarczone do odbiorcy. Dlatego jeśli chcesz wysłać naprawdę duży plik, zapytaj odbiorcę, czy Twoja wiadomość z załącznikiem dotarła, czy nie.

Po utworzeniu tekstu naszego listu, sformatowaniu go i załączeniu niezbędne pliki, możemy wysłać wiadomość do adresata lub umieścić list w teczce Warcaby.

Aby wysłać, kliknij przycisk Wysłać. List zostanie wysłany do wszystkich odbiorców wskazanych w polu Do kogo.

Jeśli nie chcemy jeszcze wysyłać pisma i chcemy wrócić do jego edycji później, to powinniśmy zapisać je w folderze Warcaby klikając odpowiedni przycisk.

Również na poczcie Yandex Jest kilka ciekawe możliwości. Możesz zaznaczyć pole wyboru Przypomnij mi, jeśli w ciągu 5 dni nie otrzymam odpowiedzi na e-mail. W takim przypadku, jeśli Twój list nie zostanie odebrany, to po pięciu dniach na Twoją skrzynkę e-mailową zostanie wysłane przypomnienie z zaproszeniem do ponownego napisania.

Jeśli ustawisz opcję Powiadom o otrzymaniu listu, wówczas po otwarciu tego e-maila odbiorca zostanie poproszony o powiadomienie Cię o tym.

Możesz także wysłać do odbiorcy powiadomienie SMS o wysłaniu listu lub opóźnić wysłanie listu określony czas. List zostanie wysłany automatycznie o określonej godzinie.

Lekcja nr 89

Odpowiadamy na listy

Jeżeli otrzymałeś list i chcesz na niego odpowiedzieć, powinieneś skorzystać z odpowiedniego przycisku na pasku narzędzi. Oczywiście możesz utworzyć nowy list i wykonać wszystkie czynności, o których mówiliśmy, ale znacznie łatwiej i szybciej jest użyć przycisku Odpowiedź.

Zastanówmy się, jak pracować z tym narzędziem.

Otrzymałeś list i pojawił się on w Twoim folderze W pudełku(ryc. 260). Musisz otworzyć ten list, klikając nazwę odbiorcy lub temat listu (ryc. 261).

Ryż. 260. Nowy list

Ryż. 261. Odpowiedź na list

Na ten list można odpowiedzieć na dwa sposoby. Pierwszy, najłatwiejszy sposób polega na wpisaniu treści odpowiedzi w polu tekstowym, które znajduje się pod otrzymanym listem (ryc. 261). W tym polu możemy wpisać prosty tekst bez formatowania. Ta opcja jest idealna do wymiany krótkich wiadomości.

Jeśli chcesz udzielić szczegółowej odpowiedzi i zastosować formatowanie tekstu, kliknij przycisk Odpowiedź na pasku narzędzi (ryc. 261).

Pojawi się dokładnie ten sam formularz wysłania pisma, co przy tworzeniu nowego pisma (porównaj rys. 257 i 262), jednak niektóre pola tego formularza będą już wypełnione, co znacznie skróci nasz czas odpowiedzi.

Najpierw w terenie Do kogo Adresat został już ustawiony i nie musimy go wpisywać ręcznie.

Po drugie, pole Temat został już wypełniony – temat otrzymanego pisma pozostaje w nim, z tą tylko różnicą, że przed nim pojawiły się dwie litery” Odnośnie" Listy " Odnośnie"znaczy że ten list jest odpowiedzią na wysłany do Państwa wcześniej list. Litery te pochodzą od angielskiego słowa odpowiedź(odpowiedź). Nie należy usuwać tych listów ani zmieniać ich tematu, gdyż pozwoli to odbiorcy zrozumieć, że niniejszy list jest odpowiedzią na list wysłany wcześniej.

Po trzecie, treść otrzymanego listu została automatycznie wstawiona do treści nowego listu (ryc. 262). Podana jest także godzina i data otrzymania listu. Ta informacja jest bardzo ważna i nie radzę jej usuwać. Zapisanie otrzymanej wiadomości w treści pisma pozwoli Państwu szybko odtworzyć w pamięci cały obraz korespondencji. To naprawdę bardzo ważny punkt, ponieważ traci się dużo czasu na szukanie pierwszej litery i wszystkich kolejnych odpowiedzi.

Często spotykam się z listami od początkujących użytkowników, którzy odpowiadając na moje listy, wpisują swoje wiadomości w tytule listu. Zgaduję, że są zdezorientowani umieszczeniem tekstu w głównym polu tekstowym, ponieważ wiemy, że po kliknięciu przycisku Odpowiedź otrzymany list jest tam automatycznie wstawiany. Unikaj tego błędu i wpisz wiadomość wyłącznie w polu tekstowym. Często ludzie nie patrzą na temat wiadomości e-mail, a jeśli otworzą wiadomość i zobaczą tylko oryginalną wiadomość, prawdopodobnie założą, że odpowiedź została wysłana przez przypadek i po prostu usuną Twoją wiadomość.

Jeśli teraz przejdziesz do folderu W pudełku i ponownie naciśnij tę literę, list nie otworzy się, ale pojawi się rozwijana lista liter powiązanych z tą wiadomością (ryc. 264). Z tej listy będą Państwo mogli uzyskać dostęp zarówno do otrzymanego listu, jak i do swojej odpowiedzi na ten list.

Formularz listowy będzie częściowo wypełniony. Należy wskazać adres e-mail, na który ma zostać przesłany list (w polu Do kogo), a także, jeśli to konieczne, uzupełnić tekst. Podobnie jak w przypadku odpowiadania na list, możesz wpisać swoją wiadomość w polu tekstowym.

Zwróć uwagę na pole Temat. Litery „Fwd” pojawiły się przed pierwotnym tematem. Te litery są skrótem od angielskiego czasownika do przodu- do przodu.

Jeżeli do pisma pierwotnego dołączone były jakieś pliki, zostaną one również zapisane w treści pisma przekazywanego.

E-mail od wielu lat pozostaje niezastąpiony i jeden z najważniejszych skuteczne narzędzia do osobistej komunikacji i pracy. Format wiadomości e-mail jest wygodny nie tylko do przechowywania i przekazywania wiadomość tekstowa, ale także różnego rodzaju dokumenty, pamiątki po wydarzeniach. Ponadto wiele usług pocztowych i programów pocztowych (na przykład Outlook) ułatwia przekształcanie wiadomości e-mail w zadania lub wydarzenia, zamieniając pocztę w prawdziwą. mobilne biuro który jest zawsze z tobą.

Jedynym problemem jest to, że już po miesiącu lub dwóch intensywnego korzystania z poczty elektronicznej przeciętna skrzynka pocztowa zamienia się w coś na kształt szafy – wiesz na pewno, że jest w niej wszystko, ale nic nie możesz znaleźć. W każdym razie w akceptowalnym terminie.

Przygotowałem dla Ciebie kilka świetnych wskazówek, jak uporządkować swoją skrzynkę odbiorczą i uporządkować korespondencję e-mailową. Od razu Cię ostrzegę – niektóre rzeczy, o których będę mówił, wymagają najpierw majsterkowania przy ustawieniach Twojego klienta poczty e-mail lub konta e-mail. Jest to jednak całkowicie niewielka opłata za czas, jaki ostatecznie zaoszczędzisz.

Konfigurowanie reguł sortowania poczty w Outlooku - nawet początkujący może to rozgryźć

Używaj filtrów i reguł poczty e-mail

Obecnie nie ma już chyba ani jednej usługi pocztowej ani programu pocztowego, który nie posiadałby możliwości skonfigurowania reguł filtrowania wiadomości przychodzących. Korzystanie z reguł poczty e-mail jest pierwszą rzeczą, którą należy zrobić, jeśli chodzi o łatwe organizowanie poczty e-mail. Poświęcając maksymalnie piętnaście minut czasu, możesz stworzyć fundament, który uchroni Cię przed chaosem, który będzie się działo w Twoim życiu przez kolejne lata. standardowy folder"W pudełku".

Oto kilka pomysłów na to, co sugeruję zrobić w pierwszej kolejności:

Twórz w swojej skrzynce foldery na typową korespondencję, np.: „wyciągi bankowe”, „listy ze sklepów internetowych”, „rodzina”, „mailingi” i ustal prostą zasadę – tak, aby listy od określonych odbiorców trafiały wyłącznie do ich własnych teczek . Dzięki temu zawsze będziesz wiedzieć, ile ważna wiadomość wysłane do Ciebie - najważniejsze jest, aby nie zapomnieć o aktualizacji list adresowych.
Ustaw priorytety dla różnych adresów, np. „wysoki” dla e-maili od kierownictwa i „niski” dla powiadomień z sieci społecznościowych. Dzięki temu od razu po otwarciu skrzynki pocztowej zanotujesz dla siebie główne zadania i nie będziesz tracić czasu na drobiazgi.
Użyj filtrów spamu. W niektórych programach i usługi pocztowe Istnieją ustawienia „poziomu spamu”, niektóre mają listę „słów zatrzymujących” (na przykład wykluczaj e-maile ze słowem „randki”) - w zasadzie wystarczy to wszystko raz skonfigurować i przepływ spamu do Twojej poczty e-mail zostanie znacznie zmniejszona.

Nie bój się usuwać niepotrzebnych wiadomości

W idealnym przypadku wiadomości e-mail nie powinny być w ogóle przechowywane w skrzynce pocztowej - zapisz niezbędne inwestycje z listu, dodaj nadawcę do książka adresowa, nie bądź leniwy, aby zająć się nowym listem (wskazówka w wskazówce: nie powinieneś odpowiadać na list zaraz po jego otrzymaniu e-mailem - lepiej poświęcić trochę czasu na koniec lub na początku dnia pracy, aby zajrzeć przejrzeć wszystkie przychodzące listy na raz i natychmiast odpowiedzieć na każdy z nich), zaznacz w kalendarzu nowe zadanie i gotowe – po czym list będzie można bezpiecznie usunąć.

Pamiętaj, kiedy jesteś w środku ostatni raz Czy kiedykolwiek szperałeś w swojej skrzynce odbiorczej w poszukiwaniu jednego ze starych e-maili, których szukałeś? Adres e-mail, który nie został wówczas zapisany? Załącznik niezapisanego dokumentu? Coś jeszcze takiego? Tak, tak, z reguły e-mail starszy niż 3 dni całkowicie traci na aktualności, dlatego cały „plik” e-maili należy zachować ostatnie lata nie ma sensu.

Szablony autoresponderów e-mailowych i listów z odpowiedziami

Istnieje całkiem imponująca „warstwa” e-maili, które musimy wysyłać raz po raz - oferty komercyjne, zapytania cenowe, raporty. Do wszystkich tych typowych operacji należy utworzyć szablony, w których wystarczy wpisać adres nadawcy i inne dane „operacyjne”. Tak, najpierw będziesz musiał spędzić pół godziny cennego czasu na ich tworzeniu. Jednak każdy z tych oszczędzających czas szablonów najprawdopodobniej zwróci się w ciągu tego samego dnia roboczego. Szanuj swój czas!

Nawiasem mówiąc, skonfigurowanie osobistej automatycznej sekretarki nie zaszkodzi. Wierzę, że jeśli osoba, która napisała do Ciebie wiadomość, otrzyma w odpowiedzi krótki list z zasadami Twojej pracy i parą numer telefonu dzięki któremu wygodnie będzie się z Tobą skontaktować, nic złego się nie stanie.

Im prostsze, tym lepsze

Wystarczy jeden folder skrzynki odbiorczej na każdy program pocztowy z reguły nie jest racjonalne. Ale tworzenie kilku folderów (a niektórych nawet kilku!) też nie jest dobrym pomysłem – pamiętaj, że chcesz ułatwić sobie przetwarzanie poczty, a nie tworzyć repozytorium przeczytanych wiadomości, które będziesz nigdy nie wracaj do.

Zwykle kilkanaście folderów powinno wystarczyć każdemu. Jeśli tworzysz jedenastkę, zadaj sobie pytanie: czy to naprawdę Najlepszym sposobem porządkować przychodzące e-maile?

E-mail powinien być szybki

Zaletą poczty elektronicznej jest szybkość i wydajność, dlatego pisząc odpowiedź pisz szybko i szybko – e-mail nie powinien stać się dla Ciebie projektem. Szanuj swój czas i czas odbiorcy wiadomości – nie ma dwu-, trzystronicowych tekstów, których napisanie zajmuje dwie godziny. W przeciwnym razie wysyłając ten list, ryzykujesz, że w Twojej skrzynce odbiorczej pojawi się jeszcze kilka wiadomości od tego samego nadawcy :)

Jezeli tam Dodatkowe informacje które należy zgłosić – w razie potrzeby użyj załączników więcej informacji aby uzyskać odpowiedź, po prostu ją napisz. Stworzenie idealnego maila nie zajmie więcej niż 5 minut, a jego treść nie powinna przekraczać 3 akapitów.

E-mail nie jest listą rzeczy do zrobienia ani kalendarzem wydarzeń.

Powtórzę jeszcze raz, bo to naprawdę ważne – zadaniem poczty elektronicznej jest dostarczanie Ci aktualnych informacji, a zadaniem skrzynki pocztowej czy programu pocztowego jest dostarczanie łatwy dostęp do nowych e-maile. I to wszystko!

Mówiąc najprościej, e-mail jest źródłem pomysłów i wydarzeń, dzięki którym możesz planować zadania i umawiać się na spotkania, a nie repozytorium wszystkiego (w tym zadań, spotkań, zdjęć i kolekcji świeżych dowcipów... (oczywiście z lutego ubiegłego roku )). Zaplanuj, działaj i natychmiast pozbądź się bałaganu – to klucz do sukcesu.

Zapomnij o mailingach i wyłącz powiadomienia

Nie, właściwie kilka razy natknąłem się na kilka wartościowych biuletynów, które przynosiły korzyści przydatna informacja. Jednak w 99% przypadków wszystkie te niezliczone wiadomości przychodzące po prostu zajmowały mi czas i natychmiast wpadały do folderu „Kosz”, by następnego dnia ponownie znaleźć się w „skrzynce odbiorczej”. Ludzie są tak skonstruowani (w tym sensie, że są leniwi), że łatwiej jest im wcisnąć przycisk „usuń”, niż znaleźć sposób na wypisanie się raz na zawsze z irytującej listy mailingowej (przynajmniej poprzez umieszczenie go na liście spamu). Ale właśnie to musisz zrobić - poświęć 15 minut, znajdź wszystkie niepotrzebne źródła przychodzących informacji (Wasja Iwanow (kto to jest?) opublikowany na Facebooku nowe zdjęcie...) i po prostu zapisz od nich swój e-mail.

Jeśli użyjesz portale społecznościowe— natychmiast wyłącz w ustawieniach powiadomienia e-mail o nowych znajomych, wiadomościach, komentarzach itp. śmieci. I tak nie będziesz go potrzebować, a niekończące się sekundy naciśnięcia „usuń” natychmiast przestaną łączyć się w niekończące się godziny i dni.

Odwieczna walka ze spamem... i lenistwem

Zatem Twój „system bezpieczeństwa” poczty e-mail jest skonfigurowany i działa jak zegar. I nagle, po kilku miesiącach, w Twojej skrzynce odbiorczej pojawia się nowy spam. Twoja ręka automatycznie sięga do przycisku „Usuń”… a następnie zatrzymujesz się mocnym ruchem, otwierasz listę spamu i dodajesz tam nowego „szczęśliwca”.

Pokusa natychmiastowego usunięcia sprawcy jest ogromna, to prawda, ale pamiętaj – po jednorazowym wycieku złoczyńca będzie to robił wielokrotnie. Dlatego łatwiej i taniej jest poświęcić minutę i raz na zawsze odciąć dopływ nowego strumienia spamu.

Nawiasem mówiąc, nie zapomnij również dokładnie zaktualizować „baz danych” adresy e-mail, filtry, foldery i reguły dla Twojej skrzynki pocztowej. Oczywiście nikt nie chce tego robić (lenistwo, lenistwo...), ale dla efektywna organizacja przetwarzając e-maile, musisz wprowadzić do swojej pracy elementy… organizacji :)

Na wszystko jest czas – szczególnie na e-mail

Sprawdzanie poczty jest jak narkotyk. Wiesz, że gdy pojawi się nowy e-mail, program Cię o tym poinformuje, a mimo to co pięć minut wciskasz przycisk „sprawdź e-mail” – a co jeśli program się pomylił i nie zauważył najważniejszej litery? Teraz powiem Ci straszną prawdę – mamy tendencję do przeceniania swojej niezastąpionej osoby.

Z tego właśnie powodu, niezależnie od tego, co się stanie, częstotliwość sprawdzania poczty e-mail niczego nie zmieni (być może poza stanem psychicznym). Tak naprawdę wszystkie te powiadomienia o nowych wiadomościach itp. - silny czynnik rozpraszający. Po prostu nie da się skoncentrować na pracy, gdy w rogu monitora świeci się komunikat „Otrzymano 1 nowy e-mail”.

Najlepszym sposobem na poradzenie sobie z problemem jest odcięcie go u nasady. Wyłącz (do cholery!) wszystkie powiadomienia o nowych przychodzących mailach (wierz mi na słowo – nic złego się nie stanie), a potem postaw sobie prostą zasadę – sprawdzaj i przetwarzaj WSZYSTKIE maile na raz raz dziennie – rano lub wieczorem. O wyznaczonej godzinie po prostu odsuwasz wszystko na bok i otwierasz skrzynkę pocztową, odbierasz wszystkie przychodzące wiadomości, piszesz wszystkie niezbędne odpowiedzi, zaznaczasz wszystko niezbędne zadania i kontynuować pracę z czystym sumieniem.

I nie miej wątpliwości – Twoje sumienie i prawa staną się jaśniejsze. Po pierwsze, nie będziesz rozpraszać się drobiazgami (och, kolejna nowa wiadomość, ciekawe co tam jest?!), a po drugie, będziesz miał gotowy plan praca. Być może po raz pierwszy!

Zacznij już!

Cóż, najważniejsze jest to, że przeczytałeś listę 9 punktów, jak zwiększyć swoją efektywność za pomocą poczty elektronicznej. Wszystko zrozumiałeś, przyswoiłeś sobie i zdecydowałeś, że teraz sam diabeł nie jest twoim bratem, bo wszystko jest proste i jasne jak słońce. I tu wchodzi w grę to, co najważniejsze – punkt dziesiąty, najtrudniejszy.

Po prostu weź to i zrób to, o czym przeczytałeś powyżej.

Tak, ty to masz.

Tak, na pewno jutro.

Ale musisz zacząć już teraz. Nie ma potrzeby komplikacji, znajdź to w swoim skrzynka mailowa kilkanaście wiadomości, których termin odpowiedzi upłynął „przedwczoraj” i po prostu je usuń. Nie ma sensu teraz na nie odpowiadać, nawet nadawca najprawdopodobniej o nich zapomniał. I od razu poczujesz się trochę łatwiej. Czy to się stało? Zatem rada działa. Teraz przejrzyjmy listę od samego początku.

kreacja foldery lokalne litery, aby zmniejszyć rozmiar skrzynki pocztowej

Po osiągnięciu duży rozmiar skrzynki pocztowej, poczta przychodząca zaczyna działać nieprawidłowo. W związku z tym, jeśli poczta przychodząca przestanie docierać lub przychodzi duże opóźnienia, musisz sprawdzić rozmiar zajmowany przez Twoją skrzynkę pocztową.

Istnieją dwa sposoby sprawdzania rozmiaru skrzynki pocztowej.

1 sposób. Sprawdzanie rozmiaru skrzynki pocztowej za pośrednictwem interfejsu WWW poczty.

2. Kliknij skrytkę ustawień po prawej stronie górny róg i wybierz „Opcje”

3. W oknie, które się otworzy, wskaże rozmiar zajmowany przez skrzynkę pocztową.

Metoda 2. Sprawdzanie rozmiaru pudełka za pomocą klient poczty MirosoftOutlook.

1. Uruchom klienta pocztowego i w zakładce „Plik” - „Informacje” - „Narzędzia czyszczące” wybierz „Czyszczenie skrzynki pocztowej”

2. W oknie, które zostanie otwarte, kliknij przycisk „Rozmiar skrzynki pocztowej”.

3. W nowym oknie w zakładce „Dane na serwerze” wyświetli się „Rozmiar folderu”. całkowity rozmiar skrzynkę pocztową i jej foldery oddzielnie.

Jeśli rozmiar skrzynki pocztowej zbliża się do 1000 MB (1 GB) (lub przekracza podaną wartość), należy przenieść wiadomości do przechowywania do komputer lokalny, nie na serwerze.

Tworzenie lokalnych folderów e-mail

Uruchom Outlook 2010 i w zakładce „Plik” wybierz „Ustawienia konta”

Wprowadź ustawienia poczty: „Start” -> „Panel sterowania” -> „Poczta”

2. W zakładce „Pliki danych” wybierz „Dodaj”.

3. W otwartym oknie dialogowym określ lokalizację i nazwę pliku, w którym będą przechowywane litery.

Uwaga!

Po zaznaczeniu pola „Dodaj dodatkowe hasło” wszystkie listy będą szyfrowane, a w przypadku utraty hasła nikt (nie pracownicy Działu ds. technologia informacyjna ani pracownicy Microsoftu) nie będzie można otworzyć Twojej poczty, a wszystkie listy zostaną utracone na zawsze.
Podczas wykonywania prac naprawczych na zautomatyzowanej stacji roboczej należy podać nazwę i lokalizację lokalnego archiwum poczty.

4. Określony plik zostanie wyświetlony w oknie Pliki danych.

5. Pojawi się w programie pocztowym nowa sekcja, odpowiadający nazwie utworzonego pliku.

6. W nowej sekcji musisz utworzyć foldery i przenieść tam listy ze swojej skrzynki pocztowej.