Информационные перегрузки: как их избежать? Интервью с Ириной Кассатенко. Информационная перегрузка: проклятие или эволюционный барьер

Во второй половине ХХ века с началом перехода развитых стран к информационному обществу стали проявляться негативные стороны этого процесса, а именно – информационная перегрузка . По данным информационного бюллетеня Microsoft на планете существуют 2 млрд. телевизоров, 3 млрд. радиоприёмников, кроме того, ежегодно появляются 150 тыс. журналов, 5 млрд. научных книг и статей, 250 тыс. диссертаций и отчётов. Всемирный книжный фонд удваивается каждые 10-15 лет и т.д. В тоже время возросла и скорость доступа к этой информации.

Суть перегрузки информацией заключается в следующем: количество поступающей полезной информации превосходит возможности ее восприятия человеком, т.е. человек не способен справляться с информацией в огромных масштабах.

Признаки информационной перегрузки:

• отсутствие ясности в голове, хаотичная умственная деятельность;
• ухудшение памяти , провалы в памяти;
• назойливая музыка или же обрывки фраз, звучащие в голове;
• постоянное желание что-нибудь сказать (чтобы избавиться от лишней информации);
• рассуждения вслух, бормотание во сне или перед сном;
• в тяжёлых случаях можно услышать голоса во время засыпания или шум в ушах;
• что касается телесных признаков, это может быть напряжённость челюстей, а также задней части шеи;
• кстати, к признакам информационной перегрузки относится тошнота. Но это, как правило, в сочетании с неправильным положением тела. Тошнота - это тревожный сигнал: если она вас беспокоит, подачу информации надо прекращать.

Причины информационной перегрузки:

• Информационный вампиризм - интернет-зависимость, неумеренное смотрение телевизора и пр. Современные средства получения информации позволяют уходить от решения личностных проблем, компенсировать личную и житейскую неустроенность. Разумеется, компенсация происходит мнимая, что только усугубляет проблемы, решения которых пытается избежать человек. И с этой стороны информационная перегрузка становится явлением в психологическом смысле близким алкоголизму, наркомании и другим формам патологической зависимости.
• Иногда, чтобы получить нужные и полезные сведения, необходимо перелопатить большой массив информации. В итоге факты накапливаются, но не усваиваются. Происходит перенасыщение лишней информацией. Учёные в области информатики говорят о «добыче фактов». Дэниэл Борстин, исследователь и сотрудник библиотеки Конгресса США, еще в 1983 году высказал такое пророчество: «Туман информации вытеснит из наших голов знание».
• Перед современным человеком стоит множество целей и задач, выполнение которых требует одновременности. И получается, что он тратит много энергии на процесс переключения между задачами, а не на их выполнение. У психиатров это называется потерей продуктивности мышления. Со стороны это выглядит как отупение, неспособность произвести простые умозаключения, поверхностность, когда до сознания не доходит информация извне. Когда человек ощущает в себе подобные явления и не понимает их причины, он не пытается сократить количество задач, а пытается ускорить процесс переключения между ними - в конце концов это приводит к переутомлению.
• Часто инфоперегрузка наступает при неумении планировать рабочее время и отсутствии рабочего расписания, того самого, которое лимитирует количество рабочих часов в день и определяет рабочее время суток.
• Перегрузка информацией возникает не только из-за большого объема потока получаемой информации, но, может быть, даже в большей мере из-за его непредсказуемости. Если информация поступает не в ответ на запрос, а сама находит своего получателя, то чаще всего целевой потребитель оказывается не готов к ее восприятию. И информация не только оказывается невоспринятой, но и вносит существенный хаос в представления человека о мире. Именно хаос, отсутствие структуры и вызывает информационное переутомление.
• Причиной информационной перегрузки также является общее переутомление. В одном из исследований, проведенных английскими сомнологами, выяснилось, что бодрствование в течение длительного времени влияет на способность мозга обращать внимание на вещи. Так, мы начинаем запоминать меньше, потому что замечаем меньше. Один из экспериментов показал, что люди, которые спали меньше 6 часов в сутки в течение двух недель, набрали гораздо меньше очков в тестах на память, чем те, кто спал по 8 часов в сутки.

Как видите причин, по которым необходимо снизить информационную перегрузку достаточно. Поэтому следует:

Современный человек может принять очень много информации за короткий промежуток времени. Если информация не содержит жизненно важных моментов, она не будет волновать человека внутренне. С другой стороны, любая информация как-то воспринимается организмом, поэтому лучше себя не перегружать. Берегите себя и Будьте здоровы!

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .

С утра включая компьютер, вы находитесь в предвкушении того потока информации, который вот-вот «выльется» на вас с экрана. Подобные ощущения вы испытываете, когда открываете кран в ванной и уже знаете, что вода не побежит тонкой струйкой, а хлынет из него.

Электронная почта, скайп, новости, вкладки в браузере – это обычное утро мамы, которая работает в интернете, находясь дома. Если неправильно начать разбираться с этими завалами, то можно просто «утонуть» в потоках информации и вдобавок получить информационную перегрузку, последствия которой не такие уж безобидные.

Несколько приемов, которые нужно обязательно сделать до того, как включить компьютер:

Составить план основных дел с вечера. Это один из ключевых моментов, позволяющий преодолеть информационную перегрузку и повысить результативность работы и в интернете, и в обычной жизни.

Обязательно с вечера нужно записать самые важные дела, которые запланированы на следующий день, и определить для них конкретное время. Маме желательно привязать выполнение дела хотя бы относительно, например, «до того, как проснется малыш», или «во время обеденного сна ребенка».

Самые сложные дела, а также те дела, которые все время откладываешь, нужно планировать на утро, чтобы потом весь день можно было спокойно заниматься остальными, более приятными хлопотами. Кстати, старайтесь планировать на бумаге, а не на компьютере, так как это может послужить предлогом, чтобы включить этот самый компьютер.

• Делать максимум дел оффлайн. Если доступ к бескрайнему интернету отсутствует, то в такой обстановке меньше вероятность отвлечься на постороннюю информацию, которая может свести все планы на нет.
• Используйте ежедневники, блокноты, тетради, магнитные или пробковые доски и другой подручный материал, который можно приспособить для хранения и обработки информации. Помогут даже кусочки бумаги, если их складывать в определенное место и при возможности информацию с них переносить на более надежный носитель.
• Не делать несколько дел одновременно. Задания следует выполнять последовательно. Маме выгоднее концентрироваться на одном деле, даже если дети отвлекают и не дают спокойно поработать. А дела, требующие внимания и собранности, продуктивнее и эффективнее делать в «тихое» время.

Если вы знаете, что сегодня днем не получится хорошо поработать, просто посвятите этот день отдыху и игре с ребенком. А вечером, когда вы сможете посидеть не отвлекаясь, у вас получится сделать дела намного быстрее, чем вы могли представить.

Итак, вы все спланировали, нашли время и включили компьютер.

Как справиться с информационной перегрузкой, а еще лучше предотвратить ее?

• Нужно принять решение.

Вам не остается иного выхода, как принять осознанное решение: пока все запланированное не будет сделано, никакая посторонняя информация не будет вам мешать. Вы просто садитесь за компьютер и начинаете делать то, что написано в вашем плане. Не думайте ни о чем другом, концентрируйтесь и помните, что вы приняли решение и обязательно его выполните.

• Защитить себя от отвлекающих элементов. Закройте почту , поставьте аськи, скайпы и т.п. в режим «Занят» или просто выключите их. Не проверяйте RSS, не ходите по сайтам и блогам друзей, все это вы еще успеете сделать позже.

Будет отлично, если удастся полностью отключиться от интернета и не использовать браузер для работы.

Например, для написания статьи в блог совершенно не нужно сидеть в Вордпрессе, достаточно установить программу для публикации в блог. И работа делается, и исчезает соблазн поминутно заглядывать в интернет.

Если все же не удержались…

Случается так, что вроде бы настроился на работу, «взял быка за рога», но вдруг какое-то интересное всплывающее окно появляется на экране, или во время поиска информации в гугле привлекает внимание какой-то заголовок. В результате оказываешься через час-другой в непонятном месте и в расстроенных чувствах. Вас это может сильно расстраивать, так как драгоценное время, когда ребенок спит или самостоятельно играет, вы тратите на пустое шатание по интернету, в поисках неизвестно чего.

Поэтому, как только вы понимаете, что вас «понесло» по просторам интернета, вы просто добавляете страницу в специальную папку-закладку «Прочее» и успокаиваете себя тем, что если вам это будет нужно, вы обязательно туда вернетесь. Но практика показывает, что туда возвращаются очень редко.

А знаете ли вы, почему так происходит?

Причина – та же самая, что и у постоянного переключения телевизионных каналов. Когда мы получаем новый глоток информации, выделяются гормоны удовольствия, и мы начинаем снова и снова переключать каналы. Поэтому нам нравится открывать все новые и новые сайты, «зависать» в социальных сетях.

Вот здесь нас и поджидает та самая информационная перегрузка, которая может привести к бессоннице, плохому аппетиту и нервному расстройству. Это стало серьезной проблемой в современном обществе. Телевизоры, интернет, социальные сети – все они направлены на то, чтобы постоянно подпитывать нас все новой и новой информацией, которая не совсем безобидна и может на самом деле навредить.

Есть и еще один отрицательный момент, который сильно влияет на успешность работы, в том числе и в интернете. Дело в том, что количество информации зачастую находится в обратной зависимости от результативности. Мы все больше и больше читаем, слушаем, смотрим, но… так ничего и не делаем! Потратив часы и дни на восприятие информации, мы так и не доходим до этапа ее применения и получения результата.

Например, человек очень хочет создать свой блог, прочитал уйму информации о том, что и в какой последовательности нужно делать, от чего зависит успех блога и как привлечь на него читателей, но… блог все еще не создан, а «воз и ныне там». И основная причина в том, что вокруг слишком много информации, в которой непросто разобраться.

Что действительно нужно знать? Что стоит пропустить и не тратить на это время? Как сделать первый шаг? На какие ключевые моменты стоит обратить внимание?

Три кита защиты от перегрузок информацией

Если есть возможность, ищите один хороший источник информации для решения одной конкретной задачи. Получайте результат и только после этого двигайтесь дальше!

Этим вы убьете сразу много зайцев:

• создадите защиту от информационной перегрузки;
• составите и приведете в действие пошаговый план достижения цели;
• получите дополнительную мотивацию, если вы потратили на это деньги;
• получаете результат от своих действий, так как концентрируетесь на одном шаге, а не на всем пути сразу.

Итак, для защиты от информационной перегрузки нужно:

планировать работу с вечера; по-максимуму ограничить себя от лишней информации доступными способами, и обязательно применять то, что узнали. И тогда у вас не будет проблем с нервами, а будут только отличные результаты!

Видео внизу статьи вкратце расскажет об опасностях информационной перегрузки. Добавляем немного байт своего мнения в общую перегруженность информацией с помощью

При всех преимуществах информационных технологий и революции в средствах связи, нельзя не видеть темную сторону этих явлений. Информационная перегрузка и распыление внимания стали сегодня настоящим бичом управленцев, а им как воздух необходимо, не отвлекаясь, синтезировать информацию из многочисленных источников, размышлять о значении сведений, оценивать, принимать верные решения и формировать распоряжения. И сегодня актуален совет Питера Друкера - в своем расписании резервировать большие блоки времени, не отвечать на звонки сразу, а делать ответные звонки один или два раза в день в специально отведенное время.

Каждый из вызовов менеджеру, описанных Друкером еще в 1967 году, актуален и сегодня. Беспрерывные встречи, постоянное ожидание командировок, беспорядочные обеды-­ужины, неизбежные в силу PR обязанностей. Добавим поток электронной почты, горы прочей информации и растущее разнообразие всякой чуши из блогов, твиттеров, социальных сетей, наполняющее вездесущий мобильный телефон, с помощью которого менеджер надеется общаться со своей организацией. Поэтому в течение дня он пытается втиснуть планы в хаос реальности. Однако, авторы статьи «Выздоровление после информационной перегрузки» Дин Дерек и Кэролайн Уэбб уверены: существует достаточно простое решение этой проблемы. В первую очередь, следует осознать три вещи:

1. Многозадачность - ужасный всепобеждающий механизм, убивающий эффективность и креативность. Остановите его.

2. Чтобы избежать информационной перегрузки, нужна мощная самодисциплина. Менеджеру нужна воля, чтобы сосредоточиться и отбросить неважное. Золотая середина, разумеется, лежит между сохранением выгод общения и излишним нарушением порядка в делах.

3. Обязанность лидера быть хорошим примером никуда не исчезла. Руководитель должен являть собой пример упорядоченности. Поскольку ни один из членов организации не работает в изоляции, опасность информационной перегрузки грозит каждому. Изменение общей культуры внедрением здоровых правил информационного обмена стало новой важной обязанностью руководителя XXI века.

Угрозы многозадачности

Многозадачность замедляет работу. Опыты показали 30% увеличение времени решения задач и удвоение числа ошибок в режиме многозадачности. Многозадачность позволяет быстро решать простые проблемы, сложные требуют концентрации и удержания в памяти значительного объема информации по одной задаче, что сложно при одновременной обработке нескольких задач. Часто многозадачность используют для того, чтобы увильнуть хоть на время от решения сложной или неприятной проблемы.

Многозадачность - помеха креативности. Специалисты Гарвардской Школы Бизнеса провели исследование, охватившее более 9000 специалистов, работавших над проектами, требовавшими творческого подхода. Обнаружено, что вероятность проявления творческого мышления выше, если люди сфокусированы на работе над одной задачей, и сотрудничают только с одним коллегой. Сама природа творческого мышления построена на удержании в сознании нескольких сущностей и поиске связей между ними, а затем в объединении их в новый объект. Многозадачность, переключающая сознание, резко снижает вероятность обнаружения и объединения новых связей.

Многозадачность - источник стресса, исследования Reuters показали заметное снижение удовлетворенности работой и ухудшение рабочих взаимоотношений при перегруженности менеджеров информацией. Кроме того, многозадачность вызывает привыкание, проявляется это, например, в неспособности игнорировать вибрацию смартфона в ходе важной работы.

Важно понимать, что информационные перегрузки - проблема не конкретных сотрудников, а всей организации в целом, и требуется соответствующее решение на уровне команд и всего рабочего коллектива. Для снижения негативного эффекта таких перегрузок необходимо работать на уровне культуры организации и вводить соответствующие нормы, способствующие внедрению более эффективных подходов к работе с информацией.

Сфокусировать усилия

Поток информации, сваливающейся на менеджера в течение дня, способен заглушить любые попытки сконцентрироваться на важных и сложных проблемах, которые к тому же зачастую неприятны. Чтобы не отвлекаться от важных проблем, реализуют стратегию «Время одиночества», когда внешний поток информации выключается. Опросы дают такие примеры реализации: время от 6­.30 до 8.­00; время в пути: любое время в течение дня; радикальный метод «Не отвечаю и не просматриваю любой из мейлов, которые не хочу смотреть, у меня нет мобильного телефона, нет BlackBerry. Мой лозунг: «Не хочу быть коннектед, хочу дисконнекта».

Забыться

Давать мозгу передышку. И исследователи и практикующие топ-­менеджеры рекомендуют практику принудительного бездействия мозга. Одним помогает йога, другим прогулка, Хороши физические нагрузки, эмоциональное взаимодействие с другими людьми.

Фильтровать информацию

Даже если «выключить» входящий поток информации, накопившиеся сообщения все равно найдут адресата, и некоторые из них станут «посмертными». Поэтому создание стратегии фильтрации совершенно неизбежно.

Здесь важно хорошо налаженное делегирование. Нельзя читать все. Некоторые не отвечают на письма, которые адресованы им как копия, считая, что никаких действий копии не потребуют. Окружающие должны понимать, что заслуживает внимания руководителя, присылать информацию лишь после необходимой обработки и не ждать немедленной реакции.

Очевидно, даже успешное изменение образа действий в отношении обработки и перенаправления информации внутри организации не избавит руководителей от постоянной потребности в точных и своевременных данных и сведениях. Томас Давенпорт и Джим Хагеман Снейб говорят о том, как выстраивать потоки информации, поступающей к менеджерам.

Почти все руководители просят еще и еще информации, и побыстрей. Но быстро получить информацию и быстро принять решение - разные вещи. Компании стремятся выполнить информационные запросы менеджеров, однако доступ к корпоративным данным часто происходит заметно медленнее, чем поиск в сети Интернет.

Распространенной проблемой является гибкость информации. Стандартные отчеты часто читают только их создатели, их информативность в условиях высокой динамики событий невелика, и если руководитель берется за их изучение, он тратит самый важный ресурс - свое время. Это порождает следующий вопрос: «А какую информацию нужно обрабатывать и присылать как срочную?» Опросы руководителей показывают, что они хотели бы получать информацию быстрее, однако требования к ее содержанию разнятся очень сильно. И, как правило, руководители запрашивают намного больше информации, чем они могут использовать. Важно, что узким местом является сам процесс принятия решений, а не скорость информационного потока. Поэтому ориентироваться нужно не на достижение непосредственно гибкости и скорости предоставления информации, а на поддержание за счет такого информационного потока своевременности, гибкости и адекватности решений.

Причины замедления поступления релевантной информации

Первая причина - приоритетность именно высококачественной информации. Стремление избежать «многих версий одной истины» приводит к задержке первичной информации при обработке и изложении ее в форматах стандартных отчетов. Затем данные поступают в информационное хранилище. Получается блок обработанной информации, например «Продажи за квартал». Но подготовка таких блоков должна предшествовать появлению потребности в них. В противном случае полезность сильно сокращается. С другой стороны, многие руководители ограничивают себя в запросах, понимая, какой шторм активности вызывает каждое требование данных.

Часто информация появляется как результат прописанных во времени бизнес­-процессов. Например, финансовая информация готовится по определенному графику, и его изменение требует модификации бюджетирования, отчетов о прибылях и убытках, бухгалтерской системы. Затраты на изменения не должны превышать полученные выгоды.

Своевременность доступа к данным имеет значение

Усвоение данных человеком не происходит мгновенно. Время, необходимое для осознания информации является частью цикла времени, учитываемого информационным менеджментом. Поэтому важно, чтобы руководитель определял свои потребности в информации быстро и гибко, и задавал график предоставления данных. Доступность любой информации в любое время - не лучшая из идей, даже если бы это было возможно.

Сегодня превалирует стиль принятия решений, основанный на фактах. Причем современный подход основан скорее на вытягивании, чем на продвижении информации к потребителю. Менеджеры сами выбирают и скачивают необходимую информацию, которую затем обрабатывают с помощью современного программного обеспечения. Реинжиниринг процессов может радикально снизить время подготовки решения. Но, как и всякий процесс, обеспечение информацией требует ресурсов. Поэтому нужно выявлять, какую именно информацию необходимо предоставлять срочно.

Какая информация важна?

В каждой отрасли есть информация, получать которую критически важно для игроков. Срочность получения определенных данных также определяется отраслевой спецификой.

Кроме того, критерии срочности получения информации зависят от того, на подъеме или на спаде находится экономика. Как показали исследования, стабилен интерес к таким показателям, как качество, доля рынка, новости о конкурентах, удовлетворенность потребителя. Ко всем остальным показателям интерес во время экономического спада выше, чем при растущей экономике, так же как и желание быстрее получать информацию. Во время кризиса самыми важными данными считают: денежный поток, риски, моделирование бюджета/сценариев. В обычных условиях самым важным считают: качество, удовлетворенность сотрудников и их производительность.

Некоторые виды информации просят предоставлять чаще. Самое быстрое движение информационных потоков наблюдается в данных о продажах, новостях конкурентов и потребителей. Самый медленный поток - удовлетворенность сотрудников, доля рынка, удовлетворенность потребителей, сценарии планов и моделирование.

Результаты опросов подтверждают, что нет нужды в предоставлении всей информации в реальном времени. Причинами, исключающими данные из списка срочных, могут также быть:

Ритм информирования коллег и конкурентов, под него подстраиваются менеджеры;

Естественные процессы, например, если состояние продукта изменяется ежегодно, не нужно его контролировать еженедельно.

В трудные времена многие компании ускоряют информационные процессы.

Альтернатива: точность или своевременность

Нередко ускорение движения данных исключает возможность перепроверки и корректировки. Но скорость часто важнее точности. Тем не менее, опросы показали нежелание менеджеров идти на значительное снижение точности во имя скорости.

Для того чтобы информация была признана полезной, она должна быть подтверждена.

Менеджеры требуют 100% точности в отношении наличности, денежного потока, поступлений и оплат, расходования бюджета и затрат.

Как ускорить нужную информацию

Определяют ключевые решения стратегического и операционного уровня и требуемую для этого информацию. Выявляются точки, в которых происходят задержки. После ранжирования категорий информации по срочности рассматривается вопрос о периодичности и необходимой гибкости обработки информации. Определяется, какая информация должна поступать в форме стандартных отчетов и какую менеджерам удобнее получать методом «вытягивания» (эта информация доступна он-лайн). Полезно вместо полных отчетов публиковать предупреждения о том, что какие-­либо параметры вышли за установленные пределы - они будут подталкивать менеджеров к вытягиванию сопутствующих сведений.

После завершения изменений процессов можно сосредоточиться на ускорении и гибком подходе в работе IT­-служб. Вовлекаются два ресурса - люди и техника. Руководители вместе с аналитиками определяют, какая информация должна поступать первой, создают напоминания, опросы, форматы отчетов и предупреждений, которые бы действительно помогали в обосновании решений.

Следующий шаг - исследование возможностей своевременного обеспечения информацией. Аналитики и специалисты IT проводят обучение. В терминах технических инноваций ускорение и обеспечение гибкости информации может означать:

Приложения для быстрых запросов и интерактивного анализа;

Перемещение большей части информации в информационное хранилище с прямым доступом пользователей;

Новые типы баз данных с быстрым доступом, оптимизированные для обслуживания запросов и составления отчетов в большей мере, чем для передачи данных;

Более быстрые процессоры персональных компьютеров и серверов, предназначенных для ответов на запросы и анализа данных;

Простое в использовании программное обеспечение для обращения к базам и анализа, не требующее множества кликов.

Все вместе взятое способно сократить цикл обработки информации, сделать более гибким и быстрым процесс мониторинга и принятия решений, обеспечив быстроту управленческой реакции. Важно помнить: при наступлении кризисной ситуации негибкая и медленная система поступления информации увеличит список ваших проблем.

Необходимость перезагрузки

Нет смысла вздыхать о счастливом времени, когда Питер Друкер давал свои рекомендации. Сейчас совсем другие возможности и стиль жизни. Новые возможности породили новые моральные комплексы. Сегодня менеджер испытывает чувство вины за отсутствие ответа на мейл в течение 24 часов, неприлично «прятаться» от своей команды, даже будучи за рулем, или по вечерам, и постоянные коммуникации порождают гордое чувство необходимости.

Многозадачность не подвиг, а нечто противоположное. Всем ясно, что поджог ресурсов компании вредит ее успеху, это же относится и к интеллектуальным ресурсам.

Руководители должны заниматься только своей зоной ответственности. При этом нужны усилия и умение делегировать полномочия, обучать подчиненных, ставить задачу, и формировать правильные ожидания сторон. Такой подход сработает, только если новые правила работы открыто и честно обсуждены, разработаны и приняты во всем коллективе.

Выгоды облегчения информационных перегрузок, получаемые в эффективности, креативности, морали, значительно превышают затраты усилий. И чем больше нужны выгоды, тем легче идет создание нового стиля работы.

При подготовке статьи также были использованы следующие материалы:

1. Dean, Derek; Webb, Caroline. Recovering from information overload // McKinsey Quarterly. 2011, Issue 1. p. 80­88.

2. Davenport, Thomas H.; Snabe, Jim Hagemann. How Fast and Flexible Do You Want Your Information, Really? // MIT Sloan Management Review. Spring 2011, Vol. 52 Issue 3. p. 57­62. Темы.

Что такое информационная перегрузка людей и каковы ее последствия для продуктивности? Как бороться с информационной перегрузкой?

Объемы информации, обрушивающейся на нас везде, куда бы мы ни направились, постоянно растут, и, как следствие, нам приходится впитывать и реагировать на огромное количество ненужных данных.

• Сегодня имеется гораздо больше средств оперативной связи и доступа к данным. Мобильные телефоны, Интернет, голосовая и электронная почта, мгновенный обмен сообщениями, теле- или видеоконференц-связь существенно способствуют увеличению и ускорению информационного потока.
• Несмотря на большую доступность информации, меньше людей занимаются ее управлением. На смену секретарям и персональным ассистентам пришли ноутбуки и карманные компьютеры.
• Все хотят получать информацию максимально быстро. Так, многие клиенты уже привыкают к тому, что сделать покупку можно за считанные минуты, просто пару раз щелкнув компьютерной мышкой. Чтобы разместить заказ, им теперь не нужно ждать, пока кипа бумаг пройдет через несколько рук.
• Существенные изменения претерпела и организация деятельности: реализация многих проектов теперь поручается внешним исполнителям, что требует бесперебойной и оперативной связи между многочисленными группами работников. Если служебные обязанности сотрудника предполагают его участие в нескольких проектах сразу, его могут заваливать информацией со всех сторон!
• Глобализация и дерегулирование открыли перед нами новые возможности, но вместе с тем обусловили рост конкуренции и необходимость тщательно анализировать быстро меняющийся рынок.

Основная проблема заключается в том, что нам всем приходится иметь дело с информационными потоками без какой-либо подготовки и наличия времени! Часто мы испытываем трудности с обработкой этих потоков - нас не покидает ощущение, что мы тонем в них, изо всех сил стараясь выкраивать время на более важные задачи.

• Каков масштаб проблемы?

Многие из нас осознают, что для того чтобы хорошо выполнять свою работу, нужно уметь управляться с потоком информации, однако на обработку огромных объемов данных требуется все больше и больше времени.

Его нехватка приводит к стрессу, а иногда - и к полному истощению (см. статью о том, ). Согласно результатам исследования, проведенного Reuters, две трети менеджеров имеют повышенное давление, а треть - разного рода проблемы со здоровьем, обусловленные информационной перегрузкой.

• Каков результат?

Информационная перегрузка является одной из основных причин стресса на работе. Он, в свою очередь, влияет на все аспекты нашей жизни, поскольку проявляется, среди прочего, в виде необоснованной тревоги, проблем с кратковременной памятью, снижения концентрации внимания и ухудшения навыков принятия решений.

Информационная перегрузка и методы борьбы с ней

#1 Возьмите проблему под контроль. Управление информацией, как и планирование времени, требует прежде всего дисциплинированности. Чтобы держать все под контролем, вам нужно решить для себя, сколько времени вы готовы тратить на ее обработку.

Прежде всего, определите свои ограничения и создайте личную систему управления информацией. Это может быть установка четких временных рамок в отношении просмотра электронных сообщений и ответов на них, поручение работы с ними своему ассистенту или написание ответов только на те, которые представляют для вас интерес.

Сформулируйте ряд критериев, позволяющий вам фильтровать их поток. Даже если случайно вы упустите что-то важное, не беспокойтесь: действительно важная информация так или иначе попадет в поле вашего зрения.

Неплохо было бы избавиться от информации, на которую вы тратите время понапрасну.

К примеру, вы можете попросить удалить вас из перечня сотрудников вашей компании, которым рассылаются по большей части бесполезные электронные сообщения «для всех»; направить запрос на хороший фильтр спама в ИТ-департамент или же попросить предоставлять вам только краткую сводку по слишком длинным протоколам совещаний или отчетам.

#2 Рационально подходите к поиску информации. При поиске информации помните о « »: 20% того, к чему вы получили доступ, содержит 80% необходимой вам информации.

Сейчас на нас обрушивается такой поток информации, что боязнь упустить что-то из виду побуждает нас просматривать бесконечное количество данных, на что, естественно, уходит масса времени.

Помните, что до появления интернета людям приходилось принимать решения в условиях частичной информированности и это считалось одним из управленческих навыков. Старайтесь наряду с приобретением знаний развивать интуицию – и то, и другое сослужит Вам хорошую службу.

В рамках нового рационального подхода к поиску знаний выделите для себя основные места поиска информации и приучите себя заходить только туда. Вам уже известны качественные сайты, специализирующиеся на Вашей сфере деятельности, так зачем же тратить время на посещение чего-то еще?

Просматривайте только данные, имеющие отношение к Вашей работе, проекту или потенциальному решению. Не забывайте о принципах планирования времени, поскольку они тоже являются эффективным средством борьбы с информационной перегрузкой.

В большинстве случаев все необходимые данные Вы черпаете на нескольких основных сайтах, так что не стоит тратить время на поиск новых. Помните, что чем конкретнее Ваши поиски, тем эффективнее они будут – большую часть необходимой информации Вы получаете в первые 10-15 минут.

#3 Научитесь говорить «нет». Старайтесь не выполнять функций поисковой машины для тех, кому-то лень самому это сделать. Если Вас просят о чем-то подобном, отвечайте вежливо, но вместе с тем , если Вы и без того завалены работой, не давайте ни единого намека на то, что можете выполнить такую просьбу.

#4 Ограничивайте свою доступность. Если Вы хотите, чтобы Вам не мешали во время небольшой передышки, отключайте мобильный телефон или же включайте переадресацию звонков на голосовую почту. Это поможет Вас после решить, кому перезвонить и когда. Те, кому необходимо срочно с Вами связаться, найдут способ, как это сделать.

#5 Научитесь выбрасывать ненужное. Имейте смелость выбросить бумаги с данными или удалить файлы, если они Вам уже не нужны.

Существуют следующие типичные ошибки при попытке справиться с информационной перегрузкой.

#1 Вы погружаетесь в детали. Погружение в детали имеющейся информации – зачастую напрасная трата времени. Люди часто опасаются, что упустят из виду что-то важное, если не просмотрят все доступные источники. Не поддавайтесь соблазну изучать всю информацию, которая появляется на экране вашего компьютера или попадает на ваш рабочий стол.

#2 Вы не расставляете приоритеты. Определение степени значимости полученной информации позволит вам экономить целые часы, и к тому же вы вполне можете делегировать часть работы по ее обработке одному из членов своей команды, пояснив, на чем следует сосредоточиться и что бы вы хотели получить.

Не забудьте дать своему коллеге четкие указания и назначить срок выполнения, но постарайтесь при этом не усугублять его информационную перегрузку!

#3 Вы никогда не «отключаетесь». Неумение «отключиться» от информационного потока может обусловить чрезмерное напряжение и пере­утомление. У вас может повыситься кровяное давление, ухудшатся мыслительные способности, вы можете полностью исчерпать свой запас терпения.

Подобно тому как организму необходим отдых, в нем нуждается и разум - и не только во время сна. Практика показывает, что применение таких методик, как медитация или йога, укрепляет здоровье, улучшает память и стимулирует творческие способности, а также способствует повышению продуктивности и улучшению самочувствия.

Если же эти методики вас не привлекают, попробуйте другие расслабляющие занятия, как то слушание музыки, чтение или легкие физические упражнения. Полезно все, что дает возможность разуму немного отдохнуть.

Таким образом, информационная перегрузка — довольно серьезная проблема, распространенная в самых разных областях жизнедеятельности человека. Чтобы поддерживать высокую работоспособность, она требует пристального внимания, дисциплины и последовательно применяемых мероприятий.

Если сверхвозбуждение на сенсорном уровне увеличи­вает искажение, с которым мы воспринимаем реальность, то когнитивное (на уровне сознания) сверхвозбуждение со­здает помехи нашей способности «думать». Одни люди реа­гируют на новость непроизвольно, другие сначала осознают и обдумывают ее, и это зависит от способности впитывать, обрабатывать, оценивать и хранить информацию 10 .

Рациональное поведение, как правило, зависит от не­прерывного поступления потока данных от окружающей среды. Оно зависит от возможности индивида предсказать более или менее точно и честно последствия своих собствен­ных действий. Индивид должен быть способен предвидеть, как будет реагировать окружающая среда на его действия. Поэтому здравый ум как таковой строится на этой челове­ческой способности предвидеть свое непосредственное лич-

ное будущее, основываясь на информации из окружающей среды.

Однако когда индивид окунулся в быстро и хаотично меняющуюся ситуацию или в напичканную новостями сре­ду, точность его предвидения стремительно падает. Он не может больше делать разумные корректирующие оценки, от которых и зависит рациональное поведение.

Для того чтобы компенсировать это, чтобы поднять точ­ность своего предвидения до нормального уровня, человек должен схватывать и далее получать гораздо больше инфор­мации, чем до того. Он должен это делать с экстремально большой скоростью. Короче, чем быстрее возникают изме­нения и новизна в окружающей среде, тем в большей ин­формации нуждается индивид, чтобы наиболее эффективно реагировать и принимать рациональные решения.

Однако есть пределы восприятия сенсорной информа­ции, есть генетический ограничитель нашей способности перерабатывать информацию. Говоря словами психолога Джорджа Миллера из Рокфеллеровского университета, это «строгие ограничения на количество информации, которое мы в состоянии принять, обработать и запомнить». Класси­фицируя информацию, реферируя и «кодируя» различны­ми способами, мы в состоянии расширить эти пределы до тех пор, пока не получим веские основания считать, что наши возможности исчерпаны".

Для того чтобы обнаружить и измерить эти внешние пределы, психологи и специалисты в теории информации используют методы тестирования того, что они называют «пропускной способностью каналов» человеческого орга­низма. Для того чтобы осуществить эти эксперименты, они рассматривают человека в качестве «канала»*. Информация входит в него извне. Она воспринимается и перерабатыва­ется, затем «выходит» в виде поступка, основанного на при­нятом решении. Скорость и точность переработки человеком информации может быть измерена сравнением скорости подачи входной информации со скоростью и точностью выходной информации**.

* по которому проходит информация. - Примеч. пер.

** или выходных действий. - Примеч. пер.

Информация определяется и измеряется в особых еди­ницах, называемых бит*. Теперь эксперименты устанавли­вают скорость обработки информации, включая широкий круг заданий: чтение, печатание на машинке, игра на пиа­нино, чтобы создать числовые шкалы или вычислительное устройство. И поскольку исследователи расходятся в мне­ниях относительно точности получаемых данных, они строго договариваются о двух основных принципах: во-первых, что человек имеет ограниченную «пропускную способность»; во-вторых, что переполнение системы приводит к серьезным нарушениям в поведении.

Представим себе, например, рабочего сборочного кон­вейера на фабрике, производящей детские кубики. Его ра­бота - нажимать на кнопку всякий раз, когда красный кубик проходит перед ним по ленте конвейера. Пока лента кон­вейера движется с умеренной скоростью, у него не возни­кает серьезных трудностей. Его деятельность проходит со стопроцентной точностью. Мы знаем, что, если скорость слишком мала, его сознание будет рассеиваться, мысли блуж­дать и его деятельность будет ухудшаться. Мы также знаем, что, если лента движется слишком быстро, он будет рабо­тать неуверенно, пропускать моменты нажатия кнопки, пу­таться, возрастет несогласованность его действий и работы конвейера. Он станет напряженным и раздражительным. Он может даже ударить по машине - от полного бессилия. В конце концов он откажется участвовать в тестировании.

В этом случае требования к информации просты, но картина подходит и для более сложного испытания. Пусть теперь кубики, идущие по ленте конвейера, разноцветные. Рабочему полагается нажимать кнопку только тогда, когда появляется определенное сочетание цветов - ну, скажем, за желтым кубиком следуют два красных и один зеленый. В этом задании он должен получать и обрабатывать гораздо

* Бит есть величина информации, необходимая для того, чтобы сделать выбор между двумя равносильными (т. е. равно­вероятными. - Примеч. пер.) решениями типа альтернативы. Количество битов, на которое должно превышать выбираемое решение, удваивается.

больше информации, перед тем как решить, нажимать ли ему на кнопку. Все остальное остается прежним, и у него будут такие же трудности, возрастающие по мере ускоре­ния движения линии конвейера.

В еще более усложненном задании мы не только ставим рабочего в зависимость от количества данных, которые он должен переработать, перед тем как решить, нажимать ли ему кнопку, но мы заставляем его решать, какую из не­скольких кнопок ему нажать. Мы также меняем число на­жатий на каждую кнопку. Теперь его задание выглядит так: для набора цветов желтый-красный-красный-зеленый на­жми на кнопку номер 2 один раз; для набора зеленый-голубой-желтый-зеленый нажми на кнопку номер 6 три раза; и т. д. Такие задания требуют от рабочего обрабаты­вать большое количество информации, чтобы выполнить данное ему задание. Изменение скорости конвейера в этом случае сразу сведет на нет точность его работы 12 .

Подобные эксперименты были проведены для того, что­бы оценить влияние дополнительной степени сложности задания на поведение исполнителя. Тесты усложнялись, они включали световые вспышки, музыкальные звуки, письма, символы, разговоры и широкий круг других раздражителей. Испытуемых просили постукивать пальцами по столу, го­ворить отдельные фразы, решать головоломки, а также вы­полнять набор других заданий - это приводило их к полной неспособности что-либо делать.

Результаты недвусмысленно показали, что, независимо от характера задания, существует скорость предъявления, превысив которую, задание выполнить нельзя - и не про­сто из-за неадекватности мышечного усилия, отсутствия проворства, ловкости. Предел скорости чаще навязывался сознанием, а не мышечными ограничениями. Эти экспери­менты обнаружили также, что чем больше времени дава­лось испытуемому на выбор решения и доведение дела до конца, тем больше альтернативных линий поведения ему открывалось.

Ясно, что эти открытия могут помочь нам понять изве­стные формы психологических и даже психических рас-

стройств. Руководители озабочены требованиями быстро­го, непрерывного и комплексного принятия решений; люди завалены информацией, фактами и все время подвергаются тестированию; домохозяйки противостоят орущим детям, резким телефонным звонкам, сломанным стиральным ма­шинам, воплям рока из комнаты подростков и жалобному вою телевизора из маленькой гостиной. Способность лю­дей думать и действовать существенно ослаблена воздей­ствием, наплывом информации, сокрушающей их органы чувств. И более чем вероятно, что некоторые симптомы, отмеченные у солдат, попавших в состояние стресса во вре­мя сражения, у жертв стихийных бедствий и у путешествен­ников, испытавших культурный шок, родственны этому типу информационной перегрузки.

Один из пионеров изучения информатики, д-р Джеймс Г. Миллер, директор института исследования душевного здоровья при Мичиганском университете, решительно зая­вил, что «насыщение человека информацией в количествах, больших чем он в состоянии переработать... ведет к срыву». Он заявил, что уверен в том, что информационная пере­грузка может быть причиной различных форм душевных заболеваний 13 .

Например, одна из поразительных черт шизофрении - «неточная ассоциативная реакция». Идеи и слова, которые должны быть связаны по аналогии в мозгу субъекта, не со­единяются, и наоборот, соединяются те, которые у нормаль­ных людей совершенно не ассоциируются друг с другом. Шизофреник стремится думать в случайных или чересчур субъективных категориях. Если дать набор различных фи­гур - треугольников, кубов, конусов и т. п., - нормальный человек разберет их, исходя из их геометрических свойств. Шизофреник, которого попросят классифицировать их, скорее всего скажет: «Это все солдаты» или «Они все наво­дят на меня уныние».

В книге «Беспорядки в информации» Миллер описыва­ет эксперименты, в которых использовались тесты на ассо­циации слов, позволившие сравнить нормальных людей и шизофреников. Нормальные испытуемые были разбиты на

две группы, у них просили найти ассоциации различных слов с другими словами или понятиями. Одна группа ра­ботала в своем естественном ритме. Вторая работала под давлением ограничения по времени, т.е. в условиях убыст­ряющегося поступления информации. Испытуемые, нахо­дящиеся в условиях ограничения времени, выдали реакции, более похожие на реакции шизофреников, чем на реак­ции нормальных испытуемых, работавших в собственном ритме 14 .

Аналогичные эксперименты, проводившиеся психоло­гами Г. Уздански и Л. Чапменом, сделали возможным бо­лее тонкий анализ типов ошибок, которые совершали испытуемые, работавшие под давлением ограничения вре­мени и высокой скорости предъявления информации. Они тоже заключили, что возрастание скорости реакции среди нормальных людей дает ошибки того же характера, что и ошибки, характерные для шизофреников.

«Можно предположить одно, - заключает Миллер, - ...что шизофрения (как все еще непознанный процесс, воз­можно, связанный с дефектом метаболизма, который уси­ливает нервный «шум») снижает пропускную способность каналов, что включает в себя и обработку познавательной информации. Шизофреники, таким образом... испытывают трудности при получении информации, входящей с обыч­ными скоростями, точно так же как нормальные люди ис­пытывают трудности при получении информации с увеличенными скоростями. В результате шизофреники при обычных скоростях поступления информации делают та­кие же ошибки, какие делают нормальные люди при уско­ренных темпах поступления информации».

Короче, Миллер доказывает, что механизм человечес­кого поведения ломается под действием перегрузки инфор­мацией, что может быть связано с психопатологией, а это мы еще не начинали изучать. Но уже сейчас, не понимая ее потенциального влияния, мы увеличиваем скорости изме­нений в обществе. Мы давим на людей, заставляя их адап­тироваться к новым ритмам жизни, сталкиваться с новыми

ситуациями и справляться с ними за все более короткое время. Мы заставляем их выбирать быстро меняющиеся предметы. Другими словами, мы побуждаем их обрабаты­вать информацию с гораздо большей скоростью и в более быстром ритме, чем в медленно меняющихся обществах. Поэтому можно не сомневаться, что мы подвергаем по мень­шей мере некоторых из них перевозбуждению сознания. Какие последствия это будет иметь для душевного здоровья людей в технически развитых обществах - еще надо опре­делить.