Служител изпрати работни файлове на личен имейл и той беше уволнен за това. Относно архивирането на информация в организация
Тамара Воротинцева - директор по развитието на учебната компания "БИЗНЕС ПАРТНЬОР" (Москва). Практикуващ бизнес треньор, автор на книгата „Изграждане на система за обучение на персонал“ и публикации в бизнес издания в Русия, Казахстан и Украйна. Създател на онлайн бюлетина: “ Кореспонденция по имейлв бизнеса" на сървъра subscribe.ru! Книгата е практическо ръководствоза бизнесмени, които водят активна кореспонденция с клиенти и партньори. Той представя инструменти, които ще помогнат за ефективната, оптимална по време и резултати електронната комуникация и максимално съобразена с нормите и правилата, приети в съвременната бизнес общност. Авторът дава практически съвети, илюстрира наблюденията си със случаи от реалния живот и дава аргументирани заключения. Текстът на книгата е богат на разпознаваеми примери от реални бизнес кореспонденция. Авторът споделя своите наблюдения, техники и „трикове“, които могат значително да повлияят на ефективността и ефикасността на бизнес имейла. Ако сте делови човек и за вас е важно да пишете бързо, кратко, компетентно, в съответствие с правилата на добрия бизнес тон, тази книга ще стане ваш надежден помощник.
книга:
Когато работите с полетата To, Cc и Bcc, не забравяйте, че това е важна част от имейла, която засяга по-нататъшни действияучастници в кореспонденцията.
„На кого“ („Това“).Това поле съдържа адреса на получателя, до когото е директно адресирано писмото и съдържащата се в него информация. Авторът на писмото очаква отговор от основния получател. Ако в това поле са поставени двама получатели, тогава авторът на писмото чака отговор от всеки или някои от тях (имайте това предвид, ако името ви е в списъка с получатели). В същото време (ако вие сте подателят), имайте предвид, че не е много препоръчително да включвате повече от един адресат в полето „До“ („До“). Писмо, изпратено до няколко получатели, може да не получи нито един отговор, тъй като всеки ще мисли, че другият ще отговори.
Ако писмото е адресирано до вас, но съдържа копия на други получатели, не забравяйте да използвате бутона „Отговор на ВСИЧКИ“, когато отговаряте! Това ще ви позволи да поддържате кръга от получатели, посочени от инициатора на кореспонденцията.
„Копиране“ („Cs“). INВ това поле поставете адресите на получателите, които според вас трябва да знаят за кореспонденция по този въпрос. Тези получатели получават информация само „за ваша информация“. Получателят на CC обикновено не трябва да отговаря на писмото, но може да го направи, ако е необходимо.
МОЛЯ, ОБЪРНЕТЕ ВНИМАНИЕ. ТОВА Е ВАЖНО!
Ако името ви е в полето „Cc“ („CC“), тогава, когато влизате в кореспонденция, не забравяйте, че има ситуации, когато е изключително важно да бъдете учтиви. Използвайте фразите: „Позволете ми да се присъединя към дискусията“ или „Позволете ми да се присъединя към вашия диалог“ или „Позволете ми да изразя мнението си“.
„Скрито копие“ („Bcc“).Това поле е забранено за използване в някои компании, тъй като е инструмент, който противоречи на етичните стандарти за комуникация. Целта на това поле е да покани получателя да стане „таен свидетел“.
Ако вашата бизнес практика е да използвате това поле в работата си, помислете за следното. Получателят се намира в " скрито копие“, остава невидим за основния получател и получателите в копието. Понякога е полезно изпращачът и „тайният получател“ да имат предварителна договореност (или последваща информираност) за причината и целта на този метод на информация.
МОЛЯ, ОБЪРНЕТЕ ВНИМАНИЕ. ТОВА Е ВАЖНО!
„Скритият“ получател абсолютно не трябва да влиза в кореспонденция от това поле.
Днес съдилищата често приемат електронната кореспонденция като писмено доказателство. За да стане това обаче, той трябва да има законова сила. Междувременно все още не са разработени ясни и единни правила и методи за определяне на легитимността на виртуалната кореспонденция, което води до голям брой проблеми.
Нека да разгледаме няколко начина да направите имейлите да изглеждат юридическа сила.
Отдавна отминаха дните, когато единственото средство за комуникация бяха писмата, написани на хартия. Развитието на икономическите отношения между икономическите субекти вече не е възможно без използването на информационни технологии. Това е особено вярно, когато контрагентите се намират в различни градове или дори държави.
Комуникацията чрез електронна комуникация помага за намаляване на материалните разходи и също така позволява възможно най-скороизработват обща позиция по конкретни въпроси.
Този напредък обаче не трябва да се разглежда само от гледна точка на положителна страна. Често възникват различни спорове между субектите на икономическите отношения, те се обръщат към съда. Съдът се произнася въз основа на преценка на представените от страните доказателства.
Същевременно се анализират относимостта, допустимостта, достоверността на всяко доказателство поотделно, както и достатъчността и взаимосвързаността на доказателствата в тяхната съвкупност. Това правилозалегнали както в Арбитражния процесуален кодекс на Руската федерация (клауза 2 на член 71), така и в Гражданския процесуален кодекс на Руската федерация (клауза 3 на член 67). В процеса на определяне на допустимостта и достоверността на представените доказателства съдът често задава въпроси, чието разрешаване значително влияе върху изхода на делото.
Използване електронен документооборотВ отношенията между икономическите субекти се регулира от нормите на Гражданския кодекс на Руската федерация. По-специално, в параграф 2 на чл. 434 посочено: споразумение в писменоможе да се сключи чрез обмен на документи чрез електронна комуникация, което дава възможност надеждно да се установи, че документът идва от страна по договора.
В съответствие с параграф 1 на чл. 71 от Гражданския процесуален кодекс на Руската федерация и параграф 1 от чл. 75 от Арбитражния процесуален кодекс на Руската федерация, писмено доказателство е делова кореспонденция, съдържаща информация за обстоятелства, които са от значение за разглеждането и разрешаването на делото, оформена във формата цифров записи получени чрез електронна комуникация.
За използване електронни документиПри съдебно производство трябва да бъдат изпълнени две условия. Първо, както вече беше посочено, те трябва да имат правна сила. Второ, документът трябва да бъде четим, тоест трябва да съдържа информация, която е общо разбираема и достъпна за възприемане.
Това изискване произтича от общи правиласъдебни процедури, които предполагат непосредственото възприемане от съдиите на информация от източници на доказателства.
Често съдът отказва да го включи като доказателство в материалите по делото. имейл кореспонденция, което не отговаря на горните условия, и впоследствие вземе решение, което не удовлетворява законните изисквания на заинтересованото лице.
Нека разгледаме основните начини за легитимиране на електронната кореспонденция преди и след началото на производството.
Работа с нотариус
Ако производството все още не е започнало, тогава за да придадете на електронната кореспонденция правна сила, трябва да включите нотариус. В параграф 1 на чл. 102 от Основите на законодателството за нотариусите (Основи) гласи, че по искане на заинтересовани страни нотариусът предоставя доказателства, необходими в съда или административен орган, ако има причини да се смята, че предоставянето на доказателства впоследствие ще стане невъзможно или трудно. А в параграф 1 на чл. 103 от Основите предвижда, че за обезпечаване на доказателства нотариусът извършва оглед на писмени и веществени доказателства.
Съгласно ал.2 на чл. 102 По принцип нотариусът не предоставя доказателства по дело, което към момента, в който заинтересованите страни се свързват с него, се разглежда от съд или административен орган. В противен случай съдилищата признават нотариално заверената електронна кореспонденция като неприемливо доказателство (Решение на Девети ААС от 11 март 2010 г. № 09АП-656/2010-ГК).
Струва си да припомним, че въз основа на част 4 от чл. 103 Основи предоставянето на доказателства без уведомяване на една от страните и заинтересованите лица се извършва само в неотложни случаи.
За оглед на доказателствата се съставя протокол, в който освен подробно описаниеДействията на нотариуса трябва да съдържат и информация за датата и мястото на проверката, нотариуса, който извършва проверката, заинтересованите страни, участващи в нея, както и изброяване на обстоятелствата, открити по време на проверката. Самите имейли се разпечатват и завеждат с протокол, който се подписва от лицата, участващи в проверката, от нотариус и се подпечатва с неговия печат. По силата на Определението на Върховния арбитражен съд на Руската федерация от 23 април 2010 г. № VAS-4481/10 нотариално завереният протокол за проверка на електронна пощенска кутия се признава за подходящо доказателство.
В момента не всички нотариуси предоставят услуги за заверка на имейли, а цената им е доста висока. Например: един от нотариусите в Москва таксува 2 хиляди рубли за една страница от описателната част на протокола.
Лице, което се интересува от предоставяне на доказателства, се обръща към нотариус със съответно заявление. Трябва да посочи:
- доказателства, които трябва да бъдат обезпечени;
- обстоятелствата, които се подкрепят от тези доказателства;
- основанията, за които се изискват доказателства;
- липса на дело в съдебно производство към момента на контакт с нотариус обща компетентност, арбитражен съд или административен орган.
Нотариусите извършват оглед на съдържанието имейл кутияили дистанционно, тоест използват отдалечен достъпкъм пощенски сървър (това може да е сървър на доставчик, предоставящ електронна съобщителна услуга по договор; пощенски сървър на регистратор на имена на домейни или безплатен пощенски сървър в Интернет), или директно от компютъра на заинтересованата страна, на който е инсталирана програма за електронна поща ( Microsoft Outlook, Netscape Messenger и др.).
При дистанционна проверка, освен заявлението, нотариусът може да се нуждае от разрешение от регистратора на домейни или интернет доставчика. Всичко зависи от това кой точно поддържа работата на пощенски кутии или сървър за електронна поща по договор.
Удостоверение от доставчика
Решения на Деветия AAS от 06.04.2009 г. № 09AP-3703/2009-AK, от 27.04.2009 г. № 09AP-5209/2009, FAS MO от 13.05.2010 г. № KG-A41/4138 -10 предвиждат, че съдилищата също признават допустимостта на електронната кореспонденция, ако тя е сертифицирана от доставчика на интернет услуги или регистратора на имена на домейни, които отговарят за управлението пощенски сървър.
Доставчикът или регистраторът на имена на домейни удостоверява електронна кореспонденция по искане на заинтересована страна само ако управлява пощенския сървър и това право е посочено в договора за услуга.
Обемът на електронната кореспонденция обаче може да бъде доста голям, което от своя страна може да усложни процеса на предоставяне на документи на хартиен носител. В тази връзка понякога съдът разрешава предоставянето на електронна кореспонденция на електронни медии. Така Арбитражният съд на Московска област, вземайки решение от 1 август 2008 г. по дело № A41-2326/08, се позовава на допустимостта на електронната кореспонденция, предоставена на съда на четири компактдиска.
Но при разглеждане на делото във въззивната инстанция Десети ААС със свое определение от 10.09.2008 г. по дело № А41-2326/08 признава позоваването на електронна кореспонденция за неоснователно и отменя решението на съда на първо ос. инстанция, като се посочва, че заинтересованото лице не е представило документи, предвидени в сключения между страните договор.
По този начин имейлите, свързани с предмета на спора, трябва да бъдат представени в съда в писмен вид, а всички останали документи могат да бъдат представени на електронен носител.
Потвърждаването на съдържанието на писмата чрез позоваване на тях в последваща хартиена кореспонденция ще помогне да се докажат фактите, посочени във виртуалната кореспонденция. Използването на други писмени доказателства е отразено в Решение на ІХ ААС от 20.12.2010 г. № 09АП-27221/2010-ГК. Междувременно съдът, когато разглежда делото и оценява доказателствата, предоставени от страните, има право да не счита за допустима кореспонденция на хартиен носител с връзки към електронна кореспонденция.
Той само го взема предвид и взема решение въз основа на цялостен анализ на всички представени доказателства.
Потърсете помощ от експерт
Ако производството вече е започнало, тогава за да се придаде законна сила на електронната кореспонденция е необходимо да се упражни правото да се привлече експерт. В параграф 1 на чл. 82 от Арбитражния процесуален кодекс на Руската федерация предвижда, че за да се изяснят въпроси, възникващи по време на разглеждането на делото, които изискват специални знания, арбитражният съд назначава проверка по искане на лице, участващо в делото, или със съгласието на лицата, участващи в него.
Ако назначаването на преглед е предписано от закон или договор или се изисква за проверка на заявление за фалшифициране на представените доказателства, или ако е необходим допълнителен или повторен преглед, арбитражният съд може да назначи преглед по своя инициатива. Назначаването на експертиза за проверка на представените доказателства е предвидено и в чл. 79 от Гражданския процесуален кодекс на Руската федерация.
В искането за назначаване на съдебномедицинска експертиза е необходимо да се посочи организацията и конкретните експерти, които ще извършат експертизата, както и кръгът от въпроси, за които заинтересованата страна е решила да се обърне към съда за назначаване на експертиза . Освен това трябва да се предостави информация за цената и графика на такъв преглед и пълната сума за плащането трябва да бъде депозирана в съда. Привлеченото вещо лице трябва да отговаря на изискванията, установени за него в чл. 13 Федерален закон„За държавната криминалистична дейност в Руската федерация“.
Потвърждава се прилагането към материалите по делото като доказателство за експертно заключение за автентичността на електронната кореспонденция съдебна практика(Решение на Московския арбитражен съд от 21 август 2009 г. по дело № A40-13210/09-110-153; Решение на Федералната антимонополна служба на Московска област от 20 януари 2010 г. № KG-A40/14271-09 ).
Въз основа на договора
В параграф 3 на чл. 75 от Арбитражния процесуален кодекс на Руската федерация отбелязва, че документите, получени чрез електронна комуникация, се признават за писмени доказателства, ако това е посочено в споразумението между страните. Съответно е необходимо да се посочи, че страните признават еднаква правна сила на кореспонденцията и документите, получени по факс, интернет и други начини, като оригиналите. електронни методикомуникации. В този случай в споразумението трябва да се посочи имейл адресът, от който ще се изпраща електронна кореспонденция, и информация за упълномощеното лице, упълномощено да я води.
Договорът трябва да предвижда, че посоченият имейл адрес се използва от страните не само за работна кореспонденция, но и за прехвърляне на резултатите от работата, което се потвърждава от позицията на FAS MO в Резолюция № KG-A40/12090-08 от 12 януари 2009 г. Постановлението на девети AAS от 24 декември 2010 г. № 09AP-31261/2010-GK подчертава, че договорът трябва да предвижда възможността за използване на електронна поща за одобрение техническо заданиеи предявяване на рекламации относно качеството на предоставените услуги и извършената работа.
Освен това страните могат да предвидят в споразумението, че известията и съобщенията, изпратени от имейл, се разпознават от тях, но трябва да бъдат допълнително потвърдени в определен срок с куриер или с препоръчана поща(Резолюция на Тринадесети AAS от 25 април 2008 г. № A56-42419/2007).
Обобщавайки, можем да кажем, че днес съществува практика съдилищата да използват електронната кореспонденция като писмено доказателство. Въпреки това, като се вземат предвид изискванията на процесуалното законодателство по отношение на допустимостта и надеждността на доказателствата, виртуалната кореспонденция се взема предвид от съда само ако има правна сила.
В тази връзка възниква голям бройпроблеми, защото единна методологияДефиницията на легитимността на електронната кореспонденция все още не е формирана. Правото на заинтересована страна да се свърже с нотариус, за да осигури доказателства, е закрепено, но няма нормативен акт на Министерството на правосъдието на Руската федерация, който да регулира процедурата за предоставяне на такива услуги от нотариуси. В резултат на това липсва единен подход за определяне на тяхната стойност и формиране на ясен механизъм за реализиране на това право.
Има няколко начина за придаване на законна сила на електронната кореспонденция, за да бъде представена като доказателство в съда: осигуряване на електронна кореспонденция от нотариус, заверка от интернет доставчик, чрез позоваване на имейли в по-нататъшна хартиена кореспонденция, както и потвърждаване на тяхната автентичност чрез криминалистика преглед.
Компетентен подход към своевременно осигуряванеелектронната кореспонденция като писмено доказателство ще позволи на бизнес субектите да възстановят напълно нарушените си права при разрешаване на спорове.
Повечето компании разбират важността на създаването на резервни копия. Но проблемът е, че не много компании имат представа каква трябва да бъде стратегията за архивиране на данни. В резултат на това те губят информация, клиенти и следователно пари. Още през 2014 г. експерти съобщиха, че фирмите губят около 1,7 трилиона долара годишно поради безвъзвратни загуби на ценни данни, които по някаква причина не са архивирани. Сега тази цифра се е увеличила, тъй като един час принудителен престой на център за данни струва на оператора $50 000 - $80 000 преди две години един час престой доведе до загуби от $40 000 - $60 000.
Всяка година тази сума нараства, тъй като стойността на данните постепенно нараства. И не става въпрос само за информация - в края на краищата обикновеният престой на оборудването поради различни видове проблеми вреди на портфейла както на компанията, която притежава инфраструктурата, така и на нейните клиенти.
Само през първата половина на 2016 г. 554 милиона записа са били изгубени или откраднати в резултат на кибератаки. Най-честата цел на хакването е да се откраднат личните данни на потребителите. В Съединените щати най-атакуваната област беше здравеопазването. В същото време държавните органи през първата половина на 2016 г. загубиха максимално количестводанни (говорим за изгубени или откраднати данни).
Освен това за цялата 2015 г. 707,5 милиона записа са били изгубени или откраднати в резултат на кибератаки. Това обаче е по-малко от 2014 г., когато същата цифра беше 1,02 милиарда записа.
Сред причините за загуба на данни е неподготвеността на компаниите за критични събития (сривове в електрозахранването, физическа повреда на оборудването, хакване и кражба на данни, природни бедствия). Ако не се погрижите предварително за резервни копия, по-късно ще бъде непоносимо болезнено, мнозина са чували за това. Но, както се казва, „мишките плакаха, инжектираха се, но продължиха да ядат кактуса“. Нека да видим какви неочаквани случаи се случват внезапно до частично или пълно спиране на работата на телекомуникационните компании и техните подразделения. Тук не говорим за загуба на данни и архивиране, но тези ситуации ви карат да се чудите колко бързо един добре установен процес/функция на компанията може да се превърне в хаос. Въпреки планирането, неочаквани ситуации могат и определено ще възникнат, рано или късно.
Тъжна история за играчки
Една от най-сензационните истории преди беше загубата от служители на Pixar на голямо количество данни в ToyStory 2. Тогава един от служителите случайно изтри база данни със стотици важни елементианимации на герои, източници на самите герои и др. След като компанията реши да възстанови данните от бекъпа, се оказа, че бекъпът не работи повече от месец.Имаше заплаха, че цял месец работа (или дори повече) ще отиде на вятъра. Но след това се оказа, че един от ръководителите на проекта редовно изпраща всички данни на домашния си компютър, за да може да работи по проекта у дома. Само благодарение на това (и, трябва да се отбележи, това беше нарушение на корпоративните правила) данните бяха възстановени.
Ако данните не са налични на домашен сървър, тогава времето на проекта може да се забави и компанията да се окаже в много неприятна ситуация.
Авария, включваща център за данни
Ако говорим за внезапни събития, довели до загуба и повреда на данни, тогава няма как да не си припомним случая от 2007 г. Тогава Rackspace (който все още не беше толкова утвърден, колкото щеше да бъде години по-късно) срещна изненада. Джип се вряза в нейния център за данни. Шофьорът на този автомобил страда от диабет. По време на пътуването той губи съзнание, кракът му натиска педала за газ и колата, излитаща от пътното платно, се блъска с пълна скорост в обект, в който се намира центърът на енергийната инфраструктура на центъра за данни на компанията.Системата за допълнително захранване веднага заработи, но възникна проблем - основната охладителна система не стартира. Поради това оборудването бързо прегря, така че служителите на компанията решиха да изключат всичко, така че сървърите и другото оборудване да не се повредят.
В резултат на това центърът за данни престоя около пет часа, през които нищо не работеше. Тези пет часа струват на компанията 3,5 милиона долара.
... и още няколко тъжни IT истории
Срив в системата е трудно предвидим, което е логично. Сривове се случват дори и в най-надеждните системи, които разчитат на мощна инфраструктура. Но честотата на отказите може да бъде намалена, и то значително, чрез използване на резервни системи. В една надеждна инфраструктура всяка част от нея може (и трябва, на теория) да бъде излишна, включително захранване, охлаждане и т.н. Висококачествените центрове за данни използват дизайни N+1 и N+2, за да осигурят висока надеждност на системата. Изискванията за надеждност на инфраструктурата на центъра за данни нарастват, тъй като цената на принудителния престой нараства. Проблеми обаче все още се случват.Например през същата 2013 г. един от най-големите хостинг доставчици в света спря да работи. Центърът за данни на компанията, разположен в Юта, САЩ, имаше проблеми в резултат на хардуерен срив по време на превантивна работана сървъра. И това доведе до редица прекъсвания на оборудването в целия център за данни. В резултат на това огромно количествоуеб услуги и сайтове спряха да функционират за известно време. Този провал струва на хостинг доставчика значителна сума пари.
И то веднага след излизане на пазара игрова конзола Xbox Oneнатоварването на сървърите на компанията се е увеличило (и то много значително). Поради това започна да се проваля и облачна услуга Windows Azure. През целия ден се наблюдават проблеми с работата Xbox Live- данните понякога не се запазват, понякога не се зареждат, мултиплейърът в игрите не работи.
През 2015 г. известната компания Vtech, която произвежда играчки и електронни устройстваза деца. Тогава някой хакна сървърите на компанията и бяха откраднати 4,8 милиона записа от клиентската база данни. Освен това са откраднати данни за 200 000 деца (имената им са посочени от родителите при регистрацията).
Както се оказа, компанията не спазва много внимателно принципите информационна сигурност. Слаби пароли, слабо криптиране, малък брой резервни копия - всичко това доведе до големи проблеми. Vtech до известна степен загуби доверието на клиенти и инвеститори, които са недоволни от небрежността на служителите.
Още тази година стана известен още един случай на безотговорна работа. Ръководителят на малка хостинг компания, която е обслужвала около 1500 клиенти, се оказа отговорен за загубата на данни. Една натоварена вечер Марко Марсала изпълни командата rm -rf (foo)/(bar) на всички сървъри и променливите (foo)/(bar) не бяха зададени (по погрешка). В резултат на това всички данни бяха изтрити от всички сървъри.
По злощастно стечение на обстоятелствата към сървърите бяха монтирани дискове с резервни копия. Всички тези данни също бяха изтрити. Засегнатият собственик на компания попита други потребители дали е възможно да се възстанови информация след изпълнение на командата rm -rf (foo)/(bar). Ясно е, че другите потребители не са му казали нищо добро. В резултат на това невниманието доведе до факта, че бизнесът трябваше да бъде затворен (това беше съобщено от същата Марсала). Така че не е достатъчно да правите резервни копия; те също трябва да се съхраняват на сигурно място. В коментарите потребителите посочиха, че „Ако имате само едно резервно копие, нямате резервно копие“, което всъщност е вярно в повечето случаи.
И не само хората имат проблеми. малки фирми. Например, една от най-големите банки в света, Barclays, беше глобена с няколко милиона щатски долара преди няколко години. Причината е частична загуба на делова кореспонденция за 10 (!) години. Компанията загуби данни поради несъвършени системи за съхранение на данни. Техническа грешка- и писмата бяха изгубени.
И би било добре, ако само банките губят писма - в крайна сметка финансовите компании, въпреки че трябва да имат перфектна телекомуникационна инфраструктура, не са създатели на имейл услуги, като например Google. Да, да, тази компания също далеч не е идеална по отношение на съхраняването на потребителска информация. През 2011 г. Gmail пощенска услугаот Google, накара хиляди потребители да се тревожат.
Някои от тях, след като влязоха в акаунта си, не видяха никакви писма или контакти. След това беше повлиян от според Google, „само 0,08%“ от общ бройпотребители на услугата. Но по това време 193 милиона души са използвали Gmail и дори една стотна от процента от този брой е населението на малък град. Тогава един от клиентите на услугата се оплака от загубата на 17 000 писма - това беше цялата му дейност за цялото време.
Повечето от данните на компанията бяха върнати, защото Google поставя резервното копие на данни в челните редици на цялата работа на компанията. Но някои потребители все пак останаха с проблемни акаунти, плюс репутацията на Gmail пострада.
Причини за загуба на данни и архивиране в компаниите
Сред най често срещани причиникоито водят до загуба на данни и архивиране на данни, подчертаваме пет основни точки. Това е повреда на оператора, човешки фактор, софтуерна грешка, хардуерна грешка и проблеми с мрежовото оборудване.Срив на медиите
Това е една от най-честите причини за загуба на данни. Най-често този проблем възниква, ако медиите не се наблюдават и състоянието на такова оборудване не се проверява редовно. Неспазването на инструкциите на производителя или небрежното боравене с носителя може да доведе до повреда.Човешки фактор
Това е втората най-честа причина за отказ на системи за архивиране на данни, в резултат на което информацията или изобщо не се архивира, или самите архиви се изтриват. За да се избегне подобни проблеми, персоналът трябва да е квалифициран, необходими са ясни инструкции и планове, които трябва да се спазват.Софтуерна грешка
Това също е един от най-често срещаните проблеми. Актуализация на софтуера, смяна на една програма с друга, добавяне софтуерен модулв резервната система - има много причини за повредата. И колкото по-сложна е такава система, толкова по-голяма е вероятността от повреда.Хардуерна повреда
Подобно на предишния проблем, оборудването може да се повреди при подмяна на хардуерен модул, поради физическо остаряване на хардуерните системи или без видима причина.Мрежова грешка
Деформиран скрипт, грешка мрежово оборудване, някои проблеми със съвместимостта на протокола или десетки други причини могат да повлияят на напредъка на архивирането на данни.Частните лица не правят нищо по-добри компании(или може би дори по-лошо) по отношение на архивирането на вашите данни. Още през 2015 г. Backblaze проведе потребителско проучване, което установи, че само 39% от потребителите дори напълно архивират данните си всяка година. Само 8% от анкетираните правят това всеки ден.
Като заключение
Собствената телекомуникационна инфраструктура на компанията е сложна, скъпа и отнема много време. Разбира се, има моменти, когато просто не можете без собствен център за данни. Но в по-голямата част от случаите е по-лесно за една компания да използва готова инфраструктура, включително резервни системи, отколкото да внедри собствена система.Във всеки случай, за каквато и цел да се нуждаете от значителни изчислителна мощност, имаме услуга"
Архивиране или скрито копиране на всички входящи и изходящи корпоративни имейли автоматично създаванекопия на всяко съобщение, пристигащо от/до адреса, независимо от действията на получателя/подателя. Копирането обикновено се извършва в отделна пощенска кутия корпоративен домейн, докато заглавките From, To и тялото на съобщението остават същите. Ако е необходимо, е възможно да се разделят архивните потоци според определени критерии, например копиране на поща от служители на различни отдели на различни адреси.
За какви цели едно предприятие може да изисква архивиране на цялата кореспонденция в корпоративната поща?
Контрол върху действията на служителите
Най-популярната функция за архивиране на поща. Имайки достъп до копия на цялата кореспонденция на подчинени, мениджърът може по всяко време да възстанови например историята на кореспонденцията с клиент и да се увери колко отговорно служителят изпълнява задълженията си служебни задължения. Изпратен ли е отговор на писмото на клиента? Беше ли отговорът бърз (копията запазват оригиналната дата и час на съобщението)? Беше там имейлработник по същество и изчерпателно? И накрая, беше ли просто учтив към изпълнителя/клиента?
Особено полезно свойствокопирането в сянка е невъзможността на самия служител да влияе кои писма ще попаднат в архива и кои не – всичко се копира независимо от неговите желания или действия. Тоест, той може да изтрие „неудобното“ съобщение в своето пощенска кутияи изпразнете кошчето и дори форматирайте твърд дисквашия компютър, но съобщението в архива ще остане неприкосновено.
Контролът върху корпоративната кореспонденция на служителите може да се осъществява както от самия ръководител, така и от специалист от службата за сигурност на компанията (ако има такъв) или от всяко друго отговорно лице, в зависимост от конкретния случай.
Възможност за възстановяване на кореспонденция
Ако достъпът до пощата се осъществява чрез протокола POP3 и съобщенията се съхраняват на потребителски компютри, много вероятно е цялата кореспонденция да бъде загубена в случай на повреда твърд дискили инфекция с вирус. В този случай възстановяването от архива ще осигури бързо възобновяване на работната кореспонденция, клиентска база, бизнес процеса като цяло.
Архивиране на поща от правна гледна точка
За да се избегнат правни конфликти и евентуални претенции от страна на служителите, препоръчително е да се документира правото на работодателя да архивира, копира и допълнително обработва всички съобщения в корпоративната поща на служителя. Това може да стане чрез добавяне на съответна клауза към трудовия договор или, ако фирмата практикува подписване на допълнителен договор/задължение/споразумение за неразгласяване на търговска тайна, то в този документ. По този начин процесът на създаване и запазване на копие на всяко съобщение от кореспонденцията на служител ще придобие правно значим статус.
Техническо изпълнение на копиране на кореспонденция
Най-простият и по удобен начинархивирането може да се реализира от хостинг сайта на корпоративните пощенски услуги. Клиентът формулира условията, при които трябва да се създаде копие на определени (или всички) съобщения на определени (или всички) служители, а доставчикът на услугата, доставчикът на хостинг за поща, конфигурира съответното оборудване. За достъп до архива на кореспонденцията най-универсалният начин е да копирате съобщения в специално определена пощенска кутия.
Ако отговорният служител има достъп до тази пощенска кутия чрез IMAP протокол, можете да сортирате копия на съобщения в папки. Например йерархична структура:
- служител 1
- входящи
- изходящи
- служител 2
- входящи
- изходящи
- служител 3
- входящи
- изходящи
В повечето случаи това е повече от достатъчно. Потребителят на кутията за копиране трябва само да се увери, че тя не препълва и че квотите са ограничени за максимален обемзаети от съобщения или максималния им брой.
Заключение
Контролът върху корпоративната поща чрез архивиране (копиране в сянка) е мощно средство за защита срещу изтичане на търговски тайни, средство за наблюдение и оценка на работата на служителите, както и за създаване на резервно копиев случай на хардуерен или софтуерен срив. Трудно е да се надцени значението на корпоративната поща в бизнес процесите модерна компания, архивирането дава на мениджъра мощно средство за наблюдение на неговия поток.
Професионален хостинг доставчик на корпоративен имейл уебсайт от 2006 г., предоставящ на своите клиенти най-много широки възможностиза контролиране на потоците от поща.
При повторно публикуване на статия се изисква инсталиране на активна индексирана хипервръзка към източника - сайт сайт!