Zwroty przydatne w korespondencji biznesowej. Podstawowe zasady korespondencji biznesowej drogą elektroniczną

Lub chcesz zabezpieczyć się przed utratą danych, musisz wykonać kopię zapasową ważne pliki, aby później zawsze móc je przywrócić z kopii zapasowej. Dzisiaj opowiem Ci, jak ta procedura działa z wiadomościami na Androidzie.

Przetestowałem kilka darmowe aplikacje działający tę funkcję i zdecydowałem się na kopię zapasową i przywracanie SMS-ów. Zasadniczo analogi nie różnią się zbytnio, więc można z nich korzystać.

Jak tworzyć kopie zapasowe wiadomości na Androidzie

1. Otwórz aplikację i kliknij „Utwórz kopię zapasową”.

2. Pojawi się okno z ustawieniami kopii zapasowej. Tam możesz zmienić nazwę kopii zapasowej, włączyć/wyłączyć MMS, emotikony emoji i inne niestandardowe znaki, wybierz tylko niektóre okna dialogowe, a także prześlij kopię zapasową magazyn w chmurze lub wysłać e-mailem.

Aby móc korzystać z możliwości sieciowych, będziesz musiał zainstalować dodatek, do którego program Cię przekieruje.

3. Jeżeli zapiszesz kopię zapasową tylko w pamięci urządzenia, aplikacja zapyta, czy na pewno nie chcesz przesyłać kopii zapasowej do magazynu w chmurze. Kliknij „TAK”. Potem twoje kopia zapasowa zostanie uratowany.

Jak przywrócić wiadomości z kopii zapasowej

1. W menu głównym kliknij „Przywróć”.

2. Wybierz żądaną kopię zapasową (jeśli jest ich kilka).

3. Aplikacja poinformuje Cię, że aby przywrócić SMS-a, musisz ustawić go na domyślny. Aby to zrobić, kliknij „OK”.

4. Wyraź zgodę na zmianę aplikacji.

5. Następnie ponownie wybierz kopię zapasową. W wyświetlonym oknie możesz skonfigurować, które wiadomości mają zostać przywrócone. Możesz wykluczyć MMS-y i duplikaty, a także ustawić ograniczenie przywracania SMS-ów wysłanych nie później niż o określonym czasie.

Kliknij „OK”, a Twoja wiadomość SMS zostanie przywrócona. Nie zapomnij później wymienić go na stary.

Wszystkie podstawowe zasady opisane poniżej dotyczą przede wszystkim korespondencja biznesowa z partnerami, współpracownikami, klientami i wykonawcami. Ich zastosowanie w korespondencja osobista- prywatna sprawa każdego. Jednak przestrzeganie tych zasad w korespondencji osobistej spowoduje jedynie dobre wrażenie na Tobie.

Etyka w poczcie biznesowej

Jeśli nagle nie masz ochoty czytać dalej, ogranicz się przynajmniej do następujących podstawowych zasad:

• Odpowiadając użyj przycisku „Odpowiedz wszystkim”. Spowoduje to przesłanie wiadomości do odbiorców pierwszego e-maila, dzięki czemu Twoja odpowiedź nie umknie ich uwadze. Zdecydowanie zalecam ukrycie przycisku „Odpowiedz” w ustawieniach interfejsu. W razie potrzeby możesz ręcznie usunąć niechcianych odbiorców.
• Nie pozostawiaj pola Temat pustego. Osoby, z którymi korespondujesz, mogą otrzymywać setki e-maili dziennie i korzystają z tego pola, aby szybko ocenić znaczenie i treść e-maila.
• Cytuj listy. Nie zaczynaj odpowiedzi od nowego e-maila, kliknij „Odpowiedz wszystkim” na otrzymany e-mail i nie wyłączaj opcji cytowania podczas odpowiadania i przesyłania dalej w ustawieniach swojego klienta poczty e-mail.
• Z pełnym cytatem(jeśli odpowiedź dotyczy całego listu) wpisz treść odpowiedzi na POCZĄTKU listu, a nie na końcu, poniżej.

POWINNIŚMY KONTYNUOWAĆ?

Odbieranie listów

1. Otrzymane listy należy przeczytać. Jeśli otrzymałeś list, oznacza to, że ktoś go wysłał z jakiegoś powodu (oczywiście spam nie jest tutaj brany pod uwagę). Jeśli ktoś ma listy oznaczone jako nieprzeczytane i są starsze niż jeden dzień, to nie wie, jak pracować z pocztą. Można to jednak wybaczyć, jeśli:
   • osoba zmarła lub niespodziewanie zachorowała;
   • praca z pocztą nie należy do jego obowiązków służbowych (wtedy nie potrzebuje służbowego e-maila).
2. Jeśli nie jesteś menadżerem, sprawdzaj pocztę przynajmniej 2 razy dziennie: rano i po południu. Brak odpowiedzi na pytanie produkcyjne może opóźnić pracę innych osób i opóźnić rozwiązanie problemów.
3. Jeśli jesteś menedżerem, Twój dzień pracy powinien zaczynać się od uruchomienia klienta poczty e-mail, który działa przez cały dzień i automatycznie sprawdza Twoją pocztę. Skonfiguruj automatyczne dostarczanie/odbiór poczty co najmniej co 10 minut (najlepiej 1-3 minuty).
4. Otrzymałeś list. Jeśli jesteś bardzo zajęty, od razu oceń od kogo pochodzi, temat i przejrzyj go - dzięki temu szybko podejmiesz decyzję, czy list wymaga pilnej odpowiedzi, czy też może trochę poczekać.
5. Jeśli możesz, proszę o natychmiastową reakcję. To jest najprostsze i skuteczna metoda przesuwaj sprawy i unikaj zbierania poczty.
6. Jeśli rozumiesz, że nie możesz odpowiedzieć w ciągu 24 godzin, lepiej od razu napisać „odpowiem w ciągu kilku dni” lub przynajmniej „odpowiem trochę później”.

Pola „Do”, „DW”, „UDW”

1. Pamiętaj, że istnieją pola Do, CC i UDW. Twoje zależą od nich dalsze działania(i działania partnerów korespondencyjnych) po otrzymaniu pisma:
   • „Do” („Do”) – list i zawarte w nim informacje lub pytania kierowane są bezpośrednio do odbiorcy. Wysyłając pytanie oczekujesz odpowiedzi od adresata wskazanego w polu „Do”. Jeśli jesteś odbiorcą, to ty powinieneś odpowiedzieć.
   • „CC” („Kopia”) – odbiorcy występujący w kopiach otrzymują pismo „do wiadomości”, w celach informacyjnych lub są „zapraszani do składania zeznań”. Odbiorca kopii co do zasady nie powinien odpowiadać na list; Co więcej, za uprzejme uważa się, jeśli w razie potrzeby zaczniesz od wyrażenia „Przepraszam, że się wtrącam”.
   • „BCC” („Blind Copy”) to pole dla „intryg pałacowych”. Wskazując odbiorcę w tym polu, „w tajemnicy” wysyłasz do niego ten list: fakt, że list został wysłany do tej osoby, nie będzie znany głównemu odbiorcy ani osobom znajdującym się w kopiach. Używany również do masowe mailowanie dla Twojej książka adresowa wszyscy odbiorcy nie wiedzieli.
2. Odpowiadając użyj przycisku „Odpowiedz wszystkim”. Spowoduje to zapisanie kopii dla odbiorców pierwszego e-maila, dzięki czemu Twoja odpowiedź ich nie ominie.
3. NIE usuwaj osób dodanych przez Twojego korespondenta z kopii listu. Jeśli chcesz odpowiedzieć na coś osobistego, aby inni korespondenci nie otrzymali Twojej odpowiedzi, usuń z kopii wszystkich oprócz tego, który napisał list (tak, nigdy nie używamy przycisku „Odpowiedz”).
4. Jeżeli w otrzymanym piśmie w polu „Do” znajduje się więcej niż dwóch adresatów, oznacza to, że obaj korespondenci lub którykolwiek z nich muszą odpowiedzieć. Zastanów się, czy OBYDWIE powinni odpowiedzieć – jeśli list jest adresowany do Ciebie i kogoś innego, odpowiedz także (nawet jeśli będzie to odpowiedź typu „To pytanie zdecydowanie nie do mnie, niech odpowie taki a taki”).
5. Z kolei zdecydowanie NIE zaleca się umieszczania więcej niż jednego adresata w polu „Do”. Na list wysłany do dwóch nie otrzymasz odpowiedzi od żadnego, ponieważ każdy będzie myślał, że drugi odpowie. Nie wszyscy przeczytali ten artykuł.
6. Przekazywanie prywatnej korespondencji na listę mailingową bez zgody uczestników korespondencji jest nieetyczne!

Pole tematyczne

1. Nie zostawiaj tego pustego.
2. Temat listu powinien być krótki, ale odzwierciedlać główną treść i temat listu. Tytuły takie jak „Pytanie”, „Witam!” lub puste nagłówki wskazują, że jesteś początkującym, któremu brakuje podstawowych umiejętności pisania tekstów biznesowych.
3. Kiedy odpowiadasz na jeden z kilku e-maili za pomocą różne tematy, odpowiedz na właściwe. Odpowiedź na pismo w temacie „Spotkanie we wtorek 18 kwietnia” w sprawie spotkania oraz na pismo „Materiały do ​​druku” w sprawie materiałów do druku. Obejmuje to cytowanie wcześniejszej korespondencji (patrz sekcja Pisanie listów poniżej).
4. Jeśli chcesz wysyłać okresowo typ e-maila cotygodniowych raportach staraj się, aby nagłówek był stały, a przynajmniej jego część powinna być stała, aby odbiorca mógł ustawić automatyczne reguły sortowania takiej poczty.

Znaczenie pisania

1. Jeśli w piśmie znajdują się informacje o pilnych zmianach, treść umowy lub inne informacje, na które musisz zwrócić uwagę w pierwszej kolejności, użyj „wysokiego” znaczenia, dzięki temu list zostanie podświetlony w skrzynce odbiorczej.
2. Nie używaj „wysokiego” znaczenia na próżno - „hałaśliwi” ludzie są irytujący, bądź skromniejszy.
3. List osobisty do korespondenta biznesowego lub list od śmieszny obrazek lub oznacz łącze jako „niskie” znaczenie.

Pisanie listów (odpowiedzi)

1. Zacznij od powitania, jest grzeczne. „Witam, Grio!” wskazuje, że jesteś zbyt leniwy, aby wpisać imię i nazwisko danej osoby. Nawet po prostu „Andrey!” lub „Dzień dobry!” całkiem uprzejmy i wystarczający.
2. Rozmawiaj z tą osobą w tym samym języku. Dotyczy to nie tylko języka rosyjskiego/angielskiego, ale także formy tekstu. Jeśli otrzymasz oficjalny list, nieformalna odpowiedź na niego będzie wyrazem braku szacunku wobec respondenta i przejawem Twojej własnej niskiej kultury. Formalną odpowiedzią na nieformalny apel jest albo wezwanie do przestrzegania przepisów, albo jest to po prostu wymagane przez zasady korporacyjne.
3. Staraj się zawsze odpowiadać na ostatnią literę w łańcuchu korespondencji, a nie na jakąś pośrednią.
4. Ne ispolzuyte translit z wyjątkiem przypadków wysyłania listów w warunkach, w których trudno jest wpisać tekst w inny sposób (na przykład z telefonu komórkowego lub komputera bez rosyjskiego układu klawiatury).
5. Jeżeli twój klient poczty nie obsługuje języka rosyjskiego lub uszkadza kodowanie, to załącz tekst odpowiedzi jako załącznik.
6. List biznesowy powinien być precyzyjny, zwięzły i konkretny:
   • Dokładność — pamiętaj o podaniu dokładnych szczegółów, do których się odwołujesz (data i temat kolejnego e-maila, data spotkania, punkt porządku obrad, nazwa pliku, link do dokumentu online itp.).
   • Zwięzłość - niektórzy na trzech stronach przedstawiają to, co można napisać w trzech zdaniach. Ten, kto myśli jasno, mówi jasno i twój korespondent to widzi.
   • Specyfika - z listu powinno być jasne CZEGO DOKŁADNIE wymaga się od odbiorcy, jakich działań od niego oczekuje.
7. Korespondencja biznesowa nie jest miejscem ćwiczeń z gatunku epistolarnego i nie jest miejscem wyrażania emocji. W tym celu służą fora, czaty i inne środki elektronicznej komunikacji międzyludzkiej. Lakoniczny tekst biznesowy to nie suchość, ale oszczędność czasu i precyzja myślenia.
8. Jeśli list zawiera kilka pytań, tematów lub zadań, ustrukturyzuj je i podziel na akapity z numeracją lub bez. Ciągły „strumień myśli” jest trudny do odczytania i łatwo przeoczyć główny sens listu. Co więcej, niektórzy mają tendencję do natychmiastowego wyrzucania źle skonstruowanego listu do kosza (choć jest to prawdopodobnie ekstremizm).
9. Pamiętaj, że odpowiedź na prośbę lub zadanie brzmi „Zróbmy to!” niekompletny „Zrobimy to w takim a takim terminie”, „za tyle dni”, „po takim a takim wydarzeniu” to odpowiedzi bardziej zdecydowane i trafne.
10. Jeśli list zostanie sformułowany w taki sposób, że można na niego odpowiedzieć prostym „ok”, to odpowiedź najprawdopodobniej dotrze znacznie szybciej. Na przykład, jeśli istnieje kilka opcji wykonania, zaproponuj opcję domyślną.
11. Tekst nie może zawierać błędów. Ochepyatki nie są straszne, ale jeśli w każdej literze napiszesz i przeliterujesz słowo niepoprawnie, staje się to bardzo szybko zauważalne, a twoje „C” z minusem po rosyjsku staje się oczywiste (a także spekulacyjne dalsze wnioski na temat twojego poziom ogólny oświaty i kultury).
12. Staraj się nie używać formatowania HTML listu. Niestety ten format pisania listów jest domyślny w Outlooku, ale podczas korzystania z niego, zwłaszcza podczas cytowania (odpowiadania i przesyłania dalej), pojawia się wiele pytań.
13. Jeśli otrzymałeś list w formacie HTML, NIE zmieniaj go na zwykły tekst, ponieważ zakłóca to odbiór informacji przez nadawcę po otrzymaniu odpowiedzi. Im ważniejszy jest dla Ciebie Twój korespondent, tym ważniejsze jest utrzymanie odpowiedniego postrzegania go. Możesz użyć koloru, aby wyróżnić swoje odpowiedzi w cytatach HTML, lub możesz także użyć przycisku „Zmniejsz wcięcie” na panelu formatowanie HTML(choć są tam kapryśne niuanse).
14. Zacytuj treść oryginalnego listu. Jak myślisz, co to by oznaczało? Ja też nie wiem: Do: AIST to kreatywny ptak Temat: Re: Re: Re: Pytanie OK! Wasia
15. Nigdy nie edytuj cudzego tekstu, kiedy go cytujesz! Jest to rodzaj fałszerstwa listów.
16. Cytując w całości (jeśli odpowiedź dotyczy całego listu), treść odpowiedzi należy wpisać na POCZĄTKU listu, a nie na końcu.
17. Jeśli odpowiadasz punkt po punkcie, używając cytatu, oddziel cytat puste linie GÓRA I DÓŁ oraz użytkowanie Wielkie litery na początku zdań. Odpowiedzi spróbuj znaleźć tutaj: > proponujemy podmienić logo na to, które jest w zestawie, > ponieważ na tym bardzo kolorowym tle nie znalazłem logo w załączniku > popraw napis - zamiast „ryba” powinieneś napisać „niewolnik”! > w przeciwnym razie zostaniemy źle zrozumiani, napis został poprawiony, przepraszam > i ostatnia rzecz...

    W Microsoft Outlook Możesz określić, że dla wszystkich wysłanych wiadomości do innych list mailingowych lub użytkowników będzie wysyłany automatyczny BCC (UDW).

    Jednym ze scenariuszy, w których ta reguła jest przydatna, jest sytuacja, gdy wszyscy członkowie grupy odpowiadają na przychodzące wiadomości e-mail, takie jak Centrum pomoc techniczna. Gdy jeden członek grupy odpowie na wiadomość, pozostali członkowie grupy automatycznie otrzymają kopię odpowiedzi, dzięki czemu wszystkie wychodzące wiadomości będą aktualne.

    zasady klienta

    Utwórz regułę

    Teraz za każdym razem, gdy wysyłasz wiadomość, niezależnie od tego, czy jest to nowa wiadomość, przekazujesz ją dalej czy odpowiadasz, osoby lub grupy określone w regule zostaną automatycznie dodane jako odbiorcy kopii. Nazwy osób lub grup nie pojawiają się w wierszu DW tworzonej wiadomości, ale nazwy te będą widoczne dla wszystkich odbiorców wiadomości.

    Wyłącz regułę

    W widoku Poczta, na karcie dom naciśnij przycisk zasady > Zarządzaj regułami i alertami.

    Na karcie w sekcji Reguła

    Naciśnij przycisk OK.

    Zasady i alerty.

    Rada: Dowiedz się więcej o tym, jak szybko wyłączyć tę regułę dla indywidualne wiadomości, patrz następna sekcja („”).

    Użyj kategorii, aby wyłączyć automatyczne CC dla poszczególnych wiadomości

    Jeśli chcesz mieć możliwość wyłączenia automatycznego nowego reguł kopiowania na podstawie pojedynczej wiadomości bez konieczności poruszania się po oknie dialogowym zasady i alerty, możesz użyć funkcji kategorii w programie Outlook wraz z regułą.

    
    

    Rada:

    Najpierw musisz utworzyć regułę automatycznego wysyłania bcc(Cc) dla wszystkich wysłanych e-maili.

    Ta specyficzna zasada nazywa się zasady klienta. Reguły klienta działają tylko na komputerze, na którym zostały utworzone i działają tylko wtedy, gdy uruchomiony jest program Outlook. Jeśli chcesz wysłać wiadomość e-mail za pomocą konto e-mail na innym komputerze, reguła nie zostanie wykonana na tym komputerze i zostanie utworzona na tym komputerze. Tę samą regułę należy utworzyć na każdym komputerze, który planuje z niej korzystać.

    Utwórz regułę

    

    Teraz za każdym razem, gdy wysyłasz wiadomość, niezależnie od tego, czy jest to nowa wiadomość, przekazujesz ją dalej czy odpowiadasz, osoby lub listy dystrybucyjne określone w regule zostaną automatycznie dodane jako odbiorcy kopii. Nazwiska osób lub listy dystrybucyjne nie pojawiają się w wierszu DW tworzonej wiadomości, ale nazwy te będą widoczne dla każdego odbiorcy wiadomości.

    Wyłącz regułę

    Aby zapobiec automatycznemu wysyłaniu kopii, musisz najpierw wyłączyć regułę.

    W poczcie w menu Praca naciśnij przycisk Zasady i alerty.

    Na karcie Regulamin poczty elektronicznej W rozdziale Reguła odznacz pole odpowiadające utworzonej regule.

    Naciśnij przycisk OK.

    Teraz możesz wysłać wiadomość bez automatyczne wysyłanie kopie do innych osób lub na listy mailingowe. Reguła będzie nieaktywna do czasu jej ponownego włączenia w oknie dialogowym Zasady i alerty.

    Rada:

    Użyj kategorii, aby wyłączyć automatyczne CC dla poszczególnych wiadomości

    Jeśli chcesz wyłączyć nową automatyczną regułę Wyślij CC dla poszczególnych wiadomości bez wywoływania okna dialogowego Zasady i alerty, możesz ustawić regułę dla kategorii dostępnej w Outlook w biurze 2007.

    Zmień utworzoną wcześniej regułę, aby podczas dodawania określoną kategorię Reguła nie wysłała automatycznie kopii wiadomości.

    

    Jeśli chcesz wyłączyć regułę automatycznego kopiowania wiadomości, zastosuj do niej kategorię.

    Rada: Możesz użyć skrótu klawiaturowego, jeśli został on określony podczas tworzenia kategorii.

    Gdy wyślesz wiadomość, reguła automatycznego kopiowania nie będzie miała zastosowania.

    magik_roman w Pojęciu „kopii w ciemno”, uczeniu się, jak nie robić głupich rzeczy

    Co zaskakujące, wiele osób, gdy chcą wysłać e-mail do kilku osób na raz, po prostu wpisują adresy w polu „Do”, jest to normalne, gdy ten e-mail jest adresowany do Twoich kolegów lub znajomych, ale podczas wysyłania listów do grupy klientów, pokazujesz w ten sposób wszystkim adresy innych odbiorców, zasadniczo ujawniając swoją bazę adresową.

    Wszystko, co muszą zrobić Twoi klienci, to przesłać ten list konkurencji, a Twoje kontakty natychmiast wyciekną.

    To dziwne, ale wielu dalekich od głupich ludzi jest zaskoczonych, gdy dowiadują się, że jeśli chcesz wysłać list do wielu odbiorców, aby nie wiedzieli o sobie nawzajem, jest do tego pole „UDW”.

    Na przykład dla mail.ru będzie to wyglądać następująco:

    I tak jeszcze raz krótko:wskazał adresy w „do” - każdy może zobaczyć, do kogo wysłałeś listy, wskazane w „ślepej kopii” - każdy myśli, że list jest tylko dla niego.

    I każdy odbiorca otrzyma list tam, gdzie w polu „do” będzie tylko jego adres . W przypadku innych programów, jeśli nie możesz znaleźć miejsca BCC, poproś kogoś, aby Ci to pokazał. Kolejna mała uwaga, musisz podać jeden adres w polu „do”, większość programów lub serwery pocztowe Bez tego parametru nie będziesz mógł wysłać listu.

    I tak, jeśli chodzi o wysyłanie ofert, newsów do grupy swoich klientów – tutaj praktyka stosowania ukrytego kopiowania jest jasna, trzeba ukrywać swoją bazę adresową. Ciekawy punkt Wysyłając list do współpracowników, zaleca się postępować stosownie do sytuacji, np. wysłać list z prośbą o przesłanie sugestii (na przykład w celu poprawy obsługi klienta) i jeśli każdy z kolegów zobaczy, że inne osoby otrzymały ten sam list, wtedy najprawdopodobniej nie odpowie - zda się na innych, co oznacza, że ​​​​musisz skorzystać z ukrytej kopii. Jeśli to zlecenie zostanie zrealizowane, to np. wskazanie szefowi kolegi po prostu zdziała cuda, a Twoje zlecenie zostanie zrealizowane.

    Osobna sprawa z dostawcami. Z jednej strony wskazanie w kopii wszystkich odbiorców powinno pokazać dostawcy, że masz wybór i on powinien Ci to zaproponować dobre ceny. Z drugiej strony menadżer, który otrzymał Twój list, widząc, że został on wysłany nie tylko do niego, najprawdopodobniej potraktuje Twoją prośbę „chłodno”. Osobiście uważam, że w przypadku dostawców należy posługiwać się ukrytą kopią, przynajmniej w celu ochrony tajemnicy handlowej, ale raczej w celu dobrej relacji z menadżerem dostawcy.

    Możesz przeczytać niedawny przypadek pomyłki specjalisty, kiedy wszyscy odbiorcy widzieli innych odbiorców: Uderza wszystkich na tym czacie, byli tam naprawdę szanowani ludzie - dyrektorzy, ale i tak wielu otrzymało w odpowiedzi spam.

    Cóż, jak zawsze, dyskusja w komentarzach jest mile widziana.

    Nie ma mowy o biznesie bez korespondencji biznesowej. Nie ma znaczenia, czy piszesz w imieniu firmy, czy w imieniu swoim, jako indywidualnego przedsiębiorcy – korespondencja biznesowa zawsze będzie odgrywać rolę ważna rola. A raczej, jak przestrzegasz jego zasad. Twoi potencjalni partnerzy biznesowi lub klienci będą w dużej mierze oceniać Cię na podstawie sposobu, w jaki się z nimi komunikujesz. List biznesowy to, można powiedzieć, „twarz” biznesmena. A żeby nie stracić tej „twarzy”, warto znać złote zasady korespondencji biznesowej.

    Zasady korespondencji biznesowej drogą elektroniczną

    Od teraz e-mailem wykorzystywane są znacznie częściej niż zwykle, postanowiliśmy zwrócić uwagę na to, jak prawidłowo prowadzić korespondencję biznesową w Internecie. Oto kilka zaleceń, których przestrzeganie sprawi, że nie stracisz twarzy przed rozmówcą.

    Nazwa skrzynki pocztowej

    Pierwszą rzeczą, która rzuca się nam w oczy, gdy otwieramy nową wiadomość e-mail, jest adres, z którego została ona wysłana. Wiele osób nie docenia wagi tej chwili i wysyła listy służbowe ze swoich prywatnych konta pocztowe. Nie ma w tym nic złego, o ile adres e-mail zawiera wyłącznie Twoje imię i nazwisko w formacie czytelnym dla człowieka. Ale jeśli istnieją różne pseudonimy, takie jak „kissa1988” lub „pupsik-26”, wówczas wysyłanie listu biznesowego z takiego konta e-mail jest po prostu niedopuszczalne. Wyobraź sobie, jakie emocje będzie miał człowiek, gdy otrzyma propozycję biznesową od „dzieci” lub „kochanie”.

    Nie jest również mile widziany w korespondencji biznesowej adresy pocztowe, które zaczynają się od info@, inbox@ i tym podobnych. Takich adresów po prostu nie traktuje się poważnie i istnieje duże prawdopodobieństwo, że list w ogóle nie zostanie otwarty. Bardzo najlepsza opcja- ma na celu prowadzenie korespondencji handlowej z skrzynka pocztowa [e-mail chroniony], gdzie imię to Twoje imię i nazwisko, firma to nazwa firmy.

    Odbiorcy

    W korespondencji e-mailowej możliwe jest wysłanie listu do bezpośredniego adresata i skopiowanie go do innych odbiorców. Adresaci kopii pisma nie powinni na nie odpowiadać. Są niczym zaproszeni obserwatorzy. Dlatego przed wysłaniem listu ustal z góry, od kogo dokładnie chcesz otrzymać odpowiedź na list i odpowiednio ustal adresatów. Jeśli jednak to możliwe, nie wymieniaj wielu osób jako bezpośrednich odbiorców Twojego e-maila. Może się zdarzyć, że żaden z nich Ci nie odpowie, jeśli każdy w myślach zdecyduje się „przerzucić” tę odpowiedzialność na innego adresata.

    Jeśli sam znajdziesz się w kopii listu biznesowego, to, jak już rozumiesz, nadawca nie czeka na Twoją odpowiedź. Jeśli jednak zajdzie potrzeba udzielenia odpowiedzi konkretnie Tobie, możesz to zrobić, ale grzecznie będzie przeprosić na początku listu za „przeszkadzanie”.

    Formatowanie listu

    Oficjalny styl biznesowy. W korespondencji biznesowej stosuje się oczywiście formalny styl pisania. Styl ten charakteryzuje się brakiem opisowych przymiotników, zbędnych kwalifikacji i szczegółów. Tylko konkrety, jasność i logika. Po napisaniu listu biznesowego warto go ponownie przeczytać i usunąć wszystkie zwroty, które nie niosą ze sobą żadnego specjalnego znaczenia i nie zmieniają istoty tego, co zostało napisane. Dopiero gdy masz pewność, że wszystkie tego typu słowa i wyrażenia zostały usunięte, możesz powiedzieć, że zasada pisania listu biznesowego została zachowana.

    Alfabetyzacja. Stwierdzenie, że list biznesowy musi być napisany poprawnie i bez błędów, jest równoznaczne ze stwierdzeniem, że „bałwan musi być ze śniegu”. Nie można jednak ignorować tej zasady. Umiejętność czytania i pisania jest podstawowym elementem każdego pisma. Jest mało prawdopodobne, aby osoba pisząca list biznesowy zawierająca błędy ortograficzne była przez nikogo traktowana poważnie.

    Temat listu. Napisanie tego jest koniecznością. Ponadto staraj się pisać krótko, ale zwięźle – tak, aby już na pierwszy rzut oka odbiorca wiedział, czego będzie dotyczył list. Temat nigdy nie powinien składać się z jednego słowa. „Informacja”, „Pytanie” itp. – nieprawidłowe tematy listów biznesowych. „Propozycja firmy X” to właściwy temat. Jeśli informacje zawarte w Twoim liście są szczególnie ważne, możesz oznaczyć je specjalną flagą „ważne”, która jest dostępna w prawie wszystkich serwisach pocztowych.

    Czcionka. Tekst pisma musi być przede wszystkim czytelny. Dlatego użyj czcionki Arial lub Times New Roman, wybierz średni rozmiar (na przykład w poczcie mail.ru optymalny rozmiar czcionka – 3). Nie eksperymentuj z czcionkami i kolorami. Jest to niestosowne w korespondencji biznesowej. Nie używaj Duże litery, wykrzykniki i różne Specjalne symbole(w tym emotikony). Dozwolone jest jedynie zaznaczanie niektórych zwrotów kursywą lub pogrubione. Ale staraj się używać tego tylko wtedy, gdy jest to absolutnie konieczne.

    Aby ułatwić czytanie i lepsze przekazywanie pomysłów, możesz użyć podtytułów w całym tekście listu. Ale nie powinno być ich zbyt wiele - nie więcej niż 3-4.

    Jeden akapit listu nie powinien przekraczać 4 linijek tekstu. Kiedy czytamy bardzo długie akapity, tekst zaciera się i główna myśl może zostać utracona.

    Wszelkie wyliczenia i zestawienia należy sporządzać przy użyciu specjalnych markerów.

    Szablon korporacyjny. Byłoby wspaniale, gdybyś opracował szablon e-maila z marką w swoim korporacyjnym stylu. Wszystkie listy biznesowe będziesz wysyłać tylko za pomocą tego szablonu. Dzięki temu wyróżnisz się na tle innych, zachowując przy tym formalności wymagane przez list biznesowy. Nie należy jednak przesadzać z „brandingiem” - nadmierna kreatywność tylko zaszkodzi literze. Wciąż mówimy o komunikacji biznesowej, a nie o rozrywce. Nie zapominaj także, że odbiorcy mogą czytać Twoje listy nie tylko na komputerze, ale także na nim urządzenia mobilne. Dlatego szablon musi być zoptymalizowany pod kątem różne rozdzielczości ekrany.

    Jeden list powinien zawierać tylko jedną wiadomość. W związku z tym od odbiorcy należy oczekiwać tylko jednego docelowego działania. Za niewłaściwe uważa się umieszczanie w jednym piśmie kilku pytań, sugestii lub próśb kierowanych do adresata.

    Każdy list biznesowy powinien być podzielony na następujące części:
    - wstęp;
    - Głównym elementem;
    - wniosek.

    We wstępie krótko określ cel listu i powody jego napisania. Główna część stanowi samą istotę listu. Podsumowując, musisz podsumować powyższe - mogą to być wnioski, prośby, instrukcje, sugestie i tak dalej. Wysoce niepożądane jest używanie w korespondencji biznesowej jakichkolwiek „dopisków”. List nie powinien zawierać aforyzmów, metafor, przysłów itp.

    Jeśli chcesz przesłać listem obraz graficzny, to nie wstawiaj go do treści samego listu, ale załącz osobny plik. Obrazy mogą nie być wyświetlane prawidłowo różne urządzenia lub całkowicie wyłączyć w interfejsie program pocztowy odbiorca. W razie potrzeby w treści pisma wystarczy wpisać „informacje znajdują się w załączonym pliku”. Jeśli takich plików jest kilka, pamiętaj o wpisaniu ich nazw.

    Jeśli używasz skrótów i skróconych słów, musisz mieć 100% pewność, że odbiorca zrozumie, co masz na myśli. Ogólnie rzecz biorąc, lepiej zachować ostrożność i nie używać takich rzeczy.

    Brak emocji. Listy biznesowe nie powinny zawierać żadnych podtekstów emocjonalnych. W ogóle. Nawet jeśli piszesz skargę i naprawdę chcesz pokazać całą pełnię swojego oburzenia, lub wręcz przeciwnie, szczerze dziękujesz swojemu partnerowi za udaną transakcję. List biznesowy powinien być powściągliwy, a nawet w pewnym stopniu chłodny. Każdy człowiek ceni swoją indywidualność, ale korespondencja biznesowa nie Najlepszym sposobem manifestować to. Oficjalny list od wesołego lub smutny człowiek, sprzątacz lub dyrektor generalny powinno być takie samo.

    Używanie słownictwa biznesowego. Aby połączyć zdania w korespondencji biznesowej, stosuje się następujące stabilne wyrażenia:

    1) z tego powodu;
    2) na jakiej podstawie;
    3) z powodu (czegoś);
    4) zgodnie z;
    5) na podstawie;
    6) uwzględnienie;
    7) rozważenie;
    co podano.

    I tak dalej. Również w pismach biznesowych dozwolone jest stosowanie skrótów i skrótów, które są ogólnie przyjęte w branży, w której pisane jest pismo. Jeśli masz wątpliwości, czy adresat zrozumie konkretny skrót, lepiej napisać całe zdanie.

    Pozdrowienia. Proszę, nigdy nie używaj frazesu „Dzień dobry”. Można powiedzieć, że jest to zła forma nie tylko w przypadku korespondencji biznesowej, ale w ogóle e-maili. Najlepsza opcja pozdrowienia - „Witam, imię / imię patronimiczne”. Swoją drogą dobrze jest zwracać się do adresata listu po imieniu nie tylko w pozdrowieniach, ale także w dalszej części tekstu. Jeżeli piszesz list do osoby, której nie znasz osobiście, już na początku listu musisz wskazać, skąd wziąłeś adres odbiorcy.

    Rozmiar litery. List biznesowy nie jest dziełem fikcji ani Twoimi osobistymi przemyśleniami „na dany temat”. List powinien być jak najkrótszy, aby przekazać wszystkie zawarte w nim informacje. Optymalnie jest, jeśli tekst listu mieści się w jednym „ekranku”. Czytanie długich listów jest męczące i wiele osób uważa je za denerwujące.

    

    Odpowiedzi na listy. Kiedy odpowiadasz na otrzymaną wiadomość e-mail, zawsze kliknij przycisk „Odpowiedz”, a nie przycisk „Napisz e-mail”. W przypadku pierwszej opcji cała historia Twojej korespondencji zostanie automatycznie uwzględniona w Twojej odpowiedzi. Jest to poprawne, ponieważ dana osoba może nie od razu pamiętać, kim jesteś i czego od niego chcesz, jeśli nie zobaczy tła. Zwłaszcza jeśli od ostatniego listu minęło więcej niż 5 dni. Możesz całkowicie bezpiecznie zacytować swojego rozmówcę, odpowiadając na jego list. Dzięki temu będzie miał okazję przypomnieć sobie, co zostało omówione w poprzednim liście.

    Zawsze, jeśli to konieczne, dziękuj drugiej osobie. Możesz na przykład napisać „Władimir, dziękuję za list” lub „Irina Aleksiejewna, dziękuję za tak szybką odpowiedź”. Takie niuanse pokażą Twój szacunek dla rozmówcy i złagodzą nastrój komunikacji elektronicznej.

    Jeśli Twój rozmówca wysłał Ci list, w którym wyraził swoje niezadowolenie lub wręcz był wobec Ciebie otwarcie niegrzeczny, staraj się nie odpowiadać mu w ten sam sposób, niezależnie od tego, jak bardzo byś tego chciał. Sytuacje są różne, ale zawsze reaguj grzecznie i powściągliwie.

    Oczywiście im szybciej odpowiesz na list, tym lepiej. To wspaniale, jeśli możesz odpowiedzieć w ciągu kilku godzin. Ten okres jest optymalny. Załóżmy jednak, że otrzymamy odpowiedź w ciągu kilku dni. Psychologowie twierdzą, że maksymalny komfortowy czas oczekiwania na odpowiedź na e-mail to 48 godzin, czyli dwa dni. Jeśli będziesz musiał czekać dłużej, może to już zostać odebrane jako brak szacunku lub ignorancja. Jeżeli pytanie poruszone w piśmie wymaga od Ciebie więcej czasu na udzielenie odpowiedzi, to koniecznie napisz, że otrzymałeś list, przyjąłeś go do rozpatrzenia i w określonym terminie odpowiesz. Zatem nadawca, przez co najmniej, nie poczuje się ignorowany.

    Zakończenie listu. Nie należy wpisywać na zakończenie listu zwrotów, które mogłyby zostać odebrane jako próba manipulacji: „Bardzo liczę na owocną współpracę”, „Z góry dziękuję za odpowiedź” i tak dalej. Lepiej pożegnać się w elektronicznej korespondencji biznesowej, używając zwrotów „Z szacunkiem”, „Szczere życzenia” i tym podobnych. Tak, takie wyrażenia są banalne, ale doskonale się do tego nadają komunikacja biznesowa. W podpisie wpisz swoje imię, nazwisko, stanowisko oraz nazwę firmy. Zostaw także dane kontaktowe, pod którymi można się z Tobą skontaktować, inne niż e-mail.

    Czas wysłać list. Z pewnością, e-maile nie oznaczają, że należy je przeczytać natychmiast po otrzymaniu. Natomiast w etyce biznesu korespondencja e-mail Wysyłanie listów w weekendy i dni wolne od pracy uważa się za niewłaściwe wakacje, a także późnym wieczorem lub w nocy. Staraj się trzymać standardowych godzin pracy.

    I oczywiście przed kliknięciem przycisku „wyślij” dokładnie sprawdź pisownię imienia i nazwiska odbiorcy oraz jego adres e-mail, a także ponownie przeczytaj cały tekst listu i sprawdź, czy nie zawiera literówek lub błędnych wyrażeń.