Методы систематизации информации. Как я систематизирую информацию

Важной чертой эффективной работы является быстрый доступ к необходимым ресурсам. Если работа требует информационного оснащения, то необходимо предусмотреть легкий, быстрый поиск информации, а также систематизацию новой информации.

Первичным и важнейшим этапом многих бизнес-процессов, происходящих в любой организации, является систематизация информации . Благодаря тщательно проведённой систематизации информации удаётся достичь высоких результатов в процессе оптимизации делопроизводства, а также в экономии средств компании и рабочего времени сотрудников. Без предварительной систематизации информации невозможно представить такие важнейшие бизнес-процессы, как документооборот, делопроизводство, создание материального и электронного архива, создание различных баз данных.

Систематизация информации включает:

Методы поиска и накопления информации;

Классификацию и индексирование информации;

Способы доступа к информации;

Способы представления информации;

Обработку запросов на поиск информации.

Информация может быть организована одним из двух основных способов:

структурированная информация;
информация в виде свободного текста;

Под структурированием понимается последовательная систематизация информации. Для этого используются стандартные форматы. Формат – это пустая форма, в которую заносится информация. Информация может быть записана на бумаге или в текстовом редакторе, или в виде входных данных может быть размещена в программе базы данных.

Стандартный формат составлен из разделов информации, называемых полями . Результатом заполненного формата является запись .

База данных – это собрание записей, организованных таким способом, чтобы облегчить поиск определенной записи или ряда взаимосвязанных записей, или определенной информации, содержащейся в этих записях. Еще одна характеристика хорошей базы данных – возможность выдавать ранее зафиксированные данные в различном виде: в отношении содержания (от минимального набора до исчерпывающей информации) и в отношении формы, в которой будут представлены выходные данные.

Под систематизацией информации подразумевается своего рода классификация всех документов организации по различным группам. Каждая компания выбирает для себя наиболее удобный метод систематизации информации, тот или иной тип классификации (или совокупность таких типов). Чаще всего вся документация фирмы распределяется в соответствии с номинальной, предметной, тематической, хронологической, авторской и архивной классификацией. Номинальная систематизация – распределение документов по их типу (счета, договоры, приказы и т.п.); предметная – по принадлежности документа к какому-либо конкретному делу; тематическая – по общей тематике; хронологическая систематизация информации – распределение документов по дате их создания; авторская – по имени автора документа; архивная – по срокам хранения документации.

Систематизация информации предполагает обработку информации с целью приведения ее к определенному виду и интерпретацию информации, позволяющую индивиду определенным образом отреагировать на полученную информацию. Обработка информации располагает ее в определенном порядке, придает ей некие завершенные формы, что наполняет информацию определенным смыслом и значением. Обработка информации создает образы, формы, которые человек может распознать и которые понимаются им определенным образом. При этом происходит процесс сведения комплекса информационных сигналов до упрощенных синтезированных образов и категорий.

Выделяется три общих правила обработки информации, позволяющих свести ее до образов:

установление соотношения фигуры и фона;
завершение образов;
установление сходства и приблизительности.

При установлении соотношения фигуры и фона в общей "картине" информации выделяется то, что является "фигурой", т. е. смыслом картины, ее образом. Соответственно то, что не является фигурой, превращается в фон. Часто фигура выделяется однозначно. Однако бывают ситуации, когда фон может быть воспринят как фигура, а фигура рассматриваться фоном. В этом случае обработанная информация может превратиться в совсем другой образ и обрести совсем другой смысл.

Завершение образов позволяет создать цельный образ по отдельным частям, даже если для этого нет достаточной информации. Часто этот процесс обработки информации может приводить к созданию неверных образов и неверной интерпретации поведения других, а также порождать неверную интерпретацию индивидом воздействий, поступающих в его адрес со стороны организационного окружения.

Установление сходства и приблизительности приводит к тому, что, во-первых, по отдельным элементам и характерным чертам удается выделить из общего объема информации отдельные образы и формы, имеющие некие обобщающие черты. Во-вторых, этот принцип обработки информации проявляется в том, что различные образы и соответственно явления группируются в некие обобщенные группы путем сглаживания либо же игнорирования индивидуальных особенностей каждого явления.

Систематизация информации человеком проводится двумя способами. Первый способ - это логическая обработка информации. Для данного способа характерно систематическое и последовательное на основе логических операций преобразование информации. Это так называемый научный способ обработки информации. Но человек не только логически обрабатывает информацию, доводя ее до состояния, позволяющего осуществлять действия в ответ на полученные воздействия из среды. Человек также обрабатывает информацию, используя чувства, предпочтения, эмоции, убеждения. В этом случае информация обрабатывается по принципам "люблю - не люблю", "нравится - не нравится", "хорошо - плохо", "лучше - хуже", "приемлемо - неприемлемо" и т.п.

Восприятие - очень сложный, многогранный и быстротекущий процесс. Неверно думать, что фазы отбора, обработки и оценки жестко разграничены и следуют одна за другой в четко определенной форме и по однозначной схеме. Поиск решений может быть основан на информации различных типов. Для удобства пользования важно предусмотреть различные варианты подачи информации, или, формы представления информации.

Рассмотрим несколько типичных видов систематизации информации.

Номинальная систематизация представляет собой распределение информации по типу документа – договоры, счета, акты, приказы и т.п.

Предметная систематизация – распределение информации по содержанию документов: например, в одну папку отправляются документы, связанные со строительством объекта №., а в другую – со строительством объекта №2.

Хронологическая систематизация информации группирует документы в соответствии с определенными временными рамками – например, в «данной» папке хранится вся бухгалтерская документация за 2008 год. Довольно востребованным видом систематизации является классификация документов по автору или коллективу авторов. Обязательной к применению в архивах является экспертная систематизация информации, распределяющая документы по срокам их хранения. После проведения процесса систематизации информации, составляется номенклатура дел – перечень наименований документов, своеобразный справочник. Затем все документы индексируются.

Систематизация информации применяется как к материальным (бумажным) документам, так и к электронным. Составление классификации бумажных документов, последующее создание номенклатуры дел и индексирование – трудоёмкие процессы, требующие специальных навыков, выполнение которых стоит предоставить профессионалам. В компьютерных программах – «Электронных архивах» - процесс систематизации информации происходит автоматически, по заданным параметрам, но также требует предельной внимательности и аккуратности.

Систематизация документов осуществляется для того, чтобы предоставить пользователям возможность более легкого поиска нужных документов. В документационных центрах на этой стадии выполняется два основных действия – каталогизация и физическое хранение документов. Каталогизация, в свою очередь, также состоит из нескольких шагов:

библиографическое описание
описание содержания документа
назначение документу указателя местоположения

Каталогизация

Каталог – это упорядоченный набор ссылок об отдельных единицах хранения в коллекции. Другими словами, каталог – это список. Но при этом, больше, чем просто список, каждый пункт в этом списке является отдельной записью, содержащей различные части информации, такие как название, имя автора и описание содержания. Каталог может быть представлен в виде списка или набора небольших вторичных документов (например, учетных карточек) расположенных в определенном порядке. Карточный каталог – это такой список, в котором каждая отдельная запись или ссылка записана на отдельной карточке.

Хорошо организованный документационный центр должен хранить записи, описывающие все материалы в его коллекции. Под каталогизацией понимается создание короткой записи о документе с последующим включением записи в список, используемый при поиске. Короткие записи содержат необходимую информацию, помогающую пользователям отыскивать основные документы.

Раньше, наиболее распространенный метод каталогизации состоял в создании карточек каталога. Информация о каждом документе копировалась на несколько карточек, одна карточка – для каждого основания поиска. Основание поиска – это заголовок наверху каждой карточки, который может быть именем автора, названием или любым термином из использованных для описания темы документа. Все карточки с одним основанием поиска, например все содержащие имя автора, группируются вместе и затем выстраиваются в алфавитном порядке. Таким образом, пользователь может искать карточку по автору, названию или теме.

Другим общепринятым методом является представление каталога в виде печатного тома с разделами, в которых записи перечисляются по названию, по авторам и по темам. Этот метод имеет серьезные ограничения, поскольку добавление каждого нового материала в библиотеку влечет за собой отпечатку нового каталога.

Более эффективным методом каталогизации, практикуемым в настоящее время, является использование стандартных библиографических форматов с помощью компьютера, когда для каждой единицы хранения (например, книги, главы в книге или статьи) создается всего одна запись, а соответствующие компьютерные программы предоставляют возможность поиска.

Каждая запись каталога, в виде ли карточки каталога, элемента ли в списке или записи в стандартном библиографическом формате, обязательно должна включать несколько типов информации. Это библиографическое описание, информация о содержании и указатель на соответствующее местонахождение документа. Каждый из этих типов информации обсуждается в следующих разделах.

Набор правил, например (Англо-американские правила каталогизации), дает основные указания на то, как вводить информацию в каталог, включая правила расположения и использования пунктуации, особенно в случае с карточками каталога. Anglo-American Cataloguing Rules (Англо-американские правила каталогизации) были адаптированы и упрощены HURIDOCS’ом, и опубликованы под названием HURIDOCS Standard Formats for the Recording and Exchange of Bibliographic Information concerning Human Rights (Стандартные форматы HURIDOCS’а для записи и обмена библиографической информации в области прав человека). (подробнее см. в библиографии)

Один из вопросов, который волнует исследователя, касается систематизации собранных знаний, фактов, данных, мнений, ключевых слов, заглавий, заметок.

Допустим, вы пишете книгу. Первое, с чего вы должны начать, это сбор материалов. После того, как материалы собраны, нужно правильно систематизировать полученные данные и выявить закономерности. После этого составить структуру будущей книги, а также выявить недостающие звенья в логических заключениях и заполнить их.

Конечно, велик соблазн взять ранее изданную книгу по исследуемой теме и скопировать структуру оттуда. Но, поступая таким образом мы не привносим ничего нового, а хочется сделать нечто большее, чем уже известно.

Кстати, говоря, процесс подобный тому, что описываю я, Эдвард Де Боно называет боковым - латеральным . Он утверждает, что открыл новый способ мышления. Конечно, это не так. Латеральное мышление никакой не новый вид мышления, а один из этапов логического мышления, а именно процесс анализа - синтеза.

Как систематизировать информацию

В своей работе по систематизации я использую бумагу и ручку. Я не пользуюсь электронными средствами систематизации - слишком уж много кликов мышкой или нажатий на клавиатуре следует сделать для того, чтобы выполнить определенное действие.

Описание процедуры:

Записываю мысли и ключевые слова в список.
Беру книгу какого-либо гуру по нужной теме и выписываю оттуда ключевые слова, названия глав, термины (составляю тезаурус).
При помощи wordstat.yandex.ru (а можно при помощи программы key-kollector) собираю статистку по выписанным ключевым словам.
Выписываю высокочастотные ключевые слова на листочки.
Сортирую записи и выявляю скрытые закономерности.

До этой простой и очевидной процедуры я шел много лет.

Во-первых, обязательно следует мысли записывать на отдельных листочках, чтобы не было пространственной и психологической привязки к сложившейся структуре информационных фреймов.
Во-вторых, во время разработки проекта следует исследовать авторитетные источники на предмет поиска ключевых слов.
В-третьих, собранные данные нужно мгновенно сворачивать и разворачивать, например, на полу, чтобы иметь как можно более широкий или узкий взгляд на проблему.
В-четвертых, идее следует дать отлежаться. Например, я держу на рабочем столе несколько стопок с карточками, чтобы иметь возможность мгновенного доступа к планируемому проекту.

Работа по сбору ключевых слов и понятий - это составление тезауруса разрабатываемой темы

Тезаурус (от греч. θησαυρός - сокровище), в общем смысле - специальная терминология, более строго и предметно - словарь, собрание сведений, корпус или свод, полномерно охватывающие понятия, определения и термины специальной области знаний или сферы деятельности, что должно способствовать правильной лексической, корпоративной коммуникации (пониманию в общении и взаимодействии лиц, связанных одной дисциплиной или профессией); в современной лингвистике - особая разновидность словарей, в которых указаны семантические отношения (синонимы, антонимы, паронимы, гипонимы, гиперонимы и т. п.) между лексическими единицами. Тезаурусы являются одним из действенных инструментов для описания отдельных предметных областей.

Как я шел к описанному выше способу

Делал записи в тетрадь - недостаток такого подхода в том, что очень трудно взглянуть на ситуацию, как бы с альтернативной точки зрения.
Использовал тетрадь на кольцах - недостаток этого метода в том, что на каждую идею (ключевое слово) следует выделять отдельный листок. Слишком много бумажных отходов.

Об использовании тетрадей на кольцах

Я до сих пор практикую конспектирование лекций при помощи тетрадей на кольцах.
Пишу только на одной стороне листка - это позволяет после составления конспекта выложить все листки на пол и охватить одним взглядом все что я законспектировал.
Каждую главу начинаю с нового листка -для того, чтобы было проще сортировать листки конспекта.
Если возникают визуальные образы во время конспектирования, обязательно рисую.

О майндмапах

Когда мы говорим о систематизации знаний, то, как правило, собеседник вспоминает об интеллект-картах.

Диаграмма связей, известная как интеллект-карта, карта мыслей (англ. mind map) или ассоциативная карта, - способ изображения процесса общего системного мышления с помощью схем.

Майндмапы, на мой взгляд, практически не пригодны для систематизации.

Каждый элемент информации требует очень много лишних телодвижений. Слишком долго времени тратится на то, чтобы «отрывать» листки и переносить с одного дерева на другое.
Слишком много действий нужно сделать для того, чтобы переходить с позиции «под микроскопом» в позицию «с птичьего полета» .
При использовании компьютерного ПО очень сложно оформлять документы спонтанными рисунками и особыми значками. То есть при использовании майндмапов полностью выключается позиционная память и позиционное мышление, когда на подсознательном уровне исследователь может быстро найти нужную карточку.

Майндмапы очень хорошо подходят для презентации идей перед аудиторией, но, не для научного поиска.

Сравним ручной и программный способ обработки информации

Например, для того чтобы изменить масштаб картинки, в компьютерной программе нужно нажать ctrl + или ctrl -, а при работе с бумагой следует лишь отодвинуть листок подальше от глаз:)
Для того, чтобы перебросить элемент в дереве знаний, нужно: 1. Создать новое дерево, 2. Вырезать элемент из старого дерева, 3. Перенести элемент. В то же время, если мы работаем вручную, то нам всего лишь, нужно взять карточку рукой и перенести ее в другую стопку.
Для того чтобы получить доступ к проекту на компьютере, его нужно открыть. В то же время, если вы работаете вручную, папка с карточками идей может располагаться прямо рядом с клавиатурой - это очень удобно для мгновенного доступа к проекту.

Использование редактора Word для систематизации данных

Первый раз мне об этой возможности подсказал литературный редактор моей книги по программированию. Я удивился, когда он, совершенно не ориентируясь в предмете, быстро нашел дублирующие куски текста.

Оказалось, редактор использовал редакторские стили Word .

Word отлично подходит для систематизации знаний как для небольших, так и больших проектов, особенно, если общая структура документа уже определена.

Систематизация с привлечением помощи друзей

Интернет сервис docs.google.com позволяет легко и просто привлекать к редактированию документа ваших знакомых и друзей. Все, что требуется от исследователя - составить текст-затравку и пригласить к редактированию текста друзей и коллег.

Просите своих друзей, писать записи разными цветами, чтобы было проще разобраться в какофонии мнений.

После того, как каждый из участников дискуссии высказался, подчистите документ и заново переформулируйте его.

Мини-мозговые штурмы можно проводить с использованием электронных журналов и социальных сетей. В этом случае, вы можете оформить статью, как эту и опубликовать ее в разных источниках.

PS: Мне будет интересно познакомиться людьми, которые работают в направлении поиска смыслов. Если у вас есть мысль или вопрос - напишите мне письмо. Я отвечаю на все письма.

День 5. Организация удобного хранения информации

Добрый день, друзья!

Сегодня последний учебный день нашей недели и тема сегодняшнего дня - организация удобного хранения информации. Сегодня вечером я подведу итоги и опубликую список победителей, которые получат возможность бесплатно принять участие в 5-ти дневном курсе «Мама-фрилансер: как успевать жить и работать» . Доделывайте задания, пишите комментарии, у вас ещё есть целый день! А сегодня мы с вами познакомимся с ещё одним полезным инструментом, который поможет нам более эффективно хранить и систематизировать информацию.

И прежде, чем мы начнем, у меня есть для вас подарок - мини-книга «10 легких способов повысить продуктивность работы из дома» с интервью известных SEO фрилансеров, которые делятся своими секретами эффективной работы из дома. Забирайте по ссылке:)

В течение 3-х дней мы с вами учились рисовать карту жизни в целом и проработали важные области своей жизни, в которых хотелось детально разобраться, найти решение ли создать четкий и понятный план действий. В процессе создания ментальных карт у вас возникали свежие идеи, появлялись новые планы. В каких-то сферах возникла необходимость расширить знания, получить новые навыки и т.д. Все это требует простого и, главное, доступного в любой момент инструмента сохранения информации в удобном виде.

Конечно, самым универсальным способом фиксировать свои мысли и идеи, был и остается блокнот и ручка. Однако мы столько времени проводим в интернете, столько информации получаем с экрана монитора, столько файлов сохраняем ежедневно вэлектронном виде, что одной бумаги и ручки становится недостаточно.

Нам часто необходимо быстро найти сохраненный файл, восстановить важную информацию в памяти, перечитать понравившуюся заметку. И мы сталкиваемся с проблемой удобной организации информации: закладок в браузере становится слишком много, количество сохраненных файлов на компьютере с каждым днем растет, разобраться, вспомнить и найти нужную и информацию становится целой проблемой. Кто из нас ни разу не искал сохраненный вчера файл, или не пытался вспомнить, на каком сайте видел полезную статью, которую забыл добавить в закладки?

Даже огромное количество папок по разным тематикам не спасают ситуацию, а лишь запутывают и увеличивают количество кликов на пути к нужному файлу.

Все это создает хаос не только в наших документах, но и в голове. Пытаясь поддержать порядок на компьютере, мы обычно:

Продумываем логичную систему каталогизации
Создаем вложенные папки
Переименовываем файлы, создавая для них понятные названия
Копируем файлы из одной папки в другую (например, из «Входящие» в «Работа»)

Такой подход требует времени, дополнительных усилий и хорошей самоорганизации, но и работает он хорошо. Однако, когда дело касается всякой интересной информации, найденной в интернете и путевых заметок, которые обычно легче удалить, чем отсортировать по какому-то принципу, нам поможет сэкономить время и силы Evernote. Это инструмент, который позволяет сохранять информацию в удобном виде и искать по тегам и меткам. Кроме того этот инструмент сочетается с логикой ментальных карт, и его можно использовать совместно с mindmeister.

Сервис позиционируется, как «расширение для человеческой памяти», потому что все что нужно зафиксировать в памяти, можно в нем сохранить и предоставляет нам следующие возможности:

Сохранять самую разную информацию в удобном виде. Вы можете хранить в нем свои мысли, идеи, заметки, списки дел, картинки, фотографии, веб-страницы.

Идеален для хранения кулинарных рецептов, идеи для творчества и хранения разных интересных интернет находок, которые хочется прочитать или посмотреть. Иногда хочется сохранить полностью всю страницу, но это так неудобно делать на компьютере - вместе с одним единственным файлом приходится сохранять ещё и целую папку с картинками, иконками и прочим. Evernote решает эту проблему, сохраняя всю необходимую информацию в один блокнот. А чтобы автоматизировать процесс сохранения данных можно установить Evernote web clipper (плагин для всех популярных браузеров).

Синхронизировать информацию между разными устройствами. Вся информация сохраненная в Evernote - ваши заметки, файлы и изображения, будут доступны вам с любого компьютера или другого устройства с возможностью выхода в интернет.
Предоставить общий доступ к заметкам вашим коллегам и друзьям. Таким образом, вы сможете работать над проектами сообща.
Создавать теги, по которым легко найти всю нужную информацию по одной теме
Планировать проект — для того, чтобы расписать этапы и задачи по вашим проектам, можно использовать наборы блокнотов. В каждом наборе можно сортировать различные задачи проекта и использовать систему тэгов.
Использовать Evernote на телефоне, чтобы сфотографировать запись на доске, визитную карточку или чек. Evernote автоматически распознает текст на фотографиях для последующего поиска

Подробно разобраться с сервисом можно с помощью обучающих роликов -

http://www.teachvideo.ru/course/491

А я записала небольшое видео, где рассказываю, что это такое и с чем его едят.

В рамках нашей недели «Жизнь, как проект - как эффективно систематизировать информацию» я предлагаю использовать этот сервис для сохранения всяческих вдохновляющих вещей и идей для разных сфер жизни. Для этого нужно назвать блокноты так, как называются ваши важные области жизнии, сохраняя заметки, переносить их в эти блокноты.

Это очень удобно и этим можно заниматься, даже не заходя специально на страницу сервиса. Достаточно будет установить плагин Evernote web clipper для вашего браузера и, нажав правую кнопку мыши, выбрать «Скопировать в- скопировать эту страницу».

Кроме того, сохраняя заметки в вы также можете давать на них ссылки в mindmeister . Таким образом все ваши заметки будут удобно связаны между собой.

Задания на сегодня:

Зарегистрироваться с Evernote
Установить плагин Evernote web clipper
Поискать вдохновение на любимых сайтах и начать сохранять идеи с помощью Evernote. Попробовать использовать в связке с mindmeister.
Напишите, пожалуйста, понравилась ли вам эта неделя. Узнали ли вы что-то новое, понравилось ли работать с ментальными картами?
Какие результаты вы получили во время выполнения заданий и довольны ли ими?