Indtastning og redigering af data i Excel. Dataindtastningsteknologi i MS Excel

Indtastning af data i Excel kan forårsage få vanskeligheder for nogen, bortset fra at der kan opstå forvirring på grund af det valgte celleformat. Men det har også en masse tricks, ved hjælp af hvilke du i høj grad kan forenkle indtastning af data i en Excel-celle og fremskynde denne proces som helhed.

Data indtastet i Excel kan opdeles i konstanter og formler, og derefter vi taler specifikt om konstanter. Med konstanter mener vi numeriske og tekstværdier, dato- og tidsværdier, logiske værdier.

Numeriske værdier
Du kan indtaste alle data i Excel fra tastaturet, fra udklipsholderen eller indlæse dem fra andre filer. For at indtaste fra tastaturet skal du vælge en celle, indtaste en værdi og trykke på "Gå ind" eller en hvilken som helst anden tast til at ændre markørens position, f.eks. tabulator eller pil op, pil ned og så videre.

Når du indtaster numeriske værdier, skal du også bruge Særlige symboler, såsom en bindestreg for at angive negative værdier, en skråstreg for brøktal, valutategn, procent og symbol "E" at repræsentere et tal i videnskabelig notation.

Som standard har alle celler i et nyt dokument et fælles format. Den indtastede numeriske værdi er højrejusteret, og hvis den ikke passer ind i celleområdet, vil den automatisk blive skrevet i videnskabelig notation for at reducere antallet af tegn.

Hvis du vælger et celletalsformat, vil en værdi, der ikke passer ind i cellens område, blive erstattet med et hash-tegn, som forsvinder, når cellebredden øges til den ønskede størrelse.

For nemheds skyld i numerisk format kan de indtastede værdier adskilles med et mellemrum mellem grupper af cifre, og dette vil kun visuel effekt. Men af en eller anden grund virker dette kun, hvis cellens originale format var "Generel".

Når du indtaster brøkværdier, kan Excel fortolke nogle poster som datoer og udføre automatisk korrektion. For at forhindre dette i at ske, skal du indtaste et nul før brøkværdien eller straks vælge påkrævet format celler, før du indtaster brøkværdien. Så når man går ind "1/10" vil blive produceret automatisk udskiftning på "01. oktober", hvis celleformatet var generisk.

Der er mulighed i Excel automatisk påfyldning en række værdier. Lad os f.eks. indtaste værdien i en celle "1", vælg den, flyt markøren til nederste højre hjørne af cellen, indtil der vises et sort kryds, hold den nede med venstre museknap og træk hen over flere celler i en kolonne eller række. Som et resultat vil vi få de valgte celler autoudfyldt med den værdi, vi indtastede "1". Når dette sker, vises ikonet i nederste højre hjørne af de valgte celler. , når der klikkes på, vises indstillingsmenuen. I vores tilfælde vil det blive valgt "Kopier celler", men hvis du vælger fra menuen "Udfyld", vises en talfølge med trin i cellerne "1" uanset det indtastede startnummer.

Hvis vi indtaster to tal med et eller andet trin, vælger dem og trækker dem hen over cellerne, får vi en række værdier udfyldt med det trin, vi har valgt. Og hvis du vælger i autofyld-indstillingerne "Kopier celler", så bliver de værdier, vi indtastede, kopieret til de valgte celler.

Det er også muligt at indtaste en progression med specificerede parametre, såsom step og maksimal værdi. For at gøre dette skal du vælge cellen med startværdien på fanen "Hjem" vælg menu "Udfyld", og tryk på elementet "Progression...". Som følge heraf vises et indstillingsvindue, hvor du skal vælge progressionstype, trin, maksimumværdi og påfyldningsretning.

Hvis du har brug for at udfylde et område med data, kan du vælge hele rækken af celler, der skal udfyldes og ikke længere blive distraheret ved at vælge den næste celle. Ved indtastning vil værdier blive indtastet fra venstre mod højre og fra top til bund, dvs. Efter at have udfyldt den første kolonne, vil Excel gå videre til at udfylde den anden.

Hvis du skal kopiere den samme værdi til et stort antal af celler, kan du kopiere denne værdi til udklipsholderen, vælge en række celler, der skal udfyldes, eller individuelle celler med tasten nede "CTRL" og indsæt derefter værdien fra udklipsholderen.

Tekstværdier
Tekstværdier kan også indtastes enten fra tastaturet eller indsættes via udklipsholderen. Som standard er tekst justeret til venstre kant af cellen. Når du indtaster lang tekst, der er bredere end cellen, vises teksten oven på de tilstødende næste celler. Hvis der er data i den næste celle, bliver teksten skjult og vises ikke uden for inputcellen.

Tabellen bruger kolonner(256) og linjer (65536).

Linjerne er nummereret fra 1 til 65536, kolonnerne er markeret med latinske bogstaver fra A til Z, og kombinationer af bogstaver AA, AB,..., IV. Elementet placeret i skæringspunktet mellem en kolonne og en række kaldes celle. Det rektangulære område af bordet kaldes blok(område, interval) celler. Det er specificeret af adresserne på de øverste venstre og nederste højre celler i blokken, opført adskilt af et kolon. Mobiladresse er kolonne- og rækkenummeret. Anvendes i formler (som en relativ, absolut eller blandet reference), samt til hurtigt at bevæge sig rundt i en tabel.

Indhold celler kan være:

tal (heltal med eller uden fortegn (-345), fastpunktsbrøk (253,62) eller flydende komma (2,5362e+2));

Celleformat- talformat, skrifttype, tegnfarve, rammetype, baggrundsfarve, justering til cellekanter, cellebeskyttelse.

Navn- bruges som erstatning for den absolutte celleadresse til brug i formler.

For eksempel, ved at tildele navnet "Produkt" til celle C3, kan du placere formlen i celle D3: =Produkt/3 (i stedet for formlen =C3/3). I dette tilfælde, når du kopierer formlen, ændres celleadressen ikke.

Dataindtastning og redigering

De vigtigste objekter, hvorpå handlinger udføres regneark ah, der er celler og blokke af celler.

BLOKKER - en celle, række, kolonne eller et hvilket som helst rektangulært område i tabellen. Blokadressen er angivet som følger:

<адрес верхней левой ячейки> kolon <адрес правой нижней ячейки>

Eksempler på blokke: A1; A1:A9; B2:Z2; C3:E8.

Tabellens arbejdsfelt indeholder følgende elementer:

Fig.1. Excel vindue

DATAINDGANG

Vælg en celle.

Opkaldsdata.

Klik .

Følgende type data kan skrives til en celle: NUMBERS; FORMLER; TEKST.

Forskellige måder at redigere og kopiere data på

REDIGERING

Du kan lave fejl ved indtastning af data og skal kunne rette fejl. Selvfølgelig kan du blot indtaste en ny i cellen med fejlagtige data. korrekte værdi, men hvis du skal rette et eller to tegn, så er det mere tilrådeligt redigere celleindhold.

REDIGERINGSREGLER

Hvis der er lavet en fejl i teksten, så handler det om at rette den ved at placere tekstmarkøren foran det forkert indtastede tegn og rette det.

Hvis der opstår en fejl ved indtastning af et tal, så da computeren ikke ved, at dette er en fejl, forsøger Excel automatisk at vælge det passende format til det givne billede.

For eksempel ville du indtaste tallet 410. Fejl ved indtastning tolkes som følger:

Ugyldigt input	Genkendt format	Skærmbillede

Forsøg ikke at rette en fejl direkte i en celle; det er usandsynligt, at du vil lykkes, da det skjulte format af denne celle allerede er blevet genereret af dig. Derfor skal du først rette celleformatet til det korrekte ved hjælp af menuen FORMAT / CELLE / TAL.

Hvis du, når du indtastede formler, glemte at sætte "="-tegnet, vil alt, hvad du har indtastet, blive skrevet ind i cellen som tekst. Hvis du sætter et lighedstegn, så genkender computeren, at du indtaster en formel og vil ikke tillade dig at nedskrive en formel med en fejl, før du retter den.

De mest almindelige fejl er indtastning af celleadresser i russisk bogstavtilstand eller indtastning af to aritmetiske tegn i træk.

Du husker, at når du redigerer, skal ET-markøren være på den celle, der redigeres.

Lab. Slave. nr. 10

Oprettelse og formatering af tabeller i MS Excel

1. Formål og indhold: lære at udføre grundlæggende operationer med arbejdsark i MS Excel, der indeholder økonomiske indikatorer og økonomiske resultater for virksomheder; udføre beregninger på givne formler ved brug af bordprocessor.

Teoretisk baggrund

Excel er et regnearksbehandlingsprogram. Det kan bruges til at organisere komplekse beregninger, præsentere tabeldata i form af diagrammer, sortere og manipulere store mængder information. Regneark er designet til at gemme og behandle information præsenteret i tabelform - dette er todimensionelle arrays, bestående af kolonner og rækker. MS Excel giver dig mulighed for at automatisere behandlingen af tabeldata. Ved hjælp af MS Excel-tabeller kan du udføre forskellige økonomiske og regnskabsmæssige beregninger, opbygge forskellige typer diagrammer, foretage analyser, simulere og optimere løsninger til forskellige produktionssituationer mv.

2.1 Nøglekoncepter regneark

Arbejdsbog- er det vigtigste MS Excel-dokument. Det er gemt i en fil med xlc-udvidelsen. Hver projektmappe indeholder som standard 16 arbejdsark. Ark designet til at oprette og gemme tabeller, diagrammer, makroer. Arbejdsark Excel-projektmapper har en matrixstruktur. Kolonnenavnet og rækkenummeret, som cellen samtidig tilhører, bestemmer entydigt dens adresse: A1 er adressen på cellen i kolonne A og den første række. Celle er den mindste strukturelle enhed til at placere data i et regneark. Hver celle kan indeholde data i form af tekst, numeriske værdier, formler eller formateringsmuligheder. Når du indtaster data, genkender MS Excel automatisk typen af data og bestemmer listen over operationer, der kan udføres med den. Der er to måder at skrive celleadresser i en tabel på:

1) Angivelse af tabellens kolonnebogstav og rækkenummer, som kan indledes med et $-tegn, der angiver absolut adressering, f.eks.: C5, J$1, $K$3. Dette er standardmetoden og kaldes A1-stil.

2) Ved at angive rækkenummer og kolonnenummer efter henholdsvis bogstaverne R og C. Denne metode kaldes "R1C1".

MS Excel interface

Microsoft program Excel kan startes på tre måder: ved at bruge START-menuen Windows-systemer; ved hjælp af Excel genvej på arbejde Windows skrivebord; gennem programmet Windows Stifinder. Hovedudsigt Excel vinduer, som vises til brugeren umiddelbart efter start af programmet, er vist i fig. 1.1.

Excel-vinduestrukturen består af følgende elementer.

Overskriftslinje –øverste linje af skærmen; denne linje indeholder applikationsnavnet - Microsoft Excel efterfulgt af projektmappens navn, projektmappe 1. Tallet 1 angiver, at Excel kan arbejde med flere projektmapper.

Blandt de vigtigste vinduesgrænsefladeelementer kan hedde:

- Menu linje og hovedtilstandsmenuerne placeret på den (hierarkiske rullelister). Menulinjen er placeret under titellinjen. Menulinjen viser kommandoerne: Fil, Rediger, Vis, Indsæt, Formatér, Værktøjer, Data, Vindue, Hjælp. Hvert team kombinerer et sæt underteams, der har et fælles funktionelt fokus.

- Værktøjslinje, der indeholder ikoner, knapper og rullelister, der giver hurtig adgang til ofte brugte kommandoer og indstillinger. Som standard, medmindre visse indstillinger er foretaget, viser Excel paneler Standard Og Formatering. Værktøjslinje Standard indeholder knapper med ikoner. Badges- det er kommandoer, som også kan findes i menuen. Til hurtig adgang Det er praktisk at bruge værktøjslinjen til at få adgang til ofte brugte kommandoer.

Værktøjslinje Formatering indeholder forkortelser for de mest almindelige handlinger, der udføres ved formatering af tekst.

Billede 1 Standard udsigt regneark vinduer

For at finde ud af navnet på en knap eller et ikon, skal du flytte musemarkøren hen over det - Excel vil vise et tip. At vise ekstra paneler værktøjer, skal du bruge kommandoen VIEW > Værktøjslinjer, hvor man skal vælge påkrævet panel. Eller få en liste over værktøjslinjer frem ved hjælp af den kontekstafhængige menu.

Dataindtastningslinje . I Excel program dataindtastningslinjen kaldes formellinjen. Formel bar placeret under panelet Formatering og bruges til at indtaste og redigere data i en tabelcelle. Den viser indholdet af den aktive celle. Statuslinje- viser information om den valgte kommando eller handling, der udføres, samt baggrundsinformation om aktiverede funktionstaster.

Mange handlinger i Excel (f.eks. sletning, indsættelse, kopiering) udføres vha Kontekstafhængig menu, som kan kaldes ved at højreklikke på det aktive objekt.

Flyt rundt på arket

På ethvert givet tidspunkt kan kun en vis del af regnearksdataene være visuelt tilgængelige for os. I denne henseende er programmets navigationsmuligheder af særlig betydning.

Du kan navigere gennem et projektmappeark ved hjælp af: tastaturet (markørkontrolpil); mus (rullebjælker); EDIT menukommandoer > gå . I dialogboksen Gå til felt Link angiv adressen på den celle, du vil gå til specifik celle det ønskede arbejdsark. Grundlæggende funktioner til at flytte indenfor separat ark er beskrevet i tabel 1.

For at flytte mellem ark i en projektmappe kan du enten bruge navigationsknapperne eller direkte vælge fanen på det ønskede ark med musen.

tabel 1

Flyt rundt på arbejdsarket. Aktiv celle er den celle, hvori oplysninger indtastes (tekst, tal, formel). Den aktive celle kan ændres ved at: flytte musemarkøren til den celle, der skal være aktiv, og klikke på den; eller vælg kommandoen EDIT fra menuen> Gå.

Kolonnevalg – udføres ved at klikke på kolonnenavnet. Valg af linje – udføres ved at klikke på linjenummeret. Valg af flere celler: for at fremhæve tilstødende celler, holder venstre nøgle mus, flyt musemarkøren fra et hjørne af området til et andet; at markere ikke-tilstødende celler vælg den første celle eller det første celleområde, og hold derefter nede Ctrl, vælg de resterende celler eller områder én efter én.

For at vælge hele bordet– klik på knappen placeret ved skæringspunktet mellem række- og kolonneoverskrifterne.

Dataindtastningsteknologi i MS Excel

Cellen er designet til at opbevare forskellige betydninger forskellige typer. Hun har unik adresse, kan have et navn, kan have og ændre værdier.

Interval (blok, rækkevidde) af celler- et rektangulært område af tilstødende eller ikke-tilstødende celler. Det specificeres ved at angive adressen på de øverste venstre og nederste højre celler, adskilt af et kolon. For eksempel: A2:G4.

Bemærk: Valg af et ikke-tilstødende celleområde udføres med musen, mens du holder tasten nede Ctrl.

Celler har et specificeret format, som kan indstilles ved hjælp af kommandoen FORMAT> Celler(Fig. 2). Denne kommando har flere faner. Du kan indtaste data af forskellige typer i celler: tekst, tal, datoer, klokkeslæt, formler (som kan omfatte tal, tegn på aritmetiske, logiske eller andre operationer udført med data fra andre celler, celleadresser eller deres navne, navne på indbyggede- i funktioner). Som standard er tekst venstrejusteret, og tal er højrejusteret.

Data input – en af hovedfunktionerne, når du arbejder med et regneark. Hver tabelcelle kan udfyldes med data af forskellig karakter: tal, tekst, formel.

Figur 2. Styring af celleformat

For at indtaste data i en tabelcelle skal du gøre følgende: aktivere cellen; indtast data (tekst, tal, formler) ved hjælp af tastaturet; bekræft indtastningen: ved at trykke på enter-tasten Gå ind; trykke på knappen før Formel bar; klik på en anden celle; forlader den aktuelle celle ved hjælp af piletasterne.

Indtastning af tal. Excel fortolker det indtastede celleindhold som en numerisk værdi, hvis det kun består af tal. Nogle specialtegn kan bruges i numeriske værdier: "-" - input negativt tal. Hvis en numerisk værdi er omgivet af parentes, når du indtaster den, konverterer programmet den automatisk til et negativt tal; "+" - ved indtastning positive tal dette tegn er udeladt; "," - hvis der indtastes et komma før et tal eller i et tal, vil programmet opfatte det som et decimaltegn; "%" - når du indtaster et tal, kan du tildele et procentformat til cellen. For at gøre dette skal du angive et procentsymbol efter tallet. Når du udfører beregninger, vil Excel dividere værdien vist i cellen med 100; "R." - når du indtaster et tal, kan du tildele et valutaformat til cellen. For at gøre dette er valutasymbolet angivet efter tallet. Når du indtaster et tegn korrekt i et numerisk Excel værdi justerer den til højre kant af cellen.

Indtastning af tekst. Alle inputdata, som programmet ikke opfatter som en numerisk værdi, dato, tidsværdi eller som en formel, fortolkes af programmet som tekst. Tekst, i modsætning til tal, vises venstrejusteret. Lang tekst kan opdeles i flere linjer i en celle ved at trykke på en tastaturgenvej Alt+Enter overgang til ny linje.

Excel har flere måder at gøre det nemmere og hurtigere på. dataindtastningsproces: genindtast (kopier) eksisterende data; autofuldførelse; gå ind i progressioner.

Til kopiering data skal: vælge cellen; flyt musemarkøren til autofyld-markøren (“+”-tegnet), og træk markeringsrammen hen over alle de celler, som du vil kopiere dataene til.

Et lignende resultat kan opnås, hvis du bruger kommandoen EDIT > Udfyld og angiv kopieringsretningen.

Autofyld- udfylder de valgte celler med udvalgte (eller yderligere oprettede) sekvenser.

Funktionen til indtastning af progressioner giver dig mulighed for hurtigt at oprette sekvenser af tal, datoer osv. stigende (faldende) i henhold til en aritmetisk eller geometrisk lov. Til skabe en progression nødvendigt: indtast værdien af det første element af progressionen i den valgte basiscelle; vælg en blok af celler, der vil blive optaget af medlemmer af progressionen (eller i fremtiden bliver du nødt til at angive værdien sidste element); udfør EDIT-kommandoen > Udfyld > Progression; i dialogboksen, der vises Progression angive typen og parametrene for den genererede rækkefølge af værdier.

Korrektion af celleindhold. Før du bekræfter din dataindtastning: ved hjælp af nøglen backspace; ved hjælp af nøglen Del; knap – annuller.

Bekræftede data, Når du har aktiveret cellen, skal du derefter: trykke på tasten F2 og lav rettelser direkte i cellen; sæt musemarkøren til Formel bar og foretage rettelser.

Sletning af indholdet af en celle. En celle på skærmen har flere niveauer: Billede, Format, Formel, Navn.Til fjernelse indhold celler du har brug for: kør kommandoen EDIT > Klar, og vælg derefter et af niveauerne; brug nøgle Del; ved hjælp af kontekstmenukommandoen Ryd indhold.

Til fjernelse række/kolonne: udfør kommandoen EDIT >Slet; ved hjælp af kontekstmenukommandoen Slet.

Kopiering af data. Om nødvendigt kan indholdet af en celle kopieres og indsættes på et andet sted. For at gøre dette skal du aktivere cellen, kopiere den til udklipsholderen og derefter vælge området (celle eller celleområde) for at indsætte og indsætte indholdet af udklipsholderen. Der er flere måder at kopiere og indsætte på: gennem menukommandoerne EDIT> Kopi, derefter EDIT> Indsæt; via kontekstmenukommandoer Kopi Og Indsæt; ved at bruge de relevante knapper på værktøjslinjen; træk og slip metode: Flyt musemarkøren under det nederste højre hjørne af cellen, og markøren vil ændre sin form (+), mens du holder venstre museknap nede, flytter musemarkøren til tilstødende celler og slip museknappen.

Formler

Formel er et udtryk bestående af operander, der bruges til at udføre beregninger på de givne data. Hver formel begynder med lig-symbolet "=". Operanderne kan være: tal, logiske værdier, referencer til celleadresser (celleområde), indbyggede funktioner, der er forbundet ved hjælp af operationssymboler - addition, subtraktion, multiplikation, division, eksponentiering. Selve formlen er også en værdi (resultatet af beregninger), der er gemt i en regnearkscelle.

Hovedoperatorerne i formlerne og deres hierarki er beskrevet i tabel 2. Excel udfører beregninger sekventielt afhængigt af deres hierarki. Hvis en formel indeholder flere operatorer med samme prioritetsniveau, vil de blive behandlet fra venstre mod højre. Hvis rækkefølgen af beregninger, bestemt af prioriteterne for de operatorer, der anvendes i formlen, skal ændres, skal parenteser bruges. Udtryk i parentes behandles først.

Tabel 2. OPERATØRER I FORMLER OG DERES HIERARKI

Hvis en formel indeholder flere operatorer, vil de blive behandlet i følgende rækkefølge: negativt tal tegn (-); procentdel operatør (%); eksponentiering (^); multiplikation og division (*,/); addition og subtraktion (+,-); sammenkæde tekst (&).

Indtastning af formler. Teknisk Excel muligheder giver dig mulighed for at oprette ret komplekse formler. Du kan bruge formler til at beregne og analysere regnearksdata. Enhver dataindtastning, der begynder med et "="-tegn, fortolkes af Excel som en formel. Selve formlen vises i input-formellinjen, og beregningsresultatet er synligt i cellen. Formler indeholder næsten altid referencer til celler, hvis indhold bruges i beregninger. Formlen kan bruge celleområdenavne eller overskrifter.

2.2.4 Design af arbejdsark

Skrifttyper.Forskellige typer og størrelser af skrifttyper, der tilbydes af Excel, giver dig mulighed for effektivt at designe en tabel. Der er flere måder at vælge en skrifttype på. vælg kommandoen FORMAT > celler > Skrifttype; ved at udføre den kontekstafhængige menukommando Celleformat > Skrifttype; ved hjælp af FORMAT-knapperne på værktøjslinjen > Skrifttype Og Størrelse .

Formatering. Juster indholdet af en eller flere celler til venstre, højre, centrer osv. udføres ved hjælp af de tilsvarende knapper på FORMAT-værktøjslinjen eller ved hjælp af bogmærket Justering dialog boks Format.

Valg af farver giver dig mulighed for at få større klarhed, når du arbejder med bordet. For at vælge og indstille en farve skal du vælge en fane Udsigt dialog boks Format

Indramning.Med det formål at fremhæve individuelle elementer tabel (overskrift, kolonner, rækker, celler) grænse bruges. For at indstille rækkevidde skal du vælge fanen Grænse dialog boks Format eller de tilsvarende knapper på værktøjslinjen.

- 2.2.5 Nedlukning af applikationen. Der er også flere måder at lukke Excel korrekt ned: ved hjælp af kommandoen FILE > Afslut; klik på knappen Tæt eller ved at køre kommandoen FILE > Luk.

Hvis et regneark blev åbnet, og der blev foretaget ændringer i det, gemmer Microsoft Excel dem automatisk ved afslutning, men hvis disse handlinger påvirkede strukturen af nogen tabelobjekter, vil programmet desuden anmode om bekræftelse af alle ændringer, der er foretaget.

Relateret information.

Oprettelse af en ny bog
Åbner en bog
At gemme en bog
Lukning af bogen
Bogvisningstilstande

Valg af tabelelementer

Kopiering af data
Flytning af data
Sletning af data

Annullering af operationer

Datatyper

Nu hvor vi har fundet ud af strukturen i regnearksvinduet, lad os gå videre til, hvordan data indtastes og redigeres. I arbejdsbog kan indeholde vilkårligt antal arbejdsark til gengæld er hvert regneark et arbejdsfelt, der består af celler. En celle kan indeholde en af tre typer data:

nummer;
tekst;
formel (vil blive diskuteret i et separat foredrag).

Nummer. Numeriske værdier udtrykker forskellige kvantitative forhold mellem data af en bestemt type. For at indtaste et tal i en celle skal du gøre cellen aktiv, bruge tastaturet til at indtaste det ønskede nummer og trykke på tasten, når du er færdig Gå ind. Det indtastede tal i cellen justeres automatisk til højre. Numeriske værdier er også datoer og tidspunkter. For at installere disse formater skal du gå til fanen hjem i gruppe Nummer vælge et hold Talformat og i menuen, der åbnes, skal du vælge monetær/finansiel mv. (Fig. 2.1).

Ris. 2.1 Rullemenuliste Talformater

Tekst. Tekst bruges til at angive numeriske data, kolonneoverskrifter og til at indtaste forklarende oplysninger om regnearket. Tekst, der starter med et tal, betragtes som tekst.

Indtastning af tekst i en celle udføres på samme måde som numeriske værdier. Hvis du går ind i en celle lang tekst, så vises det normalt i formellinjen. Når du har nået den højre kant af vinduet i denne linje, overføres tegnene til en ny, og en lille rullepanel vises. Du kan også bruge musen til at gøre formellinjen bredere ved at trække i dens nederste kant (fig. 2.2).

Ris. 2.2. Vis tekst i formellinjen

Hvis cellerne til højre er tomme, MS Excel vil vise hele teksten og udfylde tilstødende celler. Hvis den tilstødende celle ikke er tom, vil programmet vise så mange tegn tekst som muligt (al teksten er stadig i cellen, men den vises ikke). For at passe tekst ind i en enkelt celle skal du enten udvide kolonnen eller bruge kommandoen Ombryd tekst i gruppe Justering faner hjem placere teksten i flere linjer.

Operationer med bøger

Oprettelse af en ny bog

For at oprette en ny bog, klik på Kontor knap og vælg et hold skab. I den dialogboks, der vises, skal du vælge En ny bog(Fig. 2.3), og klik derefter på knappen Opret eller dobbeltklik på ikonet En ny bog. Som et resultat, på Proceslinjer

der vises en knap med navnet på den nye fil (bog 1). Hvis der er oprettet flere bøger, så vha Proceslinjer Du kan nemt skifte fra en bog til en anden.

Ris. 2.3 Dialogboksen Ny bog

Åbner en bog

Klik på for at åbne et eksisterende dokument Kontor knap og vælg et hold Åben, hvorefter en dialogboks åbnes Åbning af et dokument. I marken Folder vælg den mappe, hvor den er placeret påkrævet dokument, derefter Dobbeltklik venstre museknap åbnes påkrævet fil eller vælg filen og tryk på knappen Åben.

Bemærk. Som standard vises kun filer oprettet i programmet i listeboksen MS Excel. For at få vist andre typer filer eller alle filer skal du vælge i feltet Filtype type nødvendig forlængelse eller Alle filer.

At gemme en bog

For at gemme bogen skal du ringe til kommandoen Gemme / Gem som ved at trykke på knappen Kontor.

Når du gemmer for første gang, vises en dialogboks Gemmer et dokument(Fig.2.4). I marken Folder angiver den mappe, hvor du vil gemme bogen. I marken Filnavn– indtast navnet på bogen (som standard er filnavnet Bognr.). I marken Filtype– det format, som dokumentet vil blive gemt i (hvis nødvendigt). Gem bekræftes ved at trykke på knappen Gemme.

Ris. 2.4 Dialogboksen "Gem dokument".

Bemærk. Der er begrænsninger for filnavne: længden af filnavnet må ikke overstige 254 tegn; Russisk kan bruges i navnet, bogstaver, tal, symboler undtagen / \< > ? * :

Når du gemmer bogen igen og igen, skal du klikke Kontor knap og vælg et hold Gemme og dialogboksen Gemmer et dokument ikke vises, gemmes bogen automatisk i samme fil og under samme navn. Hvis du vil gemme den samme projektmappe under et andet navn eller i en anden mappe, skal du vælge kommandoen Gem som. Bøger Microsoft Excel 2007 har en forlængelse xlx.

Lukning af bogen

For at lukke bogen skal du vælge fra menuen Fil hold Afslut Excel eller tryk på knappen Tæt i vinduets titellinje.

Bogvisningstilstande

MS Excel giver dig mulighed for at arbejde med tabeller i flere visningstilstande:

Almindelig– mest praktisk til at udføre de fleste operationer, inklusive udfyldning af tabeller).
Sidelayout– praktisk til endelig formatering af tabellen før udskrivning, det vil sige, at den viser, hvordan dokumentet vil se ud efter udskrivning. Sidekanterne og sidehoveder og sidefødder vises.
Sidetilstand – forhåndsvisning sideskift før udskrivning, det vil sige, i denne tilstand vises sideadskillelser med blå linjer, ved at trække som du kan ændre sidestørrelsen.
Fuld skærm– arbejdsfeltet vises på hele skærmen, fanebladet er skjult, for at returnere det skal du trykke på knappen Esc.

For at skifte mellem tilstande kan du bruge fane-kommandoer Udsigt.

Valg af tabelelementer

Mange hold MS Excel kræver valg af tabelelementer (celle, række, kolonne), som kan bruges i forskellige kommandoer.

For at vælge én celle, dvs. For at gøre den aktiv skal du blot klikke på den med venstre museknap.

For at vælge andre tabelelementer skal du bruge følgende metoder udledning:

valg af flere celler: aktivér den celle, hvorfra valget begynder, tryk på venstre knap musen og, uden at slippe den, flyt musemarkøren til det modsatte hjørne af det valgte område;
tildeling stort antal bordelementer Flytte og uden at slippe den, klik med musen i det modsatte hjørne af det valgte område;
fremhæve ikke-tilstødende tabelelementer: aktivér den celle, hvorfra valget begynder, tryk på tasten Ctrl og, uden at slippe den, fortsæt med at vælge andre elementer ved at bruge venstre museknap;
tildeling hele linjen : venstreklik på rækkenummeret eller aktiver en hvilken som helst celle i rækken og klik Flytte+ tast Plads;
at vælge en hel kolonne: venstreklik på kolonnenavnet eller aktiver en hvilken som helst celle i kolonnen og klik Ctrl+ tast Plads;
at vælge hele bordet: venstreklik på knappen placeret over tallet 1 i venstre hjørne af regnearket eller klik Ctrl+ EN(F).

Udfyldning og redigering af celler

For at indtaste data i en celle skal du gøre den aktiv og indtaste data fra tastaturet. Data vises i cellen og vises i formellinjen. Tryk på for at fuldføre indtastningen Gå ind eller en af piletasterne. Dataindtastningsprocessen afsluttes, og den tilstødende celle bliver aktiv.

Til redigere data i cellen, skal du bruge:

gør cellen aktiv og tryk på tasten F2 eller dobbeltklik på den med venstre museknap;
en tekstmarkør vises i cellen, som kan flyttes ved hjælp af markørtasterne;
lave ændringer;
afslutte redigeringstilstand ved at trykke på tasten Gå ind.

Opmærksomhed! Før du udfører en kommando MS Excel du skal afslutte arbejdet med cellen, dvs. afslutte input- eller redigeringstilstand.

Kopiering af data

1 vej

Vælg hold Kopi fra gruppen Udklipsholder faner hjem eller fra kontekstmenuen (en blinkende ramme vises omkring det valgte område).
Placer markøren i den første celle i det område af arket, hvor du vil kopiere oplysningerne.
Vælg hold Indsæt fra gruppen Udklipsholder faner hjem eller fra kontekstmenuen.

Metode 2

Vælg det område, du vil kopiere.
Mens du holder tasten nede Ctrl, flyt musemarkøren til det valgte område nyt område arbejdsark.

Flytning af data

1 vej

Vælg hold Skære fra gruppen Udklipsholder faner hjem eller fra kontekstmenuen (en blinkende ramme vises omkring det fremhævede område).
Placer markøren i den første celle i det område af arket, hvor du vil flytte informationen.
Vælg hold Indsæt fra gruppen Udklipsholder faner hjem eller fra kontekstmenuen.

Metode 2

Vælg det område, du vil flytte.
Placer musemarkøren over den valgte rækkevidde.
Træk det valgte område med musemarkøren til et nyt område af regnearket.

Sletning af data

For fuldstændigt at erstatte dataene i en celle er det nok at gøre den aktiv og indtaste nye data (nye data erstatter gamle). For at slette indholdet af en celle eller et område skal du vælge området og trykke på Slet.

Annullering af operationer

For at annullere den sidste handling på data skal du vælge kommandoen på værktøjslinjen Hurtig adgang Fortryd input (Ctrl+Z). Hvis du klikker på pilen ved siden af denne knap, vises en liste over handlinger udført i nuværende session. Ved at klikke på navnet på en handling kan du fortryde den og alle handlinger, der udføres efter den.

For at returnere den sidste fortrydede handling skal du vælge kommandoen fra værktøjslinjen Hurtig adgang Vend tilbage.

Handlinger på tabelelementer

Indsættelse af kolonner, rækker og celler

Du kan indsætte kolonner, rækker og celler i den oprettede tabel efter behov. Ved indsættelse flyttes eksisterende data.

Indsættelse af en kolonne: venstreklik på kolonneoverskriften (vælg kolonnen) til venstre for hvilken du vil indsætte en ny. Vælg kommandoen fra kontekstmenuen Indsæt(ikke at forveksle med kommandoen Indsæt, som tilføjer fragmenter fra udklipsholderen). Eksisterende data vil flytte til højre. Du kan også bruge kommandoen Indsæt fra gruppen Celler faner hjem Indsæt kolonner i et ark.

Indsættelse af en række: Venstre-klik på rækkeoverskriften (fremhæver rækken), over hvilken du vil indsætte en ny. Vælg kommandoen fra kontekstmenuen Indsæt(ikke at forveksle med kommandoen Indsæt, som tilføjer fragmenter fra udklipsholderen). Eksisterende data flyttes ned. Du kan også bruge kommandoen Indsæt fra gruppen Celler faner hjem. Når du trykker på knappen, vises en menu, hvor du skal vælge Indsæt rækker i et ark.

Indsættelse af celler: Vælg en celle eller et celleområde, hvor nye celler skal vises. Vælg kommandoen fra kontekstmenuen Indsæt.... I vinduet Tilføjelse af celler, der vises, skal du vælge, hvordan du vil indsætte celler med et skift til højre eller ned. Du kan også bruge kommandoen Indsæt fra gruppen Celler faner hjem. Når du trykker på knappen, vises en menu, hvor du skal vælge Indsæt celler.

Sletning af kolonner, rækker og celler

Vælg hele rækker, kolonner eller celler, der indeholder de data, du vil slette. På fanen hjem i gruppe Celler udvalgte hold Slet og vælg ved at trykke på knappen den rigtige kommando. Eksisterende data flyttes. Du kan også vælge kommandoen fra kontekstmenuen Slet, og derefter i dialogboksen, der vises Fjernelse af celler angiv, hvad du vil slette - celle, række, kolonne.

Ændring af kolonnebredder og rækkehøjder

Ændring af kolonnebredder: Placér musemarkøren på kanten af kolonneoverskrifterne (markøren vil ligne et sort kryds), tryk på venstre museknap og indstil kolonnebredden uden at slippe den. Du kan også bruge kontekstmenu, for at gøre dette, klik Højreklik Hold musen over kolonneoverskriften og vælg kommandoen Søjlebredde

Ændring af rækkehøjde: Placer musemarkøren på linjenummereringsgrænsen (markøren vil ligne et sort kryds), tryk på venstre museknap og indstil linjehøjden uden at slippe den. Du kan også bruge kontekstmenuen ved at højreklikke på linjenummeret og vælge kommandoen Linjehøjde, i dialogboksen, der vises, skal du indstille den ønskede værdi.

Bemærk. Hvis dataene ikke passer ind i en række eller kolonne, kan du automatisk slippe dem. For at gøre dette skal du blot dobbeltklikke med venstre museknap på kanten af kolonnerne/rækkerne i området for deres betegnelse (kolonnenavne eller rækkenummerering).

Opgaver til selvstændigt arbejde

1. Start programmet MS Excel.

2. Omdøb Ark 1 V Data.

3. Tilføj nyt blad og flyt den til slutningen af projektmappen.

4. Til Blad 2 formater tabellen i henhold til eksemplet (specificer den nødvendige bredde kolonner):

5. Tilføj den første række til tabellen og indtast tabelnavnet " Optimalt calciumindtag»

6. Kopier den første kolonne i tabellen (celleområde A2:A12) til ark 2.

7. Gem denne fil i mappe Mine dokumenter under navnet Calcium indtag.

8. Luk programmet.