Arbejds e-mail mapper. E-mailboks indefra

Når postkassen er oprettet, kan du få adgang til den fra enhver computer, der er tilsluttet internettet. For at komme ind i boksen E-mail du skal gå til den tjeneste, hvor du registrerede den, og indtaste dit brugernavn og adgangskode i login-formularen.

Vi har oprettet en postkasse på Yandex, så vi går til webstedet yandex.ru og indtaster vores data i den passende form (fig. 249).

På næsten alle tjenester, der giver mulighed for at registrere e-mail, ser postkasser "indefra" meget ens ud (fig. 253).

Postkassen er normalt opdelt i to områder. Den første viser hovedmapperne, hvori bogstaverne er placeret (nummer 1, fig. 253). Det andet område fungerer, og det viser indholdet af de mapper, der er valgt i det første område, eller teksten i et åbent brev (både nyt og modtaget, nummer 2, fig. 253). De der. der er en vis lighed med programmet Leder.

Efter at vi har oprettet en boks på tjenesten Yandex og indtastede det, vil vi se to nye bogstaver. Disse breve er fra Yandex med anbefalinger og servicenyheder. Bemærk, at alle breve, vi modtager, er lagt i mappen Indbakke(område markeret med nummer 1, fig. 253). I overensstemmelse hermed vises antallet af bogstaver, som den indeholder i øjeblikket, ud for navnet på mappen. Hvis mappen indeholder tidligere os ulæste breve, så er de markeret med fed skrift.

Du kan også se, at mappen Indbakke fremhævet med blå baggrund. Dette er en slags markør, der viser os mappen i område 1 (fig. 253), hvis indhold er vist i område 2. Vi ser to bogstaver i område 2, og over dem er der navnet på mappen, hvori de er placeret. I vores tilfælde er dette mappen Indbakke(Fig. 253).

Så lad os beskæftige os med det første område postkasse.

Til mappe Indbakke, som vi allerede ved, er alle breve, der modtages på vores adresse, placeret.
I mappe Sendt Kopier af breve, som du har sendt til nogen fra denne postkasse, vil blive gemt.
Efter sletning af bogstaver fra en mappe i område 1 (fig. 253), flyttes de til mappen Slettet. Denne mappe er Kurv vores postkasse og denne mappe kan rengøres med jævne mellemrum, hvilket permanent sletter breve fra den.
Til mappe Spam nogle indkommende breve er placeret. Vi har allerede rejst emnet spam og vil tale om det i detaljer senere. Nu vil jeg bare sige, at spam er breve, der som regel er reklamer i naturen eller kan indeholde vira. Næsten alle e-mail-tjenester forsøger at bekæmpe dette fænomen og introducerer specielle algoritmer til behandling af indgående post for at identificere og automatisk slette sådanne meddelelser. Desværre er disse algoritmer endnu ikke perfekte og forveksler ofte den mail, vi har brug for, for spam. Af denne grund blev mappen oprettet Spam. Den indeholder indgående breve, der Yandex betragtede det som spam. Tjek denne mappe af og til. Det kan indeholde breve, der ikke er spam. Når du har tjekket denne mappe, kan du slette alle spam-e-mails, der er i den.
Folder Udkast designet til at gemme ikke-sendte e-mails. Hvis du har skrevet en e-mail og ikke har sendt den, vil den automatisk blive placeret i mappen Kladder. I fremtiden kan du vende tilbage til dette brev, redigere det, angive modtagerens e-mailadresse og sende brevet.

Vi har set på de standardmapper, der findes i næsten enhver e-mail-boks. Men de fleste e-mail-tjenester har mulighed for at oprette dine egne mapper. Ved at bruge denne funktion kan du oprette mapper til forskellige bogstaver, dvs. sortere din indgående post. Derudover giver mange e-mail-tjenester mulighed for automatisk at sortere breve. Det betyder, at du kan angive, i hvilken mappe du vil lægge et brev fra en bestemt modtager, og hvornår du modtager et brev i automatisk tilstand din indgående post vil blive sorteret i mapper, du har oprettet. Snart vil vi lære at gøre dette.

Lad os nu se på det andet område af kassen (nummer 2, fig. 253).

Dette område viser en liste over breve placeret i enhver postkassemappe. Denne liste viser afsenderens navn, emnet for e-mailen og de første par ord i selve e-mailen. For at åbne et indgående brev skal du blot klikke på afsenderens navn eller på emnet for brevet. Brevet åbnes, og du får adgang til dets indhold (fig. 254).

Bemærk venligst, at i det første område overfor mappen Indbakke tallet er ændret (fig. 254). Da vi modtog to nye breve og åbnede et, forblev et ulæst, som det fremgår af tallet "1".

Lad os se på de værktøjer, der er tilgængelige for os, når vi arbejder med post. De tilsvarende knapper er placeret over den åbne e-mail (fig. 254):

Hvis vi går til mappen igen Indbakke, vil vi se, at det brev, vi åbnede, blev markeret af systemet som læst, dvs. skrifttypen blev normal, ikke fed (Fig. 255).

Ris. 255. Liste over breve i mappen Indbakke

Hvis vi vil udføre en handling med flere bogstaver, skal vi vælge dem. For at gøre dette skal du ud for hvert bogstav markere det tilsvarende afkrydsningsfelt (fig. 255), derefter skal du vælge påkrævet handling (Frem, Slet, Dette er spam!,Læs). Du kan bruge færdige værktøjer til udvælgelse. Så under værktøjslinjen er der to funktioner - Fjern markering Og Vælg alle e-mails i denne mappe. Jeg tror, at effekten af disse funktioner fremgår tydeligt af deres navne.

Lektion nr. 87

Opret et nyt brev

Lad os oprette en ny e-mail og stifte bekendtskab med de grundlæggende felter og
elementer, der er tilgængelige for os, når du opretter et brev. For at gøre dette skal du klikke på knappen Skrive, på værktøjslinjen (fig. 255). En standardformular til oprettelse af en ny vises. e-mail(Fig. 256). Lad os se på dets elementer.

Formularen som du ser i figur 256 er standard for alle mailtjenester og mailprogrammer, og med nogle mindre forskelle finder du den i din postkasse på mail.ru-tjenesten og på rambler.ru og på google.ru osv. d. Derfor kan alt, hvad vi skal diskutere med dig nu, ikke kun bruge på postvæsenet Yandex.

Så for at oprette en e-mail skal vi udfylde hovedfelterne i denne formular. Nogle felter er obligatoriske, og nogle er ikke. Generelt er kun feltet obligatorisk Til hvem, da vi ikke vil kunne sende brevet uden at angive modtageren. Vores returadresse indsættes automatisk, og du ser den helt øverst (fig. 256).

Du kan angive mere end én modtager, men flere adresser på én gang, adskille dem med tegnet ";". I dette tilfælde vil dit brev blive sendt samtidigt til alle e-mail-bokse, du har angivet.

Der er yderligere to valgfrie felter, du kan bruge. Hvis du klikker på ordet " Kopi"eller" Skjult kopi "(3 og 4, Fig. 256), derefter under marken Til hvem to tilsvarende felter vises. Disse felter er meget praktiske til officiel korrespondance, eller når du sender breve til dine forretningspartnere. Så du kan skrive en besked til din arbejdskollega, men for at sikre, at andre kolleger, der er involveret i dette projekt, er ved det, kan du tilføje deres e-mailadresser i feltet Kopi. Din kollega, efter at have modtaget brevet og set sin adresse i afsnittet Kopi, vil forstå, at brevet ikke er stilet til ham, og han modtog det kun til orientering.

Alle adresser angivet i felterne Til hvem Og Kopi vil være synlig for modtagere af dette brev. Det betyder, at alle, der modtager din besked direkte eller i kopi, vil vide, hvem den er adresseret til, og hvem der har modtaget den til orientering (i kopi). Hvis du indtaster adressen i feltet Skjult kopi, derefter de modtagere, hvis e-mailadresser var angivet i felterne Til hvem Og Kopi, vil ikke se denne adresse.

For at afklare situationen vil jeg give et eksempel. Jeg vil gerne sende et brev til min partner EN, men vores forretning involverer også partnere B Og C og de bør være opmærksomme på det spørgsmål, som vi diskuterer med EN. Jeg skriver et brev og i afsnittet Til hvem Jeg angiver min partners e-mailadresse EN. Næste i feltet Kopi Jeg angiver e-mail-adresser på partnere B Og C. Men jeg har en assistent D, som også burde være opmærksom på denne korrespondance, men af en eller anden grund ønsker jeg ikke, at mine partnere skal vide om det. Jeg indtaster min e-mailadresse D i marken Skjult kopi og send min besked. Partner EN modtager en besked og ser, at den er adresseret til ham (felt Til hvem). Det forstår han også denne besked sendt til samarbejdspartnere B Og C(Mark Kopi), men om assistenten D han ved det ikke, for i det brev, han modtog, er der en mark Skjult kopi ikke vist. Partnere vil modtage nøjagtig det samme brev B Og C.

Næste felt – Emne(2, fig. 256). Dette er en slags brevhoved. Dette felt angiver normalt brevets emne, dvs. en kort sætning, der giver en idé om indholdet af e-mailen. Ganske ofte modtager jeg breve fra nybegyndere, der bruger dette felt til at skrive hoveddelen af brevet. Jeg har en idé om, hvorfor de gør dette, og det vil jeg tale om lidt senere. Nu vil jeg henlede Deres opmærksomhed på, at dette felt IKKE TILSIGTET at skrive hovedteksten i brevet, og du risikerer ikke at modtage et svar fra modtageren af dette brev, da få mennesker er opmærksomme på teksten i feltet Emne. Hovedopmærksomheden er lagt på indholdet af brevet, og hvis en person åbner brevet og ikke finder noget indeni, så vil han med en større grad af sandsynlighed simpelthen slette din besked uden selv at se på emnet.

Til skrivning af hovedteksten i brevet er der et tekstfelt placeret under feltet Emne(5, fig. 256). Det er her vi skriver vores besked.

Lektion nr. 88

Vi skriver en mail

At skrive teksten i vores besked adskiller sig ikke fra at skrive i en hvilken som helst teksteditor. Typisk giver e-mail-tjenester mulighed for at oprette et brev med i almindelig tekst(som i programmet Notesbog) eller brug den avancerede tilstand, hvor vi kan bruge en række forskellige tekstformateringsværktøjer (som i programmet WordPad).

Standard til Yandex vi bliver bedt om at oprette et brev uden formatering, dvs. simpel tekst. Men vi kan klikke på muligheden Opret et brev(Fig. 257) og dem, vi allerede kender fra programmet, vises WordPad formateringsværktøjer og denne mulighed vil skifte til Deaktiver formatering(Fig. 258).

Vi vil ikke dvæle i detaljer ved formateringsværktøjer, da de er standard, og vi har mestret at arbejde med dem, mens vi studerer programmet WordPad.

Når du opretter et brev, vil vi ikke være i stand til at bruge absolut alle formateringsværktøjer, der er tilgængelige i tekstredaktører, men i vores arsenal vil der være sådanne simple værktøjer, såsom ændring af stilen (kursiv, fed, understreget), ændring af skrifttypeparametre (selve skrifttypen, dens størrelse, tekstfarve og baggrundsfarve), nummererede og punktlister og justering.

Brevets tekst er skabt efter samme princip som teksten til evt tekstdokument– først skrives selve teksten, derefter udføres formateringshandlinger.

Når teksten er klar, kan du tjekke den for fejl. For at gøre dette skal du vælge indstillingen Kontroller stavning, placeret under muligheden Formatér bogstav/Deaktiver formatering(Fig. 257 og 258). Fejlstavede ord vil blive understreget med en rød bølget linje.

Du kan vedhæfte yderligere filer til dit brev. Disse kan være absolut alle filer - tekst, lyd eller fotografier. For at gøre dette skal du klikke på knappen Vedhæft filer, som er placeret under feltet til indtastning af brevets tekst (fig. 259). Et standardvindue til valg af filer åbnes. Du skal finde den eller de nødvendige filer på din computerdisk og åbne dem. Downloadprocessen begynder. Figur 259 viser vedhæftning af to filer til brevet - en videofil og en PDF-fil.

Ved siden af hver vedhæftede fil vises information om dens størrelse, og det er også muligt at fjerne filen fra vedhæftede filer ved at klikke på den tilsvarende knap.

Husk, at størrelsen af indgående meddelelser ofte er begrænset af mailservere, og meddelelser, der indeholder store vedhæftede filer, bliver muligvis ikke leveret til modtageren. Derfor, hvis du vil sende en rigtig stor fil, så spørg modtageren, om din besked med en vedhæftet fil er kommet frem eller ej.

Efter at vi havde oprettet teksten til vores brev, formaterede den og vedhæftede den nødvendige filer, kan vi sende en besked til modtageren eller lægge brevet i en mappe Udkast.

Klik på knappen for at sende Sende. Brevet sendes til alle modtagere angivet i feltet Til hvem.

Hvis vi ikke ønsker at sende brevet endnu og ønsker at vende tilbage til at redigere det senere, så skal vi gemme det i mappen Udkast ved at klikke på den tilsvarende knap.

Også hos postvæsenet Yandex Der er et par stykker interessante muligheder. Du kan markere afkrydsningsfeltet Påmind mig, hvis der ikke er modtaget svar på e-mail inden for 5 dage. I dette tilfælde, hvis dit brev ikke bliver besvaret, vil der efter fem dage blive sendt en påmindelse til din e-mail-indbakke, der inviterer dig til at skrive igen.

Hvis du indstiller muligheden Giv besked, når et brev er modtaget, når du åbner denne e-mail, vil modtageren blive bedt om at give dig besked om det.

Du kan også sende en SMS-besked til modtageren om, at brevet er sendt, eller udskyde afsendelsen af brevet pr. bestemt tidspunkt. Brevet sendes automatisk på det angivne tidspunkt.

Lektion nr. 89

Vi besvarer breve

Hvis du har modtaget et brev og ønsker at svare på det, skal du bruge den tilsvarende knap på værktøjslinjen. Selvfølgelig kan du oprette et nyt brev og udføre alle de handlinger, vi talte om, men det er meget nemmere og hurtigere at bruge knappen Svar.

Lad os finde ud af, hvordan man arbejder med dette værktøj.

Så du modtog et brev, og det dukkede op i din mappe Indbakke(Fig. 260). Du skal åbne dette brev ved at klikke på modtagerens navn eller emnet for brevet (fig. 261).

Ris. 260. Nyt brev

Ris. 261. Svar på et brev

Der er to måder at reagere på dette brev. Den første, nemmeste måde er at indtaste svarets tekst i tekstfeltet, som er placeret under det modtagne brev (fig. 261). I dette felt kan vi indtaste simpel tekst uden formatering. Denne mulighed er ideel til at udveksle korte beskeder.

Hvis du vil give et detaljeret svar og anvende formatering på din tekst, så klik på knappen Svar på værktøjslinjen (fig. 261).

Præcis den samme formular til afsendelse af et brev vil fremkomme som ved oprettelse af et nyt brev (sammenlign Fig. 257 og 262), men nogle felter i denne formular vil allerede være udfyldt, hvilket vil reducere vores svartid kraftigt.

Først i marken Til hvem Adressaten er allerede indstillet, og vi behøver ikke indtaste den manuelt.

For det andet feltet Emne er allerede udfyldt - emnet for det brev, vi modtog, forbliver i det, med den eneste forskel, at der stod to bogstaver foran det " Vedr" Bogstaver" Vedr"mener det dette brev er et svar på et brev sendt til dig tidligere. Disse bogstaver er taget fra det engelske ord svar(svar). Du bør ikke slette disse breve eller omdøbe emnet, da dette vil gøre det klart for modtageren, at dette brev er et svar på et, han har sendt tidligere.

For det tredje blev teksten i det brev, du modtog, automatisk indsat i teksten i det nye brev (fig. 262). Det tidspunkt og dato, du modtog brevet, er også angivet. Disse oplysninger er meget vigtige, og jeg anbefaler ikke at slette dem. Hvis du gemmer den modtagne besked i brevets brødtekst, kan du hurtigt gendanne hele billedet af korrespondancen i din hukommelse. Det er virkelig meget vigtigt punkt, da der spildes meget tid på at søge efter det første bogstav og alle efterfølgende svar.

Jeg støder ofte på breve fra nybegyndere, som, når de svarer på mine breve, skriver deres beskeder i brevets emnelinje. Jeg gætter på, at de er forvirrede ved at have tekst i hovedtekstfeltet, da vi ved, at når der trykkes på knappen Svar det modtagne brev indsættes automatisk der. Undgå denne fejl og skriv kun din besked i tekstfeltet. Ofte ser folk ikke på e-mailens emnelinje, og hvis de åbner e-mailen og kun ser deres originale meddelelse, vil de sandsynligvis antage, at svaret blev sendt ved et uheld og vil simpelthen slette din meddelelse.

Hvis du nu går til mappen Indbakke og tryk på dette bogstav igen, vil brevet ikke åbne, men en rulleliste med bogstaver, der er knyttet til denne meddelelse, vises (fig. 264). Fra denne liste vil du kunne få adgang til både det modtagne brev og dit svar på dette brev.

Brevformularen vil være delvist udfyldt. Du skal angive den e-mailadresse, som du vil videresende brevet til (i feltet Til hvem), og supplerer også teksten om nødvendigt. Ligesom når du svarer på et brev, kan du skrive din besked i tekstfeltet.

Vær opmærksom på feltet Emne. Bogstaverne "Fwd" stod foran det oprindelige emne. Disse bogstaver er en forkortelse for det engelske udsagnsord frem- frem.

Hvis nogen filer blev vedhæftet det originale brev, vil de også blive gemt i brødteksten i det videresendte brev.

E-mail i mange år forbliver uundværlig og en af de mest effektive værktøjer til personlig kommunikation og arbejde. E-mail-formatet er praktisk til lagring og videresendelse, ikke kun tekstbesked, men også forskellige typer dokumenter, påmindelser om begivenheder. Derudover gør mange e-mail-tjenester og e-mail-programmer (for eksempel Outlook) det nemt at omdanne e-mails til opgaver eller begivenheder, hvilket gør din e-mail til en rigtig. mobilt kontor som altid er med dig.

Det eneste problem er, at efter blot en måned eller to med intensiv brug af e-mail, bliver den gennemsnitlige postkasse til noget som et skab - du ved med sikkerhed, at den har alt, men du kan ikke finde noget. Under alle omstændigheder inden for en acceptabel tidsramme.

Jeg har forberedt nogle gode tips til dig, så du kan rense din indbakke og organisere din e-mail-korrespondance. Jeg vil advare dig med det samme - nogle af de ting, jeg vil tale om, kræver, at du først pille lidt med indstillingerne for din e-mail-klient eller e-mail-konto. Dette er dog fuldstændig lille gebyr for den mængde tid, du vil spare i sidste ende.

Opsætning af postsorteringsregler i Outlook - selv en nybegynder kan finde ud af det

Brug e-mail-filtre og regler

I øjeblikket er der sandsynligvis ikke en eneste e-mail-tjeneste eller e-mail-program tilbage, der ikke har mulighed for at konfigurere regler for filtrering af indgående meddelelser. Brug af e-mail-regler er den første ting at gøre, når det kommer til nemt at organisere din e-mail. Ved at bruge højst femten minutters tid, kan du skabe et fundament, der vil redde dig fra det kaos, der sker i dit liv i de kommende år. standard mappe"Indbakke".

Her er blot et par ideer til, hvad jeg vil foreslå, at du gør først:

Opret mapper i din postkasse til typisk korrespondance, for eksempel: "kontoudtog", "breve fra netbutikker", "familie", "mailings" og opsæt en simpel regel - så breve fra bestemte modtagere falder strengt i deres egne mapper . På denne måde vil du altid vide, hvor meget vigtig besked sendt til dig - det vigtigste er ikke at glemme at opdatere dine adresselister.
Indstil prioriteter for forskellige adresser, såsom "høj" for e-mails fra ledelsen og "lav" for meddelelser fra sociale netværk. Dette vil give dig mulighed for, så snart du åbner din postkasse, at notere de vigtigste opgaver for dig selv og ikke spilde din tid på småting.
Brug spamfiltre. I nogle programmer og posttjenester Der er indstillinger for "spam-niveau", nogle har en liste over "stopord" (ekskluder for eksempel e-mails med ordet "dating") - i princippet skal du bare konfigurere alt dette én gang og strømmen af spam til din e-mail vil blive reduceret betydeligt.

Vær ikke bange for at slette unødvendige beskeder

Ideelt set bør e-mails slet ikke gemmes i postkassen – gem nødvendige investeringer fra et brev, føje afsenderen til adressebog, vær ikke doven til at behandle et nyt brev (et tip i et tip: du bør ikke svare på et brev, så snart det ankommer via e-mail - det er bedre at tage dig tid i slutningen eller begyndelsen af arbejdsdagen til at se gennem alle de indgående breve på én gang og svar straks på hver af dem), marker en ny opgave i kalenderen, og det er det - derefter kan brevet sikkert slettes.

Husk hvornår du er inde sidste gang Har du nogensinde rodet gennem din indbakke efter en af de gamle e-mails, du ledte efter? En e-mailadresse, der ikke blev gemt på det tidspunkt? Ikke-gemt vedhæftet dokument? Noget andet i den stil? Ja, ja, som regel mister e-mails ældre end 3 dage fuldstændig sin relevans, så behold hele "filen" af e-mails for de sidste år der er ingen mening.

Email autosvar og svarbrevskabeloner

Der er et ganske imponerende "lag" af e-mails, som vi skal sende igen og igen - kommercielle tilbud, prisanmodninger, rapporter. Til alle disse typiske operationer skal du oprette skabeloner, hvor du kun skal indtaste afsenderens adresse og andre "operative" data. Ja, du skal først bruge en halv times kostbar tid på at skabe dem. Men hver af disse tidsbesparende skabeloner vil højst sandsynligt betale sig selv inden for samme arbejdsdag. Sæt pris på din tid!

Det ville i øvrigt ikke skade at sætte din personlige telefonsvarer op. Jeg tror, at hvis den person, der skrev en besked til dig, som svar modtager et kort brev med reglerne for dit arbejde og et par telefonnumre hvorved det er praktisk at kontakte dig, vil der ikke ske noget dårligt.

Jo enklere jo bedre

Nøjer sig med én indbakkemappe pr mail program, er som regel ikke rationel. Men at oprette en masse mapper (og nogle af dem endda en masse mapper!) er heller ikke en god idé - husk, du vil gøre det nemmere for dig selv at behandle e-mail, og ikke oprette et lager af læste beskeder, som du vil aldrig vende tilbage til.

Normalt burde et dusin mapper være nok til alle. Hvis du opretter en ellevte, så spørg dig selv: er det virkelig Den bedste måde organisere indgående e-mails?

E-mail skal være hurtig

Fordelen ved e-mail er hurtighed og effektivitet, så når du skriver et svar, så vær hurtig og hurtig - e-mail bør ikke blive til et projekt for dig. Sæt pris på din tid og meddelelsesmodtagerens tid - ingen tekster på to eller tre sider, der tager to timer at skrive. Ellers risikerer du ved at sende dette brev at se et par beskeder mere fra samme afsender i din indbakke :)

Hvis der Yderligere Information der skal indberettes - brug evt. vedhæftede filer mere information for et svar, bare skriv det. Det tager ikke mere end 5 minutter at skrive en ideel e-mail, og indholdet bør ikke overstige 3 afsnit.

E-mail er ikke en huskeliste eller en begivenhedskalender.

Jeg gentager det igen, fordi det er virkelig vigtigt - e-mailens opgave er at give dig opdaterede oplysninger, og postkassens eller e-mail-programmets opgave er at give nem adgang til nye e-mails. Og det er alt!

Kort sagt er e-mail en kilde til ideer og begivenheder for dig til at planlægge opgaver og lave aftaler, og ikke et lager af alt (inklusive opgaver, møder, billeder og samlinger af friske vittigheder... (fra februar sidste år, selvfølgelig) )). Planlæg, handle og kom af med rod med det samme - dette er nøglen til succes.

Glem alt om mails og sluk for notifikationer

Nej, jeg stødte faktisk på nogle værdifulde nyhedsbreve et par gange, der bragte brugbar information. Men 99% af tiden tog alle de utallige indgående beskeder simpelthen min tid og fløj med det samme ind i "trash"-mappen... for så at ankomme i "indbakken" igen næste dag. Folk er designet på en sådan måde (i den forstand, at de er dovne), at det er nemmere for dem at trykke på "slet"-knappen end at finde en måde at afmelde den irriterende mailingliste én gang for alle (i hvert fald ved at placere det på spamlisten). Men det er præcis, hvad du skal gøre - afsæt 15 minutter, find alle unødvendige kilder til indgående information (Vasya Ivanov (hvem er det?) lagt på Facebook nyt foto...) og bare søm ned din e-mail fra dem.

Hvis du bruger sociale netværk— deaktiver straks e-mail-meddelelser om nye venner, beskeder, kommentarer osv. i indstillingerne. affald. Du får ikke brug for det alligevel, og dine endeløse sekunder med at trykke på "slet" vil straks stoppe med at smelte sammen til endeløse timer og dage.

Den evige kamp med spam... og dovenskab

Så dit e-mail-"sikkerhedssystem" er sat op og fungerer som et ur. Og pludselig, efter et par måneder, dukker der pludselig et nyt spambrev op i din indbakke. Din hånd rækker automatisk ud efter "Slet"-knappen... og så stopper du med en viljestærk bevægelse, åbner din spamliste og tilføjer en ny "heldig person" der.

Fristelsen til straks at fjerne gerningsmanden er stor, ja, men husk – efter at have lækket én gang, vil skurken gøre det igen og igen. Derfor er det nemmere og billigere at bruge et minuts tid og én gang for alle afskære ilten fra en ny strøm af spam.

Forresten, glem ikke også at opdatere "databaserne" nøjagtigt email adresse, filtre, mapper og regler for din postkasse. Selvfølgelig er der ingen, der ønsker at gøre dette (dovenskab, dovenskab...), men for effektiv organisation behandler e-mails, skal du introducere elementer af... organisation i dit arbejde :)

Der er en tid til alt - især e-mail

At tjekke e-mail er som et stof. Du ved, at når en ny e-mail dukker op, giver programmet dig besked om det, men du trykker stadig på "tjek e-mail"-knappen hvert femte minut - hvad nu hvis programmet lavede en fejl og ikke lagde mærke til det vigtigste bogstav? Nu vil jeg fortælle dig en frygtelig sandhed - vi har en tendens til at overvurdere vores uundværlighed.

Af netop denne grund, uanset hvad der sker, vil hvor ofte du tjekker din e-mail ikke ændre noget (undtagen måske din psykologiske tilstand). Faktisk er alle disse meddelelser om nye beskeder osv. - en kraftig distraherende faktor. Det er simpelthen umuligt at koncentrere sig om arbejdet, når meddelelsen "1 ny e-mail modtaget" er tændt i hjørnet af skærmen.

Den bedste måde at håndtere et problem på er at skære det af ved roden. Sluk (for fanden!) alle notifikationer om nye indkommende e-mails (tag mit ord for det - intet dårligt vil ske), og sæt dig selv en simpel regel - tjek og behandl ALLE e-mails på én gang om dagen - om morgenen eller om aftenen. På det aftalte tidspunkt skubber du blot alt til side og åbner din postkasse, modtager alle indgående beskeder, skriver alle de nødvendige svar, markerer alt nødvendige opgaver og fortsætte arbejdet med god samvittighed.

Og vær ikke i tvivl – din samvittighed og rettigheder bliver klarere. For det første vil du ikke blive distraheret af bagateller (åh, endnu en ny besked, jeg spekulerer på, hvad er der?!), og for det andet vil du have klar plan arbejde. Muligvis for første gang!

Kom allerede i gang!

Nå, det vigtigste er, at du har læst en liste med 9 punkter om, hvordan du øger din effektivitet med e-mail. Du forstod alt, assimilerede det og besluttede, at nu er djævelen selv ikke din bror, for alt er enkelt og klart som dagen. Og her spiller det vigtigste ind - det tiende punkt, det sværeste.

Bare tag det og gør, hvad du læser om ovenfor.

Ja, du fik det.

Ja, helt sikkert i morgen.

Men du skal starte allerede nu. Intet behov for komplikationer, find det i din e-mail-boks et dusin beskeder, hvis svarperiode udløb "i forgårs", og slet dem blot. Det nytter ikke at besvare dem nu, selv afsenderen har sandsynligvis glemt dem. Og du vil straks føle dig lidt lettere. Er det sket? Så rådene virker. Lad os nu gennemgå listen helt fra begyndelsen.

Skabelse lokale mapper breve for at reducere størrelsen af postkassen

Ved at nå stor størrelse postkasse, begynder indgående post at fungere dårligt. I denne forbindelse, hvis indgående post stopper med at ankomme eller følger med lange forsinkelser, skal du kontrollere størrelsen optaget af din postkasse.

Der er to måder at kontrollere din postkassestørrelse på.

1 vej. Kontrol af postkassestørrelsen via mail-webgrænsefladen.

2. Klik på indstillingerne til højre øverste hjørne og vælg "Indstillinger"

3. Vinduet, der åbnes, vil vise størrelsen optaget af postkassen.

Metode 2. Tjek boksens størrelse via mail klient MirosoftOutlook.

1. Start mail-klienten, og vælg "Mailbox Cleaning" i fanen "File" - "Information" - "Cleaning Tools"

2. Klik på knappen "Postkassestørrelse" i det vindue, der åbnes.

3. I det nye vindue vil "Mappestørrelse" på fanen "Data på serveren" blive vist samlet størrelse postkassen og dens mapper separat.

Hvis postkassestørrelsen nærmer sig 1000 MB (1 GB) (eller overstiger den angivne værdi), skal du overføre beskeder til opbevaring til lokal computer, ikke på serveren.

Oprettelse af lokale e-mail-mapper

Start Outlook 2010 og vælg "Kontoindstillinger" på fanen "Filer"

Indtast mailindstillinger: "Start" -> "Kontrolpanel" -> "Mail"

2. På fanen "Datafiler" skal du vælge "Tilføj".

3. Angiv placeringen og navnet på den fil, hvor bogstaverne skal gemmes, i dialogboksen, der åbnes.

Opmærksomhed!

Når du markerer afkrydsningsfeltet "Tilføj ekstra adgangskode", vil alle bogstaver blive krypteret, og hvis du mister din adgangskode, er der ingen (ikke ansatte i afdelingen for Informationsteknologi, ej heller ansatte Microsoft) vil ikke være i stand til at åbne din post, og alle breve vil være tabt for altid.
Når du udfører reparationsarbejde på din automatiserede arbejdsstation, skal du angive navn og placering på det lokale postarkiv.

4. Den fil, du har angivet, vil blive vist i vinduet Datafiler.

5. Det vises i mailprogrammet nyt afsnit, svarende til navnet på den fil, du oprettede.

6. I det nye afsnit skal du oprette mapper og overføre breve fra din postkasse dertil.