En medarbejder sendte arbejdsfiler til en personlig e-mail, og han blev fyret for dette. Om sikkerhedskopiering af oplysninger i en organisation

Tamara Vorotyntseva - udviklingsdirektør for træningsfirmaet "BUSINESS PARTNER" (Moskva). Praktiserende forretningscoach, forfatter til bogen "Building a Personnel Training System" og publikationer i erhvervspublikationer i Rusland, Kasakhstan og Ukraine. Skaber af online nyhedsbrevet: " E-mail korrespondance in business" på subscribe.ru-serveren! Bogen er praktisk guide for forretningsfolk, der fører aktiv korrespondance med kunder og partnere. Den præsenterer værktøjer, der vil hjælpe med at gøre elektronisk kommunikation effektiv, optimal i tid og resultater og mest i overensstemmelse med de normer og regler, der er accepteret i det moderne erhvervsliv. Forfatteren giver praktiske råd, illustrerer hans observationer med sager fra det virkelige liv og giver begrundede konklusioner. Bogens tekst er rig på genkendelige eksempler på virkelige erhvervskorrespondance. Forfatteren deler sine observationer, teknikker og "tricks", der i væsentlig grad kan påvirke effektiviteten og effektiviteten af ​​en virksomheds-e-mail. Hvis du er en forretningsmand, og det er vigtigt for dig at skrive hurtigt, kortfattet, kompetent i overensstemmelse med reglerne for god forretningsskik, vil denne bog blive din pålidelige assistent.

Bestil:

Når du arbejder med felterne Til, Cc og Bcc, skal du huske, at dette er en vigtig del af e-mailen, der påvirker yderligere tiltag deltagere i korrespondancen.

"Til hvem" ("Det"). Dette felt indeholder adressen på den modtager, som brevet og oplysningerne i det er direkte adresseret til. Brevets forfatter afventer svar fra hovedmodtageren. Hvis to modtagere er placeret i dette felt, så venter forfatteren af ​​brevet på svar fra hver eller nogle af dem (husk dette, hvis dit navn er på listen over modtagere). Husk samtidig (hvis du er afsender), at det ikke er særlig tilrådeligt at inkludere mere end én adressat i feltet "Til" ("Til"). Et brev sendt til flere modtagere vil muligvis ikke modtage et enkelt svar, da hver af dem vil tro, at den anden vil svare.

Hvis brevet er adresseret til dig, men indeholder kopier af andre modtagere, skal du huske at bruge knappen "Svar ALLE" når du svarer! Dette vil give dig mulighed for at opretholde den kreds af modtagere, som initiativtageren til korrespondancen udpegede.

"Kopi" ("Cs"). I I dette felt skal du placere adresserne på modtagere, som efter din mening burde være opmærksomme på korrespondance om dette spørgsmål. Disse modtagere modtager kun information "til din information." CC-modtageren skal normalt ikke svare på brevet, men kan gøre det, hvis det er nødvendigt.

BEMÆRK. DET ER VIGTIGT!

Hvis dit navn er i feltet "Cc" ("CC"), så husk, når du indgår korrespondance, at der er situationer, hvor det er ekstremt vigtigt at være høflig. Brug sætningerne: "Lad mig deltage i diskussionen" eller "Lad mig deltage i din dialog" eller "Lad mig udtrykke min mening."

"Blind carbonkopi" ("Bcc"). Dette felt er forbudt at bruge i nogle virksomheder, da det er et værktøj, der er i modstrid med etiske standarder for kommunikation. Formålet med dette felt er at invitere modtageren til at blive et "hemmeligt vidne".

Hvis din forretningspraksis er at bruge dette felt i dit arbejde, så overvej følgende. Modtageren placeret i " bcc", forbliver usynlig for den primære modtager og for modtagerne i kopien. Nogle gange er det nyttigt for afsenderen og den "hemmelige modtager" at have en foreløbig aftale (eller efterfølgende bevidsthed) om årsagen til og formålet med denne informationsmetode.

BEMÆRK. DET ER VIGTIGT!

Den "skjulte" modtager bør absolut ikke indgå i korrespondance fra dette felt.

I dag accepterer domstolene ofte elektronisk korrespondance som skriftligt bevis. Men for at gøre dette skal det have juridisk kraft. I mellemtiden er der endnu ikke udviklet klare og ensartede regler og metoder til at bestemme legitimiteten af ​​virtuel korrespondance, hvilket fører til en lang række problemer.

Lad os se på et par måder at få e-mails til at se ud retskraft.

For længst forbi er de dage, hvor det eneste kommunikationsmiddel var breve skrevet på papir. Udviklingen af ​​økonomiske relationer mellem økonomiske enheder er ikke længere tænkelig uden brug af informationsteknologier. Dette gælder især, når modparter er placeret i forskellige byer eller endda lande.

Kommunikation via elektronisk kommunikation hjælper med at reducere materialeomkostninger og tillader også så hurtigt som muligt udvikle en fælles holdning til specifikke spørgsmål.

Sådanne fremskridt bør dog ikke kun betragtes i forhold til positive side. Forskellige tvister opstår ofte mellem emner af økonomiske forbindelser; for at løse dem henvender de sig til domstolene. Retten træffer afgørelse ud fra en vurdering af de beviser, parterne har fremlagt.

Samtidig analyseres relevansen, antageligheden, pålideligheden af ​​hvert bevis for sig, samt tilstrækkeligheden og sammenkoblingen af ​​beviserne i deres helhed. Denne regel forankret både i Den Russiske Føderations voldgiftsprocedurekodeks (paragraf 2 i artikel 71) og i Den Russiske Føderations civile retsplejelov (paragraf 3 i artikel 67). I processen med at fastslå antageligheden og pålideligheden af ​​de fremlagte beviser stiller retten ofte spørgsmål, hvis løsning i væsentlig grad påvirker sagens udfald.

Brug elektronisk dokumenthåndtering i forholdet mellem økonomiske enheder er reguleret af normerne i Den Russiske Føderations civile lovbog. Især i stk. 2 i art. 434 angivet: aftale i skrivning kan afsluttes ved udveksling af dokumenter via elektronisk kommunikation, som gør det muligt pålideligt at fastslå, at dokumentet kommer fra en kontraktpart.

I overensstemmelse med stk. 1 i art. 71 Code of Civil Procedure i Den Russiske Føderation og stk. 1 i art. 75 i Den Russiske Føderations voldgiftsprocedurekodeks er skriftlige beviser forretningskorrespondance, der indeholder oplysninger om omstændigheder, der er relevante for behandlingen og løsningen af ​​sagen, udført i form digital optagelse og modtaget via elektronisk kommunikation.

Til brug elektroniske dokumenter I retssager skal to betingelser være opfyldt. For det første skal de, som allerede nævnt, have retskraft. For det andet skal dokumentet være læsbart, det vil sige, at det skal indeholde information, der er alment forståelig og tilgængelig for opfattelse.

Dette krav udspringer af almindelige regler retssager, som forudsætter umiddelbarheden af ​​dommernes opfattelse af oplysninger fra beviskilder.

Ofte nægter retten at medtage det som bevis i sagsmaterialet. e-mail korrespondance, som ikke opfylder ovennævnte betingelser, og efterfølgende træffer en afgørelse, der ikke opfylder den interesserede parts legitime krav.

Lad os overveje de vigtigste måder at legitimere elektronisk korrespondance før og efter starten af ​​proceduren.

Arbejder med en notar

Hvis sagen er endnu ikke begyndt, så for at give elektronisk korrespondance retskraft, skal du involvere en notar. I stk. 1 i art. 102 i lovgrundlaget om notarer (grundlæggende), at en notar efter anmodning fra interesserede fremlægger beviser, der er nødvendige i retten eller et administrativt organ, hvis der er grund til at antage, at bevisførelsen efterfølgende vil blive umulig eller vanskelig. Og i stk. 1 i art. 103 i Fundamentals bestemmer, at notaren for at sikre beviser undersøger skriftlige og materielle beviser.

I henhold til stk. 2 i art. 102 Grundlæggende fremlægger en notar ikke bevis i en sag, som på det tidspunkt, interesserede parter kontakter ham, behandles af en domstol eller et administrativt organ. Ellers anerkender domstolene notariseret elektronisk korrespondance som uantageligt bevismateriale (resolution af den niende AAS dateret 11. marts 2010 nr. 09AP-656/2010-GK).

Det er værd at huske på, at baseret på del 4 i art. 103 Grundlæggende, bevisførelse uden at underrette en af ​​parterne og interesserede parter udføres kun i hastetilfælde.

For at undersøge beviserne udfærdiges en protokol, hvori der udover Detaljeret beskrivelse Notarens handlinger skal også indeholde oplysninger om dato og sted for inspektionen, notaren, der udfører inspektionen, de interesserede parter, der deltager i den, og også en liste over de forhold, der er opdaget under inspektionen. Selve e-mails udskrives og arkiveres med en protokol, som underskrives af de personer, der deltager i inspektionen, af en notar og forsegles med hans segl. I kraft af afgørelsen fra Den Russiske Føderations højeste voldgiftsdomstol dateret den 23. april 2010 nr. VAS-4481/10, anerkendes notarprotokollen for inspektion af en elektronisk postkasse som passende bevis.

I øjeblikket leverer ikke alle notarer tjenester til certificering af e-mails, og deres omkostninger er ret høje. For eksempel: en af ​​notarerne i Moskva opkræver 2 tusind rubler for en side af den beskrivende del af protokollen.

En person, der er interesseret i at fremlægge bevis, henvender sig til en notar med en tilsvarende ansøgning. Det skal angive:

• beviser, der skal sikres;
• de omstændigheder, der understøttes af dette bevis;
• grundene til, at der kræves bevis;
• fravær af en sag i retssagen på tidspunktet for henvendelse til en notar generel jurisdiktion, voldgiftsret eller administrativt organ.

Overvejer teknisk proces transmission af e-mails, kan de steder, hvor e-mail registreres, være modtagerens computer, den afsendende mailserver, modtagerens mailserver, computeren på den person, som den elektroniske korrespondance er adresseret til.

Notarer undersøger indholdet e-mail-boks eller eksternt, det vil sige, de bruger fjernadgang til en mailserver (dette kan være serveren hos en udbyder, der leverer en elektronisk kommunikationstjeneste i henhold til en kontrakt; en mailserver hos en domænenavnsregistrator eller en gratis internet-mailserver), eller direkte fra den interesserede parts computer, hvor en e-mail-program er installeret ( Microsoft Outlook, Netscape Messenger osv.).

Under en fjerninspektion kan notaren ud over ansøgningen have brug for tilladelse fra domænenavnsregistratoren eller internetudbyderen. Det hele afhænger af, hvem der præcist understøtter driften af ​​postkasser eller en elektronisk postserver i henhold til kontrakten.

Certificering fra udbyderen

Resolutioner fra den niende AAS dateret 04/06/2009 nr. 09AP-3703/2009-AK, dateret 27/04/2009 nr. 09AP-5209/2009, FAS MO dateret 05/13/2010 nr. KG-A481/441 -10 bestemmer, at domstolene også anerkender, at elektronisk korrespondance er tilladt, hvis den er attesteret af internetudbyderen eller domænenavneregistratoren, som er ansvarlig for at administrere mail server.

Udbyderen eller domænenavneregistratoren bekræfter kun elektronisk korrespondance på anmodning af en interesseret part, hvis denne administrerer mailserveren, og en sådan ret er specificeret i serviceaftalen.

Imidlertid kan mængden af ​​elektronisk korrespondance være ret stor, hvilket igen kan komplicere processen med at levere papirdokumenter. I denne forbindelse tillader retten undertiden levering af elektronisk korrespondance til elektroniske medier. Voldgiftsretten i Moskva-regionen, der traf en afgørelse dateret den 1. august 2008 i sag nr. A41-2326/08, henviste således til, at elektronisk korrespondance kunne antages til retten på fire cd'er.

Men ved behandlingen af ​​sagen i appelinstansen anerkendte den tiende AAC ved sin resolution af 10/09/2008 i sag nr. A41-2326/08 henvisningen til elektronisk korrespondance som ubegrundet og annullerede afgørelsen fra den første domstol. eksempel, hvilket angiver, at den interesserede part ikke har fremlagt nogen dokumenter i henhold til den indgåede partsaftale.

Mails, der vedrører tvistens emne, skal således indgives skriftligt til retten, og alle andre dokumenter kan indsendes på elektroniske medier.

Bekræftelse af indholdet af breve ved at henvise til dem i efterfølgende papirkorrespondance vil hjælpe med at bevise de fakta, der er angivet i virtuel korrespondance. Brugen af ​​andre skriftlige beviser afspejles i resolutionen fra den niende AAS dateret den 20. december 2010 nr. 09AP-27221/2010-GK. I mellemtiden har retten, når den behandler sagen og vurderer de beviser, parterne har fremlagt, ret til ikke at anse papirkorrespondance med links til elektronisk korrespondance for tilladt.

Han tager kun hensyn til det og træffer en beslutning baseret på en omfattende analyse af alle de fremlagte beviser.

Få hjælp fra en ekspert

Hvis sagen er allerede begyndt, så for at give elektronisk korrespondance retskraft er det nødvendigt at udøve retten til at tiltrække en ekspert. I stk. 1 i art. 82 i Den Russiske Føderations voldgiftsprocedure, bestemmer, at for at afklare spørgsmål, der opstår under behandlingen af ​​en sag, der kræver særlig viden, udpeger voldgiftsretten en undersøgelse efter anmodning fra en person, der deltager i sagen, eller med samtykke fra de personer, der deltager i den.

Hvis udpegningen af ​​en prøve er foreskrevet ved lov eller en kontrakt, eller er nødvendig for at efterprøve en anmodning om forfalskning af de fremlagte beviser, eller hvis en yderligere eller gentagen undersøgelse er nødvendig, kan voldgiftsretten på eget initiativ udpege en prøvelse. Udnævnelsen af ​​en undersøgelse med henblik på at verificere de fremlagte beviser er også fastsat i art. 79 Code of Civil Procedure i Den Russiske Føderation.

I en begæring om at udpege en retsmedicinsk undersøgelse er det nødvendigt at angive den organisation og specifikke eksperter, der skal udføre den, samt rækken af ​​spørgsmål, som den interesserede part har besluttet at henvende sig til retten for at beordre en undersøgelse for. Derudover bør der gives oplysninger om omkostningerne og tidspunktet for en sådan undersøgelse, og det fulde beløb, der skal betales for den, skal deponeres hos retten. Den involverede ekspert skal opfylde de krav, der stilles til ham i art. 13 Føderal lov"Om statslig retsmedicinsk aktivitet i Den Russiske Føderation."

Vedhæftning til sagsmaterialet som bevis for en eksperts udtalelse om ægtheden af ​​elektronisk korrespondance bekræftes retspraksis(Afgørelse fra voldgiftsretten i Moskva af 21. august 2009 i sag nr. A40-13210/09-110-153; resolution fra Moskva-regionens føderale antimonopoltjeneste dateret 20. januar 2010 nr. KG-A40/14271-09 ).

Baseret på kontrakten

I stk. 3 i art. 75 i Den Russiske Føderations kodeks for voldgiftsprocedurer bemærker, at dokumenter modtaget via elektronisk kommunikation anerkendes som skriftligt bevis, hvis dette er specificeret i aftalen mellem parterne. Det er derfor nødvendigt at angive, at parterne anerkender den samme juridiske kraft af korrespondance og dokumenter modtaget via fax, internettet og andre midler som originalerne. elektroniske metoder kommunikation. I dette tilfælde skal aftalen angive den e-mailadresse, hvorfra den elektroniske korrespondance vil blive sendt, og oplysninger om den autoriserede person, der er autoriseret til at udføre den.

I kontrakten skal det fremgå, at den angivne e-mailadresse bruges af parterne ikke kun til arbejdskorrespondance, men også for overførsel af arbejdsresultater, hvilket bekræftes af FAS MO's holdning i resolution nr. KG-A40/12090-08 af 12. januar 2009. Dekret af den niende AAS af 24. december 2010 nr. 09AP-31261/2010-GK understreger, at kontrakten skal indeholde mulighed for at bruge e-mail til godkendelse kommissorium og fremsætte krav vedrørende kvaliteten af ​​de leverede ydelser og det udførte arbejde.

Herudover kan parterne i aftalen fastsætte, at meddelelser og meddelelser sendt af e-mail, er anerkendt af dem, men skal yderligere bekræftes inden for en vis periode med kurer eller med anbefalet post(Resolution af den trettende AAS dateret 25. april 2008 nr. A56-42419/2007).

For at opsummere kan vi sige, at der i dag er en praksis for domstole, der bruger elektronisk korrespondance som skriftlig bevis. Men under hensyntagen til procedurelovgivningens krav med hensyn til antagelighed og pålidelighed af beviser, tager retten kun hensyn til virtuel korrespondance, hvis den har retskraft.

I denne forbindelse opstår der et stort antal af problemer pga samlet metode Definitionen af ​​legitimiteten af ​​elektronisk korrespondance er endnu ikke fastlagt. En interesseret parts ret til at kontakte en notar for at sikre beviser er forankret, men der er ingen lovgivningsmæssig handling fra Den Russiske Føderations justitsministerium, der regulerer proceduren for levering af sådanne tjenester af notarer. Som følge heraf er der ingen enkelt tilgang til at bestemme deres værdi og danne en klar mekanisme til at implementere denne rettighed.

Der er flere måder at give elektronisk korrespondance retskraft for at fremlægge det som bevis i retten: sikring af elektronisk korrespondance fra en notar, certificering fra en internetudbyder, ved henvisning til e-mails i yderligere papirkorrespondance, samt bekræftelse af deres ægthed af retsmedicinsk undersøgelse.

Kompetent tilgang til rettidig levering elektronisk korrespondance som skriftligt bevis vil give forretningsenheder mulighed for fuldt ud at genoprette deres krænkede rettigheder, når de løser tvister.

De fleste virksomheder forstår vigtigheden af ​​at lave backups. Men problemet er, at ikke mange virksomheder har en idé om, hvad en strategi for databackup skal være. Som et resultat mister de information, kunder og dermed penge. Tilbage i 2014 rapporterede eksperter, at virksomheder mister omkring 1,7 billioner dollars om året på grund af uigenkaldelige tab af værdifulde data, som af en eller anden grund ikke blev sikkerhedskopieret. Nu er dette tal steget, da en timelang tvungen nedetid af et datacenter koster operatøren $50.000 - $80.000. For to år siden medførte en timelang nedetid tab på $40.000 - $60.000.

Hvert år vokser dette beløb, efterhånden som værdien af ​​dataene gradvist stiger. Og det handler ikke kun om information - når alt kommer til alt, skader almindeligt udstyrsnedetid på grund af forskellige slags problemer pengepungen hos både virksomheden, der ejer infrastrukturen, og dens kunder.

Alene i første halvdel af 2016 blev 554 millioner optegnelser tabt eller stjålet som følge af cyberangreb. Det mest almindelige formål med hacking er at stjæle brugernes personlige data. I USA var det mest angrebne område sundhedsvæsenet. Samtidig tabte statslige organer i første halvdel af 2016 maksimalt beløb data (vi taler om tabte eller stjålne data).

Desuden blev 707,5 millioner optegnelser mistet eller stjålet i hele 2015 som følge af cyberangreb. Det er dog mindre end i 2014, hvor det samme tal var 1,02 milliarder poster.

Blandt årsagerne til tab af data er virksomheders uforberedthed over for kritiske hændelser (strømsvigt, fysisk skade på udstyr, hacking og datatyveri, naturkatastrofer). Hvis du ikke tager dig af backups på forhånd, vil det være uhyggeligt smertefuldt senere, mange har hørt om dette. Men som de siger, "musene græd, sprøjtede sig selv, men fortsatte med at spise kaktussen." Lad os se, hvilke uventede tilfælde der sker, der pludselig fører til et delvist eller fuldstændigt stop i teleselskabernes og deres afdelingers arbejde. Her taler vi ikke om tab af data og backup, men disse situationer får dig til at spekulere på, hvor hurtigt en veletableret proces/virksomhedsdrift kan blive til kaos. På trods af planlægning kan og vil der helt sikkert opstå uventede situationer, før eller siden.

En trist legetøjshistorie

En af de mest opsigtsvækkende historier tidligere var Pixar-ansattes tab af en stor mængde data på ToyStory 2. Så slettede en af ​​medarbejderne ved et uheld en database med hundredvis af vigtige elementer karakteranimationer, kilder til selve karaktererne mv. Efter at virksomheden besluttede at gendanne dataene fra sikkerhedskopien, viste det sig, at sikkerhedskopien ikke havde virket i mere end en måned.

Der var en trussel om, at en hel måneds arbejde (eller endnu mere) ville gå til spilde. Men så viste det sig, at en af ​​projektlederne løbende sendte alle data til sin hjemme-pc for at kunne arbejde med projektet derhjemme. Kun takket være dette (og det skal bemærkes, dette var en overtrædelse af virksomhedens regler) blev dataene gendannet.

Hvis dataene ikke var tilgængelige på hjemmeserver, så kunne timingen af ​​projektet blive forsinket, og virksomheden ville komme i en meget ubehagelig situation.

Ulykke, der involverer et datacenter

Hvis vi taler om pludselige hændelser, der førte til datatab og skader, så kan vi ikke undgå at huske sagen fra 2007. Så stødte Rackspace (som endnu ikke var så etableret som det ville være år senere) på en overraskelse. En SUV styrtede ind i hendes datacenter. Føreren af ​​denne bil led af diabetes. Under turen mistede han bevidstheden, hans fod trykkede på gaspedalen, og bilen, der fløj af vejbanen, bragede i fuld fart ind i en genstand, hvori midten af ​​energiinfrastrukturen i virksomhedens datacenter var placeret.

Hjælpestrømforsyningssystemet begyndte straks at fungere, men der opstod et problem - hovedkølesystemet startede ikke. På grund af dette blev udstyret hurtigt overophedet, så virksomhedens ansatte besluttede at slukke for alt, så serverne og andet udstyr ikke fejlede.

Det resulterede i, at datacentret stod stille i omkring fem timer, hvor intet virkede. Disse fem timer kostede virksomheden 3,5 millioner dollars, ret meget.

... og et par triste it-historier mere

En fejl i systemet er svær at forudsige, hvilket er logisk. Fejl opstår selv i de mest pålidelige systemer, der er afhængige af kraftfuld infrastruktur. Men hyppigheden af ​​fejl kan reduceres, og det væsentligt, ved at bruge redundante systemer. I en pålidelig infrastruktur kan (og bør, i teorien) enhver del af den være overflødig, inklusive strøm, køling osv. Datacentre af høj kvalitet bruger N+1 og N+2 designs for at sikre høj systempålidelighed. Kravene til pålideligheden af ​​datacenterinfrastruktur vokser, da omkostningerne ved tvungen nedetid stiger. Der opstår dog stadig problemer.

For eksempel holdt en af ​​de største hostingudbydere i verden i samme år af 2013 op med at arbejde. Virksomhedens datacenter, der ligger i Utah, USA, oplevede problemer som følge af en hardwarefejl under forebyggende arbejde på serveren. Og det resulterede i en række udstyrssvigt i hele datacentret. Som resultat stor mængde webtjenester og websteder holdt op med at fungere i et stykke tid. Denne fejl kostede hostingudbyderen en betydelig mængde penge.

Og umiddelbart efter indtræden på markedet Spillekonsol Xbox One belastningen på virksomhedens servere er steget (og meget markant). På grund af dette begyndte det at fejle og cloud-tjeneste Windows Azure. Der blev observeret problemer med arbejdet i løbet af dagen Xbox Live- nogle gange blev data ikke gemt, nogle gange blev de ikke indlæst, multiplayer i spil virkede ikke.

I 2015 blev det kendte firma Vtech, som producerer legetøj og elektroniske anordninger for børn. Så hackede nogen virksomhedens servere, og 4,8 millioner poster fra kundedatabasen blev stjålet. Derudover blev data om 200.000 børn (deres navne blev angivet af deres forældre under registreringen) også stjålet.

Det viste sig, at virksomheden ikke fulgte principperne særlig nøje informationssikkerhed. Svage adgangskoder, svag kryptering, lille antal sikkerhedskopier - alt dette førte til store problemer. Vtech har til en vis grad mistet tilliden hos kunder og investorer, der er utilfredse med medarbejdernes uagtsomhed.

Allerede i år blev endnu en sag om uansvarligt arbejde kendt. Lederen af ​​et lille hostingfirma, der betjente omkring 1.500 kunder, blev fundet at være ansvarlig for tabet af data. En travl aften kørte Marco Marsala kommandoen rm -rf (foo)/(bar) på alle servere, og variablerne (foo)/(bar) blev ikke indstillet (ved en fejltagelse). Som et resultat blev alle data slettet fra alle servere.

Ved et uheldigt tilfælde blev drev med backup monteret på serverne. Alle disse data blev også slettet. Den berørte virksomhedsejer spurgte andre brugere, om det var muligt at gendanne information efter at have kørt kommandoen rm -rf (foo)/(bar). Det er tydeligt, at andre brugere ikke fortalte ham noget godt. Som et resultat førte uopmærksomhed til, at virksomheden måtte lukkes (dette blev rapporteret af den samme Marsala). Så det er ikke nok at lave sikkerhedskopier; de skal også opbevares et sikkert sted. I kommentarerne angav brugerne, at "Hvis du kun har én sikkerhedskopi, har du ikke en sikkerhedskopi", hvilket faktisk er sandt i de fleste tilfælde.

Og det er ikke kun mennesker, der har problemer. små virksomheder. Eksempelvis fik en af ​​verdens største banker, Barclays, en bøde på flere millioner amerikanske dollars for et par år siden. Årsagen er det delvise tab af erhvervskorrespondance i 10 (!) år. Virksomheden mistede data på grund af ufuldkomne datalagringssystemer. Den tekniske fejl- og brevene gik tabt.

Og det ville være fint, hvis kun banker mistede breve - trods alt er finansielle virksomheder, selvom de skal have en perfekt telekommunikationsinfrastruktur, ikke skaberne af e-mail-tjenester, som for eksempel Google. Ja, ja, denne virksomhed er også langt fra ideel i forhold til lagring af brugeroplysninger. I 2011, Gmail Post service fra Google, fik tusindvis af sine brugere til at bekymre sig.

Nogle af dem, der havde logget ind på deres konto, så ingen breve eller kontakter. Den blev så ramt af ifølge Google, "kun 0,08%" af samlet antal tjenestebrugere. Men på det tidspunkt brugte 193 millioner mennesker Gmail, og selv en hundrededel af en procent af dette tal var befolkningen i en lille by. En af tjenestens kunder klagede derefter over tabet af 17.000 breve - dette var hele hans aktivitet i hele tiden.

De fleste af virksomhedens data blev returneret, fordi Google placerer datasikkerhedskopiering i spidsen for alt virksomhedens arbejde. Men nogle brugere stod stadig tilbage med problematiske konti, plus Gmails omdømme led.

Årsager til datatab og sikkerhedskopiering i virksomheder

Blandt de fleste almindelige årsager som fører til tab af data og sikkerhedskopiering af data, fremhæver vi fem hovedpunkter. Dette er en operatørfejl, menneskelig faktor, software fejl, hardwarefejl og problemer med netværksudstyr.

Mediefejl

Dette er en af ​​de mest almindelige årsager til tab af data. Oftest opstår dette problem, hvis medierne ikke overvåges, og tilstanden af ​​sådant udstyr ikke kontrolleres regelmæssigt. Manglende overholdelse af producentens instruktioner eller skødesløs håndtering af medier kan alle forårsage fejl.

Menneskelig faktor

Dette er den næsthyppigste årsag til fejl i, som et resultat af, at information enten slet ikke sikkerhedskopieres, eller selve sikkerhedskopierne slettes. For at undgå lignende problemer, personalet skal være kvalificeret, der er behov for klare instruktioner og planer, der skal følges.

Softwarefejl

Dette er også et af de mest almindelige problemer. Softwareopdatering, udskiftning af et program med et andet, tilføjelse software modul ind i backupsystemet - der er mange årsager til fejlen. Og jo mere kompleks et sådant system er, jo større er sandsynligheden for fejl.

Hardwarefejl

I lighed med det tidligere problem kan udstyr fejle, når et hardwaremodul udskiftes, på grund af fysisk forældelse af hardwaresystemerne eller uden nogen åbenbar grund.

Netværksfejl

Forkert script, fejl netværksudstyr, nogle eller snesevis af andre årsager kan påvirke forløbet af datasikkerhedskopiering.

Privatpersoner gør ingenting bedre virksomheder(eller måske endnu værre) i forhold til at sikkerhedskopiere dine data. Tilbage i 2015 gennemførte Backblaze en brugerundersøgelse, som viste, at kun 39% af brugerne endda sikkerhedskopierer deres data fuldstændigt hvert år. Kun 8 % af de adspurgte gør dette hver dag.

Som konklusion

En virksomheds egen teleinfrastruktur er kompleks, dyr og tidskrævende. Selvfølgelig er der tidspunkter, hvor du simpelthen ikke kan undvære dit eget datacenter. Men i langt de fleste tilfælde er det lettere for en virksomhed at bruge færdiglavet infrastruktur, herunder backup-systemer, end at implementere eget system.

Under alle omstændigheder, uanset hvilket formål du har brug for betydelige computerkraft, vi har en service"

Arkivering eller skyggekopiering af alle indgående og udgående virksomheds-e-mail betyder automatisk oprettelse kopier af hver besked, der ankommer fra/til adressen, uanset modtagerens/afsenderens handlinger. Kopiering sker normalt til en separat postkasse virksomhedsdomæne, mens Fra-, Til- og meddelelseshovederne forbliver de samme. Hvis det er nødvendigt, er det muligt at adskille arkivstrømme efter bestemte kriterier, for eksempel udføres kopiering af post fra medarbejdere i forskellige afdelinger til forskellige adresser.

Til hvilke formål kan en virksomhed kræve arkivering af al korrespondance i firmapost?

Kontrol over medarbejdernes handlinger

Den mest populære postarkiveringsfunktion. Ved at have adgang til kopier af al korrespondance fra underordnede kan lederen til enhver tid gendanne for eksempel korrespondancehistorien med en klient og sikre sig, hvor ansvarligt medarbejderen udfører sine pligter jobansvar. Blev der sendt et svar på kundens brev? Var svarprompten (kopier bevarer den originale dato og klokkeslæt for meddelelsen)? Var der e-mail arbejdstager til det punkt og omfattende? Til sidst, var han simpelthen høflig over for entreprenøren/kunden?

Især nyttig ejendom skyggekopiering er medarbejderens umulighed selv at påvirke, hvilke breve der havner i arkivet og hvilke der ikke vil – alt kopieres uanset hans ønsker eller handlinger. Det vil sige, at han kan slette den "ubelevelige" besked i sin postkasse og tøm papirkurven og endda format HDD din computer, men beskeden i arkivet forbliver ukrænkelig.

Kontrol over medarbejderes virksomhedskorrespondance kan udøves enten af ​​lederen selv, af en specialist fra virksomhedens sikkerhedstjeneste (hvis der er en) eller af enhver anden ansvarlig person, afhængigt af den konkrete sag.

Evne til at genoprette korrespondance

Hvis adgang til mail udføres via POP3-protokollen og beskeder gemmes på brugercomputere, er det meget sandsynligt, at al korrespondance vil gå tabt i tilfælde af fejl harddisk eller infektion med en virus. I dette tilfælde vil gendannelse fra arkivet sikre en hurtig genoptagelse af arbejdskorrespondancen, kundegrundlag, forretningsprocessen som helhed.

Arkivering af mail fra et juridisk synspunkt

For at undgå juridiske konflikter og eventuelle krav fra medarbejdere, er det tilrådeligt at dokumentere arbejdsgiverens ret til at arkivere, kopiere og viderebehandle eventuelle meddelelser i medarbejderens virksomhedspost. Dette kan ske ved at tilføje en tilsvarende klausul til ansættelseskontrakten eller, hvis virksomheden praktiserer at underskrive en tillægskontrakt/forpligtelse/aftale om hemmeligholdelse af forretningshemmeligheder, så i dette dokument. På denne måde vil processen med at oprette og gemme en kopi af enhver meddelelse fra en medarbejders korrespondance få juridisk betydningsfuld status.

Teknisk implementering af kopiering af korrespondance

Den enkleste og på en bekvem måde arkivering kan implementeres fra hostingsiden for virksomhedens posttjenester. Kunden formulerer betingelserne for, at en kopi af visse (eller alle) beskeder fra visse (eller alle) medarbejdere skal oprettes, og tjenesteudbyderen, udbyderen af ​​mailhosting, konfigurerer sit udstyr i overensstemmelse hermed. For at få adgang til korrespondancearkivet er den mest universelle måde at kopiere beskeder til en specielt udpeget postkasse.

Hvis den ansvarlige medarbejder har adgang til denne postkasse via IMAP protokol, kan du sortere kopier af beskeder i mapper. For eksempel en hierarkisk struktur:

• medarbejder 1
  • indgående
  • udgående

• medarbejder 2
  • indgående
  • udgående

• medarbejder 3
  • indgående
  • udgående

I de fleste tilfælde er dette mere end nok. Brugeren af ​​kopiboksen skal kun sikre sig, at den ikke løber over, og at kvotegrænser for maksimal lydstyrke optaget af beskeder eller deres maksimale antal.

Konklusion

Kontrol over virksomhedens post gennem arkivering (skyggekopiering) er et effektivt middel til at beskytte mod læk af forretningshemmeligheder, et middel til at overvåge og vurdere medarbejdernes præstationer samt skabe sikkerhedskopi i tilfælde af hardware- eller softwarefejl. Det er svært at overvurdere betydningen af ​​virksomhedspost i forretningsprocesser moderne virksomhed, arkivering giver lederen et kraftfuldt middel til at overvåge dens flow.

En professionel hostingudbyder af virksomhedens e-mail-websted siden 2006, der giver sine kunder det meste rigelige muligheder til at kontrollere poststrømme.

Når du genudgiver en artikel, er det påkrævet at installere et aktivt indekseret hyperlink til kilde-webstedet!